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Gestin de procesos
Tcnicas y buenas prcticas de gestin y optimizacin del
rendimiento de los procesos
3 de marzo de 2011
SIPOC La definicin de tu proceso en una hoja
Una vez me pasaron la descripcin de un proceso de gestin de proyecto para que lo
revisara. Consista en 58 pginas de texto sobre cmo gestionar un proyecto, ms una
instruccin de 36 pginas de cmo definir el plan de proyecto a travs de la
herramienta corporativa. Necesit un par de das slo para prepararme mentalmente
para esta revisin.
El texto estaba bien escrito y formateado, con suficiente nivel de detalles, pero an as
me costaba seguir el flujo. Tena razn l que dijo que una imagen vale ms de mil
palabras.
Qu tal estn descritos vuestros procesos?
Son fciles de entender y explicar?
Se usan para entender, realizar y mejorar el proceso o para presentarlos a los
evaluadores?
La imagen ms til que conozco de definicin de proceso es el diagrama SIPOC.
SIPOC significa:
Supplier (proveedor): El que proporciona las entradas al proceso; puede ser una
persona u otro proceso
Input (entrada): Material, informacin, datos, documentacin, servicio que se necesita
para realizar las actividades del proceso
Process (proceso): Una secuencia de actividades que aaden valor a las entradas
para producir las salidas
Output (salida): Producto, servicio, informacin, documentacin que es importante
para el cliente
Customer (cliente): El usuario de la salida del proceso
El diagrama SIPOC es particularmente til a la hora de identificar:
Qu es necesario como entradas para que se ejecute el proceso
Quin proporciona las entradas para el proceso
Quin es el verdadero cliente del proceso
Qu necesita el cliente del proceso
Cul es el propsito y el alcance del proceso
Cmo medir el rendimiento del proceso
Cules de las actividades del proceso aportan valor para el cliente o el negocio
(y por lo tanto hay que mantenerlas) y cules son intiles (y por lo tanto hay que tratar
de eliminarlas)
SIPOC: paso por paso
1. Proporcionar un rea en la que el equipo pueda fcilmente dibujar y
modificar el diagrama. Esto puede ser una pizarra blanca, pantalla en la que se
proyecta el diagrama si se hace a travs de una herramienta, rotafolio, etc.
2. Dibujar el mapa del proceso empezando de las 4 5 actividades a ms
alto nivel. Puedes dibujar cada actividad debajo del rol que la ejecuta.
3. Identificar las salidas (Outputs) del proceso.
4. Identificar a los clientes que van a recibir estas salidas del proceso.
5. Identificar las entradas (Inputs) que se necesitan para realizar el
proceso correctamente.
6. Identificar a los proveedores (Suppliers) de las entradas necesarias.
En la metodologa Six Sigma esta tcnica es el punto de partida para identificar la Voz
del Cliente (VOC). El diagrama proporciona una visin inicial de los factores vitales (los
Xs) para el proceso [Y = f(X)] que tienen un impacto significativo sobre el resultado (Y).
El diagrama SIPOC tambin es informacin principal para la definicin detallada y la
mejora de un proceso.
Tus apuntes prcticos:
El diagrama SIPOC te ayuda en las siguientes actividades:
Entender bien el proceso:
o su propsito y alcance
o pasos que se tienen que dar para realizarlo
o qu recursos se necesitan para ejecutar el proceso
o qu roles estn involucrados en el proceso
o cules son la actividades que aportan valor
Definir mtricas del procesos ver Gua prctica de definicin de mtricas de
proceso
Identificar puntos de mejora en el proceso ver ABC de los procesos Lean
Entender los puentes entre el proceso y otros procesos
P.S. Cuando tengas claros todos los aspectos del proceso ya puedes aadir
descripcin textual de algunos detalles.