AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO

PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14



1 OBJETIVO
El objetivo del presente procedimiento es:
Establecer los criterios de emisin, aprobacin, distribucin, registro y
modificacin de los documentos del Sistema de Aseguramiento de Calidad de
RIGOSA sometidos a control.

2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION
El presente procedimiento ser aplicable a nivel nacional, a partir de la fecha
indicada en el rtulo, en RIGOSA donde se utilicen los siguientes documentos, ya
sean presentados en medios electrnicos o impresos en papel:
- Manual de Calidad
- Manuales de Gestin de Calidad
- Planes de Calidad
- Procedimiento de Calidad General (PCG)
- Procedimiento de Calidad Especfico (PCE)
- Instructivo de Trabajo (ICG) o (ICE)
- Otros documentos internos asociados al Sistema de Aseguramiento de Calidad
- DOCUMENTOS EXTERNOS



AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14

3. DEFINICIONES
Para efectos de este procedimiento se aplican las siguientes definiciones:
3.1 Manual de Calidad: Documento que establece la Poltica de Calidad y describe
el Sistema de Calidad de RIGOSA.
3.2 Manual de Gestin de Calidad: Documento que describe la organizacin
interna de una Gerencia o Divisin Operativa, su forma de trabajar y relacin con
otras reas de la empresa, citando o incluyendo procedimientos y/o instrucciones
de trabajo
3.3 Plan de Calidad: Documento derivado del Sistema de Aseguramiento de
Calidad que establece las prcticas especficas referentes al aseguramiento de
calidad, los servicios y las actividades aplicables a un determinado proceso,
servicio, contrato o proyecto.
3.4 Procedimiento de Calidad General: Documento aplicable a todas las reas de
la empresa, tanto operativa como administrativa, en el cual se indican los
responsables de la ejecucin de las actividades.
3.5 Procedimiento de Calidad Especfico: Documento que involucra slo
actividades propias de un rea o unidad de trabajo. En l se especifican los
responsables de dichas actividades.
3.6 Instructivo de Calidad General: Documento que describe en detalle una
actividad aplicable a todas las reas de la empresa y en el cual no se indican
responsables de la ejecucin de las actividades.
3.7 Instructivos de Calidad Especficos: Documento que describe en detalle una
actividad propia de un rea o unidad de trabajo y en el cual no se indican
responsables de la ejecucin de las actividades.
3.8 Documento Interno asociado al Sistema de Aseguramiento de Calidad:
Documento que no corresponde a los puntos indicados anteriormente y que
AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14

complementa la documentacin del Sistema de Aseguramiento de Calidad a nivel
de empresa, o para un rea de trabajo en particular. Ej: Pautas, Guas, Glosario,
Metodologas de anlisis, etc.
3.9 Copia Controlada: Copia de un documento sometida a los controles que se
describen en este procedimiento, de manera de asegurar al poseedor del
documento que cuenta con la ltima versin de ste. Su distribucin es efectuada
mediante un registro de entrega de copias controladas.
3.10 Copia no Controlada: Copia de un documento de carcter informativo que no
estar sometida a registro de distribucin. La distribucin de este tipo de copias es
de exclusiva responsabilidad de la unidad emisora del documento, la cual debe
aplicar su propio criterio para tal efecto. Esta copia debe ser identificada como tal
mediante un timbre que diga "Copia no Controlada" en cada una de sus hojas. EL
USO DE ESTE TIPO DE DOCUMENTOS EN LA OPERACIN ESTA
PROHIBIDO.
3.11 Documento Externo: Documento que no es emitido en la empresa y que se
utiliza para realizar actividades que afectan la calidad de un servicio brindado por
un rea de trabajo. Ej. Normas Tcnicas, Directivas, Reglamentos, Gua de alguna
institucin etc.



4.0 RESPONSABILIDADES
4.1 Las responsabilidades de la emisin y control de documentos es la siguiente:

DOCUMENTO UNIDAD RESPONSABLE
AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14

MANUAL DE CALIDAD GERENCIA
MANUAL DE GESTION DE LA
CALIDAD
GERENCIA
PLAN DE CALIDAD GERENCIA
PROCEDIMIENTO E INSTRUCTIVOS
GENERALES
GERENCIA
PROCEDIMIENTO E INSTRUCTIVOS
ESPECIFICOS
AREA EMISORA
OTROS DOCUMENTOS INTERNOS
ASOCIADOS AL SISTEMA
DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
AREA EMISORA
DOCUMENTOS EXTERNOS AREA USUARIA

4.2 Las unidades mencionadas son responsables de:
Definir quienes prepararn, revisarn y aprobarn los documentos de su
rea de actividad, definiendo adems quienes tienen el control de los
documentos externos.
Disponer de una lista maestra actualizada, de los documentos en uso
emitidos en su rea, que identifique la condicin de la revisin vigente,
evitando el uso de documentos no vlidos y/u obsoletos.
Mantener la informacin actualizada de los documentos externos
utilizados en su rea de trabajo.
4.3 La Gerencia de Aseguramiento de Calidad tiene la responsabilidad de
verificar que se cumpla este procedimiento y podr realizar dicha
verificacin cuando lo estime conveniente.

5.0 REFERENCIAS

AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14


Norma ISO 9001


6.0 METODOLOGIA

6.1 Emisin
6.1.1 En caso que una unidad o rea de Cesmec deba elaborar un documento
como los indicados en el punto 2.0 (excepto documentos externos) , debe
consultar sobre la existencia de ste al Supervisor de Aseguramiento de Calidad
de su Divisin o en ausencia de ste a la Gerencia de Aseguramiento de Calidad,
con el fin de evitar la duplicidad de trabajo en la preparacin de uno similar.
6.1.2 Para el caso de elaboracin de Manuales y Planes de Calidad, se
incorporar adems, en las primeras hojas, el Registro de Revisiones del
documento, en el cual se detallarn los cambios efectuados en cada revisin, y el
Registro de Revisiones de los captulos, en donde se registrar la revisin vigente
de todos los captulos del documento. Se adjuntan los formatos de stos en
Anexos A1 y A2.
6.1.3 Todos los procedimientos deben llevar, adems del rtulo en cada pgina,
una primera hoja con datos generales del documento, indicando: rea que
prepar, nmero de revisin, fecha de emisin, cdigo del documento, condicin
de la copia (controlada o n) y nmero de copia para distribucin. Un ejemplo de
sta se presenta en Anexo B.
Para el caso de los instructivos esta primera hoja ser incorporada solamente si el
rea emisora lo considera necesario.
AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14

6.1.4 La emisin de documentos por medios informticos, para su posterior
visualizacin en pantalla por el usuario, deber implementarse en un software sin
opcin a modificarlo e imprimirlo y con acceso restringido a cuentas personales.

6.2 Revisin y Aprobacin
6.2.1 Todos los documentos del sistema de aseguramiento de calidad oficialmente
emitidos y distribuidos dentro de la empresa deben estar revisados y
APROBADOS antes de su entrega.
6.2.2 La revisin la debe realizar preferentemente personal directamente
involucrado en las actividades que se estn documentando.
6.2.3 La aprobacin la debe realizar el Jefe de mayor jerarqua del rea que emite
el documento.
6.2.4 La aprobacin se efectuar con la firma en original, slo en el rtulo de la
primera pgina del documento de la(s) persona(s) responsables de preparar,
revisar y aprobar el documento.

6.3 Distribucin

6.3.1 La distribucin de los documentos ser responsabilidad de las reas
emisoras. Para ello cada documento, con carcter de controlado, debe ser
distribudo con una hoja de registro en la cual se debe indicar; nombre, cdigo, N
de revisin y condicin de distribucin, entre otros. En los Anexos C y D se
presentan los modelos de los registros de distribucin de Manuales de Calidad y
Planes de Calidad y de los documentos controlados del sistema de aseguramiento
de calidad como procedimientos, instructivos y otros documentos asociados al
sistema.
AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14


6.3.2 El receptor y usuario de un documento enviado como copia controlada es
responsable de cumplir las siguientes clusulas y restricciones:


a) Devolver el registro de distribucin firmado, anotando la fecha de recepcin.
b) El documento es de uso personal.
c) El documento no podr ser reproducido por medio alguno.
d) El usuario, mantendr condiciones adecuadas de resguardo y conservacin del
documento.
e) El usuario es responsable de reemplazar las hojas modificadas enviadas a su
documento.
f) El usuario deber devolver ntegro el documento, a requerimiento del rea
emisora.
g) El eventual extravo del documento, deber ser comunicado por escrito al rea
emisora.
h) En caso que el documento sea requerido para consulta o informacin de una
persona externa a la empresa, se debe solicitar la autorizacin para tal efecto al
responsable de la aprobacin del documento (indicado en el rtulo).

6.3.3 Slo podrn ser distribuidos en medios informticos aquellos documentos
aprobados, debiendo existir para ello una copia del documento original en papel
con la firma correspondiente del responsable de la aprobacin.
AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14

6.3.4 El emisor que habilita un documento para consulta en el sistema informtico,
comunicar mediante una PETICION por el sistema de red interna "Coordinador",
a cada usuario autorizado y con acceso a esta informacin. El usuario deber dar
acuso de recibo del documento recibido, quedando ste como registro de
recepcin.

6.4 Cambios/Modificaciones

6.4.1 El personal que prepara un documento, est en libertad de realizar cualquier
cambio que estime necesario, en favor de mejorar y/o agilizar las actividades
involucradas.

6.4.2 La peticin de cambio/modificacin de algn documento, se debe realizar
mediante un memorndum o una carta-solicitud, dirigida a la persona responsable
de la preparacin de ste, y debe contener como mnimo lo siguiente:


- Nombre del documento.
- N de revisin.
- Departamento o unidad que solicita.
- Nombre del solicitante.
- Razones de solicitud del cambio (indicar cambio/modificacin propuesta).
- Fecha y firma del solicitante.

AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14

6.4.3 Para los dos casos anteriores, los cambios propuestos sern revisados,
aprobados o rechazados por el mismo personal que revis y aprob el documento
inicialmente. En caso de ausencia permanente del personal que debe realizar
dicha labor, el rea emisora debe definir sus reemplazantes para tal efecto.

6.4.4 En el caso que una peticin de cambio/modificacin sea rechazada, el
receptor de la peticin deber informar por escrito al solicitante de tal decisin.

6.5. Emisin de Modificaciones

6.5.1 Cuando los cambios o modificaciones son aprobados, el rea emisora debe
actualizar el documento a todos los poseedores de copias controladas.

6.5.2 En el caso que los cambios sean efectuados slo en algunas pginas del
documento, stos deben emitirse como HOJAS APROBADAS con el mismo
criterio del punto 6.2.4 (respecto a las firmas).

6.5.3 Las pginas actualizadas deben llevar el mismo rtulo del documento inicial,
con una nueva revisin en orden correlativo respecto a la revisin anterior
de la pgina y la nueva fecha de emisin. El usuario deber reemplazar las
hojas obsoletas donde corresponda. Para el caso de Manuales y Planes, el propio
emisor registra los cambios y los distribuye.

6.5.4 La emisin de una nueva revisin de un documento se efectuar cuando la
cantidad o importancia de sus modificaciones justifiquen el cambio.
AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14


6.5.5 Para los dos casos anteriores, los cambios deben ser sealados con letra
distinta a la del texto original. Preferir letra cursiva.

6.5.6 Slo sern sealados aquellos cambios de real importancia (de fondo y
no de forma), a fin de facilitar que el usuario se informe oportunamente de
ellos.

6.5.7 En caso que las modificaciones a un documento signifiquen cambiar
completamente su contenido o gran parte de l, ste podr emitirse sin
sealar los cambios, sin embargo se recomienda informar al usuario de tal
situacin(memo, carta, etc).

6.6 Cambios/Modificaciones en Medios Informticos

6.6.1 Los cambios a los documentos presentados en este sistema, los debe
efectuar el rea emisora y sern registradas por el emisor en la primera pgina del
documento que resume las modificaciones. De esta forma el usuario visualizar de
inmediato en pantalla cuales son las pginas modificadas.
6.6.2 Las modificaciones sern informadas por "Coordinador" mediante una
"PETICION" de acuso de recibo, la que quedar como registro de entrega y
conformidad con los cambios efectuados.

6.7 Control de Documentos Externos

AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14

6.7.1 Todas las reas usuarias de documentos externos deben seguir las
siguientes instrucciones:
Nombrar un responsable de la mantencin y actualizacin de estos
documentos.
Mantener un listado actualizado de los documentos externos
disponibles en su rea.
Mantener los documentos externos disponibles para el personal
autorizado a utilizarlos.
Asegurarse que la copia u original que poseen, sea la ltima versin
del documento.
En caso que sea necesario distribuir al personal una copia de un
documento externo, sta se debe distribuir como copia controlada,
utilizando para ello el registro del Anexo D o un registro especial
definido por el rea usuaria.
Archivar separadamente e identificar las copias obsoletas,
previniendo el uso de ellas.


6.8 Registro

6.8.1 Cada rea emisora debe:

Ser responsable del control y archivo de los registros de los documentos
que emite.
Registrar, archivar y mantener al da, la documentacin controlada del
Sistema de Aseguramiento de Calidad de la cual es receptora.
AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14

Definir el perodo de mantencin de los registros generados por el Sistema
de Aseguramiento de Calidad. La definicin se debe consignar en cada
procedimiento o bien en un procedimiento particular de control de los
registros de calidad.

6.8.2 Slo el rea emisora de un documento controlado deber tener al menos un
ejemplar obsoleto de cada revisin, como un archivo histrico de ellos. En caso
que un documento haya tenido revisiones por pgina, se deben incluir en
este archivo histrico, las pginas obsoletas. Para ambos casos el
documento debe estar identificado como: .Copia Histrica. o .Copia
Obsoleta. o un nombre similar.

7.0 VERIFICACION

7.1 El cumplimiento de este procedimiento se verifica a travs de la revisin de los
registros de todos los documentos de carcter controlado, o a travs de auditora
interna de la Gerencia de Aseguramiento de Calidad.




8.0 ANEXOS

ANEXO A1 "Registro de Revisiones del Manual / Plan de Calidad"
AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14


ANEXO A2 "Registro de Revisiones Vigentes de los Captulos del Manual / Plan"

ANEXO B "Pgina Ttulo de Procedimiento/Instructivo".

ANEXO C "Registro de Distribucin de Manuales y Planes de Calidad del Sistema
de Calidad".

ANEXO D "Registro de Distribucin de Documentos".






AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14

AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14


AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14



AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14


AREA : GERENCIA CODIGO:PCD-001-MIKO
PREPARO:PEDRO LUIS
CARVALLO MINGUIEZ
REVISO: ALEXANDER
GALLEGOS MALDONADO
APROBO: LUIS BALCAZAR
MORAN
REVISION: 1 FECHA DE EMISION : 12/04/14