Gestin y desarrollo logstico en la industria grfica peruana
Calsina Miramira, Willy Hugo
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CAPITULO II
DEPARTAMENTO DE LOGSTICA
DIAGNSTICO ACTUAL
2.1. GENERALIDADES
Cabe recalcar, el nivel de ubicacin del rea de Logstica en el
organigrama de la empresa, el tema de la posicin de la logstica no es la mas
apropiada, pero sin embargo la empresa ha crecido a pasos agigantados, la
respuesta, no existe una competencia real en el mercado Peruano, siendo su
mas cercano competidor La Corporacin PANINI. De Italia. Que tiene
sucursales en Brasil y Argentina.
La presidencia del Directorio, no ve con buenos ojos al Departamento de
Logstica, por ser donde se desembolsan grandes cantidades de dinero, es
obvio se compra y se paga. Por lo tanto no existe una capacitacin a los
agentes Logsticos, por lo que se convierten en simples compradores y
bomberos de las necesidades de Produccin y Administracin.
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2.2. DESCRIPCIN DEL AREA DE LOGSTICA
El departamento de Logstica actualmente, est conformada de la
siguiente forma.
Jefatura. Desarrolla labores de coordinacin con los agentes
integrantes de su departamento, afn de desarrollar trabajos
coordinados, reportando a la Gerencia, de las operaciones
realizadas. Administra la informacin real de los stocks y
supervisa a los almacenes
Jefe de Compras Locales. Realiza compras en el medio
local, tanto de Materias Primas, cono de Materiales Auxiliares,
coordina las compra y realiza los seguimientos de la ordenes
de Compra, se reporta a la Jefatura.
Jefe de Importaciones. Realiza las compras internacionales,
tanto de materias Primas como de Materiales Auxiliares,
evala a lo proveedores, coordina sus entrega y seguimiento
con los Agentes importadores. Se reporta a la jefatura y a la
Gerencia.
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Asistente de Logstica. Realiza labores de compras de
menor cuanta, (Caja Chica), como insumos, materiales
auxiliares, repuestos, tambin realiza tramites Documentarios,
recepcin de guas y Facturas, provisiona las facturas para su
trmite regular en Finanzas.
Jefe de Almacn. Desarrolla labores de recepcin de
mercaderas y los despachos de productos terminados y
productos en proceso, tambin lleva el control de los Stock,
para ello maneja los Kardex y los Binkers, de los materiales de
almacn. Bajo su responsabilidad se encuentra los almacenes
de Insumos, Productos Terminado, Admisin Temporal, se
reporta a la Jefatura y a la Gerencia.
2.3. SISTEMA LOGSTICO
El sistema es ya muy conocido, se basa a los estndares de Logstica,
bajo esta base, definiremos a los procesos que realiza el departamento de
Logstica.
2.3.1. ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
Los inventarios en la empresa se generan con la compra y su
internamiento en almacn, para su cometido final que es la transformacin o
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su comercializacin. No existiendo un control de los inventarios, porque existe
demasa en productos almacenados y sin programacin de orden de Trabajo,
y devoluciones de proveedores de productos finales, esto se debe a que no
se maneja un buena planificacin de la produccin a ejecutarse, mas que
existen artculos no normalizados, en los formatos a comprarse.
Tambin se debe a factores externos, que son cambiantes en los
formatos de las nuevas ediciones a producirse.
2.3.2. PROVEEDORES
Se cuenta con una extensa Cartera de proveedores, tanto locales como
extranjeros, que de una u otra forma contribuyen en el buen desenvolvimiento
de las compras, pero todava hay mucho que explorar y contar con nuevas
alternativas de proveedores. Este punto se desarrollado con mas exigencia, ya
que son ellos los que se presentan, como existe casos que hay buscarlos, ya
sea por colegas o por la va del Web.
Los proveedores no estn clasificados segn el rubro o productos que
comercializan. Mencionaremos en la Figura. 2.1, a los principales proveedores,
locales e internacionales.
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Fig. 2.1
CATALOGO DE PROVEEDORES
DESCRIPCIN UBICACIN
ACEROS BOEHLER DEL PERU LOCAL
ADHESTIC S.A. INTERNACIONAL
API FOILS INTERNACIONAL
ARCLAD DEL PERU SA. LOCAL
ARTEGRAFIA IMPRESIONES SRL. LOCAL
ATLAS COPCO PERUANA SA. LOCAL
AUGUSTO MULANOVICH IND. Y COMERC. SA. LOCAL
BEIERSDORF SA. LOCAL
C.I. GRAFINAL DEL PERU SAC. LOCAL
CAMCO PERU S.A. LOCAL
CARBONWATT SA. LOCAL
CARTOTEX S.A. LOCAL
CARVIMSA LOCAL
COLD IMPORT SA. LOCAL
ELECTRO CARBON SA. LOCAL
EMCOPESA LOCAL
EMPRESA EDITORA PASWAG SA. LOCAL
EQUIPOS MECNICOS SA. LOCAL
ESMERIL TCNICA SA. LOCAL
FLINT INK DEL PERU SA. LOCAL
HEIDELBERG DEL PERU SA. LOCAL
HIT PAPIERVERARBEITUNGMASCHINEN HAND INTERNACIONAL
HOLANDA QUIMICA DEL PERU LOCAL
INTERMARKET CORP INTERNACIONAL
INTERNATIONAL KNIFE & SAW INC INTERNACIONAL
KURZ TRASFER PRODUCTS LP. INTERNACIONAL
LARSSON PAPER AB INTERNACIONAL
LASTRA SPA INTERNACIONAL
MASCHINENFABRIK GOEBEL GMBH INTERNACIONAL
MULLER MARTINI MARKETING AG. INTERNACIONAL
NORLAND PAPIER AG INTERNACIONAL
OGGIONI SRL INTERNACIONAL
PAPELES NORSKE SKOG BIO BIO LTDA INTERNACIONAL
PEREZ TRADING COMPANY INTERNACIONAL
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2.3.3. COMPRAS
Esta funcin obedece a los requerimiento realizados por los usuarios,
debidamente aprobados y verificado por almacn, de no contar con el stock
apropiado.
La orden de compra es aprobado por la jefatura y la gerencia, salvo
sea una compra directa por caja chica, donde los montos no sobrepasen los
S/ 100.00 nuevos soles.
Existe dos formatos de orden de compra, que son stas:
Compra Local. Se desarrolla bajos las normas y leyes
locales y esta dirigida a proveedores que califiquen en los
productos calificados, tales como insumos y materiales
auxiliares.
Se coordina la fecha de entrega y las condiciones de pago,
que generalmente es de 30 das. Uno de los problemas mas
resaltantes es que Produccin no coordina bien la
cantidades a usarse, y a veces existe ordenes repetidas en
el mismo da, generando mal uso del tiempo.
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Importacin. Se desarrolla bajo las normas
internacionales, INCOTERMS. Y los tipos de pago
existentes.
El agente comprador, slo ejecuta la compra mas no los tramites
aduaneros, pero si realiza el seguimiento de la orden
2.3.4. ALMACEN
Por ser este uno de los lugares donde los Materiales ingresan y salen,
se intensifica su importancia, pero existe un celo por los materiales, que se
designa como jefe de Almacn a alguien con parentesco de los accionistas,
que desconoce de los manejos adecuados de almacenaje clasificacin y
manipulacin de las mismas, originando perdidas por el maltrato de las
materias Primas.
No existe un Catlogo de Materiales definido. Por lo que se juntan
materiales defectuosos con los de buen estado. Las Tarjetas Binkers, no estn
al da, claro esta la opcin del Kardex Mecanizado, solo existen dos Kardistas,
que a veces se encuentran ocupados en otras operaciones de despacho.
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El Sub Almacn de Insumos, es mas que un almacn de Insumos, en un
almacn de repuestos que ya han sido reemplazados, pero igual ocupa lugar,
restando espacio fsico a los insumos.
El Almacn de Admisin Temporal, se encuentran bobinas de papel de
formatos que ya no se usan, el uso de estos en produccin es costoso porque
los clientes exigen impresiones en nuevos formatos, que al usar el papel del
gramaje adecuado, se va ha producir demasiada merma y perdidas cuantiosas.
Ver cuadro 2.2.
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Cuadro 2.2
DEFICIENCIAS EN EL CONTROL DEL ALMACEN
ALMACEN
DEFICIENCIAS
INSUMOS
Mezcla de insumos, repuestos,
repuestos en mal estado.
Por lo tanto no existe un ambiente
fsico para los insumos.
No existe un ambiente fsico para
los repuestos y herramientas
No existen balanzas digitales, para
el control de productos
Controlados.
El espacio es muy reducido,
teniendo en cuenta que existe
productos inflamables: alcohol,
tintas, disolventes, etc.
PRODUCTOS
TERMINADOS Y EN
PROCESO
Los Binkers, no estn al da con
los movimientos de stocks.
Existe falta de preparacin a los
Kardistas.
No se cuenta con personal
adecuado y adiestrado en los
materiales.
La improvisacin campea.
La jefatura no es personal
Calificado, para la administracin.
No existe una evaluacin cientfica
de los inventarios
No existe stocks mnimos.
ADMISIN
TEMPORAL
Inventarios cargados con
materiales de muy poca rotacin
Costo de almacenaje
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2.4. DEFINICIN DE LOS PROBLEMAS DEL SISTEMA
ACTUAL
Como en toda la industria Grafica, uno de los mayores consumos para la
impresin es el papel y las tintas, por lo que es necesario estandarizar, criterios
de evaluacin para la adquisicin de las mismas, no dejando de lado otros
puntos tambin importantes, como son las maquinarias, repuestos, suministros
varios, etc. Involucra a su vez las comparas locales e internacionales.
Existiendo una gama de proveedores que a su vez generan calidades y
estndares propios de cada fabricante proveedor. Esto genera que el
personal logstico tenga serios inconvenientes en las adquisiciones de las
mismas provocando desorden a la hora de su codificacin y almacenamiento.
Describiremos los inconvenientes, en la procesos operativos del sistema
Logstico.
2.4.1. SOLICITUD DE REQUISICIN
Este documento de mucha importancia, en donde se inicia el ciclo
compras, es donde se describe las necesidades de materiales u otros, presenta
las siguientes inconvenientes:
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- El formato es manual.
- No se especifican con claridad lo solicitado, generalmente se
presenta este en los repuestos y herramientas.
- Los solicitantes, no verifican bien si el producto a pedir tiene su
equivalente en uso, generando que ciertos materiales generen
inventarios al no existir rotacin.
- Estas a su vez al ser manuales, tienen que ir de aprobacin en
aprobacin, generando que para solicitar un producto se
realice, en mas de 24 horas. Perjudicando al comprador,
porque ste lo tiene que realizar ni bien lo reciba.
- No existe un responsable por rea, que se responsabilice de
emitir el requerimiento.
2.4.2. EVALUACIN Y SELECCIN DE PROVEEDORES
Consiste en contar con la mas variada seleccin de proveedores de la
gama de productos que se consumen en la empresa. Esta consiste en la
evaluacin y registro de los proveedores calificados para ser convocados en
la gestin de compra, as como en la penalizacin mediante suspensin
temporal o permanente de los proveedores, segn el tipo o la frecuencia de
incumplimiento.
Cada proveedor, esta matriculado en una base de datos, mediante
codificacin correlativa ( numero de 5 dgitos).
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Presentando los siguientes inconvenientes, en su uso:
- Informacin del registro de proveedores desactualizado.
- El mal uso del catalogo, genera que se generen
diferentes cdigos para el mismo proveedor.
- Dificultad en la bsqueda de informacin.
- Datos de los proveedores desactualizados.
- Falta de un formato estandarizado de solicitud de
inscripcin de proveedores.
- No existe actualizacin de proveedores anualmente.
2.4.3. INVENTARIOS
Es frecuente escuchar, no hay manejo adecuado de los inventarios,
bueno, en cierto modo este se genera, con la atencin de requerimiento del
usuario mediante la emisin de pedidos de compras y la actualizacin del
catlogo.
- La inadecuada creacin de cdigos.
- Generacin de cdigos con diferentes unidades.
- La mala informacin de los proveedores, con respecto a
los molinos de papel, para crear cdigos.
- Desconocimiento del catalogo de materiales.
- Materiales defectuosos y buenos en un mismo rango de
familia.
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- Desconocimiento de reglas a la hora de generar un cdigo.
- Los Kardex desactualizados.
- Duplicidad de cdigos.
2.4.4. ORDEN DE COMPRA
La orden de compra se ejecuta, ya cuando los mecanismos de
cotizacin sean aprobados, bajo un cuadro comparativo de tres proveedores,
salvo sea el caso de productos homologados, bajo las caractersticas
solicitadas en el uso de produccin, que solo existe un proveedor aprobado de
proveer dicho producto. Como suele ser en casos de tintas, barniz, adhesivos,
papeles, etc.
El formato de orden de compra es nico, existiendo las compras
locales y las de importacin. Esta es mecanizada registrando en el sistema o
modulo de compras.
Los inconvenientes que se presenta en este proceso son:
- O/C. Local tiene que ser aprobado por el jefe de rea y
despus por la gerencia de Produccin y luego por la
Presidencia.
- O/C. Importacin es aprobada por el jefe de rea, Gerencia
de produccin, gerencia general y presidencia.
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- Los procesos de aprobacin no son inmediatos, generando
que se puedan demorar entre mas de 24 horas, de labor.
2.4.5. TIEMPO DE ENTREGA
Este proceso que generalmente depende del uso de los usuarios se
estipula en la orden de compra.
Los inconvenientes que presenta son:
- Los plazos de entrega solicitados por los usuarios son
generalmente para el da.
- No existe un stock mnimo o de seguridad, de los
productos
- En los casos de fabricacin de un repuesto o
mantenimiento de alguna maquina, los tiempos de
entrega de los proveedores no coinciden con lo
estipulado en la pro forma.
- Con respecto a la importacin, se pueden presentar
retrasos debido a que mucho de la lnea de papeles
tienen cronogramas de fabricacin que van desde
quincenales a mensuales.
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- Cuando son productos con representacin local, los
proveedores, no cuentan con el stock necesario, no
existe tiempo de entrega fija.
- Las entregas se realizan casi a la ultima hora,
ocasionando que el almacn no los recepcin, sino que
hasta el da siguiente, originando retrazo.
2.4.6. PRODUCCIN
Parte inicial del ciclo logstico, de donde se generan el 90 % de los
requerimientos, constituye pieza clave en el desarrollo de la gestin de
compras, de existir un buen manejo de la planificacin del control de
produccin, la gestin de compras, seria la mas optima en lo que ha tiempo de
entrega se refiere.
Describiremos las ms saltantes deficiencias en lo que ha planificacin
de requerimientos se generan.
- No existe un calendario optimo de reposicin de stocks.
- Los pedidos los realizan faltando pocos das de
ingresar a produccin la orden
- No existe coordinacin
- Solicitan productos desactualizados
- Se les atiende los pedidos con rapidez, para que luego
se encuentren apilados en las maquinas, al alcance de
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sufrir danos, ya sean por manipuleo y las inclemencias
del tiempo.
- Existe equivocacin, solicitando su cambio, generando
perdida de tiempo al realizar el proceso de devolucin,
e ingresos del correcto.
2.4.7. DESPACHOS
Los despachos que es la parte final del proceso productivo, y se
convierte en un proceso logstico, es muy lento generando uno que otro
malestar en los clientes finales, a la hora de entrega.
Describiremos los elemento que causan estos retrasos a la hora de despachar.
- Demora a la hora de emitir gua de salida.
- Usos de elementos de embalajes no adecuados,
generando daos en el producto.
- Tramites de aprobacin para que la gua proceda.
- No existe un cronograma diario de despachos.
Ocasionando que productos de menor volumen se
queden en la cola.
- Falta de personal, existe una persona, en pocas de
campaa, los problemas se intensifican.
- No existe una data actualizada de cdigos de clientes,
generando demora para la emisin de la gua de salida.