CAPITULO I INTRODUCCIN AL SISTEMA CONTABLE

I.1 DEFINICIN Y ANTECEDENTES HISTORICOS

ANTECEDENTES HISTORICOS La contabilidad aparece en la historia de los pueblos como resultado de la expansin comercial. Su estancamiento durante siglos se debe al lento progreso de los pueblos. 10.000 aos (a.C.): Carece de informacin mercantil, los pueblos eran nmadas por lo tanto no exista la propiedad. 6.000 aos (a.C.): Grecia, Egipto y en el Valle de Mesopotamia (ubicado entre los ros Tigris Y Eufrates) florecieron las civilizaciones Asira, Sumeria y Caldea-Babilnica. Llevaban registros y operaciones financieras de las empresas privadas y pblicas en tablillas de barro. En Mesopotamia el Escriba era el que llevaba los registros contables, adems era el nico que saba leer y escribir, y conoca las leyes. El escriba fue el predecesor del contador. 2.000 aos (a.C.): Hammurabi rey de Babilonia escribe el Cdigo de Hammurabi, el cual hace mencin a la prctica contable. 600 aos (a.C): En Atenas un tribunal de cuentas formado por diez miembros se encarga de fiscalizar la recaudacin de tributos. Siglo I (a.C): En Roma la contabilidad se llevaba en dos libros, el Adversaria (asientos de caja), y el Codees (Nombre de la persona, causa de la operacin, y la cuanta). En 1494, el fray Lucas Paciolo (considerado el padre de la contabilidad moderna) publica su libro titulado Summa de aritmtica, geometra, proportioni et proportionalita, donde dedica 36 captulos al estudio de la contabilidad, el cual explica la partida doble como mecanismo contable. En 1548, el expansionismo mercantilista se encarg de exportar al nuevo mundo los conocimientos contables. De los cuarenta hombres que traa Coln para el descubrimiento de Amrica, vena un Contador de cuentas. En el siglo XVIII, con la Revolucin Francesa, Napolen fue el encargado de esparcir la contabilidad.

En el siglo XIX, con la Revolucin Industrial la contabilidad empieza a sufrir modificaciones de fondo y de forma. La revolucin industrial se caracteriza por la maquinacin delos procesos productivos y por nuevos mtodos aplicables a estos; la produccin en gran escala; El incremento en el comercio internacional, el crdito y la banca; la formacin de sociedades y corporaciones mercantiles. Con ello se requiri mayor eficacia en los sistemas de informacin contable; para responder a esa exigencia, se introdujo la divisin del trabajo en el proceso contable mediante una serie de procedimientos para el caso; se desarrollo la contabilidad de costos y tambin se avanzo en la teora de la contabilidad. En lo concerniente a teora contable, en el siglo XX tambin ha tenido un extenso desarrollo; el desplome financiero de fines de la tercera dcada, conocido como el crack del 29, llamo la atencin sobre la necesidad de una mejor definicin de las normas que rigen la informacin contable. A partir de entonces se empieza a concretar lo que se denomina principios de contabilidad generalmente aceptados. La contabilidad se ha ido adaptando al progreso comercial, en virtud de que constituye un elemento indispensable de la buena administracin de las empresas. CONCEPTO Y DEFINICIONES Para definir la contabilidad de una manera correcta y satisfactoria, es necesario partir de la idea de que ha evolucionado a travs del tiempo y de que es un registro emprico o inspirado tan solo por la necesidad de llevar un orden de cuenta y razn de las operaciones realizadas, evoluciono hacia una serie de reglas, mtodos, leyes y principios, lo que dio origen a que, al definirla en diferentes puntos del tiempo, se utilizaran diferentes puntos de vista y criterios, mismos que en el futuro tambin evolucionaran, cambiando su significado y la manera de definirla. Concepto de Contabilidad La contabilidad es una disciplina que tiene por objeto registrar las transacciones de carcter financiero, efectuadas por una entidad y, con base en dicho registro, suministrar informacin estructurada en forma tal que sea til a los administradores de la entidad y a otros interesados en ella. Son transacciones financieras aquellas en que se involucran recursos financieros, entendiendo por estos los recursos susceptibles de propiedad y comercio. Definicin del autor Dadas las definiciones anteriores, se propone la siguiente: La contabilidad es la tcnica, mediante la cual se registra, clasifica, resume y presenta informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias de las operaciones realizadas y aquellos eventos econmicos identificables y cuantificables que afectan a la entidad, para que, con base en su anlisis e interpretacin, se puedan tomar decisiones.

Audiencia Informes Todo tipo de Declaraciones de impuestos Audiencia Autoridades fiscales Federales estatales locales Exteriores Informes [Link] [Link] [Link] [Link] [Link] [Link] informativas financieras Estados Financieros de propsito general como: [Link] General [Link] de Resultados [Link] de cambios en la posicin financiera

Contabilidad Fiscal

Contabilidad Financiera

Informacin financieras relacionada con los recursos econmicos de una entidad.

Informes Audiencia Informes De propsito especial Audiencia [Link] [Link] de bolsa [Link] Contabilidad Reglamentada Contabilidad Administrativa Diferentes niveles de admn. Datos e informes operativos. detallados, como: [Link] de costos [Link] [Link] de control [Link] de costos

Figura 1.1 Facetas de la contabilidad

Definicin del IMCP El boletn A-1, Esquema de la teora bsica de la contabilidad , para definir a la contabilidad, parte del supuesto de que esta es una tcnica y as lo expresa en sus prrafos 5 y 6. Al amparo de esto, la define de la siguiente manera: La contabilidad es una tcnica que se utiliza para producir sistemticamente y estructuradamente informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables que le afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relacin con dicha entidad econmica.

DIVERSOS TIPOS DE CONTABILIDAD A la contabilidad tambin se le ha llamado el lenguaje de los negocios, si pensamos que a cada tipo de negocios, existen intereses distintos, lgicamente ser necesario preparar y presentar diferentes tipos de informacin que satisfagan tales necesidades, razn por la cual los informes financieros debern ser sustanciales y razonablemente distintos para cada tipo de usuarios y necesidades. Ver figura 1.1 Por lo que, la contabilidad al adecuarse a esas necesidades y darles satisfaccin, adopta una serie de facetas. Dentro de estas diversas facetas tenemos las siguientes, las cuales se listan de forma enunciativa y no limitada. Contabilidad financiera Contabilidad administrativa Contabilidad de costos Contabilidad fiscal Contabilidad gubernamental (nacional) Contabilidad financiera, cuyo objetivo es presentar informacin financiera de propsito o usos generales, tanto en beneficio de la gerencia de la empresa, sus dueos o socios y a todos aquellos lectores externos que se muestran interesados en conocer la situacin financiera de la empresa; es decir, esta contabilidad comprende la preparacin y presentacin de estados financieros para audiencias o usos externos. Contabilidad administrativa, esta orientada a los aspectos administrativos de la empresa y sus uniformes no trascendern la compaa, sea su uso estrictamente interno y sern utilizados por los administradores y propietarios para juzgar y evaluar el desarrollo de la entidad a la luz de las polticas, metas u objetivos preestablecidos por la gerencia o direccin de la empresa: tales informes permitirn comparar el pasado de la empresa (cmo era), con el presente (cmo es) y mediante la aplicacin de herramientas o elementos de control, prever y planear el futuro (cmo ser) de la entidad. Contabilidad de costos, una rama importante de la contabilidad financiera, que es implantada e impulsada por las empresas industriales, permite conocer el costo de produccin de sus productos, as como el costo de la venta de tales artculos y fundamentalmente la determinacin de los costos unitarios; es decir, el costo de cada unidad de produccin, mediante el adecuado control de sus elementos: la materia prima, la mano de obra y los gastos de fabricacin o produccin. Tiene as mismo otras aplicaciones, como la determinacin del punto de equilibrio (el punto en el que la empresa no obtiene ni utilidades y perdidas) con base a los costos fijosvariables, y otros como la determinacin de los costos totales y de distribucin.

Contabilidad fiscal, que comprende el registro y la preparacin de informes tendientes a la presentacin de declaraciones y el pago de impuestos. Es importante sealar que por las diferencias entre las leyes fiscales y los principios contables, la contabilidad financiera en ocasiones difiere mucho de la contabilidad fiscal, pero esto no debe ser una barrera para llevar en la empresa un sistema interno de contabilidad financiera y, de igual forma, establecer un adecuado registro fiscal. Contabilidad gubernamental (nacional), en este punto, se incluye tanto la contabilidad llevada por las empresas del sector publico, de manera interna, un ejemplo serian las secretarias de estado o cualquier dependencia de gobierno, como la contabilidad nacional, en la cual se resumen todas las actividades del pas, incluyendo los ingresos o los gastos. Obsrvese que la contabilidad pudiera tomar algn otro fenmeno distinto, que seria totalmente vlido, siempre y cuando satisfaga las necesidades de informacin financiera respectiva. Igualmente, nuestra disciplina puede ser llevada a un nivel microeconmico ( en el mbito de empresas) o macroeconmico (cuando se habla de la contabilidad nacional o de la economa en su conjunto).

I.2 CONTABILIDAD ACTUAL

En la actualidad se exige a las empresas el uso de excelentes sistemas de contabilidad. Dichos sistemas de informacin deben proporcionar informacin oportuna y adecuada para facilitar el control de los costos; medir y acrecentar la productividad: Brindar informacin exacta para la toma de decisiones. No obstante, es importante advertir que el xito de una organizacin no se garantiza con un excelente sistema de contabilidad. El xito en las condiciones econmicas actuales depende definitivamente entre otros factores, de la adecuacin de los productos a las necesidades del cliente, de la eficiencia de los sistemas de produccin, distribucin y de la eficacia de la comercializacin. La importancia por tanto, de un excelente sistema de informacin, reside en apoyar y ayudar a la gerencia, brindndole informacin confiable y oportuna, para cumplir sus objetivos eficientemente. Afortunadamente, en la construccin de sistemas de informacin realmente efectivos se tiene un aliado en la computadora. La revolucin informtica de las ltimas dos dcadas ha disminuido a tal extremo el procesamiento de la informacin, que se ha eliminado las barreras opuestas al diseo y aplicacin de buenos sistemas de contabilidad.

La computadora ofrece una multitud de oportunidades como serian por ejemplo, poder contar con: 1. Contabilidad Continua: Que provea informacin continua de la actividad del negocio, que se actualice en cuanto se realice una venta y este ligada automticamente a actividades tales como el almacenamiento de los productos terminados y su distribucin. 2. Planeacin y Presupuestacin Continua: Las cuales son imprescindibles en la empresa moderna. Es perfectamente posible usando hojas electrnicas de calculo, actualizar planes y presupuestos con la ultima informacin, mostrando las implicaciones de las ltimas tendencias del medio ambiente y la actividad de la empresa no mensualmente, sino diariamente. 3. Informacin y flujo de efectivo. Tanto real como planeada, la cual puede ser actualizada por cada cheque que se recibe y se paga, no cada semana o mes, sino inmediatamente. La empresa no se encuentra fija, su movimiento por el contrario es continuo y ya no es adecuado seguirla manejando con fotografas de lo que sucede (es decir, con estados financieros mensuales), cuando es posible crear una pelcula de los eventos, de tal forma que la alta gerencia pueda referirse a ellos cuando as lo desee.

I.3 CONTABILIDAD FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA, COMPARACIONES

Ambas emanan de un mismo sistema de informacin destinado a facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios; sin embargo, tienen diferencias y similitudes que es necesario conocer para diferenciarlas con precisin. Diferencias: a) La contabilidad administrativa esta administracin. Por ejemplo: -Formular, mejorar y evaluar polticas para la empresa. -Conocer dentro de la empresa las reas que son eficientes y las que no lo son, a travs de la cadena de valor. -Planear y controlar las operaciones diarias. -Conocer los costos de los diferentes productos o procesos, para lograr el liderazgo en costos, en su sector. b) La contabilidad administrativa esta enfocada hacia el futuro, a diferencia de la contabilidad financiera, que genera informacin sobre el pasado o hechos histricos de la organizacin. organizada para producir informacin de uso interno de la

c) La contabilidad administrativa no esta regulada por principios de contabilidad, a diferencia de la contabilidad financiera, porque la informacin que se genera con fines externos tiene que ser producida con determinados principios o reglas, de tal forma que el usuario este plenamente seguro de que en los estados financieros de las diversas empresas existe uniformidad en su presentacin, por tanto, puede haber comparabilidad; por esto es necesario que la informacin este regulada. d) La contabilidad financiera como sistema es necesaria, lo que no ocurre con la contabilidad administrativa, que es un sistema de informacin opcional. e) La contabilidad administrativa no intenta determinar la utilidad con precisin de la contabilidad financiera. La contabilidad administrativa otorga mas relevancia a los datos cualitativos y costos necesarios en el anlisis de las decisiones que, en muchos casos, son aproximaciones o estimaciones que se efectan para predecir el futuro de la empresa. f) La contabilidad administrativa hace hincapi en las reas de la empresa como clulas o centros de informacin (como divisiones, lneas de producto, etc.) para tomar decisiones sobre cada una de las partes que la componen, ello permite un mejoramiento continuo, a travs de un anlisis de las diferentes actividades y procesos que se efectan en las diferentes reas de la compaa logrando as ser ms competitivo, mas que una visin global de toda la empresa, tarea que esta a cargo de la contabilidad financiera al informar sobre lo ocurrido en la empresa. g) La contabilidad administrativa, como sistema de informacin administrativo, recurre a disciplinas como la estadstica, la economa, la investigacin de operaciones, las finanzas, etc., para complementar los datos presentados, con el fin de aportar soluciones a los problemas de la organizacin, de ah que exista gran relacin con otras disciplinas, circunstancia que sucede en la contabilidad financiera. Similitudes: a) Ambas se apoyan en el mismo sistema de informacin: las dos parten del mismo banco de datos. Cada una agrega o modifica ciertos datos, segn las necesidades especificas que quieran cubrir. b) Otra similitud es que ambas exigen responsabilidad sobre la administracin de los recursos puestos en manos de los administradores: la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor a nivel global mientras que la contabilidad administrativa lo hace por reas o segmentos.

1.4 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

En el mundo de los negocios de la actualidad, caracterizado por una apertura econmica en el mbito internacional, nos encaminamos hacia una globalizacin de la economa en todo el mundo, lo cual impulsa a conocer al mismo tiempo las normas, los principios y las polticas contables aceptados en el mbito internacional, para proporcionar informacin financiera til para los usuarios a nivel nacional, al tiempo que permita a los lectores de otras latitudes tomar decisiones sobre la entidad emisora de los estados financieros. La Comisin de Principios de Contabilidad del IMCP a establecido una teora bsica de uso general.

Como se seala en el boletn A-1 Esquema de la teora bsica de la contabilidad financiera, esta teora ha sido diseada de tal forma que sus conceptos tengan una generalidad decreciente, es decir, parte de lo general a lo particular. De conformidad con esta generalidad decreciente, los conceptos que integran la estructura bsica de la contabilidad financiera, han sido ordenados jerrquicamente de la siguiente manera: 1. Principios 2. Reglas particulares 3. Criterio prudencial de aplicacin de reglas particulares

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

Los principios en jerarqua y aplicacin, como su nombre lo indica, son de uso general y nos permitirn seguir un orden lgico. En primer lugar determinar quien es y como es la entidad o empresa que requiere o necesita informacin financiera, es decir, identificar y delimitar al sujeto de la contabilidad. Una vez conocido, identificado y delimitado, responder a la pregunta de qu tipo de informacin requiere esa entidad especfica, para que la informacin sea til. Acto seguido, establecer las bases para la adecuada y correcta recoleccin de los datos, la clasificacin, identificacin, cuantificacin y posterior registro de las operaciones realizadas y eventos econmicos que le hayan afectado o afecten el resultado de sus operaciones y/o situacin financiera, para que se presente informacin financiera cuantitativa expresada en unidades monetarias, que permite a los usuarios tomar decisiones en relacin con dicha entidad econmica. El IMCP los define as: Los principios de contabilidad son conceptos bsicos que establece la delimitacin e identificacin del ente econmico, las bases de cuantificacin de las operaciones y la presentacin de informacin financiera cuantitativa por medio de los estados financieros. Tambin propone una clasificacin de los mismos, por sus caractersticas la cual se muestra en la figura 1.2. 1. Los principios de contabilidad que identifican y delimitan al ente econmico y a sus aspectos financieros son: Entidad Realizacin Periodo contable

Segn el criterio de varios autores, el nico principio que delimita e identifica al ente econmico es el de entidad y los otros dos deberan corresponder al siguiente grupo de la clasificacin; es decir, al de las operaciones y su cuantificacin, como se podr constatar mas adelante, cuando se estudie cada principio en particular. 2. Los principios de contabilidad que establecen la base para la cuantificacin de las operaciones del ente econmico y su presentacin son: Valor histrico original Negocio en marcha Dualidad econmica

3. El principio que se refiere a la informacin es el de: Revelacin suficiente

4. Los principios que abarcan las clasificaciones anteriores como requisitos generales del sistema son: Importancia relativa Comparabilidad

Delimitacin e identificacin del ente econmico Establecimiento de bases para la cuantificacin de las operaciones de la entidad y su presentacin Bases para la presentacin de la informacin financiera Requisitos Generales del sistema

Entidad Realizacin Periodo Contable Valor histrico original Negocio en marcha Dualidad econmica Revelacin suficiente

Importancia relativa Comparabilidad

Figura 1.2 Clasificacin de los principios de contabilidad de acuerdo a sus caractersticas.

ENTIDAD
Este principio se reglamenta en el boletn A-1 (Estructura bsica de la contabilidad financiera) y A-2 (Entidad), cuyo objetivo principal es determinar al sujeto de la contabilidad, es decir, el ente econmico que realiza actividades de negocios y que, como consecuencia y necesidad, debe llevar contabilidad, as como demarcar perfectamente la diferencia entre la personalidad jurdica de la empresa y los socios o dueos de la misma, para presentar informacin financiera de un solo ente diferente de los dems.

Se dice que la actividad

econmica es realizada por entidades identificables, las que constituyen

combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecucin de los fines de la entidad. Empresa es la combinacin de recursos humanos, tcnicos, materiales, naturales, financieros y capital, cuyo objetivo natural y principal es la prestacin de servicios a la comunidad, o la obtencin de lucro, coordinadas por una autoridad encargada de tomar decisiones acertadas para el logro de los objetivos preestablecidos. Pero qu es una entidad? Se entiende por entidad o ente, aquello que tiene ser, es decir, aquello que existe, por lo que la contabilidad trata de conocer al sujeto que existiendo o teniendo una existencia, requiere de informacin financiera, en virtud de que realiza actividades econmicas. Para identificar una entidad, se emplean dos criterios: 1. Conjunto de recursos destinados a satisfacer alguna necesidad social como estructura y operacin propios. 2. Centro de decisiones independientes con respecto al logro de fines especficos, es decir, a la satisfaccin de una entidad social. Desde el punto de vista jurdico, persona significa sujeto de derecho y obligaciones; es decir, todo ente

susceptible de adquirir derechos o contraer obligaciones. Estas personas tanto fsicas como morales tienen una serie de atributos o caractersticas: Atributos de las personas fsicas: 1) Nombre 2) Domicilio 3) Estado civil 4) Patrimonio Atributos de las personas morales : a) Nombre, razn o denominacin social. b) Domicilio c) Estado poltico o nacional d) Patrimonio

10

Adems, las personas fsicas tienen capacidad, la cual se establece en el artculo 22 del Cdigo Civil para el Distrito Federal y Territorios de la siguiente manera: La capacidad jurdica de las personas fsicas se adquiere por el nacimiento y se pierde por la muerte; pero desde el momento que un individuo es concebido, entra bajo la proteccin de la Ley y se le tiene por nacido para los efectos declarados en el presente Cdigo. Y el articulo 123 del mencionado ordenamiento establece que: Las personas fsicas, para poder ostentar capacidad jurdica, deben reunir los requisitos de edad, salud y los dems que marcan las leyes respectivas, o en su defecto, ejerce su derecho y contraer obligaciones por medio de sus representantes. El articulo 28 de este ordenamiento establece que las personas colectivas o morales se regirn por las leyes correspondientes, por su escritura constitutiva y por estatutos. Para efectos del boletn A-2, El IMPC hace una clasificacin en entidades con personalidad jurdica propia (las cuales mencionamos prrafos arriba), y entidades que no tienen personalidad jurdica. Con relacin a estas ultimas se consideran a las entidades consolidadas y al fideicomiso. Por lo tanto, se concluye que la personalidad de los socios, accionistas o dueos, es distinta de la personalidad jurdica de la empresa, pero no son la empresa. l artculo 2 de la Ley General de Sociedades Mercantiles seala: Las sociedades mercantiles inscrita en el Registro Publico de Comercio, tienen personalidad jurdica distinta de la de sus propios socios. De lo anterior, se desprende que cuando se preparen estados financieros de entidades con personalidad jurdica propia y distinta de los dems, deben incluir bienes, valores, derechos, obligaciones, compromisos, capital y resultados de un ente econmico independiente.

REALIZACIN Y PERIODO CONTABLE

Estos principios, se encuentran reglamentados en el boletn A-1 y en el A-3 (Realizacin y periodo contable). Conocida y delimitada la entidad que realiza actividades econmicas, se requiere hacer uso de la contabilidad. Decimos que las entidades realizan una serie de operaciones o transacciones para satisfacer las necesidades de la sociedad y obtener a cambio un beneficio econmico representado por la ganancia.

Realizacin
La primera pregunta es: Por qu se registran las operaciones? Y la respuesta es por que se han realizado Hagamos un comentario para facilitar el entendimiento de esta interrogante y su respuesta. Las empresas realizan o celebran una serie de operaciones o transacciones, en forma comn, y a la contabilidad le interesa

11

cuantificarlas, es decir, asignarlas y valores expresados en unidades monetarias. Esa informacin es procesada y convertida en informacin financiera, y se plasma en los estados financieros para presentarla a los usuarios para la toma de decisiones. Cuando el contador se pregunta: Si la empresa efectu una transaccin, qu debo hacer? La respuesta es evidente: Registrarla. 1. Se han efectuado transacciones con otros entes econmicos. Esto implica a cada operacin que la empresa realice con otras entidades, fsicas o morales, es decir, cada vez que la entidad efecte transacciones hacia fuera con las dems empresas con las que convive e intercambia bienes y servicios. Vase la figura 1.3 2. Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de recursos o de sus fuentes. Podemos decir que se registraran todas las operaciones realizadas en el seno de la entidad, es decir, dentro de ella. Vase la figura 1.4 3. Han ocurrido eventos econmicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de sta y cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en trminos monetarios. Dentro de estos se incluyen todos aquellos acontecimientos que han apropiado una serie de situaciones dignas de ser tomadas en consideracin para su registro; es importante resaltar que estos eventos, en la mayora de los casos, son debidos a decisiones ajenas a la entidad o a causa externa, cuya causa y efecto, no son provocados por la empresa.

Clientes

Bancos

Proveedores

Importancia

ENTIDAD

Exportaciones

Inversiones

Servicio

Profesionistas

Figura 1.3 Transacciones realizadas hacia fuera de la entidad

12

ENTIDAD

Pago de sueldos

Produccin

Prestaciones

Uso de activos

Mantenimiento

Depreciaciones

Amortizaciones

Faltantes

Otras

Figura 1.4 Transacciones realizadas dentro de la entidad. Como ejemplo de estos fenmenos podemos citar los econmicos y los fenmenos naturales. Ver figura 1.5.

Inflacin

Devaluacin

Reevaluacin

ENTIDAD

Huelga General

Cierre frontera

Fenmenos naturales

Figura 1.5 Eventos econmicos externos realizados. De los casos sealados anteriormente, es pertinente aclarar que, para que cualquiera de los fenmenos econmicos o naturales pueda ser incorporado a la contabilidad, debe reunir dos requisitos: 1. Ser identificable 2. Ser cuantificable Debemos registrar todas, absolutamente todas aquellas transacciones que se han realizado, ya sea en forma externa con otros participantes de la actividad econmica, o bien, internas y derivadas de eventos econmicos o naturales, con la condicin de que todas sean razonablemente identificables y cuantificables.
13

Diremos que este principio nos indica que todo lo que se realiz debe aparecer en la contabilidad y en los estados financieros y asimismo que todo lo que parezca en la contabilidad y en los estados financieros, debi haberse realizado.

PERIODO CONTABLE
Las operaciones y los eventos, as como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el periodo en que ocurren, por lo tanto, cualquier informacin contable debe indicar claramente el periodo a que se refiere. Ver figura 1.6 El periodo contable puede variar de una empresa a otra o dentro de la misma empresa se puede dar periodos de informacin parcial, digamos mensual y un periodo total que seria de un ao. Por lo que cada empresa fija su periodo contable de acuerdo con sus necesidades de informacin, pudiendo ser ste semanal, mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual. Desde el punto de vista del periodo contable, el artificio de efectuar cortes en la vida de la entidad, implica entre otras cosas: Que se delimitan la informacin financiera en cuanto a su fecha o periodo, es decir, que los estados financieros deben sealar la fecha o periodo que abarcan. Presentar en el estado de situacin financiera o balance general, cuando sea prctico pagadas en uno ms periodos contables. Mostrar separadamente en el estado de resultados o perdidas y ganancias las partidas extraordinarias, as como los ajustes a resultados de ejercicios anteriores. Un adecuado corte de operaciones con relacin a ingresos, costos y gastos, activos, pasivos, etc., tanto al inicio como al final del periodo. Figura 1.6 Periodo contable Corte de la vida de la entidad. Vida de la empresa Existencia permanente Negocio en marcha Periodo contable Periodo contable Periodo contable y significativo, la

separacin de las cuentas por cobrar y por pagar en corto y largo plazo, en tanto deban ser cobradas o

14

VALOR HISTORICO ORIGINAL

Al concepto de asignar valor lo llamamos valor histrico y decimos que: Las transacciones y eventos econmicos que la contabilidad cuantifica se registran segn las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimacin razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizadas contablemente (prrafo 42 boletn A-1) Cuando hablamos de valor historio original, comnmente acostumbremos expresarlo en trminos de precio de costos, costos histricos o simples y sencillamente costo. Tenemos entonces que el costo es el precio de intercambio de los bienes y servicios en la fecha de su adquisicin. Podemos conceptuarlo como el sacrificio econmico, expresado en unidades monetarias, necesario para obtener un recurso (activo) especifico o un grupo de recursos. Estos conceptos, son los que se refiere a la primera parte de la concepcin valor histrico original, cuando se dice que las transacciones y eventos econmicos que la contabilidad cuantifica, se registra segn las cantidades de efectivo que se afecten, esto es claro, ya que el costo representa el precio de intercambio pactado y convenido entre el comprador y el vendedor en una economa relativamente libre, ya que se supone que ambos salieron beneficiados por igual, emplearon un criterio prudente y que la entidad no podra obtener otro recurso igual por un costo menor.

NEGOCIO EN MARCHA
El IMCP, dice que la vida de la entidad se presume en existencia permanente, salvo especificacin en contrario, por lo que las cifras de sus estados financieros representan valores histricos o modificaciones de ellos, sistemticamente obtenidos. Esto justifica el hecho de que los empresarios inviertan cantidades fuertes de dinero, con la idea de que la empresa tiene una larga vida por adelante ( en un negocio en marcha) y el transcurso de la misma recuperaran la inversin que efectuaron, y adems obtendrn un beneficio econmico representado por las utilidades.

DUALIDAD ECONOMICA
Este principio nos habla fundamentalmente de los recursos con los que la entidad ha de realizar sus fines y su procedencia. Por lo que decimos que la dualidad econmica se integra con: a) Los recursos de los que dispone la entidad para la realizacin de sus fines. b) Las fuentes de dichos recursos que, a su vez, son la especificacin de los derechos que sobre los mismos existen, considerados en su conjunto. Vase la figura 1.7

15

A estos recursos con los que las entidades han de realizar sus actividades de negocios, los conocemos y denominamos como activo. Las fuentes de tales recursos, pueden ser de dos tipos: externas e internas. a) A las fuentes externas, que corresponden a las entidades que han entregado bienes o servicios

(activos) a la entidad a cambio de un pago, las definimos como pasivo. b) Y a las fuentes internas, integradas por los propietarios, dueos, socios o accionistas de la entidad que igualmente han entregado recursos (activos) a la misma a cambio de una ganancia o utilidad, las conocemos con el nombre de capital contable. Lo que es importante tener en cuenta y entender desde este momento, es que la dualidad de la entidad siempre se mantiene, cada vez que aumenten o disminuyan nuestros recursos (activos), se experimenta un aumento o una disminucin en las fuentes de nuestros recursos, ya sean externas (pasivos) o internas (capital contable).

ENTIDAD RECURSOS = FUENTES

Internas
Capital Activo

RECURSOS

FUENTES
Externas Pasivo

Figura 1.7. Dualidad econmica

REVELACIN SUFICIENTE
La informacin proporcionada debe reunir los requisitos de utilidad y confiabilidad, por lo que, para lograr este objetivo: La informacin contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operacin y la situacin financiera de la entidad. Esta informacin, entre otras cosas, debe ser relevante e importante, procurando que la cantidad no vaya en detrimento de la calidad y suceda que aspectos importantes pasen desapercibidos para el usuario. Cuando se habla de revelacin suficiente, entre otras cosas se quiere decir que debemos evitar en lo posible la presentacin de datos cuyo significado sea confuso o contrario a lo que se desea expresar; no incluir demasiada informacin, que lejos de aclarar, enturbia; pero por otra parte, se deben resaltar aquellos datos o

16

acontecimientos cuya significacin es de vital importancia para la gerencia y, por supuesto, que todos los conceptos que integren los estados financieros, estn correctamente valuados y presentados.

IMPORTANCIA RELATIVA
Este principio que al igual que el de consistencia, es de uso generalizado del sistema: lo cual quiere decir, que su aplicacin abarca desde el momento en que una operacin entra al sistema de operacin hasta que se produce la informacin. Por lo que se debe equilibrar el detalle y la multiplicidad de los datos mostrados por los informes financieros, considerando la utilidad de la contabilidad, pues demasiados datos ocasionan que la informacin pertinente quede envuelta en una gran masa de datos, lo que llevara al usuario a decisiones incorrectas, lo mismo ocurre cuando se omite algo de informacin. En realidad, el concepto de importancia relativa se refiere bsicamente al efecto que tienen o tendrn las partidas en la informacin financiera. En relacin con esto, dice que toda partida cuyo monto o naturaleza tengan significacin debe ser procesada y presentada, pues de no hacerlo, distorsionara los objetivos de la informacin financiera.

COMPARABILIDAD
Conviene recordar que la comparabilidad es una de las partes bsicas del concepto de la utilidad como caracterstica de la informacin financiera. Las decisiones econmicas basadas en la informacin requieren, en la mayora de los casos, la posibilidad de comparar la situacin financiera los resultados de operacin de una entidad en pocas diferentes de su vida y con otras entidades, consecuentemente es necesario que los principios y reglas particulares sean aplicados en forma uniforme y consistente. Para lograr la comparabilidad, es necesario que se mantenga la consistencia en la aplicacin de los principios y reglas particulares de valuacin y presentacin.

I.5 REGLAS PARTICULARES

En un segundo nivel de jerarqua, encontramos a las reglas particulares, que tienen su aplicacin a nivel de los conceptos y las cifras que son parte integrante de los estados financieros, por ello son conceptuados como la especificacin individual y concreta de los conceptos que integran los estados financieros. Estas reglas particulares se dividen en dos: Reglas de valuacin Reglas de presentacin

17

Reglas particulares de valuacin Las reglas de valuacin se refiere a la forma en que los contadores deben cuantificar los conceptos especficos de los estados financieros, es decir, a la manera en que se asignan valores monetarios a tales conceptos. Por ejemplo, si tenemos un saldo a favor de la empresa, representando en cuentas por cobrar a clientes, derivado de ventas de mercancas a crdito por $10 000, las reglas de valuacin nos sealan que para mostrar un importe correcto que represente lo que la empresa espera recibir en tiempo oportuno y condiciones normales, debemos efectuar un anlisis de los clientes para determinar una cantidad estimada que corresponda a lo que posiblemente no paguen los clientes, ya sea por incumplimiento de su obligacin, por cambio de domillo, por encontrarse estado de quiebra o liquidacin, o por muerte de alguno de ellos, y este importe estimado disminuirlo del importe principal para revelar razonablemente el importe de las cuentas por cobrar. Supongamos que la estimacin arroja un importe de $1 000, entonces la valuacin de estas cuentas por cobrar a clientes se representara de la siguiente manera en los estados financieros (esta presentacin tambin es ilustrativa). Saldo de clientes Estimacin para cuentas de cobro dudoso Cantidad razonable por cobrar en efectivo Reglas particulares de presentacin, Las reglas de presentacin sealan la forma adecuada de estructurar los estados financieros, segn ciertos criterios establecidos y aceptados como valido a nivel de generalidad. Aunque como sabemos, para usos particulares se podrn emplear otros. Esto es necesario, ya que todo debe seguir un orden para lograr una presentacin, adecuada y los estados financieros no son excepcin, por eso la primera partida que aparecer en el balance general o estado de posicin financiera es el efecto en caja y bancos y los valores de inversiones temporales; enseguida, las cuentas por cobrar a clientes, documentos por cobrar y otros deudores, los inventarios y los pagos anticipados; en otro grupo se mostraran los bienes destinados al uso como terrenos, edificios, mobiliario y equipo de oficina, equipo de reparto o transporte, etctera, y de igual forma se ordenaran y clasificaran las deudas y obligaciones a cargo de la entidad y el capital contable. $10 000 1 000 $ 9 000

18

I.6 EL CICLO CONTABLE

Los sistemas de contabilidad varan mucho de una empresa a otra, dependiendo de la naturaleza del negocio, operaciones que realiza, tamao de la compaa, volumen de datos que haya que manejar y las demandas de informacin que la administracin y otros interesados imponen al sistema. Para definir el ciclo contable, vamos a conceptualizar las palabras que conforman esta frase. Ciclo: Consiste en una serie de sucesos, cambios o fluctuaciones que se repiten o bien que pueden terminar y presentarse de nuevo. Contabilidad: Sistema adoptado para llevar la cuenta y razn de las entradas y salidas en las empresas pblicas o privadas. El ciclo contable es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada perodo contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, contina con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboracin del balance de comprobacin, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilizacin en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobacin posterior al cierre. Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Adems de registrar las transacciones explcitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implcitas. Es importante reconocer cmo los ajustes para las transacciones implcitas en el perodo anterior pueden afectar la contabilidad adecuadamente en el perodo actual para las transacciones explcitas relativas. El pasar a un nuevo perodo contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo contable. Pasos del ciclo contable Los pasos, segn el orden en que se presentan, son los siguientes: 1.- Balance General al principio del perodo reportado: Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobacin y del mayor general del perodo anterior. 2.- Proceso de anlisis de las transacciones y registro en el diario: Consiste en el anlisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario. 3.- Pase del diario al libro mayor: Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y crditos de los asientos consignados en el diario.

19

4.- Elaboracin del Balance de Comprobacin no ajustado o una hoja de trabajo (opcional): Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por ltimo a determinar y comprobar la utilidad o prdida. 5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor: Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la informacin contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados. 6.- Elaboracin de un balance de prueba ajustado 7.- Elaboracin de los estados financieros formales: Consiste en reagrupar la informacin proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general y un estado de resultados. 8.- Cierre de libros: Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o prdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para el perodo siguiente.

20

CAPITULO II EL PROCESO DE REGISTRO Y CLASIFICACION DE OPERACIONES

II.1 CATALOGO DE CUENTAS Y MANUAL CONTABLE Concepto
Relacin del rubro de las cuentas de activo, pasivo, capital, costos, resultados y de orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificacin estructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa determinada, para el registro de sus operaciones Principios [Link] clasificacin debe estar bien fundada [Link] la clasificacin se proceder de lo general a lo particular [Link] orden del rubro de las cuentas debe sugerir la base de clasificacin. [Link] proveerse una futura expansin Al proyectarse un catalogo de cuentas, debe o tomarse en consideracin todos los aspectos posibles de informacin que llegaran a necesitarse y planear el rubro de las cuentas de modo que todos esos aspectos se obtengan sin dificultad, directamente de los mismos ttulos o cuando menos, con un mnimo de anlisis. El esquema de clasificacin debe ser proyectado de tal manera que cualquier nueva cuenta que no se haya incluido en el plan original pueda ser incorporada al mismo y, en cambio, pueda ser retirada cualquier cuenta obsoleta que ya no se necesite, todo ello sin alterar el orden general. Ahora bien, haciendo lo anterior, el catalogo de cuentas nunca se convierte en anticuado y obsoleto, pues tan pronto como ocurre algo que demanda un cambio en el mismo, este puede hacerse sin dificultad.

Objetivos
Registro y clasificacin de operaciones similares en cuentas especificas Facilitar la preparacin de estados financieros Facilitar la actividad del contador general, de costos, el auditor, etctera. Servir de instrumental en la salvaguarda de los bienes de la empresa. Promover la eficiencia de las operaciones y la adhesin de la poltica administrativa prescrita.

21

Elementos
Dos son los elementos que integran el contenido de un catalogo de cuentas: El Numrico y El Descriptivo El primero, empleado como smbolo, clave, etc. Mismo que puede estar formado por nmeros, letras, etc. El segundo esta formado por el rubro, titulo, membrete o denominacin de las diferentes cuentas de la empresa. Esquema de clasificacin Existen diferentes esquemas de clasificacin, pero desde un punto de vista limitado podemos mencionar los siguientes: Numrico arbigo. Cuando se establece nmero arbigo progresivo a cada rubro de cuenta, pueden crearse grupos de ttulos de cuentas de acuerdo al contenido de estados financieros. Ejemplo: Activo disponible 1. Fondo de caja 2. Fondo de caja variable 3. Banco de comercio S.A. 4. Banco del Sur S.A. 5. Etc. Numrico Romano. Cuando se establece un numero romano progresivo a cada rubro de cuenta. Ejemplo: I. Fondo de caja chica II. Fondo de caja variable III. Banco de Comercio, S.A. IV. Banco de Comercio, S.A. V. Banco del Sur, S.A.

22

Numrico combinado. Cuando se establecen en forma combinada y progresiva nmeros romanos y arbigos. Ejemplo: Activo disponible I.-Fondos 1.-Fondo de caja chica 2.-Fondo de caja variable II.-Bancos 3.-Banco de Comercio, S.A. 4.-Banco de Oriente, S.A. 5.-Banco del Sur, S.A. Numrico decimal. Considerado el ms perfecto de todos; consiste en combinar nmeros arbigos y puntos que dan como resultado un simbolismo de expansin casi ilimitado e infinito; ver ejemplo general. Alfabtico progresivo. Cuando se establecen letras progresivas del alfabeto para cada rubro de cuentas: Ejemplo: A. Fondo de caja chica B. Fondo de caja variable C. Banco de Comercio, S.A. D. Banco de Oriente, S.A. E. Banco de Sur, S.A. Cuando el nmero de cuentas es excesivo, se establecen letras del alfabeto simple, dobles, triples, etc. Alfabtico numrico. Cuando se establecen las iniciales de los grupos, rubros, etc., de las cuentas, con el uso ocasional de un punto y raya: Ejemplo: a.d. Activo disponible [Link]. fondo de caja chica f.c.v. Fondo de caja variable b.c. Banco de Comercio S.A. b.o. Banco de Oriente, S.A. b.s. Banco del Sur, S.A.

23

Este esquema de clasificacin tiene tres variantes; en la primera se utilizan exclusivamente letras maysculas, en la segunda se utilizan exclusivamente letras minsculas y, en la tercera, mayscula y minscula. Mixto. Cuando se utilizan dos o ms esquemas de clasificacin anteriores: Ejemplo: Activo Disponible [Link] [Link]. Fondo de caja chica f.c.v. Fondo de caja variable b.c. Banco de Comercio, S.A. b.o. Banco de oriente, S.A. b.s. Banco del Sur, S.A. Ejemplo de un catalogo de cuentas decimal: Clasificacin General 1. Cuentas de Activo 2. Cuantas de Pasivo 3. Cuentas de Capital Contable 4. Cuentas de Resultados 5. Cuentas de Costo de Transformacin 6. Cuentas de Costo de Distribucin 7. Cuentas de Costo de Adicin 8. Cuentas Liquidadoras 9. Cuentas de Orden

II.2 LA CUENTA
La cuenta es un registro donde se anotan en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y disminuciones que sufre un valor o concepto del activo, pasivo o capital contable, como consecuencia de las operaciones realizadas por la entidad.

II.3 PARTES DE LA CUENTA

En un sentido formal, la cuenta se representa mediante una T, conocida como esquema de mayor, ya que corresponde a una representacin esquemtica de un libro contable que agrupa las cuentas que integran la contabilidad de una empresa, conocido como libro mayor.

24

CUENTA La cuenta se compone de dos partes: Debe. Es la parte izquierda de la cuenta. Haber. Es la parte derecha de la cuenta. Movimiento deudor Movimiento acreedor

DEBE
(D) Cargos

HABER
(H) Abonos

Es decir, cualquier cuenta, sea del tipo que sea, maneje el concepto que maneje, registre el valor que registre, siempre tendr dos partes: una izquierda, llamada debe, y una derecha, llamada haber.

II.4 REGLAS DEL CARGO Y ABONO

Cargo o Cargar Cargo o cargar, significa registrar una cantidad en el debe de la cuenta, es decir, registrarla en la parte izquierda. Tambin se dice dbito o debitar.

CUENTA
Izquierda DEBE CARGO O CARGAR $100 000 27 567 234 978 8 111 890 000 752 222 987 213 Derecha HABER

Abono o abonar Abono o abonar significa registrar una cantidad en el haber de la cuenta, es decir, registrar una cantidad en la parte derecha. Tambin se designa como crdito o acreditar. CUENTA Izquierda DEBE Derecha HABER $ 765 712 911 234 56 000 250 000 6 890 999 888 55 440

ABONO O ABONAR

25

II.5 NATURALEZA DE LAS CUENTAS

Movimiento Se llama movimiento a la suma de los cargos y a la sumas de los abonos. Movimiento deudor es la suma de los cargos de una cuenta, es decir, la suma del debe. Movmiento acreedor a la suma de abonos de una cuenta , es decir, a la suma del haber. CUENTA Izquierda DEBE CARGO O CARGAR $430 000 270 000 200 000 $900 800 $900 800 Derecha HABER AABONO O ABONAR

II.6 SALDO DE LA CUENTA

Se llama saldo a la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor . En virtud de que existen dos clases de movimientos, y que la diferencia puede ser mayor en uno y en otro caso, entonces, podr tambin haber dos clases de saldos: saldo deudor y saldo acreedor. Saldo deudor Una cuenta tendr saldo deudor cuando el importe del movimiento deudor es mayor que el importe del CUENTA Izquierda DEBE $350 000 400 000 70 000 $820 000 400 000 MOVIMIENTO DEUDOR SALDO DEUDOR MOVIMIENTO ACREEDOR Derecha HABER $160 000 40 000 210 000 10 000 $420 000 movimiento acreedor. O cuando la cuenta nicamente haya recibido.

CARGOS

ABONOS

26

Saldo acreedor Una cuenta tendr saldo acreedor cuando el importe del movimiento acreedor sea mayor que el importe del movimiento deudor. O cuando la cuenta nicamente haya recibido abonos, es decir, cuando la cuenta slo tenga movimientos acreedor. CUENTA Izquierda DEBE $230 000 320 000 400 000 200 000 $1 150 000 Derecha HABER $1500 000 250 000 2 900 47 100 $1 800 000 $650 000 MOVIMIENTO DEUDOR MOVIMIENTO ACREEDOR SALDO ACREEDOR Cuenta saldada Se dice que una cuenta est saldada o cerrada cuando el importe de la suma del movimiento deudor es igual a la suma del movimiento acreedor. Normalmente, para representar una cuenta saldada , acostumbra cortar la cuenta o el esquema de mayor con doble lnea.

CARGO

ABONO

CUENTA
Izquierda DEBE $110 000 90 000 150 000 100 000 $450 000 $450 000 Derecha HABER $200 000 50 000 80 000 120 000 $450 000 $450 000

CARGOS

ABONOS

MOVIMIENTO DEUDOR

MOVIMIENTO ACREEDOR

27

II.7 CLASIFICACION DE LAS CUENTAS

Para comprender mejor la clasificacin de las cuentas, se presenta la figura 2.1 Caja Bancos Mercancas Clientes Documentos por cobrar Deudores diversos Terrenos Edificios Mobiliario y equipo Equipo de transporte Maquinaria Depsitos en garanta Acciones y valores Gastos de instalacin Papelera y tiles Propaganda y publicidad Primas de seguros Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado

Circulante Bienes y derechos que estn en rotacin o movimiento constante y de fcil conversin en dinero en efectivo.

ACTIVO Bienes y derechos propiedad de la empresa

Fijo Bienes y derechos que tienen cierta permanencia o fijeza, adquiridos con el propsito de usarlos y no de venderlos.

Diferido Gastos pagados por anticipado, por los que se espera recibir un servicio aprovechable posteriormente.

Circulante o flotante Deudas y obligaciones que venzan en un plazo menor de un ao

Proveedores Documentos por pagar Acreedores diversos

PASIVO Deudas obligaciones cargo de empresa

y a la

Fijo o consolidado Deudas y obligaciones con vencimiento mayor de un ao, a partir de la fecha del Balance.

Hipotecas por pagar o Acreedores hipotecarios

Documentos por pagar (a largo plazo).

Crditos diferidos Cantidades cobradas anticipadamente por las que se tiene la obligacin de proporcionar un servicio y que son convertibles en utilidad conforme pasa el tiempo Figura 2.1 Clasificacin del Activo y del Pasivo

Rentas cobradas por anticipado Intereses cobrados por anticipado

28

II.7.1 ACTIVO
Tomando en cuenta que el activo esta formado por bienes y derechos de distinta naturaleza se ha optado por clasificarlos en grupos formados con valores homogneos. La clasificacin de los valores que forman el activo se debe hacer atendiendo a su mayor o menor grado de disponibilidad. Entendindose por grado de disponibilidad su fcil conversin en dinero efectivo. Todas las cuentas del Activo tienen, normalmente, saldo deudor. Por lo mismo, aumentan al cargarse y disminuyen al abonarse.

Caja DEBE
Saldo $75 000 Aumento 10 000 Movimiento Deudor $85 000 Saldo Deudor $65 000

Mercancas HABER DEBE

Saldo $75 000 Aumento 10 000 Movimiento Deudor $40 000 Saldo Deudor $28 000

HABER
Disminucin $12 000 Movimiento Acreedor $12 000

Disminucin $20 000 Movimiento Acreedor $20 000

Si la cuenta registra ordenadamente aumentos o disminuciones , resulta evidente que si los aumentos del activo se cargan, las disminuciones del activo, se tendrn que abonar. Por lo tanto, podemos decir que; Los aumentos de activo se cargan Las disminuciones de activo se abonan El saldo de la cuenta de activo es deudor

Enseguida se dar una explicacin de cada una de las cuentas del Activo

DEBE

SE ABONA:

HABER

SE CARGA :
AL INICIAR EL EJERCICIO DURANTE EL EJERCICIO AL FINALIZAR EL EJERCICIO SALDO

DURANTE EL EJERCICIO AL FINALIZAR EL EJERCICIO

29

CUENTAS DEL ACTIVO CIRCULANTE

Este grupo esta formado por todos los bienes y derechos del negocio que estn en rotacin o movimiento constante y que tiene como principal caracterstica la fcil conversin en dinero en efectivo. Caja Por caja entendemos el dinero en efectivo, o sea, los billetes de bancos, las monedas, los cheques recibidos, los giros bancarios portales, o telegrficos, etc. Ahora bien la cuenta de caja aumenta cuando se recibe dinero en efectivo y disminuye cuando se paga en efectivo. Bancos Por bancos entendemos el valor de los depsitos a favor de los negocios, hechos en instituciones bancarias. La cuenta de bancos aumenta cuando depositan dinero o valores al cobro; disminuye cuando se expiden cheques contra el banco. Bancos es cuenta del activo, por que representa el dinero propiedad del comerciante, depositado en instituciones bancarias. Mercancas Por mercancas entendemos todo aquello que es objeto de compra o venta. La cuenta de mercancas aumenta cuando se compran o nos devuelven mercancas; disminuye cuando se venden o se devuelven mercancas. Mercancas es cuenta del activo, por que representa el valor de las mercancas que son propiedad del comerciante, aunque no es nicamente al principiar y terminar el ejercicio ya que durante del ejercicio es cuenta mixta. Clientes Son las personas que deben al negocio mercancas adquiridas a crdito, y a quienes no se exige especial garanta documental. La cuenta de clientes aumenta cada vez que se venden mercancas a crdito; disminuye cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, devuelve la mercanca o se le concede alguna rebaja. Clientes es cuenta del activo, por que representa el valor de las ventas hechas a crdito, que el comerciante tiene el derecho de cobrar. Documentos por cobrar Entendemos por documentos por cobrar a ttulos de crditos a favor del negocio. Tales como letra de cambio, pagares, etc.

30

La cuenta de documentos por cobrar aumenta cuando se reciben letras de cambio o pagars a favor del negocio; disminuye cada vez que se cobra o se endosa uno de estos documentos o cuando se cancelan. Documentos por cobrar es cuenta del activo; por que representa el importe de las letras y pagars que el comerciante tiene el derecho de cobrar.

Deudores diversos Son las personas que deben al negocio por un concepto distinto al de venta de mercancas. La cuenta de deudores diversos aumenta cada vez que nos quedan a deber por un concepto distinto de venta de mercancas; por ejemplo, al prestar dinero en efectivo; al vender a crdito cualquier valor que no sea mercanca, etc. Disminuye cuando dichas personas hacen pagos a cuenta o en liquidacin o devuelven los valores que estaban a su cargo. Deudores diversos es cuenta del activo; por que representa el importe de los adeudos que no sean por ventas de mercancas a crdito que el comerciante tiene el derecho de cobrar. Las cuentas anteriores son las que, por lo regular, tienen movimiento constante en todo negocio comercial.

CUENTAS DEL ACTIVO FIJO

Este grupo esta formado por todos aquellos bienes y derechos propiedades del negocio que tienen cierta permanencia o fijeza y se han adquirido con el proposito de usarlos y no de venderlos; naturalmente que cuando se encuentren en malas condiciones o no presten un servicio efectivo, si pueden venderse o cambiarse. Los principales bienes y derechos que forman el activo fijo son: Terrenos Son los predios que pertenecen al comerciante Terrenos es cuenta del activo; por que representa el precio de costo de los terrenos que son propiedad del comerciante. Edificios La cuenta de edificios est constituida por las casas propiedad del comerciante. Edificios es cuenta del activo, por que representa el precio de costo de los edificios que son propiedad del comerciante. Mobiliario y equipo Se considera mobiliario y equipo a los escritores, las sillas, las mesas, los libreros, los mostradores, los escritorios, los archiveros, equipo de computo y dems mobiliario y equipo necesario para llevar a cabo las actividades del giro de la empresa.

31

Equipo de entrega o de reparto Por equipo de entrega o de reparto entendemos todos los vehculos de transporte tales como camiones, camionetas, motocicletas, bicicletas, etc., que se usan en el reparto de las mercancas. Equipo de entrega o de reparto es cuenta del activo; por que representa el precio del costo del equipo de entrega o de reparto que es propiedad del comerciante. Maquinaria Representa el conjunto de maquinas que utilizan las industrias para realizar su produccin. Maquinaria es cuenta del activo; por que representa el precio del costo de la maquinaria que es propiedad del industrial. Las cuentas de Terrenos, Edificios, Equipo de oficina, Equipo de entrega y Maquinaria tienen un movimiento muy semejante: aumentan cada vez que se compra uno de esos bienes; y disminuyen cuando se vendan o se den de baja por inservibles.

CUENTAS DEL ACTIVO DIFERIDO

Este grupo esta formado por todos aquellos gastos pagados por anticipado, por los que se tiene el derecho de recibir un servicio, ya sea en el ejercicio en curso o en ejercicios posteriores. Los principales gastos pagados por anticipado que forman el activo diferido son: Depsitos en garanta La cuenta de depsitos en garanta esta constituida por los contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que se dejan en guarda para garantizar valores o servicios que el negocio va a disfrutar; por ejemplo, el depsito que exige la compaa de luz para proporcionar energa elctrica; el deposito que se deja como garanta para el arrendamiento de un edificio, etc. La cuenta de depsitos en garanta aumenta cada vez que se deja en guarda dinero o valores, disminuye conforme nos devuelvan el importe de dichos depsitos por haber terminado el plazo del contrato o por la cancelacin del mismo. Depsito en garanta es cuenta del activo; por que representa el importe de las cantidades dejadas en guarda que el comerciante tiene derecho a exigir le sean devueltas por el depositario al terminarse el plazo del contrato o al cancelarse el mismo.

Gastos de instalacin Son todos los gastos que se hacen para acondicionar el local a las necesidades del negocio, as como para darle al mismo cierta comodidad y presentacin.

32

La cuenta de gastos de instalacin aumenta por cada uno de los gastos que se hagan para acondicionar el local; disminuye por la parte proporcional que de dichos gastos se vaya amortizando por el uso o por el transcurso del tiempo. Gastos de instalacin es cuenta del activo; por que representa el costo de la instalacin es que son propiedad del comerciante. Naturalmente, la baja del valor que vayan sufriendo las instalaciones por el uso o por el transcurso del tiempo es la que debe considerarse un gasto.

Papelera y tiles Constituyen la cuenta papelera y tiles los materiales y tiles que se emplean en la empresa, los principales son el tamao carta u oficio, papel carbn, los sobres, bloques de remisiones, talonarios de facturas o recibos, libros, registros, las tarjetas, los lpices, los borradores, las tintas, etc. Esta cuenta aumenta cada vez que se compren artculos de papelera y tiles de escritorio; disminuye por el valor de los materiales que se vayan utilizando. Papelera y tiles es cuenta del activo; por que representa el precio de costo de la papelera y tiles que es propiedad del comerciante. Naturalmente, la parte que se vaya utilizando o consumiendo es la que debe considerarse gasto. Propaganda o publicidad Por propaganda o publicidad entendemos los medios por los cuales se da a conocer al publico determinada actividad, servicio o producto que el negocio proporciona, produce o vende. Los medios mas conocidos son los folletos, prospectos, volantes, anuncios en diarios, en revistas, en estaciones radiodifusoras y otros vehculos de divulgacin. La cuenta de propaganda o publicidad aumenta cada vez que se pague por la impresin de folletos, prospectos, volantes, por la publicidad en diarios, revistas, radiodifusoras, etc.; disminuye por la parte de publicidad o propaganda que se vaya utilizando. Propaganda o publicidad es cuenta del activo; por que representa el precio de costo de la propaganda, o publicidad que es propiedad el comerciante. Naturalmente, la parte que se vaya distribuyendo o la parte del servicio que se haya recibido es la que debe considerarse un gasto. Primas de seguro Por primas de seguro entendemos los pagos que hace la empresa a las compaas aseguradoras, por los cuales adquiere el derecho de asegurar los bienes de su negocio contra incendios, riesgos y accidentes, robos, etc. Esta cuenta aumenta cada vez que se pague a las compaas aseguradoras primas sobre contratos de seguro; disminuye por la parte proporcional que de las primas pagadas se haya disfrutado del servicio.

33

Primas de seguros es cuenta del activo; por que representa el importe de las primas de seguros que el comerciante ha pagado, por las cuales tiene el derecho de exigir a las compaas aseguradoras, en caso de algn siniestro, el pago correspondiente a los daos ocasionados. Naturalmente, la parte que de dichas primas se haya disfrutado del servicio durante el tiempo transcurrido en la que debe considerarse un gasto. Intereses pagados por anticipado Entendemos por intereses pagados por anticipado los intereses que se pagan antes de la fecha de vencimiento del crdito. Este caso se presenta en aquellos prstamos en los cuales los intereses se descuentan en la cantidad originalmente recibida; por ejemplo, se recibe en calidad de prstamo la cantidad de $200 000, de la cual se descuentan $75 000, por intereses correspondientes a dos aos, que el plazo del crdito, como puede verse, dichos intereses equivalen a un pago anticipado. La cuenta de intereses pagados por anticipado aumenta cada vez que se paguen intereses por anticipado; disminuye por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en gasto. Intereses pagados por anticipado es cuenta del activo; por que representa el importe de los intereses que el comerciante ha pagado por anticipado, por los cuales tiene el derecho de pagar el prstamo hasta el fin del plazo que comprende los intereses. Naturalmente, la parte que dichos intereses vayan disminuyendo es la que debe considerarse un gasto. Hasta este momento se ha especificado el movimiento de las principales cuentas de activo de un negocio comercial, a continuacin se especifican las principales cuentas del pasivo.

Conclusiones :
Con base ante lo anterior, podemos concluir, relacin con las cuentas de activo, que: 1. Todas las cuentas de activo empiezan cargando, es decir, con una anotacin en el debe. 2. Todas la cuentas de activo aumentan cargando, es decir, con una anotacin en el debe. 3. Todas las cuentas del activo disminuyen abonando, es decir, con una anotacin en el haber. 4. Todas las cuentas de activo tienen saldo deudor. Lo anterior , podemos presentarlo esquemticamente en una cuenta T de la siguiente manera:

ACTIVO

DEBE
CARGO O CARGAR SALDO INICIAL AUMENTOS SALDO DEUDOR

HABER
ABONO O ABONAR DISMINUCIONES

34

ll.7.2 PASIVO
El pasivo esta formado por deudas y obligaciones de distinta naturaleza. La clasificacin de las deudas y obligaciones que forman el pasivo se debe hacer atendiendo a su mayor y menor grado de exigibilidad, entendiendo como tal el menor o mayor plazo de que se dispone para liquidar una deuda o una obligacin. En todas las cuentas del Pasivo, el saldo normal es acreedor. Aumentan, pues, con los Abonos y disminuyen con los Cargos.

Proveedores DEBE HABER

Saldo $30 000 Aumento 40 000 Saldo $70 000

Acreedores DEBE HABER

Saldo $10 000 Aumento 14 000 Saldo $24 000

Si los aumentos del pasivo se abonan, las disminuciones de pasivos se tendrn que cargar . Por lo tanto podemos decir que: Los aumentos de pasivo se abonan Las disminuciones de pasivo se cargan El saldo de la cuenta de pasivo es acreedor

CUENTAS DE PASIVO CIRCULANTE

Este grupo esta formado por todas las deudas y obligaciones cuyo vencimiento sea en un plazo menor de un ao: dichas deudas y obligaciones tienen como caracterstica principal que se encuentren en constante movimiento o rotacin. Las principales deudas y obligaciones que forman el pasivo circulante son: Proveedores Son las partes o casa comerciales a quienes debemos por haberles comprado mercancas a crdito, sin darles ninguna garanta documental. La cuenta de proveedores aumenta cada vez que se compren mercancas a crdito; disminuye cuando se paga total o parcialmente la cuenta, se devuelven mercancas al proveedor o nos conceden alguna rebaja. Proveedores en cuenta del pasivo; por que representa el importe de las compras de mercancas hechas a crdito, que el comerciante tiene la obligacin de pagar.

35

Documentos por pagar Entendemos por documentos por pagar los ttulos de crdito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagars, etc. La cuenta de documentos por pagar aumenta cuando se expiden letras de cambio o pagars a cargo del negocio; disminuye cada vez que se paguen o se cancele uno de estos documentos. Documentos por pagar es cuenta del pasivo; por que representa el importe de las letras y pagars que el comerciante tiene la obligacin de pagar por estar a su cargo. Acreedores diversos Son las personas a quienes debemos por un concepto distinto al de la compra de mercancas. La cuenta de acreedores diversos aumenta cada vez que quedemos a deber por un concepto distinto al de la compra de la mercanca. La cuenta de acreedores diversos aumenta cada vez que quedemos a deber por un concepto distinto al de la compra de mercancas; por ejemplo, al recibir un prstamo en efectivo; al comprar mobiliario a crdito, etc. Disminuye cuando se paga total o parcialmente la cuenta o se devuelven al acreedor los valores que estaban a nuestro cargo. Acreedores diversos es cuenta del pasivo; por que representa el valor de los adeudos que no procedan de la compra de mercancas, que el comerciante tiene la obligacin de liquidar.

CUENTAS DE PASIVO FIJO

Este grupo esta formado por todas las deudas y obligaciones con vencimiento mayor de un ao, contado a partir de la fecha del balance. Las principales deudas y obligaciones que forman el pasivo fijo son: Acreedores hipotecarios o hipotecas por pagar Son las obligaciones que tienen como garanta la escritura de bienes inmuebles. Se entiende por inmuebles, los terrenos y edificios que son bienes permanentes, duraderos y no consumibles rpidamente.

CUENTAS DE PASIVO DIFERIDOS

Este grupo esta formado por aquellas cantidades cobradas anticipadamente por las que se tienen la obligacin de proporcionar un servicio, tanto en el mismo ejercicio como en los posteriores. Los principales servicios cobrados por anticipado que integran el pasivo diferido son: Intereses cobrados por anticipado Son los intereses que aun no estn vencidos y que se han cobrado anticipadamente. La cuenta de intereses cobrados por anticipado aumenta cada vez que se cobren los intereses por anticipado; disminuye por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en utilidad.

36

Rentas cobradas por anticipado Son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales, que an no estando vencidas se hayan cobrado anticipadamente. La cuenta de rentas cobradas por anticipado aumenta cada vez que se cobren rentas por anticipado; disminuye por la parte proporcional que de dichas rentas se haya hecho menor conforme el transcurso del tiempo. Rentas cobradas por anticipado es cuenta del pasivo; porque representa el valor de las rentas que el comerciante ha cobrado por anticipado, y por las cuales tiene la obligacin, con el arrendatario, de continuar proporcionando el inmueble. Naturalmente, la parte de dichas rentas haya disminuido es la que debe considerarse una utilidad. Conclusiones : 1. Todas las cuentas de pasivo empiezan abonando, es decir, con una anotacin en el haber.. 2. Todas las cuentas de pasivo aumentan abonando, es decir, con una anotacin en el haber . 3. Todas las cuentas de pasivo disminuyen cargando, es decir, con una anotacin en el debe. 4. Todas las cuentas de pasivo tienen saldo acreedor. Tambin podemos representarlo en un esquema de mayor o T.

PASIVO

DEBE
CARGO O CARGAR DISMINUCION

HABER
ABONO O ABONAR SALDO INICIAL AUMENTO SALDO ACREEDOR

ll.7.3 CAPITAL
El capital contable es la diferencia aritmtica entre el activo y el pasivo. Al igual que el pasivo, el capital contable, por ser de naturaleza acreedora, tendr los mismos movimientos para registrar los aumentos y disminuciones, por lo tanto, decimos que los aumentos de capital siguiendo su naturaleza, se tendr que abonar. Si los aumentos al capital se abonan, las disminuciones de capital se tendrn que cargar.

37

CAPITAL SOCIAL

DEBE
Disminucin $11 000 Movimiento Deudor $11 000 Saldo Aumento

HABER
$10 000 14 000

Movimiento Acreedor $24 000 Saldo acreedor $13 000

Por lo tanto, podemos decir que: Los aumentos de capital se abonan Las disminuciones de capital se cargan El saldo de las cuentas de capital es acreedor

Capital, patrimonio Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que se efectan en el capital del propietario de una empresa. Tngase presente que esta cuenta se emplear en los casos de empresas de propiedad individual. Se carga: Durante el ejercicio: Del importe de las disminuciones del capital, por retiros del propietario Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros) Se abona: Al iniciar el ejercicio: Del importe de su saldo acreedor, que representa la diferencia entre el activo y el pasivo Durante el ejercicio: Del importe de los aumentos de capital, por las nuevas aportaciones del propietario a su negocio. Saldo.-Su saldo es acreedor y representa el capital invertido por el propietario en su empresa. Capital social Esta cuenta registra los aumentos o disminuciones derivadas de las aportaciones que efectan los socios o accionistas de sociedades mercantiles. Ntese que esta cuenta se utilizar en el caso de empresas constituidas como sociedades mercantiles.

38

Se carga: Durante el ejercicio: El importe de las disminuciones de capital social, ya sea en el caso de reintegro a los socios o accionistas de su capital (parte o totalmente), o para amortizacin de perdidas. Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo para saldarla ( para cierre de libros) Se abona: Al iniciar el ejercicio: Del importe de su saldo acreedor, que representa el importe del capital social suscrito por los socios o accionistas de la sociedad. Durante el ejercicio: Del importe de los aumentos del capital, representados por la suscripcin de acciones por los socios. Por los incrementos al capital por nuevos inversionistas, capitalizacin de utilidades etctera. Por las reevaluaciones de activos, dando cumplimiento a los requisitos de carcter legal, como las practicas contables vigentes. Saldo: Su saldo es acreedor y representa el importe del capital social de la empresa, totalmente suscrito, aun cuando pudiera estar no totalmente exhibido (pagado). Aportaciones a futuros aumentos de capital Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivadas de las cantidades aportadas por los socios, decretadas por la asamblea de accionistas (socios), para ser aplicada posteriormente como aumentos de capital social. Se carga: Durante el ejercicio: Del importe de las aplicaciones realizadas, es decir, de las cantidades que se hayan aplicado como incremento al capital. Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros) Se abona: Al iniciar el ejercicio: Del importe de su saldo acreedor, que representa las cantidades que han sido aportadas por los socios, de conformidad al mandato de asamblea de accionistas, para ser aplicadas en futuros aumentos de capital social. Durante el ejercicio: Del importe de las nuevas aportaciones realizadas por los socios o accionistas, para futuros aumentos de capital social.
39

Saldo: Su saldo es acreedor y representa las aportaciones realizadas por los socios, para ser aplicadas a futuros aumentos de capital social. Capital donado Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivadas de los donativos recibidos por la empresa, los que por sus caractersticas, no puedan considerarse como un ingreso del periodo contable en el cual se recibi. Se carga: Durante el ejercicio: Del importe de las capitalizaciones que se hagan de los donativos recibidos. Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros) Se abona: Del importe de su saldo acreedor, que representa los donativos recibidos por la empresa. Durante el ejercicio: Del importe de los nuevos donativos o donaciones recibidas Saldo: Su saldo acreedor y representa el importe de las donaciones recibidas por la empresa. Utilidad del ejercicio Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimenta la utilidad neta del ejercicio. Se carga: Durante el ejercicio: Del importe de las separaciones de utilidad, para ser aplicadas a las reservas. Del importe de su saldo, traspasado a la cuenta de utilidades acumuladas (resultados de ejercicios anteriores). Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros) Se abona: Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo acreedor, que representa la utilidad neta del ejercicio. (En este caso, esta utilidad es la que corresponde a la del ejercicio inmediato anterior, la cual se obtuvo del traspaso de la cuenta de prdidas y ganancias). Al finalizar el ejercicio: Del importe de la utilidad neta del ejercicio, con cargo a la cuenta de prdidas y ganancias.
40

Saldo: Su saldo es acreedor y representa la utilidad neta del ejercicio. Perdida neta del ejercicio Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimenta la prdida neta del ejercicio. Se carga: Al iniciar el ejercicio: Del importe de su saldo deudor, el cual representa la prdida neta del ejercicio. (En este caso, la prdida es la que corresponde al ejercicio inmediato anterior, el cual se obtiene del traspaso de la cuenta de prdidas y ganancias). Al finalizar el ejercicio: Del importe de la perdida neta del ejercicio, con abono a la cuenta de perdidas y ganancias. Se abona: Del importe de su saldo, traspasado a la cuenta de prdidas acumuladas en el ejercicio (resultado de ejercicios anteriores. Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros). Saldo: Su saldo es deudor y representa la prdida neta del ejercicio. Utilidades (acumuladas) retenidas Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivadas de los traspasos de la utilidad neta del ejercicio ( de cada periodo contable). Se carga: Durante el ejercicio: Del importe de las aplicaciones de las utilidades, por pago de dividendos, etc. Al finalizar el ejercicio Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros) Se abona: Al iniciar el ejercicio: Del importe de su saldo acreedor, que representa las utilidades acumuladas y retenidas por disposicin de la asamblea de accionistas, para ser aplicadas en la forma, tiempo y condiciones que la misma asamblea decida. Durante el ejercicio: Del importe de los incrementos de las utilidades acumuladas, con cargo a la cuenta de utilidad neta del ejercicio.

41

Saldo: Su saldo es acreedor y representa las utilidades acumuladas y retenidas en la empresa por la decisin de la asamblea de accionistas. Perdidas acumuladas Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones de las prdidas acumuladas Se carga: Al iniciar el ejercicio: Del importe de su saldo deudor, que representa las prdidas acumuladas. Durante el ejercicio: Del importe de la prdida neta del ejercicio, con abono a esa cuenta. Se abona: Al iniciar el ejercicio: Del importe de las amortizaciones que se hagan de las prdidas acumuladas Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros). Saldo: Su saldo es deudor y representa las prdidas acumuladas. Resultados de ejercicios anteriores Esta cuenta registra los aumentos de las utilidades y prdidas acumuladas, la cual es empleada por aquellas empresas que en lugar de utilizar las cuentas de utilidades y prdidas acumuladas, prefieren hacer uso de una sola. Se carga: Al iniciar el ejercicio: Del importe de su saldo deudor, el cual representa las prdidas acumuladas. Durante el ejercicio: Del importe de la prdida neta del ejercicio, con abono a la cuenta prdida neta del ejercicio Del importe de las aplicaciones de las utilidades Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros) Se abona: Al iniciar el ejercicio: Del importe de su saldo acreedor, que representa las utilidades acumuladas. Durante el ejercicio: Del importe de utilidad neta del ejercicio, con cargo a la cuenta de utilidad neta del ejercicio Del importe de las amortizaciones de las prdidas acumuladas
42

Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo para saldarla ( para cierre de libros) Saldo: Su saldo puede ser deudor o acreedor, segn representa prdidas respectivamente. Reserva legal Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de la creacin e incrementos de reservas, establecidos por la Ley General de Sociedades Mercantiles. Se carga: Durante el ejercicio: Del importe de las correcciones o ajustes hechos a la reserva, como resultado de los ajustes efectuados a las utilidades. Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros) Se abona: Del importe de su saldo acreedor, que representa las reservas creadas en cumplimiento a lo establecido por la Ley General de Sociedades Mercantiles, con cargo a las utilidades. Su saldo: Su saldo es acreedor y representa la reserva legal. o utilidades acumuladas,

Reserva estatutaria Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de la creacin e incrementos de reservas, establecidas en los estatutos de la sociedad (escritura o sus modificaciones). Se carga: Durante el ejercicio: Del importe de las correcciones o ajustes hechos a la reserva, como resultado de los ajustes efectuados a las utilidades. Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros) Se abona: Al iniciar el ejercicio: Del importe de su saldo acreedor, que representan las reservas creadas en cumplimiento a lo establecido en los estatutos de la sociedad (escritura constituida o sus modificaciones) Durante el ejercicio: Del importe del incremento a la reserva, con cargo a la utilidad neta del ejercicio.

43

Saldo: Su saldo es acreedor y representa la reserva estatutaria. Reserva contractual Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivados de la creacin e incrementos de reservas, establecidos por contratos celebrados por la empresa con sus clientes, proveedores, etc. Se carga: Durante el ejercicio: Del importe de las correcciones o ajustes hechos a la reserva, como resultado de los ajustes efectuados a las utilidades. Al finalizar el ejercicio Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros) . Se abona: Del importe de su saldo acreedor, que representa las reservas creadas del cumplimiento a los contratos celebrados por la empresa con sus clientes, proveedores, acreedores, etc. Durante el ejercicio: Del importe del incremento a la reserva, con cargo a la utilidad neta del ejercicio. Saldo: Su saldo es acreedor y representa la reserva contractual. Conclusiones: 1. Todas las cuentas de capital empiezan abonando, es decir, con una anotacin en el haber. 2. Todas las cuentas de capital aumentan abonando, es decir, con una anotacin en el debe . 3. Todas las cuentas de capital disminuyen cargando, es decir, con una anotacin en el debe. 4. Todas las cuentas de capital tienen saldo acreedor. Asimismo, tambin podemos representar lo anterior en esquemas de mayor o T.

CAPITAL

DEBE

HABER
Saldo $60 000 Aumento 30 000 Saldo $90 000

44

ll.7.4 CUENTAS DE RESULTADOS

Como ya sabemos, el capital contable de la entidad experimentar aumentos o disminuciones derivadas de los resultados de operacin, es decir , como consecuencia de las operaciones realizadas, por la empresa en un periodo contable , sta obtendra utilidades que incrementarn el capital o bien prdida que los disminuirn. Ahora bien , este aumento o disminucin que de manera general se registra mediante las cuentas de utilidad o prdida neta del ejercicio que representan el resumen del enfrentamiento de los ingresos con los costos y gastos del periodo, no permite conocer en un determinado momento las clases de los diferentes ingresos que obtuvo la entidad, ni los conceptos particulares de los costos y gastos, por lo tanto, para poder conocer especficamente tanto los ingresos como los costos y gastos del periodo, es necesario que se establezcan varias cuentas para cada uno de dichos conceptos, a estas cuentas se les denomina cuentas de capital o de resultados. Lo anterior, adems nos permitir la elaboracin del estado de resultados. Cabe la aclaracin de que, como cada empresa es diferente, no todas ellas tendrn en su contabilidad las mismas cuentas de ingresos y gastos (resultados ). Partiendo de que el capital aumenta con las utilidades y disminuye con las prdidas, y que los aumentos de capital se abonan y las disminuciones de capital se cargan, entonces podemos decir que las cuentas de resultados pueden ser de dos tipos : Cuentas de resultados deudoras Cuentas de resultados acreedoras

CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS

Son aquellas que registran costos, gastos y prdidas , por lo tanto , aumentarn cargando, disminuirn abonando y su saldo ser deudor. Como ejemplo de estas cuentas tenemos las compras, los gastos de compra, las devoluciones , rebajas y descuentos sobre venta, los gastos de venta, los gastos de administracin, los gastos financieros y los otros gastos. DEBE CARGOS HABER ABONOS

Cuenta de capital o resultados de naturaleza deudora

+
SALDO DEUDOR

45

CUENTA DE RESULTADOS ACREEDORAS

Son aquellas que registran ingresos, productos, ganancias, utilidades, por lo tanto, aumentarn abonando, disminuirn cargando su saldo ser acreedor. Como ejemplo de estas cuentas tenemos las ventas, las devoluciones sobre compra , las rebajas y descuentos sobre compra , los productos financieros y los otros productos.

Cuenta de capital o resultados de naturaleza acreedora.

DEBE CARGOS

HABER ABONOS

+
SALDO ACREDOR

A continuacin, se mencionan las diferentes cuentas de resultados: Ventas Esta cuenta registra las disminuciones y los aumentos relativos a la operacin de ventas de mercancas de la entidad, las que constituyen su actividad o giro principal, ya sean al contado, a crdito con documentos. Regstrese a precio de venta. Se abona: Durante el ejercicio: Del importe de las ventas de mercancas realizadas al contado, a crdito o con garanta documental, a precio de venta. Su saldo: Su saldo es acreedor y representa el importe de las ventas de mercancas realizadas en el periodo contable, al contado, a crdito o con garanta documental.

Devoluciones sobre venta Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones realizados por concepto de la mercanca que los clientes devuelvan a la empresa, por ser la que ellos pidieron, o por no estar de acuerdo con la misma, ya sea por cuestiones de calidad, color, tamao, etctera, es decir, estas devoluciones pueden ser sobre ventas de contado, crdito o documentadas, registradas a precio de venta. Se carga: Del importe de las mercancas que los clientes devuelven fsicamente, por no estar de acuerdo con sus requerimientos de calidad, color, tamao, precio, etctera, registradas a precio de venta.

46

Su saldo: Su saldo es deudor y representa el importe de las mercancas que los clientes devolvieron durante el periodo contable, por no satisfacer sus necesidades, registradas a precio de venta. Rebajas sobre venta Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivadas de las bonificaciones que sobre el precio de venta se concede a los clientes, sobre ventas de mercancas de contado, a crdito o documentadas, registradas a precio de venta. Se carga: Durante el ejercicio: El importe de las bonificaciones que sobre el precio de venta se concede a los clientes, a precio de venta. Su saldo: Su saldo es deudor y representa el importe de las bonificaciones que sobre el precio de venta se concede a los clientes durante el periodo contable, registradas a precio de venta. Descuentos sobre venta Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que por descuentos por pronto pago (pago anticipado, es decir, antes del vencimiento) se concede a los clientes. Como mencionamos en prrafos anteriores, esta cuenta tambin podr ser registrada como un financiero. Se carga: Durante el ejercicio: Del importe de los descuentos por pronto pago (pago anticipado) que se conceden a los clientes, al liquidar sus adeudos de su vencimiento. Su saldo: Su saldo es deudor y representa el importe de los descuentos que se conceden a los clientes por liquidar sus adeudos antes de la fecha de vencimiento, es decir, por pronto pago. Compras Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones de las operaciones de mercancas al contado, a crdito o con garanta documental, las cuales constituyen el objetivo o giro principal de la entidad, registrada a precio de costo de adquisicin. gasto

47

Se carga: Durante el ejercicio: Del importe del precio de costo de adquisicin de las mercancas compradas al contado, a crdito o con documentos. Su saldo: Su saldo es deudor y representa el precio de costo de adquisicin de las mercancas compradas durante el periodo contable, de contado, a crdito o con garanta documental. Gastos de compra Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones de las erogaciones efectuadas para hacer llegar las mercancas adquiridas desde las bodegas del proveedor, hasta las bodegas de la empresa, que incluye fletes y acarreos, maniobras de carga y descarga, permisos, impuestos, derechos, etctera. Se carga. Durante el ejercicio: Del precio de costo de los gastos efectuados sobre compras de mercancas, tale como fletes, acarreos, cargas y descargas, permisos, licencias, impuestos, derechos, etctera. Su saldo: Su saldo es deudor y representa el precio de costo de los gastos realizados en la compra de mercancas, tales como los sealados anteriormente. Devolucin sobre compra Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivadas de las mercancas que la empresa devuelve fsicamente a sus proveedores, por no estar satisfecha en cuanto a condiciones de calidad, color, tamao, precio, estilo, tallas, etctera. Registradas a precio de costo. Se abona: Durante el ejercicio: Del importe del precio de costo de las mercancas que la empresa devuelve fsicamente a sus proveedores, por no estar de acuerdo con su calidad, color, estilo, talla, precio, etctera. Su saldo: Su saldo es acreedor y representa el precio de costo de la mercanca que la empresa devolvi a sus proveedores durante el ejercicio.

Rebajas sobre compra Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivadas de las bonificaciones que sobre el precio de costo de las mercancas compradas conceden los proveedores a la empresa.

48

Se abona: Durante el ejercicio: Del importe de las bonificaciones que sobre el precio de costo conceden los proveedores a empresa. Su saldo: Su saldo acreedor y representa el importe de las bonificaciones que sobre el precio de costo concedieron los proveedores durante el periodo contable. Descuentos sobre compra Esta cuenta registra los aumentos y las disminuciones que por pronto pago (pago anticipado) antes del vencimiento), conceden los proveedores a la empresa. Se abona: Durante el ejercicio: Del importe de los descuentos que por pronto pago, conceden los proveedores a la empresa. Su saldo: Su saldo es acreedor y representa el importe de los descuentos que por pronto pago concedieron los proveedores durante el ejercicio a la empresa. Costo de ventas Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que representa el precio de costo de las mercancas vendidas. Se carga: Durante el ejercicio: Del importe de las ventas de mercancas a precio de costo. Se abona: Durante el ejercicio: Del importe de las devoluciones sobre ventas de mercancas, a precio de costo. Su saldo: Su saldo es deudor y representa el costo de ventas. la

Gastos de venta
Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativas a las erogaciones que la empresa realiza con al finalidad de incrementar el volumen de sus ventas, o derivadas del departamento de ventas.

49

Se carga: Durante el ejercicio: Del importe de las erogaciones efectuadas por la empresa, tendientes a incrementar y desarrollar el volumen de las ventas, tales como propaganda y publicidad, renta de bodegas, telfonos del departamento de ventas, sueldos de gerente de ventas, empleados, comisiones, empaques y envases, luz, papelera y tiles, seguros de bodegas y mercancas, graficaciones, prima vacacional, IMSS, INFONAVIT , aguinaldo, depreciaciones y amortizaciones de equipo e instalaciones del departamento de ventas, estimacin para cuentas de cobro dudoso de clientes y, en general, todas aquellas que sean realizadas por el departamento de ventas. Al finalizar el ejercicio. Del importe de los gastos del departamento de ventas que se hayan devengado, por cualquiera de los conceptos anteriores. Se abona: Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo para saldarla, con cargo a la cuenta de perdidas y ganancias. Su saldo: Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas por el departamento de ventas, con la finalidad de incrementar o desarrollar el volumen de ventas. Gastos de administracin Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativas a las erogaciones que la empresa realiza con la finalidad de lograr los objetivos para los que fue establecida, es decir, aquellos gastos relacionados con las personas y oficinas encargadas de la direccin o administracin. Se carga: Durante el ejercicio: Del importe de las erogaciones efectuadas por la empresa, tendientes a lograr los objetivos para los que fue creada, es decir, todos los gastos efectuados por el departamento de administracin, incluyendo a todas aquellas personas encargadas de tomar decisiones, tales como los directores, gerentes, administradores, contadores, etctera y, por lo tanto incluye: renta de oficinas, telfonos, luz, sueldos, salarios, honorarios, gratificaciones, vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, IMSS, INFONAVIT, 1% SRP, papelera y tiles, seguros, depreciaciones, amortizaciones del equipo e instalaciones utilizados por el departamento de administracin, combustibles y lubricantes, gastos de representacin, y en general, todos aquellos gastos efectuados por el departamento administrativo. Al finalizar el ejercicio: Del importe de los gastos del departamento de administracin que se hayan devengado por cualquiera de los conceptos anteriores.
50

Se abona: Del importe de su saldo para saldarla, con cargo a la cuenta de prdidas y ganancias. Su saldo: Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las operaciones efectuadas por el departamento de administracin, el cual es el encargado de tomar las decisiones, con miras a lograr los objetivos para los cuales fue creada la sociedad o empresa. Gastos Financieros Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones relativas a las erogaciones que la empresa realiza con la finalidad de obtener financiamiento (dinero, prstamos, servicios bancarios, etctera), es decir, derivadas del manejo de dinero. Se carga: Durante el ejercicio: Del importe de los intereses pagados Del importe de los descuentos concedidos Del importe de las comisiones y situaciones que cobre el banco Del importe de las prdidas obtenidas en valuacin de metales preciosos amonedados. Al finalizar el ejercicio: Del importe de los gastos financieros que se hayan devengado, por cualquiera de los conceptos anteriores. Se abona: Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo para saldarla, con cargo a la cuenta de prdidas y ganancias. Saldo : Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las erogaciones efectuadas por la empresa al conseguir financiamiento para poder llevar a cabo sus actividades de una manera normal y estimular su crecimiento. Productos Financieros Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones derivadas de los ingresos o las ganancias que obtiene la empresa por el uso o manejo del dinero. Se carga: Al finalizar el ejercicio: Del importe de su saldo para saldarla, con abono a la cuenta de prdidas y ganancias.

51

Se abona: Al finalizar el ejercicio: Del importe de los intereses cobrados Del importe de los descuentos obtenidos o ganados Del importe de las utilidades o ganancias en valuacin de moneda extranjera, en cambios de las misma o en valuacin de metales preciosos amonedados. Al finalizar el ejercicio: Del importe de los productos financieros que se hayan devengado por cualquiera de los conceptos anteriores. De la operacin en el diario, inicialmente anotamos la fecha en que se realizo la transaccin (ao, mes y da), luego se escribe el nombre de la cuenta que ha de cargarse, y en el mismo rengln, se anota el importe del debito en la columna de la izquierda y se anota el importe del crdito en la columna de la derecha. Se escribe una breve descripcin del documento de origen en la columna nombre de la cuenta inmediatamente debajo de la ultima partida del crdito.

II.8 DIARIO GENERAL

El libro Diario, conocido tambin con el nombre de libro de primera anotacin, es aquel en el cual se registran por orden progresivo de fechas cada una de las operaciones que se va efectuando. En el libro Diario se deben describir las operaciones detalladamente, indicando no solo el nombre de las cuentas de cargo y abono, sino una serie de datos de carcter informativo, como son: a) Fecha de operacin. b) Nmero de orden de la operacin. c) Nombre de las personas que intervienen en la operacin. d) Nombre y nmero de los documentos que amparan la operacin; por ejemplo, facturas, recibos, notas, etc. e) Vencimiento de los documentos. f) Condiciones bajo las cuales se contrat la operacin; por ejemplo, en efectivo, crdito, etc.

Todos estos datos, y algunos ms que requiera la naturaleza misma de las operaciones, se deben mencionar al registrar las operaciones en el Libro Diario. Rayado del libro Diario. Para que en el libro diario se pudieran registrar, tanto las cuentas de cargo y abono como los dems datos informativos anteriores, se le dio el siguiente rayado. Figura 2.2

52

Nmero del asiento

Folio del Mayor

Parcial Redaccin

Cargos

Abonos

Figura 2.2 Rayado de Diario Continental. Uso de las columnas. El uso de las columnas que constituyen el rayado anterior es el siguiente: Columnas para el nmero de asiento: Se anota el nmero de la operacin que le corresponde al registrarla. Columna para folios del mayor: Se anota el nmero que le corresponde a cada una de las cuentas del asiento, segn su folio en el Mayor, o sea, el nmero de la pgina de este libro en que aparecen dichas cuentas. Espacio para redaccin: En este espacio se debe anotar: a) La fecha. b) El nombre de las cuentas de cargo. c) El nombre de las cuentas de abono. d) La redaccin. La redaccin de los asientos de Diario debe contener las siguientes partes: a) Indicacin de la operacin: b) Forma de pago. c) Documento que comprueba la operacin. Para mejor comprensin de lo antes dicho, a continuacin se indica una operacin, as como su redaccin. Operacin. Se vendieron mercancas por $ 50 000.00 los cuales nos pagaron en efectivo, segn factura nmero 552. Redaccin: Nuestra venta en efectivo, segn factura nmero 552 La redaccin de los asientos de Diario se debe empezar a escribir con el mismo margen que el de las cuentas de abono; en caso de ser necesarios varios renglones ms, para redactar la operacin, la escritura en estos debe empezar junto a la columna para folios. La redaccin no debe llegar hasta las columnas de cargos y abonos. Columna parcial: En esta columna se anotan las diversas cantidades que forman el total de un cargo o un abono.

53

Columna para cargos: se anota la cantidad de cada una de las cuentas de cargo. Columna para abonos: Se anota la cantidad de cada una de las cuentas de abono. A continuacin presentamos un ejemplo: El da 15 de enero del presente ao vendimos mercancas con valor de $ 32 000.00, al contado riguroso, segn factura nmero 138. 45 ____________15 de julio de 200 ______________ Caja Ventas IVA por pagar N/Venta en efectivo, s/Fact. Nm. 138 _____________15 de julio de 200_______________

36 800.00

32 000.00 4 800.00

Clasificacin de los asientos. Los asientos de Diario se clasifican en dos grupos: Asientos simples Asientos compuestos Asientos simples: Son simples cuando constan de una cuenta de cargo y una de abono. Asientos compuestos: Son compuestos cuando constan de varias cuentas de cargo y varias de abono. Encabezado del Diario. Los datos que debe contener el encabezado de cada uno de los Diarios son los siguientes: Nmero del Diario. Clase de negocio. Nombre del negocio. Nombre del propietario.

Asiento de apertura: El primer asiento que se hace en el Libro Diario, cuando se inicia el negocio, se llama asiento de apertura, el cual debe contener las mismas cuentas y cantidades que el Balance con el cual principia el negocio.

54

II.9 METODOS DE REGISTRO

En todo negocio, el registro de operaciones de mercancas es uno de los ms importantes, ya que de tal registro depende la exactitud de la utilidad o prdida en ventas. Para el registro de las operaciones de mercancas, existen varios procedimientos, los cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos. 1. Capacidad de economa del negocio. 2. Volumen de operaciones. 3. Claridad en el registro. 4. Informacin deseada. Por tanto, el procedimiento que se implante para el registro de las mercancas debe estar de acuerdo con los puntos anteriores. Los principales procedimientos que existen son los siguientes: 1. 2. 3. Procedimiento global o de mercancas generales. Procedimiento analtico o pormenorizado. Procedimiento de inventarios perpetuos o continuos.

A fin de facilitar el estudio de los distintos procedimientos que existen para el registro de las mercancas, es necesario conocer cada una de las operaciones que se pueden efectuar con dichas mercancas. Las operaciones que normalmente se pueden efectuar con las mercancas son las siguientes: 1. Compras. 2. Gastos de compra. 3. Devoluciones sobre compra. 4. Rebajas sobre compras. 5. Ventas. 6. Devoluciones sobre ventas. 7. Rebajas sobre ventas. Adems de las operaciones anteriores, tambin, se deben considerar los inventarios inicial y final de mercancas, pues aunque no son operaciones propiamente, sino existencias de mercancas, son indispensables para poder determinar la utilidad o perdida en ventas.

55

A continuacin se indica la forma de registrar las diferentes operaciones de mercancas, en cada uno de los procedimientos que existen.

II.9.1 PROCEDIMIENTO GLOBAL

El procedimiento global o de mercancas generales consiste en registrar las diferentes operaciones de mercancas en una sola cuenta, la cual se abre con el nombre de mercancas generales. La cuenta de mercancas generales tiene el siguiente movimiento: MERCANCIAS GENERALES Se carga: Al principio del ejercicio (a precio de costo.) Durante el ejercicio adquisicin) [Link] valor de los gastos de compra. [Link] valor de las devoluciones sobre ventas ( a precio de venta). [Link] valor de las rebajas sobre venta. Como puede verse, el movimiento de esta cuenta es heterogneo, pues en ella se registran conceptos a precio de costo y a precio de venta, por lo que su saldo no tiene ninguna significacin, ya que no representa el costo del inventario final de mercancas ni la utilidad o prdida bruta. Considerando que la cuenta de mercancas tiene movimiento de activo respecto al precio de costo y de resultados respecto a la utilidad o prdida incluida en el precio de venta, se dice que su saldo es mixto, es decir, de activo y de resultados. Al terminar el ejercicio es necesario separar de la cuenta de mercancas generales el movimiento de activo del de resultados para que su saldo arroje la utilidad o prdida bruta. La separacin de dichos movimientos se hace por medio de un ajuste, el cual ser objeto de un estudio posterior. Se abona: Durante el ejercicio [Link] valor de las ventas devoluciones sobre compra [Link] valor de las rebajas sobre compras.

[Link] valor del inventario inicial de mercancas [Link] valor de las ventas (a precio de venta).

[Link] valor de las compras (a precio de ( a precio de adquisicin).

56

Anlisis del movimiento de mercancas generales Inventario inicial. El inventario inicial se carga, porque representa un activo y, de acuerdo con las reglas establecidas, todo activo debe principiar por un cargo. Compras. Las compras se cargan, por que al comprar mercancas aumenta el activo y, de acuerdo con las reglas, todo aumento del activo se carga. Gastos de compra. Los gastos de compra se cargan, por que los gastos disminuyen el capital y, de acuerdo con las reglas, toda disminucin del capital se carga. Devoluciones sobre ventas. Las devoluciones sobre ventas se cargan, por que, al devolvernos mercancas, aumenta el activo y, de acuerdo con las reglas, todo aumento del activo se carga. Rebajas sobre ventas. Las rebajas sobre ventas se cargan, para disminuir el capital y, de acuerdo con las reglas, toda disminucin del capital se cargan. Ventas. Las ventas se abonan, por que, al vender mercancas, disminuye el activo y, de acuerdo con las reglas, toda disminucin del activo se abona. Devoluciones sobre compra. Las devoluciones sobre compra se abona, porque, al devolver mercancas, disminuye el activo y, de acuerdo con las reglas, toda disminucin del activo se abona. Rebajas sobre compra. Las rebajas sobre compras se abonan, por que aumentan el capital y, de acuerdo con las reglas, todo aumento del capital se abona. Con el objeto de ilustrar las explicaciones anteriores, a continuacin se presentan los asientos de las diferentes operaciones de mercancas.

Desventajas del procedimiento global.

Las principales desventajas del procedimiento global o de mercancas generales, son las siguientes: 1. Al terminar el ejercicio, no se puede conocer por separado el importe de las ventas, el de las compras, el de los gastos de compra y de las devoluciones y rebajas sobre compras y sobreventas, por estar reuniendo en la misma cuenta de mercancas generales, lo cual dificulta la formacin del estado de perdidas y ganancias. 2. No se puede conocer, en un momento dado, el valor del inventario final de mercancas, puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias de mercancas. 3. No es posible descubrir si ha habido extravos, robos o errores en el manejo de las mercancas, ya que no es posible determinar con exactitud el valor de la mercanca que debiera haber, por que no hay ninguna cuenta que controle la existencia de mercancas. 4. Para conocer el valor del inventario final es precios hacer un recuento fsico de las existencias, labor que lagunas veces obliga a cerrar el negocio para poder llevarla a cabo, principalmente cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artculos. 5. No se pude conocer rpidamente el costo de lo vendido ni la utilidad o prdida bruta, mientras no se conozca el valor del inventario final.

57

Debido a las desventajas anteriores, este procedimiento se emplea nicamente en negocios de escasa capacidad econmica o de poco movimiento en el manejo de mercancas.

Ajuste de la cuenta de mercancas generales

Al principio de este capitulo, se indico que el saldo de la cuenta de mercancas generales es mixto, es decir, del activo y de resultados, y que, al terminar el ejercicio necesario separar el movimiento de activo del movimiento de resultados, para determinar la utilidad o la prdida bruta. Ahora vamos a explicar la forma de hacer dicha separacin. Para separar de la cuenta de mercancas generales los movimientos del activo y de resultados es necesario conocer el valor del inventario final. Una vez determinado el inventario final, su valor se debe abonar a la cuenta de mercancas generales y cargar a una cuenta denominada Inventarios, de esta forma: Inventarios Mercancas generales (Inventario final) $ _________ $ _________

Despus de este ajuste, los movimientos quedan separados; en la cuenta de inventarios queda el movimiento del activo y en la de mercancas generales queda la utilidad bruta, si su saldo es acreedor o la perdida bruta, si es deudor. Con objeto de entender con mejor claridad las explicaciones anteriores, a continuacin se presenta el siguiente ejemplo: 1. Iniciamos un negocio con $100 000 en efectivo y $700 000 en mercancas. 2. Vendimos mercancas por $600 0000, de los cuales nos pagaron la mitad en efectivo y el resto a crdito. 3. Los clientes devolvieron mercancas por la cantidad de $40 000, suma que abonamos en sus respectivas cuentas. 4. Se concedieron rebajas a los clientes por valor de $10 000, cantidad que tambin abonamos a sus cuentas. 5. Compramos a crdito mercancas por $300 000. 6. Las compras anteriores originaron gastos por $ 10 000 que se pagaron en efectivo. 7. Se devolvieron mercancas a los proveedores por $55 000, suma que cargamos a sus cuentas. 8. Los proveedores nos concedieron rebajas por $5 000, cantidad que tambin cargamos a sus cuentas. Datos para ajustar la cuenta de mercancas. Inventario final de mercancas, segn recuento de las mismas practicado en esta fecha, $500 000.

58

Asientos correspondientes a las operaciones anteriores. Nm. 1 Caja Mercancas generales (Inventario inicial) Capital 2 Caja Clientes Mercancas generales (ventas) 3 Mercancas generales (devoluciones s/ venta) Clientes 4 Mercancas generales (Rebajas s/ venta) Clientes 5 Mercancas generales (compra) Proveedores 6 Mercancas generales (gastos de compra) Caja 7 Proveedores Mercancas compra) 8 Proveedores Mercancas generales (rebajas s/ compra) 5 000 5 000 generales (Devoluciones s/ 55 000 55 000 10 000 10 000 300 000 300 000 10 000 10 000 40 000 40 000 300 000 300 000 600 000 $ 100 000 700 000 $ 800 000

Las cuantas afectadas por los asientos anteriores quedan de la forma siguiente: MERCANCAS GENERALES 1) Inventario inicial 3) Devoluciones s/ venta 4) Rebajas s/ venta 5)Compra 6) Gastos de compra 700 000 2) Ventas 40 000 7) Devoluciones s/ venta 10 000 8) Rebajas s/ compra 300 000 10 000 600 000 55 000 5 000

59

En estos momentos, el saldo de la cuenta de mercancas generales es mixto, es decir, de activo y de resultados, debido a que en ella se han registrado precios de costos y de ventas. Para separar el movimiento del activo del movimiento de resultados es preciso conocer el valor del inventario final de mercancas, que en nuestro caso es de $500 000, y por este valor practicar el siguiente ajuste: INVENTARIOS 1) Inventario final 500 000

MERCANCAS GENERALES 1) Inventario inicial 3) Devoluciones s/ venta 4) Rebajas s/ venta 5)Compra 6) Gastos de compra 700 000 2) Ventas 40 000 7) Devoluciones s/ venta 10 000 8) Rebajas s/ compra 300 000 10 000 600 000 55 000 5 000

1 060 000 Saldo acreedor: $1 000 000

1 060 000

De esta manera se han separado los movimientos; en la cuenta de inventarios aparece un saldo deudor de $500 000, que representa el activo, mientras que en la cuenta de mercancas generales figura un saldo acreedor de $1 000 000, que representa la utilidad en ventas o bruta.

II.9.2 PROCEDIMIENTO ANALTICO O PORMENORIZADOS

El procedimiento analtico o pormenorizado consiste en abrir una cuenta especial de libro mayor para cada uno de los conceptos que forman el movimiento de la cuenta de mercancas generales. Por tanto, en este procedimiento se establecen las siguientes cuentas: Inventarios Compras Gastos de compra Devoluciones sobre compra Rebajas sobre compra Ventas Devoluciones sobre ventas Rebajas sobre ventas

60

Como podemos ver, los conceptos que forman el movimiento de la cuenta de mercancas generales, al pasar a este procedimiento, se convierten en cuentas. Las cuentas que se abren para cada uno de los conceptos de mercancas se conoce con el nombre de cuentas auxiliares de mercancas, o como cuentas de mercancas, simplemente. INVENTARIOS Se carga: Al principiar el ejercicio [Link] valor del inventario inicial de mercancas Esta cuenta, al principiar el ejercicio, se debe considerar como cuenta de activo circular, pues su saldo

representa la existencia de mercancas, pero tan pronto como se empiezan a efectuar operaciones de compra y venta de mercancas, como su saldo corresponde a la existencia, se debe considerar simplemente como cuenta de mercancas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar al valor de las compras netas, para determinar la suma o total de mercancas. COMPRAS Se carga: Durante el ejercicio [Link] valor de las compras de mercancas efectuadas al contado o a crdito. El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el valor total de las compras de mercancas efectuadas durante el ejercicio. GASTOS DE COMPRAS Se carga: Durante el ejercicio [Link] valor de los gastos que originen las compras de mercancas. El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el total de los gastos efectuados por las compras de mercancas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar al valor de las compras, para determinar las compras totales.

61

DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS Se abona: Durante el ejercicio [Link] importe de las mercancas devueltas a los proveedores. El saldo de esta cuenta es acreedora y expresa el valor total de las mercancas devueltas a los proveedores. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las compras totales para determinar las compras netas. REBAJAS SOBRE COMPRAS Se abona: Durante el ejercicio [Link] valor de las bonificaciones obtenidas sobre el precio de las mercancas compradas. El saldo de esta es acreedor y expresa el valor total de las rebajas obtenidas sobre el precio de las mercancas compradas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las compras totales, para determinar las compras netas. VENTAS Se abona: Durante el ejercicio [Link] valor de las ventas de efectuadas al contado o a crdito. El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor total de las ventas de mercancas efectuadas durante el ejercicio. DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS Se carga: Durante el ejercicio [Link] valor de las mercancas devueltas por los clientes. El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el valor total de las mercancas devueltas por los clientes. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las ventas totales, para determinar las ventas netas. mercancas

62

DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS Se carga: Durante el ejercicio [Link] valor de las bonificaciones concedidas sobre el precio de las mercancas vendidas. El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el valor total de las rebajas concedidas sobre el precio de las mercancas vendidas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las ventas totales, para determinar las ventas netas. Ventajas del procedimiento analtico Las principales ventajas del procedimiento analtico o pormenorizado son las siguientes: a) [Link] cualquier momento, se puede conocer el valor del inventario inicial, de las ventas, de las compras, de los gastos de compras, de las devoluciones y rebajas sobre compras y sobre ventas, debido a que para cada uno de estos conceptos se ha establecido una cuenta especial. b) Se facilita la formacin del estado de prdidas y ganancias, debido a que se conoce por separado el valor de cada uno de los conceptos con que se forma. c) El registro de las operaciones de mercancas es ms claro. Desventajas del procedimiento analtico. Las principales desventajas del procedimiento analtico son las siguientes: a) No se puede conocer, en uno momento dado, el valor del inventario final de mercancas, puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias. b) No es posible descubrir si ha habido extravos, robos o errores en el manejo de las mercancas, ya que no es posible determinar con exactitud el valor de las mercancas que debera haber, por que no hay ninguna cuenta que no controle las existencias. c) Para conocer el valor del inventario final, es preciso hacer un recuento fsico de las existencias, labor que algunas veces obliga a cerrar el negocio, principalmente cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artculos. d) No se puede conocer rpidamente el costo de los vendido ni la utilidad o la prdida bruta, mientras no se conozca el valor del inventario final. Debido a las desventajas anteriores, este procedimiento nicamente se emplea en negocios de escasa capacidad econmica.

63

Ajuste para determinar la utilidad o la perdida bruta.

Cuando se lleva el procedimiento analtico o pormenorizado, para conocer la utilidad o prdida bruta, se deben obtener, por medio de cargos y abonos, cada uno de los resultados de la primera parte del estado de perdidas y ganancias, de esta forma: 1. Para obtener las ventas netas se debe restar de la cuenta de ventas, por medio de un cargo, el valor de las devoluciones y rebajas sobre ventas. 2. Para obtener las compras totales se debe sumar a la cuenta de compras, por medio de un cargo, el valor de los gastos de compra. 3. Para obtener las compras netas se debe restar de la cuenta de compras, por medio de un abono, el valor de las devoluciones y rebajas sobre compra. 4. Para obtener la suma o total de mercancas, se debe sumar a la cuenta de compras, por medio de un cargo, el valor del inventario inicial. 5. Para obtener el costo de lo vendido de debe restar de la cuenta de compras, por medio de un abono, el valor del inventario final. 6. Para obtener la utilidad o prdida bruta se debe restar de la cuenta de ventas, por medio de un cargo, el valor del costo de lo vendido, que aparece como saldo en la cuenta de compras. Observaciones: a) La cuenta de ventas, como es acreedora, aumenta al abonarla y disminuye al cargarla. b) La cuenta de compras, como es deudora, aumenta al cargarla y disminuye al abonarla. Con el objeto de entender con mejor claridad las explicaciones anteriores, a continuacin se presenta el siguiente ejemplo: 1. Iniciamos un negocio con $1 000 000 en efectivo y $700 000 en mercancas. 2. Vendimos mercancas por $600 000, de los cuales nos pagaron la mitad en efectivo y el resto a crdito. 3. Los clientes devolvieron mercancas por $40 000, cantidad que abonamos a sus cuentas. 4. Se concedieron rebajas a los clientes, por valor de $10 000, suma que tambin abonamos a sus cuentas. 5. Compramos a crdito mercancas por $300 000 6. Las compras anteriores originaron gastos por $10 000 que se pagaron en efectivo. 7. Se devolvieron mercancas a los proveedores por $55 000 cantidad que cargamos a sus respectivas cuentas. 8. Los proveedores nos concedieron rebajas por $ 5 000.00 , suma la cual tambin cargamos a sus cuentas.

64

Nm. 1 Caja Inventarios Capital 2 Caja Clientes Ventas 3 Devoluciones s/ venta) Clientes 4 Rebajas s/ venta Clientes 5 Compras Proveedores 6 Gastos de compra Caja 7 Proveedores Devoluciones s/ compra 8 Proveedores Rebajas s/ compra 5 000 5 000 55 000 55 000 10 000 10 000 300 000 300 000 10 000 10 000 40 000 40 000 300 000 300 000 600 000 $ 100 000 700 000 $ 800 000

Para conocer la utilidad bruta se deben obtener los siguientes resultados: Ventas netas: Las ventas se obtienen restando de la cuenta de ventas el valor de las devoluciones y rebajas sobre ventas. Para restar de la cuenta de ventas el valor de las devoluciones y rebajas sobre ventas, se debe hacer el siguiente ajuste:

65

Num.9 Ventas Devoluciones sobre ventas Rebajas sobre ventas

$50 000 $ 40 000 10 000

Despus del ajuste anterior, la cuenta de ventas aparece con un saldo $550 000, que expresa las ventas netas, mientras que las cuentas de devoluciones y rebajas sobre ventas quedan saldadas. Compras totales. Las compras totales se obtienen sumando a la cuenta de compras el valor de los gastos de compra. Para sumar a la cuenta de compras el importe de los gastos de compra se debe hacer el siguiente ajuste:

Num.10 Compras Gastos de compra

$ 10 000 $ 10 000

Como puede verse, despus del ajuste, la cuenta de compras aparece con un saldo de $310 000, que expresa las compras totales, tanto que la cuenta de gastos de compra queda saldada. Compras netas. Las compras netas se obtienen restando de la cuenta de compras el valor de las devoluciones y rebajas sobre compra. Para restar de la cuenta de compras el valor de las devoluciones y rebajas sobre compras se debe hacer el siguiente ajuste:

Num.11 Devoluciones sobre compras Rebajas sobre compra Compra

55 000 5 000 $ 60 000

Despus del ajuste anterior, la cuenta de compras aparece con un saldo de $250 000, que representa las compras netas, mientras que las cuentas de devoluciones y rebajas sobre compras quedan saldadas. Suma o total de mercancas. La suma o total de mercancas se obtiene de sumar a la cuenta de compras el valor del inventario inicial. Para sumar a la cuenta de compras el valor del inventario inicial se debe hacer el siguiente ajuste:

Num.12 Compras Inventarios

$ 700 000 $ 700 000

66

COMPRAS

INVENTARIOS

5) 300 0000 10) 10 000 12) 700 000

60 000

(11

1) 700 000

700 000

(12

Despus del ajuste anterior, la cuenta de compras aparece con un saldo de $950 000, que expresa la suma o total de mercancas, en tanto que la cuenta de inventarios queda saldada. Costo de lo vendido. El costo de lo vendido se obtiene restando de la cuenta de compras el importe del inventario final. Como se recordar, una de las desventajas del procedimiento analtico es que no se puede conocer, en un momento dado, el valor del inventario final, sino que es preciso determinar por medio de un recuento fsico. Por lo tanto, mientras no se conozca el inventario final no se podr obtener el costo de lo vendido. En nuestro caso, para poder determinar el costo de los vendido, vamos a suponer que el valor del inventario final es de $500 000. Para restar de la suma de compras el importe del inventario final se debe hacer el siguiente ajuste: Num.13 Inventarios Compras $ 500 000 $ 500 000

INVENTARIOS

COMPRAS

1) 700 0000 13) 500 000

700 000 (12

5) 300 0000 10) 10 000 12) 700 000

60 000 (11 500 000 (13

Despus del ajuste anterior, la cuenta de inventarios aparece con un saldo de $500 000, que expresa el valor del inventario final, el cual debe aparecer en el balance general en el grupo de activo circulante; en tanto que la cuenta de compras aparece con un saldo de $450 000, que representa el costo de lo vendido. La utilidad o la perdida bruta. La utilidad o la prdida bruta se obtiene de restar de la cuenta de ventas el costo de lo vendido, que aparece como saldo de la cuenta de compras. Para restar de la cuenta de ventas el costo de lo vendido se debe hacer el siguiente ajuste:

67

Num.14 Ventas Compras

$ 450 000 $ 450 000

Despus del ajuste anterior, la cuenta de compras queda saldada, mientras que la de ventas aparece con un saldo acreedor de $100 000, que exprese la utilidad bruta. Es utilidad debido a que el costo de lo vendido es menor que las ventas netas. La cuenta de ventas, despus de haber sido ajustada, se convierte en cuenta de resultados, pues su saldo representa la utilidad, si es acreedor, o la prdida, si es deudor. El saldo de la cuenta de ventas, ya sea deudor o sea acreedor, se debe traspasar a la cuenta de perdidas y ganancias. En nuestro caso, para traspasar el saldo de la cuenta de ventas a la de prdida y ganancias, debemos hacer el siguiente asiento: COMPRAS

5) 300 0000 10) 10 000 12) 700 000 1 010 000

60 000 (11 500 000 (13 450 000 (14 1 010 000

Num.15 Ventas Perdidas y ganancias

$ 100 000 $ 100 000

Para entender mejor los ajustes anteriores, a continuacin se presenta el movimiento de todas las cuentas:

68

INVENTARIOS 1) 700 000.00 13) 500 000.00 700 000.00 (12 5) 500 000.00 10) 10 000.00 12) 700 000.00

COMPRAS 60 000.00 (11 500 000.00 (13 450 000.00 (14

GASTOS DE COMPRA 6) 10 000.00 10 000.00 (10 11)

REBAJAS SOBRE COMPRAS 5 000.00 5 000.00 (8

DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS 11) 11 000.00 11 000 (7 3)

DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS 40 000.00 40 000.00 (9

REBAJAS SOBRE VENTA 4) 10 000.00 10 000.00 (9 9) 50 000.00 14) 450 000.00 15) 100 000.00

VENTAS 600 000.00

PERDIDAS Y GANANCIAS 100 000 (15

El saldo de la cuenta de ventas debe coincidir con la utilidad o con la prdida bruta que arroja el estado de prdidas y ganancias. Como comprobacin del saldo de la cuenta de ventas, a continuacin se presenta el estado de prdidas y ganancias.

69

ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS Del ________________de__________ al ____ de ______________ de Ventas totales Menos: Devoluciones sobre ventas Rebajas sobre ventas Ventas netas Inventario inicial Compras Ms: Gatos de compra Compras totales Menos: Devoluciones sobre compras Rebajas sobre compras Compras netas Suma o total de mercancas Menos: Inventario final Costo de lo vendido Utilidad bruta $ $55 000 5 000 60 000 250 000 950 000 500 000 $ $ 450 000 100 000 $ 300 000 10 000 $ 310 000 $ 700 000 $ 40 000 10 000 50 000 $ 550 000 $ 20___ 600 000

II.9.3 PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIOS PERPETUOS

Cuando se lleva el procedimiento global o el analtico, no es posible obtener el costo de lo vendido ni la utilidad o la prdida bruta, ya que para ello es necesario conocer el valor del inventario final de mercancas, el cual no aparece registrado en ninguna cuenta, sino que es preciso, para determinarlo, hacer un recuento fsico de las mercancas existentes, labor que obliga a cerrar el negocio para poder llevarla a cabo, sobre todo cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artculos. Otro de los inconvenientes que tienen los procedimientos global y analtico es que no se puede descubrir si ha habido extravos, robos o errores en el manejo de las mercancas, ya que no es posible determinar con exactitud el valor de las que debiera haber, debido a que no hay ninguna cuenta que controle las existencias. Como una solucin a los inconvenientes anteriores, se ideo el procedimiento de inventarios perpetuos, el cual consiste en registrar las operaciones de mercancas de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la utilidad o la prdida bruta.

70

Ventajas del procedimiento de inventarios perpetuos

1. Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final, sin necesidad de practicar inventarios fsicos. 2. No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancas, puesto que existe una cuenta que controla las existencias. 3. Se pueden descubrir los extravos, robos o errores ocurridos durante el manejo de las mercancas. 4. Se puede conocer, en determinado momento, el valor del costo de lo vendido. 5. S e pude conocer, en determinado momento, el valor de la utilidad o la prdida bruta. Cuentas que se emplean en el procedimiento de inventarios perpetuos: Las cuentas que se emplean en este procedimiento son las siguientes: Almacn Costo de ventas Ventas Almacn: Esta cuenta es del Activo circulante; se maneja exclusivamente a precio de costo; su saldo es deudor y expresa, en cualquier momento, la existencia de mercancas, o sea, el inventario final. Costo de ventas: Es cuenta de mercancas; se maneja precio de costo; su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido. Ventas: Es cuenta de mercancas, se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y expresa las ventas netas, sin embargo, al terminar el ejercicio, cuando recibe el traspaso del costo de lo vendido, se convierte en cuenta de resultados, pues su saldo expresa la utilidad bruta si es acreedor o la prdida bruta si es deudor. ALMACEN Se carga: Al principiar el ejercicio: 1. Del valor del inventario inicia ( a precio de costo). Durante el ejercicio: 2. Del valor de las compras (a precio de adquisicin). 3. Del valor de los gastos de compra. 4. Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo). Se abona: Durante el ejercicio: 1. Del valor de las ventas (a precio de costo). 2. Del valor de las devoluciones sobre compras. 3. Del valor de las rebajas sobre compras.

Saldo deudor: Inventario Final

71

COSTO DE VENTAS Se carga: Durante el ejercicio: 1. Del valor de las ventas (a precio de costo). Se abona: Durante el ejercicio: 1. Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo).

Saldo deudor: Costo de lo vendido VENTAS Se carga: Durante el ejercicio: 1. Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de venta) 2. Del importe de las rebajas sobre ventas. Se abona: Durante el ejercicio: 1. Del valor de las ventas (a precio de venta)

Saldo acreedor: Ventas netas Por medio del movimiento de las cuentas anteriores se puede ver que las ventas y las devoluciones sobre ventas son las nicas operaciones de mercancas que se registran, tanto a precio de venta como a precio de costo, esto es con el objeto de controlar por separado las existencias de mercancas, el costo de lo vendido y las ventas netas. Ejemplo: 1. Iniciamos un negocio con $ 150 000.00 en efectivo y 50 artculos con el precio de $ 10 000.00 cada uno. 2. Compramos a crdito 60 artculos X con valor de $ 10 000.00 cada uno. 3. De la compra anterior devolvimos 20 artculos. 4. Vendimos en efectivo 40 artculos X con valor de $ 20 000.00 cada uno. 5. De la venta anterior nos devolvieron 10 artculos que pagamos en efectivo.

72

Nm. 1 Caja Almacn Capital 2 Almacn Proveedores 3 Proveedores Almacn 4 Caja Ventas 4 Costo ventas Almacn 5 Ventas Caja 5 Almacn Costo de Ventas

$ 150 000.00 500 000.00 $ 650 000.00 600 000.00 600 000.00 200 000.00 200 000.00 800 000.00 800 000.00 400 000.00 400 000.00 200 000.00 200 000.00 100 000.00 100 000.00

CAJA 1) 150 000.00 4) 800 000.00 200 000.00 (5

ALMACEN 1) 500 000.00 2) 600 000.00 5) 100 000.00 1 200 000.00 200 000.00 (5 400 000.00 (4. 600 000.00

CAPITAL 650 000.00 (5

PROVEEDORES 3) 200 000.00 600 000.00 (2

VENTAS 5) 200 000.00 200 000.00 800 000.00 (4 200 000.00

COSTO DE VENTAS 4) 150 000.00 200 000.00 (5

Ventas netas: $ 600 000.00

Costo de lo vendido: $ 300 000.00

73

Para poder entender con ms claridad el saldo de las cuentas Almacn, Ventas y Costo de Ventas, vamos a analizar el movimiento de los artculos X". Articulo X Precio por unidad: $ 10 000.00 Conceptos Existencia + Compras -Devoluciones sobre compras -Ventas +Devoluciones sobre ventas Totales Resumen: a) Existencia actual: 60 artculos (50 de existencia, ms 60 que se compraron, igual a 110; menos 20 que se devolvieron, igual a 90; menos 40 que se vendieron, igual a 50; ms 10 que nos devolvieron, igual a 60 artculos). b) Artculos vendidos: 30 (40 vendidos menos 10 devueltos). Cuenta de Almacn: si analizamos el movimiento de la cuenta de Almacn se puede ver que esta cuenta se carga del precio de costo de los artculos que entran y se abonan del precio de costo de los artculos que salen, razn por la cual su saldo arroja el valor del Inventario Final de mercancas. Cuenta de Ventas: La cuenta de ventas se abona del precio de venta de los artculos que se venden y se cargan del precio de venta de los artculos que los clientes devuelven, por lo que su saldo expresa el valor de las Ventas Netas. Cuenta de Costo de Venta: La cuenta de costo de ventas se carga del precio de costo de los artculos que se venden y se abona del precio de costo de los artculos que los clientes devuelven, razn por la cual su saldo arroja el Costo de lo Vendido. 10 120 60 Entrada 50 60 20 40 Salida Existencia 50 110 90 50 60 60

Ajuste para determinar la utilidad o la prdida bruta

Para determinar la utilidad o la prdida bruta, basta con restar de la cuenta de Ventas el costo de lo vendido que aparece como saldo en la cuenta de Costo de Ventas. Para restar de la cuenta de Ventas el costo de lo vendido se debe hacer el siguiente ajuste: Nm. 6 Ventas Costo de ventas $ 300 000.00 $ 300 000.00

74

Despus del ajuste anterior, la cuenta de Costo de Ventas queda saldada, mientras que la cuenta de Ventas aparece con un saldo de $ 300 000.00, que expresa la utilidad bruta obtenida en la venta de 30 artculos Xcon una utilidad de $ 10 000.00 en cada uno. La cuenta de Ventas, despus de haber sido ajustada, se convierte en cuenta de resultados, pues su saldo expresa la utilidad si es acreedor, o la prdida si es deudor. El saldo de la cuenta de Ventas se debe traspasar a la cuenta de Prdidas y Ganancias, debemos hacer el siguiente asiento: Nm. 7 Ventas Prdidas y Ganancias $ 300 000.00 $ 300 000.00

VENTAS 5) 200 000.00 6) 300 000.00 7) 300 000.00 800 000.00 800 000.00 (4

PERDIDAS Y GANANCIAS 300 000.00 (7

800 000.00

75

CAPITULO III ESTADOS FINANCIEROS

III.1 BALANZA DE COMPROBACION
En los ejemplos que hemos resuelto para la comprobacin de las reglas del cargo y del abono, as como de las reglas de la partida doble, hemos notado que aun cuando se alteran o modifican los valores o saldos aun de las distintas cuentas de activo, pasivo y capital, la dualidad econmica persiste; es decir, la igualdad entre la suma del activo y la suma del pasivo mas el capital contable se mantiene como tal, permaneciendo la equidad en los elementos del balance. Al finalizar un periodo contable (tngase presente que puede ser cualquier lapso: una semana, un mes, un semestre, un ao) es necesario verificar que el hacer el registro de los asientos de las operaciones realizadas, se respete la partida doble, es decir que la, suma de los cargos, sea igual a la suma de los abonos, los cuales modifiquen sus movimientos. Para lograr lo anterior, procedemos a elaborar un documento contable ( no un estado financiero), denominado balanza de comprobacin. Podemos decir que la balanza de comprobacin es un documento contable que elaboramos con el objeto de verificar que en los asientos de diario y en su pase al mayor, se respete la partida doble. La balanza de comprobacin debe contener los siguientes datos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Nombre de la entidad. Mencin de ser una balanza de comprobacin y periodo de formulacin. Folio de cuentas en libro mayor. Nombre o rubro de las cuentas. Movimientos Deudor. Acreedor. Saldos. Deudor Acreedor. Sumas iguales.

En la figura 3.1 se presenta un modelo de balanza de comprobacin:

76

ALPHA Y OMEGA, S.A. BALANZA DE COMPROBACION DEL 1 AL 31 DE ENERO DE 200X Nombre de las cuentas Deudor Acreedor Deudor Saldos Acreedor

No. Folio

Nombre de las cuentas

SUMAS IGUALES
Figura 3.1 Balanza de comprobacin Al analizar la balanza de comprobacin, puede ser que obtengamos sumas iguales, lo cual es seal de que pudieron cometer algunos errores, los cuales pueden ser ocasionados por alguna de las siguientes causas: Haber cometido errores en la suma de los movimientos o saldos de la propia balanza. Haber cometido equivocadamente los movimientos en el libro mayor. Haber pasado equivocadamente una cantidad del diario al mayor. Haber registrado en diario un asiento sin representar la partida doble y as haberlo pasado al mayor. Haber registrado en el mayor ya sea nicamente los cargos o abonos de un asiento.

Pero as como podemos detectar esta clase de errores, hay otros que pasan inadvertidos, como por ejemplo: Haber cometido un pase completo del diario a l mayor. Haber cargado una cuenta en lugar de otra. Haber abonado una cuenta en lugar de otra.

Por lo tanto ya que la balanza de comprobacin nos permite detectar una serie de errores y no conocer otros, es necesario que el sistema de contabilidad disponga de una serie de elementos adicionales que permiten efectuar una verificacin ms amplia y profunda, tales como los registros auxiliares o subcuentas.

77

Con la finalidad de ejemplificar la balanza de comprobacin, procederemos a resolver un pequeo ejercicio, en el cual se presenta una serie de operaciones realizadas, los cuales registraremos en primer lugar en el diario y posteriormente haremos los pases al mayor, donde determinaremos los movimientos tanto de deudores como de acreedores, para formular la balanza de comprobacin. Administradora de libros S.A., inicia operaciones el 1 de mayo de 200X, con los siguientes valores obtenidos de su balanza inicial. Caja Bancos Mercancas Mobiliario y equipo Gastos de constitucin Capital social $46000 $ 5000 10000 20000 10000 1000 $46000 $46000

Durante el periodo contable del mes de mayo, realiza las siguientes operaciones: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Compra de mercancas por $8 000, 50% de contado y 50% a crdito. Vende mercancas por $12 000, 60% de contado y 40% a crdito. Paga a sus proveedores $2 000. Sus clientes le pagan $3 000. Compra de mercancas a crdito por $4 000. Vende mercancas de contado por $3 000. Vende mercancas a crdito por $1 000. Sus clientes le pagan $500. Vende su mobiliario y equipo a crdito en $12 000.

9.

Se pide: 1. 2. 3. 4. Registrar las operaciones en diario. Hacer los pases al libro mayor. Determinar los movimientos de las cuentas. Elaborarla balanza de comprobacin al 31 de mayo de 200X.

78

a) Asientos en diario: 1

Caja Bancos Mercancas Mobiliario y equipo Gastos de constitucin Capital Social Asiento de apertura, segn balance inicial 2

$ 5 000 10 000 20 000 10 000 1 000 $46 000

Mercancas Bancos Proveedores Compra de mercancas 50% contado y 50 % crdito. 3

$ 8 000 $ 4 000 4 000

Bancos Clientes Ventas Ventas de mercancas, 60% de contado, 40% a crdito. 4

$ 7 200 4 800 $ 12 000

Proveedores Bancos Pago en efectivo 5

$ 2 000 $ 2 000

Bancos Clientes Pago de clientes en efectivo

$ 3 000 $ 3 000

79

Mercancas Proveedores Compra de mercancas a crdito 7

$ 4 000 $ 4 000

Bancos Ventas Venta de mercancas de contado 8

$ 3 000 $ 3 000

Clientes Ventas Venta de mercancas a crdito 9

$ 1 000 $ 1 000

Bancos Clientes Pago de clientes en efectivo 10

500 $ 500

Deudores Mobiliario y equipo Otros productos

$ 12 000 $ 10 000 2 000

Venta de mobiliario a crdito, su precio de costo es de $10 000.

80

b) Esquemas de mayor:

1) $ 10 000 3) 7 200 5) 3 000 7) 3 000 9) 500 $ 23 700

Bancos $ 4 000 (2 2 000 (4

Caja 1) $ 5 000

$ 6 000 Proveedores $ 4 000 (2 4 000(6

$ 5 000 Mercancas 1) $ 20 000 2) 8 000 6) 4 000

4) $ 2 000

$ 2 000

$ 8 000

$ 32 000 Deudores 1) $ 12 000

Mobiliario y Equipo 1) $ 10 000 $ 10 000 (10

$ 10 000

$ 10 000

$ 12 000 Capital Social $ 46 000 (1

Gastos de constitucin 1) $ 1 000

$ 1 000 Clientes $ 3 000 (5 500 (9

$ 46 000 Otros productos $ 2 000 (10

3) $ 4 800 8) 1 000

$ 5 800

$ 3 500

$ 2 000

81

c) A continuacin elaboramos la balanza de comprobacin, para lo cual daremos una serie de recomendaciones, para la posterior elaboracin de los estados financieros y, por otra parte, la

elaboracin de la propia balanza, ya que estas recomendaciones nos permitirn en su momento cotejar las cuentas del libro mayor, contra las que aparecen en este documento.
Si anotaran en primer lugar todas las cuentas del balance general. Estas cuentas de balance general, se anotaran en el orden de activo, pasivo y capital contable. A su vez, tanto las cuentas de activo, pasivo y capital contable, con sus subgrupos, segn estn diseadas en el catalogo de cuentas, o sea, fijo, diferido, otros activos, etctera, a corto y largo plazo, contribuido, ganado, etctera. Despus se anotaran las cuentas del estado de resultados, dando inicio por las cuentas de ventas, las que representan el costo de ventas, a continuacin las cuentas de gastos de operacin, es decir, ventas, administracin, gastos y productos financieros, terminando con los otros gastos y otros productos.

82

ALPHA Y OMEGA, S.A. BALANZA DE COMPROBACION DEL 1 AL 31 DE ENERO DE 200X Nombre de las cuentas Deudor $5 000 23 700 5 800 12 000 32 000 10 000 1 000 2 000 8 000 46 000 16 000 2 000 10 000 1 000 $6 000 46 000 16 000 2 000 $6 000 3 500 Acreedor Deudor $5 000 17 700 2 300 12 000 32 000 Saldos Acreedor

No. Folio

Nombre de las cuentas Caja Bancos Clientes Deudores Mercancas Mobiliario y equipo Gastos constitucin Proveedores Capital social Ventas Otros productos de

SUMAS IGUALES

$91 500

$91 500

$70 000

$70 000

III.2 ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA O BALANCE GENERAL

La palabra balance es una derivacin de la palabra balanza, la cual proviene del latn bis, que significa dos, y lanx que significa platos o platillos, es decir, la palabra balance representa siempre la igualdad de dos cosas o grupos de cosas. En nuestro caso, la igualdad se da entre la suma del activo, (recurso de que dispone la entidad para la realizacin de sus fines) y la suma del pasivo mas el capital contable (fuentes de recursos, externas e internas). Como podemos apreciar, el balance general es una forma de representar la dualidad econmica de la entidad. Ahora bien, independientemente de que, al preparar un balance general, debemos obtener igualdad entre los recursos y sus frentes, la finalidad del estado no solo es igualar las partidas, sino que representa mostrar la posicin o situacin de la entidad en una fecha determinada.

83

Asimismo, de su estudio, anlisis e interpretacin, los encargados de tomar decisiones, podrn conocer: Su liquidez o capacidad de pago inmediata o a corto plazo; es decir, la capacidad de la empresa de hacer frente a sus compromisos u obligaciones financieras a corto plazo. El capital de trabajo, mismo que se determinar de la diferencia de los activos circulantes y los pasivos circulantes. El porcentaje de los recursos del negocio que ha sido aportado por los acreedores y los propietarios, para conocer quien posee realmente la entidad y prevenir los riesgos de que la empresa quede en manos de los acreedores. El rendimiento o rentabilidad sobre la inversin, la cual se conocer comparando las utilidades que reporte el estado de resultados, mismas que parecen en el balance general dentro del capital ganado, contra la inversin o recursos que muestra el estado, para saber si la empresa es rentable o no; es decir, si se trata de un buen o mal negocio.

III.2.1Definicin
Definicin del autor (Javier Romero Lpez) Estado de origen y aplicacin de recursos al, o balance general. El estado de origen y aplicacin de recursos es un estado financiero que muestra los recursos de que dispone la entidad para la realizacin de sus fines (activo) y las fuentes externas e internas de dichos recursos (pasivo ms capital contable), a una fecha determinada. De su anlisis e interpretacin podemos conocer, entre otros aspectos, la situacin financiera y econmica, la liquidez y rentabilidad de una entidad.

III.2.2 Partes del balance

El balance general se elaborar con los saldos de las cuentas del activo, pasivo y capital contable, obtenidos al finalizar el periodo contable o ejercicio, Tngase presente que este periodo podr ser cualquier tamao, segn las necesidades de informacin de la empresa. El estado de situacin financiera, como cualquier otro estado, se integrara de las tres partes que son: encabezado, cuerpo y el pie. Ahora bien, en la poca actual recibimos mucha ayuda de la computadora y los programas de contabilidad. Sin embargo, en muchos de los casos esos programas no son elaborados por contadores, sino por ingenieros en informtica, los cuales no son expertos en contadura, de manera que nos proporcionan estados de situacin financiera en los cuales no se muestran adecuados a las necesidades de informacin (reglas de presentacin), es conveniente cuidar una serie de aspectos mas que reglas o detalles al preparar este estado financiero.

84

En el encabezado se anotarn los datos que ya se han mencionado: el nombre de la entidad, la mencin de tratarse de un estado de situacin o posicin financiera o balance general y la fecha. Es conveniente hacer una separacin entre el encabezado y el cuerpo del estado. Los nombres del activo, pasivo y capital contable, se pueden escribir con maysculas, subrayados y centrados sobre el concepto (entendemos por concepto, la parte de los estados financieros destinada a anotar los nombres de los elementos que integran el estado, los mismos y los nombres de las cuentas). Los nombres de los grupos: circulante, no circulante, inmuebles o maquinaria y equipo, intangible, contribuido o ganado (dficit), se anotarn al margen del concepto; es posible anotarlos tambin con maysculas y subrayados, para distinguirlos de las cuentas. Los nombres de las cuentas se presentaran de tal manera que puedan distinguirse del grupo a que pertenecen, un poco a la derecha del margen y antes del nombre del concepto (activo, pasivo o capital contable); Estos nombres empezarn con maysculas, seguidas de minsculas. Uso de las columnas: Las columnas son parte de los estados financieros destinadas a anotar los valores (importes de las cuentas, grupos y totales). Cuando se inicie un rengln, se anotar el signo de moneda ($) y no se volver a escribir en las siguientes cantidades si no ha habido algn corte (se conoce como corte, la lnea que limita o corta una columna); despus de cada corte, se volver a anotar el signo de moneda ($). Al finalizar el estado, se cortar con una lnea doble, la cual indica que ah termina la informacin del estado en lo que respecta a las cifras contenidas, ya sea que no debemos olvidar que aun faltan las notas y las firmas.

III.2.3 Formas de presentacin

Este estado financiero puede presentarse de varias maneras, las ms comunes son dos: En forma de reporte En forma de cuenta

Presentacin en forma de reporte. Esta forma de presentar el balance, corresponde a lo que conocemos como formulas del capital A P = C, donde presentaremos las cuentas de manera vertical en una sola hoja, de tal forma que se pueda restar el importe del pasivo al importe del activo y obtener por diferencia el capital contable. En la figura 3.2, se presenta un ejemplo esquematizado de esta forma de presentacin.

85

LA VERTICAL, S.A. DE C.V. ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA AL 28 DE FEBRERO DE 20X1 A C T I V O SUMA EL ACTIVO MENOS: P A S I V O SUMA EL PASIVO IGUAL: CAPITAL CONTABLE $XX XXX $X XXX X XXX X XXX X XXX X XXX X XXX $XX XXX $X XXX X XXX X XXX X XX X X XX X X XXX $XX XXX

Figura 3.2 Balance General en forma de reporte (esquematizado).

NABUCOSA, S.A. BALANCE GENERAL AL 30 DE JUNIO DE 20X1 ACTIVO CIRCULANTE (1)Caja Bancos (2)Clientes Estimacin dudoso (3)IVA acreditable (4)Mercancas NO CIRCULANTE INMUEBLES, EQUIPO MAQUINARIA Y p/[Link] cobro $80 000 5 000 75 000 5 000 120 000 $315 000 $15 000 100 000

86

(5)Terrenos (6)Edificios Depreciacin acumulada (7)Mobiliario y equipo Depreciacin Acumulada INTANGIBLE (8) Gastos de Constitucin Depreciacin acumulada PASIVO CIRCULANTE Proveedores Documentos por pagar (9)Impuestos y derechos (10)Impuestos y derechos por pagar NO CIRCULANTE (11) Documentos por pagar Acreedores hipotecarios CAPITAL CONTABLE CAPITAL CONTRIBUIDO Capital Social CAPITAL GANADO (12)Utilidad neta del ejercicio Utilidades acumuladas Reserva Legal $140 000 70 000 $50 000 25 000

$90 000 70 000 25 000 $5 000 $2 500 2 500 $502 500 185 000

$95 000 7 500 3 000 5 000 $12 000 20 000 32 000 142 500 $110 500

$200 000 $60 000 95 000 5 000 160 000 $360 000

LAS NOTAS QUE SE ACOMPAAN SON PARTE INTEGRANTE DE ESTE ESTADO FINANCIERO AUTORIZADO POR LIC. LVARO DAVID PEREZ DIRECTOR GENERAL ELABORADO POR C.P. JUAN MANUEL RODRIGO LOPEZ CONTADOR GENERAL

Figura 3.3 Balance General en forma de reporte.

87

En la figura 3.3 se puede observar un ejemplo del balance general en forma de reporte, en la cual se muestran las cuentas con sus importes netos as como cuando se presentan las cuentas complementarias (estimaciones, depreciaciones, amortizaciones) y cuando se prepara un estado de posicin financiera de manera comparativa. Ahora bien, dada la importancia de las interpretaciones que se derivan de la lectura y anlisis de este estado financiero, es necesario que se prepare un nuevo estado financiero conocido precisamente como estado de cambios en la situacin financiera, el cual permite juzgar adecuadamente los efectos que tales modificaciones ocasionaron en la estructura financiera de la entidad. Como estos juicios deben ser representados a los de cambios en la situacin lectores, se prepara el balance comparativo, como antecedente del estado financiera, el cual se presenta a los usuarios como un estado financiero bsico. Presentacin en forma de cuenta.-Esta forma de presentacin obedece a la formula A = P + C, la cual, como ya hemos sealado, es conocida tambin formula del balance; este tipo de presentacin nos permite apreciar de una manera mas objetiva la dualidad econmica de la empresa, ya que en la parte izquierda aparecen los recursos de que dispone la entidad (activo) y la parte derecha, las fuentes tanto externas como internas de dichos recursos (pasivo y capital contable), cuya suma es igual a la suma del activo. En la figura 3.4 se aprecia un ejemplo esquematizado de esta forma de presentacin. LA HORIZONTAL, S.A. BALANCE GENERAL AL 31 DE OCTUBRE DE 20X1 $XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX PASIVO XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX CAPITAL CONTABLE XX XXX XX XXX XX XXX $XX XXX PASIVO + CAPITAL CONTABLE $XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX XX XXX

financiera; es decir, con base en un balance comparativo, se formula el estado de cambios en la situacin

$XX XXX

ACTIVO

ACTIVO

XX XXX $XX XXX

Figura 3.4 Balance General en Forma de Cuenta esquematizado

88

EL CASCANUECES, S.A. BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 20X1 CIFRAS EN MILES DE PESOS Activo Circulante Caja Bancos Clientes Estimacin para cuentas de cobro dudoso. Almacn No circulante Inmuebles, Maquinaria y Equipo Mobiliario y Equipo Depreciacin acumulada Equipo de reparto Depreciacin acumulada Intangible Gastos de constitucin Amortizacin acumulada Activo Pasivo Circulante Proveedores Acreedores Documentos por pagar No circulante $421 810 Documentos por pagar a largo plazo Capital contable Capital contribuido Capital Social Prima en vta. acciones Dficit 10 200 Perdida neta ejercicio de del 15 000 5 000

$75 200 110 700 $85 000 4 250 80 750 155 160

$125 426 72 987 91 111

289 524 125 000 $414 524

$8 000 800 $4 000 1 000

$7 200 3 000 $40 2

20 000 (2 476) 17 524

38 $432 048 Pasivo + Capital Cont.

$432 048

Figura 3.5 Balance General en Forma de cuenta

La figura 3.5 la hemos destinado para ejemplificar una empresa que incluye cuentas complementarias de activo, pasivo a corto y largo plazo, as como varias cuentas en su capital contribuido, y en este caso, incluimos dficit, para apreciar cmo este importe, en lugar de ser sumado al capital contribuido (como hicimos en el ejemplo anterior), lo restamos del dficit para determinar el capital contable; ahora, debido al incremento de los grupos de cuentas, en lugar de emplear dos columnas, ser menester utilizar tres. De igual manera que en la forma de reporte, en la presentacin en forma de cuenta podemos preparar este estado de situacin financiera comparativamente, en cuyo caso tambin es conveniente mostrar las cuentas con sus importes netos, utilizando una columna para el ao mas reciente o actual, que corresponde al balance final, y otra columna para el balance del ao anterior, denominado balance inicial.

III.3 ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

Entendiendo el concepto de empresa como una entidad constituida por un conjunto de elementos humanos, tcnicos, materiales y financieros coordinados por una autoridad que toma decisiones para lograr sus fines, pensemos entonces que uno de los fines primordiales de las entidades comerciales, industriales o de servicios es la obtencin de lucro o ganancia como compensacin a su inversin. La contabilidad financiera debe presentar informacin que permita a los propietarios conocer los montos de las utilidades o de las prdidas obtenidas como resultado de sus operaciones realizadas durante un periodo contable. De ah la necesidad de elaborar un nuevo estado financiero, el estado de resultados.

89

Antes de la entrada en vigor del Boletn A-11, no estaban definidos en nuestro medio (Mxico) de una manera formal o institucional conceptos tales como ingreso, gastos, utilidad, ganancia o prdida, aun cuando eran manejados por los autores de textos de contabilidad y sobre todo por los usos y costumbres de los negocios y los contadores, por lo tanto se har referencia a la definicin de los mismos. Utilidad neta. Es la modificacin observada en el capital contable de la entidad, despus de su mantenimiento, durante un periodo contable determinado, originada por las transacciones efectuadas, eventos y otras circunstancias, excepto las distribuciones y los movimientos relativos al capital contable (Boletn A-11). Ingreso. Es el incremento bruto de activos o disminucin de pasivos experimentado por una entidad, con efecto en su utilidad neta, durante un periodo contable como resultado de las operaciones que constituyen sus actividades primarias o normales (Boletn A-11). Ganancia: es el ingreso resultado de una transaccin incidental o derivada del entorno econmico, social, poltico o fsico, durante un periodo contable, que por su naturaleza se debe presentar neto de su costo correspondiente (Boletn A-11). Gastos: es el decremento bruto de activos o incremento de pasivos experimentado por una entidad, con efecto en su utilidad neta, durante un periodo contable, como resultado de las operaciones que constituyen sus actividades primarios o normales y que tienen por consecuencia la generacin de ingresos (Boletn A-11). Perdida: Es el gasto resultante de una transaccin incidental o derivada del entorno, social, poltico o fsico en que el ingreso consecuente es inferior al gasto y que por su naturaleza se debe presentar neto del ingreso respectivo (Boletn A-11).

III.3.1 Definicin y Objeto Relacin de los trminos gasto, perdida y costo

Frecuentemente se emplea la palabra costo relacionndola con los conceptos de gasto perdida. Aun cuando el termino puede abarcar una amplia gama de significados, para fines contables y de estados financieros, por costo debe entenderse el valor de los recursos que se entregan o prometen entregar (sacrificio econmico), a cambio de un bien o un servicio. El concepto costo es un termino que abarca los de activo, gasto y prdida. Las entidades incurren en costo para obtener ingresos. Los costos que tienen potencial para generar ingresos en el futuro, son los activos. Los costos expirados, es decir, aquellos que perdieron el potencial generador de ingresos, son los gastos y las prdidas.

90

Los gastos se distinguen de las prdidas en que los gastos ayudaron a generar ingresos en el periodo contable, y las prdidas no, ya que stas son el resultado de la comparacin o enfrentamiento (identificacin) entre los ingresos y los gastos. Con los elementos anteriores, podemos entonces estudiar el estado de resultados.

Concepto
Definicin del autor (Javier Romero ) El estado de resultados es un estado financiero que muestra los ingresos, identificados con sus costos y gastos correspondientes y, como resultado de tal enfrentamiento, la utilidad o prdida neta del periodo contable.

Elaboracin
Antes de comentar la elaboracin del estado de resultados, conviene sealar que los ingresos de la entidad estarn presentados por una amplia gama de conceptos, dentro de los cuales podemos sealar las ventas de mercancas o la prestacin de servicios, as como los ingresos derivados de otras transacciones celebradas por la empresa, como por ejemplo los intereses, los descuentos obtenidos, la ganancia en venta de activos, rentas dividendos, comisiones, etctera. Por lo que respecta a los costos y gastos, tenemos el costo de venta (costo de mercanca vendida), el costo de los servicios y una serie de gastos que, dada la posibilidad de identificar cada gasto con su ingreso correspondiente, hace necesaria su clasificacin y registro en cuentas que agrupan los gastos segn sus caractersticas particulares y su uso o consumo en la generacin de ingresos (ventas), la administracin, el financiamiento y otro tipo como las perdidas extraordinarias. Conviene hacer mencin que el IMCP, a partir del 31 de diciembre de 1995, seala como obligatorias las normas contenidas en el boletn B-3 Estado de resultados, mismas que estudiaremos a continuacin

Objetivos
De conformidad con los prrafos 6 y 7 del Boletn B-3 el estado de resultados es un estado financiero bsico, que presenta informacin relevante acerca de las operaciones desarrolladas por la entidad durante un periodo determinado. Mediante la determinacin de la utilidad neta y de la identificacin de sus componentes, se mide el resultado de los logros alcanzados y de los esfuerzos desarrollados por una entidad durante el periodo designado en el mismo estado.

91

Esta informacin es til principalmente para que, en combinacin con la de los otros estados financieros bsicos, se pueda: Evaluar la rentabilidad de una empresa. Estimar su potencial de crdito. Estimar la cantidad, el tiempo y la certidumbre de un flujo de efectivo. Evaluar el desempeo de la empresa. Medir riesgos. Repartir dividendos.

El prrafo 8 seala cuales son sus elementos integrantes Ingresos. Costos. Gastos. Ganancias. Perdidas. Utilidad neta, prdida neta.

Criterios para determinar la utilidad neta

Los prrafos del 10 al 14 del Boletn B-3 sealan los criterios para la determinacin de la utilidad neta, de la siguiente manera: A lo largo del tiempo se han desarrollado diferentes puntos de vista respecto a cuales deben ser los determinantes de la utilidad neta de un periodo, mismos que han desembocado en dos criterios: 1. 2. Ciclo normal de operaciones Todo incluido

Bajo el criterio del ciclo normal de operaciones, la cifra de utilidad neta se determina incluyendo slo los ingresos y gastos normales y recurrentes de la entidad. Las ganancias y prdidas anormales y no recurrentes no son representativas y consecuentemente, no reflejan la capacidad generadora de utilidades de la empresa. Por lo tanto, estas partidas no deben formar parte del clculo de la utilidad neta y se deben llevar a utilidades retenidas como una partida especial. El criterio de todo incluido sostiene que las ganancias y prdidas anormales y no recurrentes deben formar parte de la utilidad neta, porque reflejan la capacidad generadora de utilidades de la entidad a largo plazo.

92

Con el propsito de uniformar criterios y a la vez de incrementar el grado de objetividad en la elaboracin del estado de resultados, la comisin opta por el criterio de todo incluido como criterio valido de acuerdo a principios de contabilidad. Bajo este enfoque, para la determinacin de la utilidad neta se deben incluir todos los ingresos, ganancias, gastos y prdidas experimentados por una entidad durante un periodo determinado, excepto aquellos en donde exista una regla contable concreta en contrario, emitida por la comisin. Este criterio es congruente con lo establecido en el Boletn A-11 en sus prrafos 51 y 52, donde se define la utilidad neta como el cambio incrementa entre el capital contable al inicio y al final de un periodo determinado, sin tomar en cuenta el efecto de las transacciones entre la entidad y sus dueos. Tambin est de acuerdo con lo sealado por el Boletn A-7 en un prrafo 11, respecto que el resultado neto del ejercicio de una entidad debe reflejar todos los ingresos, costos y gastos realizados durante el periodo o derivado de acontecimientos ocurridos durante el mismo.

III.3.2 Estructura del Estado de Prdidas y Ganancias

sta es normada en los prrafos 15 a 38 del Boletn B-3 en los siguientes trminos: Para que la informacin contenida en el estado de resultados le sirva al usuario para la toma de decisiones, es necesario que ste pueda hacer comparaciones no slo de una entidad a lo largo del tiempo, sino tambin comparar una entidad con otras. Para que esta comparacin sea vlida, se requiere que todas las entidades elaboren el estado de resultados aplicando, dentro de lo razonable, los mismos criterios. El estado de resultados, tomando en cuenta el giro particular de cada entidad, deber estar estructurado, en lo aplicable, por las siguientes secciones: a) Operacin. b) No-operacin. c) Impuestos sobre la renta y participacin de los trabajadores en las utilidades (ISR y PTU). d) Operaciones descontinuadas. e) Partidas extraordinarias. f) Efecto acumulado al inicio del ejercicio por cambios en principios de contabilidad. g) Utilidad por accin. Operacin. En esta seccin se deben presentar los ingresos y gastos de la operaciones continuas que constituyen las actividades primarias de la entidad. Normalmente comprende:

93

Ingresos. Los ingresos provenientes de sus actividades primarias o normales. En el caso de las empresas comerciales e industriales estos ingresos son generados por las ventas de sus inventarios y en las empresas de servicios por la prestacin de tales servicios.

Costo de lo vendido. Muestre el costo de adquisicin o produccin (segn se trate de una empresa comercial o industrial) de los artculos vendidos que generaron los ingresos reportados en el rengln de ventas.

En las empresas de servicios, el costo de los servicios prestados est integrado por aquellos costos que se identifican razonablemente en forma directa con la prestacin de servicios. La diferencia entre las ventas netas (ingresos) y el costo de lo vendido (costo de los servicios prestados), es la utilidad bruta. Gastos de operacin. Estn constituidos por los gastos de ventas y los gastos de administracin. Utilidad de operacin. Es la resultante de enfrentar a las veces o ingresos el costo de lo vendido y los gastos de actividades primarias o normales, sin tomar en cuenta efecto alguno de impuestos sobre la renta (ISR) y participacin de los trabajadores en las utilidades (PTU). No-operacin. Esta seccin comprende los ingresos y gastos distintos a los de operacin. Se identifican principalmente con las operaciones financieras de la empresa, as como los resultantes de una transaccin incidental o de una actividad no primaria. Incluye otras partidas especficas. Con base en el principio de revelacin suficiente, en el cuerpo del estado se deber revelar el costo integral de financiamiento y de acuerdo con su importancia relativa se deber desglosar su integracin, en el cuerpo o en una nota. Utilidad por operaciones continuas. Es la suma la suma algebraica de la utilidad de operacin con las partidas de la seccin de no-operacin, antes de ISR y PTU. Impuestos sobre la renta y participacin de los bajadores en las utilidades. (El impuesto al activo de las empresas (IAE) forma parte de este rengln.) En esta seccin se reportan el ISR y PTU correspondientes al neto de las partidas de las dos secciones anteriores. A la utilidad (prdida) por operaciones continuas antes de ISR y PTU se le resta el impuesto sobre la renta y la participacin de los trabajadores en las utilidades, para determinar as la utilidad (prdida) por operaciones continuas. Operaciones descontinas. En esta seccin se incorporan las ganancias o prdidas resultantes de descontinuar operaciones de un segmento del negocio, de acuerdo con las definiciones y reglas contenidas en el Boletn A-7. Estas partidas se deben presentar netas ISR y PTU.

94

Partidas extraordinarias. En este apartado se presentan las ganancias y prdidas derivadas de eventos y transacciones que renen simultneamente las caractersticas de inusuales e infrecuentes, como lo determina el Boletn A- 7. Estas partidas de presentan netas de ISR y PTU. Efecto acumulado al inicio del ejercicio por cambios en principios de contabilidad. En esta parte se debe mostrar el efecto acumulado al inicio del ejercicio, por modificaciones de una regla contable o emisin de una nueva, tal como lo sealo el boletn A-7. Dicho efecto se presenta neto de ISR y de PTU. Utilidad por accin. Las empresas que cotizan sus acciones en los mercados de valores, debern presentar como ultimo rengln la utilidad por accin, determinada de acuerdo con las reglas establecidas por la CPC.

COMPAA CARTAGENA. S.A. DE C. V. ESTADO DE RESULTADOS POR EL AO QUE TERMINA AL 31 DE DICIEMBRE DE 19XX. Ventas Menos: Descuento sobre ventas Devoluciones y rebajas sobre ventas. Ventas netas Costo de ventas Utilidad bruta Gastos de operacin: Gastos de venta Comisiones Sueldos Viajes Publicidad Fletes Depreciacin Otros Gastos de administracin Sueldos Honorarios por servicios profesionales Seguros Depreciacin Otros $247 000 30 000 17 000 34 000 5 000 333 000 742 000 $200 000 59 000 49 000 38 000 42 000 9 000 12 000 $409 000 $24 000 56 000 80 000 $2 920 000 1 980 000 $940 000 $3 000 000

95

Utilidad por operacin Otros ingresos Renta de inmuebles

$198 000 170 000 $368 000

Otros gastos Costo integral de financiamiento* Utilidad por operaciones continuas antes de ISR y PTU. ISR y PTU sobre utilidad anterior. Utilidad por operaciones continuas Ganancia por operaciones descontinas (neta de ISR y PTU) Utilidad antes de operaciones descontinuadas y antes de partidas extraordinarias. Partidas extraordinarias (netas de ISR y PTU) Utilidad despus de partidas extraordinarias Efecto al inicio del ejercicio por cambios en principios de contabilidad (neto de ISR y PTU) 125 000 $243 000 80 000 $163 000 7 000

$170 000 (2 000) $168 000 (1 000)

Utilidad neta
Utilidad por accin: se calcula de acuerdo con las reglas emitidas por esta comisin.

$167 000

*Productos financieros ($1 800); ganancia por fluctuaciones cambiarias ($500); gastos por intereses $8 000; Prdidas por fluctuaciones cambiarias $59 000; efecto inflacionario ($12 700). Figura 3.6 Estado de resultados Modelo propuesto por el Boletn B-30. En la figura 3.6 se muestra el modelo de estado de resultados propuesto en el boletn B-30 por CPC del IMCP. Conviene hacer esta aclaracin: debido a que los conceptos que integran actualmente el estado de resultados, derivan entre otras causas de los efectos de la inflacin y su reconocimiento en la informacin financiera mediante la aplicacin del boletn B-10 o el concepto de operaciones descontinas, se analizaran detalladamente hasta rengln de utilidad por operaciones continuas, la cual representar en todos los casos la utilidad (prdida) neta del ejercicio. Asimismo los clculos del ISR y la PTU se harn aplicando a la utilidad por operaciones continuas antes de ISR y PTU directamente con una tasa del 34% y del 10%, respectivamente.

96

Tngase presente que en estos momentos el objetivo es entender que, de conformidad con el principio del periodo contable, el estado de resultados debe medir la utilidad (prdida) neta resultante del enfrentamiento de los ingresos contra los costos y gastos del ejercicio. Ahora bien, podemos decir que este estado, en trminos generales deber presentar los ingresos y sus costos y gastos correspondientes agrupados de tal manera que permitan apreciar las ganancias derivadas de sus operaciones primarias o normales de aquellas que no renen estas caractersticas, como son las de nooperacin, el ISR y PTU, las operaciones descontinas, las partidas extraordinarias, y el efecto acumulado al inicio del ejercicio por cambios en los principios de contabilidad. Por lo tanto, en una concepcin amplia, este estado se integra de dos partes (por lo que hace a la informacin que suministra), en la primera parte, se mostrarn los ingresos, identificados provenientes de partidas no primarias o normales. La primera seccin, relativa a las operaciones primarias y normales, pueden presentarse dividida en dos partes, en la primera de ellas enfrentaremos (principios de realizacin y periodo contable) los ingresos por venta o prestacin de servicios, y su costo correspondiente, con lo que obtendremos una primera utilidad, llamada utilidad de ventas, denominada por el boletn B-3 como utilidad bruta. Ventas netas Costo de ventas Utilidad bruta $ 125 000 100 000 25 000 con sus costos y gastos, derivados de las operaciones primarias o normales, y en la segunda seccin, los ingresos y los gastos

Ahora bien, para la determinacin de las ventas netas procederemos de la manera siguiente: se agruparn las ventas totales o los ingresos, a los que restaremos las devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas, para obtener las ventas netas o ingresos netos. Ventas totales Menos: Descuento sobre ventas Devolucin y rebajas sobre ventas Ventas netas $ 40 000 35 000 75 000 $ 125 000 $ 200 000

Enseguida, se determinar el costo de ventas, para lo cual tomaremos en cuenta el inventario inicial, la cual le sumaremos las compras netas, mismas que han sido obtenidas de manera anloga a las ventas netas; es decir, a las compras se les sumarn a los costos de adquisicin (gastos de compra) para obtener las compras totales, a stas se les restar el importe de las devoluciones y rebajas sobre compra, y el resultado sern las compras netas. La suma del inventario inicial ms las compras netas da como resultado las mercancas disponibles para la venta, a las que restaremos aquellas mercancas que no se vendieron durante el periodo contable y que al
97

finalizar el ejercicio an permanecen en el almacn, llamadas inventario final, con lo que determinaremos el costo de las mercancas que efectivamente se vendieron: es decir, el costo de ventas. Inventario final Compras Gastos de compra $200 000 30 000 $80 000

Compras totales Devoluciones sobre compra Rebajas sobre compra Compras netas Mercancas disponibles para la venta Inventario final Costo de ventas $20 000 40 000

$230 000 60 000 170 000 $250 000 150 000 $100 000

Al enfrentar las ventas netas con su costo (costo de ventas), obtendremos la utilidad en ventas. A continuacin, presentaremos los gastos tambin primarios y normales, denominados gastos de operacin, dentro de los cuales podemos citar a los gastos de venta y de administracin; efectuaremos la resta entre la utilidad bruta y los gastos de operacin, esta operacin arrojar como resultado la utilidad o prdida por operacin, que es resultado de las operaciones normales y primarias de la entidad. Utilidad bruta Gastos de operacin: Gastos de venta Gastos de administracin Utilidad de operacin $5 000 3 000 8 000 $17 000 Posteriormente se incorporarn aquellos conceptos que representamos los ingresos y gastos distintos a los de operacin, identificados principalmente con las de operaciones financieras de la empresa, as como con aquellos resultantes de una transaccin incidental o de una actividad no primaria (no-operacin). Esta seccin se deber incorporar el costo integral de financiamiento. Como habamos sealado prrafos arriba, en este texto no se analizarn detalladamente los conceptos que integran dicho costo integral de financiamiento, como son: productos financieros, gastos financieros (por intereses), ganancia por fluctuaciones cambiarias, prdida por fluctuaciones cambiarias, efecto inflacionario; en $25 000

98

vista de lo cual, solamente consideramos los gastos y productos financieros agrupados dentro de los conceptos de otros gastos y otros ingresos, respectivamente. El resultado de la suma algebraica entre la utilidad por operacin y las partidas correspondientes a la seccin no-operacin, dar cono resultado la utilidad (perdida) por operaciones continuas antes de ISR y PTU. Utilidad de operacin Otros ingresos Rentas de inmuebles Productos financieros Otros gastos Gastos financieros Utilidad por operaciones continuas antes de ISR y PTU 1 500 500 2 000 $19 000 6 000 $13 000 $17 000

Por ltimo, se diminuir el ISR y la PTU, obteniendo la utilidad por operaciones continuas. Recurdese que, de conformidad con los objetivos de este curso, esta utilidad representar para nosotros en este momento la utilidad neta de l ejercicio. Utilidad por operaciones continuas antes de ISR y PTU ISR PTU Utilidad neta del ejercicio Todo lo anterior lo resumimos en el estado de resultados mostrado en la figura 3.7. 4 450 1 300 5 850 $7 150 $13 000

99

TUBERAS GOM, S.A. DE C.V.

ESTADO DE RESULTADOS DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 20X1
Ventas totales Descuentos sobre venta Devoluciones y rebajas sobre venta Ventas netas Inventario inicial Compras Gastos de compra Compras totales Devoluciones sobre compra Rebajas sobre compra Compras netas Mercancas disponibles Inventario final Costo de ventas Utilidad bruta Gastos de operacin Gastos de venta Gastos de administracin Utilidad de operacin Otros ingresos Renta de inmuebles Productos financieros Otros gastos Productos financieros Utilidad por operaciones continuas antes del ISR y PTU ISR PTU Utilidad neta del ejercicio LAS NOTAS QUE SE ACOMPAAN SON PARTE INTEGRANTE DE ESTE ESTADO FINANCIERO $4 420 1 300 5 720 $7 280 6 000 4 000 $13 000 $1 500 500 2 000 $5 000 3 000 8 000 $17 000 $20 000 40 000 60 000 170 000 $250 000 150 000 100 000 $25 000 $200 000 30 000 $230 000 $80 000 $40 000 35 000 75 000 $125 000 $200 000

AUTORIZADO POR

ELABORADO POR

ING. VIRGINIA TELLO LARA GERENTE GENERAL

C.P. LUIS MELDEZ CONTADOR PUBLICO

Figura 3.7 Estado de Resultados

100

Es recomendable que, como cualquier otro estado financiero, ste sea presentado comparativamente con el del ejercicio o ejercicios anteriores, para poder juzgar la evolucin o retroceso de la entidad, en lo que respecta a sus utilidades o prdidas. En la prctica tambin se acostumbra presentar lo expresado en porcientos, en donde a las ventas se les asigna el 100% y a los dems elementos se les asigna un aparte porcentual de ellas, para poder interpretar de cada peso de ventas qu parte corresponde al costo, a los gastos y cunto a las utilidades. Lo anterior deriva de una tcnica de anlisis financiero conocida como por cientos integrales, la cual se basa en la frmula: Por cientos integrales =Cifra comparada x 100 Cifra base Ejemplo: Ventas netas Costo de ventas Utilidad en ventas $150 000 90 000 $ 60 000 100% 60% 40%

Los por cientos se obtuvieron de la siguiente manera: Por ciento integral de costo de ventas = 90 000 =60% 150 000 Por ciento integral de utilidad bruta = 60 000 = 40% 150 000 Los anlisis derivados del estado de resultados resultan de vital importancia para la gerencia, en virtud de que el logro de los objetivos es medido en gran parte por las utilidades obtenidas en el periodo, las cuales permitirn adems prever el futuro. Por lo tanto, conocida la importancia de este estado financiero, el cual en la actualidad ha llegado a ser considerado por muchos autores y hombres de negocios como el estado financiero ms importante para medir la efectividad de la actividad de la direccin de la empresa, el cumplimiento de sus objetivos y base para la rentabilidad, as como la eficiencia y eficacia de la entidad. En la figura 3.8 mostraremos un estado de resultados comparativo, con los por cientos integrales.

101

GALILEO S.A. DE C.V.

ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO POR LOS EJERCICIOS TERMINADOS AL 28 DE FEBRERO DE 20X2 Y 20X1 20x2 Ventas netas Costos de ventas Utilidad bruta Gastos de operacin Gastos de venta Gastos de administracin $170 000 14% 200 000 17% $370 000 31% Utilidad de operacin Otros ingresos Otros gastos Utilidad por operaciones continuas antes de ISR y PTU ISR PTU Utilidad neta del ejercicio $47 600 4% 14 000 1% $78 400 7% 74 800 8% 22 000 3% $123 200 15% $180 000 15% $120 000 10% 160 000 13% $140 000 12% $120 000 14% 180 000 21% $300 000 35% $165 000 20% $115 000 13% 60 000 7% $220 000 26%
POR CIENTO POR CIENTO

20X1

$1 200 000 100% 650 000 54% $550 000 46%

$850 000 100% 385 000 45% $465 000 55%

LAS NOTAS QUE ACOMPAAN SON PARTE INTEGRANTE DE ESTE ESTADO FINANCIERO

Autorizado por

Elaborado por

ING. JOS GALILEO SNCHEZ Director General

C. P. AMELIA ROMERO BUENAVENTURA Contador General

Figura 3.8 Estado de Resultados o perdidas y ganancias comparativo. Expresado en por cientos integrales.

102

III.4 HOJA DE TRABAJO

Todo el proceso de trabajo desarrollado, desde la Balanza de Comprobacin hasta la formulacin de los Estados Financieros, se puede hacer en un solo documento denominado Hoja de Trabajo.

III.4.A. Definicin y Objetivo

Hoja de trabajo, tambin conocida con el nombre de Estado de Trabajo, no es un documento contable obligatorio, tiene el carcter de optativo, y adems es de ndole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre anual de operaciones y le sirve de gua para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de prdidas y ganancias y el cierre en el libro Diario, as como los Estados Financieros, Estado de Situacin y Estado de Resultados en el libro de Inventarios y Balances. La hoja de trabajo se desarrolla en una hoja tabular de doce columnas, en las cuales se hace el resumen del cierre anual de operaciones, en seguida se indica lo que debe anotarse en dichas columnas: Balanza de comprobacin: en las cuatro primeras columnas se registran la Balanza de comprobacin; en la primera de ellas se anotan los movimientos deudores; en la segunda, los acreedores; en la tercera, los saldos deudores y en la cuarta, los acreedores. Al hacer la Balanza de comprobacin, se deben dejar disponibles los renglones necesarios para anotar los ajustes que reciban las cuentas. Si una cuenta solo recibe un ajuste de cargo o abono no es necesario dejar despus de ella renglones disponibles, pues el cargo o el abono se anota en el mismo rengln donde aparece la cuenta; pero, si por ejemplo, una cuenta recibe cuatro asientos de ajuste, es necesario dejar despus de ella tres disponibles, el primer ajuste se anotara en el mismo rengln en que aparece la cuenta y los dems en los tres renglones disponibles. Por lo tanto, antes de hacer la Balanza en la Hoja de trabajo, es preciso conocer cuantos ajustes reciben las cuentas, para saber los renglones que se deben dejar disponibles despus de las cuentas que reciban ms de un ajuste. Asientos de ajuste: Las columnas quinta y sexta se destinan para anotar los asientos de ajuste; en la primera de ellas se asientan los cargos y en la segunda, los abonos. Balanza de saldos ajustados: las columnas sptima y octava se destinan para anotar los saldos que quedan en las cuentas despus de haber hecho los asientos de ajuste; en la primera de ellas se asientan los saldos deudores y en la segunda, los acreedores.

103

Asiento de prdidas y ganancias: Las columnas novena y dcima se destinan para anotar los asientos de prdidas y ganancias; en la primera de ellas se anotan los saldos deudores y en la segunda, los acreedores. Balanza previa al balance: las columnas undcima y duodcima se destinan para anotar los saldos que quedan en las cuentas despus de haber hecho los asientos de prdidas y ganancias o traspasos; en la primera de ellas se anotan los saldos deudores y en la segunda, los acreedores. Precisamente, de la Balanza previa al Balance se toman las cuentas y saldos para formular con ellos el estado de situacin.

Hoja de Trabajo Concentrada

Esta forma de Hoja de trabajo es ms prctica y sencilla, tambin se elabora o desarrolla en una hoja tabular de doce columnas, difiere de la forma anterior en los siguientes puntos: Balanza de comprobacin: Al pasar la Balanza de comprobacin a la Hoja de Trabajo, no es necesario dejar renglones disponibles despus de ninguna cuenta. Asientos de Ajuste: Los cargos y abonos de las cuentas que reciben varios ajustes se acumulan por separado, y tan solo se anotan en estas columnas la suma de ellos, anteponiendo en lugar del nmero de ajuste la letra v, con lo cual se indica que el importe corresponde a varios ajustes. Asientos de prdidas y ganancias: El nombre de estas columnas cambia por el de Prdidas y ganancias; en la primera de ellas se anotan los saldos deudores de las cuentas de resultados y en la segunda, los acreedores; la diferencia que resulte entre las sumas de los saldos deudores y acreedores se anota en la primera columna si corresponde a utilidad o en la segunda, si corresponde a prdida, con lo cual se logra obtener sumas iguales en ambas columnas. Un ejemplo de la Hoja de Trabajo se aprecia en la Figura 3.9

104

105

CAPITULO IV
INFORMACIN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA IV.1 EL PAPEL DE LA INFORMACIN CONTABLE Naturaleza de la informacin contable:
En todas las organizaciones, lucrativas y no lucrativas, el mejor sistema de informacin cuantitativo con que se cuenta es la contabilidad, que constituye un suprasistema de informacin. De el emanan otros sistemas cuantitativos que deben satisfacer las necesidades de los diversos usuarios, quienes acuden a la informacin financiera de las empresas para, segn sus caractersticas, tomar las decisiones mas adecuadas sobre dicha organizacin. Recordemos la definicin emitida por la Comisin de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, en su Boletn A-1, se destaca que el objetivo de la contabilidad es facilitar la toma de decisiones a sus diferentes usuarios. Definiremos a la contabilidad como una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuralmente informacin cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos identificables y cuantificables que la afectan, con objeto de facilitar a los interesados la toma de decisiones en relacin con dicha entidad econmica.

Existen diversas ramas de la contabilidad, todas ellas integrantes del mismo suprasistema de informacin. Se consideraran las siguientes:

Contabilidad financiera: Sistema de informacin orientado a proporcionar informacin a terceras personas relacionadas con la empresa, como accionistas, instituciones de crdito, inversionistas, etc.; a fin de facilitar sus decisiones. Contabilidad administrativa: Sistema de informacin al servicio de las necesidades de la administracin con orientacin pragmtica destinada a facilitar las funciones de planeacin, control y toma de decisiones. El anlisis de todas sus actividades, as como de los eslabones que las unen, habrn de facilitar la deteccin de reas de oportunidad para lograr una estrategia que asegure el xito. Contabilidad fiscal: sistema de informacin orientado a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones.

106

IV.2 CONCEPTO Y CLASIFICACION DE COSTOS

Concepto La contabilidad de costos es un sistema de informacin que clasifica, acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos para facilitar la toma de decisiones, la planeacin y el control administrativo. La clasificacin de los costos depende de los patrones de comportamiento, actividades y procesos con los cuales se relacionan los productos. En general, los informes de costos nos indican el costo de un producto, de un proceso, de un proyecto en especial, etc. Los informes de costos son muy tiles tambin para la planeacin y seleccin de alternativas ante una situacin dada. Por lo anterior, podemos concluir que los objetivos de la contabilidad de costos son: 1. Generar informes para medir la utilidad, proporcionando el costo de ventas correcto. 2. Valuar los inventarios para el estudio de situaciones financieras. 3. Proporcionar reportes para ayudar a ejercer el control administrativo. 4. Ofrecer informacin para la toma de decisiones. 5. Generar informacin para ayudar a la administracin a fundamentar la estrategia competitiva. 6. Ayudar a la administracin al proceso del mejoramiento continuo, eliminando las actividades o procesos que no generan valor. Los informes clsicos que genera la contabilidad de costos facilitan el cumplimiento de los primeros tres objetivos. Sin embargo, para poder colaborar con los tres ltimos, los costos tendrn que reclasificarse y reordenarse en funcin de la circunstancia especifica que se este analizando, ya sea por actividades, procesos o productos. Las decisiones de los administradores implican una seleccin entre los cursos de accin opcionales. Los costos juegan un papel muy importante en el proceso de la toma decisiones. Cuando los valores cuantitativos pueden asignarse a las opciones, la administracin cuenta con un indicador acerca de cual es la opcin ms conveniente desde el punto de vista de la obtencin del mximo de utilidades para la empresa. En sntesis, se puede decir que la informacin cuantitativa sobre costos que deben incluirse en cada informe variara segn la situacin de la empresa, as como segn los objetivos especficos de la administracin. En general, es posible afirmar que el costo de cualquier accin o actitud depender del propsito o fin para determinar el costo. Por costo se entiende la suma de erogaciones en que incurre una persona fsica o una moral para la adquisicin de un bien o de un servicio, con la intencin de que genere ingresos en el futuro.

107

Los usuarios externos e internos de la informacin contable utilizan dicho concepto, siendo los ltimos quienes lo aplican en forma ms directa durante el proceso de toma decisiones. Un costo puede tener distintas caractersticas en diferentes situaciones, dependiendo del producto que genere: Costo-Activo. Cuando se incurre en un costo cuyo potencial de ingresos vaya mas all del potencial del periodo (edificio, maquinaria, etc). Costo-gasto. Es la porcin de activo o el desembolso de efectivo que ha contribuido en el esfuerzo productivo de un periodo que comparado con los ingresos que genero da por resultado la utilidad realizada en dicho periodo. Por ejemplo, los sueldos correspondientes a ejecutivos de administracin, o bien la depreciacin del edificio de la empresa correspondiente a ese ao. Costo-Perdida. Es la suma de erogaciones que se efectu, pero que no genero los ingresos con el cual se pueda comparar el sacrificio realizado, por ejemplo, cuando se incendia un equipo de reparto que no esta asegurado. Analizados los conceptos anteriores, se estudiara las diferentes clasificaciones de costo. 1. De acuerdo con la funcin en la que se originan Clasificacin de Costos Los costos pueden ser clasificados de acuerdo con el enfoque que se les d. 1. De acuerdo con la funcin en la que se originan a) Costos de produccin. Los que se generan en el proceso de transformarla materia prima en productos terminados. Se subdividen en: a.1 Costos de materia prima. El costo de materiales integrados al producto. Por ejemplo, la malta utilizada para producir cerveza, el tabaco para producir cigarros, etc. a.2 Costo de mano de obra. El costo que interviene directamente en la transformacin del producto. Por ejemplo, el sueldo del mecnico, del soldador, etc. a.3 Gastos indirectos de fabricacin. Los costos que intervienen en la transformacin de los productos, con excepcin de la materia prima y la mano de obra directa. Por ejemplo, el sueldo del supervisor, mantenimiento, energticos, depreciacin, etctera. b) Costos de distribucin o venta. Los originados en el rea que se encarga de llevar el producto desde la empresa hasta el ltimo consumidor; por ejemplo, publicidad, comisiones, etctera. c) Costos de administracin. Los que se originan en el rea administrativa, como pueden ser sueldos, telfono, oficinas generales, etctera.

108

2. De acuerdo con su identificacin con una actividad, departamento o producto: a) Costos directos. Los que se identifican plenamente con una actividad, departamento o producto. En este concepto se cuenta el sueldo correspondiente a la secretaria del director de ventas, que es un costo directo para el departamento de ventas; la materia prima es un costo directo para el producto, etctera. b) Costo indirecto. El que no podemos identificar con una actividad determinada. Por ejemplo, la depreciacin de la maquinaria o el sueldo del director de produccin respecto al producto. Algunos costos son duales, es decir son directos e indirectos al mismo tiempo. El sueldo del gerente de produccin es directo para los costos del rea de produccin, pero indirecto para el producto. 3. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados: a) Costos histricos. Los que se produjeron en determinado periodo; los costos de los productos vendidos o los costos de los que se encuentran en proceso. Estos costos son de gran ayuda para predecir el comportamiento de los costos predeterminados. b) Costos predeterminados. Los que se estiman con base estadstica y se utilizan para elaborar presupuestos. 4. De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los ingresos: a) Costos de periodo. Los que se identifican con los intervalos de tiempo y no con los productos o servicios; por ejemplo, el alquiler de las oficinas de la compaa, cuyo costo se lleva en el periodo en que se utilizan las oficinas, al margen de cuando se venden los productos. b) Costos del producto. Los que se llevan contra los ingresos nicamente cuando han contribuido a generarlos en forma directa; es decir, son los costos de los productos que se han vendido, sin importar el tipo de venta, de tal suerte que los costos que no contribuyeron a generar ingresos en un periodo determinado quedaran inventariados. 5. De acuerdo con el control que se tenga sobre la ocurrencia de un costo: a) Costos controlables. Aquellos sobre los cuales una persona, a determinado nivel, tiene autoridad para realizarlos o no. Por ejemplo, los sueldos de los directores de ventas en las diferentes zonas son controlables para el director general de ventas; el sueldo de la secretaria, para su jefe inmediato, etctera. b) Costos no controlables. En algunas ocasiones no se tiene autoridad sobre los costos en que se incurre; tal es el caso de la depreciacin del equipo para el supervisor, ya que el gasto por depreciacin fue una decisin tomada por la alta gerencia.

109

6. De acuerdo con su comportamiento: a) Costos variables. Los que cambian o fluctan en relacin directa con una actividad o volumen dado. Dicha actividad puede ser referida a produccin o ventas: la materia prima cambia de acuerdo con la funcin de produccin, y las comisiones de acuerdo con las ventas. b) Costos fijos. Los que permanecen constantes dentro de un periodo determinado, sin importar si cambia el volumen; por ejemplo, los sueldos, la depreciacin en lnea recta, alquiler del edificio. Dentro de los costos fijos tenemos dos categoras: b.1 Costos fijos discrecionales. Los susceptibles de ser modificados; por ejemplo, los sueldos, alquiler del edificio, etctera. b.2 Costos fijos comprometidos. Los que no aceptan modificaciones y tambin son llamados costos sumergidos; por ejemplo, la depreciacin de la maquinaria. c) Costos semivariables o semifijos. Estn integrados por una parte fija y una variable; el ejemplo tpico son los servicios pblicos: luz, telfono, etctera. d) Caractersticas de los costos fijos y variables: se analizaran con mas detalle las principales caractersticas de comportamiento. d.1. Caractersticas de los costos fijos: d.1.1 Grado de control (controlabilidad): Todos los costos fijos son controlables respecto a la duracin del servicio que prestan a la empresa. d.1.2 Estn relacionados estrechamente con la capacidad instalada: Los costos fijos resultan del establecimiento de la capacidad para producir algo o para realizar alguna actividad. Lo importante es que dichos costos no son afectados por cambios de la actividad dentro de un tramo relevante. d.1.3. Estn relacionados con un tramo relevante: Los costos fijos deben estar relacionados con un intervalo relevante de actividad. Permanecen constantes en un amplio intervalo que puede ir de cero hasta el total de la actividad. d.1.4 Regulados por la administracin: La estimacin de muchos costos fijos es fruto de las decisiones especificas de la administracin. Pueden variar dependiendo de dichas decisiones (costos fijos discrecionales). d.1.5 Estn relacionados con el factor tiempo: Muchos de los costos fijos se identifican con el transcurso del tiempo y se relacionan con un periodo contable. d.1.6 Son variables por unidad y fijos en su totalidad. d.2 Caractersticas de los costos variables: d.2.1 Grado de control (controlabilidad): Son controlados a corto plazo. d.2.2 Son proporcionales a una actividad: Los costos variables fluctan en proporcin a una actividad, mas que a un periodo especifico. Tienen un comportamiento lineal relacionado con alguna medida de actividad. los costos fijos y los variables, pues es vital conocer y controlar el

110

d.2.3 Estn relacionados con un tramo relevante: Los costos variables deben estar relacionados con una actividad dentro de un tramo normal o categora relevante de actividad; fuera de el puede cambiar el costo variable unitario. d.2.4 Son regulados por la administracin: Muchos de los costos variables pueden ser modificados por las decisiones de la gerencia. d.2.5 Los costos en total son variables y unitarios, son constantes. Esto es reconocer el efecto que sobre el total de los costos tiene la actividad. 7. De acuerdo con su importancia para la toma de decisiones: a) Costos relevantes. Se modifican o cambian dependiendo de la opcin que se adopte; tambin se les conoce como costos diferenciales. Por ejemplo, cuando la demanda de un pedido especial habiendo capacidad ociosa; en este caso los nicos costos que cambian si aceptamos el pedido, son los de materia prima, energticos, fletes, etc. La depreciacin permanece constante, por lo que los primeros son relevantes, y el segundo irrelevante para tomar la decisin. b) Costos irrelevantes. Aquellos que permanecen inmutables, sin importar el curso de accin elegido. Esta clasificacin nos ayudara a segmentar las partidas relevantes e irrelevantes en la toma de decisiones. 8. De acuerdo con el tipo de sacrificio en que se ha incurrido: a) Costos desembolsables. Aquellos que implicaron una salida de efectivo, motivando a que puedan registrarse en la informacin generada por la contabilidad. Dichos costos se convertirn mas tarde en costos histricos; los costos desembolsables pueden llegar o no a ser relevantes al tomar decisiones administrativas. Un ejemplo de un costo desembolsable es la nomina de la mano de obra que tenemos actualmente. b) Costos de oportunidad. Aquellos que se originan al tomar una determinacin provocando la renuncia a otro tipo de alternativa que pudiera ser considerada al llevar a cabo la decisin. Un ejemplo de costo de oportunidad es el siguiente: Una empresa tiene actualmente 50% de la capacidad de su almacn ociosa y un fabricante le solicita alquilar dicha capacidad ociosa por $ 120,000 anuales. Al mismo tiempo, se presenta la oportunidad a la empresa de participar en un nuevo mercado, lo cual traera consigo que ocupara el rea ociosa del almacn. Por esta razn al efectuar el anlisis para determinar si conviene o no expanderse, deben considerar como parte de los costos de expansin a los $ 120,000 que dejara de ganar por no alquilar el almacn.

111

Ventas de la expansin Costos condicionales de la expansin: Materia prima directa Mano de obra directa Gastos de fabricacin variables Gastos de administracin y ventas Costo de oportunidad Utilidad incremental o adicional 350 000 150 000 300 000 180 000 120 000

1 300 000

1 100 000 200 000

9. De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminucin de la actividad: a) Costos diferenciales. Son los aumentos o disminuciones en el costo total, o el cambio en cualquier elemento del costo, generado por una variacin en la operacin de la empresa. Estos costos son importantes para la toma de decisiones, pues son los que mostraran los cambios o movimientos sufridos en las utilidades de la empresa ante un pedido especial, un cambio en la composicin de las lneas, etctera. a.1 Costos decrementales. Cuando los costos diferenciales son generados por disminuciones o reducciones en el volumen de la operacin, reciben el nombre de costos decrementales. Por ejemplo, al eliminarse una lnea de la composicin actual de la empresa se ocasionaran costos decrementales, como consecuencia de dicha eliminacin. a.2 Costos incremntales. Aquellos en que se incurre cuando las variaciones en los costos son ocasionadas por un aumento en las actividades u operaciones de la empresa; un ejemplo tpico es la consideracin de la introduccin de una nueva lnea a la composicin existente, lo que traer por consecuencia la aparicin de ciertos costos que reciben el nombre de incrementales.

IV.3 IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA EN: IV.3.1 CONTROL ADMINISTRATIVO

La poca actual se caracteriza por la complejidad econmica en la administracin de los recursos, que tanto a nivel macroeconmico como microeconmico son escasos, lo que exige efectividad y eficiencia de los profesionales comprometidos en la administracin, a fin de lograr un uso optimo de los insumos. Lo anterior se puede lograr cuando se implanta la filosofa del mejoramiento continuo, que no es otra cosa que la cultura de calidad total, cuya misin esencial es eliminar todo aquello que no va con los estndares de calidad y, por tanto, no permite competir satisfactoriamente. Para lograrlo se necesita un sistema de informacin basado en la estadstica que muestre dichas desviaciones, de ah la necesidad de contar con un buen control administrativo que propicie el mejoramiento continuo. Se entender por control administrativo el proceso mediante el cual la administracin se asegura de que los recursos son obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en funcin de los objetivos planeados por la organizacin.

112

La informacin que proporciona la contabilidad administrativa puede ser til en el proceso de control de tres maneras: 1. Como medio para comunicar informacin acerca de lo que la direccin desea que se haga. 2. Como medio de motivar a la organizacin a fin de que acte en la forma mas adecuada para alcanzar los objetivos empresariales. 3. Como medio para evaluar los resultados; es decir, para juzgar que tan buenos resultados se obtienen. La presencia de la contabilidad administrativa se hace necesaria para obtener mejor control. Una vez que determinada operacin ha sido concluida, se miden los resultados y se comparan con un estndar fijado previamente con base en los objetivos planeados, de tal suerte que la administracin pueda asegurarse de que los recursos fueron manejados con efectividad y eficiencia. El estndar establecido previamente surge al utilizar cualquiera de las siguientes herramientas: los costos estndar, los presupuestos, el establecimiento de centros de responsabilidad financiera, etctera. El control administrativo se efecta a travs de los informes que genera cada una de las reas o centros de responsabilidad; esto permite detectar sntomas graves de desviaciones y conduce hacia la administracin por excepcin por parte de la alta gerencia, de tal modo que al ponerse de manifiesto alguna variacin, se puedan realizar las acciones correctivas consideradas prudentes para lograr efectividad y eficiencia en el manejo de los recursos con que cuenta la organizacin. En nuestros pases, entre ms difcil es la economa, se hace mas patente el principio administrativo que dice Todo sistema que no se controla, se degenera, de ah la relevancia de esta funcin.

IV.3.2
manera:

TOMA DE DECISIONES

Para tomar una buena decisin se requiere utilizar el mtodo cientfico, que se puede desglosar de la siguiente 1. Anlisis a) Reconocer que existe un problema. b) Definir el problema y especificar los datos adicionales necesarios. c) Obtener y analizar datos. 2. Decisin a) Proponer diferentes alternativas. b) Seleccionar la mejor. 3. Puesta en prctica a) Poner en practica la alternativa seleccionada. b) Realizar la vigilancia necesaria para control del plan elegido.

113

En toda organizacin se toman decisiones diariamente. Una son rutinarias, como contratar un nuevo empleado; otras no son repetitivas, como introducir o eliminar una lnea de productos. Ambas requieren adecuada informacin. Es obvio que la calidad de las decisiones en cualquier empresa, pequea o grande, esta en funcin directa del tipo de informacin disponible; por tanto, si se desea que una organizacin se desarrolle normalmente, debe contarse con un buen sistema de informacin. A mejor calidad en la informacin, se asegura una mejor decisin. El modelo ideal de un sistema de informacin administrativo es el de contabilidad por productividad (accountability), que consiste en utilizar todas las herramientas de contabilidad administrativa, integradas en un solo suprasistema de informacin cuantitativo. Hacia este sistema integrado se dirigir el desarrollo de este libro, de tal manera que a su termino, el estudiante ser capaz de entender y manejar cada una de las herramientas de contabilidad administrativa, as como de integrarlas dentro del suprasistema de contabilidad por productividad. Aunque la informacin que genera la contabilidad es usada por la administracin en la toma de decisiones, es importante hacer notar que no proporciona respuestas automticas a los problemas gerenciales. Es precisamente el elemento humano el que elige la mejor alternativa, ya que la experiencia profesional y sus conocimientos, junto con la informacin contable, le permite elegir correctamente.

IV.3.3

PLANEACION

La actividad de planeacin ha cobrado vital importancia en la actualidad, debido a la globalizacin en la que muchos pases nos encontramos al desarrollo tecnolgico, la economa cambiante, el crecimiento acelerado de las empresas, el desarrollo profesional y la disponibilidad de informacin relevante que se posee actualmente en las empresas. La planeacin se hace necesaria por diferentes motivos: a)Para prevenir los cambios del entorno, de suerte que anticipndose a ellos sea ms fcil la adaptacin de las organizaciones y se logre competir exitosamente en estrategias. b)Para integrar los objetivos y las decisiones de la organizacin. c) Como medio de comunicacin, coordinacin y cooperacin de los diferentes elementos que integran la empresa Al realizar una adecuada planeacin de las organizaciones, se lograra mayor efectividad y eficiencia en las operaciones y mejor administracin. Ante las diferentes definiciones de planeacin, vale la pena elegir la

114

siguiente: Diseo de acciones cuya misin ser cambiar el objeto de la manera en que este haya sido definido. De acuerdo con esta definicin, podemos planear o disear acciones a corto o largo plazo. Si pensamos en funcin de la dimensin temporal, la clasificacin anterior puede concebirse tambin como planeacin tctica o de operacin, y planeacin estratgica. La planeacin que recibe ayuda de la contabilidad administrativa es bsicamente la de operacin, que consiste en el diseo de acciones cuya misin es alcanzar los objetivos que se desean en un periodo determinado, bsicamente en los referente a la operacin de la empresa, usando diferentes herramientas tales como los presupuestos, el modelo costo volumen utilidad, etctera; Sin embargo, el costeo por actividades, apoyado en la filosofa de la concepcin de cadenas d e valor, brinda una gran ayuda en el proceso de planeacin estratgica para determinar cual deber ser la estrategia competitiva hacia donde debe orientarse la empresa, para lograr una posicin atractiva dentro del sector industrial donde se encuentra. Definiremos el presupuesto como herramienta que traduce a un lenguaje cuantitativo de las acciones que formula la alta administracin y suyo fin es colocar la organizacin en determinada situacin financiera durante cierto periodo. Los dos tipos de planeacin, la operativa y la estratgica, recurren a otra herramienta esencial conocida como el modelo costo-volumen-utilidad. Este modelo permite a la direccin utilizar el mtodo de similacin sobre las variables, costos, precios y volumen. Esta tcnica facilita la eleccin de un correcto curso de accin, ya que permite analizar los posibles efectos en las utilidades al tomar la empresa determinada decisin. Este modelo tiene la capacidad de interrelacionar esas tres variables, fundamentales para una planeacin de operacin adecuada. Considerar un incremento de los precios o modificar la estructura de costos como resultado de alguna decisin implica un anlisis mas profundo de la repercusin de esas acciones en las utilidades futuras y en el flujo de efectivo. Este anlisis se puede realizar mediante un modelo de simulacin que relaciones las variables relevantes y de el se pueden seleccionar las acciones que permitan llevar a la empresa a su objetivo. Bsicamente, los presupuestos y el modelo costo-volumen-utilidad son los instrumentos que apoyan desde el punto de vista informativo la planeacin; No puede desconocerse, empero que existen otras herramientas contables que tambin sirven a tales efectos. Aunque la ayuda de la contabilidad administrativa en la planeacin a corto plazo o tctica es ms notable, la informacin generada por la contabilidad es de vital importancia en la planeacin a largo plazo o estratgica con el fin de realizar proyecciones, para efectuar mediante modelos economtricos la planeacin a cinco o diez aos de las organizaciones.

115

CAPITULO V P LANEACION
V.1 NATURALEZA DE LOS PRESUPUESTOS
En la planeacin se puede distinguir lo que es el proceso y lo que es el contenido. El proceso consiste en determinar los escenarios y fijar objetivos, y el contenido esta formado por el plan de mercados, plan de insumos y plan financiero. Los presupuestos son una herramienta que facilita la administracin por objetivos, establecindole a la administracin metas a lograr, expresados en trminos monetarios, tales como: la tasa de rendimiento sobre inversin, la tasa de rendimiento sobre capital, nivel de endeudamiento, etc. Esto propicia una evaluacin eficiente durante el periodo presupuestal.

Definicin de presupuesto Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en trminos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.

Ventajas que brindan los presupuestos 1. Motivan a la gerencia para que defina adecuadamente los objetivos bsicos de la empresa. 2. Propician que se defina una estructura adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organizacin. 3. Incrementan la participacin de los diferentes niveles de la organizacin, cuando existe la motivacin adecuada4. Obligan a mantener un archivo de datos histricos controlables. 5. Facilitan a la administracin la utilizacin optima de los diferentes insumos. 6. Facilitan la coparticipacin e integracin de las diferentes reas de la compaa. 7. Obligan a realizar un auto anlisis peridico. 8. Facilitan el control administrativo. 9. Son un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de una organizacin para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la empresa. [Link] a lograr mayor efectividad y eficiencia en las operaciones.

116

V.2 EL PROCESO DEL PRESUPUESTO

La elaboracin del presupuesto puede fundamentarse en un enfoque contable o administrativo. Desde el punto de vista de la contabilidad financiera, el producto final del presupuesto son los estados financieros que genera la contabilidad financiera. La nica diferencia es que los estados financieros presupuestados son estimaciones de lo que ocurrir el futuro y no datos histricos de lo ocurrido en el pasado. A continuacin se analizara el presupuesto desde el punto de vista de la contabilidad administrativa. [Link] de los periodos El periodo conveniente para un presupuesto es un ao. La mayora de las empresas preparan presupuestos anualmente; otras lo hacen en forma semestral o trimestral. Al trmino de cada periodo se revisan los presupuestos y se analiza el comportamiento real respecto al planeado, con el fin de que se realicen los ajustes necesarios. Cada empresa elegir el periodo que mejor convenga a sus necesidades. El presupuesto se divide por meses, ya que el mes constituye el periodo bsico para ir comparando lo real y lo presupuestado. Recordemos que la funcin fundamental de los presupuestos es su utilizacin como instrumentos de control administrativo. [Link] para la preparacin de presupuestos Un comit de presupuestos, constituido por varios miembros de la alta gerencia, puede vigilar la preparacin de estos. Este comit fijara las pautas que la organizacin deber de seguir y coordinara los presupuestos que por separado preparan las diversas unidades de la organizacin, resolviendo las diferencias que surjan entre ellas, para luego someter el presupuesto final a la consideracin del director y del consejo. El punto crucial radica en que las decisiones sobre el presupuesto deben ser elaboradas en la lnea y la planeacin final por el director. Por tanto, el staff solo aconseja ciertas medidas, pero no es quien decide. Esta funcin la lleva a cabo el director de presupuestos, quien depende del contralor. Las funciones principales del director de presupuestos consisten en informar sobre la mecnica de la preparacin (como llenar las formas o cedulas);Proporcionar los supuestos macroeconmicos sobre los cuales se desarrollaran los presupuestos; proporcionar los datos del ejercicio o ejercicios pasados tiles para su elaboracin; Hacer los clculos necesarios para traducir las decisiones que tome la lnea; reunir las cifras del presupuesto y vigilar que cada una de las partes entregue a tiempo sus propuestas.

117

[Link] de los presupuestos Una vez determinado el periodo presupuestario, el comit de presupuestos se dedicara a la elaboracin del mismo. Solicitara formalmente a todos los integrantes de la organizacin que presenten sus objetivos y expectativas, haciendo hincapi en las ventajas que derivaran de una buena elaboracin presupuestal. Es indispensable la coordinacin en todas las reas, si se quiere lograr la eficiencia. Por ello, se debe fijar fechas limite en las que la informacin de cada departamento deba estar a disposicin de dicho comit. En este caso es conveniente usar un camino critico, para conocer el desarrollo del presupuesto. [Link] de los presupuestos La tarea de elaboracin del presupuesto es de todos; desde los obreros, hasta la alta gerencia. Por esa razn se hace necesario formular manuales especficos de las actividades que debern desarrollarse, as como para cualquier otra labor administrativa. [Link] del presupuesto Esta labor debe ser desarrollada por el comit de presupuestos para localizar y resolver situaciones perjudiciales en el momento en que aparezcan y evitar que generen mayores problemas. Este control se realiza partiendo del sistema presupuestado, registrando lo realizado. Comparando lo presupuestado con lo real, se determinan las variaciones que debern ser estudiadas y analizadas. Finalmente se proceder a los ajustes necesarios, con el fin de eliminar la deficiencia y modificar el presupuesto si fuera necesario.

[Link] del presupuesto Es necesario que se elaboren por escrito las polticas, los mtodos y los procedimientos que regirn el presupuesto; esto se logra mediante la elaboracin de un manual de presupuesto adecuado. Dicho manual debe contener los siguientes requisitos. a)Los objetivos, finalidades y funcionalidad de todo el plan presupuestal, as como la responsabilidad que tendr cada uno de los miembros del personal que tiene asignada un rea de responsabilidad presupuestal. b)El periodo que incluir el presupuesto, como la periodicidad con que se generaron los informes de actuacin. c)Toda la organizacin que se pondr en funcionamiento para su perfecto desarrollo y administracin. d)Las instrucciones para el desarrollo de todos los anexos y formas en que estar elaborado el presupuesto. Una de las ventajas que ofrece dicho manual, es que es un medio informativo para todos los integrantes de una organizacin, ya que en el se delimita la autoridad y la responsabilidad de cada participante.

118

V.3 TIPOS DE PLANEACIN

1. Planeacin a largo plazo Esta planeacin normalmente no se expresa en trminos precisos respecto a las diferentes partes que integran una empresa, sino que ms bien se efecta en trminos globales. Los ms comunes son: a) Plan de mercados. Consiste en realizar una investigacin profunda sobre el comportamiento de los diferentes mercados, los cuales tienen incidencia directa al producto. Algunas de las variables que entran en juego en este plan son el crecimiento de la economa, el crecimiento de la poblacin, el ingreso per cpita, etc., de suerte que las ventas de la compaa pueden ser estimadas para los prximos cinco aos, lo cual facilita el plan anual, contribuyendo as a lograr la situacin deseada a largo plazo.

b) Plan de necesidades de insumos. Consiste en detectar los requerimientos de los diferentes recursos
que intervienen en el proceso productivo, como son la materia accesorios, etc., de tal modo que se pueda hacer frente

prima, la mano de obra, energticos,

al plan de mercados.

c) Plan financiero. Incluye, entre otras cosas: proyectos de inversin, estructuras financieras, costos de capital, polticas de reposicin de equipos, polticas de pago de dividendos, de financiamiento y de inversin. 2. Planeacin a corto plazo Este tipo de planeacin se considera un subconjunto de la planeacin a largo plazo y consiste en disear las acciones que habrn de colocar a la compaa en un cierto sitio dentro de un periodo determinado. En este tipo de planeacin se utiliza lo que es el presupuesto.

V.4 PRESUPUESTO MAESTRO

El presupuesto maestro o anual esta integrado bsicamente por dos reas que son: a)El presupuesto de operacin. b)El presupuesto financiero. Al desarrollar el presupuesto anual es fundamental que se analicen las variables macroeconmicas que afectan a la empresa, as como las variables microeconmicas que tambin deben de ser estudiadas, y su repercusin dentro del presupuesto de operacin y financiero. 1. Premisas bsicas o variables macroeconmicas Las variables macroeconmicas bsicas son una serie de pautas econmicas, sociales, polticas y financieras que marcan en escenario especifico a corto plazo. Entre las principales premisas que deben ser estudiadas se encuentran:

119

b. Crecimiento del producto interno bruto y de los pases con los que tenemos relaciones comerciales, as como el crecimiento de la rama industrial a que pertenece la empresa. c. Inflacin de Mxico y los pases con los que interactuamos. d. Comportamiento del tipo de cambio. e. Estrategias de financiamiento de las empresas. f. Comportamiento de sueldos, salarios y prestaciones. g. Relaciones con los sindicatos. h. Estmulos a las exportaciones. i. Reglas y aranceles referentes a las importaciones y exportaciones a raz del tratado de libre comercio, as como el proceso de gradualismo, a travs del que se va a llevar a cabo durante los prximos aos. j. k. Comportamiento del costo del dinero. Otras variables.

Al utilizar diferentes supuestos en cada una de las variables macroeconmicas (informacin que se puede obtener de diferentes fuentes, tales como el Banco de Mxico, centro de estudios econmicos del sector privado, modelos economtricos como el WEFA, ITESM e INDEX, etc.) podemos disear diferentes escenarios, de forma que se puedan tomar decisiones mas acertadas. 2. Premisas especificas o variables microeconmicas Se refiere a las variables que se relacionan en forma especifica con el negocio o empresa y que requieren una estrategia determinada, de acuerdo con el medio competitivo en que se encuentra la empresa. Estas premisas reportan las acciones que habrn de ponerse en practica durante un ao determinado, pero que a su vez forman parte integral de la planeacin estratgica de la empresa a largo plazo. La aprobacin de estas variables debe ser fruto de una discusin y anlisis profundo del equipo que forma el cuadro principal de la empresa. Entre las variables y objetivos que se incluyen en este apartado se encuentran: a) Estrategias de precios. b) Inflacin de los precios y de cada uno de los principales insumos esperados. c) Crecimiento del mercado esperado. d) Objetivo a lograr medido en rentabilidad. e) Diagnostico de la liquidez. f) Polticas del capital de trabajo. g) Estrategias sobre el aprovechamiento de la capacidad instalada. h) Mezcla de lneas a colocar. i) j) Estrategias de productividad. Polticas de exportacin de ventas.

k) Carga financiera esperada.

120

Es esencial para poder disear un presupuesto correcto, conocer, analizar y evaluar las variables antes mencionadas durante cada una de las etapas que integran el diseo o desarrollo del presupuesto anual. Cada uno de los presupuestos deben ser elaborados a precios constantes; es decir, deben llevar todos los pesos al mismo poder de compra, de tal manera que uno de los objetivos bsicos del presupuesto como lo es el control administrativo pueda desarrollarse, porque de otra manera seria imposible llevar a cabo dicha actividad, al mezclar en los datos comparativos pesos de diferente poder de compra. Presupuesto de Operacin a) El presupuesto de ventas. La primera etapa que enfrentara la organizacin ser la determinacin del comportamiento de su demanda; es decir, conocer que se espera que haga el mercado, de manera que una vez concluida esta etapa, se este capacitado para elaborar un presupuesto propio de operacin. Para desarrollar el presupuesto de ventas es recomendable la siguiente secuencia: a.1 Determinar claramente el objetivo que desea lograr la empresa respecto al nivel de ventas en un periodo determinado, as como las estrategias que se desarrollan para lograrlo. a.2 Realizar un estudio del futuro de la demanda, apoyado en ciertos mtodos que generen objetividad en los datos, como anlisis de regresin y correlacin, anlisis de la industria, anlisis de la economa, etctera. a.3 Basndose en los datos deseados para el futuro que gener el pronstico del inciso a.2, y en el juicio profesional de los ejecutivos de ventas, elaborar el presupuesto de stas tratando de dividirlo por zonas, divisiones, lneas, etc., de tal forma que se facilite su ejecucin. Una vez aceptado el presupuesto de ventas, debe comunicarse a todas las reas de la organizacin para que se planifique el presupuesto de insumos. b) El presupuesto de produccin. Una vez que el presupuesto de ventas esta determinado, se debe elaborar el plan de produccin; este es importante ya que de l depender todo el plan de requerimientos con respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizarn en el proceso productivo. Para determinar la cantidad que se debe producir de cada una de las lneas que vende la organizacin, hay que considerar las siguientes variables: las ventas presupuestadas de cada lnea; los inventarios finales deseados para cada tipo de lnea (que pueden ser determinados en funcin de rotaciones que se desean de los inventarios por lnea; dicha rotacin deber ser la ptima para el caso especfico de que se trate) y los inventarios iniciales con que se cuente para cada lnea.

121

Presupuesto de

Ventas

Inventario final Terminados

Inventario inicial de artculos terminados

Produccin por lnea = presupuestadas + deseado de artculos -

La frmula anterior supone que los inventarios en proceso tienen cambios poco significativos. Porque de tenerlos se deberan considerar dentro del anlisis, para determinar la produccin de cada lnea. Hasta ahora se ha planteado la necesidad de conocer los niveles de inventarios al principio y al final del periodo productivo; sin embargo, dentro de dicho periodo hay que determinar cul es la poltica deseada para cada empresa respecto a la produccin. Las polticas ms comunes son: 1 Produccin estable de inventario variable. 2 Produccin variable de inventario variable. 3 Combinacin de ambas. Cada una de estas polticas ofrece ventajas y desventajas, lo que nos lleva a concluir que depender de cada caso especfico determinar cul es la ms conveniente para la organizacin. c) Presupuesto de necesidades de materia prima y de compras. El presupuesto de produccin, una vez concluido, nos proporciona el marco de referencia para diagnosticar las necesidades de los diferentes insumos. Bajo condiciones normales, cuando no se espera escasez de materia prima, la cantidad estar en funcin del estndar que se haya determinado para cada tipo de ellas por producto, as como la cantidad presupuestada para producir en cada lnea, indicando a la vez el tiempo en que se requerir Materia prima A Requerida = Produccin presupuestada de una lnea x Estndar materia prima A

El presupuesto de requerimientos de materia prima se debe expresar en unidades monetarias, una vez que el departamento de compras defina el precio al que se va adquirir, constituyendo as el costo del material presupuestado. En este presupuesto se incluye nicamente el material directo, ya que los materiales indirectos (lubricantes, accesorios, etc.) se incorporan al presupuesto de gastos de fabricacin. Los beneficios del presupuesto de requerimientos de materia prima son que: c.1 Indica las necesidades de materia prima para determinado periodo presupuestal, evitndose as cuellos de botella en la produccin por falta de abastecimiento.
122

c.2 Genera informacin para compras, lo que permite a ste departamento planear sus actividades. c.3 Determina niveles adecuados de inventarios para cada tipo de materia prima. c.4 Ejerce el control administrativo respecto a la eficiencia con que se maneja la materia prima. El gerente de compras es responsable del presupuesto de su rea, ya que el presupuesto de requerimientos de materia prima preparado anteriormente, junto con las polticas de inventario que se establezcan para cada materia prima, se determinar el numero de unidades, y el tiempo en que habr de llevarse a cabo las compras y el costo en que se incurrir al realizar dichas operaciones, que ser la cantidad de cada materia prima que se comprar por el precio estndar al que se planea adquirir. d. Presupuesto de mano de obra. Este presupuesto trata de diagnosticar claramente las necesidades de recursos humanos (bsicamente mano de obra directa) y como actuar, de acuerdo con dicho diagnstico, para satisfacer los requerimientos de la produccin planeada. La metodologa debe permitir la determinacin del estndar en horas de mano de obra para cada tipo de lnea que produce la empresa, as como la calidad de la mano de obra que se requiere; con lo anterior podemos detectar si se necesitan ms recursos humanos o si los actuales son suficientes. Se supone que hay diez lneas de productos diferentes en la empresa; la lnea WW requiere 2 horas de mano de obra de soldador, 3 horas de mecnico y media hora de alimentador. Si el presupuesto de produccin indica que se van a producir 10 000 WW, se puede calcular la mano de obra directa de dicha lnea. 10 000 x 2 horas (soldador) 10 000 x 3 horas (mecnico) = 20 000 horas = 30 000 horas

10 000 x hora (alimentador) = 5 000 horas En el supuesto de que durante un ao se trabajen slo 300 das hbiles y el tiempo normal sean siete horas diarias de labor, se tiene: 300 das x 7 horas = 2 100 horas, las cuales corresponden a cada operacin. Para satisfacer los requerimientos de WW se realizan las siguientes operaciones: 20 000 = 10 soldadores aproximadamente 2 100 30 000 = 2 100
123

15 mecnicos aproximadamente

5 000 = 2 100

3 alimentadores aproximadamente

Una vez hecho lo anterior para cada lnea, se puede apreciar si el personal con que cuenta la organizacin es suficiente, o planear nuevas contracciones especificando el nmero y las caractersticas de las personas necesarias. Una vez calculado el nmero de obreros requeridos, se debe determinar que costar esa cantidad de recursos humanos, o sea, traducir el presupuesto de mano de obra directa, expresada en horas estndar o en nmero de personas y calidad, a trminos de unidades monetarias; es decir, calcular el presupuesto del costo de mano de obra. d) Presupuesto de gastos de fabricacin indirectos. El presupuesto debe elaborarse con la participacin de todos los centros de responsabilidad del rea productiva que efecten cualquier gasto productivo indirecto. Es importante que, al elaborar dicho presupuesto, se detecte perfectamente el comportamiento de cada una de las partidas de gastos indirectos, de manera que los gastos de fabricacin variables se presupuesten en funcin del volumen de produccin previamente determinado, y los gastos de fabricacin fijos se planeen dentro de un tramo determinado de capacidad, independientemente del volumen de produccin presupuestado. Cuando se ha elaborado el presupuesto de gastos de fabricacin, debe calcularse la tasa de aplicacin tanto en su parte variable como en su parte fija, y elegir una base que sea adecuada para la estructura del presupuesto de gastos de fabricacin indirectos. Por ejemplo, si dentro del presupuesto global la depreciacin constituye un 40%, ser conveniente elegir horas-mquina como la base para la obtencin de la tasa. Una vez realizado lo anterior, podemos sintetizar el presupuesto de gastos de fabricacin mediante la frmula: Y = a + bx Donde a representa los gastos de fabricacin fijos, b los gastos variables por unidad a producir y x el volumen de actividad. Esto no es otra cosa que la aplicacin del concepto de presupuesto flexible a la elaboracin del presupuesto de gastos indirectos de fabricacin. En el contexto del desarrollo del plan anual es muy importante utilizar el denominado presupuesto flexible, que consiste en presupuestar a diferentes niveles de actividad tanto los ingresos como los gastos, dependiendo del comportamiento que manifiestan ambos en funcin de una actividad determinada. Especialmente en las actuales circunstancias, esta herramienta es esencial para adaptarse a los cambios, ya que ayuda a detectar reas en donde est incurriendo en costos excesivos.

124

El uso del presupuesto flexible cobra importancia cuando se emplea como herramienta de control. Permite comparar lo real con lo que debera haber ocurrido y as estar en disposicin de realizar un buen diagnstico de la empresa y emprender las acciones apropiadas, ya que la utilizacin del presupuesto fijo no ayuda a una correcta evaluacin. En contraste con el presupuesto flexible, el fijo consiste en determinar el presupuesto de operacin en un nivel especfico, en el cual nunca se trabaja: siempre se estar arriba o abajo, por lo que realizar la comparacin de los presupuestos en un nivel, con lo realizado en otro diferente, resultar ocioso e ineficaz; de ah que el presupuesto fijo ha pasado a ser elemento histrico, por su falta de utilidad. e) Presupuesto de gastos de operacin. Este presupuesto tiene por objeto planear los gastos en que incurrirn las funciones de distribucin y administracin de la empresa para llevar a cabo las actividades propias de su naturaleza. De igual manera que los gastos indirectos de fabricacin, ambos gastos, de administracin y de venta, deben ser separados en todas las partidas en gastos variables y gastos fijos, para la aplicacin del presupuesto flexible a estas reas. El volumen al cual cambiarn las partidas variables no ser el de produccin, sino el adecuado a su funcin, ya sea ventas o administracin. La idea bsica es que luego de determinar los diferentes niveles de actividad, se est capacitado para elaborar el presupuesto de gastos de operacin mediante el empleo del presupuesto flexible. Aqu tambin es de mucha utilidad el costeo por actividades al elaborar el presupuesto para determinar que agrega o no valor al producto o servicio. ESTADOS FINANCIEROS PRESUPUESTADOS El plan anual debe culminar con la elaboracin de los estados financieros presupuestados, que son el reflejo del lugar en donde la administracin quiere colocar la empresa, as como cada una de las reas, de acuerdo con los objetivos que se fijaron para lograr la situacin global. Aparte de los estados financieros presupuestados anuales, pueden elaborarse reportes financieros, mensuales, trimestrales o cuando se juzgue conveniente, para efectos de retroalimentacin, lo que permite tomar las acciones correctivas que se juzguen oportunas en cada situacin. El presupuesto de ventas, el de costo de produccin y el de gastos de operacin producen el estado de resultados proyectado; en sntesis, el presupuesto de operacin da origen al estado de resultados presupuestado.

125

El presupuesto financiero, aunado a ciertos datos del estado de resultados presupuestado, expresa el estado de situacin financiera presupuestado y estado de flujo de efectivo presupuestado, los cuales tambin indican la situacin financiera proyectada. Con estos informes queda concluida la elaboracin del plan anual o plan maestro de una empresa. SECUENCIA DEL PRESUPUESTO ANUAL PRESUPUESTO DE VENTAS PRESUPUESTO DE: REQUISICIONES DE MATERIA PRIMA MANO DE OBRA GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACION COSTO DE PRODUCCION Y DE VENTA GASTOS DE VENTA GASTOS DE ADMINISTRACION ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO PRESUPUESTO DE EFECTIVO ADICIONES DE ACTIVO NO CIRCULANTE ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS PRESUPUESTO DE PRODUCCION

ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO

BALANCE GENERAL PRESUPUESTADO

FLUJO DE EFECTIVO PRESUPUESTADO

126

PRESUPUESTO BASE CERO

En la actualidad, una de las tcnicas que ha cobrado mayor importancia para facilitar a la administracin su labor de efectuar una correcta asignacin de recursos es la denominada presupuesto base cero. Consiste en un proceso mediante el cual la administracin, al ejecutar el presupuesto anual, toma la decisin de asignar los recursos destinados a reas indirectas de la empresa, de manera que cada una de esas actividades indirectas se demuestre que el beneficio generado es mayor que el costo incurrido. En sntesis, esta tcnica parte del supuesto de que no importa que la actividad est desarrollndose mucho tiempo atrs; si no justifica su beneficio, debe eliminarse. Es decir, parte del principio de que toda actividad debe estar sujeta al anlisis costo-beneficio. Esta herramienta obliga a los administradores a justificar, mediante un anlisis costo-beneficio, cualquier incremento de sus actividades y adems los compromete a jerarquizar las actividades de acuerdo con el beneficio y su importancia para la empresa. Como qued enunciado en el prrafo anterior, esta tcnica no se aplica a ningn elemento del costo como materia prima, mano de obra, o gastos indirectos de fabricacin. Esta tcnica es de aplicacin inmediata, sobre todo en las empresas en donde la proporcin d costos indirectos al producto es mayor que la de los costos directos respecto al total de costos. Son estas empresas las que ms se benefician con el empleo del presupuesto base cero. Las reas ms favorecidas con su uso son las de finanzas, contralora, relaciones industriales, mercadotecnia, mantenimiento, control de calidad, investigacin y desarrollo, etctera. La filosofa de esta herramienta se basa en varias tcnicas de la administracin y de la contabilidad administrativa modernas, como la administracin por objetivos, la contabilidad por reas de responsabilidad, la evolucin de la actuacin, el anlisis marginal, el anlisis costo-beneficio. Todo esto la enriquece, haciendo ms atractiva su utilizacin. [Link] para justificar su empleo. Cualquier organizacin sana debe tener inters por conocer que tipos de indicadores pueden estar apuntando la necesidad de implementar esta tcnica para superarse. Los indicadores pueden ser administrativos o financieros. [Link] indicadores administrativos pueden ser que: a.1 El presupuesto anual se ha convertido en una rutina para todo el personal; no se visualiza como reto a la creatividad y auto anlisis, sino como algo que hay que hacer. a.2 No existe una metodologa adecuada para que los integrantes de la organizacin demuestren la bondad o beneficio que traer para la empresa una nueva actividad.

127

a.3 No existen sistemas que permitan a la administracin seleccionar las actividades ms atractivas y rentables para la empresa. a.4 No existen herramientas para evaluar el desempeo de los ejecutivos de la organizacin. [Link] indicadores financieros son, por ejemplo de: b.1 Baja rentabilidad sobre los recursos puestos en las manos de la administracin. b.2 Cambios significativos e irracionales en el volumen de ventas. b.3 Cambios en la organizacin motivados por diferentes decisiones que modifican el comportamiento de la estructura de costos de la empresa.

[Link] para aplicar presupuesto base cero

A continuacin se presenta una metodologa de aplicacin del presupuesto base cero, que es el resultado obtenido por varios autores, quienes desde el surgimiento de esta tcnica han estado dedicados a su desarrollo y perfeccionamiento. Dicha secuencia esta apoyada en una estructura lgica, cuyo fin es cumplir con el espritu para el cual fue desarrollada esta herramienta. a) Establecer los supuestos o primicias en las cuales descansar la planeacin. Consiste en que la empresa dicte las normas o pautas en que se apoyar la planeacin durante este periodo, como restriccin de recursos humanos, econmicos, etc.; y adems tome en consideracin que la empresa es parte de un sistema macroeconmico, en el cual debe tenerse en cuenta el crecimiento de la industria a la cual pertenece, la inflacin que se espera en el pas. b) Determinar las unidades o paquetes de decisin. Para cumplir sta etapa es necesario entender que es un paquete o unidad de decisin. Un paquete de decisin es un conjunto de actividades que dependen de la administracin y que pueden estar sujetas al anlisis costo-beneficio. Ejemplo de ella son la auditoria interna, el reclutamiento y seleccin de personal, presupuestos, mantenimiento, publicidad, etc. en cada una de las unidades o paquetes, el grupo de actividades desarrolladas, pueden ser modificadas o alteradas de acuerdo con el inters de la empresa. c) Analizar las unidades de decisin. Esta es la fase ms importante de la secuencia, ya que de ella depender, en gran parte, el xito o el fracaso de la implantacin del presupuesto base cero. Esta etapa incluye las siguientes actividades: c.1 Definir el objetivo esencial de la unidad de decisin respectiva de manera clara y especfica. c.2 Describir la forma en que actualmente est desarrollando sus actividades e indicar los recursos nuevos con que se cuenta, quin efecta las diferentes actividades, quienes son los usuarios de los servicios que genera, para que los usan actualmente, etctera.

128

c.3 Efectuar un anlisis de sensibilidad de las diferentes opciones que pudieran servir de base para que la unidad de decisin realice su labor. Por ejemplo, contratar consultores externos e indicar las ventajas y desventajas de cada opcin. c.4 Seleccionar la mejor alternativa en funcin de un anlisis de los factores cuantitativos y cualitativos. c.5 Determinar el nivel mnimo de servicios que deber tomar la unidad de decisiones de acuerdo con la opcin seleccionada, as como su costo. Indicar tambin como pueden aumentar los servicios que genera la unidad de decisin, as como los costos incrementales que habrn de producirse para ese nivel de actividades. c.6 Disear las herramientas cuantitativas y cualitativas ms idneas a fin de que sirvan de marco de referencia para evaluar la calidad del servicio desarrollado por cada unidad de decisin. d) Jerarquizar dichas unidades de decisin. Una vez que se han determinado los diferentes paquetes o unidades de decisin se inicia el proceso de seleccionar o jerarquizar (en funcin de los criterios ms adecuados a las circunstancias de las empresas) las prioridades y las actividades cuyo beneficio sea mayor que su costo. Estos criterios pueden ser la rentabilidad, el riesgo o su repercusin en la liquidez de la compaa. Tambin puede constituirse un comit que escoja otro criterio, que puede ser la urgencia o la necesidad de dicha actividad. Lo ms seguro es que algunas unidades de decisin no se lleven a la prctica porque no alcanzaron a cubrirse e el presupuesto asignado. La mecnica de la jerarquizacin permite al ir seleccionando unidades de decisiones, estas provengan de cualquier rea, siempre que cumplan con el criterio establecido. La principal ventaja de esta fase es que se logra una reasignacin de recursos econmicos y humanos para su empleo ptimo en las reas donde sean ms tiles, logrando tambin mayor comunicacin y participacin de toda la empresa. e) Elaborar e integrar junto con el presupuesto anual. Una vez efectuada la jerarquizacin, deber elaborarse el presupuesto definitivo para cada unidad de decisin. Dicho presupuesto ser elaborado de acuerdo con el nivel de actividades al que se pretende trabajar. Una vez concluida la tarea para todos los paquetes o unidades de decisiones que fueron seleccionados, se integra el presupuesto anual que incluye las actividades directas e indirectas del producto. f) Controlar administrativamente los resultados

La ltima fase puede ser denominada de seguimiento. De nada servir haber efectuados todas las fases de la metodologa si, una vez iniciado el presupuesto, no se controla que cada unidad de decisin cumpla sus actividades programadas, de tal forma que si no hace, se apliquen oportunamente las acciones correctivas.

129

El aspecto humano y los presupuestos

Toda herramienta que se disee para administrar con mayor facilidad una organizacin debe ser puesta en prctica cuidadosamente y controlando que las personas que hagan uso de ella la acepten como algo que les ayudar en su desarrollo y no como un instrumento de carcter negativo, destinado a reprimir su labor. De ah que si aceptan todas las ventajas que ofrece n presupuesto para ser utilizado en las empresas, se debe evitar el surgimiento de circunstancias que podrn conducir al fracaso de la implantacin del mismo. [Link] presupuestos deben ser para ayudar, mas que para verificar fallas o xitos En muchas organizaciones se pretende a dar a los presupuestos el carcter de mero instrumento de vigilancia para determinar la existencia de errores y solo se calculan variaciones comparando lo real con lo presupuestado. Se afirma comnmente que si fue mayor lo real que lo presupuestado, el resultado es desfavorable; si ocurre lo contrario, el saldo sera favorable. Ambas afirmaciones son totalmente falsas debido a que lo que se busca al calcular las variaciones es encontrar indicios y, con ello, detectar cuales fueron las causas que condujeron a esa variacin, lo que sirve de retroalimentacin al responsable de dichas variaciones para que repita los aciertos y elimina las fallas. [Link] presupuesto debe de ser fruto de todos los integrantes de la organizacin. Otra de las causas que suelen conducir los presupuestos al fracaso, es su imposicin a los subordinados sin hacerlos partcipes del proceso de su elaboracin. A todas las personas les agrada intervenir en el diseo de sus metas y objetivos, por la sencilla razn de que nadie mejor que cada individuo para conocer sus potencialidades y limitaciones, de igual forma que las del rea de la cual es responsable. Este conocimiento posibilita la intervencin en la elaboracin del presupuesto maestro o anual. Todas las personas que tengan que intervenir para el xito del plan anual debern participar en el diseo del presupuesto; adems, se sentirn ms comprometida para su logro, ya que fueron ellos quienes fijaron las metas que se pretenden alcanzar y no otras personas que se los impusieron. [Link] presupuesto no debe generar conflictos en la organizacin. Al estar diseando el presupuesto, hay que considerar que dentro de l quedarn integradas todas las reas de la empresa, que deben visualizar el objetivo global de la organizacin y no los objetivos particulares de cada rea.

130

EL VALOR ESPERADO Y SU PAPEL PARA EVALUAR DIFERENTES RESULTADOS DE METODOS PARA PRESUPUESTOS
Siempre que un problema se analiza a la luz de enfoques o mtodos diferentes es lgico preguntarse cul ser el mejor de ellos para encontrar la solucin ptima. Consideramos que, si existen diferentes mtodos o canales para buscar una solucin, es porque cada uno de ellos tiene elementos positivos para generar una decisin. Por ello, es conveniente elaborar un presupuesto de ventas, por ejemplo, se tomen en cuenta tanto los mtodos estadsticos como los que provienen de la fuerza de ventas, etc., utilizando el enfoque de valor esperado para tener una visin ms global. Si existieran cuatro mtodos que ayudaran a la determinacin de las ventas presupuestadas, a cada uno se le asignar una probabilidad, en forma tal que la suma de los cuatro enfoques debera dar 1.00, de acuerdo con los principios de probabilidad. Este enfoque se aplica a cualquier rea en la cual existan diferentes caminos para llegar a resultados correctos. Por ejemplo, nivel de produccin e inventarios, cantidad a mantener en efectivo, determinacin del flujo anual de efectivo que generar un proyecto, etctera.

CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA PRESUPUESTADO

Al disear todo sistema presupuestario, debe tenerse siempre muy presente su fin ltimo. Por ello, se recomienda que pueda: a) Lograr flexibilidad, de modo que se puedan llevar a cabo las actualizaciones de los planes para incorporar los cambios fundamentales que surjan en las variables esenciales de la empresa o en alguna premisa general. b) Facilitar el control administrativo, de manera que la direccin y su equipo puedan estar verificando que los planes se estn llevando a cabo y as facilitar la administracin por excepcin. c) Cuantificar los objetivos y metas establecidas en el presupuesto anual, de tal forma que el presupuesto se constituya en una herramienta de negociacin y formalizacin de compromisos a corto plazo. d) Facilitar la auto evaluacin de cada una de las reas de responsabilidad de las empresas. e) Permitir que las normas contables del boletn B-10 y B-12 y sus circulares respectivas pueden aplicarse en el presupuesto anual, si se considera prudente usarlas. f) El presupuesto a corto plazo debe ser parte del presupuesto a largo plazo. planeacin estratgica, pero que tendrn que hacerse en determinado periodo. g) Le deben incorporar en el presupuesto a corto plazo las inversiones en activos fijos, que son parte de la

h) A nivel ejecutivo de la direccin, se deben presentar indicadores, de forma condensada, que reflejen los
objetivos presupuestales logrados y por lograr.

131

PRINCIPALES INDICADORES DEL PRESUPUESTO

La siguientes es una lista de indicadores que deberan presupuestarse y a su vez monitorearse a nivel del grupo directivo de una empresa, mensualmente, para que el presupuesto logre su misin. a) Ingresos. b) Utilidad de operacin. c) Activos promedio en operacin. d) Margen de ventas. e) Rotacin de inversin. f) Tasa de rendimiento sobre inversin. g) Porcentaje de capacidad utilizada. h) Porcentaje de crecimiento en volumen. i) j) l) Das de inversin en capital de trabajo. Relacin pasivo a capital. Flujo de efectivo de operacin.

k) Inversiones aprobadas. m) Principales estrategias para el ao. n) Compromisos con bancos acreedores. o) Oportunidades y amenazas de la empresa. p) Programas especficos del ao. q) Empleados y obreros.

r)

Otros.

132

CAPITULO VI TOMA DE DECISIONES

VI.1 NATURALEZA DE LAS DECISIONES
Lamentablemente, en la actualidad, muchos ejecutivos utilizan a la contabilidad en forma tradicional, es decir, slo como herramienta para evaluar el progreso de la compaa y ejercer el control de los costos, olvidndose de la importancia que tiene como fuente de informacin para facilitar la toma de decisiones. La contabilidad participa en el proceso de la toma de decisiones por medio de la informacin cuantitativa; es decir, provee informacin y a la vez disea la interpretacin de dichos datos para que se haga uso de ellos en el momento de tomar la decisin. La administracin enfrenta generalmente dos diferentes tipos de decisiones: a corto plazo, referentes a la operacin normal de la empresa, y a largo plazo, respecto a inversiones de capital. Las decisiones a corto plazo se pueden llevar a cabo y luego efectuar en ellas acciones retroactivas si no se est obteniendo lo esperado; en cambio, en las decisiones a largo plazo no se acepta marcha atrs; son rgidas, pues normalmente comprometen muchos recursos. Las decisiones a corto plazo pueden afectar diferentes reas que integran una organizacin: ventas, finanzas, recursos humanos, etc. Para sta clase de decisiones al administrador necesita informacin adecuada, entenderla y hacer un uso correcto de ella; as como desarrollar las diferentes opciones que pueden solucionar los problemas que se presenten. La informacin generada por la contabilidad es de suma importancia, pero no es la nica que debe tomarse en cuenta. Muchos factores, tanto cuantitativos como cualitativos, deben ser considerados antes de tomar una decisin final.

VI.2 TOMA DE DECISIONES A CORTO PLAZO

En el tema de la toma de decisiones a corto plazo, la clasificacin de costos necesaria es la de costos relevantes e irrelevantes. Los primeros son los costos que pueden ser incrementados o disminuidos ante un determinado curso de accin; en cambio, los costos son irrelevantes cuando permanecen constantes. Los costos relevantes son desembolsables, y es conveniente aclarar que ciertas partidas pueden ser relevantes en una ocasin e irrelevantes en otras.

133

Principales decisiones a corto plazo Las diferentes opciones que se presentan en las empresas son ilimitadas. Las ms comunes son las siguientes 1. Seguir fabricando una pieza o mandarla fabricar externamente. 2. Eliminar una lnea o un departamento, o seguir operndolos. 3. Cerrar la empresa o seguir operndola. 4. Aceptar o rechazar un pedido especial. 5. Agregar a la actual una nueva lnea de productos o no. 6. Decidir cul es la mejor combinacin de lneas en el mercado. 7. Cerrar una sucursal o seguir operndola. 8. Disminuir o aumentar la publicidad. 9. Trabajar un solo turno o varios. 10- Operar en uno o varios mercados. 11. Adicionar ciertas operaciones a una lnea o venderla con cierto proceso nicamente. Estas son algunas de las circunstancias que requieren informacin contable para seleccionar la opcin ms conveniente para la empresa. Cuando se evalan las alternativas de solucin de una decisin a corto plazo, se debe vigilar que sean examinados todos los posibles acontecimientos que pudieran ocurrir actualmente proyecto especfico sino de toda la organizacin. La pauta para elegir la mejor alternativa ser la de optar por aquella que maximice la utilidad de la empresa, aunque en las decisiones a corto plazo se podra afirmar que la norma a seguir ser aquella que genere el mayor margen de contribucin, es decir la que ms contribuya a los costos indirectos. ANLISIS MARGINAL Uno de los principales errores que se cometen al tomar la decisin, es la manera en que se analizan los datos en relacin con un problema; la presentacin y el manejo de los datos se deben estructurar de tal modo que se puedan analizar con el sistema incremental o marginal; es decir, slo preocuparse por los costos o ingresos que se vern alterados por la decisin que se piensa tomar. El anlisis incremental consiste en determinar el monto en que fueron aumentados o disminuidos los ingresos por una decisin especfica, as como los cambios operados en los costos, ya sea disminuciones o incrementos, por la misma decisin de la que se est hablando. Si se comparan movimientos operados en los ingresos con los cambios en los costos, resulta un diferencial que puede ser denominado utilidad incremental o prdida incremental segn los efectos que provoque la decisin. Esta se puede calcular de la siguiente manera: y en el futuro en las diferentes reas de la empresa, de tal manera que antes de tomar una decisin se asegure el xito no solo del

134

Ingresos incrementales Ms ahorros generados en costos Menos decremento en ingresos Ms incremento en costos Utilidad o prdida incrementales

XX XX XX XX XX XX XX

Es conveniente aclarar que estas decisiones tambin tienen que enfrentar el problema de la incertidumbre sobre el acontecimiento de dichos cambios en los ingresos y gastos; sin embargo, para disminuir la incertidumbre se puede calcular el valor esperado en cada una de las partidas y llegar a una decisin ms realista. COSTOS DE OPORTUNIDAD Existen algunos costos necesarios para tomar decisiones que no implican salidas de efectivo. Incluso, en algunas circunstancias existen costos adicionales que se consideran insumos de ciertas alternativas de decisiones, antes de efectuar su compra. Por ejemplo, cuando se est analizando la posibilidad de mandar a fabricar una pieza, en el momento en que se opta por la primera alternativa, aparte de los costos que disminuyen por no fabricar el producto se puede canalizar a otras actividades, lo que genera un ahorro neto de cierta cantidad. A esto se le conoce como costo de oportunidad, que es lo que se deja de ganar por no elegir determinada opcin. Otro de los conceptos que se consideran en las decisiones son los costos sumergidos, o sea, los costos histricos que no aceptan accin retroactiva ya que una vez tomada la decisin no se pueden modificar. El ejemplo clsico es el de la capacidad instalada, que en contabilidad se conoce como depreciacin.

VI.3 EVALUACION DE PROYECTOS DE INVERSIN A LA UNIDAD DEL NEGOCIO

Uno de los problemas que agobia a la sociedad, a nivel macroeconmico y microeconomico, es la escasez de recursos de recursos, ante una multiplicidad de necesidades que exigen satisfaccin. La solucin surgir en la medida en que hay expertos capaces de efectuar una apropiada evaluacin de proyectos de inversin que permita la canalizacin de los recursos escasos haca las actividades que realmente lo necesitan. Este problema se observa en las empresas cuando se presentan al director general los ejecutivos encargados de las diferentes funciones de la empresa y exponen sus necesidades. Luego de ser traducidas a trminos monetarios y sumadas, esas necesidades no pueden ser satisfechas en su totalidad, ya que los recursos no son suficientes. En este caso, el director general tendr que jerarquizarlas para dar preferencia, normalmente, a las que generen ms utilidades.

135

Todos los proyectos que se presenten en cada una de las reas se justifican, pero no todos se pueden realizar al mismo tiempo. Por esta razn habr que jerarquizarlas y seleccionar los ms rentables. En esto consiste la problemtica de los proyectos de inversin. El estudio que se efecta para ordenar jerrquicamente los proyectos deben ser muy minucioso, ya que en ese momento se van a comprometer los recursos por varios periodos, con el fin de que generen en el futuro mayor poder de compra que el actual. Esto ltimo lo debemos entender como inversin.

VI.3.1 METODOLOGA PARA EL ANLISIS Y EVALUACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN

A continuacin se ofrece un mtodo adecuado para analizar y evaluar los proyectos de inversin: [Link] inicia con la definicin de cada uno de los proyectos de inversin que se tenga. Esto implica determinar la inversin, los flujos de efectivo que generar cada proyecto (positivos o negativos). La vida til del proyecto, el valor de rescate y toda la informacin cualitativa que se considere necesaria para el anlisis. [Link] el costo de capital ponderado de la empresa. Consiste en determinar cuanto le cuesta en promedio a la empresa cada peso que maneja, ya que ser la tasa de rendimiento mnimo aceptable por la empresa. [Link] cuantitativo. Es esta etapa se evaluar cada uno de los proyectos por medio de los diferentes mtodos cuantitativos que existan, de acuerdo con la importancia concedida a cada uno. [Link] de los proyectos. Analizado cada proyecto por medio del mtodo cuantitativo, debe ser integrado con el aspecto cualitativo para el proceso de seleccin; esto significa tomar en consideracin variables como el rendimiento que generar el proyecto, su urgencia, el riesgo que encierra, la necesidad de llevarlo a cabo, etc. La seleccin no deber ser encarada en forma parcial, en funcin de rentabilidad, sino en unin con los aspectos cualitativos explicados. [Link] de los proyectos. Una vez que se han seleccionado los proyectos en funcin de las variables antes mencionadas, sigue la etapa de vigilar que los beneficios que se esperaban del proyecto se estn logrando de acuerdo con lo planeado. De no ser as, hay que efectuar las correcciones necesarias, hasta asegurarse de que el proyecto se cumpla de acuerdo con lo previsto.

136

CAPITULO VII EL CONTROL ADMINISTRATIVO

VII.1 NATURALEZA E IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO
La nica estrategia que tienen las empresas mexicanas para lograr sobrevivir y poder competir ante la apertura comercial, es la cultura de la calidad, que implica un mejoramiento continuo, la cual le dar liderazgo en costos y una diferenciacin; pero ello obliga a contar con un sistema de informacin, que permita monitorear los logros en eficiencia y efectividad. Si efectivamente se quiere vivir esa cultura de calidad, es indispensable disear un excelente control administrativo. El control administrativo solo es posible si se cuenta con un sistema de informacin que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos, de modo que constantemente se estn corrigiendo los errores y capitalizando los aciertos, lo cual traer como consecuencia el incremento del valor de una empresa. Resulta vital conocer las fallas y los aciertos para lograr una superacin constante, se alcanzar esta superacin en la medida en que se posea un sistema de informacin que permita ejercer un buen control administrativo. Se define al control administrativo como el proceso mediante el cual la administracin se asegura que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en funcin de los objetivos planeados por la organizacin.

VII.2 TIPOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

A continuacin, los tres sistemas ms utilizados para ejercer el control administrativo, que sirven de gua para determinar el tipo de control que debe ser implantado segn el tipo de empresa de que se trate. 1. Control gua o direccional Este mtodo consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben efectuarse antes de completar la operacin. Ejemplo tpico es un vuelo espacial en el que las acciones correctivas se planean y se aplican antes del alunizaje. Durante la realizacin del vuelo se van aplicando acciones correctivas que previamente fueron estudiadas. 2. Control selectivo Consiste en la verificacin de muestras de determinada operacin para detectar si cumple los requisitos previstos, de modo que se determine si se puede continuar con el progreso. Como ejemplo de este mtodo se encuentra el control de calidad, en la modalidad de muchas empresas de produccin masiva.

137

3. Control despus de la accin Una vez que la operacin ha concluido, se miden los resultados y se comparan con un estndar previamente establecido. Los presupuestos son el ejemplo tpico de este sistema de control.. Los tres tipos de control pueden ser utilizados por cualquier organizacin.

VII.3 SISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

1. Definicin de los resultados deseados El diseo de un buen sistema de control debe iniciarse en funcin de un objetivo fijado por la administracin, determinando el conjunto de acontecimientos que se desea suceda en el futuro. En esta etapa se debe tratar de que los resultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables. Una vez expresados los resultados de manera cuantificable, deben ser relacionados con las personas que en forma directa o indirecta tengan que ver con dichas metas, ya que el comportamiento humano influye en forma significativa sobre el xito o fracaso de lo deseado. Lo adecuado es dividir los objetivos deseados en subobjetivos para facilitar los ajustes en las diferentes secciones de la organizacin y lograr que el personal participe en la obtencin de resultados. 2. Determinacin de las predicciones que guiarn hacia los resultados deseados La idea de que el control consiste exclusivamente en comprar lo efectivamente producido con lo deseado es errnea. Un control administrativo efectivo es el que se preocupa por determinar con anticipacin los elementos de prediccin que durante el proceso de control ayudarn a la obtencin de los resultados deseados. Los elementos predictivos son indicadores para detectar las desviaciones respecto de lo planeado y corregir oportunamente las fallas. Elementos predictivos: a) Cambios en los niveles medibles de los insumos. b) Complejidad del proceso. c) Sntomas. 3. Determinacin de los estndares predictivos en funcin de los resultados deseados. Lo que se pretende en esta etapa es fijar el nivel que se considera aceptable y con el cual se harn las comparaciones. Es decir, cada elemento predictivo necesita un estndar en funcin de los resultados deseados, de manera que se vea por simple comparacin cuando se debe aplicar una accin correctiva.

138

Es recomendable que estos estndares sean flexibles; es decir, que ante circunstancias especiales puedan adaptarse. Una compaa puede aumentar su inventario, es decir, salirse de su pronstico o estndar ante una posible escasez de materia prima. 4. Especificacin de la informacin. El xito del control administrativo depende de la forma en que se maneje la informacin. Es necesario contestar tres interrogantes: A quien se va a informar? Cundo se va a informar? Cmo se va a informar? Para ello, se necesita distinguir entre dos grupos diferentes de usuarios de la informacin: a) Quines toman decisiones dentro de la lnea? b) Quines no toman decisiones dentro de la lnea?

Los primeros son quienes actan en forma rpida, ya que son los que tienen mayores conocimientos sobre determinado problema y sin duda habrn de lograr encauzar una actividad dada. El flujo de informacin para el grupo directivo depender de la funcin que cumpla dentro de la organizacin, ya que general mente no esta en el campo de la toma de decisiones, sino en planeacin o estudio de problemas especficos.. Debe evitarse que el flujo de informacin origine fricciones entre ambos grupos al participar un miembro del grupo directivo en algunas acciones correctivas. Lo ms importante en esta etapa, independientemente de los canales de informacin que se establezca, es que los administradores estn seguros de la confiabilidad de la informacin que estn manejando. 5. Evaluacin y aplicacin de la accin correctiva Antes de iniciar la accin correctiva se requiere un anlisis cuidadoso de cada elemento predictivo para detectar donde se encuentre realmente la falla y no emprender acciones correctivas sin estar seguros de la efectividad del remedio. Por ejemplo, un incremento en el desperdicio de materia prima puede deberse parcialmente a fallas mecnicas, pero el problema grave puede ser que la moral del grupo sea muy baja. Junto con el anlisis anterior se deben evaluar las diferentes acciones correctivas que pueden emprenderse para solucionar los problemas, discutiendo las ventajas de cada una. La eleccin final y la aplicacin de la accin correctiva deben ser responsabilidad del ejecutivo de lnea, de modo que dicha accin no perturbe la secuencia normal de actividades. En esta etapa, el administrador debe

139

preguntarse si es prescindible planear nuevamente; es decir, corregir el curso de accion actual, en funcion de la correcion propuesta, de tal forma que la brecha entre lo presupuestado y lo real se haga cada vez menor.

VII.4 OBJETIVOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

El control administrativo en las organizaciones contribuye al logro de los siguientes objetivos: diagnosticar, comunicar y motivar. 1. Diagnosticar El control administrativo es una herramienta que durante la actuacin o toma de decisiones de la administracin permite que se descubran sntomas que arrojen luz sobre reas problema o reas de aciertos, para determinar las acciones que se deben realizar a fin de corregir una situacin o capitalizar un acierto. En esta forma se logran determinar focos conflictivos o de aciertos, utilizando el control administrativo como un medio de prever, ms que de corregir apresuradamente bajo presin. 2. Comunicacin Otros de los objetivos bsicos del control es proporcionar un medio de comunicacin entre las personas que integran la organizacin. Esto se logra informando los resultados de las diversas actividades que se lleven a cabo dentro de la empresa. Tambin es un medio para que el subordinado conozca las pautas que servirn de gua y base para que su jefe evale peridicamente su actuacin. Un buen sistema de control administrativo debe estar orientado a detectar lo que cada ejecutivo debera coordinar con relacin a las actividades bajo su control. 3. Motivacin El ser humano necesita ser estimulado. Requiere incentivos para que contribuya al logro de los objetivos de la compaa; pero tambin requiere que los objetivos de la empresa no se encuentren en conflicto con sus objetivos personales o con los de su grupo social. De haber oposicin de objetivos, los primeros objetivos perjudicados son los de la empresa. Una de las formas mediante la que se puede convencer ms efectivamente al personal de la empresa sobre la bondad de un sistema administrativo es hacindole partcipe del diseo del sistema y del establecimiento de los objetivos y metas que se espera lograr en cada una de las reas a su cargo. Asimismo, es necesario mostrar la gran ayuda que es para los responsables de las reas o unidades contar con este tipo de informacin, factor que sin duda va a producir una mejor administracin.

VII.5 CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

Analizaremos a continuacin un sistema de informacin especifico para realizar el control administrativo. Este sistema se denomina contabilidad por ares de responsabilidad. Las reas o centros de responsabilidad que se puedan generar en una organizacin son de muy diverso tipo y nmero. Por ejemplo, a niveles altos, una divisin o direccin de alguna funcin puede ser un rea de

140

responsabilidad; a niveles bajos, un taller de mantenimiento o un grupo tecnolgico de produccin que se dedica a fabricar determinadas piezas para un producto, tambin puede ser un rea o centro de responsabilidad. El nmero de reas de responsabilidad depende de la estructura de la compaa: habr tantas reas de responsabilidad como sea necesario para mantener un buen sistema de control administrativo. Cuando ms elevada se encuentre un rea dentro del organigrama de la empresa, mayor ser su horario de accin y, por tanto, su responsabilidad. La esencia de cualquier rea de responsabilidad radica en la relacin: resultados respecto a insumos. Toda rea o centro recibe insumos; por ejemplo, materiales y mano de obra. Dichos insumos son procesados con la ayuda de ciertos activos, dando por resultado bienes o servicios tangibles o intangibles. Estos ltimos pueden ser insumos por otras reas y as sucesivamente, hasta llegar al ltimo consumidor; sin embargo, el punto medular para detectar la productividad de las reas es la relacin insumos-resultados; debe tratarse de traducirlos en trminos monetarios para tener un comn denominador que permita comparar dicha relacin para traducirlos a trminos monetarios se multiplica la cantidad fsica por el costo estndar unitario o precio unitario. Los insumos expresados en la forma anterior reciben el nombre de costos, los resultados, el de ingreso. Dichos resultados sern comparados con lo realmente obtenido. En la definicin de control administrativo que se ha empleado aqu se ha hecho hincapi en que el objetivo del control es verificar si los insumos se estn utilizando con eficiencia y efectividad. Para saber si un centro de reas de responsabilidad utilizada correctamente los recursos, se aplica el anlisis de eficiencia que es la relacin de insumos que utilizan con respecto a los resultados. Por ejemplo, aplicar este principio al rea de responsabilidad de produccin ser una comparacin de los costos reales con los estndar. Por otro lado, la efectividad de dicha rea se medir analizando en que medida los resultados que se estn generando concedan con los objetivos de la compaa. Ventajas de la contabilidad por reas de responsabilidad 1. Facilita la correcta evaluacin de la actuacin de los ejecutivos de la empresa. Proporciona informacin y seala las reas que lograron su objetivo, las que los superaron, etc. siempre hay un responsable a cargo de cada rea. 2. Ayuda a la aplicacin de la administracin por excepcin. Permite a cada administrador comparar entre su presupuesto y lo realmente obtenido para atender las variaciones significativas. 3. Elimina la presentacin tradicional de los resultados favoreciendo una mejor delimitacin de responsabilidades. 4. Motiva a utilizar la administracin por objetivos y por resultados ya que separa el objetivo principal de la empresa en subobjetivos destinados a cada rea, sealando a cada ejecutivo las pautas para lograrlos. Por ejemplo, indica el centro de costos los estndares por cumplir y la produccin a alcanzar; al centro de ingresos su cuota a lograr y composicin de reas a vender, etctera.
141

La estructura de la organizacin como fundamento del sistema de contabilidad por reas de responsabilidad El sistema de contabilidad por reas de responsabilidad no se podr implantar en una empresa donde no est perfectamente definido el papel que juega cada uno de los miembros de la organizacin; por ello, es necesarios que est perfectamente delimitada la autoridad y responsabilidad de cada uno, de manera que nunca ocurra una situacin de la cual nadie es responsable. Este sistema se basa en la existencia de una persona responsable de lo que ocurra dentro de cada rea, de tal forma que en un momento dado pueda explicar las razones que provocaron ciertos hechos en los cuales el sistema de control administrativo esta interesado. Ligada a la necesidad que se tiene de contar con una organizacin clara y concreta est la obligacin de determinar quien ha de ser el encargado o responsable de cada una de las unidades o reas de responsabilidad que sern evaluadas dentro del sistema. Un sistema de control se justifica en tanto sirva a las personas para su mejoramiento y desarrollo dentro de la empresa, y a esta para diagnosticar fallas y aciertos, corrigiendo a los primeros y capitalizando los segundo, en coordinacin con cada uno de los responsables, actividad que sera imposible sin personas a cargo de esas funciones. Tambin es aconsejable, para facilitar el objetivo de comunicacin del sistema, codificar dichas reas; esta codificacin puede ser numrica (con numeracin arbiga o romana) alfabtica o bien una combinacin de ambas, alfanumrica; ello depender de cual ayude ms a la comunicacin entre los interesados del sistema. Partidas controlables y no controlables Una vez que se han determinado las reas, sus responsables y la codificacin respectiva, toca determinar en cada una de las reas de responsabilidad el control que se tendr de las partidas que utiliza dicha unidad. Las partidas controlables son la clave para evaluar la actuacin de los ejecutivos. Al hablar de la clasificacin de costos, se explic que un costo controlable es el realizado por una personas que tienen autoridad y responsabilidad sobre su incurrencia. Se ha explicado que la esencia de este sistema de reas de responsabilidad radica en evaluar centros de responsabilidad financiera y no funciones. Es necesario delimitar cuales conceptos controlan dichos centros o reas, porque en ltima instancia lo que servir de punto de apoyo para analizarlas ser el diagnstico de las partidas controlables; esto no quiere decir que el ejecutivo responsable de un rea slo se preocupe de las partidas controlables, porque existen ciertas partidas que aunque no sean controlables para l, se deben mostrar en su reporte de actuacin, para analizar el cuidado que tiene al administrar los recursos encomendados a l. Estndares contra los cuales evaluaran las diferentes reas de responsabilidad: La eficiencia con que se maneja un rea depende de la relacin de sus insumos y resultados. Dicha relacin puede ser medida comparando entre lo obtenido y lo que se espera. Los estndares con los cuales se realiza
142

esta comparacin dependen de la naturaleza del rea de responsabilidad de que se trate. No es igual la medida estndar fijada para un centro de costos, que la de un centro de utilidades, por lo que es necesario analizar los diferentes matices que pueden tomar las reas de responsabilidad y con base en ello elaborar el estndar con el cual se medir la eficiencia de dicha unidad o rea. Todos los centros de responsabilidad generan resultados (producen algo) y a su vez todos tienen insumos (consumen recursos). Por lo tanto, la clasificacin se organiza en funcin de la dificultad de medir ambos factores y la relacin entre ellos. De acuerdo con este criterio los principales tipos de centros de responsabilidad son: 1. Centro de costos estndar. 2. Centros de ingresos. 3. Centros de gastos discrecionales. 4. Centro de utilidades. 5. Centro de inversiones. 1. Centro de costos estndar Este sistema de control parte del principio de que se pueden medir los resultados que se determinan multiplicando su cantidad fsica por el costo estndar unitario de cada producto obtenido, respecto a lo esperado. Se detectan as las variaciones del rea de produccin, ya sean bienes o servicios, lo que se produce en la empresa y en rea especifica. Generalmente, el director de produccin es evaluado y controlado en funcin de su manejo eficiente de los estndares. Este sistema de control debe incluir ciertos aspectos cuantificables aparte de los costos estndar como normas de calidad, uso de la capacidad instalada, etc., lo cual tambin se debe indicar en forma estandarizada. Tambin es conveniente analizar datos cualitativos como rotacin de personal, moral del grupo, etctera. 2. Centro de ingresos Trata de medir la captacin de mercado, expresada en trminos de venta, lo cual puede ser comparado con lo que cuesta lograr esas ventas. Este centro supone el establecimiento de un presupuesto de ingresos, de ventas y de gastos de venta, de tal manera que peridicamente se pueda comparar lo presupuestado y se justifiquen las diferencias; por ejemplo, mercadotecnia de la divisin Bienes de Capital. Al igual que en un centro de costos, existen muchos factores que no pueden ser medidos; por ejemplo, la fijacin de precios, la imagen del producto, etc., pero que deben analizarse para evaluar la actuacin de los ejecutivos de dicha rea. 3. Centro de gastos discrecionales

143

Algunas reas de la organizacin no pueden ser medidas como centros de costos estndar o de ingresos. Estas reas son las administrativas: contralora, relaciones industriales, departamento legal, investigacin y desarrollo, finanzas, etc., cuya misin principal es servir a la lnea. Claro est que todas ellas se les asigna un presupuesto de gastos, el cual se compara peridicamente con lo realizado. Por su efectividad y eficiencia no podrn ser traducidas en trminos monetarios. De aqu se desprende que el control de gastos no es representativo de la actuacin de los ejecutivos; sin embargo, tener un presupuesto de gastos motiva a los responsables a mantenerlo, ajustndose a l. Pero debe recordarse que lo esencial para evaluar al responsable es la calidad del servicio prestado. 4. Centro de utilidades Los centros de costos estndar y de ingresos ya comentados miden bsicamente un subconjunto de la utilidad de la organizacin a que pertenecen. Es necesario mantener la independencia de actuacin de cada uno de los subconjuntos, para que no haya interferencia. Sin embargo, cuando se quiere tener una visin completa de la actuacin es necesario descentralizar, de tal forma que una persona sea responsable de ingresos y costos; es decir, el control se ejercer tanto en lo referente al manejo del rea productiva como el rea de mercados. Lo importante aqu es un centro de utilidades permite medir los insumos y resultados y las relaciones entre ellos, dejando que la utilidad sea una medida integral de la actuacin al evaluar insumos, mercados y la interaccin entre ellos; por los tanto, las divisiones Enseres, Alimentos y Bienes de Capital. 5. Centros de inversin Lo que distingue a un centro de utilidad de uno de inversin es que lo que se mide en este ltimo es la forma como se han manejado los activos o recursos asignados a un rea o divisin de la compaa. Estos son los principales centros de responsabilidad financiera que pueden ser utilizados en aplicar el ms adecuado en cada circunstancia. Informes de las reas de responsabilidad Los informes que se presenten deben ser relevantes y oportunos. Por un lado se deben excluir la informacin que no ayude a ejercer el control administrativo, de manera que lo informado ofrezca datos que faciliten la administracin por excepcin por parte de los responsables. Por otro lado, que sean oportunos, o sea, que se emitan a tiempo para que se apliquen las acciones correctivas en el momento preciso. DISTRIBUCION DE COSTOS INDIRECTOS Uno de los problemas que se presentan en la contabilidad por reas de responsabilidad, para la determinacin del costo de cada rea, es el referente a la distribucin de aquellos costos que no se identifican con ninguna
144

cualquier

organizacin, sin embargo, la pregunta que falta contestar es cul es el mejor? Todos lo son; lo interesante es

rea, pero que sirven a varias, por lo que existe necesidad de prorratearlos, entre aquellos departamentos productivos y del servicio a quienes beneficia, por ejemplo: Cmo distribuir la depreciacin del edificio de la empresa Multifacet? Cunto le corresponde a la divisin Bienes de Capital, a la divisin Enseres y a la divisin Alimentos? Cunto a mantenimiento, finanzas, recursos humanos? Quiz se puede cuestionar de una manera ms detallada dentro de la divisin Bienes de Capital, cuanto le corresponde al taller 1, al taller 2 y a ensamble. Como podemos darnos cuenta, esta no es una tarea fcil y sencilla. Al proceso de realizar esta distribucin de costo entre las reas productivas y de servicio se le conoce con el nombre de prorrateo primario. Junto con el programa de prorrateo primario mencionado en el prrafo anterior, la organizacin enfrenta el de distribuir los costos de los departamentos de servicio entre los departamentos o reas que se vean beneficiados con dichos servicios, lo que se conoce como prorrateo secundario. Un ejemplo sera la forma de distribuir los costos de recursos humanos entre las divisiones Bienes de Capital, mantenimiento. Un mtodo adecuado para realizar la asignacin o distribucin de los costos de las reas de servicio entre los departamentos de lnea es el siguiente: 1. Cada departamento de servicio debe elaborar su presupuesto anual utilizando la tcnica del presupuesto base cero; de manera que cada rea de servicio determine correctamente la cantidad y calidad del servicio que va a prestar. 2. Se seleccionarn las bases para efectuar la reasignacin de los costos, teniendo en cuenta que el denominador o base que se elija representa lo mejor posible los beneficios que se generan a los departamentos de operacin; normalmente las bases que se eligen permanecen constantes durante varios aos, hasta demostrar que ya no tiene sentido su empleo como herramienta de asignacin de los costos. Algunas bases comunes en nuestro medio para asignar son: AREA Recursos humanos Contralora Mantenimiento Control de calidad BASE Nmero de empleados Partes iguales Horas-mquina Unidades producidas Enseres y Alimentos; Finanzas y

3. Se obtiene una tasa de aplicacin dividiendo el costo del departamento de servicio por la base elegida de los departamentos en que va a ser asignado el costo del mismo. Tasa de distribucin =
Costos presupuestados del departamento Base elegida

4. Se lleva a cabo la distribucin propuesta entre los departamentos que utilizaron el servicio. Algunas recomendaciones para distribuir los costos de los departamentos de servicios son las siguientes:
145

4.1 La tasa de aplicacin siempre debe de ser aplicada sobre los costos presupuestados del departamento de servicio; en ningn caso se justifica que el departamento de servicio distribuya sus costos reales, es decir, no tiene porque transferir sus deficiencias a los dems departamentos. 4.2 Nunca la asignacin a un departamento de operacin debe de estar establecida en funcin de la cantidad de servicio que ha sido solicitado por los dems departamentos o reas, ya que ello puede llevar a confusiones. 4.3 De ser posible se debe controlar el comportamiento de los costos en cada rea de servicio por separado, asignada a las reas de operacin. En diferente forma se debe controlar los costos variables y fijos que se origin el servicio prestado a cada rea, es decir, aplicando la tcnica de presupuesto flexible, lo cual traera grandes ventajas de informacin para los responsables de las reas y sera ms equitativa la distribucin de los departamentos de servicio.

VII.6 DESCENTRALIZACION Y EVALUACION DE LA ACTUACION

La descentralizacin es el proceso mediante el cual se delega autoridad y responsabilidad en los ejecutivos de las reas que integran la empresa, para que dentro de su radio de accin tomen decisiones adecuadas y prudentes de acuerdo con el objetivo general de la empresa, respetando la autonoma para elegir la opcin apropiada. Es necesario aclarar que descentralizacin no es sinnimo de divisin de la empresa en reas o centros de responsabilidad. La descentralizacin es indispensable para el xito de una empresa; sin embargo, aunada a la libertad para la toma de decisiones, existe la responsabilidad que tiene una persona de lograr los objetivos fijados para su rea, sea un centro de costo, ingresos, utilidades, de modo que la direccin retroalimente al responsable y a s misma, con motivo del uso que se ha hecho de la libertad que le fue otorgada. A travs de sus diferentes tcnicas, la contabilidad administrativa es la herramienta que dir cundo hay que reconocer, estimular y premiar el buen uso de la libertad y cuando hay que corregir las fallas que empaan la buena administracin. Las ventajas de la descentralizacin son las siguientes: [Link] la toma de decisiones acertadas, porque quien las toma tiene informacin de primera mano. [Link] que la alta direccin o administracin se dedique a la solucin de cuestiones de verdadera importancia, evitando el gasto de energa que significa considerar cada uno de los problemas que a diario se suscitan en todas las organizaciones. [Link] el desarrollo de los ejecutivos. Motiva al personal. Toda persona, por modesta que sea, aprecia que su opinin sea tomada en cuenta. [Link] el control administrativo. Al tener perfectamente delimitadas las reas de responsabilidad.

146

[Link] la evaluacin de la actuacin. Genera un banco de datos con informacin confiable y cuantitativa para poder evaluar la actuacin del personal a diferentes niveles.

VII.7 CONTROL DE PRESUPUESTOS

Otro punto para ejercer un buen control administrativo son los presupuestos. Para llevar a cabo un control de estos se deben localizar y resolver situaciones perjudiciales en el momento en que aparezcan y evitar que generen mayores problemas. Este control se realiza partiendo del sistema presupuestado, registrando lo realizado. De tal forma, comparando lo presupuestado con lo real, se determinan las variaciones que debern ser estudiadas y analizadas. Finalmente se proceder a hacer los ajustes necesarios, con el fin de eliminar la deficiencia y modificar el presupuesto si fuera necesario. Sabemos que las operaciones de las empresas crecen da con da en volumen y complejidad; es entonces cuando surge la necesidad de analizar y controlar los resultados detallados de las operaciones, bajo los factores de tiempo, eficacia y versatilidad, para poder hacerlas comparables contra la planeacin presupuestal, y con todo ello surge la necesidad de utilizar un sistema computarizado. Algunas de las caractersticas que en la actualidad buscan las empresas, son la rapidez y eficacia en el manejo de la informacin, ya que de eso depende gran nmero de las decisiones.

147