Cdigo Contable El Cdigo Cuentas es un cdigo utilizado por las entidades financieras (bancos y cajas) para la identificacin de las

cuentas. Es el conjunto de dgitos que permite la identificacin del Fondo y de la Cuenta que se est utilizando para mantener un buen control de todos los movimientos de una empresa. Caractersticas * Todo cdigo contable debe ser diseado bajo ciertos parmetros que le permiten cumplir con los requerimientos de informacin que solicitan los usuarios. Debe estar diseado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades especficas de la empresa y adems, cubra las circunstancias especiales y los casos individuales que puedan presentarse. * El diseo un cdigo de cuentas debe ser sencillo y sin perder de vista el sentido comn. Muchas veces, los errores se generan por la innecesaria complicacin que se le asigna al sistema contable. * Flexibilidad: Significa que un cdigo contable debe estar diseado de tal forma que permita, posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. Esta caracterstica es sumamente importante cuando surgen nuevos requerimientos de informacin aplicables a los negocios. * Adecuada clasificacin: Indica que un cdigo contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas contables que establece la profesin. Por ejemplo, el activo fijo no puede ser clasificado como activo disponible ya que no corresponde con la prctica contable general. * La jerarquizacin de un cdigo contable debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin de presentar al informacin hasta el nivel de detalle que sea requerido. Pasos para disear un cdigo de cuentas Debe tenerse en cuenta: * la actividad de la empresa * la forma jurdica de la empresa * la naturaleza de los recursos de la empresa (inmuebles, bienes de uso) y los gravmenes que los afectan (hipoteca, prenda). * la forma en que se realizarn las compras (cheques, efectivo, documentos, tarjeta de crdito) * la dimensin de la empresa (si tendr o no sucursales). * la forma de operar de la empresa con respecto a las ventas: al contado, a crdito * el tipo de proceso contable establecido (si se utiliza una contabilidad centralizada o no). * el medio de procesamiento de datos que se dispone: si es un procesamiento electrnico, permite mayor nmero de cuentas que uno manual. Los pasos para disear un cdigo de cuentas son las siguientes: Paso 1: especificar o asignar nmeros a los generales de partidas, tanto del balance general como del estado de ganancias y prdidas. Ejemplo:

1 Activo 2 Pasivo 3 Patrimonio 4 Cuentas de resultado deudor 5 Cuentas de resultado acreedor Paso 2: definir o especificar el formato del cdigo contable en dgitos y niveles. Esta definicin estar siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se est usando, y a la definicin de los parmetros de las cuentas. 1. Primer dgito El primer dgito identifica el elemento de la contabilidad 2. Segundo dgito Identifica la clasificacin de cada uno de los elementos anteriores, as: 1. Activo 1.1 Activo Corriente 3. Tercer dgito Corresponde al rubro de agrupacin, e identifica la posicin de ste dentro de cada una de las clasificaciones anteriores, por ejemplo: 1. Activo 1.1 Activo Corriente 1.1.01 Efectivo y equivalentes 4. Cuarto dgito Corresponden a la cuenta e identifican la posicin de sta dentro de cada rubro, as: 1. Activo 1.1 Activo Corriente 1.1.01 Efectivo y equivalentes [Link] Caja General 5. Dgitos quinto y sexto Corresponden a la subcuenta, e identifican su posicin dentro de cada cuenta, as: [Link] Efectivo en bancos [Link].01 Depsitos en Cuenta Corriente Anlisis del formato contable en dgitos y niveles * El cuadro de cuentas puede operar hasta con 14 nmeros en parejas o con otra estructura, la cual debe ser definida antes de iniciar la instalacin de los mismos. * Luego se define la estructura del Cuadro o Catlogo de Cuentas para cualquier tipo de empresa. * El Sistema de Contabilidad ALFA tiene muchas bondades, sin embargo tambin tiene algunas restricciones, las cuales explicamos seguidamente: Para que las cuentas puedan ser abiertas requieren de un status (N oS), las cuentas con status N no permiten recibir transacciones directas, sino que son cuentas de acumulacin, las cuentas S son las nicas que permiten recibir dbitos y crditos directos. Se pueden abrir dos niveles inferiores despus de las cuentas auxiliares, en parejas, sin

embargo deben tomarse en cuenta las precauciones indicadas en el nivel inferior. El trabajar con los primeros tres niveles con un dgito tiene la ventaja de hacer el cdigo relativamente corto y permite una mejor administracin del cuadro de contabilidad en las cuentas de control, tiene la desventaja de que restringe el crecimiento de la empresa para ciertos niveles de operacin o crecimiento. * El primer nivel define las partidas fundamentales de la teora contable bajo los siguientes parmetros: 1 | ACTIVO TOTAL | 2 | PASIVO TOTAL | 3 | PATRIMONIO | 4 | INGRESOS | 5 | COSTOS Y GASTOS | * El segundo nivel es dependiente del primero, opera con un dgito para definir las cuentas en orden de liquidez o de importancia en cada una de las actividades o niveles descriptivos de la siguiente manera: 1 ACTIVO TOTAL 11 Activo Circulante 12 Activo Fijo o activo de Largo Plazo 13 Otros Activos 2 PASIVO TOTAL 21 Pasivo Circulante 22 Pasivo Fijo o Pasivo de Largo Plazo 23 Otros Pasivos 3 PATRIMONIO 31 Capital Social 32 Reservas 33 Utilidades o Excedentes 4 INGRESOS 41 Ingresos por Ventas 42 Ingresos por Servicios 43 Ingresos Financieros 44 Otros Ingresos 5 EGRESOS 51 Costo de Ventas 52 Costo de Servicios 53 Costos o Gastos Financieros 54 Gastos de Operacin 55 Gastos de Administracin 56 Gastos de Venta 57 Otros Egresos * El tercer nivel son las sub-cuentas o cuentas departamentales: con los niveles antes

indicados se forma la ecuacin contable incluyendo todas las cuentas contables posibles, lo mismo que el establecimiento de las cuentas de resultados por departamentos. se recomienda que a este nivel no se permita abrir ms cuentas contables nicamente si se abre un departamento nuevo. * Y los niveles 4-5-6 cuentas auxiliares o cuentas de detalle: para la apertura de cuentas auxiliares a partir de este nivel es entera responsabilidad del jefe de contabilidad, debiendo mantener la estructura y consistencia necesarias para que el cuadro sea lo ms representativo posible. Mtodo de codificacin Dado que los proyectos de sistemas de informacin se disean teniendo en mente ahorro de espacio, costo y tiempo, los sistemas de codificacin en los cuales las condiciones, palabras ideas o relaciones se expresan a travs de un cdigo, se desarrollan para reducir errores de control y acelerar el proceso en su totalidad. Un cdigo es un nmero breve, titulo o smbolo utilizado en vez de descripciones ms largas o ambiguas. Cuando ocurre un suceso los detalles del mismo se resumen a menudo mediante un cdigo. Son necesarios menos detalles en la entrada y no se tienen como resultado ninguna prdida de informacin.