Control interno de las compras y cuentas por pagar

Junio 2013

INTRODUCCION
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a lo prctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades bsicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. El sistema de control interno o de gestin es un conjunto de reas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la comunicacin y control al interior de la empresa. El sistema de gestin por intermedio de las actividades, afecta a todas las partes de la empresa a travs del flujo de efectivo. La efectividad de una empresa se establece en la relacin entre la salida de los productos o servicios y la entrada de los recursos necesarios para su produccin En este trabajo detallaremos el control interno de dos cuentas muy importantes como lo son las compras y las cuentas por pagar. El rea de compras es un rea muy sensible a los problemas de control interno, tanto por el importe comprometido en la misma como por las dificultades propias de la gestin. Mientras que la cuentas de pagar tiene como objetivo es llevar al corriente todos los pagos de la empresa para aprovechar los descuentos por pronto pago en lugar de pagar intereses por no realizar los pagos en tiempo y forma, as como tener la mercanca cuando lo requiera la empresa sin contratiempos para que pueda seguir sus operaciones.

CONTROL INTERNO DE COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

El control interno de compras es el plan de organizacin de contabilidad y funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener informacin segura, oportuna y confiable, as como promover la eficiencia de operaciones de adquisicin de compra; mientras que Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventa-rios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisicin de activos fijos o contratacin de inversiones en proceso. Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a ms de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo. Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de stos por cada documento de origen (fecha, nmero del documento e importe) y por cada pago efectuado. Tambin deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemniza-ciones. Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada perodo econmico, deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el ao prximo). El ciclo de compras: El punto de partida en el ciclo operativo total de una organizacin es la necesidad de procurarse los materiales y servicios que sern vendidos, ya sea en su forma original o usados, procesados o combinados segn las necesidades propias del mercado. Esta necesidad puede incluir materia prima, materiales procesados, partes, subensambles, servicios, suministros, personal y el mismo dinero. En muchas de estas reas de procuracin existen problemas especiales que requieren, asimismo, habilidades especiales. La importancia de la actividad de compras es muy grande, ya que la tpica accin de compras constituye ms de la mitad de los costos incurridos por una organizacin por los productos y servicios que vende.

Consecuentemente, es una actividad a la que la administracin dedica un alto grado de atencin. Adems es de una importancia primordial debido a las significativas interrelaciones que guarda con otras actividades gerenciales, pues lo que se compra est directamente relacionado con la eficiencia productiva. Asimismo, el volumen de compras es tambin determinante de los niveles de inventarios, y la inversin en stos es el factor principal para alcanzar una favorable rotacin del capital invertido. Sumado a todo ello, la funcin de compras tiene una relacin operacional directa con las actividades de recepcin, almacenes, venta de desperdicios y cuentas por pagar. Etapas principales del ciclo de compras: 1. Anlisis de las Solicitud de Compras. 2. Investigacin y Seleccin de Proveedores. 3. Negociacin con el Proveedor (seleccionado). 4. Acompaamiento de Pedido (Follow-Up). 5. Control de la Recepcin del Material Comprado

1. Anlisis de la Solicitud de Compra: Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el rea de punto o seccin que requiera un determinado producto. El organismo de compra efecta el anlisis del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, poca adecuada para su recepcin entre otros. Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a travs de un listado que adems de contener los antecedentes del material requerido, tambin lleva otros datos como son: Ficha de ltima compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta. En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, ste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material. 2. Investigacin y Seleccin de Proveedores: sta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigacin y La Seleccin de los Proveedores. La Investigacin: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigacin la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificacin de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a travs de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, va Internet (e-mail, correo electrnico); estos para ser calificados para posibles consultas, envan datos para su registro, como nombre, direccin, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc. Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden. Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negoci. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigacin y seleccin de proveedores ya que adems de los datos del proveedor, el organismo

de compra debe mantener todo texto posible como listas telefnica, revistas tcnicas, catlogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer informacin sobre los posibles proveedores. En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectu ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos. La Seleccin: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena seleccin del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc. Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia ms importante en la seleccin de los proveedores. La investigacin de los proveedores bsicamente es una estadstica del mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de seleccin y eleccin de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparacin entre los posibles proveedores. De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigacin permite una comparacin de los diversos proveedores calificados, mientras que la seleccin es una decisin sobre cul ser el escogido para proveer el material requerido. 3. Negociacin con el Proveedor: Una vez que se ha escogido el proveedor ms adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con l la adquisicin del material requerido, dentro de las condiciones ms adecuadas de precios y pago. La atencin y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociacin. La negociacin es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cmo se har la emisin de la orden de compra al proveedor. La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realiz la negociacin, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las clusulas, pre-requisitos y criterios

exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepcin del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido. Qu es la Negociacin?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un trmino medio; cada parte cede un poco para que ambos se beneficien. 4. Acompaamiento del Pedido (Follow-Up): Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se har de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a travs de constantes contactos personales o telefnicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor despus de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompaamiento representa una constante supervisin del pedido y una cobranza permanente de resultados. Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aqu la denominacin Follow-Up, trmino en ingles que significa seguir, acompaar, fechar. La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y xitos, sorpresas desagradables; a travs de l, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores. 5. Control de la Recepcin del Material Comprado: Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepcin del material, el organismo de compras verifica si las cantidades estn correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspeccin para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operacin es la que se llama Inspeccin de calidad en la recepcin del material. Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacn, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorera o Cuentas por Pagar, la autorizacin para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado.

El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de produccin que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales.

El ciclo de las compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para: La adquisicin de bienes, mercaderas y servicios. El pago de las adquisiciones anteriores Clasificar, resumir e informar lo que se adquiri y lo que se pag.

El ciclo de compras contiene la adquisicin y pago de: Inventarios Activos fijos Servicios externos Suministros y abastecimiento

Funciones tpicas: Seleccin de proveedores Preparacin de solicitudes de compras Funcin especfica de compras Recepcin de mercancas Control de calidad de las mercancas y servicios adquiridos Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados Desembolsos de efectivo.

Asientos contables: Compras Desembolsos de efectivo Pagos anticipados Acumulaciones de pasivos Ajustes de compras

Formas y documentos importantes: Requisiciones de compras Ordenes de compras y contratos Documentos de recepcin de mercaderas Facturas de proveedores Notas de cargo y de crdito Solicitudes de crdito Solicitudes de cheques Recibos de servicios Pliza de cheques

Objetivos del control interno, tcnicas de control aplicables y riesgos de incumplimiento:

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE CONTROL INTERNO

TECNICAS DE CONTROL APLICABLES

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO

Polticas por escrito de seleccin de los proveedores

la Compras a proveedores no autorizadas y pago a proveedores que no suministraron mercancas.

Base de datos de proveedores aprobados

Los proveedores deben ser autorizados de acuerdo a polticas establecidas por la administracin

Procedimientos para aadir, cambiar o eliminar informacin de las bases de datos y tcnicas para probar la confiabilidad de dichas bases de datos. Problemas en produccin por la demora de embarques. Conciliacin de las cifras de control con los registros de computadora

Limitacin de acceso a la informacin de las bases de datos

Compras a personas o empresas con las que exista conflicto de intereses. Comprobacin de la validez de las de datos como nmero d proveedor, lmite de crdito aprobado.

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE CONTROL INTERNO

TECNICAS DE CONTROL APLICABLES

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO

Polticas por escrito donde se expongan los criterios de compras. Especificaciones de ingeniera y control de calidad. Polticas escritas relativas a la revisin y aprobacin de contratos con proveedores para suministro a largo plazo. El precio y condiciones de los bienes y mercancas que han de proporcionar los proveedores deben ser autorizados de acuerdo a las polticas establecidas por la administracin. Comparacin peridica de los precios que aparecen en las rdenes de compras con los precios autorizados, as como de los precios pagados a un proveedor con los precios del mercado.

Anlisis de informes sobre variaciones de precios de compra.

Establecimiento de un departamento centralizado de compras que controle todas las rdenes de compra a proveedores

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE CONTROL INTERNO

TECNICAS DE CONTROL APLICABLES

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO Las cuentas por pagar a proveedores pueden presentarse incorrectamente debido a ajustes Incorrectos. Pueden aprobarse ajustes que no sean aceptables para la administracin.

Exposicin de los criterios y polticas de la empresa relativas a la devolucin de las mercancas, pagos parciales y Las distribuciones de las descuentos por pronto pago. cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo Uso y aprobacin de formas pre numeradas para llevar a cabo los y cuentas de los ajustes. proveedores, pagos anticipados y pasivos Investigacin y acumulados deben peridicos de ajustes. autorizarse de acuerdo a polticas establecidas por la direccin.

anlisis Emisin de notas de cargo de crdito con el objeto de aumentar o disminuir las cantidades adecuadas de uno o ms proveedores. Rutinas de las computadoras Efectuar pagos antes de verificar la para generar bonificaciones por existencia de pasivo. volumen y calcular descuentos por pronto pago. Revisin por funcionario Pagos duplicados. autorizado de la aplicacin de los descuentos al preparar cheques. Aprobacin de los cargos a proveedores que no sean por pago.

Todos los pagos por bienes o mercaderas Conciliacin del total de cheques Desembolsos de efectivo de firmados con los totales recibidos deben cantidades equivocadas o de forma autorizados. efectuarse de acuerdo a fraudulenta. polticas establecidas por la administracin.

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE CONTROL INTERNO

TECNICAS DE CONTROL APLICABLES

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO Pagos duplicados.

Uso de firmas mancomunadas.

Segregacin de las funciones de Alteracin de cheque s en forma preparacin y firmas de cheques. fraudulenta. Poltica para evitar la firma de Desembolsos por bienes o cheques en blanco o al portador. mercancas no recibidas. Polticas de autorizacin de Desembolso de efectivo sin el cheques para pagos previamente consentimiento de la aprobados y revisados por administracin. funcionarios autorizados. En caso de uso facsmil, conciliacin de cheques emitidos con totales del contador de dichos facsmil Utilizacin de cuentas bancarias de uso especfico (nominas, proveedores, etc.) Claras exposiciones de los procedimientos atraves de manual de polticas, requisitos de supervisin y documentacin de sistemas y programas. Cambios en las asignaciones del personal de los departamentos que propicien incompatibilidad de funciones.

Establecer procedimientos del ciclo de compra de acuerdo a polticas establecidas por la administracin.

Procedimientos documentados y Practica de procedimientos que polticas obligatorias de las nulifiquen las tcnicas de control pruebas que deben efectuarse a establecidas. los programas y sistemas autorizados. Revisin peridica de los nuevos Modificaciones a los programas programas y sistemas para nulificar controles. autorizados. Perdida de datos al llevar a cabo conversaciones de sistemas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE CONTROL INTERNO

TECNICAS DE CONTROL APLICABLES

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO

Procedimientos documentados Embarque a clientes no Aprobacin de rdenes para iniciar, revisar y aprobar autorizados; venta a persona so rdenes de compra. de compra a empresas con las que se tenga proveedores por algn conflicto de intereses; Usos y control de formas pre mercancas o servicios numeradas aceptacin de precios o clientes no que se ajustan a polticas Archivo de firmas autorizadas autorizados; pedidos con establecidas por la para aprobar rdenes de estndares que no se puedan compra. administracin. cumplir. Aprobacin por funcionario autorizado para cada tipo de transaccin. Comparacin de los detalles de cada orden de compra que se emite, con las polticas establecidas por la administracin. Informes de las rdenes de compras que no son aceptadas. Investigacin de los rechazos de materiales por control de calidad. Solo deben aceptarse mercancas o servicios que se hayan solicitado. Deben contarse con lugares de recepcin estrictamente supervisados y separados de las funciones de embarque, compra y almacenamiento. rdenes de compra que tengan impreso en lugar de recepcin. Documento de recepcin de cada embarque recibido de proveedores. Cualquiera de las siguientes partidas pueden recibirse y finalmente pagarse en lugar de devolverse o rechazarse.

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE CONTROL INTERNO

TECNICAS DE CONTROL APLICABLES

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO

Comparacin de las mercancas recibidas con las rdenes de compra. Cancelacin automtica de las rdenes de compra pendientes de surtir despus de las fechas de entrega especificada. Pueden recibirse bienes, Documentos de recepcin pre mercancas y no informarse a Los bienes, mercancas y numerados y controlados. tiempo. servicios recibidos deben Anotaciones incorrectas en los cronolgico de registros de inventario. informarse con exactitud Registro recepcin. y de forma oportuna. Informacin de datos de Cortes manejados incorrectamente . recepcin al rea de cuentas por generando pasivos no registrados o pagar e inventarios. inexistentes. Compras procesadas incorrectamente.

Verificacin de las cantidades, precios y condiciones facturados mediante referencia a la orden Registro de pasivos por mercancas de compra, informe de o servicios facturados no recibidos. recepcin, y verificacin de la Los montos adecuados a documentacin. proveedores as como la Registro de pasivos por importes distribucin de dichos Distribucin contable previa incorrectos. pasivos deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna. Conciliacin de las formas Pueden no registrarse pasivos, utilizadas con las registradas. mercancas o servicios recibidos. Anlisis de diferencias entre los La clasificacin contable de pasivos inventarios fsicos y los registros y sus pagos pueden efectuarse en contables. forma incorrecta.

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE CONTROL INTERNO

TECNICAS DE CONTROL APLICABLES

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO

Verificacin de lotes y tcnicas de registro cronolgico para controlar las facturas con sus comprobantes a pagar. Desembolso de efectivo por Uso de formas pre numeradas y cantidades equivocadas o controladas fraudulentas Procedimientos para cheque s cancelados anular Pagos duplicados

Todos los pagos por bienes o mercancas deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.

Comprobacin el importe del Alteracin de cheques cheque con la cuenta por pagar y con la documentacin que lo soporta.

Los importes adecuados a proveedores y acreedores deben ser clasificados, concentrados e informados correcta y oportunamente.

Pueden no procesarse Procedimiento documentados de comprobantes pendientes de pago. proceso, corte y cierre del fin de periodo Investigacin de las interrupciones en la secuencia Errores en los asientos contables numrica de formas pre numeradas

Arqueo de forma peridica formas pre numeradas.

d Duplicidad en la contabilizacin de comprobantes

Totalizar por lotes y registrar los documentos de entrada y conciliacin de los totales con los totales de auxiliares y mayor cuentas por pagar

OBJETIVOS ESPECIFICOS DE CONTROL INTERNO

TECNICAS DE CONTROL APLICABLES

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO Los movimientos en las cuentas auxiliares pueden no concordar con los asentados en el libro mayor Las operaciones con proveedores y acreedores pueden registrarse incorrectamente en sus auxiliares. Toma de decisiones con informacin inexacta

Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes deben aplicarse correcta y oportunamente a cada proveedor o acreedor.

Conciliacin en forma regular y peridica de los saldos de auxiliares de proveedores y acreedores con los saldos del libro mayor. Rechazo de registro de pago sin el correspondiente pasivo creado.

Deben prepararse asientos contable s por las cantidades adecuadas a proveedores, acreedores por los pagos efectuados y los ajustes relativos en cada periodo contable.

Preparacin de un catlogo de Los estados financieros podran no cuentas que contenga la ser preparados en forma oportuna descripcin de cada cuenta. Procedimientos de corte y cierre que especifiquen las fuentes que deben utilizarse para presentar los asientos contables.

Revisin y aprobacin de cada asiento contable por personal supervisor Formas pre numeradas de asientos contable s y la verificacin de su registro en el periodo.