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Estructura Organizacional y Reingeniería

El documento describe la estructura organizacional de una empresa. Explica que la empresa está dividida en departamentos como gerencia general, gerencia administrativa y financiera, dirección administrativa, dirección comercial, dirección de proyectos, y dirección de compras y logística. Incluye ejemplos de funciones para cargos administrativos como caja y recepción, y cargos operativos como auxiliar de logística. Finalmente, concluye que la organización es importante para que una empresa inicie sus actividades de manera efectiva en todos sus departamentos y áreas.

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Ninfa De Arcos
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Estructura Organizacional y Reingeniería

El documento describe la estructura organizacional de una empresa. Explica que la empresa está dividida en departamentos como gerencia general, gerencia administrativa y financiera, dirección administrativa, dirección comercial, dirección de proyectos, y dirección de compras y logística. Incluye ejemplos de funciones para cargos administrativos como caja y recepción, y cargos operativos como auxiliar de logística. Finalmente, concluye que la organización es importante para que una empresa inicie sus actividades de manera efectiva en todos sus departamentos y áreas.

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1

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (REINGENIERA)

JHON JAIRO GUETTE DE ARCOS

TRABAJO DE FORMACIN LABORAL

ORIENTADOR RICARDO CUBILLOS

CENTRO INCA LTDA. MERCADEO Y VENTAS FORMACIN LABORAL CODIGO 806 BARRANQUILLA 2013

CONTENIDO Pg. INTRODUCCIN 3

1. OBJETIVO GENERAL 1.1 OBJETIVO ESPECIFICO

2. PREGUNTAS PROBLEMA

3. CONCLUSION

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4. BIBLIOGRAFIA

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INTRODUCCIN

El siguiente trabajo tiene como objetivo comprender la importancia de la estructura organizacional de la empresa, como estn divididos sus departamentos y las funciones de los cargos administrativos y operativos de la misma

Posteriormente, analizare una apreciacin ms profunda sobre este tema ya que me ayudara a comprender mejor el funcionamiento de la empresa, las actividades y tareas que se realiza en ella para alcanzar los objetivos trazados.

Finalmente, como estudiante del centro inca podr observar los resultados de este trabajo para poderlos aplicar en mi vida laboral para poder desempaarme exitosamente con el fin de reforzar y aplicar mis conocimientos mediante la capacitacin continua, contribuyendo de esta manera al cumplimiento de las metas de la organizacin y alcanzando as un crecimiento profesional y econmico mutuo de tal forma que pueda desarrollarme positivamente en las reas en que me desempee.

OBJETIVO GENERAL

Comprender y conocer la importancia de la estructura organizacional de una empresa, como se divida la empresa en cuanto a gerencia, departamento y gestin de negociar, para cumplir las expectativas de los clientes, en el sector industrial y comercio, brindando soluciones integrales basados en negociaciones de mutuo beneficio donde la generacin de empleo, rentabilidad y riqueza sea sostenible en el tiempo.

OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Brindar soluciones la sostenibilidad de la empresa a travs del tiempo. 2. Ser la compaa comercial con ms reconocimiento en el mercado nacional a nivel industrial

1. Cmo es la estructura organizacional de la empresa y quien es la persona que lo realiza?

2. Cmo est dividida la empresa en cuanto a gerencia, departamento, secciones de negocios y en cual se encuentra el departamento de mercadeo y venta?

3. Si, existe una lnea Steffi en la empresa explique cul es y porque?

4. Elabore el organigrama de la parte administrativa de la empresa visitada donde incluya mercadeo y ventas.

5. Elabore un manual de funciones de un cargo administrativo.

6. Elabore un manual de funciones de un cargo operativo. 7. Cules son los pasos a seguir en la empresa cuando entra un empleado nuevo (induccin). 8. Qu tipo de relacin superior subordinado existe en la empresa?

9. Realiza un anlisis DOFA del departamento de ventas de la empresa.

10. Qu funciones desempeara usted en un cargo relacionado con sus estudios en la empresa visitada?

1. El orden jerrquico de acuerdo con los cargos existentes en la empresa, es el siguiente: 1. Junta Directiva 2. Gerente General 3. Gerente Administrativo y Financiero 4. Dueos de proceso (director nacional, cartera, directora nacional, cadena de abastecimiento, director comercial, director nacional, contabilidad, director nacional calidad y servicio al cliente, director de proyectos). La persona encargada es: Jorge Guerrero Celi

2. 1. Gerencia General 2. Gerencia Administrativa y Financiera 3. Direccin Administrativa Barranquilla 4. Direccin Comercial Barranquilla 5. Direccin Proyectos 6. Direccin Nacional de Compras y Logstica 7. Direccin nacional Cartera 8. Direccin Nacional Contabilidad 9. Direccin Nacional Calidad y Servicio al Cliente 10. Marketing

3. No hay porque esta empresa est conformada por un grupo de socios y las decisiones las toman todos. Los socios y la lnea staff estn en proyecto.

5. Funciones de Caja Recepcin Direccin de las llamadas de conmutador Anunciar las visitas Recibir y enviar la correspondencia Arqueo de caja diaria Conformar cheques con fenalco Archivar factura tanto contado como crdito y entregar a control interno al finalizar el mes Llamar trimestralmente para el mantenimiento de las lneas telefnicas Realizar los recibos de caja en el SAP (Sistema) Asistir anual a la plataforma

6. Funciones de Auxiliar de Logstica Almacenar el producto en sus respectivas estanteras Atender las necesidades de los asesores comerciales en cuanto a existencia de materiales y especificaciones tcnicas Preparar la mercanca solicitada por clientes para su respectivo despacho Entregar la mercanca por mostrador de acuerdo a la factura de contado Alistar y empacar los productos para envos nacionales Verificar los contenidos de las mercancas entregados a los conductores Archivar las facturas de contado Participar en la plataforma que se realiza anual

7. La induccin es en acuerdo con el cargo que se asigna porque eso se realiza con las personas que se involucren con el cargo asignado. Ejemplo: Cargo de Asesor Comercial La induccin la tienen con cada proveedor de la marca que se vende, con el Jefe de Ventas, con el Asistente de Contabilidad, con Facturacin, con el Jefe de

Logstica y el Ingeniero de Proyecto, cada vez que pase por una induccin la persona tiene que frmale la planilla donde est la fecha y hora de la induccin. 8. La relacin que se maneja es amplia sin recalcar quien esta por debajo de quien, hay mucho respeto.

9. D.O.F.A. *Debilidades En algunos casos existen una mala interpretacin de la informacin ente ventas y el departamento de despacho. En el departamento de ventas existe un desinters por el trabajo en grupo y que ocasiona no compartir objetivos trazados.

*Oportunidades Cada da hay ms empresas industriales construyendo y eso es importante porque el mercado que la empresa maneja es industrial. Son distribuidores autorizados de siemens y eso les da un gran respaldo y confiabilidad en el mercado dndole esta una ventaja que les permite estar sobre sus competidores.

*Fortalezas Es la capacitacin que otorgan en seminarios que le ofrecen a sus clientes por la compra y adquisicin de nuevos productos novedosos un valor agregado que le da fortaleza y fidelidad de sus clientes exclusivos.

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El manejo de un portafolio de marcas reconocidas de una muy buena referencia. En sus portafolios se encuentran productos industriales y de hogares robustos, flexibles y eficientes.

10. Atender oportunamente los clientes Visitar continuamente a los clientes Presentar a los clientes las actualizaciones del portafolio de productos. Ofrecer diversas alternativas de solucin de necesidades a los clientes. Revisar y dar respuesta las solicitudes de cotizacin a travs del correo electrnico, fax y telfono. Visitar a los clientes nuevos y antiguos para presentar el portafolio de productos y sus actualizaciones. Dar a conocer a los clientes las diferentes alternativas en marcas para la satisfaccin de las necesidades. Realizar en SAP las cotizaciones solicitas a los clientes dentro del menor tiempo posible y de acuerdo a los parmetros y polticas de ventas establecidos por la empresa. Realizar Hacer los pedidos en SAP de acuerdo a las productos y

especificaciones del cliente segn las rdenes de compra. un seguimiento a las solicitudes enviadas al proceso

de compras para la y de importacin. Verificar con los

consecucin de materiales agotados, especiales

clientes

la

efectividad

satisfaccin de

sus

necesidades con el suministro de nuestros productos. Solicitar asesora a la direccin comercial para cerrar negocios cada

vez que no se ajuste a los parmetros y directrices establecidos por la empresa. Asistir puntualmente cada vez que la direccin comercial o le

gerencia general programen reuniones.

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Asistir y participar de la reunin anual convocada por la gerencia general de la compaa (plataforma) en la cual se presentaran los resultados del ao que finaliza y las metas y estrategias del ao que inicia. Asistir y participar a las capacitaciones que programa el rea de marketing en conjunto de por con los diferentes proveedores que las para las

actualizaciones programadas

productos

al igual

capacitaciones

la empresa a travs del proceso de gestin

humana con el fin de fortalecer las competencias del personal. Cotizar y vender de acuerdo a los parmetros establecidos la empresa para visitas el manejo Programar de los por

de precios y mrgenes de rentabilidad. para atender los requerimientos

semanalmente hacer

clientes,

una retroalimentacin del servicio y

actualizarlos en el portafolio de productos. Llamar a los clientes que no se puedan visitar para atender sus necesidades y requerimientos. Todas las que el jefe le asigne de acuerdo a la situacin. Todas las dems funciones que el jefe le asigne de acuerdo a cada situacin.

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CONCLUSIN La organizacin es la forma en que una empresa decide comenzar sus actividades de una forma eficaz en todos los departamentos y reas de trabajo.

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BIBLIOGRAFA Internet Explorer: [Link]

Common questions

Con tecnología de IA

Client relationship management is structured through continuous client interactions, including visits, product updates, and addressing needs via various communication methods. Employees are expected to follow up with clients, ensuring satisfaction and effective problem resolution. This structure aims to maintain strong client bonds, ensuring loyalty and repeat business, thus driving the company's growth .

Administrative roles involve overseeing financial operations and communications, while operational roles include logistics support and direct client interactions. These roles contribute to organizational goals by ensuring that both internal processes are efficient and customer-facing functions are responsive and supportive, thus enhancing overall productivity and client satisfaction .

To improve teamwork and communication, instituting regular team meetings, clarity in task assignments, and enhanced communication channels could be beneficial. Providing team-building exercises and incentives for collaborative success can foster better relationships within the sales department. Implementing CRM systems could also streamline communication between sales and dispatch, minimizing misunderstandings .

Training and seminars are crucial as they offer clients added value through product knowledge, thereby enhancing loyalty. For employees, they strengthen competencies and keep them updated on new products and market trends. This dual approach enhances competitive advantage by increasing customer satisfaction and ensuring that employees can effectively sell and support products .

The document suggests strategies such as providing sustainable solutions over time, maintaining a strong organizational structure, and leveraging their position as authorized Siemens distributors. These strategies aim to build a solid market reputation and ensure long-term sustainability and recognition in the industrial sector .

The sales department's SWOT analysis highlights opportunities such as the growing industrial sector and being authorized distributors of Siemens, which provides a competitive edge. However, it also identifies weaknesses including miscommunication between sales and dispatch departments and a lack of teamwork. These factors suggest that while there are strong external opportunities and internal strengths, addressing communication issues and fostering better teamwork would improve organizational effectiveness .

Employee induction is tailored to the specific roles, involving interactions with multiple stakeholders such as sales heads, logistics, and accounting. The induction includes signing off at each step to ensure comprehensive training. This approach likely intends to integrate new employees effectively into their roles by allowing them to understand the company's workflow and expectations thoroughly .

The company emphasizes respect in management without highlighting superiority within the hierarchy. This approach promotes a healthy work environment where employees feel valued and respected, potentially improving morale and collaboration, thus positively impacting employee relations and reducing workplace conflict .

The key roles in the company’s hierarchical structure are: 1) Junta Directiva, 2) Gerente General, 3) Gerente Administrativo y Financiero, followed by various process owners such as directors of national accounting, quality, customer service, and projects. Jorge Guerrero Celi is noted as the person responsible for this structure .

The document highlights the importance of organizational structure in ensuring that a company functions effectively by dividing responsibilities among various departments and administrative roles. It emphasizes that understanding the organizational structure helps in comprehending how a company operates to achieve its objectives, which in turn can lead to mutual economic and professional growth .

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