Bases de datos: definicin y funcionamiento Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o propsito particular, como
el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Si la base de datos no est almacenada en un equipo, o slo estn instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informacin procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos. Archivos de base de datos de Access Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:
Tablas para almacenar los datos. Consultas para buscar y recuperar nicamente los datos que necesita. Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas. Informes para analizar o imprimir los datos con un diseo especfico. Pginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet. Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares. TIPOS DE CLAVE
En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumrico, Campo simple y Campos mltiples. Claves principales de Autonumrico Un campo Autonumrico puede establecerse para que el programa introduzca automticamente un nmero secuencial cuando se agrega un registro a la tabla. Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma ms sencilla de crear una clave principal. Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recin creada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal automticamente. Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access crear una clave principal de Autonumrico.
Claves principales de Campo simple Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros de identificacin o nmeros de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal. Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal. Se puede ejecutar una Consulta de buscar duplicados con el fin de determinar qu registros contienen datos duplicados. Si no se puede eliminar fcilmente las entradas duplicadas mediante la edicin de los datos, se puede agregar un campo Autonumrico y establecerlo como clave principal o bien definir una clave principal de campos mltiples.
Claves principales de Campos mltiples En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o ms campos como clave principal. La situacin ms comn en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relacin varios a varios. Si no se est seguro de poder seleccionar una combinacin de campos apropiada para una clave principal de campos mltiples, probablemente resultar ms conveniente agregar un campo Autonumrico y designarlo como la clave principal en su lugar.
TIPOS DE RELACIONES. Se pueden distinguir tres tipos de relaciones: Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser nicamente de una poblacin. Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria). Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante pertenecer (estar empadronado) en una nica poblacin. Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de un registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos que se venden en la empresa, una cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculo podr ser vendido a ms de un cliente. Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lineas de pedido relacionada con clientes y con artculos.
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS. Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades pueden cambiar para un tipo de dato u otro. Si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos o informacin se pueden perder los datos introducidos. A continuacin les explicaremos las propiedades de los diferentes tipos de datos. Tamao del campo. Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255. Para los campos Numrico, las opciones son: Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -1028-1 y 1028-1. Es decir, valores con una precisin decimal de 28. Entero para valores enteros comprendidos entre -37.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -[Link] y [Link]. Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.