¿Qué son las pólizas contables?
Las pólizas contables son un documento físico o digital en el que
se registran las operaciones contables desarrolladas por una
persona o una empresa. Se deben registrar de preferencia a más
tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la
operación; acto o actividad.
¿Cuáles son los tipos de pólizas contables que
existen?
Los tipos de pólizas contables que existen se clasifican en:
Diario,
Ingresos
Egresos (Cheque)
Póliza de diario
Una póliza de diario sirve para registrar las operaciones que
afectan la economía de la empresa; pero que no representan flujo
de efectivo alguno.
Es decir, es la que se elabora cuando la operación que se está
registrando no implica una entrada de dinero al banco a través de
una ficha de depósito ni una salida por la cual se deba elaborar
un cheque, es importante resaltar que este tipo de pólizas
siempre debe de tener anexo el comprobante que está dando
origen a su elaboración.
Póliza de ingresos
Las pólizas de ingresos son las que contienen los registros
contables de todo aquello que implique entrada de dinero a la
empresa ya sea en efectivo, transferencia o cheque y del cual
tienes que expedir una factura, por ejemplo, el pago que hace un
cliente.
Póliza de egresos
Las pólizas de egresos sirven para registrar las operaciones
contables que impliquen erogaciones (egresos, pagos) o salidas
de dinero para la empresa. Pero debemos tener en cuenta que si
la erogación se realiza por medio de un cheque, la póliza contable
generada se conocerá como póliza de cheque.
Pólizas contables y la contabilidad electrónica
De acuerdo con la fracción III de la regla I.[Link]., establecida en
la Quinta Resolución de Modificaciones a la Resolución
Miscelánea Fiscal para 2014, los contribuyentes que estén
obligados a llevar contabilidad electrónica deberán hacerlo en
sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en
formato XML que contengan información de las pólizas
generadas.
Para la contabilidad electrónica las pólizas contables son los
archivos que presentan el mayor número de elementos nuevos a
considerar:
1. Incorporará los catálogos de tipos de póliza, monedas y
bancos.
2. A su vez, La información de pagos (cheques y transferencias).
3. De igual forma; la información de los comprobantes fiscales
digitales relacionados.
¿Qué debe contener cada póliza contable?
Detalle por cada transacción.
Cada partida contendrá cuenta contable, subcuenta y sus
auxiliares.
Debe ser posible distinguir los CFDI (Comprobante Fiscal
Digital por Internet) que soporten la operación.
Los impuestos deben poder distinguirse con las distintas tasas
y cuotas, cuando deba pagar el impuesto indicar la actividad.
Para las operaciones relacionadas con terceros debe incluirse
el RFC de éste.
Cuando el folio fiscal no pueda identificarse en las pólizas
contables, el contribuyente podrá, relacionar todos los folios
fiscales a través de un reporte auxiliar.
El RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen
dicha póliza contable.
¿Cuándo se deben entregar las pólizas contables en
contabilidad electrónica?
La información generada de las pólizas deberá entregarse
mensualmente, incluyendo el detalle por transacción, cuenta,
partida, auxiliares y subcuenta. Las pólizas contables se enviarán
al mismo tiempo que la balanza de comprobación.
Las pólizas contables se entregarán conforme a las fechas
establecidas para la balanza de comprobación y podrán enviarse al
SAT dentro del mes siguiente a la fecha en que se realicen las
operaciones respectivas.
Datos de pólizas:
1. Nombre de la Empresa y RFC
2. Indicación de la clase de póliza que se trata.
3. Número de póliza.
4. Fecha de la operación.
5. Cuentas y subcuentas de cargo y de abono
6. Cantidades de cargo y abono
7. Redacción de la operación
a) Indicación de la operación (compra, venta, servicio,
etc.)
b) Forma de pago (efectivo, crédito o con garantía
documental)
c) Documentos que respalda la operación
Ejemplo: Se vendieron mercancías por 50,000.00
las cuales nos pagaron en efectivo según factura
no. 552
8. Firmas
a) Del empleado que la formuló
b) De la persona que la revisó
c) Funcionario que la autorizó