UNIDAD V

“PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN”

1. INTRODUCCIÓN

Los procedimientos de almacén que constituye el tema tocado en esta unidad se

refiere a la necesidad, en primer lugar, de identificar los artículos y que esta
identificación sea empleada en toda la empresa, por ende se hace necesaria la
creación de códigos de reconocimiento de materiales.

Los procedimientos de almacén se refiere a los procesos de recepción y despacho

y las consideraciones y recomendaciones a tener en cuenta para que dichas
transacciones se efectúen sin tropiezos y sean debidamente registradas, sea para
dar ingreso a mercancías o para su entrega o despacho.

Un aspecto resaltante en el almacén es el control y su control es el inventario, el

cual tiene una importancia no sólo a nivel de almacén, donde se ha registrado
adecuadamente las transacciones y está cumpliendo con uno de sus principios
básicos: conservar y custodiar los artículos entregados, sino también a nivel de
estados financieros para la determinación de la utilidad de una empresa, esto es
la valorización de las mercancías almacenadas.

2. OBJETIVOS

Los objetivos que se persiguen con esta unidad son:

Establecer un código de identificación a los artículos que se deben

almacenar en el almacén.
Definir los procedimientos y documentos pertinentes para registrar las
transacciones por medio de las cuales se reciben o despachan artículos en el
almacén.
Preparar adecuadamente el almacén para la toma de inventarios periódicos
y al azar.

3. ORGANIZACIÓN DE LAS FUNCIONES DEL ALMACÉN

En una gran mayoría de empresas industriales, el almacén de productos

terminados se encuentra bajo el control del departamento de ventas; los
almacenes de materias primas y materiales indirectos bajo la de producción, y
las refacciones y herramientas bajo la jefatura de mantenimiento.

148 Control de Inventarios y Almacenes

 La administración moderna ha hecho desaparecer esta división por su falta de
integración en todo el sistema de abastecimiento, producción y distribución. Se
puede pensar que el gerente de ventas y el de producción no saben administrar
ni controlar los almacenes, como tampoco tienen tiempo para hacerlo si sus
actividades específicas están encaminadas a su especialidad.

El sistema logístico de abastecimiento, almacenamiento, producción y

distribución ahora se coloca bajo una sola cabeza que coordina de manera
integral las operaciones productivas de la empresa industrial.

Este departamento maneja las necesidades del mercado, las capacidades de

planta, las existencias de cada almacén y los medios de distribución y así lleva
un control completo de la inversión en los inventarios con un mínimo de riesgo
de faltantes.

El departamento de abastecimientos y de almacenes puede ser una entidad

independiente y responsable directamente ante la alta gerencia, o bien una parte
o sección de un departamento de control de inventarios, de compras, ventas,
contabilidad, etc.

Para determinar la distribución y dependencia de los almacenes no puede haber

un patrón, pues cada empresa en particular deberá tener su organización de
acuerdo a sus necesidades.

Una organización de las funciones que es ahora común en muchas empresas

industriales, es que las funciones de abastecimiento y almacenamiento están
integradas en un solo departamento.

Figura N° 1: Organigrama de las funciones del almacén

Controle de Inventarios y almacenes 149

4. FUNCIÓN DEL ALMACÉN EN EL INVENTARIO

El almacenamiento necesita característicamente controles más rígidos de

contabilidad y responsabilidad que cualquier otro departamento o división de
operaciones de una compañía, porque es el departamento que, por un lado,
mantiene relaciones con los proveedores al recibir los materiales a procesar y de
otro, es el último departamento que maneja los artículos antes de que se envíen a
los clientes internos o externos.

Todos los documentos que usan para recibir y entregar los materiales o
productos son básicos para la función contable de cuentas por cobrar o cuentas
por pagar y control de activos de la compañía.

Muchas empresas tienden a descuidar los controles de contabilidad en este

punto. Esto puede deberse por un lado a los materiales en su estado no le son
atractivos a nadie y su deterioro es mínimo y de otro, en el caso de productos
sus costos han sido registrados antes de que lleguen a la bodega.

La responsabilidad primordial e inherente del almacenamiento es la

responsabilidad de los inventarios. Esa es una responsabilidad básica del
almacenamiento, todas las operaciones, procedimientos y comunicaciones que
se relacionan con el almacenamiento, deben tender a cumplir con ella
independientemente de que se lleven a cabo otras cosas.

La responsabilidad de los inventarios en el almacenamiento significa que éste

tiene que responder ante la compañía de todos los artículos recibidos en la
bodega. El concepto básico que establece la responsabilidad es sencillo y directo.

Todo lo que se recibe en una bodega deberá estar en ella, o se dispondrá de ello
con medios aceptables y autorizados. Los inventarios no desaparecen sin
explicación. Pueden robarse, evaporarse debido a procesos químicos o dañarse
irreparablemente, pero no se pierden sin razón alguna.

Puede considerarse legítima cierta cantidad de pérdidas debidas a esos motivos,

pero esto no hace desaparecer la responsabilidad del almacén por esas pérdidas,
ni constituye una excusa de las mismas.

El sistema de responsabilidad de los inventarios debe hacer que el departamento

de contabilidad reciba de dos fuentes los documentos que amparen todas las
transacciones de inventario. Esos documentos deben conciliarse luego para
cerciorarse de que están de acuerdo, a fin de aislar y resolver cualquier
discrepancia.

5. CONOCIMIENTO DEL PRODUCTO

Hemos analizado los materiales y productos únicamente para calcular los

espacios que ocuparán según su cantidad y tamaño, así como el tipo y tamaño

150 Control de Inventarios y Almacenes

 de sus envases. Ahora debemos investigar sus características para darles el
tratamiento adecuado en su manejo, su almacenamiento y su control.

Para clasificar y agrupar los tipos similares de materiales y de productos

necesitamos indagar en el departamento técnico las condiciones ideales para su
almacenamiento (humedad, temperatura, etc.); saber si pueden acostarse, si
pueden manejarse con rapidez y sin riesgo de romperse, etc.

Puede convenir separar las distintas mercancías en áreas especiales según sus
características; y en algunos casos, en salas o cuartos herméticos.

Algunos ejemplos de clasificación son:

1. Por sus características:

Cuadro N° 01

Características
Explosivo Polvo
Acabado delicado En cuarentena
De combustión En espera de inspección
Líquido Aduanera
Con olor desagradable Cortante
Gaseoso Inflamable
Perecedero Alto costo

2. Por condiciones de lugar:

Seco Frío
Húmedo Iluminado
Cálido Oscuro

3. Por línea de producto.

4. Por máquina.
5. Por frecuencia de uso.
6. Por peso.
7. Por tipo de envase.

Otra manera es la separación por la clasificación A, B y C (el método se revisa en

la siguiente unidad), por cualquiera de los sistemas de selectividad: precio
unitario, utilización y valor, criterio o alta rotación.

En los almacenes de refacciones de plantas manufactureras ha sido conveniente

destinar un lugar o estantería para cada máquina. De manera que cuando uno
requiere mantenimiento, todas sus refacciones se encuentran juntas. Sólo los
tornillos y refacciones comunes se encuentran aparte.

Controle de Inventarios y almacenes 151

6. ARTÍCULOS QUE SE DEBEN ALMACENAR

Se necesitan conocer:

1. Las dimensiones y peso de cada unidad de material o producto, las

dimensiones y peso de cada unidad envasada así como la tara del
envase.

2. La cantidad usualmente solicitada al almacén y la frecuencia de las

requisiciones por turno, semana o mes.

3. El sitio de recepción y punto de entrega.

4. El número máximo de unidades que se almacenarán (tamaño del lote o

máximo de pedido de compra o de orden de producción).

5. La cantidad mínima que hay que almacenar.

6. El espacio necesario para la manipulación y transporte, así como las

precauciones que se deben observar.

A continuación se da un modelo de tarjeta que no debe copiarse como modelo

único, sino que deben modificarse de acuerdo con las necesidades precisas y con
los objetivos que se persiguen alcanzar con la recolección de datos.

Artículo Número Fecha

Clase Unidad Características

Tamaño unitario Cantidad envasada Tamaño de envase Forma envase

Peso Unitario Peso envasado Tara de envase Tamaño Paleta

Localización Actual Localización Propuesta

Cantidad Máxima Cantidad Mínima Cantidad Promedio

Observaciones

Los datos deben actualizarse cada vez que se intente hacer un nuevo estudio de
los espacios necesarios en el almacén.

152 Control de Inventarios y Almacenes

 Anotaciones en la tarjeta:

1. En el primer renglón se anota el nombre del artículo; su número clave

(contabilidad), y la fecha del estudio.

2. En el segundo la clase: materia prima, material auxiliar, producto, parte

componente, herramienta, refacción, etc.; la unidad: metros, kilos,
toneladas, litros, etc., y las características físicas: frágil, delicado,
corrosivo, etc.

3. En el tercer renglón se anota el tamaño unitario: medias de ancho,

grueso, altura total o circunferencia, de manera que se pueda conocer el
espacio cúbico que habrá de ocupar en un estante, caja, cajón o
recipiente; la cantidad envasada; tamaño del envase y forma del envase.

4. En el cuarto se anota el peso unitario: el peso de cada artículo antes de su

envase final; el peso envasado: de las unidades de artículos; la tara de
envase: el peso del tambor, cuñete, caja o recipiente vacíos y el tamaño de
la tarima: si se han de colocar los artículos o materiales sobre éstas, se
requiere su largo, ancho y altura.

5. En el quinto se anota la localización actual y la localización propuesta.

6. En el sexto renglón se anota la cantidad máxima: la cantidad de unidades

que se espera recibir en el almacén como máxima; la cantidad promedio:
la calculada como existencia promedio entre la cantidad máxima de
llegada y el punto de reorden.

7. SISTEMA DE CODIFICACIÓN

La codificación es el proceso mediante el cual se asigna un código a cada

artículo. El código es la denominación que corresponde a cada uno de los
artículos del inventario, lo que resulta sumamente importante porque permite
identificarlo fácilmente, mediante la simbología asignada. Esta asignación del
código resulta indispensable cuando se trata del procedimiento electrónico de
datos.

Puede haber dos codificaciones, que deben distinguirse una de la otra: la del
proveedor y la de la compañía que compra y manufactura, o que compra y
vende. La codificación del proveedor sirve para usarla en las órdenes de
compra; la del negocio para identificar cada artículo por su nombre y número en
los almacenes y departamentos que los usan, consumen, registran y venden.

El nombre dado a los artículos debe conocerse en toda la planta o negocio.

Además de que el nombre debe estar unificado en todo el negocio, es preferible
pedir el artículo por el número de clave dado en la codificación interna de la
compañía.

Controle de Inventarios y almacenes 153

 Algunos materiales y partes componentes deben marcarse a su llegada al área
de recepción con el número dado en la codificación interna para evitar
confusiones en el almacenamiento y en la entrega al solicitante.

Algunas partes pequeñas, como tornillos, no pueden marcarse una por una; en
este caso se marca la caja, envase o bolsa original del proveedor. Cada compañía
ha de tener su propia codificación de acuerdo con sus necesidades.

El establecimiento de un sistema de identificación de los materiales directos o

sea materias primas, es la función principal del departamento de ingeniería, de
compras, de almacenes o de producción. La identificación de los productos
terminados es la función principal del departamento de ventas.

El sistema de identificación debe abarcar todo lo que se almacena en alguna de

las etapas de la producción y debe ser lo suficientemente flexible para las
necesidades actuales de la fábrica y las previsibles, con un criterio razonable.

• Código de ubicación

En toda empresa es necesario establecer diversos sistemas de

codificación, que permitan simplificar las labores de sus almacenes.

El código de ubicación del material es un símbolo que permite localizar

rápidamente los artículos almacenados, facilita el despacho, la
inspección y el control.

Para poder confeccionar un Código de Ubicación, es necesario dar los

siguientes pasos:

Elaborar o disponer de un plano de las instalaciones del Almacén, a

escala apropiada.

Zonificar, es decir establecer áreas que se puedan diferenciar ya sea por

su ubicación, tamaño o forma de construcción.

Señalizar las diferentes áreas de almacenamiento, estantes, anaqueles o

espacios dentro de cada zona y en los cuales se va a depositar las
mercaderías, previniendo los espacios de circulación necesarios.

Igualmente, a nivel andamio, será necesario determinar el número de

columnas y niveles que debe tener estos elementos.

Posteriormente, luego de definida la cantidad zonas, áreas y estantes o

ambientes de almacenamiento existentes en los almacenes, se establece
el número de dígitos. Letras o símbolos que serán necesarios para
identificar cada uno de ellos.

Con la finalidad de comprender lo expuesto, tomamos el ejemplo de un

almacén con las siguientes características:

154 Control de Inventarios y Almacenes

 Espacios Cantidad Símbolo N. de elementos
Zonas 7 a 9 A – Z 1 letra
Áreas o Andamio
Por zona 10 a 14 01 – 09 2 dígitos
Columnas por
Andamio 8 a 12 01 – 09 2 dígitos
Niveles de columna 5 a 10 A – Z 1 letra

Asumamos que se requiere codificar la ubicación de un artículo que ha

sido depositado en la zona, andamio 1, columna 08 y tercer nivel C.

El código resultante será: A 01 08 C

Figura N° 2

• Codificación de materiales

Para numerar un material se pueden tener en cuenta una, varias o todas

las características siguientes, pero procuremos fijarnos solamente en
aquellas que determinen el uso del material en cuestión dentro de
nuestras fábricas. Estas características importantes se mencionan
únicamente como ejemplo en el cual se ha dado un número a cada una:

1. Dimensiones: largo, ancho y calibres, en el caso de una lámina;

diámetro, en el caso de una flecha.
2. Material del que está hecho: hierro, acero, cobre, latón, níquel,
plástico, madera, etc.

Controle de Inventarios y almacenes 155

 3. Acabado: rolado en caliente, rolado en frío, niquelado, cromado,
esmaltado, etc.
4. Composición química: aceros aleados, sustancias químicas, mezclas,
etc.
5. Aparato o equipo del cual va a formar parte: en el caso de ser
componentes identificables como pertenecientes a alguno de los
productos terminados que produce la fábrica.
6. Casa vendedora y marca de fábrica: en algunos casos.

La identificación del material debe tomar en cuenta solamente las

características antes mencionadas que sean utilidad para la fábrica; de
otra manera el sistema de identificación se complicaría
innecesariamente.

EL CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN

Al diseñar un código se procura que éste sea sencillo y práctico de usar. No

deberá ser ambiguo, deberá ser preciso y tendrá que poder distinguir un artículo
de otro. Es decir, debe de singularizar un artículo con respecto a los demás
casos.

El código tiene que facilitar la clasificación de los datos referentes. El código

presentará la suficiente flexibilidad como para permitir la expansión del archivo
de datos. Si en el archivo hay categorías, es necesario prever la extensión en cada
categoría, ya sea al final o en medio. O sea extensión o intercalación.

Existen diversos métodos de codificación, que sugerimos como posible uso:

Codificación Secuencial: Todos los artículos ordenados numéricamente en

orden creciente. Este método es sencillo, pero de aplicación limitada.

Codificación por Bloques o Rangos: Consiste en que dentro de un

ordenamiento secuencial se asignan bloques de números consecutivos que
representen categorías de datos.

Este método es significativo ya que conociendo los límites de los bloques,

podemos determinar para un número a qué categoría pertenece.

Codificación por Grupos: Se aplican en aquellos casos en que los artículos de un

archivo admiten la subdivisión en clasificación mayores o menores que pueden
ser representados por dígitos sucesivos.

156 Control de Inventarios y Almacenes

 Ejemplo:

Como se puede ver la selección y clasificación es fácil, pero se requiere de una

clave de muchas posiciones. Por mucho que se ampliará el registro, los 110
primeros números no quedarían afectados a ningún artículo.

Codificación por Partes Jerarquizadas: En este método la clave se forma por

partes significativas jerarquizadas.

Ejemplo:

Controle de Inventarios y almacenes 157

 Al igual que la codificación por grupos, la codificación por partes facilita la
selección y clasificación, pero requiere de una clave de muchas posiciones.

EL CÓDIGO DE BARRAS

Un código de barras es una serie de barras y espacios de varios anchos. Los

datos se pueden codificar asignando un número único a cada artículo, con
caracteres reconocibles por el sistema alfa – numérico. Así se forma un patrón de
barras negras y espacios blancos. En los almacenes y centros de distribución, se
pueden usar varias simbologías, tales como UPC, Código Universal de
Productos (Universal Products Code); EAN simbología europea (European
Article Numbering) y otros que cada empresa puede desarrollar de acuerdo a
sus necesidades.

Cada vez hay más empresas que usan el sistema de código de barras,
combinando con terminales terrestres de radiofrecuencia, para dirigir las
actividades de almaceneros e identificar los materiales y productos, desde la
entrada hasta su salida del almacén. El sistema activa lo siguiente:

a. Pedido.
b. Recibido.
c. Inventariado.
d. Surtido.
e. Empacado.
f. Embarcado.

Un sistema de código de barras que usa terminales de radiofrecuencia (RF)

puede reducir significativamente el número de errores típicos en el sistema
manual convencional, además reduce un considerable número de horas de
entrada manual de datos y de corrección de errores.

Una vez que se han establecido los niveles de existencias, estos se pueden
controlar desde la recepción hasta el embarque. Con el uso del código de barras
y terminales de radiofrecuencia se emplea el siguiente equipo:

a. Lectores.
b. Terminales de radiofrecuencia.
c. Aplicaciones de software.
d. Computadora de aplicaciones.
e. Computadora de negocios.

Finalmente, respecto al uso de métodos de codificación y registro de artículos,

debemos decir que están en constante evolución a fin de hacer más fáciles las
tareas para que:

La entrega de los pedidos a cliente sea más rápida y completa.

Los niveles de inventarios se mantengan en los niveles más bajos posibles.
Menor ocupación de los espacios.
Las operaciones del almacén se hagan con el mínimo de personal.

158 Control de Inventarios y Almacenes

 Localizar a proveedores en cualquier zona del país.

8. OPERACIÓN DE OBTENCIÓN O RECEPCIÓN

a. Conceptos Generales

Esta actividad, en realidad, se inicia con el pedido, (solicitud de

compra), que no viene a ser más que la demanda de abastecimiento en
determinados artículos.

Todos los controles de responsabilidad de inventario de los almacenes,

se inician con la recepción apropiada de los artículos, ya que los
procedimientos incorrectos de recepción dan origen a:

Cuentas inexactas.
Identificación incorrecta de los artículos.
Recepción de artículos dañados, etc.

Si estos errores se producen en la recepción, permanecerán durante todo

el proceso de almacenamiento, hasta que sean descubiertos, con ocasión
de efectuar inventarios físicos; acarreando mayores problemas, cuando
se trate de despachar dichos artículos.

b. Definición de Recepción

Es el segundo paso del ciclo de almacenamiento, mediante el cual se

toma posesión física de los bienes adquiridos por la empresa
(generalmente por Compras), ya sea solicitado por los propios
almacenes, por aquellos que usarán el material.

Más que la simple aceptación de dichos bienes, se requiere de una

constante preparación para contribuir a la operación continuada de las
actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud
y calidad de los que se recibe.

Las actividades de recepción u obtención no se consideran completas

hasta que las mercaderías se hayan clasificado correctamente, e ingresen
a la fase de estiba, de acomodamiento, acondicionamiento o distribución
en los almacenes. En caso de mercaderías deterioradas o no conformes,
el proceso termina con la expedición de la documentación necesaria para
tomar las decisiones y medidas que se hayan acordado (reclamación,
devolución, etc.).

Al efectuar un informe para proceder a reclamaciones, es conveniente

consignar algunos datos tales como:

1. Tipo general del artículo.

2. Los problemas que han presentado.

Controle de Inventarios y almacenes 159

 3. Algunas normas para su reclamación.
4. Sugerencias para evitar que se repita.

Almacena-
Artículo miento
Utilizable

Recepción
De
Artículo Inspec. Recep y
Clasif Recuperación

Artículo no
Utilizable

Devolución

Figura N° 3

c. Tareas que se realizan

Las actividades o tareas que se ejecutan en este paso de obtención, son

las siguientes:

1. Supervisión y planificación

Esta actividad corresponde al jefe de la dependencia. Consiste en

prever, planificar, coordinar, dirigir y controlar todas las actividades
de recepción y control de mercaderías.

Tarea muy importante, es la de planear el trabajo de la dependencia,

teniendo en cuenta la mercadería por recibir, en relación a la
documentación que se recibe del Servicio de Compras.

El supervisor deberá prepararse con los medios humanos y

materiales, que le permitan efectuar una recepción ágil y un control
adecuado. Tendrá en cuenta el volumen, las características y el
momento en que la mercadería va a ser recibida, a fin de efectuar una
labor eficiente.

160 Control de Inventarios y Almacenes

 2. Recepción física (descarga y desembalaje)

La recepción física, comprende la descarga del material y el

desembalaje de los artículos que se reciban. La actividad fundamental
de esta dependencia, puede estar encargada a uno o varios
elementos, cuya preparación, conocimientos de la mercadería y sus
características y experiencia, lo faculten a relacionarse con una
variada gama de proveedores, entre los cuales, no siempre se
encuentran características de honestidad.

Es frecuente observar en esta actividad que la actitud pasiva y poco

exigente genera un considerable número de faltas y reclamos, debido
a que no se estuvo atento al momento de la descarga o no se efectuó
la medición, pesaje o verificación del contenido de los artículos.

Cuando se reciba la mercadería asegurada, que llega en malas

condiciones, es posible que en esta fase se requiera la presencia de la
firma aseguradora o su representante, (ajustadores), a fin de verificar
el estado en que se reciba el material.

a. Descarga:

Es la labor de trasladar los bultos en los cuales llegan los

artículos, de los medios en que han sido transportados hasta el
lugar en que serán recibidos.

Ella puede realizarse manual o mecánicamente, y para hacerlo es

conveniente que el personal que debe recibir los artículos, sepa
con anticipación cuál es la mercadería que llega, cómo llega, su
peso, embalaje, etc., a fin de que pueda tomar sus previsiones
para efectuar la descarga en el mínimo tiempo con los medios
adecuados y con seguridad.

Sus principales preocupaciones deben ser, reducir al mínimo los

gastos de recepción, evitar pérdidas de tiempo y maltrato en los
bultos.

Es necesario disponer del espacio suficiente para depositar los

bultos que llegan, evitando recorridos y maniobras innecesarias
de los vehículos que conducen las cargas. Debe contar con
personal experto para esta operación a fin de lograr un buen
manipuleo de los bultos.

Algunas veces ésta labor es realizada por el personal de los

transportistas, debiendo en este caso, ser preocupación de quien
recibe, que esta operación de descarga se realice en las mejores
condiciones.

Controle de Inventarios y almacenes 161

 b. Desembalaje:

Es la labor manual de retirar o quitar de los bultos, los artículos

exteriores, en que han llegado. Es decir se quita el material de
embalaje, para lo cual se debe contar con personal especializado
en esta labor, a fin de evitar los deteriores que se puedan
producir, sobre todo cuando se trata de materiales frágiles.

Al sacar los artículos deben colocarse en una zona o espacio,

donde no se confunda con otros y permita una buena
verificación.

c. Verificación o control de calidad (chequeo)

Otra actividad de importancia, la constituye el control de las

características o especificaciones de la mercadería solicitada.
Consiste en verificar si verdaderamente se trata de los artículos
solicitados, si la cantidad concuerda con el pedido y si la calidad
es la correcta.

3. Registro de entrada

Esta actividad consiste en completar los formatos de ingreso de

mercadería, (notas de entrada), con los datos de la mercadería
recibida. Igualmente esta labor deberá estar dirigida a cancelar
las órdenes de compra pendientes, de acuerdo con los ingresos
totales o parciales de la mercadería.

4. Entrega

Luego de realizadas las actividades precedentes, se requiere

hacer entrega de la mercadería al almacén correspondiente,
comunicándolo al interesado y al jefe de almacén. Esta
actividad no necesariamente es secuencial, ni “debe” realizarse
al final del proceso de recepción. En muchos casos será
necesario solicitar la presencia del almacenero, a fin de que la
recepción se efectúe en el lugar del almacenamiento,
principalmente cuando su volumen o características hacen
difícil la manipulación y el control de las cantidades.

Este aspecto de la recepción requiere de la formulación de un

informe, en el que se consideran datos diferentes, para que
compras, ventas, contabilidad, etc., puedan efectuar el pago y la
utilización de la mercadería llegada. Este parte, es remitido al
jefe de almacenes para que a su vez proceda a informar a otros
elementos interesados.

162 Control de Inventarios y Almacenes

 5. Documentos de Recepción

Con mayor o menor complejidad, en gran número de empresa, se

requieren básicamente de los siguientes documentos para la
recepción y verificación de materiales:

a. Solicitud de compra (pedidos)

Es la información previa de los materiales que se van a

adquirir. Esto se hace de acuerdo al plan de adquisiciones
que se formule y apruebe.

Esta solicitud de compra o pedido se hace normalmente en

formatos establecidos, pero puede ser en forma de telegrama
o verbal a veces.

Los tipos de pedidos o solicitudes de compra pueden tener

uno de estos tres tipos:

a. De completamiento: a fin de mantener los niveles o

dotaciones autorizadas, cuando se llega al punto de
pedido.
b. Especiales: para satisfacer necesidades no incluidas en las
solicitudes de compra para recompletamiento,
(necesidades de proyecto).
c. De emergencia: para satisfacer necesidades imprevistas
debidas a variaciones contables en la producción y
ocasionalmente por desastres.

b. Orden de compra

Es la copia del documento que ha sido entregado al

proveedor y en el cual figura el detalle de la mercadería a
recibir. Es preparado por quien va a efectuar la adquisición,
a veces sin formato (una carta).

c. Información técnica

Según las características de la empresa, puede ser

conveniente contar con un archivo de planos y
especificaciones o catálogos en esta dependencia. Con ella
se simplifica la redacción de las órdenes de compras y se
facilita el control de la mercadería. En todo caso, el
recibidor deberá disponer oportunamente de dicha
información para efectuar las consultas técnicas del caso.

Controle de Inventarios y almacenes 163

 d. Información comercial

Cuando la complejidad de una adquisición requiere de la

formulación de contratos, negociaciones, bases de licitación
y condiciones generales de compra, es indispensable contar
con toda esta documentación, a fin de cumplir y exigir el
cumplimiento de los convenios: garantías, plazos de
entrega, penalidades, repuestos, instrucción, etc.

e. Autorización de devolución

Es un documento en el cual se autoriza a efectuar la

devolución o reclamación que previamente se ha
planteado a la gerencia. En realidad puede ser el
documento de gestión donde se sugiere la devolución,
pero con el visto bueno de una autoridad competente.

f. Normas y procedimientos

Como una guía práctica para el recibidor, se menciona

aquí las principales normas y procedimientos de
recepción y verificación:

1. Para facilitar la tramitación rápida de artículos y

documentos de ingreso, es conveniente revisar la
documentación que da origen a las entregas, para
prever, programar, y tomar acción que eviten
cualquier contratiempo al momento de la recepción.

2. Los pedidos se hacen normalmente mediante el

empleo de un formato (orden de compra). Sin
embargo, son aceptables los pedidos que
eventualmente puedan hacerse en forma verbal o de
mensajes, siempre que esté autorizado este
procedimiento.

Cada pedido debe hacerse incluyendo artículos

suministrados por un solo proveedor; es decir, que
deben hacerse tantos pedidos como proveedores
que se tenga, a fin de facilitar el despacho y evitar
confusiones.

3. Cuando la documentación está incompleta, sea

insuficiente o tenga impresiones o defectos, que
pongan en duda la conformidad del artículo, se
recomienda una acción rápida de consulta con los
diseñadores, solicitantes o usuarios, a fin de
proponer la aceptación, modificación o devolución
de los materiales según sea el caso.

164 Control de Inventarios y Almacenes

 4. Los encargados de la recepción de los materiales,
deberán recomendar a través de sus superiores
inmediatos y de acuerdo a sus experiencias, las
características del embalaje o presentación de los
materiales para facilitar el chequeo de las
especificaciones, el control en general, la entrega
rápida y el acomodo en los almacenes.

5. El personal de esta dependencia deberá proponer y

fundamentar todas las mejoras tendentes a
racionalizar el proceso de recepción, simplificar los
procedimientos y aumentar la eficiencia.

6. La desconfianza sirve más en la recepción de

artículos, que la excesiva confianza o indiferencia.
Quiere decir esto, que debe hacerse una inspección
concienzuda de los materiales que llegan.

7. Se debe firmar el ingreso de los artículos solamente

cuando se esté seguro de que es exactamente lo
solicitado.

8. No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor,

del transportista o del usuario, para ingresar los
artículos sin una buena revisión.

9. Pesar todo aquello que debe pesarse, medir lo que

debe medirse, contar lo que debe contarse. No fiarse
de facultades innatas para “calcular al ojo”, ya que
la responsabilidad es muy grande.

10. En lo posible realizar el control sobre el suelo,

excepcionalmente y tomando muchas precauciones,
sobre el vehículo o medio en que llega el artículo.
Dar conformidad a la entrega luego de descargar la
mercadería.

11. Revisar la documentación que traen los bultos, ella

servirá para efectuar el control de recepción.

12. Si no se cuenta con el personal suficiente para la

descarga, solicitarlo. Evitar hacer esfuerzos
excesivos, tanto por seguridad del personal como
del artículo que se está recibiendo.

13. Verificar los precintos de los bultos para abrir

inmediatamente aquellos que evidencien
alteraciones.

Controle de Inventarios y almacenes 165

 14. Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que
contenga líquidos, para evitar que se reciban
incompletos por haberse derramado.

15. Dar al personal la seguridad necesaria, al recibir

artículos peligrosos.

16. Utilizar el documento de origen para efectuar la

verificación, realizar ésta en orden, sin
apresuramiento y de acuerdo a un plan.

17. Pedir ayuda cuando los conocimientos del

almacenero no permitan identificar un artículo; con
ello solamente se está asegurando que lo que se
recibe es conforme.

18. Preparar los medios para realizar la identificación,

no buscarlos a última hora.

19. Procurar que los artículos permanezcan el menor

tiempo posible en recepción, se debe pensar que
pueden ser necesarios con urgencia. Pero no por
ello descuidar el control.

20. Si se detectan materiales malogrados, informar para

hacer las reclamaciones a los transportistas o a los
proveedores. Caso no hacerse, se aceptará como que
los daños se ocasionaron en el almacén.

9. OPERACIÓN DESPACHO O DISTRIBUCIÓN

a. Conceptos Generales

Esta actividad es la última etapa del almacenamiento y previa al

transporte y entrega de las mercaderías, que es importante, porque de
la eficiencia con que se realice permitirá entre otras cosas:

1. Cumplir oportunamente con la entrega de los pedidos, de

acuerdo con el orden de prioridad o presentación.

2. Facilitar el control de las cantidades a despacharse, y

eventualmente, controlar los saldos físicos de aquellos, cuyos
artículos se han despachado en parte;

3. Evitar el congestionamiento en las horas más críticas (de

punta).

166 Control de Inventarios y Almacenes

 La entrega, es la descarga formal y transferencia de propiedad de los
artículos, a los clientes o usuarios.

Consecuentes con dichos propósitos, la preparación y despacho de

mercaderías, deberían hacerse, en lo posible, previa presentación
anticipada de los pedidos, con un tiempo razonablemente
establecido.

Esta recomendación no siempre es fácil de aplicar, y es casi ignorada

cuando se trata de almacenes comerciales, donde se atiende
directamente al público; pero, cualquiera sea el caso, y dado que todo
pedido requiere un tiempo de preparación, es necesario nombrar el
orden en que estos deben ser atendidos y en lo posible comunicar al
usuario, el tiempo de espera que se requiere.

b. Definición

Es la actividad que consiste en atender los requerimientos del usuario

o cliente, encargándose de la distribución o entrega de las mercancías
solicitadas. Es decir, consiste en la entrega de los artículos que guarda
el almacén, a cambio de una orden o vale de salida (Nota de Entrega)
y que constituye un comprobante del movimiento efectuado.

Es preciso que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con

prontitud, razón por la cual dentro del proceso general, es necesario
que se cumpla con actividades o tareas complementarias, como son el
embalaje o empacado, asegurándose que las cantidades y calidad de
los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente, importante en
esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se
despacha, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los
plazos solicitados.

c. Entrega de materiales o artículos

En algunas ocasiones la entrega de materiales se hace en el almacén

central o en locales de dependencias auxiliares fuera de la ciudad.

En entrega de materiales o artículos sea a los clientes o usuarios,

requiere de:

1. La expedición de directivas y el establecimiento de normas

que incluyan procedimientos para el movimiento de los artículos, así
como responsabilidades de entrega;
2. Definir las misiones de distribución en las instalaciones de los
clientes o usuarios, así como el lugar hasta el cual la empresa tiene la
responsabilidad de la distribución, (importante para efectos de
seguros).
3. Establecer procedimientos de control de stock para mantener
los niveles adecuados.

Controle de Inventarios y almacenes 167

 4. Establecer y controlar los procedimientos para la entrega,
transferencia, devolución o cualquier otra operación.

En general para efectos de transporte, la entrega de materiales puede

realizarse sea:

• Por cuenta de la empresa.

• Por cuenta del cliente o usuarios.

En ambos casos es preciso tomar en cuenta la distancia de

abastecimiento, a fin de poder prever el medio de transporte, el sistema
de embalaje responsabilidades de seguros, etc. Así como para definir si
estos medios van a ser por cuenta de la empresa del comprador, o de
terceros.

De acuerdo a estas condiciones, se efectuarán las coordinaciones y

controles necesarios que permitan asegura una correcta entrega de los
materiales o artículos, respetando la rotación de los artículos y aplicando
el sistema de que “lo que entre primero, sale primero”, para así evitar el
deterioro o inutilización de algunos artículos, por que han llegado al
límite de su conservabilidad.

d. Organización del área de despacho

Como en el caso de recepción y de almacenamiento, para el despacho

se requiere disponer de espacios adecuados para el estacionamiento
provisional y entrega de mercaderías a los usuarios o clientes.

La disposición y tamaño del área, variará de acuerdo al tipo de

mercaderías, y el volumen de las operaciones. Por lo general es
preciso disponer de ventanas con mostrador y/o puertas, que
permitan la salida directa de las mercaderías al medio de transporte,
empleando si fuera necesario un desnivel adecuado, que facilite la
carga.

Se debe tener en consideración, áreas de estacionamiento exterior

adecuadas al volumen y al tipo de las mercaderías, y explotando al
máximo los frentes para poder atender simultáneamente a varios
clientes.

Igualmente, es necesario disponer de herramientas y equipo de

manipuleo y elevación, a fin de facilitar la carga de las mercaderías.

e. Embarque, transporte y flete

Después del proceso de producción y almacenamiento, se continúa

con la actividad de enviar los productos a los clientes. Esto requiere

168 Control de Inventarios y Almacenes

 acciones previas que corresponden hacerse dentro del proceso de
almacenamiento y que comprende:

1. Embarque

Es el eslabón físico entre el producto (vendedor) y el cliente

(comprador); de esta actividad dependen las futuras relaciones
entre ambos.

A partir del embarque es que se proporcionan los documentos

necesarios con que contabilidad iniciará sus funciones y
responsabilidades de facturación y cobro.

En esta operación hay que asegurarse que:

a. Las mercaderías se manejen de modo tal, que su entrega se

realice a tiempo y en buenas condiciones de seguridad.
b. La documentación se prepare en forma tal, que elimine al
almacén de cualquier responsabilidad contable.
c. Las relaciones entre productos y cliente continúen siendo
favorables, y que...
d. Contabilidad no tenga problemas en su responsabilidad de
facturación

Para asegurar un buen embarque hay necesidad que se preparen

las normas y procedimientos a seguir, así como los principios
generales a aplicarse en estas operaciones, teniendo en cuenta que
es primordial para la empresa, la eficiencia con que debe atenderse
en este servicio, a todos los clientes.

Asimismo, debe tenerse en cuenta que el embarque que debe

planificarse y programarse a fin de asegurarse una carga
equilibrada de trabajo dentro del límite que nos permita el
suministro de este servicio, manteniendo el orden progresivo de
prioridades establecidas para el embarque.

Este aspecto de embarque tiene estrecha relación con todo un

sistema de control y manejo de cargas.

2. Transporte

En general, el almacén es directamente responsable de la elección

y administración de los transportes que acarrean la carga de
salida. Por lo general los almacenes manejan sus propios medios
de transporte. Cuando estas operaciones son de mucha magnitud,
se convierte en un aspecto propio de la función logística de
transporte, sujeta a modalidades y principios independientes y
que requiere una técnica especial.

Controle de Inventarios y almacenes 169

 Estos medios pueden ser diversos: terrestres, aéreos, marítimos,
por ferrocarriles, por tuberías, a campo traviesa, etc., y pueden ser
proporcionados por la empresa productora, por el cliente o por
empresas especializadas de terceros. En general hay que tener en
cuenta los factores que afectan la transportación para armonizarlos
con el tiempo de entrega y el costo.

3. Flete

Es el pago que se efectúa por el transporte de bienes. Cuando el

almacén es encargado de esta actividad se designa un empleado
para que se responsabilice del pago de aquellos artículos que
salgan o lleguen al almacén.

Toma como documento base, las órdenes de embarque, buscará

que obtener los mayores ahorros posibles y archivará o tramitará
las reclamaciones relacionadas con los embarques que salen.

f. Documentos

La documentación básica con que se trabaja en despacho, es la

siguiente:

1. Pedido de materiales (o mercaderías)

Se emplea normalmente en las empresas industriales y de servicio.

Normalmente es un documento contable que emite el usuario, al
cual se le entrega la mercadería, tiene la importancia equivalente a
un cheque.

En las empresas de comercialización, el pedido del cliente no tiene

valor contable y sirve únicamente para preparar la mercadería que
éste desea adquirir.

2. Vale de salida

En las empresas industriales y de servicios, se utiliza este

documento, de menor valor formal que el pedido, para casos de
urgencia y cuando no es posible obtener el Vo. Bo. Oficialmente
establecido para toda salida de materiales del almacén. Debe
tomarse como un documento provisional.

3. Transferencia

Se utiliza para despachos de un almacén (principal) a otro

(secundario) o viceversa.

170 Control de Inventarios y Almacenes

 4. Nota de venta o factura

Es el que sirve para despachar y facturar a un cliente.

5. Guía de remisión

Este documento sirve principalmente para remitir y acompañar la

mercadería que se entrega a un cliente. El original acompañará a la
factura para su cobranza.

6. Registros y control

El volumen y complejidad de las actividades de despacho, puede

demandar el establecimiento de normas y procedimientos de
control y seguimiento de la documentación, dando origen a la
formulación de documentos de control de pedidos, entregas y
devoluciones, entre los que se pueden citar como más comunes:

a. Registro de pedidos

Se registra la fecha, y numeración de los pedidos que hacen

los clientes, así como de su procedencia.

A partir de ese registro se puede hacer un seguimiento del

estado de atención de los mismos, a fin de evitar demoras
indeseables para los usuarios y clientes.

b. Control de entregas

Independientes o combinado con el registro de pedidos, se

debe efectuar un control de las entregas o envíos de
mercaderías, a fin de cerrar el circuito de su responsabilidad.

c. Registro de devoluciones

De modo similar a los pedidos, se puede llevar un control de

las devoluciones de los usuarios o clientes, con el propósito de
prestar un servicio eficiente y restituir aquello que el
solicitante requiere. Es una medida de control de calidad (a
veces).

d. Partes o informes diversos

Depende del tipo de empresa y con el fin de facilitar los

controles de facturación y de inventario, puede ser necesario
que la dependencia encargada del despacho emita con
regularidad, (diaria o semanalmente), reportes sobre lo
despachado y de lo pendiente, mediante la medida de control
de eficiencia.

Controle de Inventarios y almacenes 171

 e. Coordinación con la garita de vigilancia

Con el fin de evitar la fuga de mercaderías, es necesario

establecer un procedimiento coordinado mediante el cual se
verifique que la salida de mercadería que sale de los
almacenes, sea controlada en la garita, mediante la retención
de una copia de la guía de salida; la misma que
posteriormente será entregada en contabilidad o facturación
para cerrar el circuito de control correspondiente.

10. DEFINICIÓN DE INVENTARIO

El inventario es la lista detallada del contenido de un almacén o instalación, que

se valora periódicamente, para verificar o corregir la información contenida en
las tarjetas de registro de stock, a fin de que se pueda preparar el balance de la
empresa.

En esta actividad, los bienes normalmente, se cuentan, se miden o se pesan y si

los bienes están en una situación de poder venderse fácilmente, se hace una
estimación o valorización de los artículos en su costo original o en el precio a
que podría comprarse en el mercado abierto, cualquiera que sea el más bajo de
estos precios.

El inventario en realidad, es un sistema de registros e informes, que se realiza a

través de todas las actividades del acto de abastecimiento, para obtener la
relación final de los artículos que se mantienen en existencia.

Figura N° 4

Conceptos Generales

Los inventarios deben realizarse periódicamente, a fin de garantizar la

consistencia de los datos y la eficiencia de las gestiones.

172 Control de Inventarios y Almacenes

 Contribuye a reducir al mínimo las posibilidades de fricciones entre las
relaciones internas y externas, o en adaptarlas a la conveniencia de la empresa.
El control de inventarios, significa un buen planeamiento de operaciones de
producción a largo y mediano plazo, así como una buena programación de la
producción y los métodos de control.

El inventario en una empresa, en un momento dado, es difícil de estimar, debido

a que deben efectuarse los cálculos mientras se van realizando transacciones, y
por lo tanto, constantemente están en movimiento (entradas y salidas). Es
necesario tomar algunas precauciones para asegurar que no se produzcan
errores por esta causa, razón por la cual, algunas empresas prefieren paralizar
las transacciones, a pesar de la supuesta pérdida que pueda ocasionar.

Plan de inventario

El Plan de Inventario, debe desarrollarse con relación a los planes de producción

y de ventas.

En un mercado de vendedores, el plan de producción debe tener prioridad para

establecer el programa de inventario. En un mercado de compradores, debe
darse prioridad a los requerimientos de las ventas.

En cualquier tipo de mercado, es preciso conocer el costo de los artículos y del

almacenamiento y valorarlos con respecto a los objetivos de la empresa.

Cuando ya se ha establecido el Plan General del Inventario, habrá que establecer

controles de inventario para todos los productos.

Responsabilidad de los inventarios

La responsabilidad física de los inventarios, es una función netamente de

almacenamiento, razón por la cual se hace indispensable:

a. Aplicar procedimientos apropiados para la recepción, la distribución y la

seguridad; así como,
b. Mantener al día, registros completos y exactos de los artículos.

Es decir, que el almacenamiento debe responder ante la empresa, de todos los

artículos recibidos en el almacén, a no ser que se hayan dispuesto de ellos,
previa aplicación de medidas aceptadas y autorizadas. Los artículos de un
almacén “no desaparecen” sin explicación alguna; pueden dañarse
irreparablemente, evaporarse, ser robados, etc., pero el almacén sigue siendo
responsable de ello.

Por eso el sistema encargado de la responsabilidad de los artículos, debe hacer

que el Departamento de Contabilidad, reciba documentos de por lo menos dos
fuentes diferentes, a fin de conciliarlos y resolver cualquier discrepancia. La
fórmula general, que debe guiar los controles, es:

Controle de Inventarios y almacenes 173

 I = R - D

Donde: I = Inventario, en existencia,

R = Recepción, y
D = Despacho o Distribución

De esta fórmula, lógicamente se deduce:

R= I + D; y
D= R-I

Registro de existencias

Tanto el almacén, como Contabilidad, deben mantener registros de inventario,

por cuanto son indispensables para:

a. Almacenes, a fin de:

• Presentar la situación de los artículos.

• Determinar la disponibilidad de las existencias.
• Indicas los procedimientos necesarios para pedir la reposición de la
existencia.

b. Contabilidad, a fin de:

• Proporcionar datos básicos, para determinar los activos de la

empresa;
• Conciliar los registros de los artículos del almacén;
• Exigir el cumplimiento de las responsabilidades del almacenamiento,
con respecto a los inventarios físicos.

En los registros de inventarios, normalmente se incluyen los datos siguientes:

1. Para los artículos que llegan:

a. Fecha en que se colocó el pedido.

b. Fecha de embarque.
c. Fecha de recepción.
d. Número del pedido (orden de compra).
e. Nombre del proveedor.
f. Nombre del transportista.
g. Cantidad pedida.
h. Cantidad recibida.
i. Número de factura del flete.

174 Control de Inventarios y Almacenes

 2. Para los despachos, (que salen), se requiere de una información similar,
haciendo los cambios de términos, que fueren necesarios. Contabilidad,
puede requerir adicionalmente otro tipo de información, referentes a
costos, precios, facturación, etc.

Lo importante es que los formatos para los inventarios, se confeccionen de

acuerdo al diseño que se ajuste al sistema de almacenamiento y no que el
sistema de almacenamiento se ajuste al diseño del formato que se puede tener.

Tipos de inventarios

Los inventarios pueden ser: completos o generales y parciales o especiales:

a. Los inventarios completos o generales incluyen todos los artículos

existentes en un almacén; se pueden realizar en un momento
determinado, cuando sea necesario, o sobre la base de un ciclo continuo
de inventarios programados por la Gerencia Logística (o Contabilidad),
para asegurar que cada artículo sea verificado dentro del período
prescrito.
b. Los inventarios parciales o especiales se analizan cada vez que sea
necesario verificar o reajustar el registro de stock de un artículo
determinado, por ejemplo, cuando el registro de stock de un artículo
muestra un balance de cero, a pesar de haber existencias o cuando
determinado artículo es denegado en el almacén y la tarjeta de registro
indica que existen disponibilidades para la entrega.

Los inventarios y el control físico

Los inventarios, entendidos como la relación de los artículos que se mantienen

en existencia, deben ser controlados periódicamente a fin de garantizar la
consistencia de los datos y la eficiencia de la gestión.

Recordando lo anterior y en el entendido que se cuenta con una nomenclatura

adecuada, se establece una clasificación de los tipos de inventarios que responde
a la clase de mercancías existentes.

a. Los inventarios regulares

Pueden ser a su vez:

1. De alta rotación

Cuando son mercaderías u objetos de transacciones continuas,

renovándose periódicamente.

2. De baja rotación

Cuando se trata de mercaderías (generalmente repuestos), cuya

permanencia en el almacén permite asegurar la continuidad y

Controle de Inventarios y almacenes 175

 eficiencia del servicio, pero cuyo movimiento es lento y/o
aleatorio.

b. Inventarios irregulares

Se denominan así, aquellos inventarios que contienen mercaderías

que la empresa adquiere y utiliza sólo en casos específicos o muy
eventuales y por lo tanto se justifica mantener en stock. Existen dos
tipos de mercaderías que generalmente constituyen lo que se llama
inventarios irregulares:

1. Transitorias

Son mercaderías adquiridas con un fin específico, por ejemplo la

ampliación de una planta industrial o de oficinas de cierta
envergadura. Estas se almacenan provisionalmente y se espera
agotarlas al término del trabajo.

Estos materiales pueden resultar ocasionalmente con algunos

excedentes o sobrantes que pasarán a formar parte del inventario
regular o a la venta si resulta más conveniente.

2. Cargo directo

Estas mercaderías no pasan por almacén. Son adquiridos y

entregadas (previo control adecuado) directamente al usuario.
Algunas son de poco valor o importancia y otras veces de
características tan particulares que no se justifica almacenarlos
(Ejemplo: Mobiliario de oficina).

También excepcionalmente algunas de estas mercaderías son

devueltas al almacén; generalmente cuando se ha cometido un
error en su adquisición y se almacenan hasta que el proveedor las
cambie o se les encuentre alguna aplicación o destino.

Procedimientos de control físico de inventarios

El control físico del inventario, es la comprobación, (mediante el

recuento), de que las existencias están de acuerdo con los registros
visibles y de contabilidad.

Existen diversos métodos de control físico de las existencias; los más

empleados son:

a. Inventario rotativo permanente

Este método implica la revisión continua de las existencias, mediante

un equipo de inventariadores que actúan en función a una
programación específica.

176 Control de Inventarios y Almacenes

 El trabajo de este equipo se concentra en determinados materiales
y/o depósitos y se realiza sin paralizar las actividades del almacén. A
lo más, sólo se debe efectuar un bloqueo temporal de la
documentación y del despacho de un reducido número de artículos,
máximo por un día; la mayor parte de las veces por algunas horas.

Son dos formas de efectuar el inventario:

1. Al barrer:

En estos casos se procede casi literalmente, comenzando por un

punto determinado del depósito o estante y continuando con el
control de toda la mercadería allí almacenada, sin excepción.

Es interesante anotar que este procedimiento permite ordenar los

almacenes y encontrar algunos “tapados” (Material mal ubicado
o mal clasificado) y detectar averías o malas condiciones de
conservación de la mercadería.

2. Selectivo:

Aquí se procede a escoger dentro de las existencias; sin tener en

cuenta su ubicación, algunos artículos específicos, utilizando los
diversos criterios de selección. Este método se emplea para
realizar inventarios de tipo especial o parcial.

b. Inventario Masivo Periódico

Es el método más común de toma de inventarios. Se ejecuta cerrando

las operaciones del almacén por varios días, generalmente 2 veces por
año y requiere una adecuada preparación y planificación a fin de
evitar la prolongación excesiva del cierre y la paralización de las
actividades de la empresa. Sirve principalmente a la contabilidad
como sustento de los estados de las cuentas de mercaderías.

Requiere la participación de todo el personal estable del almacén y

algunas veces, apoyo de personal de otras dependencias afines. Este
método se aplica para efectuar inventarios de tipo general o
completo.

Preparación del inventario físico

En ambos métodos, el rotativo y el masivo, la ejecución de inventario

físico requiere de una preparación adecuada.

Controle de Inventarios y almacenes 177

 Con el fin de evitar contratiempo, se deben tomar en consideración
los aspectos siguientes:

a. Ordenamiento del almacén

Esta condición es necesaria en cualquier caso; sin embargo, se

hace imprescindible cuando se trata de inventarios masivos, a fin
de facilitar la labor de los inventariadores.

b. Personal necesario

Es necesario tener en cuenta que el personal de apoyo que

requieren los inventariadores, debe conocer el material y estar en
condiciones de ejecutar labores que exigen habilidad y capacidad
física. Este personal puede ser el que trabaja a diario en los
almacenes pero deberá además, instruírsele sobre los
procedimientos de toma de inventarios y en la forma de manejar
la documentación.

c. Documentación

Igualmente importante es preparar la documentación para la

toma de inventario. Son dos los aspectos a considerar en relación
con la documentación:

1. La puesta al día de los Registros Contables y del Almacén

que facilitará la conciliación.
2. El bloqueo de la documentación de entrada y salida durante
el control físico para evitar omisiones y/o duplicidad en el
conteo.

d. Medios Físicos

De acuerdo con la variedad de los materiales a inventariar, será

necesario disponer de herramientas o equipos que permitan
manipular (subir, bajar, desembalar, pesar, medir, calcular,
contar, marcar y/o rotular, etc.).

Igualmente será necesario disponer de equipos de seguridad y

primeros auxilios en caso de accidente.

Programa y Presupuesto

La programación del inventario físico, es decir, la determinación

del número de veces que un artículo debe ser controlado en un
período dado deberá basarse en los siguientes elementos de
juicio y criterios:

178 Control de Inventarios y Almacenes

 a. Variedad y cantidad de artículos existentes.
b. Horas-Hombre disponibles. En especial el número de
inventariadores disponibles en forma permanente o periódica.
c. Valor de consumo de cada ítem del inventario, en función a la
clasificación A, B, C. (Los ítems de un stock se clasifica por
orden decreciente del volumen anual en dólares, separado en 3
niveles A – B - C).
d. Frecuencia de salida de cada ítem.

Como ejemplo se plantea aquí un caso supuesto de inventario

rotativo:

Se trata de un almacén que cuenta con 5 000 artículos y un valor de

consumo total de S/. 200 000 000,00. Si se sabe que durante el año
se van a efectuar dos inventarios permanentes, esto equivale a 2
880 horas-hombres: si tenemos en cuenta los 240 días útiles del
año, de 6 horas efectivas de trabajo c/u se tendría:

2 x 240 x 6 = 2 880 HH. Esto equivale a 35 minutos disponibles por

ítem:

2 880 HH = 0,576 de hora

5 000

O sea: 0,576 x 60 = 35 minutos.

Para una supuesta determinación de ítems de 30, 470 y 4 500 (en total
5 000), la clasificación A, B, C, será la siguiente:

Cuadro N° 02

Valor
Porcentaje Porcentaje de
Nº de Ítems Clases consumido o
de Ítems Valor
Vendido
30 0,6 % A 100 000 000,00 50 %
470 9,4 % B 60 000 000,00 30 %
4 500 90,0 % C 40 000 000,00 20 %
5 000 100,0 % 200 000 000,00 100 %

Efectivamente, así se mantiene un inventario más copioso como

alternativa económica, en vez de aumento de costos usado por un
control más riguroso del inventario.

El sistema de computadoras ha cambiado mucho esta situación, a

favor de un control estricto de las existencias.

Controle de Inventarios y almacenes 179

 Ahora es posible aplicar las reglas de decisiones de nuestros miles de
ítems, comparando los registros de existencias (entradas y salidas), en
el sistema de procesamiento de datos de una firma que posea las
computadoras de modesta capacidad, ofrecido por los fabricantes de
equipo para oficinas. Estas computadoras pueden llevar los registros
de existencias, como parte de la corriente normal de datos de sus
transacciones. Con ellas se puede programar y almacenar las reglas
de decisión, para la aplicación por la computadora que después
tomará las decisiones rutinarias de completamiento; y las firmas
minoristas, distribuidoras y manufactureras, utilizando los equipos
de computación podrán disponer de programas preestablecidos para
pronósticos, lotes económicos de pedido y análisis de existencias
rutinarias.

11. RESUMEN

Organizar las funciones del almacén consiste en primer lugar, en integrarlas en

base a un departamento que pueda coordinar todas las actividades que se
realizan, este departamento puede ser independiente o ser parte de otro.

Para llevar a cabo sus actividades se debe partir con tener un amplio
conocimiento del producto y esto implica conocer las necesidades ideales de
almacenamiento, además de su Clasificación ABC que puede ser por precio,
utilización, rotación y valor. Además, sobre los artículos a almacenar ha de
conocerse: las dimensiones y el peso, cantidad normalmente solicitada, lugar de
recepción y entrega, número máximo de unidades que el almacén deberá
contener, la cantidad mínima y el espacio necesario.

Una vez obtenida la información sobre los artículos a almacenar, debemos

considerar la codificación de los mismos, de modo que se pueda identificar a
cada artículo fácilmente y para ello debe tomarse en cuenta: las dimensiones, el
material del que está hecho, acabado, el equipo del cual forma parte, etc.

Luego de identificado el artículo y codificado, podemos estar en condiciones de

recibirlo, para lo cual se ejecutarán las siguientes tareas: recepción física
(descarga y desembalaje), verificación, registro de entrada y entrega al almacén,
contando con los siguientes documentos: solicitud (orden) de compra,
información técnica, información comercial y autorización de devolución, pero
teniendo en cuenta un conjunto de normas y procedimientos.

Una vez ingresada la mercadería y en poder del almacén, el siguiente paso es

transferir su propiedad a los clientes o usuarios y se debe considerar el
embarque el transporte y el flete, conjuntamente con sus documentos como
pedido de mercaderías, vale de salida, transferencia, nota de venta o factura,
guía de remisión, con el fin de llevar el respectivo control.

180 Control de Inventarios y Almacenes

 El inventario es la lista detallada del contenido de un almacén o instalación, que
se valora periódicamente, para verificar o corregir la información contenida en
los listados de registro de stock, a fin de preparar los estados financieros de la
empresa.

Se debe tener en cuenta que todo lo que se recibe en un almacén deberá estar en
él o se dispondrá de ello con medios aceptables y autorizados, los inventarios no
desaparecen sin explicación. Pueden robarse, evaporarse debido a procesos
químicos o dañarse irreparablemente, pero no se pierden sin razón alguna.

El inventario es el resultado de la diferencia entre la cantidad que ingresa y la

que despacha y sobre los cuales debe efectuarse un control físico, los que pueden
ser a través de inventarios regulares (de alta rotación y de baja rotación) o
inventarios irregulares (transitorios y con cargo directo). En cuanto a los
procedimientos, estos pueden ser inventario rotativo permanente o inventario
masivo periódico el que deberá prepararse haciendo un ordenamiento del
almacén asignando personal necesario, preparar la documentación, los medios
físicos y el presupuesto respectivo.

CASO 05: ELECTROPLUS S.A.

Electroplus S.A., creada en 1952, se dedica a la fabricación de artículos eléctricos.

La compañía goza de una sólida posición financiera, por lo que no presenta
problemas de liquidez de corto plazo; sus ventas son constantes a lo largo del
año, lo que permite prever los ingresos y egresos.

La competencia está constituida por dos grandes empresas, una de las cuales es
Industrias Romeo, que produce reactores, transformadores y estabilizadores de
la marca Nirva. En los años recientes el sector informal, conformado por
pequeños industriales, se introdujo fuertemente en el mercado, debido
principalmente a que la tecnología utilizada en la fabricación de estos artículos
no es muy sofisticada, lo que permite un proceso productivo sencillo.

Entre los principales productos de Electroplus se encuentran los estabilizadores

de salida de 220 y 110 voltios de la marca Omega, que gozan de muy buena
aceptación por parte del público tanto en Lima como en provincias, debido a la
alta calidad y a sus precios competitivos.

La empresa está organizada fundamentalmente de la siguiente manera: a la

cabeza se encuentra el gerente general, que es el propietario y hace las veces de
gerente de mercadeo. Tiene un asistente administrativo.

Reportan directamente al gerente general, los gerentes de finanzas, producción y

relaciones industriales. Del gerente de producción dependen el jefe de taller y el
jefe de almacén y compras; además, tiene una secretaria. El jefe de taller tiene a
su mando 80 operarios, distribuidos en dos turnos. El jefe de almacén y compras
tiene un ayudante. Del gerente de finanzas dependen el contador y cuatro

Controle de Inventarios y almacenes 181

 auxiliares de éste, un asistente financiero y una secretaria. En la empresa hay un
sindicato de obreros integrado por el ochenta por ciento del personal.

El gerente general, ingeniero de profesión, es un hombre de aproximadamente

60 años de edad y muy activo. Además de ser gerente de Electroplus también los
es de Comercial Lumen S.A. y de Electro Lumen S. A., que son empresas
conexas, pues Comercial Lumen vende los productos que Electro Lumen y
Electroplus fabrican.

Usualmente, el día típico del gerente empieza a las 6:00 de la mañana. A esa
hora va a una ganadera de su propiedad, ubicada en la carretera central, y a las
8:00 de la mañana se dirige a la empresa comercial ubicada en el centro de Lima,
donde almuerza. A las 3:00 de la tarde se encuentra en Electro Lumen, en la
Avenida Argentina, y a las 17:30 en Electroplus, ubicada en Barranco, donde
muchas veces se queda hasta altas horas de la noche. Algunos días dicta clases
en un instituto superior tecnológico, de 8:00 a 10:00 de la noche, cuando no tiene
alguna reunión con los directivos del Rotary Club o con el consejo directivo del
instituto del que es miembro.

Su estilo de liderazgo presenta dos facetas: es muy cortés y comprensivo con el

personal administrativo, pero duro y hasta a veces prepotente con el personal
obrero, por lo que muchas ocasiones lo llaman “negrero”.

En setiembre de 1996 se detectó, frente al local de Lumen, a un vendedor

ambulante que vendía estabilizadores con la marca de la compañía. Su precio
era inferior a un 50% al precio de lista de Electroplus. Se observó que, pese a que
la compañía tiene por norma colocar en el reverso del producto la fecha de
fabricación y el número de serie en código, esos artículos no los tenían.

Avanzando con las investigaciones, el gerente realizó un inventario físico

sorpresivo en toda la planta. Pudo verificar que el auxiliar de almacén José
Burgos, que tenía más de quince años de servicio en la fábrica y en quien la
gerencia había depositado gran confianza, extraía sistemáticamente
componentes y materias primas utilizados en la fabricación de los
estabilizadores y hasta las etiquetas de la fábrica.

Burgos se había ganado la confianza del personal por su gran camaradería y

compañerismo. Cometía el delito en complicidad con Nelson Gonzales, jefe de
Almacén y Compras, quien laboraba en la empresa desde hacía diez años. Los
estabilizadores eran armados por dos sobrinos suyos en el garaje de una vecina,
para luego ofrecerlos a los vendedores ambulantes.

No conforme con la venta a los ambulantes, y debido al éxito obtenido, José

comenzó a ofrecer los productos a diferentes empresas. En una oportunidad
ofreció un lote a un cliente que era amigo íntimo del gerente, quién llamó a éste
y le informó sobre la oferta recibida.

182 Control de Inventarios y Almacenes

 A pesar de que en la compañía había contratado un servicio de vigilantes, éstos
nunca habían inspeccionado la basura, que era justamente donde las piezas
principales se escondían antes de ser sacadas de la empresa.

El gerente general montó en cólera y de inmediato procedió a despedir a José y

Nelson. Delante de algunos obreros y en un tono muy subido les dijo que les
hacía un gran favor, pues tenía las pruebas para denunciarlos a la Policía y
enviarlos directamente a la cárcel. Les advirtió que jamás deberían pisar la
empresa y que no esperasen algún tipo de indemnización o beneficio.

La reacción inicial de los acusados fue la de sentirse ofendidos por los cargos, y
los negaron. Sin embargo, luego, ante las evidencias mostradas, se retiraron de
la fábrica sin ninguna demostración adicional.

Transcurrido un mes de estos acontecimientos, el gerente general recibió una

carta sin firma, con faltas de ortografía, supuestamente escrita por José Burgos.
La carta estaba acompañada por una fotocopia del inventario físico de la planta,
con lujo de detalles, que incluía movimientos, valor, cantidades y fechas.
También incluía el inventario que la empresa había presentado al organismo
estatal encargado de la administración tributaria, y que difería ampliamente del
primero. Cualquiera que leyera estos documentos podía deducir fácilmente que
la compañía había evadido el pago de impuestos.

El informe que acompañaba la carta también especificaba el monto por

impuestos y multas que la compañía debía pagar –alrededor de quinientos mil
dólares–, así como el tiempo que la fábrica tendría que detener sus actividades y
el cálculo de las pérdidas que ocasionaría dejar de producir en ese periodo.

Finalmente, José Burgos manifestaba que el reclamo por el despido injustificado

no lo iba a tramitar a través del Ministerio de Trabajo ni por intermedio del
sindicato, lo que no le interesaba. Enviaría el mismo informe al organismo de
administración tributaria Y a la Contraloría General de la República.

A cambio de no presentar el informe exigía se le otorgarse una casa valorizada

en cincuenta mil dólares, importe que representaba la décima parte de la
supuesta multa, y ocho mil dólares en efectivo.

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