PROYECTO CAFETERIA
MICHAEL STEVEN HERNANDEZ RAMIREZ
MEILY FIORELLA CARDOSO OSPINA
ACTIVIDAD
DOCENTE:
ANGELA YUSELI PRECIADO
FACULTAD DE INGENIERÍA
XA INGIENRIA DE SISTEMAS
EL ESPINAL – TOLIMA
2026
Tabla de contenido
1. Nombre del proyecto.........................................................................................................2
2. Objetivos.........................................................................................................................2
2.1 Objetivo general..........................................................................................................2
2.2 Objetivos específicos...................................................................................................2
3. Metodología.....................................................................................................................3
4. Denominación del proyecto...............................................................................................3
5. Justificación.....................................................................................................................4
6. Cronograma.....................................................................................................................4
7. Presupuesto......................................................................................................................5
1. Nombre del proyecto
Sistema de gestión de inventario y ventas para la cafetería del Instituto Educativo San
José Obrero.
2. Objetivos
2.1 Objetivo general
Desarrollar un aplicativo eficiente y fácil de usar para la gestión integral del inventario y
las ventas de la cafetería del Instituto Educativo San José Obrero.
2.2 Objetivos específicos
Definir los requerimientos funcionales y no funcionales.
Diseñar reportes y estadísticas automáticas que brinden al personal administrativo
información clara sobre el estado del inventario, los productos más vendidos y los
ingresos generados, facilitando la toma de decisiones estratégicas.
Automatizar el control de inventario, permitiendo el registro, actualización y
seguimiento en tiempo real de los productos disponibles en la cafetería, reduciendo
errores manuales y pérdidas por falta de control.
Programar los módulos asociados a la aplicación y establecer las funciones de las que
se va a hacer cargo cada uno.
3. Metodología
En la primera etapa se realizará el levantamiento y análisis de los requerimientos,
identificando las necesidades relacionadas con el registro de productos, control de
existencias, gestión de ventas, usuarios, proveedores y generación de reportes. A partir de
esta información se establecerán las funciones que debe cumplir el sistema y las
condiciones que debe satisfacer para ser útil a los usuarios.
Posteriormente se llevará a cabo el diseño de la interfaz y de la base de datos. En esta
fase se definirán la estructura visual del sistema, la organización de la información y las
relaciones entre los datos. También se utilizarán diagramas UML para representar los
procesos y las interacciones entre los usuarios y los diferentes módulos.
La siguiente etapa corresponde al desarrollo de los módulos del sistema. Se
implementarán las funciones relacionadas con inventario, ventas, historial de
transacciones, usuarios y proveedores, procurando mantener una estructura modular que
facilite el mantenimiento y futuras mejoras. El sistema se plantea con una arquitectura
MVC y tecnologías como HTML, CSS, JavaScript, PHP y MySQL, de acuerdo con la
propuesta del documento original.
Después del desarrollo se realizarán pruebas para detectar errores y verificar que las
funciones cumplan con los requerimientos definidos. Se comprobarán especialmente los
procesos de registro de ventas, actualización automática del inventario, autenticación de
usuarios, consultas y generación de información.
Finalmente, se realizará la implementación y capacitación de los usuarios. Se explicará el
funcionamiento de los módulos principales y se establecerán mecanismos de respaldo y
soporte para contribuir a la continuidad del sistema. El plan contempla cinco fases:
análisis de requerimientos (1 semana), diseño de interfaz y base de datos (2 semanas),
desarrollo de módulos (3 semanas), pruebas y corrección de errores (2 semanas), e
implementación y capacitación (1 semana).
El proyecto se desarrollará mediante la metodología ágil Scrum, debido a que permite
organizar el trabajo en etapas cortas, realizar revisiones frecuentes y adaptar el sistema a
las necesidades identificadas durante su desarrollo. Esta metodología facilita la
participación de los integrantes del equipo y permite comprobar progresivamente el
funcionamiento de cada módulo antes de realizar la implementación final.
4. Denominación del proyecto
Aplicativo para la gestión de inventario y ventas de la cafetería del Instituto Educativo
San José Obrero.
5. Justificación
El sistema permitirá centralizar la información relacionada con los productos y las
transacciones, facilitando el registro, actualización y consulta de los datos. Al automatizar
parte de estas actividades, se busca disminuir los errores humanos y mejorar el
seguimiento de las existencias. Además, el registro de las ventas permitirá disponer de
información organizada sobre los productos comercializados y los ingresos generados.
Otro aspecto importante es la generación de reportes y estadísticas. Contar con
información organizada facilitará la identificación de los productos con mayor rotación,
la revisión de las ventas en diferentes periodos y el análisis del estado del inventario. Esto
puede apoyar la toma de decisiones relacionadas con la reposición de productos y la
organización de las actividades de la cafetería.
Desde el punto de vista administrativo, la propuesta contribuye a mejorar el control de los
recursos y a disponer de información más clara para realizar las actividades de
seguimiento. La asignación de roles y permisos también permitirá establecer diferentes
niveles de acceso, contribuyendo a proteger la información y a mantener un mayor
control sobre las operaciones realizadas por los usuarios.
Desde la perspectiva económica, la digitalización de los procesos puede contribuir a
reducir pérdidas ocasionadas por errores de cálculo o falta de control sobre los productos.
Asimismo, el seguimiento de las ventas y del inventario puede proporcionar información
útil para planificar las compras y utilizar de mejor manera los recursos disponibles.
Finalmente, el proyecto posee un componente educativo, ya que permite aplicar
conocimientos de ingeniería de sistemas, desarrollo de software, bases de datos y
metodologías ágiles en una situación concreta. De esta manera, el sistema no solo
representa una herramienta para apoyar la gestión de la cafetería, sino también una
experiencia práctica de aplicación de soluciones tecnológicas orientadas a resolver
necesidades reales.
La implementación de un sistema de gestión de inventario y ventas para la cafetería del
Instituto Educativo San José Obrero surge como respuesta a las dificultades que pueden
presentarse cuando el registro de productos, las ventas y el control de existencias se
realizan mediante procedimientos manuales. El manejo tradicional de esta información
puede generar errores de registro, dificultades para conocer las cantidades disponibles y
poca facilidad para consultar los movimientos realizados..
6. Cronograma
El documento original presenta dos entregas de avances. La primera comprende del 2 de
agosto al 3 de septiembre y la segunda del 4 de septiembre al 15 de octubre.
Fase Actividad Duración Entregable
1 Análisis de 1 semana Documento de
requerimientos especificaciones
2 Diseño de interfaz y 2 semanas Diagramas y
base de datos estructura del
sistema
3 Desarrollo de 3 semanas Aplicativo
módulos funcional en
versión beta
4 Pruebas y 2 semanas Versión final
corrección de ajustada
errores
5 Implementación y 1 semana Sistema operativo
capacitación en la cafetería
7. Presupuesto
Concepto Descripción Costo estimado (COP)
Desarrollo del sistema Diseño, codificación y $1.500.000
pruebas del aplicativo
Servidor y dominio web Hospedaje anual y nombre $350.000
de dominio
Equipos y mantenimiento Computadores y $500.000
herramientas de prueba
Capacitación al personal Formación en uso del $250.000
sistema
Copias de seguridad y Respaldos y $200.000
soporte técnico mantenimiento semestral
Total estimado: $2.800.000 COP