PMI (Project management institute, USA)
- organizacion professional internacional
- objetivos: formular estandares profesionales, generar conocimiento a través de la
investigación, promover gestion de proyectos por la certificación
PMBOK (1996- project management body of knowledge by PMI)
- Estandar: document con consenso como un modelo o ejemplo
- Pertenece al ANSI
- Se actualiza por personas de alta experiencia (voluntarios)
- Basado en buenas practicas, generalmente reconocidas
- Posee terminología y técnicas propias de administración de proyectos
- Es una enciclopedia comprensiva, no un manual para ejecutar
- Documento estándar
Recomendaciones especificas conocidas como metodologías:
- Desarrolladas por expertos
- Compradas a proveedores
- Obtenidas de asociaciones profesionales
- Adquiridas en agencias gubernamentales
Proyecto: esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear producto, servicio o resultado
único de manera progresiva. Finaliza cumpliendo objetivo, determinando que no se podrá
alcanzar, la necesidad del proyecto deja de existir.
Diferencia entre productos y proyectos;
-
Que es un programa:
- Grupo de proyectos relacionados para obtener beneficios, que no se obtendríasn si
se administran en forma individual.
Alcance: proyectos con objetivos definidos; programa con alcance mayor
Cambio: preveen cambios e implementan procesos; preveen cambios a nivel interno
como nivel externo
Planificación: información de alto nivel en planes detallados; plan general de programa
y crean planes de alto nivel
Dirección: dirigen equipo de modo que se cumplan objetivos; direigen al personal del
programay directores de cada proyecto
Éxito: la calidad del producto; el programa satisface las necesidades y beneficios que le
dieron origen
Monitoreo: para obtener los productos, servicios o resultados para los cuales el
proyecto fue emprendido; asegurar que se cumplan los objetivos globales.
Que es un portafolio:
- Conjunto de proyectos y programas agrupados para facilitar la dirección y para
cumplir objetivos estratégicos del negocio (no necesariamente relacionados)
Alcance: en programa es de alcance mayor; en portafolio tiene un alcance
organizacional
Cambio: preveen cambios que surgen a nivel interno como externo al programa;
cambios en el ambiente interno o externo
Planificación: directores desarrollan plan general y crean planes de alto nivel; crean y
mantienen los procesos necesarios y la comunicación relativa a los objetivos del
portafolio
Dirección: dirigen al personal del programa; reportan los objetivos del portafolio
Éxito: se mide en el grado que el programa satisface las necesidades y beneficios que
le dieron origen; el éxito se mide en términos de agregar valor a las inversiones de la
institución
Monitoreo: asegurar que se cumplan los objetivos globales; monitorean los cambios
estratégicos
Que es la dirección o gestión de proyectos?
Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del
proyecto para cumplir con los requisitos del mismo
“MAKE THINGS HAPPEN! “
1- QUIEN CONOCE TODO EL PROYECTO: integracion
2- Que se hará: alcance
3- Cuando se hará: tiempo
4- Cuanto costara: costo
5- Se hizo lo que se quería: calidad
6- Quien lo hará: recursos
7- Que puede salir mal: riesgos
8- Lo saben todos: comunicaciones
9- Que no podemos hacer: adquisiciones
10- Están atentos: interesados
Dirigir un proyecto:
- Fijar objetivos con el interesado (costo alcance y costo)
- Identificar requisitos
- Abordar necesidades, inquietudes y expectativas
- Gestionar interesados
- Equilibrar restricciones del proyecto
Interesados o steakeholders
- Personas u organizaciones
- Participan activamente
- Intereses afectados positiva o negativamente
- Equipo de proyecto: tiemplo completo/parcial/ocacional
Patrocionador efectivo o Sponsor: persona que vela para que el proyecto se lleve a cabo y
estará presente a lo largo de todo el proceso. No necesariamente es quien brinde el capital
de trabajo necesario para desarrollarlo.
- Desde la concepción hasta el cierre: promueve el proyecto
- Sirve de portavoz frente a altos niveles para apoyo de la organización
- Rol significativo en el desarrollo del alcance inicial y acta de constitución
- Guía de escalamiento para asuntos que el PM no puede solucionar
- Participa en cambios, revisiones finales y cualquier decisión de alto nivel
- Garantiza una transferencia eficiente hacia la parte operativa
Vision / Mision de la organización
Mision: refiere al motivo o razón de ser por parte de una organización. Motivo
enfocado en el presente.
Visión: imagen que la organización plantea a largo plazo sobre como espera que sea su
futuro, como una expectativa ideal de lo que espera que ocurra.
Direccion organizacional: ambiente organizacional
Estrategia->portafolio->programas y proyectos->operaciones
o Revisión de portafolio y ajustes
o Análisis de impacto al negocio
o Análisis de desempeño del valor
Alineacion del proyecto a la estrategia
- Se desarrolla una estrategia, siendo una iniciativa que ayuda organizar iniciativas,
aprobar cuales denegar y/o posponer
- Si la estrategia cambia (bajo alcance, tiempo y costo), el proyecto debe alinearse a
la nueva estrategia.
Los proyectos impulsan el cambio en las organizaciones (incrementar valor)
Valor de negocio; tiempo -> proyecto -> estado futuro
Proyecto:
1- Cumplir requisitos regulatorios, legales o sociales
2- Satisfacer las solicitudes o necesidades de los interesados
3- Implementar o cambiar las estrategias de negocios o tecnologías
4- Crear, mejorar o reparar productos, procesos o servicios
Tipos de proyectos:
1- Innovación (Activos)
a. Demanda de mercado
b. Necesidad de negocio
c. Oportunidad estratégica
d. Avance tecnológico
Proyectos que mayor ingresos presentaran a la organización
2- De cambios en el ambiente (Pasivo)
a. Necesidad social
b. Consideraciones ambientales
c. Requerimientos del cliente
d. Requerimiento legal
Incrementa valor pero como organización, no como ganancia
Proyecto y gobernanza en la organización
- Los proyectos deben alinearse a los procedimientos y procesos de la organización
- Estos deben verificar que es lo establecido y en la medida de lo posible seguirlos
a- Estrategia: donde se planea competir y como se planea ganar
b- Gobernanza y metrica: como se miden, controlan y toman las decisiones
c- Estructura y recursos: roles, capacidades y forma de la organización
Proceso operativo
- Planear y organizar -> ejecución -> control (Mejora continua); OPERACIONES
- INICIO-> planeación->ejecución->monitoreo/control->control integrado->CIERRE;
PROYECTO
Grupos de procesos
- INICIO
- PLANEACION; de nivel macro llevar a tareas (reglas, reportes, formatos, etc)
- EJECUCION; llevar la receta, deducir datos del proceso
- MONITOREO Y CONTROL; realizar control de datos
- CIERRE
Tipos de metodologías de proyectos
- Predictivo (cascada): alcance, tiempo y costo se determinada en las fases
tempranas. También se conocen como ciclos de vida en cascada. Cualquier cambio
en el alcance se gestiona cuidadosamente
- Iterativo (adaptativo): el alcance se conoce en un inicio, pero el tiempo y costo se
modifican periódicamente. Cada iteración va agregando funcionalidades. Es
adaptivo
- Incremental (adaptativo): el entregable se produce a través de una serie de
iteraciones que agregan funcionalidad dentro de un marco determinado. Es
adaptativo
Fases del proyecto para el control (Divide y venceras)
- Fases: agrupaciones para tener control de un entregable mayor; permite la división
del proyecto en subconjuntos para facilitar su dirección, planificar y control.
a- Relacion secuencial: cuando una fase solo puede iniciarse una vez que se
completa la fase anterior
b- Relacion de superposición: cuando una fase se inicia antes de que finalice la
anterior. La superposición puede aumentar el riesgo y causar un reproceso.
Procesos de la dirección de proyectos (Buenas practicas):
- Se decide cuales procesos se estarán usando y cuales no
Proyecto se divide en procesos, un proceso es un conjunto de acciones y actividades
interralacionadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido.
- Entradas; lo que necesita para iniciar un proceso. Documento o información son las
entradas típicas
- Herramientas y técnicas; (H) algo tangible como un formato o SW que se utiliza
para producir un producto o resultado para facilitar una técnica o un
procedimiento. (T) es un proceso que se utiliza para realizar una actividad en un
proceso. Una técnica puede emplear una o mas herramientas.
- Salidas: producto resultado o servicio que entrega un proceso
Procesos de la dirección de proyectos “Todo viaje largo comienza con el primer paso”
- Un proceso es un grupo relacionado de actividades y acciones
Grupos de proceso
1- Inicio: definir un nuevo proyecto o una nueva fase del existente. Determinación de
datos
2- Planificación: definir alcance, refinar objetivos con el equipo de trabajo
3- Ejecución: seguir el plan y reglas del juego
4- Seguimiento y control: permite monitorear, analizar y regular el proceso y
desempeño del proyecto (se compara el plan con la ejecución)
5- Cierre: transaladar y documentar e proyecto para llevarlo a la operación.
10 areas de conocimiento
1- Integración: identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los dif procesos (PM)
2- Alcance: garantizar que el proyecto incluya todo y solaente todo el trabajo
3- Cronograma:lo requerido para administrar el cronograma
4- Costos: estimar, presupestar y controlar los costos del proyecto
5- Calidad: determinar responsabilidades, objetivos y políticas de calidad
6- Recursos: abarca conocimientos para organizar, gestionar y conducir los recursos
(reutilizables)
7- Comunicaciones: generar, recolectar, distribuir, alcance y dispocion de info correcta
8- Riesgos: planes b ante eventos inciertos para cumplir el proyecto
9- Adquisicioes: adquisición de bienes y servicios externos a la organizacion
10- Interesados: manejo eficiente con todos los interesados
Proceso de iniciación:
1- Desarrollar el acta de constitución del proyecto: documento que autoriza por el
sponsor el desarrollo
2- Identificar a los interesados: identificar a quienes impacta el proyecto
Proceso de planificación:
3- Desarrollar el plan para la dirección: documentar acciones necesarias para definir,
preparar, integrar y coordinar
4- Planificar la gestión del alcance: detalle de lo que se hará, indicar las reglas del
juego. Plan subsidiario (RECOPILAR REQUISITOS/DEFINIR EL ALCANCE/ CREAR LA
EDT)
5- Recopilar requisitos
6- Definir el alcance
7- Crear la EDT/WBS
8- Planificar la gestión del cronograma: reglas respecto al manejo del cronograma
9- Definir las actividades
10- Secuencia de actividades
11- Estimar duración de actividades
12- Desarrollar el cronograma
13- Planificar la gestión de los costos: reglas respecto al costo, uso de monedas y
manejo de dinero
14- Estimar los costos
15- Determinar el presupuesto
16- Planificar la gestión de calidad: reglas del juego indicando calidad de info y del
alcance
17- Planificar la gestión de los recursos: uso de recursos humanos, tiempos,
capacitaciones, etc
18- Estimar los recursos de las actividades
19- Planificar la gestión de las comunicaciones
20- Planificar la gestión de los riesgos
21- Identificar riesgos
22- Realizar análisis cualitativos de los riesgos
23- Realizar análisis cuantitativo de los riesgos
24- Planificar la respuesta de los riesgos
25- Planificar la gestión de las adquisiciones
26- Planificar el involucramiento de los interesados