CLASE3
Tipos de Mantenimiento
Mantenimiento Correctivo – Rotura
Consiste en reparar las averías o fallos a medida que se van produciendo. El personal
encargado de avisar de las averías es en general el propio usuario de los equipos.
Llevar el equipo al límite de su capacidad de funcionamiento puede agravar el fallo
potencial o degenerar en otros de mayor importancia.
Si éste es el único tipo de mantenimiento realizado, estaremos obligados a tener un
plantel numeroso con especialistas de cada oficio y un almacén de repuestos lo más
completa posible. Desde el punto de vista económico estos dos aspectos aumentan
los gastos directos de mantenimiento, así como los financieros. Si, además, los
equipos se utilizan hasta el límite de sus posibilidades, las reparaciones serán más
costosas y de mayor duración.
Tiene como característica que necesita poco o ningún planeamiento. No se necesita
una programación especial para las reparaciones o recambios. Cuando se detiene una
máquina por averías, se detiene la producción, con pérdidas a veces considerables en
cantidad y calidad.
Por lo general se debe proceder en forma acelerada por lo que suele
haber un notable incremento en el riesgo de accidentes o incidentes.
Mantenimiento Programado
Las preguntas que frecuentemente surgen en el ámbito de Mantenimiento y Industrial
son, ¿cómo administrar eficientemente todo el caudal de información que demanda y
genera la gestión de activos fijos? Y, ¿cómo programar y preparar las actividades de
mantenimiento necesarias para garantizar el cumplimiento de las funciones de dichos
activos?
Definición de Planificación del Mantenimiento:
Es la suma de tareas que se realizan con el fin de satisfacer, de forma ordenada, la mayor
cantidad de trabajo en un tiempo determinado.
Esquema de Funcionamiento del Sistema de Planificación:
El proceso comienza cuando las distintas Áreas operativas emiten Órdenes de Trabajo.
Estas órdenes se remiten al núcleo del sistema: la Planificación de Mantenimiento. De
aquí se desprende que este departamento es el corazón del sistema, actuando como un
organismo compensador.
La Planificación de Mantenimiento debe administrar medios (mano de obra, máquinas,
herramientas, repuestos, espacios, tiempo, etc.) que dispone el servicio, los cuales son
generalmente escasos frente a la gran demanda de servicios de toda índole. En efecto,
trata y atiende a quienes requieren servicios.
Debe, por otra parte, ordenarlos en el tiempo utilizando los medios disponibles y
comunicar los trabajos a los diferentes Talleres, Gremios y Contratistas (por ejemplo,
Fumistas, Caldereros), los cuales realizarán el o los servicios correspondientes.
Finalmente, los servicios realizados cierran el ciclo de retroalimentación hacia las áreas
iniciales.
Principios de Planificación, Programación y Control de Mantenimiento
• El Departamento de Planificación aumenta la capacidad del Departamento de
Mantenimiento para completar órdenes de trabajo. Los planes de trabajo evitan
retrasos anticipados, mejoran trabajos anteriores y permiten la programación.
Plan de Mantenimiento pasos
1. Establecer Objetivos
2. Definir indicadores de desempeño
3. Hacer un inventario de activos
4. Establecer un presupuesto
5. Analizar tecnología disponible
6. Cultura digital
7. Apoyo de software
8. Revisar y optimizar
Identificar los activos y el mantenimiento necesario. La cantidad de trabajo en este
paso dependerá del grado de planificación del mantenimiento que ya se haya realizado.
Hay que identificar los activos de alta prioridad y planificar las órdenes de trabajo de
mantenimiento.
Reunir recursos. Se debe reunir y asignar todo lo necesario para completar cada orden
de trabajo.
Priorice las tareas. No todo el mantenimiento es igual. Si hay que reparar un equipo
crítico, debe programarse primero. Este paso también ayudará a gestionar el ancho de
banda diario del equipo de mantenimiento.
Asignar tareas de mantenimiento. Programar no es sólo cuándo se va a realizar el
mantenimiento, sino quién lo va a hacer. Asigne las tareas en función de los técnicos
disponibles y del nivel de conocimientos necesarios.
Documentar el mantenimiento. El trabajo no termina una vez que una tarea de
mantenimiento está programada: la documentación de cada tarea es crucial para
aumentar la eficacia en el futuro.
Mejorar e iterar. Fíjese en lo que funciona y elimine lo que no funciona. Un programa de
mantenimiento no es estático y siempre puede mejorarse.
Definiciones Fundamentales
En la gestión y administración del mantenimiento, es imperativo discriminar con precisión
matemática y temporal los conceptos de planificación y programación:
Plan: Definido como el ordenamiento lógico de elementos, recursos o actos
orientados a un fin.
Programa: Representa el ordenamiento lógico de dichos elementos, recursos o
actos distribuidos específicamente en el tiempo.
PROGRAMA = PLAN + TIEMPO
Planes de Mantenimiento: Constituyen un ordenamiento tentativo y estratégico
de la totalidad de las tareas que se estiman ejecutar en un horizonte temporal,
típicamente de un (1) año.
Programas de Mantenimiento: Se trazan de forma operativa para lapsos de corta
duración (generalmente SEMANALES) y contienen el ordenamiento prioritario y
secuencial de las Órdenes de Trabajo (OT) vigentes.
Criterios de Estructuración de los Programas
La confección de los programas no responde a un interés aislado del emisor, de la orden
de trabajo, ni de los talleres o gremios específicos que intervienen. Por el contrario, su
diseño se consolida bajo un enfoque matricial y sistémico que se ejecuta:
Por taller: Desglosándose de forma interna en cada taller según sus
correspondientes secciones, especialidades o sectores de trabajo.
Por origen: Agrupándose en función de la naturaleza u origen de la Orden de
Trabajo (mantenimiento correctivo, preventivo, predictivo o mejoras).
Restricción de Viabilidad Técnica: Para garantizar el cumplimiento efectivo de los
programas de trabajo, se debe verificar rigurosamente de forma previa la
disponibilidad y capacidad de las variables críticas del sistema: capacidad e
idoneidad de la mano de obra, herramental especializado, equipos e
infraestructura de soporte, repuestos y suministros necesarios.
Asimismo, estos programas requieren una validación interdisciplinaria que cuente con la
aprobación y el acuerdo explícito de cada uno de los actores involucrados (Operaciones,
Mantenimiento y Logística).
Dinámica de Retroalimentación del Sistema (Feedback)
El proceso de programación técnica es un ciclo cerrado de mejora continua y control de
variaciones que opera bajo la siguiente secuencia de eventos:
Una vez confeccionados y validados los programas periódicos, se emiten y remiten
formalmente hacia cada sección de los talleres ejecutores. Con una frecuencia
preestablecida, cada taller debe alimentar el sistema reportando sus avances, demoras
y desvíos.
Con la consolidación de estos datos de campo, se reactiva el bucle de control del sistema
de programación. Esto asegura que en el programa del período subsiguiente se incluyan
de manera prioritaria los trabajos pendientes, los postergados o aquellos suspendidos
por contingencias operativas, reajustando la carga y la capacidad instalada del
departamento.
Pilares para la Programación Periódica de Trabajos
La correcta ejecución de la programación de actividades en el departamento de
mantenimiento requiere de cuatro condiciones operativas fundamentales:
1. Disponibilidad de Personal Calificado: Contar con el capital humano técnico
dotado de las competencias y habilidades específicas requeridas para las
intervenciones de planta.
2. Sistemas Administrativos Ágiles: Disponer de flujos de trabajo e infraestructuras
de software (como sistemas CMMS/GMAO) que agilicen la carga y el
procesamiento de la información.
3. Programación Basada en Datos Reales: Desarrollar los cronogramas
fundamentándose en parámetros de campo fidedignos, tiempos estándar
validados y disponibilidad de stock real.
4. Eficiencia y Permanencia en la Comunicación: Establecer canales de
comunicación dinámicos que permitan la actualización y el ajuste casi
permanente de los programas ante contingencias operativas.
Formularios de Gestión:
La Orden de Trabajo (OT)
La Orden de Trabajo (OT) es el documento y formulario básico con el cual se formaliza la
solicitud, ejecución y cierre de cualquier actividad técnica en los activos de la
organización. Dependiendo de la severidad del fallo y el impacto en el proceso productivo,
se clasifican en cuatro categorías:
Orden de Trabajo de Emergencia
Definición: Prioridad absoluta destinada a atender fallas que implican roturas
serias en equipos o instalaciones, impactando o deteniendo de forma directa
la línea de producción o seguridad.
Requerimientos: Exige máxima rapidez operativa y la autorización explícita de
un alto nivel jerárquico.
Variables de Reporte Obligatorio: Toda OT de emergencia debe notificar de
inmediato a los niveles superiores:
o Causa raíz y descripción del pedido.
o Acciones técnico-correctivas adoptadas.
o Horas de demora totales asociadas a la afectación de la producción.
Orden de Trabajo de Urgencia
Definición: Solicitudes de intervención destinadas a fallas potenciales o
desviaciones que, si bien no detienen la planta de inmediato, deben ser
resueltas en un horizonte temporal restrictivo no mayor a 48 horas.
Orden de Trabajo Normal
Definición: Asignaciones para tareas programables o rutinarias. Su ejecución
se planifica usualmente en el término de una (1) semana y su vigencia en el
banco de datos no debe superar las dos (2) semanas (tiempo estimado para
coordinación de repuestos, herramental).
Orden de Trabajo Rutinaria
Definición: Órdenes extendidas para trabajos de menor criticidad o de baja
afectación sobre la disponibilidad global del activo. Cuentan con una amplia
flexibilidad temporal, pudiendo extenderse en el cronograma desde un (1) mes
hasta un (1) año con fines de control de costos y gastos generales.
Matriz de Niveles de Autorización Requeridos
Con el objetivo de delimitar las responsabilidades organizacionales, el flujo de
aprobación y liberación de las Órdenes de Trabajo queda normalizado bajo la siguiente
estructura jerárquica:
Categoría de la Nivel Jerárquico de Contexto Operativo de
OT Autorización Requerido Control
Máximo Nivel Jerárquico
Parada total de producción o
EMERGENCIA (Gerencia de Planta / Dirección
riesgo crítico de seguridad.
Técnica)
Nivel Jerárquico Intermedio Desviación paramétrica con
URGENCIA (Jefatura de Operaciones / ventana limitada de
Mantenimiento) intervención.
Actividades preventivas
Responsable de Mantenimiento
NORMAL programadas dentro de la
del Área / Supervisor Técnico
capacidad semanal.
Rutinas menores de
Responsable de Mantenimiento /
RUTINARIA lubricación, inspección visual
Planificador de Taller
o limpieza.
Mantenimiento Programado
Pasos del proceso de la programación de ordenes de trabajo
Diagrama de Flujo:
Fase de Directrices Estratégicas: El flujo se inicia en la Gerencia de Fábrica, estamento
responsable de dictar las políticas operacionales y financieras que se consolidan en el
Plan Anual de Mantenimiento Aprobado.
Fase de Gestión Táctica: El departamento de Planificación del Mantenimiento recibe las
pautas anuales y administra los recursos escasos frente a la demanda de planta.
Mediante la Gestión del Backlog, se clasifican y nivelan las Órdenes de Trabajo (OT)
pendientes y las nuevas solicitudes, estructurando los Programas Periódicos. Una vez
validado, el Programa Semanal General se transfiere a la Oficina de Programación.
Fase de Ejecución Operativa: En los talleres, el proceso se divide en dos pasos. El Primer
Paso genera el Programa Semanal por Taller (asignación y ruta crítica para gremios y
contratistas). El Segundo Paso decae en el Programa por Pasos de Proceso, donde
mediante Hojas de Ruta se calcula la carga analítica diaria de las máquinas-herramienta y
operarios, cerrando el ciclo con un bucle de retroalimentación hacia la planificación
táctica.
OTROS FORMULARIOS DE GESTIÓN
Orden de Trabajo de Ingeniería (OTI)
Este documento se emplea en industrias de gran envergadura para formalizar
requerimientos técnicos ante el Área de Ingeniería. Su propósito fundamental es solicitar
el desarrollo de actividades especializadas, tales como:
Elaboración de planos: Diseño, actualización y modificación de esquemas
técnicos.
Notificaciones técnicas: Registro formal sobre el estado, modificaciones o
configuraciones de las instalaciones y equipos.
Análisis de fallas: Estudios técnicos orientados a la identificación y mitigación de
defectos repetitivos en los activos.
Especificaciones técnicas: Redacción de requerimientos y normativas para la
contratación de servicios externos.
Presupuestos Estimativos
Este instrumento se utiliza en proyectos de magnitud considerable, tales como las
paradas anuales de líneas de producción. Asimismo, se requiere de manera obligatoria
cuando el costo estimado de la orden de trabajo excede el límite financiero asignado al
supervisor solicitante. En estos escenarios, el documento actúa como un mecanismo de
control presupuestario que eleva la solicitud hacia los niveles jerárquicos con mayor
facultad de decisión para su respectiva evaluación y aprobación.
PROCESO TÉCNICO-ADMINISTRATIVO DE LA
PROGRAMACIÓN
Habiendo analizado previamente los criterios para el ordenamiento y priorización de las
Órdenes de Trabajo (OT), en esta sección se describe el Proceso Técnico-Administrativo
que rige la programación del mantenimiento a partir de la emisión de la correspondiente
Orden de Trabajo. Este protocolo posee un carácter universal y sistemático, siendo
aplicable de forma independiente a la envergadura de las tareas o a la estructura
organizativa de la empresa.
Tramitaciones básicas en el ciclo de vida de una Orden de Trabajo
El flujo documental y operativo que siguen las Órdenes de Trabajo, desde su apertura
institucional hasta su cierre o cancelación final, se compone de las siguientes etapas:
1.- Emisión de la Orden de Trabajo
Consiste en la generación formal del documento de solicitud de intervención, en
el cual se describen detalladamente los síntomas detectados, las averías
identificadas o los requerimientos de mantenimiento en un activo o equipo
determinado.
2.- Autorización de la Orden de Trabajo
Constituye el paso administrativo obligatorio previo a la remisión del documento a la
Oficina de Programación. Esta etapa requiere una validación mediante firma
autorizada y responde a dos objetivos normativos fundamentales:
Regular y equilibrar las cargas de trabajo operativas asignadas al departamento de
Mantenimiento.
Fiscalizar y auditar los costos financieros y gastos proyectados que se derivarán
de la ejecución de la OT.
3.- Recepción y Análisis del Pedido
La Oficina de Programación centraliza las Órdenes de Trabajo emitidas y procede a
una auditoría técnica y administrativa. En esta instancia se verifica la validez de la
firma autorizante, el nivel de prioridad asignado y la claridad del texto técnico
descriptivo.
Si la documentación se encuentra en conformidad con los estándares establecidos,
el pedido se transfiere para su inclusión en la programación a la brevedad posible.
Esta planificación estratégica evalúa de forma integrada las restricciones operativas
del sistema: el nivel de criticidad o prioridad, la disponibilidad de los talleres de
soporte, la capacidad de la mano de obra calificada y el inventario de materiales en
almacén.
Gestión de ingeniería previa: Con el propósito de optimizar los tiempos de
ejecución (ganar tiempo), y de manera anticipada a la inclusión formal de la OT, se
confeccionan los vales de almacén, las solicitudes de materiales y repuestos
específicos, la previsión de horas extraordinarias del personal y la reproducción
de copias de planos de ingeniería pertinentes.
Logística y suministro: Todo el paquete técnico (materiales, repuestos y
documentación gráfica) se envía a los talleres correspondientes. Al momento
exacto en que la Orden de Trabajo es lanzada para su ejecución en campo, la
totalidad de estos recursos debe encontrarse a plena disposición del personal
técnico asignado.
4.- Inclusión en el Programa de Mantenimiento
Una vez concluida satisfactoriamente la totalidad de las tramitaciones técnicas,
logísticas y administrativas previas, la Orden de Trabajo adquiere el estado de
aptitud necesario para ser integrada formalmente dentro de la Planificación y
Programa Maestro de Mantenimiento de la planta.
5.- Lanzamiento de la Orden de Trabajo
Representa el acto operativo final mediante el cual se asignan y distribuyen
físicamente las Órdenes de Trabajo en los talleres respectivos, o bien se
programan directamente sobre las máquinas e instalaciones previstas. Su objetivo
es iniciar la ejecución material de las tareas técnicas para dar solución definitiva a
los requerimientos solicitados.
6.- Control de la Ejecución y Avance del Trabajo
Consiste en el seguimiento continuo y evaluación del avance de las tareas en
campo. El supervisor o técnico responsable de este control analítico debe
identificar y registrar los inconvenientes o desviaciones que provoquen retrasos en
el cronograma, así como documentar aquellas órdenes que requieran ser
canceladas. Esta información cuantitativa se utiliza como retroalimentación
(feedback) dinámica para reajustar y optimizar el programa de mantenimiento en
sus horizontes temporales por turno, diario o semanal.
7.- Inspección y Aseguramiento de la Calidad
Representa la etapa de auditoría técnica y verificación física del trabajo solicitado
en la Orden de Trabajo. Su finalidad es constatar formalmente que la intervención
se haya ejecutado en su totalidad, bajo estándares de calidad normativos y a
plena satisfacción del área usuaria o cliente interno solicitante.
8.- Registro de Cargas, Costos e Imputación Contable
El personal técnico o de supervisión realiza el asiento formal de las diversas
cargas y recursos que cada Orden de Trabajo demandó para su consumación. Este
registro detallado incluye las horas-hombre reales empleadas, la identificación y
especialidad del personal interviniente, los materiales, insumos y repuestos
consumidos, así como los servicios externos requeridos.
Los documentos de cierre son derivados inicialmente a la Oficina de
Programación para su validación técnica; una vez analizados, se remiten al
Departamento de Contabilidad para efectuar las imputaciones de costos y
asignación de gastos a las áreas operativas correspondientes.
Criterio de Optimización del Sistema (Solución de Compromiso)
“Cuanto más detallado sea el sistema, mayor será su costo operativo.
Se deberá optar por una solución de compromiso la cual, sin dejar de
ser económica, permita una programación y un control riguroso del
programa.”