USO DE EXEL
UNA HOJA DE CÁLCULO
Excel pertenece a la categoría de programas
informáticos conocida como hojas de cálculo.
Clase Número 5 Asistente Administrativo/ Relator Eduardo Sáez Sepúlveda
Hoja de Calculo
Las hojas de cálculo electrónicas han
reemplazado a los sistemas de cálculo en
papel, y aunque inicialmente fueron
creadas para tareas contables, hoy en día
son utilizadas para un sinfín de
aplicaciones donde se necesita trabajar
con datos tabulares.
LA PANTALLA
PRINCIPAL DE EXCEL
BREVE EXPLICACIÓN
LA PANTALLA PRINCIPAL DE EXCEL
La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día,
es que la pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones, es
decir, está formada por columnas y filas.
Esas columnas y filas dan forma a pequeños recuadros que conocemos
como celdas, donde cada una de ellas tendrá una dirección única que
estará conformada por la columna y la fila a la que pertenece, es decir,
la dirección será una letra (de la columna) y un número (de la fila).
Por ejemplo, la celda superior izquierda de la matriz tiene la dirección A1
porque se encuentra en la columna A y en la fila 1.
CELDAS ¿ PARA QUE SIRVEN?
En cada una de las celdas de
Excel podremos ingresar datos
numéricos o alfanuméricos, pero
siempre tendremos un solo valor
en una celda.
Una manera de saber si Excel
ha reconocido un dato como un
número, o como un texto, es por
la alineación que se aplica al
valor dentro de la celda.
Si introducimos un dato de tipo
texto, Execel lo alineará a la
izquierda de la celda, mientras
que los datos numéricos serán
alineados a la derecha.
OPERACIONES ARITMÉTICAS
Excel nos permite realizar cálculos
aritméticos con nuestros datos
numéricos como la suma (+), la resta (-),
la multiplicación (*) y la división (/).
La única condición es que debemos
colocar el símbolo igual (=) precediendo a
la fórmula de manera que Excel efectúe
el cálculo correspondiente.
Podemos escribir fórmulas tan grandes
como lo necesitemos y solamente
debemos respetar el máximo de
caracteres en una celda que es de
32,767 en las versiones más recientes
de Excel.
Algo que es extremadamente útil al
momento de escribir fórmulas en Excel
es que podemos hacer referencia a
otras celdas para incluir sus valores
dentro de los cálculos.
FUNCIONES DE EXCEL
Aunque podemos utilizar los operadores
aritméticos para realizar muchos de
nuestros cálculos, también podemos
utilizar las funciones de Excel las cuales
son procedimientos que nos ayudan a
efectuar cálculos sobre nuestros datos.
Podemos pensar en las funciones como si
fueran un asistente de Excel al cual le
daremos algunos datos numéricos y se
encargarán de realizar los cálculos y nos
entregarán el resultado correcto.
Un ejemplo es la función PROMEDIO a quien
podemos indicarle una serie de valores
numéricos y nos devolverá el promedio de
todos ellos.
En la siguiente imagen puedes ver la
función PROMEDIO con los valores 1, 3, 5 y
8 y el resultado, que es 4.25, lo observamos
en la celda A1.
Las funciones de Excel están catalogadas por su funcionalidad y algunas de esas categorías
son las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto, las
funciones de fecha y hora, etc.
Para conocer todas las categorías de funciones disponibles en Excel puedes hacer clic sobre la
pestaña Fórmulas y verás una serie de botones con los nombres de las categorías.
Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se mostrarán las funciones que pertenecen a dicha
categoría, por ejemplo, la siguiente imagen muestra algunas de las funciones de la categoría
Matemáticas y trigonométricas.
Excel ha dejado de ser una aplicación
para contadores y financieros y se ha
convertido en una herramienta de
tratamiento de datos que trasciende
mucho más a la contabilidad ya que
facilita la extracción y manipulación
de datos, así como la creación de
reportes.
Por esta razón es que es casi inevitable
que, sin importar la profesión a la que
te dediques, será muy probable que en
algún momento tendrás la necesidad de
utilizar Excel.
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN
EXITO ESTIMADO ESTUDIANTES