¿En qué consiste el Control?

 Definición simple: El control es el sistema de alarma y corrección de la empresa. Consiste en

medir lo que se está haciendo en la realidad y corregir el desempeño para asegurar que se cumplan
los planes y objetivos que se fijaron al principio.

¿Qué permite hacer el Control?

Implementar un buen sistema de control le permite a la organización y a sus gerentes hacer cuatro cosas
fundamentales:

 Garantizar el éxito de los planes: Es el único mecanismo formal que te permite saber con certeza si
la estrategia que diseñaste está funcionando o si estás tirando la plata.
 Empoderar a los empleados (Delegación): Muchos jefes no se animan a delegar tareas por miedo a
que los empleados hagan las cosas mal. El control permite darles autonomía (empowerment) porque
el jefe sabe que cuenta con un sistema de reportes que le avisará a tiempo si algo se desvía,
permitiéndole intervenir sólo cuando es necesario.
 Proteger los activos de la empresa: Permite reducir el desperdicio de recursos, evitar robos, fallas
críticas en maquinarias o problemas de calidad antes de que el producto llegue al cliente.
 Cerrar el circuito administrativo: El control es inseparable del planeamiento. Regla fija de
parcial: No se puede controlar si no existe un plan previo. El planeamiento fija las metas, y el
control mide si se cumplieron; si hay fallas, el control le da la información al planeamiento para que
arme mejores planes en el futuro.

4. El Proceso de Control y sus Etapas

Paso 1: ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES
 Explicación simple: No podés controlar si antes no definiste qué es lo esperado. El estándar es,
básicamente, la vara de medir, el modelo o la regla que usás para comparar el rendimiento real con lo
que planificaste.

Los 4 Tipos de Estándares (Teoría y Práctica)

1. Estándares de Cantidad

Miden el volumen, la cantidad de productos, servicios o elementos que se manejan en un período.

 En la teoría: Volumen o niveles de inventario, cantidad de horas trabajadas.

 En la práctica:
o Facultad: Cantidad de alumnos inscriptos por carrera o materia.
o Restaurante (Resto): Cantidad de menúes vendidos o facturación por hora/día/mes.
o Agencia de viajes: Número de pasajeros por vuelo, por semana o por tour.

2. Estándares de Calidad

Miden el nivel de excelencia, las características del producto/servicio y qué tan satisfecho queda el cliente.
Sirven para evaluar si se cumplen las expectativas.

 En la teoría: Especificaciones de la materia prima, control de calidad del producto final.

 En la práctica:
 o Facultad: Qué tan rápido consiguen trabajo los graduados (inserción profesional), cantidad
de publicaciones académicas y el nivel de satisfacción de docentes y alumnos.
o Restaurante (Resto): La categoría del lugar (cuántos "tenedores" tiene), el número de quejas
recibidas y las encuestas de satisfacción.
o Agencia de viajes: Las estrellas del hotel, la puntualidad de los traslados, el servicio de
comida y el entretenimiento a bordo.

3. Estándares de Tiempo (o Uso del Tiempo)

Miden la duración o velocidad con la que se realizan los procesos o actividades.

 En la teoría: Tiempo estándar de producción, tiempo medio de almacenamiento.

 En la práctica:
o Facultad: Cuántos años promedio tarda un alumno en graduarse (y el seguimiento de
tiempos/estados de la cursada: aprobados, promocionados, recursantes, ausentes).
o Restaurante (Resto): Cuánto se tarda en atender al cliente, cuánto demora la cocina en
elaborar el plato y el tiempo de espera de la mesa.
o Agencia de viajes: Horas de vuelo, kilómetros recorridos por tour y la duración total del
viaje.

4. Estándares de Costo

Miden el dinero que cuesta producir un bien, mantener el stock o brindar un servicio específico.

 En la teoría: Costos de producción, costos de almacenamiento, costo estándar por unidad.

 En la práctica:
o Facultad: Cuánto presupuesto/dinero le cuesta a la institución cada alumno por carrera.
o Restaurante (Resto): El costo de los ingredientes de un plato (costo del plato) y el costo
laboral (sueldos de mozos, cocineros, etc.).
o Agencia de viajes: Lo que cuesta armar el tour completo y el costo operativo del vuelo.

Paso 2: Medición del Desempeño Real (¿Qué está pasando hoy?)

 Explicación simple: Es salir a la cancha a mirar los datos reales de lo que pasa en la empresa, sin
adivinar ni suponer y de forma anticipada.
 ¿Cómo se mide?: Los gerentes usan cuatro fuentes de información: observación personal (ir y mirar
el local), reportes estadísticos (gráficos y números), informes verbales (charlas) o informes escritos.

Paso 3: Tomar Medidas Administrativas (¿Cómo corregimos?)

 Explicación simple: Una vez que comparaste y viste el desvío (Si lo hay), no te podés quedar de
brazos cruzados. El gerente debe elegir uno de estos tres caminos:
o A. No hacer nada: Si el desempeño real coincide con la meta o el desvío es tan chiquito que
entra en el rango aceptable.
o B. Corregir el desempeño real: Si la realidad está lejos de la meta, se aplica una acción
correctiva. Puede ser inmediata (apagar el incendio rápido para solucionar el síntoma hoy) o
básica (ir a la raíz profunda del problema para entender por qué falló y que no vuelva a pasar
nunca más).
o C. Revisar el estándar: A veces los empleados hacen todo bien pero no llegan a la meta
porque el estándar original era ridículamente alto, irreal o quedó obsoleto por una crisis
económica. En ese caso, la medida administrativa es cambiar y corregir la meta, no castigar al
personal.
5. Sistema de Control - Los 4 Elementos Indispensables
Para que un sistema de control funcione de forma automática y cíclica (como el termostato de un aire
acondicionado o el cuerpo humano midiendo la fiebre), la teoría exige la presencia de cuatro elementos
básicos:

 1. Característica o Condición Controlada (¿Qué controlo?): * Es la variable, el factor o el

elemento específico del sistema que se quiere medir y mantener bajo la lupa.
o Ejemplo simple: La temperatura corporal de un paciente, la velocidad de un colectivo o el
nivel de facturación mensual.
 2. Sensor (¿Cómo controlo?): * Es el artefacto, herramienta o procedimiento operativo encargado
de medir de forma objetiva lo realizado en la realidad y arrojar la medida de desempeño.
o Ejemplo simple: Un termómetro, un velocímetro o una planilla de Excel donde registrás las
ventas diarias.
 3. Grupo de Control (¿Quién compara y determina los desvíos?): * Es el encargado de tomar el
dato que midió el sensor, ponerlo al lado del estándar (la meta) y determinar matemáticamente si
existe un desvío y si es necesario corregirlo.
o Ejemplo simple: El médico que mira los 39 grados en el termómetro y sabe que lo normal es
37, o un gerente de Finanzas que ve que el gasto corriente superó al presupuesto fijado.
 4. Grupo Activante (¿Quién realiza la acción correctiva?): * Es el mecanismo, la persona o el
sector activador que tiene el poder real de producir un cambio en el sistema para corregir el desvío y
devolver las cosas a la normalidad.
o Ejemplo simple: La enfermera que le aplica un medicamento al paciente para bajarle la
fiebre, o el gerente general que ordena congelar las compras para frenar el gasto excesivo.

6. Requisitos del Control Adecuado

1. Enfocado en las Excepciones y Puntos Críticos

 Explicación simple: Un administrador no puede (ni debe) vigilar absolutamente todo lo que hacen
los empleados las 24 horas del día. El control debe colocarse estratégicamente en los puntos críticos
(los lugares clave que indican si el plan funciona) y reaccionar ante las excepciones (desviaciones
realmente importantes).
 En criollo: Si a un cajero le faltan $2 al final del día, no pasa nada; pero si faltan $200.000, ahí sí se
enciende la alarma de excepción.
 Ejemplo del PDF: En una fábrica de alimentos, controlar únicamente la temperatura de cocción
(punto crítico) en lugar de perder tiempo inspeccionando minuciosamente todo el proceso general.

2. Económico

 Explicación simple: Implementar un control cuesta plata y tiempo (capacitación, software,

cámaras). La regla de oro es que el costo del control jamás debe superar los beneficios
económicos que este genera.
 En criollo: No podés gastar $50.000 al mes en un sistema de seguridad avanzado para evitar que se
pierdan tres biromes de $1.000.
 Ejemplo del PDF: Automatizar los controles de calidad mediante sensores en las máquinas en lugar
de pagarle el sueldo a un equipo entero para que realice inspecciones manuales continuas.

3. Oportuno

 Explicación simple: El control tiene que realizarse en el momento justo. De nada sirve un informe
que te avisa que perdiste millones si te llega tres meses tarde, cuando la empresa ya está quebrada.
Debe detectar la falla a tiempo para permitir una acción correctiva rápida antes de que se produzcan
daños graves.
  En criollo: Te tenés que enterar de la fiebre antes de que el paciente colapse, no después.
 Ejemplo del PDF: Detectar caídas en las ventas en tiempo real para poder ajustar las promociones y
el marketing antes de que se termine el mes.

4. Comprensivo

 Explicación simple: Significa que la información que aporta el control debe ser clara, relevante y
estar perfectamente adaptada al nivel jerárquico de la persona que la va a leer. Los informes
deben ser más generales en los niveles superiores y mucho más detallados en los niveles inferiores.
 En criollo: Al director dale el panorama macro; al supervisor dale el detalle del día a día.
 Ejemplo del PDF: Entregar informes ejecutivos breves y gráficos resumidos para los directivos,
mientras que a los supervisores de área se les brindan los detalles técnicos específicos del desempeño
operativo.

5. Equilibrado

 Explicación simple: Un sistema de control eficiente no puede mirar una sola variable. Debe incluir
tanto datos numéricos (cuantitativos) como aspectos humanos o de percepción (cualitativos),
analizando metas tanto de corto como de largo plazo en toda la organización.
 En criollo: No midas solamente la facturación; controlá también si el cliente está conforme y si tus
empleados trabajan motivados.
 Ejemplo del PDF: Evaluar el rendimiento de los empleados combinando datos duros de
productividad (cuantitativo/corto plazo) con mediciones del clima laboral y encuestas de satisfacción
(cualitativo/largo plazo).

6. Tipos de control

Tipo de Etapa del

Temporalidad Foco Principal
Control Proceso

Busca prever posibles incumplimientos, desvíos o

situaciones inesperadas para actuar antes de que
Preventivo Antes Entrada
afecten el logro de las metas y objetivos de la
organización.

Sirve para identificar errores, omisiones o desvíos en

Concomitante Durante Proceso el momento, permitiendo corregirlos antes de que el
proceso termine.

Su función es identificar qué falló, medir los desvíos y

Correctivo Después Salida aplicar correcciones o mejoras para subsanar los
errores cometidos.
6. Los Prerrequisitos de control
Los prerrequisitos son las condiciones básicas que sí o sí tienen que existir antes de que puedas aplicar
cualquier tipo de control. Pensalo así: si no tenés estas dos cosas, es imposible controlar nada.

El gráfico te muestra que el control no nace de la nada, sino que depende de dos pilares:

1. Existencia de Planes
 ¿Qué es?: Tener objetivos, metas y estrategias ya definidos por la organización.
 ¿Por qué es un prerrequisito?: Porque los planes aportan los estándares de control.
 En criollo: Si no planificaste adónde querés llegar o qué querés lograr, no tenés una "vara" contra
qué comparar el rendimiento real. Sin planes, no sabés si vas en la dirección correcta o si estás
completamente perdido.

2. Existencia de una Estructura

 ¿Qué es?: Tener la empresa organizada con roles, puestos y jerarquías claras (saber quién es el jefe,
quién el subordinado, etc.).
 ¿Por qué es un prerrequisito?: Porque informa sobre la responsabilidad.
 En criollo: El control te va a mostrar si algo salió mal (un desvío), pero si no hay una estructura
clara, no vas a saber a quién reclamarle ni quién tiene la autoridad para solucionar el problema.
Necesitás saber exactamente quién hace las tareas, quién depende de quién y quién decide.