Excel Básico

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2010

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Disposiciones Generales
I.- Con la finalidad de optimizar el aprendizaje de nuestros estudiantes y prestar un
mejoratención, Edutecno dispuso de una serie de normas que todos los participantes deben
respetar.

Esto asegurará una mejora continua tanto del desarrollo de nuestras clases como una
optimización de los conocimientos entregados a los alumnos.

• Apagar o poner en silencio el celular al momento de entrar a clases

• No se deben entrar líquidos ni comida al salón.
• Las clases comienzan puntualmente según el horario establecido entre la Empresa y
Edutecno.
• Las personas que lleguen después de los 10 primeros minutos de comenzada la clase,
serán considerados como atrasados.
• Ante cualquier reclamo se debe pedir el libro de sugerencias en recepción.
• Si el curso se realiza fuera de las oficinas de Edutecno, enviar sus sugerencias al mail
info@[Link]

II.- Además ponemos en conocimiento de nuestros alumnos y encargados de

capacitaciónlos requisitos que deben cumplir los estudiantes para aprobar un curso.

• La asistencia mínima para aprobar es de un 75 %.

• La nota final del alumno se obtendrá de un 80 % examen práctico, 10 % participación en
clases y 10 % asistencia.
• Una vez finalizada la capacitación, Edutecno enviará a la empresa un certificado con la
nota final de la persona y porcentaje de asistencia.
• Los alumnos que falten a la evaluación final, deberán comunicarse directamente con el
encargado de capacitación de su empresa para justificar su inasistencia y a través de él
coordinar la rendición de la prueba pendiente. Este proceso debe realizarse en un plazo no
posterior a 1 semana después de finalizado el curso, pasado este tiempo, el alumno será
reprobado por nota.

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CONTENIDOS
INTRODUCCION ........................................................................................................ 4
EL ENTORNO DE EXCEL 2010 ................................................................................ 4
COMENZANDO CON EXCEL .................................................................................... 5
¿PARA QUÉ SIRVE EL PUNTERO DE AUTOLLENADO?..................................... 8
FORMATOS BASICOS EN EXCEL......................................................................... 12
GUARDAR, CERRAR, ABRIR LIBROS .................................................................. 21
FORMATO CONDICIONAL ..................................................................................... 23
FÓRMULAS EN EXCEL ........................................................................................... 26
LA DUPLA DE EXCEL: REFERENCIA Y CONTENIDO. ....................................... 27
FUNCIONES BÁSICAS ............................................................................................ 33
FUNCION LÓGICA SI .............................................................................................. 39
CONTANDO CON CONDICIONES ......................................................................... 43
FILTRAR REGISTROS DE BASES DE DATOS .................................................... 48
ORDENAR BASES DE DATOS............................................................................... 53
SUBTOTALES EN BASES DE DATOS .................................................................. 59
GRAFICANDO LA INFORMACIÓN......................................................................... 64
IMPRESIÓN DE PLANILLAS .................................................................................. 92
SOLUCIÓN A LOS EJERCICIOS .......................................................................... 121
ANEXOS.................................................................................................................. 126

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INTRODUCCION

La planilla de cálculo Excel es la herramienta de trabajo en oficinas más difundida en todo el

mundo debido principalmente a cuatro características: facilidad de aprendizaje y uso, versatilidad y
potencialidad de todas sus herramientas, gran capacidad de adaptarse a otros entornos de trabajo
y la posibilidad de almacenar todo tipo de datos y en gran cantidad. El presente manual tiene como
objetivo adentrarse en el mundo de Excel, conocer su entorno, sus capacidades básicas y empezar
a sacar provecho de sus principales características. Bienvenido!

EL ENTORNO DE EXCEL 2010

A partir de la versión 2007 la barra de menú que contenía menues verticales para cada opción fue
reemplazada por la Cinta de Opciones, que trae Fichas ordenadas en forma horizontal y
clasificadas en Grupos de comandos, como se observa en la siguiente imagen, donde se muestra
señalado en un círculo rojo la Ficha Inicio y en un círculo azul el grupo Alineación.

El Botón de Office que venía en la Versión 2007 fue reemplazado por la ficha Archivo, como en
versiones anteriores, incluyendo la mayoría de las opciones que estaban en ese botón. Ese cambio
se realizó a partir de esta versión 2010.

En la Imagen anterior, sobre la ficha Archivo se encuentra la Barra de Herramientas de Acceso

Rápido, con los botones de comandos más comunes. En la siguiente imagen se muestra el icono
de Guardar, Deshacer, Rehacer, Abrir y el Icono de la Vista Preliminar de Impresión. Justo
después hay una pequeña flecha que permite agregar o eliminar comandos de esta Barra

La barra de fórmulas sigue incluyendo el Cuadro de Nombres a su izquierda, y el botón de Insertar

Función. A mano derecha hay un botón que permite visualizar fórmulas extensas.

La cuadricula principal de Excel sigue incluyendo una planilla dividida por celdas que se identifican
por Letras de Columna y Números de Fila. La celda Activa aparece remarcada con negrita para
identificar el lugar donde se insertarán los datos al digitar una fórmula o escribir textos y/o datos

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numéricos. La cantidad de Columnas en Excel 2010 alcanza las 16384 y la cantidad de filas
1048576, como se muestra en la figura.

En la parte inferior se muestra el número de hojas del Libro actual, pudiendo agregarse más hojas

solo apretando la etiqueta que contiene el símbolo del

Barra de Herramientas de Fichas Barra de Titulo Minimizar, Maximizar,

Acceso Rápido Cerrar la Ventana

Barra de formulas
Cuadro de Nombres
Columnas Grupos
Celda Activa

Filas

Zoom

Hojas
Barra de Estado Vistas

Más abajo nos encontramos con la barra de

estado donde aparecen indicadores como si se
está en modo de inserción o sobre escritura, si
se está grabando una macro o no, si se está
escribiendo una formula, y funciones
personalizables que actúan dinámicamente
sobre el área seleccionada de la planilla, como
la suma y el promedio de esos datos. A la
derecha aparece una guía desplazable para
personalizar el zoom de la pantalla.

COMENZANDO CON EXCEL

Supongamos que a Ud. Trabaja en Recursos Humanos de su empresa y quiere saber cuántas
horas semanales trabajaron los empleados para pagar las horas extra si las hubo. La forma más
fácil de llevar esa información es a través de lo que Excel llama una Tabla. Hay formatos
específicos para tablas que le permitirán trabajar la información más fácilmente, pero veamos cómo
llenar esto de la forma más simple antes de entrar en esos formatos.

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Primero vamos a abrir Excel 2010. Hay varias formas de hacer esto. Una de ellas consiste en
ubicar en el Escritorio de su Computador (Pantalla de Entrada o Principal) el ícono de Excel 2010 y
hacer doble clic sobre él como se muestra a continuación.

Otra forma es Ir al Botón Inicio y hacer

clic en “Todos los programas”, luego
ubicar la carpeta de “Microsoft Office
2010” y en seguida ubicar el enlace a
Microsoft Excel 2010.

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Se abrirá el entorno de Excel que habíamos presentado anteriormente. Observe que en la barra de
título aparece el nombre Libro1 que será el nombre del Libro mientras no lo guardemos con otro
nombre.

Abajo aparecen normalmente las hojas de cálculo

disponibles. Nos situamos en la Hoja 1, y haremos
clic en la celda B3. Observe que en dicha celda se
ennegrece su contorno, indicando que es la celda
activa como se había mencionado. En el cuadro de
Nombres dirá también B3, indicando la dirección
de esa celda. A partir de esa celda generaremos la
tabla como se muestra en la siguiente imagen.

Ingresamos la información en las celdas:

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Observe cómo se generó la secuencia de SEMANAS en forma horizontal. Eso se puede realizar
mediante el puntero de autollenado

¿PORQUÉ HAY QUE APRETAR ENTER DESPUES DE ESCRIBIR ALGO?

Al momento de apretar Enter, la fórmula que ha escrito, o el texto, número o fecha ingresada se
calculan y aceptan de inmediato, pasando automáticamente la celda activa a la celda de debajo de
donde se estaba situado. Sin embargo, también es posible hacer que al momento de aceptar
(Enter), la celda activa se desplace hacia la izquierda o hacia la derecha, o incluso, arriba. Esto
podría ser útil si estamos llenando una base en forma horizontal por ejemplo. Tales Opciones se
encuentran en la Ficha Archivo y abajo, Opciones de Excel, Avanzadas, como se muestra a
continuación:

¿PARA QUÉ SIRVE EL PUNTERO DE AUTOLLENADO?

El puntero de autollenado tiene múltiples funciones interesantes. Si arrastramos una fecha con clic
izquierdo sostenido en cualquier dirección, se generará de inmediato la secuencia de fechas día a
día, hasta el lugar en que soltemos el clic. Asimismo, ocurrirá con Secuencias del tipo Lunes,
Martes… (Días de la semana) o Enero, Febrero, Marzo… (Meses del año), pudiendo partir de
cualquier día o mes y seguirá hasta terminar la secuencia y luego comenzaránuevamente.

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Tantodías como meses se pueden escribir por completo o abreviados, teniendo cuidado claro con
la ortografía. También ocurre esto con los textos del tipo Sucursal1, Sucursal2, etc., Excel seguirá
generando la secuencia de sucursales hasta donde nosotros le indiquemos con el clic izquierdo
sostenido. Si deseo generar un listado personalizado como podría ser las Regiones de Chile, por
ejemplo, o cualquier otro listado que nosotros necesitemos, debemos primero crear la lista
personalizada. Esto se realiza en las Opciones de Excel, Avanzadas, en el siguiente cuadro:

Una vez generada la lista, podremos usar la secuencia automática en la planilla mediante el
puntero deautollenado. Sin embargo, hay casos especiales. Supongamos que escribimos un
número, el 10, y deseamos generar la secuencia de números enteros a partir de ahí. Si Ud. hace la
prueba y arrastra con el puntero, se dará cuenta que sólo repite números 10! Eso se debe a que es
necesario con los números indicar a Excel la progresión. Par a realizar esto, usaremos el botón

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derecho del mouse. Es decir, arrastraremos desde el número, pero con clic derecho sostenido. Se
abrirá una ventana como la siguiente, que permite generar secuencias, copiar sólo los formatos
etc. En la opción Serie de esta ventana, podemos indicarle a Excel qué tipo de serie queremos
generar a partir de este número, y enelcaso de las series aritméticas, cuál será el intervalo. Haga la
prueba con intervalo 2 y observe cómo se genera la secuencia de números pares a partir del 10. Si
usamos clic derecho para generar secuencia de fechas, fíjese cómo esta acción le permite generar
secuencias de fechas por mes y por año inclusive.

¿Qué pasa si queremos ahora que una fecha cualquiera se repita hacia abajo o a la derecha? Si
arrastramos el puntero generará la secuencia automáticamente. Para esto, también debemos
arrastrar con clic derecho y esto nos permitirá Copiar celdas como se sugiere en la ventana
emergente. Otra Opción es escribir dos veces la fecha, tomar ambas celdas y luego arrastrar el
puntero. También sirve.

Truco: Si quiere eliminar datos y formatos aplicados a ciertas celdas, posiciónese en una celda que
esté completamente en blanco contigua y arrastre con clic izquierdo sobre las celdas a borrar,
observe que con esto, Excel borra todo. Esto es posible de hacer también mediante el icono de
borrar y la opción Borrar Todo.

SI Ud. quiere usar la opción de relleno desde los iconos, también es posible hacerlo. Debe
seleccionar el área donde generará la secuencia y usar las Opciones de Rellenar que se
encuentran en la Ficha Inicio, grupo Modificar. Incluso el autollenado es posible realizarlo con el
teclado. Al final de este Manual vienen atajos de teclado para realizar tal acción.

¿PARA QUE SIRVE LA CRUZ BLANCA? ( )

Puntero de Selección o Cruz Blanca: Permite Seleccionar celdas, contiguas o discontinuas, y

conjuntos de celdas en general, solo arrastrándolo. Si quiero seleccionar celdas discontinuas
debemos usar la tecla CTRL. Primero seleccionamos el primer conjunto de la forma normal y antes
de seleccionar el segundo conjunto, apretamos la tecla CTRL y manteniéndola presionada

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seleccionamos con el puntero de selección. Observe cómo ambas aéreas quedan sombreadas
indicando que están seleccionadas.

Puntero de División ( ): permite enanchar o angostar una fila o una columna o un conjunto de
filas o columnas. Es necesario situar el puntero entre dos columnas o dos filas y arrastrar. Si
queremos ajuste perfecto a los datos, hacemos doble clic en el puntero, y el ajuste se produce
automáticamente. Si queremos realizar esta opción para un conjunto de filas o columnas, primero
debemos seleccionarlas desde la letra o el número y una vez seleccionadas, usamos el puntero de
división entre dos filas o columnas cualesquiera y observe como el ensanchamiento o
angostamiento se produce para todas las filas o columnas seleccionadas.

Otros Punteros

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Hasta el momento hemos generado la Tabla de ingreso de datos, lo que vamos a hacer a
continuación es aplicar los diversos formatos de que dispone Excel para hacer más atractiva su
presentación.

FORMATOS BASICOS EN EXCEL

Primero, vamos a
combinar las celdas del
título para lograr un
aspecto como el que se
muestra. Para eso
primero es necesario
seleccionar las celdas a
combinar, de manera que
vamos a realizar la
selección con el puntero
de selección que tiene la
forma de cruz blanca que
mencionábamos:

Basta con arrastrar dicho

puntero desde la celda
B3 donde se encuentra el
titulo hasta la celda N3,
que es la última columna de la tabla que hemos realizado. El área seleccionada se destaca con un
tono levemente más oscuro. Ahora usaremos algunos comandos que vienen en la ficha Inicio, en
los Grupos Formato y Portapapeles. En el Grupo Formato hay un icono que permite realizar la
combinación de todas las celdas seleccionadas en una sola, y además permite centrarlo entre
otras opciones. Hacemos clic sobre ese icono y el resultado queda a la vista. Existe la posibilidad
de encerrar en un recuadro la celda combinada con las opciones de Bordes y Sombreado. En las
siguientes imágenes se muestra como dar distintos formatos a las celdas de la tabla. Es necesario
recordar que siempre antes de aplicar un formato como éste o cualquier otro, es necesario
seleccionar las celdas que vamos a formatear.

En el Grupo Fuente de la Ficha Inicio encontramos otros formatos muy comunes, por ejemplo,
podemos aplicar Negrita, Cursiva y Subrayado y el resultado es el siguiente:

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O bien, cambiar el tipo de fuente y el tamaño de ella, haciendo clic en estos iconos…observemos el
resultado:

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Hay dos iconos que nos permiten aumentar y disminuir el tamaño de la fuente sin tener que
especificar su tamaño en puntos necesariamente:

Siempre en la Ficha Inicio encontramos también el Grupo Alineación. Aquí encontramos los
botones para alinear el texto o número tanto vertical como horizontalmente. También existe la
posibilidad de alinear los datos en orientaciones especiales:

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También en este grupo encontramos las opciones de sangría:

Y también la Opción de Ajustar el Texto, muy útil, para que un texto que se ve así, se muestre
ahora de esta forma

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Todas estas Opciones pueden aplicarse a una celda o a un conjunto de ellas (rango)

En la misma Ficha, en el Grupo Número, podemos aplicar formatos especiales a los datos:

Hay botones especiales para el formato de Moneda, para el formato de Millares y el de Porcentaje:

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Sin embargo, la paleta completa de Opciones viene en este icono y en esta ventana:

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Aquí encontramos opciones para que un número se vea como fecha, larga o corta, y viceversa.
Encontramos también opciones de Moneda o Contabilidad para los datos que tengan que ver con
montos y opciones que permiten personalizar el formato que se quiere aplicar:

También existe la posibilidad de agregar o quitar decimales a un número mediante estos botones:

Esto genera un redondeo de los números como es usual en Matemáticas, es decir si el número
23,456 se le quita un decimal, Excel lo mostrará como 23,46, si se le quita otro quedará como 23,5.
Ahora, si le agregamos un decimal volverá a quedar como 23,46 y al agregar otro, 23,456. Si
volvemos a agregar otro queda como 23,4560.

En el grupo siguiente, Estilos, encontramos formatos especiales para aplicar a listas o bases, con
Opciones de diseño y colores. Veamos.

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Las opciones de Copiar, pegar y Cortar Celdas, además del Pegado Especial se encuentran en el
Grupo Portapapeles:

Estas acciones es posible realizarlas mediante atajos de teclado también, al final de este Manual
se presenta un Anexo con esos Atajos.

En el Grupo celdas encontramos formas de agregar y/o eliminar celdas, filas, columnas, y en la
Opción Formato de ese grupo encontramos la forma de realizar estas otras acciones:

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Finalmente en el Grupo Modificar, encontramos acceso rápido a las funciones más utilizadas, como
el autosuma, la forma de Buscar y reemplazar Textos y Números, de Ordenar y Filtrar Bases o
Listas, y de Rellenar y Borrar celdas como se mencionó más arriba:

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GUARDAR, CERRAR, ABRIR LIBROS
Vamos a guardar ahora el Libro con el nombre Planilla de Horas Trabajadas. Lo dejaremos en el
escritorio de nuestro PC y posteriormente lo recuperaremos. Veamos cómo:

Hacemos clic en la Ficha Archivo, se

mostrará esta ventana

En el panel de la izquierda elegimos Guardar

Como, se abrirá esta ventana, elegimos la
ubicación donde quedará guardado el Libro

También le damos un Nombre al Libro:

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El Libro presenta ahora su Nombre, y ha quedado guardado en el Escritorio del PC. Ya está
guardado. Lo cerramos y lo abrimos nuevamente:

Para eso, volvemos a iniciar Excel 2010, luego, hacemos clic en la Ficha Archivo, y en el panel
hacemos clic en Abrir, se despliega esta vista que nos permite elegir la ubicación del Libro que
queremos abrir:

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Hemos abierto el Libro nuevamente:

FORMATO CONDICIONAL
Excel 2010 al igual que versiones anteriores dispone de una forma automática de destacar con
colores celdas que cumplan con uno o más criterios, por ejemplo aquellas celdas cuyos montos
superen los 100000 pueden quedar con un fondo de color rojo o con un color de letra azul o
combinaciones de colores de fondo, fuente y borde. En este manual abordaremos las formas
básicas de trabajar con el formato condicional. Supongamos que queremos destacar en nuestra
base todas las celdas en que el empleado trabajó más de 9 horas diarias (45 horas semanales).
Lo primero que debemos hacer es destacar o seleccionar el área en la cual se aplicará el formato
(nunca seleccione los títulos). En se guida en la ficha Inicio, Grupo Estilos encontramos el
Formato Condicional. La primera opción de la ventana que se despliega es RESALTAR REGLAS
DE CELDAS, a la derecha de esa opción podemos encontrar “Es mayor que”, se abrirá esta
ventana:

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Entregamos el valor y elegimos el formato a la derecha:

En la ventana que se muestra a continuación podemos elegir los formatos de Número, Fuente,
Borde y Relleno que queramos darle a las celdas que cumplan con la condición que queremos
destacar.

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Observe el resultado. Si cambiamos uno o más de los datos de la base, el Formato Condicional
actuará dinámicamente mostrando el cambio
con los colores indicados.

Encima de ese formato podemos aplicar otro

más, en total hasta 15 formatos aplicados uno
sobre otro. Veamos qué sucede si ahora
quiero destacar además aquellas celdas en las
cuales las horas trabajadas sean inferiores a
40 horas.

Observe que sólo mirando los colores uno

puede concluir que las semanas en que más
se trabaja son las primera y última de cada
mes. Así mismo, la primera semana de cada mes es también cuando se acumulan los que trabajan
menos de 40 horas.

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EJERCICIO 1

Copie estos datos en una hoja de Excel y siga las instrucciones.

FÓRMULAS EN EXCEL
A continuación realizaremos algunos cálculos simples, para totalizar las horas trabajadas y calcular
las horas extra realizadas

Para eso debemos tener en cuenta que toda fórmula que se quiera realizar en Excel debe
comenzar con el símbolo = o el símbolo +, y luego se debe realizar la operación matemática
siguiendo este patrón:

FORMULA = OPERANDO1 OPERADOR OPERANDO2 OPERADOR….ETC

También debemos tener presente que Excel considera los operadores o símbolos matemáticos de
la siguiente forma:

+ Suma

- Resta

* Multiplicación

/ División

Ej.: = 125 * 3 + 10 - 8 / 4

Debe tener en cuenta que Excel 2010 permite como máximo una cadena de 8192 caracteres en
una formula.

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LA DUPLA DE EXCEL: REFERENCIA Y CONTENIDO.

Si tenemos un dato, número, texto o valor

lógico en una celda, podremos darnos cuenta
que Excel trabaja con él de dos formas: 1) El
contenido de la celda, que es precisamente
ese dato, y que en la imagen que sigue
corresponde al monto $1500, que en realidad
es el dato 1500, pues el símbolo $
corresponde a un formato aplicado y 2) La
Dirección o referencia a ese dato, que
corresponde a la combinación de Columna y
Fila donde se encuentra ese dato dentro de la
planilla. En la Imagen, la dirección
corresponde a la B5. TODA celda de Excel
consta, pues, de esa DUPLA: contenido y
dirección.

Ahora bien, la mejor forma de realizar una fórmula es usando la dirección de la celda y no su
contenido, básicamente por dos razones: a) Si los datos cambian, no hay que realizar la fórmula
de nuevo b) La fórmula se puede copiar y Excel considerará automáticamente los datos
correspondientes según dónde se esté copiando.

¿CÒMO TRABAJA LAS FORMULAS EXCEL?

La fórmula que aplicamos en esta base queda escrita de esta forma

=E5+F5+G5+H5

Excel tiene la particularidad de que al arrastrar la fórmula hacia abajo o a la derecha o en cualquier
dirección, las referencias incluidas en la fórmula cambiarán adaptándose a la nueva dirección
donde están siendo copiadas. Por ejemplo, al arrastrar la fórmula descrita hacia abajo, en la celda
siguiente se podrá observar que la fórmula ahora dice

=E6+F6+G6+H6

Y seguirá cambiando al ser copiada a las celdas de más abajo de forma respectiva. Lo mismo
ocurre si la fórmula se copia hacia la derecha. En el ejemplo que estamos revisando de las horas
semanales, esto no tiene ningún sentido, pero la fórmula quedaría

=F5+G5+H5+I5, es decir las referencias cambiaron para adaptarse a la nueva dirección donde se
está copiando la fórmula.

Resumiendo, si copiamos la fórmula cambiándonos de fila (hacia arriba o abajo) lo que cambiará
de la fórmula es el número de la fila en la celda (E5 a E6 a E7), si copiamos la fórmula
cambiándonos de columna (hacia la izquierda o derecha) lo que cambiará en la fórmula es la letra
de la columna (E5 a F5 a G5)

Esta es una particularidad de las llamadas REFERENCIAS RELATIVAS

Sin embargo, esta característica se puede modificar, y se puede hacer que una o más referencias
NO cambien al ser copiadas. Por ejemplo, supongamos que la suma de las horas se

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multiplicarápor un factor que se encuentra en una celda externa a la base, supongamos la A1. La
nueva fórmula quedaría

= (B4+C4+D4+E4)*A1

Observe que los paréntesis son necesarios como se explica en el siguiente apartado.

Si deseamos copiar la fórmula hacia abajo, TODAS las referencias de la fórmula cambiarán como
se explicó y en particular la referencia A1, pasará a ser A2. Sin embargo en esta celda hay un
texto, por lo que el resultado será Error! En estos casos, usualmente celdas externas que
contienen algún indicador como el dólar, la UF, etc., es necesario “fijar” o “anclar” la referencia, es
decir convertirla en ABSOLUTA. Esto se consigue presionando la tecla F4 sobre la referencia, la
nueva referencia quedará así:

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= (B4+C4+D4+E4)*$A$1

Dichos símbolos $ indican que la referencia fue anclada en fila y columna (porque también se
puede anclar sólo la fila o la columna para casos especiales, y en esos casos la referencia se llama
MIXTA, son del tipo $A1, o A$1), y por lo tanto dicha referencia no cambiará al copiar la fórmula a
cualquier otra celda

Veamos este otro ejemplo: Supongamos que deseamos convertir las horas mensuales trabajadas
a días de trabajo normal de 8 horas. Para eso, tendremos en una celda externa el valor de 8 horas
y dividiremos las horas totales trabajadas al mes por esa celda, que deberá anclarse para obtener
el resultado deseado. La fórmula quedará:

= H5/$K$1

Y el resultado se muestra a continuación:

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PRIORIDAD MATEMÁTICA DE CÁLCULO DE FÓRMULAS

La forma en que se calculan las fórmulas tiene un orden muy definido:

1) Se evalúan de izquierda a derecha

2) Los operadores se evalúan en este orden:
^/*+-
3) Si quiero alterar el orden de evaluación o de operación debo usar paréntesis (), que
siempre es lo primero que Excel evalúa.
2
Nota: ^ es el símbolo de potencia. 3^2=9 o 3 =9

Es muy distinto realizar esta operación: 5+3*2 (total 11 según la prioridad mencionada), que esta
otra: (5+3)*2 (total 16).

En este caso la fórmula considera sumar el total de horas de cada persona y el total de horas trabajadas
por semana en la empresa. El resultado de la fórmula lo copiamos hacia abajo con el puntero de
autollenado:

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Y obtenemos los resultados de horas trabajadas mensuales para todos los empleados:

Para obtener los totales semanales, realizamos la suma de la siguiente forma y también la
copiamos hacia las semanas sucesivas.

Copiamos a la derecha, observe que la suma ahora se aplica a las siguientes columnas:

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Hemos realizado la fórmula y la hemos copiado. Observe que hacer la operación aritmética celda
con celda es largo y tedioso….en cambio podemos usar una función que realizara la suma
automáticamente. Veamos cómo hacerlo.

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EJERCICIO 2

Copie estos datos en una hoja nueva, siga las Instrucciones y Resuelva el Ejercicio:

EJERCICIO 3

Copie estos datos en una hoja nueva, siga las Instrucciones y Resuelva el Ejercicio:

FUNCIONES BÁSICAS
Las funciones en Excel siguen un patrón definido de escritura que se denomina la sintaxis de la
función:

FORMULA = NOMBREFUNCION (ARGUMENTO1, ARGUMENTO2, ETC)

Los paréntesis deben ir. La cantidad de argumentos depende de la función. Hay funciones que no
llevan argumentos como la función HOY (), que entrega la fecha del sistema actual, y hay otras que
pueden llevar hasta 255 argumentos, como es el caso de la función SUMA (). En el caso de la
suma y de muchas otras funciones los datos o argumentos pueden ser números, direcciones de
celdas o rangos o combinaciones de ellos. El ejemplo que vimos usa un rango. Todo rango usa
esta estructura.

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FORMULA = SUMA (C7:G7)

C7:G7 Se lee desde C7 hasta G7, de esa manera se deben interpretar los dos puntos. O sea,
sumará C7 más D7 más E7 más F7 y más G7. Cuando los argumentos van separados por una
coma o un punto y coma deben interpretarse como celdas aisladas, como por ejemplo

FORMULA = SUMA (C7; G7), Se lee sumar la celda C7 con la G7 y nada más.

En nuestro caso, para el mes 2 podemos realizar los cálculos más rápidamente entonces usando
funciones. El Resultado también se puede copiar, la fórmula de la suma que contiene Referencias
Relativas se adaptarán al lugar donde se está copiando. Usaremos el icono de Autosuma para
realizar la función ( ∑ ), que se encuentra a la derecha en la cinta de la Ficha Inicio:

Podemos de esta misma forma realizar la suma vertical correspondiente a las horas totales
semanales:

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El resultado final:

En la parte inferior de la tabla realizaremos cálculos estadísticos usando las funciones básicas de
Excel. Las funciones que usaremos son las siguientes:

Max (Rango) obtiene el máximo de un rango de datos

Min (Rango) obtiene el mínimo de un rango de datos

Promedio (Rango) obtiene el promedio de un rango de datos

Contar (Rango) obtiene la cantidad de datos de un rango de datos, siempre y cuando sean datos
numéricos

Contara (Rango) también obtiene la cantidad de datos de un rango, pero es más general, permite
contar datos alfanuméricos (textos y/o números)

[Link] (Rango) permite contar las celdas vacías de un rango dado.

Moda (Rango) entrega el valor más repetido de un rango de datos. Si hay más de un dato que se
repita la mayor cantidad de veces, entrega el valor mayor.

Para encontrar cualquiera de esas funciones (y cualquier otra) usamos el símbolo Fx de Insertar
función de la Barra de Fórmulas:

Se abrirá esta ventana:

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En esta ventana puede digitar el nombre de la función si lo conoce, o bien buscar la categoría:

En este caso es la categoría Estadísticas. También se puede digitar el nombre de la función, abrir
paréntesis e indicar el rango. Todas las funciones anteriores trabajan sobre celdas que contengan
datos, y omiten por lo tanto las celdas vacías (excepto [Link])

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Y La Cantidad de Personas:

La diferencia entre la función Contar y la función Contara es que Contar cuenta solo datos
numéricos, a diferencia de Contara que cuenta datos alfanuméricos, es decir, también puede
contar textos. Ahora arrastramos las celdas hacia la derecha para completar la planilla, con el
puntero de Autollenado:

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Observando las cifras podemos obtener información importante de nuestra base de empleados: El
máximo de horas que están trabajando los empleados es 60, el mínimo es 35. El promedio de
horas trabajadas oscila entre 43.2 y 49.6 a la semana. Sin embargo la cantidad de horas que
trabajan los empleados que más se repite esta entre 45 y 50 horas. Finalmente la cantidad de
empleados de la base es 14.

EJERCICIO 4

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FUNCION LÓGICA SI
Ahora queremos saber quiénes de los empleados superaron las 45 horas de trabajo semanal, (180
horas mensuales) para pagar a fin de mes la diferencia al valor de hora extra. Para eso usaremos
la función Lógica Si.

Esta función tiene esta sintaxis:

FORMULA = SI (Prueba Lógica; Valor Si Verdadero; Valor Si Falso)

Que se lee de la siguiente manera: Si la Prueba Lógica se cumple (o es Verdadera) la función

devolverá el Valor Si Verdadero. Si no se cumple, devolverá el Valor Si Falso. La prueba Lógica
debe ser una comparación. Los comparadores lógicos son los siguientes:

• > Mayor que

• < Menor que
• >= Mayor o Igual que
• <= Menor o Igual que
• = Igual
• <> Distinto

Tanto el Valor Si verdadero como el Si Falso deben ser Textos, Números o Fórmulas, jamás
comparaciones.

Gráficamente:

V F
PRUEBA LOGICA
(COMPARACION)

VALOR SI VERDADERO VALOR SI FALSO

Dado que el total de horas semanales son 45, al mes serian 180, por lo que en nuestro caso, la
función quedaría:
=SI (H5>180;”TRABAJO HORAS EXTRAS”;”HORAS DE TRABAJO NORMAL”)

Y el monto a pagar como hora extra sería (suponiendo un valor de 10000 pesos la hora extra)

=SI (H5>180;(H5-180)*10000;0)

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Esto se muestra en la siguiente imagen. Buscamos la Función SI en la Ficha Fórmulas:

Arrastramos la fórmula y podemos establecer quiénes trabajaron horas extras:

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Veamos ahora el monto a pagar por este concepto:

Resultado Final del Monto a Pagar:

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Con esta función rápidamente sabemos a quiénes hay que pagarles horas extra y a quiénes no.
Además sabemos de inmediato cuánto hay que pagar por ellas, persona a persona y el total a
pagar por todos en el mes.

Adicionalmente podemos usar la función Si para bonificar a todo el personal que está Contratado.
Supongamos que a ellos se les agregará 50000 pesos como aguinaldo por celebración del
aniversario de la empresa. Al resto del Personal se le entregara solo 20000. En una nueva columna
“Bono” agregaríamos esta fórmula.

La nueva función Si quedaría de esta manera (gráficamente)

V F
D5=”Contratado”

50000 20000

Y se escribiría

=SI (D5=”Contratado”; 50000; 20000)

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EJERCICIO 5

Copie estos datos en una Hoja De Excel y siga las instrucciones:

CONTANDO CON CONDICIONES

Hay ciertas funciones especiales para realizar cálculos que sueles ser muy útiles. Por ejemplo si
quisiéramos saber cuántos empleados han debido trabajar horas extras, podemos usar la función
estadística [Link] que nos devolverá esa cantidad.

Su sintaxis es:

FORMULA = [Link] (RANGO; CRITERIO)

Y lo que hace es evaluar cuantas veces se cumple el CRITERIO dentro del RANGO especificado.

En nuestro ejemplo, nos situaremos en la celda D25 y realizaremos la siguiente formula

=[Link] (D5:D18;”>45”)

Dicha fórmula nos dirá cuántos empleados trabajaron horas extra, el resultado se puede ver en la
siguiente imagen:

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En esta imagen se observa cuántas personas trabajaron más de 45 horas cada semana:

De esta forma, rápidamente sabemos cuántas personas trabajaron más del tiempo legal en cada
semana.

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EJERCICIO 6

También se pueden usar las opciones de cálculos automáticos que vienen incluidos en la Opción
Tabla de la Ficha Insertar. Veamos:

En las Opciones del Estilo de Tabla de la Ficha Diseño que se despliega al insertar una Tabla,
podemos encontrar la opción Fila de Totales que permite obtener cálculo automático de funciones

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básicas de Excel:

Se muestra en la parte inferior de la tabla una Fila de Totales:

En esta fila tenemos acceso a funciones como el Promedio, la Suma, el Máximo etc., que se
obtienen a partir de los datos de la columna respectiva:

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En esta imagen podemos observar la suma de hora por semana y el promedio mensual:

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FILTRAR REGISTROS DE BASES DE DATOS
También podemos querer
saber la información de las
horas trabajadas pero
detalladas por área de
desempeño, de manera de
conocer por ejemplo QUIÉNES
son y CUÁL es la información
de horas trabajadas de los
empleados de Finanzas por
ejemplo. O saber quiénes
trabajan EN Finanzas PERO
QUE ESTAN A
HONORARIOS. Eso es posible
mediante las opciones de
filtrado que trae Excel. Vamos
a conocer en principio quienes
son los que trabajan en el
departamento de Operaciones
y cuantas son las horas
trabajadas por ellos. Observe
la siguiente imagen:

En la siguiente imagen desplegamos la ventana del Filtro correspondiente al Departamento.

Observemos que es posible seleccionar del
listado inferior el o los departamentos que
queremos que se muestren en la planilla.
También es posible aplicar filtros de texto,
buscar un elemento del listado, y ordenar la
base por ese campo ascendente,
descendente o por el color de la celda.

Vamos a Filtrar las personas del

departamento de Operaciones. En la imagen
siguiente sólo se muestran los registros de
ese departamento:

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Si queremos además que se muestren las personas del Departamento de Finanzas, lo

seleccionamos del listado correspondiente al Departamento. En esta imagen vemos las personas
que pertenecen a ambos departamentos con sus datos respectivos:

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Sobre estos filtros podemos aplicar otros filtros, por ejemplo vamos a ver quiénes de ellosestán
contratados. Nos dirigimos al campo o título Tipo de Contrato y seleccionamos “Contratado”.
Podemos ver en esta imagen el resultado de los filtros aplicados:

En la parte inferior de la pantalla (barra de estado) observará la cantidad de registros filtrados. El

Filtro de Excel además dispone de muchas otras opciones, veamos algunas:

Filtros de Texto, Número y Fecha

Existe la posibilidad de filtrar con criterios específicos para datos tipo Texto, como por ejemplo
aquellos datos que comiencen o terminen con una letra, o que contenga una letra o grupo de
letras. Asimismo con los números existe la posibilidad de filtrar aquellos números que sean
mayores que otro o menores que otro o que estén en cierto rango numérico. Lo mismo pasa con
las fechas, podremos elegir fechas como las de hoy, o ayer, o de la semana pasada, etc.

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Filtros Personalizados (Comodines)

Hay ciertas situaciones especiales que sin embargo no se pueden resolver con las opciones típicas
que ofrece el Filtro. Es el caso por ejemplo si quisiéramos filtrar a los empleados cuyo apellido
comience con R. Obviamente la opción “Comienza por” no nos sirve pues filtrará a los empleados
cuyo nombre comience con R, no el apellido. Afortunadamente existe la solución a este tipo de
problemas y se denominan los “comodines”. Estos aparecen sugeridos en la opción de Filtro
Personalizado.

Los comodines son 2:

Asterisco (*): reemplaza una serie de caracteres, pueden ser unos, dos, tres, o más, incluso
puede ser cero caracteres.

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Signo de Interrogación (?): Reemplaza un solo carácter y sólo uno

En nuestro ejemplo, dado que el nombre no nos importa y la persona puede llamarse de cualquier
forma, usamos un * para reemplazarlo. En seguida viene un espacio que separa el nombre del
apellido, que debe explicitarse. Y luego, el apellido comienza con una R y después pueden venir
una serie de caracteres para reemplazar apellidos tales como Ríos, Rivas, Roque, etc. O sea,
usamos la combinación R*. La expresión queda así: * R*. SE usa en el Filtro Personalizado en la
opción “Es igual a”, el resultado se muestra a continuación:

El resultado del filtro podemos verlo aquí, observe que todos los apellidos comienzan con R

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Si quisiéramos filtrar solo los meses Junio y Julio con una sola expresión, podemos usar el otro
comodín, de esta forma: Ju?io, esa expresión filtrará la información de ambos meses.

EJERCICIO 7

ORDENAR BASES DE DATOS

Podemos visualizar la información de
nuestra base de diversas formas
aprovechando las opciones de
ordenamiento de que dispone Excel 2010.
Podemos ver los datos ordenados por
nombre del empleado en forma alfabética o
inversa, usando los iconos AZ y ZA

Asimismo podemos ver la información

ordenada por fecha de ingreso o por mes de
ingreso usando los mismos iconos. O tal vez
ordenando por la cantidad de horas
trabajadas. Sin embargo, hay casos de
ordenamientos en los cuales tales iconos no
nos servirán. Es el caso de ordenamiento de
los meses, y en general de las listas
cronológicas o geográficas, por dar
ejemplos. Esos casos se verán un poco más adelante.

En esta imagen vamos a ordenar la base según el nombre del empleado. Basta con situarse en
una celda cualquiera de la columna y activar el icono de orden ascendente o descendente:

En esta imagen se observa que TODA la base ha quedado ordenada ascendente según el Nombre
del Empleado:

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La tabla ordenada por Tipo de Contrato: (ascendente)

Para casos de Ordenamiento Múltiple, usamos el icono más grande “ordenar”

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Esta ventana nos permite ordenar por varios criterios o niveles. Se pueden agregar hasta 64
niveles con el botón correspondiente:

Ordenaremos por Tipo de Contrato como primer criterio, en seguida por Departamento y luego por
el Total de Horas Mensuales:

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El resultado es que la base ha quedado ordenada por Tipo de Contrato. El segundo criterio,
Departamento se haaplicado sobre los elementos del Tipo de Contrato que se repiten. Es decir,
todos los contratados ahora han quedado ordenados por departamento también. Lo mismo para los
que están a Honorarios. Y dentro de los Departamentos que se repiten, como Desarrollo y
Operaciones se muestran los registros ordenados a su vez por el Total Mes1 en orden
descendente como se pidió:

Finalmente también esposible ordenar por color, también en este icono Ordenar. Para la
demostración usaremos los colores celeste y blanco de la base y pediremos a Excel que ordene
según esos colores. Veamos:

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Elegimos el color celeste y aquí está el resultado:

Si deseamos ordenar por criterios especiales como Orden Geográfico o Cronológico, debemos
usar la opción Personalizada del filtro, como se muestra en esta imagen, previo a haber creado la
lista como se enseñó al principio de este manual.

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EJERCICIO 8

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SUBTOTALES EN BASES DE DATOS
Ahora que sabemos ordenar bases,
estamos en condiciones de realizar
una operación algo más compleja
llamada Subtotales que permite
realizar cálculos rápidos en relación
a una base de datos, saber por
ejemplo el total de horas trabajadas
por cada Departamento o la
cantidad de personas por cada tipo
de contrato, o combinaciones de
ambos. Antes de usar esta opción
es necesario ordenar la base según
el criterio de la pregunta. Veamos el
caso del total de horas trabajadas
y el monto a pagar en horas extra
por cada Departamento. En este
caso, nuestro criterio es
Departamento, por lo que
ordenaremos primero por este
campo. Enseguida vamos a la Ficha
Datos, Grupo Esquema, opción
Subtotal. Se abrirá la siguiente
ventana:

En esta ventana, distinguimos tres

partes principales: 1) Parte superior,
“Para cada cambio en”. En este
sector debe ir siempre el mismo
campo por el cual nosotros
ordenamos, pues realizara el correspondiente total una vez que cambie al siguiente valor del
campo Departamento en este caso.

2) Parte Central: “Usar función”: En este sector, indicaremos

a Excel que función utilizaremos para obtener el Subtotal, es
decir, si acaso queremos sumar las horas trabajadas, o tal
vez promediarlas, o quizás obtener el máximo de horas
trabajadas por departamento. En este caso queremos
sumarlas.

3) Parte Inferior, “Agregar subtotal a”. En este sector

indicaremos que es lo que queremos sumar o promediar, etc.
Podemos aplicar la función a varios campos solo
tiqueándolos, como se muestra en la siguiente imagen.

De esta forma, la ventana que se muestra calcula “Suma de

Horas Trabajadas (TOTAL MES1) y de Total a Pagar por
Horas Extras por cada Departamento”

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Una vez aceptada la ventana, obtendremos el siguiente resultado:

A mano izquierda se generan números de esquema, el número 1 muestra el Total General, el

número 2 muestra los Totales por Departamento (resumen) y el número 3 muestra la base con
todas sus filas. Si hacemos clic en el número 2, se muestra un resumen de la información:

Vamos a seleccionar las celdas con resultados para copiarlas en otra hoja como informe de
resultado. Para eso es necesario activar la opción que se llama “Sólo celdas visibles”, o de lo
contrario al momento de pegar, pegará la base completa, no el resumen. Veamos:

Seleccionamos primero las columnas con los datos que nos interesan, usando la tecla CTRL:

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Vamos a activar la opción “celdas visibles” mediante menú. Ficha Inicio, Grupo Modificar, Icono
Buscar y Seleccionar, opción Ir a Especial

En la ventana emergente, hacemos clic en “sólo celdas visibles”

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Ahora procedemos a copiar con botón derecho o CTRL C, sobre la selección

Aparecerán las líneas segmentadas indicando qué es lo que se copiará

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Y lo pegamos en una hoja nueva:

Perfecto, con estos datos trabajaremos para desarrollar el siguiente capítulo.

Es importante destacar que también es posible desarrollar Subtotales Múltiples, para saber por
ejemplo la Cantidad de Personas y el Promedio de Horas trabajadas por Departamento, o

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máscomplejos aun como la Suma de Horas trabajadas y el Promedio de Montos a Pagar por
Departamento y Tipo de contrato, etc.

EJERCICIO 9

GRAFICANDO LA INFORMACIÓN
La información que disponemos en nuestra base puede ser llevada a un gráfico para observar
mejor tendencias, proporciones, o para su análisis general. En este apartado veremos algunas
opciones que dispone Excel para graficar datos. Para eso, usaremos los resultados que acabamos
de obtener en el ítem subtotales:

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Iniciaremos el gráfico
cambiándonos a la
Ficha Insertar. Nos
situamos en solo una
celda de la base cuyos
datos queremos graficar,
y haremos clic en el
icono de grafico de
columnas que aparece
en esta ficha.

Acá vemos nuestra base graficada.

Es posible cambiar el tipo de gráfico a voluntad solo haciendo clic en el tipo de gráfico que
deseemos en la ficha Diseño, Opción “Cambiar Tipo de Gráfico”. Veamos cómo se vería la
información en un gráfico de líneas:

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Este es el resultado:

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SI quisiéramos mostrar los resultados en un gráfico circular para visualizar proporciones o
porcentajes, este sería el resultado:

Excel ha graficado la información. Observe que sólo se ven las columnas anaranjadas en el gráfico
de columnas, sin embargo en la leyenda que aparece abajo, se indica que con color azul aparece
el total de horas trabajadas (Total Mes1). Como los montos de estas horas son considerablemente
más bajos numéricamente que los montos a pagar, no se alcanza a divisar la información de las
horas. Modificaremos nuestro gráfico para que sólo aparezca la información de las horas
trabajadas versus el Departamento, y eliminaremos también la fila de Totales que desvirtúa un
poco el gráfico por ser muy grande.

Opción “seleccionar datos” de la Ficha Diseño:

Se abre esta ventana:

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Re seleccionamos los datos, mostrando sólo las horas trabajadas por departamento:

En los Estilos de Diseño, obtenemos un gráfico con porcentajes muy rápidamente, observe el resto
de las opciones de ese grupo.

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Al lado se encuentra una paleta de colores para cambiar rápidamente la combinación de colores a
nuestra elección.

Este es el resultado con los nuevos colores:

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Siempre en la Ficha Diseño que aparece contextualmente al momento de realizar un gráfico (junto
con la de Formato y Presentación), podemos ver que existen Diseños Rápidos que nos permiten
por ejemplo, observar los datos de la categoría (el Departamento en este caso)

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En la Ficha Presentación, está la opción Etiquetas de datos que nos permite mostrar las etiquetsas
que nosotros deseemos y en la ubicación que queramos, por ejemplopodemoshacer que
losporcentajes de la categoría que acabamos de incluir aparezca en el extremo externo del círculo:

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Al final del menú emergente aparece la Opcion “Mas opciones de etiquetas de datos..”

Que permite ver la ventana que se muestra a continuación, donde podemos indicarle a Excel si
queremos en el grafico el Nombre de la Serie (Titulo de la columna de datos, en este caso
“Departamento”), el Nombre de la categoría, en este caso, cada uno de los departamentos (RRHH,
Operaciones, Desarrollo, etc), Valor, en este caso el total de horas trabajadas, Porcentaje (que
muestra los totales trabajados pero en forma porcentual), y Mostrar Líneas Guía (que permite que
una línea una la etiqueta con el sector del grafico si la alejamos lo suficiente).

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En la opción Separador podemos ver toda la información que hemos solicitado en los tikets, pero
separada de la forma que queramos

La leyenda es el sector del grafico donde aparece cada categoría (RRHH, Operaciones, Desarrollo,
etc.) con su correspondiente color en el grafico…se puede reubicar: En la imagen siguiente, la
leyenda se encuentra en la parte superior.

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Y en esta imagen, a la derecha:

Es posible cambiar también la ubicación del título del grafico:

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Acá se muestra “Encima del Grafico”:

Mediante la Opcion Giro 3D podemos girar un grafico que esté en 3D en 2 diferentes direcciones
mas la perspectiva:

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Haremos cambios en la dirección X e Y, y también en la perspectiva, observe como ha quedado:

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Veamos algunas opciones que aparecen en la Ficha Contextual “Formato”

Las opciones que se desplegarán en esta ficha afectarán la parte del grafico que esté
seleccionada. A mano izquierda se observa que dice “Área del Gráfico”, que es el área externa al
círculo. También está el Área de Trazado que es el sector donde se encuentra el círculo. También
están las Series, que son las columnas de Datos que seleccionamos de la Base, La serie Total
Mes 1 y la Serie Departamento, los cambios que se hagan en estas series afectarán en este caso a
cada uno de los sectores del gráfico circular. Están también los Ejes, para aplicar formatos de
escala por ejemplo. En la paleta de colores que se muestra elegiremos un color para el área
externa o Área del Gráfico que es el área que está seleccionada.

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Sólo ha cambiado la coloración del Area del grafico:

Cambiaremos el título al gráfico simplemente haciendo clic en el área del mismo:

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Siempre en la ficha formato, podemos usar las opciones que vienen en el grupo Estilos de Forma,
para personalizar aúnmás nuestro gráfico. Recordemos que los cambios se realizaran en el área
que esté seleccionada. Cambiaremos el grosor del contorno y el color del borde externo del área
del gráfico:

Veamos el resultado:

Huérfanos 863 – Piso 2, Santiago.

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Justo debajo de las opciones de Contorno, encontramos opciones de Biselado, Reflexión

(Iluminado) y sombreado. Veamos el Iluminado, le da un aspecto de difuminación al borde, entre
las varias opciones que se muestran: (observe que ahora el área seleccionada corresponde a la
Serie Total Mes, o sea, los sectores del gráfico)

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Y cambiaremos al Área del Gráfico para cambiar el color de fondo, con la Opción relleno de forma

Finalmente cambiaremos de ubicación nuestro gráfico para que quede en una hoja nueva, Ficha
Diseño, “mover Gráfico”

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Nuestro gráfico en una nueva hoja:

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Agrandaremos la fuente de las etiquetas pues apenas se alcanzan a ver. Para eso, botón derecho
sobre cualquier etiqueta y opción Fuente:

Cambiamos a tamaño 20 de Fuente:

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Se ve mejor:

Una vez hecho el cambio supongamos que debemos realizar continuamente gráficos con estos
estilos de formato y diseño. Excel 2010 permite que un gráfico pueda guardarse como plantilla o
modelo para futura informaciónagraficar, conservando dichos estilos y diseños en el nuevo gráfico.
Esto se llama “Guardar como plantilla” y está en la Ficha Diseño:

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La guardamos en la carpeta predeterminada, para acceder más fácilmente a la plantilla

cuandoqueramosutilizarla:

Apliquemos nuestra plantilla con los datos ahora de los Montos a Pagar versus el Departamento.
Para realizar el gráfico usaremos una técnica diferente: Seleccionaremos el rango (discontinuo, con
la tecla CTRL presionada), y usaremos un atajo de teclado para graficar, la tecla F11:

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Vamos a Cambiar el tipo de Gráfico. Ahí encontraremos la Opción Plantillas. Y en esta carpeta
encontraremos nuestro modelo:

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Aceptamos y los nuevos datos aparecen con el diseño y estilo que hemos guardado:

Por último, realizaremos un gráfico doble mostrando toda la información, tanto las horas trabajadas
como los montos a pagar por departamento:

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Seleccionamos los datos, y apretamos F11:

La segunda serie, de las horas trabajadas (en azul) apenas se ve porque numéricamente son
montos muy bajos comparados con los totales a Pagar (en rojo). Seleccionaremos esta serie azul:

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Ahora aplicamos Formato a la Selección:

Y pediremos que esta segunda serie se muestre en un eje secundario, para poder ver bien amba
información:

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Ahora se ven ambas series, la azul y la roja, pero están superpuestas. Cambiaremos la serie azul
(Total Mes) a grafico de líneas, manteniendo en columnas la otra serie (A pagar)

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Hacemos cambio de diseños y formatos. Observe que ahora hay un eje para cada serie de datos
graficada, lo cual presenta la información de forma muy atractiva.

Este es nuestro resultado final, se puede ver la relación entre las horas trabajadas y los montos de
horas extra a pagar, por cada Departamento. De todos los departamentos el que más paga por
horas extras y el que más horas trabaja es el Departamento deProducción. Esta información
permite tomar decisiones relevantes en la empresa.

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EJERCICIO 10

IMPRESIÓN DE PLANILLAS
En este capítulo final aprenderemos las nociones básicas necesarias para imprimir correctamente
los datos de una hoja de cálculo. Siguiendo con nuestro ejemplo de las Horas Extra de la Empresa,
veremos cómo configurar las paginas previo a la impresión y como obtener la impresión final.
Supongamos que queremos imprimir los siguientes datos:

Antes de hacer cualquier otra cosa, debemos indicarle a Excel cuál es el área de la planilla que
queremos imprimir, de lo contrario imprimirá TODO lo que hay en ella. En este caso queremos
imprimir la base de datos y el gráfico. Veamos cómo realizar esta selección:

Primero seleccionamos con el puntero de selección toda el área, teniendo cuidado de incluir la
zona del gráfico.

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En seguida nos dirigimos a la Ficha DISEÑO DE PAGINA, y seleccionamos del grupo

Configuración el Botón “Área de Impresión”, y la opción “Establecer Área de Impresión”

Observe cómo ha quedado destacada el área a imprimir. Aparece un borde segmentado sobre el
área:

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Veamos la Vista Previa, en la Ficha Archivo, Imprimir

La segunda página

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Y la tercera:

Existe la opción de Cambiar la Orientación de la Página, para visualizar mejor datos con varias
columnas de ancho:

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Esa opción también existe en la Ficha Diseño de Página, elegimos Orientación Horizontal

Ha quedado mucho mejor, sin embargo los datos siguen cortados y el gráfico también

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En esta misma Ficha existe la posibilidad de indicar a Excel cuántas páginas queremos que la
impresión cubra de Ancho y Alto. Veamos en 2 páginas de Alto:

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Y en 2 páginas de ancho

Ahora se visualiza toda la información de la base del Mes 1, sin embargo el gráfico sigue cortado:

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Excel dispone de Vistas en la parte inferior derecha. La Vista Previa de Salto de Página nos
permite modificar a mano los saltos de página o divisiones de la información en las distintas hojas
que se van a imprimir:

Esta es la vista mencionada, las líneas azules segmentadas se pueden reubicar fácilmente con
solo usar el mouse

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Los cambios realizados en los saltos de página se observan mejor cambiando el zoom a 40%

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Ya estamos conforme con esta disposición de los datos a imprimir

La vista preliminar nos confirma la mejoría en la visualización

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El gráfico dispone de una hoja para mostrarse en su totalidad

Los datos del segundo mes se muestran cortados, no se logra ver a quiénes corresponden las
cifras

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Es posible arreglar este problema, pidiéndole a Excel que imprima las primeras columnas de la
base en todas las hojas. Esto es posible también para bases verticales extensas en los que
queremos ver los títulos de la primera hoja en todas las restantes. La Opción se llama Imprimir
Títulos

Es necesario indicar cuáles son las columnas que se repetirán en las restantes hojas

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Ahora se ven bien los datos del Mes 2, con los nombres y los departamentos

Para una correcta impresión, es bueno usar las opciones de márgenes que nos permiten configurar
una presentación atractiva. Queremos que los datos queden centrados tanto vertical como
horizontalmente. Esto se muestra en la opción márgenes personalizados:

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Tiqueamos las casillas correspondientes:

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El resultado de la impresión queda a la vista:

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Una Opción alternativa es la que nos ofrece Excel con la impresión de la cuadricula y los
encabezados. Esta acción permitirá ver las divisiones de la cuadricula de Excel en la impresión y
ver los títulos de columnas (letras) y filas (números) en la hoja a imprimir:

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Observemos que las líneas de división le dan mejor aspecto y permiten ver mejor los datos. Sin
embargo, los encabezados, que son las letras de las columnas y los números de las filas muchas
veces están de más:

Los encabezados de página no se personalizan en esa opción sino en “Configuración de Página”,

ventana a la que se accede desde el icono pequeño con la flecha en el extremo inferior derecho:

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Esta ventana permite Personalizar tanto el encabezado como el pie de página

Vamos A personalizar el encabezado. Existen 3 sectores a personalizar con la información que

necesitemos. La información que está disponible es:

Fecha de la impresiónImprime la fecha actual del sistema en el documento.

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Hora de la impresiónImprime la hora actual del sistema en el documento

Nombre del Archivo

Nombre de la Hoja del Archivo

Dirección de la Ruta donde está guardado el archivo Partiendo de su ubicación en el disco C

Numero de Hojas del documento a imprimir

Numero de Hoja Actual

Imagen o Logo

En el sector izquierdo escribiremos el nombre de la empresa

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El botón con la A permite dar formatos de fuente a la selección:

Al centro colocaremos el nombre del Informe:

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A mano derecha usaremos una imagen como logo

El botón de Formato de Imagen permite establecer el tamaño para la imagen

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En el pie de página pondremos la fecha y hora, el número de página y su relación con el total de
páginas y el nombre del archivo, respectivamente, en cada sector

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Veamos la Vista Previa

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Estamos listos para imprimir, las opciones se encuentran a mano izquierda, como la cantidad de
copias, la intercalación, la impresora activa y el botón de imprimir

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El resultado final será parecido a este. Recordemos que todos los productos Microsoft manejan
tecnología WYSIWYG, del inglés “Whatyouseeiswhatyouget”, o sea, “Como se ve es como se
obtiene”.

Hemos terminado de trabajar los datos de la Base, hemos obtenido cifras correspondientes al
análisis numérico de los datos usando varias funciones y herramientas de las que dispone Excel a
nivel Básico, hemos graficado la información relevante y la hemos impreso. Con todos estos
antecedentes las personas respectivas estarán en posición de tomar las mejores decisiones en
relación al trabajo que los empleados de su empresa realizan semanalmente. Felicitaciones!

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SOLUCIÓN A LOS EJERCICIOS

EJERCICIO 1

EJERCICIO 2

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EJERCICIO 3

EJERCICIO 4

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EJERCICIO 5

EJERCICIO 6

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EJERCICIO 7

EJERCICIO 8

Huérfanos 863 – Piso 2, Santiago.

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EJERCICIO 9

EJERCICIO 10

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ANEXOS

Mensajes de error frecuentes

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o
una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como pu

ede
ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando MSExcel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan.

#¡VALOR! cuando involucra dentro de la fórmula o función una celda que contiene texto.

Teclas para introducir datos en una hoja de cálculo

Presione Para
ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección
ALT+ENTRAR Comenzar una nueva línea en la misma celda
CTRL+ENTRAR Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actual (estando en edició
n de
datos)
MAYÚS+ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia arriba en la selección
TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la selección

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Teclas para trabajar en las celdas o la barra de fórmulas

Presione Para
RETROCESO Modificar la celda activa y, a continuación, borrarla, o eliminar el carácter anterior en la
celda
activa al modificar el contenido de las celdas
ENTRAR Completar una entrada de celda
ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas
F2 Modificar la celda activa y colocar el punto de inserción al final de la línea

Teclas para modificar datos

Presione Para
F2 Modifique la celda activa y coloque el punto de inserción al final de la línea
ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas
RETROCESO Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el carácter precedente en la
celda
activa mientras se modifica el contenido de la misma
F3 Pegar un nombre definido en una fórmula (estando en modo edición)
ENTRAR Completar una entrada de celda

Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección

Presione Para
CTRL+C Copiar la selección
CTRL+X Cortar la selección
CTRL+V Pegar la selección
SUPR Borrar el contenido de la selección

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Teclas para moverse en la Planilla dentro de una selección

Presione Para
ENTRAR Moverse de arriba a abajo dentro de la selección (abajo), o bien moverse en la
direcciónque se haya seleccionado en la Ficha Archivo, Opciones de Excel
MAYÚS+ENTRAR Moverse de abajo a arriba dentro de la selección (arriba), o bien moverse en ladi
recciónopuesta a la que se haya seleccionado en la ficha Archivo, Opciones de
Excel
TAB Ir de izquierda a derecha dentro de la selección o desplazarse una celda hacia aba
jo sisólo se ha seleccionado una columna
MAYÚS+TAB Ir de derecha a izquierda dentro de la selección o desplazarse una celda hacia arri
ba sisólo se ha seleccionado una columna

Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas

Presione Para
CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la región
es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)
MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección una fila o columna
MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la fila
CTRL+MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculo
CTRL+MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos
(esquina inferior derecha)
CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columna
MAYÚS+BARRA Seleccionar toda la fila
ESPACIADORA
CTRL+MAYÚS+BARRA Seleccionar toda la hoja de cálculo
ESPACIADORA

Teclas para ampliar la selección con el modo Fin activado

Presione Para
FIN Activar o desactivar el modo Fin

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Atajos de Teclado Especiales

BUSCA UNA
ABRE UN ARCHIVO
PALABRA O TEXTO EN EL AREA
GUARDADO EN EL PC
SELECCIONADA

COPIAR SELECCIONAR
TODO

GUARDAR IR A ESPECIAL

PONER CURSIVA REEMPLAZAR UN

AL TEXTO SELECCIONADO TEXTO POR OTRO

PONER IMPRIMIR
NEGRITA

GUARDAR Y
CERRAR

SUBRAYAR ABRIR UN
ARCHIVO NUEVO

PEGAR CORTAR

REHACER DESHACER

OCULTAR UNA AGREGAR

COLUMNA COLUMNA O FILA

ELIMINAR SELECCIONAR
COLUMNA O FILA UNA BASE

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SELECCIONAR UNA FILA DE UNA BASE

SELECCIONAR UNA COLUMNA DE UNA

BASE

SELECCIONAR TODA LA BASE (SITUADO

EN LA ESQUINA SUPERIOR IZQUIERDA)

F1: AYUDA DE EXCEL

F2: MODO EDICION DE UNA CELDA (EQUIVALENTE AL DOBLE CLIC EN UNA CELDA)

F3: PEGAR UN NOMBRE EN UNA FÓRMULA

F4: REFERENCIA ABOLUTA, MIXTA O RELATIVA

$C$5= REFERENCIA ABSOLUTA

$C5 = REFERENCIA MIXTA, COLUMNA FIJA, FILA LIBRE

C$5 = REFERENCIA MIXTA, COLUMNA LIBRE, FILA FIJA

C5 = REFERENCIA RELATIVA

F5: IR A

F6: ACTIVAR LOS COMANDOS CON TECLAS

F7: CORRECTOR ORTOGRAFICO Y GRAMATICAL

F8: SELECCIÓN FIJA

F9: ACTUALIZAR

F10: ACTIVAR LOS COMANDOS CON TECLAS

F11: GRAFICAR LO SELECCIONADO

F12: GUARDAR COMO

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