INTRODUCCIÓN A LA INFORMÁTICA EN LA

ADMINISTRACIÓN
Resumen educativo para estudiantes de nivel medio superior

1. ¿Qué es la informática?
La informática es el área que estudia el tratamiento automático de la información mediante computadoras,
programas y sistemas digitales. Combina conocimientos de hardware, software, datos, redes y procedimientos
para capturar, procesar, almacenar y comunicar información.

En el ámbito administrativo, la informática se convierte en una herramienta de trabajo. Permite organizar

documentos, controlar información, elaborar reportes, registrar operaciones, comunicarse con clientes y
compañeros, administrar archivos y apoyar la toma de decisiones.

2. ¿Qué entendemos por administración?

La administración comprende actividades como planear, organizar, dirigir y controlar recursos para alcanzar
objetivos. En una empresa o institución se administran recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos y
de información.

La información es especialmente importante porque permite conocer qué está ocurriendo en una organización y
tomar decisiones con mayor fundamento. La informática proporciona herramientas para manejar esa información
de manera más rápida y ordenada.

3. Relación entre informática y administración

La relación puede entenderse de forma sencilla: la administración necesita información para funcionar y la
informática proporciona herramientas para obtener, procesar, organizar, proteger y comunicar esa
información.

Actividad administrativa Apoyo de la informática

Control de inventarios Hojas de cálculo y sistemas de inventario.

Elaboración de documentos Procesadores de texto y plantillas.

Comunicación Correo electrónico, mensajería y videoconferencias.

Análisis de información Hojas de cálculo, bases de datos y reportes.

Gestión de archivos Carpetas, almacenamiento local y nube.

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 2. LA COMPUTADORA COMO HERRAMIENTA
ADMINISTRATIVA
Una computadora es un dispositivo electrónico capaz de recibir datos, procesarlos siguiendo instrucciones,
almacenar información y producir resultados. En una oficina puede utilizarse como una herramienta central para
numerosas actividades administrativas.

Hardware y software
El hardware comprende los componentes físicos: monitor, teclado, mouse, procesador, memoria RAM,
almacenamiento, impresora y otros periféricos. El software está formado por los programas y sistemas que
indican al equipo qué tareas realizar.

En administración, ambos elementos trabajan juntos. Por ejemplo, una computadora puede utilizar un teclado
para capturar datos, memoria RAM para trabajar temporalmente con ellos, un disco SSD para almacenarlos y un
programa como una hoja de cálculo para analizarlos.

Componentes útiles en una oficina

• Procesador: ejecuta instrucciones y realiza operaciones.

• Memoria RAM: mantiene temporalmente los datos y programas que se están utilizando.

• Almacenamiento SSD o HDD: conserva archivos y programas.

• Monitor: permite visualizar información y resultados.

• Teclado y mouse: facilitan la captura y manipulación de información.

• Impresora: permite obtener documentos en formato físico.

• Dispositivos de respaldo: permiten conservar copias de información importante.

Software utilizado en administración

Tipo Ejemplos de uso

Sistema operativo Gestionar archivos, dispositivos y programas.

Procesador de textos Oficios, cartas, informes, memorandos y documentos.

Hoja de cálculo Presupuestos, nóminas, inventarios, promedios y reportes.

Presentaciones Exposiciones, capacitación y reuniones.

Correo y colaboración Comunicación y trabajo compartido.

Bases de datos Registrar, consultar y organizar grandes cantidades de información.

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 3. HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS PARA LA
ADMINISTRACIÓN
Las herramientas informáticas permiten automatizar o facilitar tareas que antes requerían mucho tiempo. Su
elección depende del tipo de actividad, tamaño de la organización, cantidad de información y necesidades de los
usuarios.

Procesadores de texto
Se utilizan para crear y editar documentos. En una oficina pueden emplearse para elaborar oficios, contratos,
informes, solicitudes, cartas, circulares, minutas y formatos.

Hojas de cálculo
Permiten organizar información en filas y columnas y realizar operaciones mediante fórmulas y funciones. Son
especialmente útiles para presupuestos, inventarios, registros de ventas, control de gastos, calificaciones y
análisis de datos.

Funciones administrativas frecuentes en una hoja de cálculo

• SUMA: totalizar cantidades.

• PROMEDIO: obtener un valor medio.

• MAX y MIN: identificar valores máximos y mínimos.

• SI: establecer resultados según una condición.

• Filtros y ordenamiento: localizar y organizar información.

• Gráficas: representar datos para facilitar su interpretación.

Bases de datos
Una base de datos permite almacenar información estructurada para consultarla, modificarla y generar reportes.
Por ejemplo, una empresa puede registrar clientes, productos, proveedores, empleados y operaciones.

Software de presentación
Las presentaciones digitales ayudan a comunicar resultados, proyectos, indicadores y propuestas mediante texto,
imágenes, tablas y gráficos.

Aplicaciones de comunicación y colaboración

El correo electrónico, las plataformas de videoconferencia y los espacios de trabajo colaborativo permiten enviar
información, coordinar actividades y mantener comunicación entre áreas.

Importante: una herramienta informática no sustituye el criterio administrativo. Su valor depende de que la información sea correcta,
esté bien organizada y se utilice para un propósito definido.

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 4. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y ARCHIVOS
Una de las tareas fundamentales en administración es organizar la información para que pueda encontrarse,
utilizarse, actualizarse y conservarse correctamente. La informática facilita este proceso mediante sistemas de
archivos, carpetas, bases de datos y almacenamiento en la nube.

Archivos y carpetas
Los archivos contienen información digital, mientras que las carpetas permiten agruparlos y clasificarlos. Una
estructura lógica de carpetas facilita localizar documentos y evita duplicaciones innecesarias.

Ejemplo de organización
Carpeta principal Subcarpetas posibles

Administración Oficios / Informes / Formatos

Finanzas Presupuestos / Gastos / Reportes

Personal Expedientes / Horarios / Comunicados

Inventario Productos / Entradas / Salidas

Clientes Registros / Cotizaciones / Seguimiento

Almacenamiento local y en la nube

El almacenamiento local conserva los archivos en el propio equipo o en dispositivos conectados. El
almacenamiento en la nube permite guardar y acceder a información mediante servicios en Internet. Ambas
alternativas pueden utilizarse de acuerdo con las necesidades de la organización.

Copias de seguridad
Un respaldo o copia de seguridad es una copia de información que permite recuperarla después de una pérdida,
daño, error o incidente. Para información administrativa importante, las copias deben planificarse y verificarse
periódicamente.

Buenas prácticas para organizar archivos

• Usar nombres de archivo claros y consistentes.

• Crear carpetas por áreas, proyectos, años o tipos de documento.

• Evitar guardar todos los archivos en el escritorio.

• Eliminar duplicados innecesarios.

• Realizar respaldos de información importante.

• Controlar quién puede modificar o consultar documentos sensibles.

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 5. COMUNICACIÓN DIGITAL EN EL ÁMBITO ADMINISTRATIVO
La informática transformó la comunicación en las organizaciones. Actualmente, gran parte de los avisos,
solicitudes, documentos y coordinaciones se realizan mediante medios digitales.

Correo electrónico
Es una herramienta fundamental para la comunicación formal. Permite enviar mensajes, documentos adjuntos y
evidencias de comunicación. En el ámbito laboral es importante utilizar asuntos claros, lenguaje profesional y
archivos correctamente identificados.

Mensajería instantánea
Permite intercambiar mensajes rápidamente y coordinar actividades. En contextos laborales debe utilizarse con
criterios de privacidad, respeto y organización, evitando enviar información confidencial sin protección.

Videoconferencias y plataformas colaborativas

Facilitan reuniones a distancia, clases, capacitaciones y proyectos colaborativos. Permiten compartir pantalla,
documentos y mensajes, además de coordinar equipos ubicados en diferentes lugares.

Netiqueta o etiqueta digital

• Escribir mensajes claros, breves y respetuosos.

• Evitar enviar mensajes fuera del horario establecido cuando no sea necesario.

• Revisar destinatarios y archivos adjuntos antes de enviar.

• No compartir contraseñas ni información confidencial.

• Utilizar asuntos descriptivos en los correos.

• Cuidar la ortografía y el tono profesional.

• Verificar la información antes de reenviarla.

Digitalización de procesos administrativos

Digitalizar significa transformar procedimientos que tradicionalmente se realizaban en papel o de forma manual
para apoyarlos mediante herramientas digitales. Esto puede reducir tiempos, facilitar búsquedas y mejorar el
seguimiento de las actividades, siempre que el proceso esté correctamente diseñado.

Ejemplos de procesos digitalizados

• Registro electrónico de clientes.

• Control digital de inventarios.

• Generación de reportes mediante hojas de cálculo.

• Gestión electrónica de documentos.

• Calendarios y agendas compartidas.

• Formularios digitales para recopilar información.

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 6. SEGURIDAD, ÉTICA Y COMPETENCIAS DIGITALES
El uso de informática en administración implica responsabilidad. Los documentos y datos de una organización
pueden contener información personal, financiera, comercial o estratégica, por lo que deben protegerse.

Seguridad informática básica

• Contraseñas seguras: utilizar claves largas, únicas y difíciles de adivinar.

• Autenticación multifactor: incorporar un segundo método de verificación cuando esté disponible.

• Actualizaciones: mantener sistemas y aplicaciones actualizados.

• Antimalware y firewall: utilizar mecanismos de protección adecuados.

• Respaldos: conservar copias de información importante.

• Phishing: desconfiar de mensajes que soliciten contraseñas, pagos o datos sensibles de forma inesperada.

• Privacidad: compartir información únicamente con personas autorizadas.

Ética en el uso de la información

El trabajador administrativo debe utilizar los recursos informáticos de manera responsable. Copiar información sin
autorización, divulgar datos confidenciales, utilizar cuentas ajenas o manipular registros son prácticas que pueden
generar problemas legales, laborales y de seguridad.

Competencias digitales básicas para un auxiliar o administrativo

Competencia Aplicación

Manejo de computadora Usar correctamente hardware y sistema operativo.

Documentos Crear, editar, guardar e imprimir información.

Hojas de cálculo Capturar, calcular, ordenar y representar datos.

Comunicación digital Enviar mensajes y documentos con profesionalismo.

Gestión de archivos Clasificar, respaldar y localizar información.

Seguridad Proteger cuentas, dispositivos y documentos.

Colaboración Trabajar con otras personas mediante herramientas digitales.

Conclusión
La informática es una herramienta indispensable para la administración moderna. Su importancia no se limita al
uso de una computadora: comprende la capacidad de gestionar información, utilizar aplicaciones, comunicarse
digitalmente, analizar datos, proteger documentos y colaborar de manera eficiente. Desarrollar estas
competencias permite realizar tareas administrativas con mayor organización, rapidez y precisión.

Actividad sugerida para estudiantes: elabora una lista de cinco actividades administrativas que se realizan en una empresa y señala
qué herramienta informática utilizarías para facilitar cada una. Después, explica qué beneficio obtendrías en cada caso.

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