Formulas
Las fórmulas son centrales en el trabajo con Excel. En este apartado aprenderemos los
procedimientos básicos para ingresarlas en nuestras planillas
Las fórmulas y funciones son ayudan a resolver problemas tanto sencillos como
complejos. Con ellas podremos realizar distintas operaciones: matemáticas, lógicas y
financieras, entre otras. Las fórmulas son operaciones matemáticas o llamadas a funciones,
en las que se analizan variables y se obtienes un resultado
REFERENCIAS
Las referencias son de gran utilidad en el momento de manipular y relacionar
celdas entre si.
Es importante conocer como referenciar los datos dentro de una planilla de cálculo, esto es
relevante a la hora de trabajar con Formulas y Funciones
¿Qué es una referencia?
Una celda puede contener diversos tipos de información, como texto, números, fechas,
hora, pero también puede incluir formulas y funciones. Los datos contenidos en una
celda se ingresan de forma manual o se generan como resultado de una formula
o función. Si este ultimo es el caso, los datos harán referencia al contenido de otra celda
y serán dependientes. De esta forma, llegamos a dos conceptos importantes una celda de
origen y una celda dependiente. Si cambiamos el contenido que se encuentra en la celda
de origen, las celdas que dependen de ella serán actualizadas en forma automática.
Crear Referencias
Si deseamos crear una referencia, nos ubicamos en la celda dependiente y escribimos el
signo (=) o el signo (+), luego el nombre de la celda de origen, también podemos pulsar
sobre la celda de origen o utilizar las teclas.
Existen tres formas de hacerlo
• Manual: Ingresamos el signo igual (=) o el signo mas (+), escribimos el nombre del la
celda de origen y pulsamos Enter
• Con el Mouse: Ingresamos el signo igual (=) o el signo mas (+), con el mouse
seleccinamos la celda de origen y luego pulsamos Enter
• Con teclas: Ingresamos los signos igual (=) o mas (+) con las teclas de dirección, nos
ubicamos sobre la celda de origen y presionamos Enter.
Referencias relativas
Una referencia relativa varia al cambiar la posición de la celda dependiente. Esto
sucede porque la ubicación de la celda de origen es relativa a la celda de destino; de esta
forma, cuando cambia una, cambia la otra. Por ejemplo, si copiamos y pegamos una
formula a otra celda, cambiara la celda de origen a la que se hace referencia.
Referencias absolutas
Las referencias absolutas siempre se relacionan con una celda de origen
determinada. Se utilizan cuando queremos pegar una formula a otra celda y mantener la
referencia a la celda de origen. Para lograrlo, debemos fijar la referencia anteponiendo
el signo pesos ($) a la letra de la columna y al numero de la fila:=$A$2 o +$B$8
En el momento de trabajar con referencias absolutas, hay dos opciones, una manual y una
desde el teclado
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• Manual: hacemos doble clic sobre la celda que contiene la formula y, desde el teclado,
tipeamos el signo $ antes de la letra y del numero de referencia. También podemos
ubicarnos sobre la celda que contiene la fórmula y agregar el signo $ desde la barra de
formulas, en ambos casos, luego pulsamos Enter
• Tecla F4: hacemos doble clic sobre la celda que contiene la formula o hacemos un clic
en la barra de fórmulas, luego de colocarnos en la celda, pulsamos F4 en el teclado y Enter
Creación de una formula
Excel nos permite crear formulas sencillas mediante las cuales podremos agregar, restar,
multiplicar o dividir los valores que se encuentran en una hoja de cálculo, también es
posible crear formulas complejas
Valores y operadores
Dijimos que para crear una formula debemos comenzar con el signo igual (=), y luego
podemos integrar las constantes numéricas y los operadores de calculo como mas (+),
menos (-), asterisco (*) o barra diagonal (/). Todo eso puede ser acompañado con el
uso de las funciones necesarias para obtener resultados específicos
Si escribimos la formula =7+4*5, Excel primero multiplicara los dos últimos números y,
posteriormente, sumara el primer numero al resultado inicial, ya que sigue el orden
estándar de las operaciones matemáticas, en las que la multiplicación se realiza primero
que la suma. Esto se conoce como procedencia de operadores.
Consejos importantes
Para crear una formula en Excel, siempre debemos tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
• Primero activamos la celda en la que deseamos crear la formula y comenzamos
escribiendo el signo =
• Luego del signo = introducimos las funciones, las constantes y los operadores que
deseemos utilizar en nuestro calculo.
• Podemos introducir en una formula las constantes y operadores que necesitemos,
aunque siempre será mejor usar formulas reducidas y manejables, pues es mas fácil
detectar los posibles errores.
• En lugar de escribir constantes numéricas, es posible seleccionar las celdas que
contienen los valores necesarios, separándolas con los operadores matemáticas
adecuados
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OPERADORES Y PRECEDENCIA
Los operadores son básicos para crear formulas y efectuar cálculos en Excel. Un Operador
no es mas que un símbolo que se encarga de representar una determinada operación. Es
posible clasificar las formulas en Excel dentro de cuatro grandes grupos: Aritmeticas, de
comparación, de texto y de referencia
Cada grupo de formulas posee un conjunto propio de operadores, los que le permiten
realizar los cálculos y operaciones especificas.
Operadores aritméticos
Las formulas aritméticas son las mas comunes, se encargan de combinar números,
referencias de celdas, funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos
matemáticos (ver tabla 1)
Operadores de comparación
Los operadores de comparación son adecuados para comparar dos o mas números o
también cadenas de texto.
Cuando se encuentra un resultado positivo obtendremos el valor lógico VERDADERO, si el
resultado es negativo, obtendremos el valor FALSO (ver tabla 2)
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Operadores de concatenación
Mediante las fórmulas de Excel podemos manipular texto y también hacer uso de los
operadores de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto. (ver tabla 3)
Operadores de referencia
Los operadores de referencia son adecuados para combinar dos o más referencias de celda
para permitirnos crear una sola referencia (ver tabla 4)
PRECEDENCIAS DE OPERADORES
Cuando creamos fórmulas para realizar cálculos en Excel, podemos utilizar más de un
operador, para llegar a los resultados adecuados, debemos tener en cuenta que existe un
orden preestablecido en que estas operaciones serán calculadas por Excel. A esto se los
conoce como orden de precedencia, pues determina la forma en que este programa
efectúa los cálculos. En Excel, las fórmulas serán calculadas de izquierda a derecha, se
comenzaran a leer después del signo (=), y se calcularan los valores de acuerdo a la
precedencia de los operadores. El orden en que serán calculadas es el siguiente:
• Porcentaje (%)
• Exponenciación (^)
• Multiplicación (*) y división (/)
• Suma (+) y resta (-)
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Ejemplo de precedencia
Para entender de mejor forma el concepto de precedencia, consideramos un ejemplo.
Veamos la siguiente formula
=6+4*5-9/3
Siguiendo el orden de operaciones que ya entregamos, primero se calcula el porcentaje y
la exponenciación, como nuestra formula no precisa esos cálculos, seguimos con la
multiplicación y división, por lo que se obtendrá el siguiente resultado:
=6+20-3
El numero 20 es el resultado de multiplicar 4*5, y el numero 3 es el resultado de la división
9/3. para continuar se realizara la suma y la resta que darán como resultado 23, que es
precisamente el resultado que nos entregara Excel
Uso de paréntesis
Aunque Excel respeta el orden predeterminado para los operadores, es posible cambiarlo
mediante el uso de paréntesis, ya que ellos tendrán la preferencia sobre los operadores.
Para ejemplificarlo, podemos considerar la siguiente formula:
=(6+4)*5-9/3
Como vemos , se trata de una formula similar a la que utilizamos en el ejemplo anterior;
en realidad posee las mismas constantes numéricas e iguales operadores, pero difiere en
que hemos agregado un paréntesis para contener la operación. (6+4). Por esta razón, la
suma será calculada antes que cualquier otra operación, y entregara el siguiente resultado:
=10*5-9/3
Ahora que se ha eliminado el paréntesis, Excel aplicara el orden de precedencia
predeterminado, comenzando con las multiplicaciones y divisiones, de esta forma
obtendremos el resultado:
=50-3
Para terminar, se realizara la resta y obtendremos el resultado 47; así podemos
experimentar la forma en que un resultado puede ser modificado mediante el uso de
paréntesis
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AUTOSUMA Y FUNCIONES MÁS FRECUENTES
Una función, como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón
de Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más
rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha
del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos
utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media
aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el
valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más
funciones....
Para utilizar estas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres
que se realice la operación antes de pulsar el botón.