Introducción: Estructura de la organización y Cultura de la
organización
Esta lección se centra en cómo la estructura organizacional y la cultura
impactan la gestión de proyectos, además de introducir el concepto de
gestión del cambio para asegurar la adopción exitosa del proyecto.
Estructura organizacional y cultura
Se describen tipos comunes de estructuras organizacionales que
un gerente de proyectos puede encontrar.
La cultura organizacional influye en cómo se configura y ejecuta
un proyecto.
Gestión del cambio
Se define la gestión del cambio como el proceso de presentar el
proyecto final a la organización.
El objetivo es lograr que la organización acepte e implemente los
resultados del proyecto.
Importancia para el éxito del proyecto
Estos elementos son clave para asegurar que el proyecto sea
adoptado y tenga continuidad dentro de la organización.
La gestión efectiva de estos aspectos contribuye al éxito general
del proyecto.
Visión general de las estructuras clásica y matricial
El contenido explica el concepto de estructura organizacional y el rol del
gerente de proyectos dentro de diferentes tipos de estructuras.
Definición y función de la estructura organizacional
La estructura organizacional define cómo se organizan y coordinan
las tareas y relaciones dentro de una empresa.
Ayuda a entender quién reporta a quién y con quién se debe
comunicar un gerente de proyectos.
Tipos de estructuras organizacionales
Estructura Clásica: sistema jerárquico tradicional con cadena de
mando clara desde el CEO hasta los empleados.
Estructura Matricial: combina jerarquías con equipos que cruzan
funciones, donde un gerente de proyectos puede reportar a varios
líderes y colaborar con diferentes departamentos.
Importancia para el gerente de proyectos
Conocer la estructura ayuda a entender el flujo de comunicación y
responsabilidades.
En entrevistas, preguntar sobre la estructura organizacional
permite clarificar el rol y las expectativas del puesto.
Función de un Gerente de
proyectos dentro de diferentes
estructuras organizativas
En el último vídeo, aprendió sobre la forma en que se organiza una
empresa, lo que se denomina estructura de la organización. También
aprendió que dos de las estructuras organizativas más comunes son la
Clásica y la Matricial.
Comprender las diferencias entre las estructuras organizativas Clásica y
Matricial puede ayudarle a formular preguntas durante una entrevista de
trabajo para comprender plenamente la función y las responsabilidades
que se le plantean. Esto también le ayudará a comprender qué
habilidades será más importante que tenga si consigue el puesto.
Una vez contratado para una función, conocer la estructura organizativa
de una empresa puede ayudarle a identificar los puntos clave de
comunicación y las partes interesadas clave. También puede ayudarle a
navegar dentro de la organización cuando necesite apoyo o necesite
determinar quién tiene autoridad en una situación determinada.
Examinemos las características de cada una de estas estructuras
organizativas en mayor profundidad para que pueda identificar el tipo de
estructura que tiene una organización y cómo navegar por ella como
gestor de proyectos.
Estructuras organizativas clásicas
La estructura organiz ativa clásica es un sistema jerárquico
descendente, en el que un director general (CEO) tiene autoridad directa
sobre varios directores de departamento. El director de departamento
tiene autoridad directa sobre varias secciones de empleados. Este
sistema requiere comunicación tanto ascendente como descendente. En
una Estructura clásica, la autoridad viene de arriba y se filtra hacia
abajo. Puede ser necesario que los informes frecuentes de actualización
del estado del proyecto pasen a través de los niveles de gestión para
mantener informados a los líderes superiores.
Las organizaciones clásicas también se denominan organizaciones
funcionales porque la organización se divide en departamentos
basados en la función. Cada departamento está dirigido por un gerente
funcional y los empleados se agrupan según las funciones de su
puesto. Por ejemplo, la función principal de Friendly Skies Airlines, una
compañía aérea, es pilotar aviones. Suele haber departamentos
dispuestos de forma lógica para cumplir otras funciones importantes de
la empresa, como Marketing, Recursos Humanos y Estrategia. Los
empleados suelen tener una especialidad dentro de la organización y es
posible que no trabajen en otras áreas durante las operaciones diarias
normales.
Gestionar un proyecto en una organización Clásica
Friendly Skies Airlines tiene una Estructura clásica de organización,
como indica su organigrama.
Imaginemos que el Consejo de Administración de Friendly Skies Airlines
aprueba una iniciativa para modernizar los aviones existentes para
transportar más pasajeros. El director general patrocina un equipo de
proyecto para rediseñar los aviones. El proyecto estará dirigido por un
Gerente de proyectos del departamento de Ingeniería e Innovación y
requerirá representantes de Finanzas, Marketing, Estrategia y
Operaciones, junto con varios otros Miembros del equipo del
departamento de Diseño, para completar con éxito el proyecto.
El Equipo del Proyecto permanecerá normalmente en sus líneas
jerárquicas pero actuará como su propio equipo reunido. No dependen
de ninguno de los departamentos funcionales existentes. En la
Estructura clásica, el proyecto se construye a partir de departamentos
ya existentes para formar equipos.
Si usted es Gerente de proyectos en este tipo de estructura, puede que
necesite consultar con los gerentes funcionales para conocer sus
recursos y la capacidad de cada compañero de equipo, así como
familiarizarse con los procesos internos y la estructura de aprobación de
cada función. Es posible que su autoridad se vea ligeramente limitada
debido a prioridades contrapuestas, cadenas de aprobación y otras
complejidades, pero establecer las expectativas por adelantado le
permitirá navegar por la organización y ejecutar su proyecto con éxito.
Estructuras matriciales de organización
La estructura matricial difiere de la estructura clásica en que los
empleados tienen dos o más jefes. En las estructuras matriciales, sigue
teniendo personas por encima de usted, pero también tiene personas en
departamentos adyacentes con las que tendrá que comunicarse sobre el
progreso de su trabajo. Las áreas funcionales tienden a cruzarse con
más frecuencia y, dependiendo de la naturaleza del trabajo, el
responsable de cada área es el que tiene más autoridad.
Como Gerente de proyectos en una organización Matriz, un Equipo
tendrá esencialmente al menos dos cadenas de mando, o gerentes. Se
puede pensar en el Gerente de proyectos como un gestor temporal
mientras esté asignado al equipo. El gerente funcional es coherente
independientemente del proyecto que esté apoyando un gerente de
proyectos. La siguiente imagen ilustra el aspecto que tendría Friendly
Skies Airlines si tuviera una estructura matricial.
Gestionar un proyecto en una organización Matriz
Imagine que Friendly Skies Airlines está organizada en una Estructura
matricial. Su Equipo de Excelencia de Producto desarrolla un nuevo kit
de amenities para vuelos de larga distancia. Piden al Gerente de
proyectos que les ayude a reunir materiales de marketing que presenten
datos de investigación sobre cómo este producto satisface los deseos de
los pasajeros. El Gerente de proyectos trabaja en nombre del Equipo de
excelencia de productos, pero puede colaborar con el Equipo de
marketing para crear estos materiales.
Puede leer más sobre una visión general de las organizaciones Matriz en
este Artículo del PMI.
Clave
Tanto en las organizaciones clásicas como en las matriciales, los
gestores de proyectos deben definir claramente sus funciones y
responsabilidades para trabajar con eficacia. Sin embargo, en la mayoría
de las organizaciones Matriz, algunos gerentes de proyecto o líderes de
departamento pueden tener el mismo nivel de autoridad que los
gerentes funcionales y operar de forma más directa.
Ahora ya sabe cómo identificar las estructuras organizativas clásicas y
matriciales, cómo encajan en ellas los gestores de proyectos y cómo
puede afectar la estructura de una organización a los proyectos. ¡Va por
buen camino para convertirse en un gran gestor de proyectos en
cualquier estructura organizativa!