CAPÍTULO 4
ELEMENTOS ESENCIALES DE LA
PLANEACIÓN Y LA
ADMINISTRACIÓN POR
OBJETIVOS
Al diseñar un ambiente para el desempeño efectivo y funcional de los individuos que
trabajan en grupo, la tarea principal de un gerente es asegurarse de que todos comprendan
tanto el proyecto a realizar como los objetivos del grupo y métodos para alcanzarlos. Si se requiere
que el esfuerzo del grupo sea efectivo, las personas deben saber lo que se espera que cumplan.
Ésta es la función de la planeación, la base de todas las funciones gerenciales.
La planeación también participa activamente en la innovación gerencial, pues cierra la brecha
entre dónde estamos y a dónde queremos ir.
[Link]
por [Link]
[Link] o metas
objetivos
TIPOS DE
[Link] [Link]
PLANES
[Link] [Link]íticas
[Link]
[Link] o propósitos
La misión o propósito, es la función o las tareas básicas de una empresa o dependencia, o de
cualquiera de sus partes.
En cada sistema social las empresas deben realizar una función básica o tarea que la sociedad le
asigna, por ejemplo, el propósito de una empresa en general es la producción y distribución de
bienes y servicios; el de una dirección pública es el diseño, construcción y operación de un
sistema de carreteras estatales.
Aún cuando aquí no se hace los autores distinguen entre misión y propósito.
[Link] o metas
Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige la actividad; no sólo representan el
punto final de la planeación, sino el fin al que se dirige la organización, la integración de personal,
la dirección y el control.
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Son la forma en que se determinan los objetivos básicos a largo plazo en una empresa, la
instrumentación de los cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar
esos objetivos.
[Link]ÍTICAS
Las políticas también son planes, pues son declaraciones o interpretaciones generales
que orientan o dirigen las reflexiones para la toma de decisiones.
Contratar ingenieros con
capacitación universitaria
Promover las sugerencias de los
empleados para una mejor cooperación
Tipos de políticas
Promover desde adentro
ejemplos
Apegarse estrictamente a un alto
estándar de ética en las empresas
Establecer precios competitivos e insistir
en asignar precios fijos y no de costo
más utilidad
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Los procedimientos son planes que establecen un método de actuación necesario para soportar
actividades futuras.
Los procedimientos a menudo rebasan los limites entre departamentos: por ejemplo, en una
compañía manufacturera el procedimiento para el manejo de los pedidos puede incluir los
departamentos de ventas, de finanzas, de contabilidad, de producción y de embarques.
La política de las compañías establece que pueden otorgarse vacaciones a los empleados, los
procedimientos establecidos para instrumentar esta política proporcionaría el programa de
vacaciones para evitar la interrupción del trabajo, con tarifas para el pago de las vacaciones y
métodos para calcularlos; deberán también hacerse los procesos contables correspondientes
para asegurar las vacaciones de cada empleado como establecerse los medios para solicitar los
permisos.
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Las reglas establecen las acciones específicas necesarias, o su ausencia para evitar que existan
desviaciones. La finalidad de una regla es manifestar una decisión gerencial sobre si cierta acción
debe seguirse.
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Los programas son un complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de
acción determinado; por lo regular cuenta con el apoyo de un presupuesto asignado.
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Es el instrumento de planeación fundamental en muchas compañías, ya que las obliga a elaborar
por adelantado (para una semana o cinco años) una compilación numérica de los flujos de
efectivo, gastos e ingresos, gastos de capital o utilización de mano de obra u horas maquina
esperados. El presupuesto es necesario para el control, pero no puede servir como estándar
práctico de control a menos que repercuta en los planes.
1. Estar atentos a las oportunidades
El estar atentos a las oportunidades en los entornos externo e interno de la organización
es el verdadero punto de partida de la planeación.
La planeación requiere un diagnóstico realista de la situación de oportunidad.
2. Establecer objetivos
El segundo paso en la planeación es establecer objetivos para toda la empresa y luego
PASOS para cada unidad de trabajo subordinada, lo que debe de hacerse pensando en el
corto y largo plazo.
DE LA
PLANEACIÓN 3. Desarrollar premisas
El siguiente paso es lógico en la planeación es establecer, divulgar y lograr el acuerdo
para utilizar las premisas de planeación decisivas como los pronósticos, las políticas
básicas aplicables y los planes existentes de la compañía.
4. Determinar cursos alternativos
El cuarto paso es buscar y examinar cursos de acción alternativos, especialmente los que
no son muy evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas
razonables; a menudo la menos obvia resulta ser la mejor.
5. Evaluar cursos alternativos
Un curso puede parecer el más rentable, pero requerir de un fuerte desembolso de
efectivo y tener lenta recuperación; otro puede parecer menos rentable, pero suponer
menos riesgo; otro más puede adecuarse mejor a los objetivos de largo plazo de la
compañía.
6. Seleccionar un curso
Éste es el proceso en que se adopta el plan, el verdadero punto de la decisión. En
PASOS ocasiones un análisis y una evaluación de los cursos alternativos revelarán que dos o
más son aconsejables y el gerente puede decidir utilizar varios en lugar del mejor.
DE LA
PLANEACIÓN 7. Formular planes derivados
Cuando se toma una decisión raras veces la planeación está completa y se requiere un
séptimo paso: casi siempre se necesitan planes derivados para apoyar el plan básico.
8. Cuantificar los planes mediante presupuestos
Después de que se han tomado las decisiones y establecido los planes, el paso final
para darles significado es cuantificarlos y convertirlos en presupuestos. El presupuesto
general de una empresa representa la suma total de ingresos y egresos, con las
utilidades o el valor agregado resultante y los presupuestos de las partidas de la hoja de
balance general, como los gastos de caja y capital.
o Objetivos
El principal interés esta en los objetivos verificables. La meta de cada gerente es crear un valor
agregado. Los objetivos claros y verificables facilitan la medición del excedente, así como la
efectividad, la eficiencia y, por tanto, la eficacia de las acciones gerenciales.
Jerarquía de
los objetivos
Los objetivos forman una jerarquía que va desde
la meta amplia hasta los objetivos individuales
específicos
En el punto más alto de la
jerarquía está el propósito de la
misión, que tiene dos dimensiones:
2. La misión o propósito de la empresa, que
1. El propósito social, como contribuir al
podría ser proporcionar transportación
bienestar de la gente proporcionando
conveniente y de bajo costo para la
bienes y servicios a un precio razonable.
persona promedio
o Cómo establecer objetivos
Sin objetivos claros la administración se vuelve arriesgada, ningún individuo o grupo puede esperar un
buen desempeño efectivo, eficiente y, en consecuencia eficaz, a menos que exista una meta clara.
o Pautas para establecer objetivos
La lista de objetivos no debe ser demasiado larga, pero debe cubrir las principales características del
puesto.
o Conceptos en evolución de la administración por objetivos
APO se practica en todo el mundo, y a pesar de su amplia aplicación, no siempre está claro qué es.
Algunos estiman que es una herramienta aún en evaluación, otros la ven como una técnica de
motivación, y otros más la consideran como un dispositivo de planeación y control. En otras palabras,
sus definiciones y aplicaciones difieren mucho.
Además de utilizarse en la evaluación del desempeño como instrumento para motivar a los individuos y
en la planeación estratégica, existen otros subsistemas gerenciales que pueden integrarse a este
proceso, entre ellos:
La planeación y el desarrollo de recursos humanos
La planeación del desarrollo profesional
El sistema de recompensas
El presupuesto
o Ventajas de la administración por objetivos
• Perfeccionamiento de la administración mediante la planeación orientada a resultados.
• Precisión en las funciones y estructuras, así como en la delegación de autoridad según los resultados
esperados de las personas que desempeñan las funciones.
• Fomento al compromiso con las metas personales y las de organización.
• Desarrollo de controles efectivos que miden los resultados y conducen a acciones correctivas.
o Debilidades de la administración por objetivos y algunas recomendaciones
A pesar de todas sus ventajas, un sistema de la APO tiene debilidades, la mayoría se deriva de errores de
aplicación.
A menudo otro de los problemas es no orientar a quienes establecen las metas: los gerentes deben
saber cuáles son las metas corporativas y de qué manera sus propias actividades se ajustan a ellas;
también necesitan premisas de planeación y el conocimiento de las principales políticas de la
compañía.