Programa de
Formación Lean (PFL)
Módulo 3: Sistemas de Planificación Lean
José Luis Salvatierra G.
PhD Construction Management
Director y Cofundador LeanInn
10 de Febrero 2019
Santa Cruz - Bolivia
En una colaboración entre:
PARTE 1
LAST PLANNER SYSTEM ®
LPS
Introducción
El Last Planner ® o “último planificador” es un sistema de control que en resumen nos ayuda a:
• Mejorar sustancialmente el cumplimiento de actividades, y
• Utilizar los recursos de los proyectos en forma correcta
Fue desarrollado originalmente por Ballard y Howell, quienes a sus vez son los fundadores del Lean
Construction Institute ([Link]
LPS
Introducción
Su principio fundamental se basa en aumentar el cumplimiento de las actividades de un determinado
proyecto mediante la disminución de la incertidumbre asociada al proceso común de planificación.
Para comprender este principio analizamos las siguientes situaciones:
La Fig. 1 muestra la situación general del proyecto; en la etapa de planificación se determinan los plazos y
recursos de las actividades, es decir, lo que “debería hacerse” (gris). Sin embargo, a medida que avanza el
proyecto se hace cada vez más difícil de cumplir el plan inicial, y lo inicialmente planeado se modifica. En ese
punto la situación cambia hacia lo que “se hará” realmente en el proyecto (celeste). Finalmente, el plan inicial
se ha modificado de tal forma que solo “se puede” ejecutar la obra de una forma distinta a lo planteado
inicialmente (naranja).
DEBERÍA HACER
SE HARÁ
SE PUEDE
LPS
Introducción
Situación general de los proyectos de construcción
La situación de los proyectos de construcción
no resulta ser tan crítica debido a que se
toman medidas de control que permiten un
mejor cumplimiento del plan inicial. Sin
embargo, muchas actividades se ejecutan en
una intercepción entre “se puede” y “se hará”.
LPS
Introducción
Situación de proyectos con mejor planeación.
DEBERÍA HACER En ese caso la incertidumbre asociada a las
SE HARÁ actividades no es posible controlarla adecuadamente
SE PUEDE y algunas de ellas no son ejecutadas de acuerdo al
plan inicial.
Situación del proyecto con la aplicación de Last Planner®
DEBERÍA, SE PUEDE Y SE HARÁ Con la implementación de Last Planner® es posible que
los plazos y recursos de los proyectos se ejecutan tal
como se establece en el plan inicial. En este caso el plan
“se puede” y “se hará”.
LPS
IMPLEMENTACIÓN
La implementación de Last Planner® no resulta
nada compleja, pero requiere de un estricto
cumplimiento de la metodología, un
involucramiento real de los participantes y un Plan
semanal
buen líder.
Su metodología se basa en planificaciones Plan
intermedias y semanales, enmarcadas dentro de Intermedio
la programación inicial o plan maestro,
analizando las restricciones que impiden el
desarrollo normal de las actividades. Plan
Maestro
Estas tres planificaciones forman una especie de
pirámide cuya base es el plan maestro.
LPS
IMPLEMENTACIÓN
En la determinación de los planes debe participar el equipo de trabajo del proyecto. Cada uno de
los miembros debe contribuir a que los planes sean congruentes entre sí.
• El plan maestro cubre todas las actividades de construcción del proyecto; desde su inicio hasta
su termino.
• El plan intermedio se obtiene del plan maestro y se puede realizar para un plazo de 6 semanas.
Cuando se ejecute el primer plan intermedio, se debe crear otro para las actividades del
próximo período y así sucesivamente hasta terminar la obra.
• El plan semanal se determina con base en el plan intermedio. Este plan contiene las actividades
que se ejecutarán cada semana.
LPS
IMPLEMENTACIÓN
• Un paso de crítico en cuanto al cumplimiento en el desarrollo de cada uno de los planes, es la revisión de
las restricciones para su correcta realización.
• Cada plan debe ser estudiado minuciosamente con el fin de determinar si existe algún tipo de restricción
para su cumplimiento.
• Una actividad no debe ser planeada si existe una restricción para realizarla. Cada proyecto tiene
restricciones particulares. Algunos ejemplos pueden ser: Falta de diseños, materiales, mano de obra,
equipos y actividades previas sin realizar.
LPS
IMPLEMENTACIÓN
ACTIVIDAD DISEÑO MATERIALES MANO DE EQUIPOS PRE- SE PUEDEN
(SE DEBEN OBRA REQUISITOS HACER
HACER)
Actividad N°1 SI SI SI SI SI SI
Actividad N°2 SI NO NO SI SI NO
Actividad N°3 SI SI SI SI NO NO
Actividad N°4 SI SI NO SI NO NO
LPS
IMPLEMENTACIÓN
• Un paso clave en la implementación de Last Planner, es llevar un registro detallado de los problemas que
se presentan para cumplir las actividades planeadas.
• Para esto, se construye semanalmente el indicador de porcentaje de actividades cumplidas (PAC en
español o PPC en inglés).
• El PAC se puede calcular para el total de actividades de una semana en particular o para el total de
actividades ejecutadas en un período que puede ser tan largo como el total del plazo de construcción de la
obra.
• Este indicador nos ayuda a llevar un control de la evolución de la implementación del sistema. Junto con la
información de las causas de no cumplimiento constituyen una herramienta útil para el planeamiento de
actividades intermedias y semanales.
LPS
IMPLEMENTACIÓN
• Un paso clave en la implementación de Last Planner, es llevar un registro detallado de los problemas que
se presentan para cumplir las actividades planeadas.
• Para esto, se construye semanalmente el indicador de porcentaje de actividades cumplidas (PAC en
español o PPC en inglés).
• El PAC se puede calcular para el total de actividades de una semana en particular o para el total de
actividades ejecutadas en un período que puede ser tan largo como el total del plazo de construcción de la
obra.
• Este indicador nos ayuda a llevar un control de la evolución de la implementación del sistema. Junto con la
información de las causas de no cumplimiento constituyen una herramienta útil para el planeamiento de
actividades intermedias y semanales.
LPS
IMPLEMENTACIÓN
• Finalmente, la comunicación de los planes debe realizarse de forma pública. Todos los integrantes del
proyecto deben conocerlos. Se deben comunicar estas planificaciones, especialmente, a los contratistas y
modificarlas, si es el caso, al encontrarse alguna restricción que no se había contemplado. Además, realizar
reuniones semanales con ellos. Con esto se logra que todos los que trabajan en la obra tengan una visión
general del proyecto y no simplemente de sus tareas individuales.
LPS
COMPROMISOS
• A través de las reuniones incluidas en el sistema se crea un ambiente de colaboración que promueve el
Compromiso.
• Se debe buscar el compromiso de las personas a través del cumplimiento de sus tareas asignadas y que el
equipo sienta que el beneficio del proyecto es el beneficio de todos.
• Un compromiso se gestiona en base a:
• Actividad: Qué es lo que nos comprometemos a hacer.
• Criterios de cumplimiento.
• Un único responsable: Se encarga de gestionar la actividad y rendirá cuentas por ella.
• Una fecha: Cuándo se compromete el responsable a realizar la actividad.
• Buscamos que los compromisos sean medibles y se pueda definir si se ha completado o no.
LPS es un sistema de planificación basado en compromisos!
LPS
NIVELES DE PLANIFICACIÓN
PARTE 1
PULL PLANNING
PULL PLANNING
INTRODUCCIÓN
• Pull Planning es una herramienta que está incorporada en Last Planner ®, es la primera parte de este
sistema para posteriormente pasar a la planeación semanal que incorpora el look ahead (6 semanas), PPC y
otras herramientas.
• El nombre de Pull Planning viene de la forma en que se hará la planificación ya que se realizara al contrario
de lo usualmente se planifica un proyecto.
• Es clave involucrar a las personas que serán parte de la planeación por lo menos una semana antes de la
reunión. Con esto le dará tiempo a todos los involucrados a que se preparen para la reunión, por lo tanto
es clave enviar la invitación con una semana de anticipación y luego hacerle seguimiento a la invitación,
llamándolos y diciéndoles lo que se espera de la reunión en qué área del proyecto nos vamos a enfocar
para hacer el cronograma y que cuando vengan, estén preparados a comprometerse con fechas de trabajo
confiables.
• En segundo lugar se les envía información de lo que es el Pull Planning y Lean para que se hagan una idea
general.
PULL PLANNING
INTRODUCCIÓN
• La idea del Pull Planning es eliminar todo el desperdicio que existe normalmente en los programas de
trabajo enfocándonos en el trabajo que está a la mano, la idea es lograr colaboración de todas las partes
involucradas, para conseguir que este cronograma sea el mejor que pueda realizarse por el equipo.
• La idea no es tener un cronograma infalible, tampoco significa que una vez que se haga haya que cumplirlo
con rigurosidad, su finalidad es agregar más detalles al cronograma y actividades que se van a ejecutar.
• Las partes que componen el sistema Pull Planning y los materiales que se necesitan:
• Un PLANO del sitio en donde realizaremos el Pull Planning, para ver el layout y otros detalles del proyecto.
• Luego papelógrafos blancos.
• Post its, un color para cada contratista.
• Una pizarra para anotar las restricciones.
PULL PLANNING
INTRODUCCIÓN
• Por otra parte necesitamos:
• Contar con un espacio suficiente para que estén los administradores, supervisores, y todos los tomadores
de decisiones.
PULL PLANNING
TAREA
Normalmente hacer el programa Pull de una estructura es
más simple que hacer el programa Pull de terminaciones, ya
que es muy probable que hayan muchas tareas
ACTIVIDADES DURACIÓN desarrollándose al mismo tiempo, muchas tareas previas
PREVIAS donde una persona termina su trabajo y otra lo inicia.
PULL PLANNING
METODOLOGÍA
• Otra cosas recomendable es dividir el programa por los meses del año.
• Así que digamos que nuestro HITO completar la estructura, se va hacer en enero. Escribimos arriba el
mes y comenzamos a asignar los meses en función de las semanas.
• Ahora preguntamos a los participantes si el programa realizado es alcanzable, si hay alguna restricción
es el momento en que debe a la vista durante la reunión, por ejemplo, no se ha comprado los
materiales, hay una duda en la especificación del material
• Ahora nos centramos en anotar las restricciones :
• 1. Grosor del espesor de la cubierta y anotamos la pregunta, puede ser más delgado?
PULL PLANNING
METODOLOGÍA
Por lo tanto anotamos una lista de las cosas que el equipo va a atacar para asegurarse de resolver antes de
qué el programa inicie y podamos estar seguros de cumplir las fechas comprometidas.
Es importante que las personas responsables de la restricción sepan que están deteniendo el cronograma y
que ayuden a resolverlo
Posteriormente podemos agregar alguna cosa importante que se nos haya pasado por ejemplo: navidad y
año nuevo. Esto a tener impacto en su cronograma, pudiendo reprogramar las fechas.
Compartir el Pull Planning con los diferentes involucrados y hacer una reunión
PARTE 1
LOOK AHEAD
LOOK AHEAD
METODOLOGÍA
[Link]
LOOK AHEAD
METODOLOGÍA
• Con los objetivos a medio plazo
fijados en el plan de fases, ahora
podemos establecer las actividades
que se pueden ejecutar a 4-8
semanas vista.
• Se trata de planificar hoy, mirando
6 semanas adelante. Y la semana [Link]
que viene, otras 6 semanas
adelante.
• Así iremos superponiendo
semanas para tener siempre la
vista en 6 semanas adelante.
LOOK AHEAD
METODOLOGÍA
• Esta etapa es el motor del
sistema y es donde se destapan
las restricciones que nos van a dar
flujo a la obra.
• Los subcontratistas ven cercano el
inicio de los trabajos y visualizan [Link]
mejor sus necesidades, por lo
tanto, estarán preparados en el
momento de la ejecución.
• No dejan las cosas para después.
LOOK AHEAD
METODOLOGÍA
• El objetivo es mirar la semana en dónde instalé la cinta.
• La idea es que salgan tantos problemas como sea posible (RESTRICCIONES), para que
mientras transcurren las 6 semanas y llegamos al día en el que se deba ejecutar la actividad
planeada para la semana a partir de la 6, tengamos esos problemas ya resueltos.
• Por ejemplo en la semana 1 después de 6, usted está trabajando en un área interior del
proyecto en esa semana, la recomendación es ir a ese sitio, llevar los planos e ir ahí con los
contratistas, ir a mirar, ver el layout, buscar detalles que puedan estar haciendo falta y que
están en el diseño, ustedes podrán empezar a hacerse preguntas al respecto. Por ejemplo,
detalles constructivos dificultosos
LOOK AHEAD
METODOLOGÍA
• No olvidar involucrar a los subcontratos de la semana 6 en el ritmo de la reunión del
cronograma semanal, las reuniones de coordinación y las instancias que existan.
• Como no es fácil que el SC piense en 6 semanas más, una pregunta útil es ¿Por qué no
podrías hacer este trabajo mañana mismo? Si Usted no tiene ninguna restricción hasta la
semana 6 por qué entonces no puede empezar mañana?, de ese modo el contratista
comienza a sacar una gran cantidad de problemas.
• Así la programación a 6 semanas se completa con la reunión semanal ya que se trabaja al
mimos tiempo, en la misma reunión.
• Primero se trabaja sobre el cronograma semanal, después se trabaja en el 6-week
PARTE 1
PLANIFICACIÓN SEMANAL
PLANIFICACION SEMANAL
METODOLOGÍA
• Teniendo como base el inventario de trabajo disponible, se planifica con los encargados para repartir las
tareas a lo largo de la semana.
• Piensa que, si incluimos actividades afectadas por alguna restricción, estamos asumiendo el riesgo de
que se interrumpa el trabajo incurriendo en desperdicios.
• No es que no puedas hacerlo, por supuesto que puedes, y de hecho se hace, pero asumes riesgos.
• Trata de equilibrar la cantidad de trabajo diario y de coordinarlo con el resto de encargados, que como
están en la misma sala, pueden dar su opinión y evitar choques en la obra, es decir que vayan a trabajar
dos cuadrillas de diferente oficio al mismo sitio.
PLANIFICACION SEMANAL
METODOLOGÍA
• Ya sabemos que se comienza con el Pull Planning, lo que hace el Plan Semanal es dividir las tareas de
cada día de la semana: ¿cuál va a ser la tarea y que se va a hacer cada día en obra?.
• Esto ayuda a determinar dónde exactamente van a estar trabajando para que las demás personas
tengan cuidado al pasar por allí y también para ayudarnos a hacer un seguimiento de lo que se
comprometieron a hacer.
• Es valido hacer una división por área o espacios, de acuerdo a la tipología de proyecto. Por ej. Cuando
se está llegando a terminaciones, se puede dividir por habitación o por área , en fin de la manera en que
Usted haya dividido su proyecto.
• Ayuda mucho llevar un plano coloreado con cada zona del proyecto, donde se señale el lugar donde se
estará trabajando durante la semana. Es recomendable que los subcontratos vengan con los post its
previamente completados. Es un habito que debes promover! La idea es que colaboren de verdad y
puedan negociar dónde trabajaran en los próximos días.
PLANIFICACION SEMANAL
METODOLOGÍA
• Claramente surgirán problemas de ¿Quién deberá trabajar primero? Y así puedan negociar.
• Si es necesario cambiar alguna actividad, no es problema hacerlo! hacer el cambio es tan fácil como
correr el post it .
• Una vez que se haga esto se puede observar el cronograma semanal y discutirlo.
• En caso de tener algún atraso se puede ir adelantando trabajo.
• Así que reorganizamos el trabajo para que este plan sea realizable en las próximas semanas.
PLANIFICACION SEMANAL
METODOLOGÍA
Reunión diaria: Cada día,
antes de iniciar los trabajos,
se realiza una reunión de pie,
con la idea de que sea
rápida, sólo para repasar las
actividades programadas y
verificar que se pueden
acometer sin restricciones de
última hora.
[Link]
PARTE 1
SEGUIMIENTO DEL PPC
PPC
METODOLOGÍA
• El seguimiento del PPC sucede después que sea crea el PLAN SEMANAL.
• Estás tareas están unidas con el Pull Planning. Así que debe estar publicado en el mismo lugar donde se
realiza el plan semanal.
• El PPC es una forma de hacer seguimiento y determinar si están haciendo lo que los contratistas dijeron
que iban hacer. No es una herramienta para buscar culpables y señalarlos!!. Lo que si busca es encontrar
los problemas que están sucediendo en el proyecto y que no nos dejan cumplir los compromisos.
• Cuando un contratista diga que haya terminado una tarea, se le pone una línea sobre el post it
PPC
METODOLOGÍA
• Se recomienda hacer esto todos los días, lo que no debe tomar de 10 minutos. Este tablero puede estar
en la sala de reuniones!
• Si tenemos un proyecto más grande, por ejemplo la construcción de 10 edificios, entonces lo que yo
haría es tener un cronograma semanal por cada edificio, los imprimiría y los entregaría a los
supervisores de estos edificios para que puedan marcar las actividades que hicieron en ese edificio
durante ese día y luego centralizarlo.
• La idea es que si Usted lo hace a diario, tiene mas posibilidades de reaccionar en un tiempo adecuado
ya que si espera hasta el final de la semana para revisar las actividades se va a dar cuenta 7 días después
que está atrasado.
PPC
METODOLOGÍA
• Al transcurrir la semana veremos si los contratistas cumplieron sus tareas cuando acordamos que las
iban a hacer.
• Ojo! hay una diferencia entre terminado y “totalmente” terminado. Así que nos debemos asegurar que
esté realmente terminado. Para asegurarnos que una tarea está totalmente terminada, necesitamos que
la persona que sigue en la línea revise la tarea.
• “el cliente es la siguiente persona en la línea de trabajo”
• La forma sencilla de hacer seguimiento con el PPC es dividir el número de tareas con la “X” entre el
número total de tareas. Y lo va completando en la pizarra por ejemplo 4 de 4: 100% 2 de 4: 50%
• Si un contratista se adelanta y hace el trabajo en forma anticipada eso no cuenta para el PPC. Por
ejemplo una tarea que estaba planificada para el martes se realizó el lunes, la razón es que queremos es
que todos los contratistas sean tan predecibles como sea posible, porque muchas veces, el trabajo que
se hace antes de lo planeado, puede hacer un desastre en el cronograma tanto como una tarea que se
hace tarde.
PPC
METODOLOGÍA
• Ahora, si ellos se dan cuenta que lo pueden hacer antes y hablan con todas partes, los equipos y dice “es
una tarea que planeamos hacer esta semana, pero nos gustaría trabajar ahora por X motivos ¿están
ustedes de acuerdo en lo que hagamos? Entonces se puede reprogramar el trabajo y todo queda OK.
Pero la idea es que todo sea lo más predecible posible.
• Además del PPC individual se puede sacar el promedio de todo el equipo y también publicaría cuál es
objetivo en el PPC para el proyecto.
• En caso que un contratista tenga un % bajo, se debe conversar con él y preguntarle qué pasa, quizás no
sea el contratista sino los cambios en el proyecto, por lo tanto puedo buscar el problema real, para que
así puedan empezar a trabajar mejor y llegar.
• También puede poner como ejemplo a los que logran el 100% y preguntamos al resto qué hacer para
lograr ese %?.
• Mostrar gráficas como evolución del PPC% por subcontrato
PPC
METODOLOGÍA
[Link]
El PPC es el Porcentaje del Plan Completado, y se trata de hacer el seguimiento a las
actividades completadas frente al total, para llegar a un porcentaje de complimiento.