Conceptos básicos de Excel

Breve descripción:

Este componente formativo enseña el manejo esencial de Microsoft Excel,

orientado a estructurar y transformar datos en información útil. A través de la práctica,
el aprendiz desarrolla habilidades para usar operadores, referencias de celda y
funciones básicas, logrando organizar información, automatizar cálculos y preparar
datos para la toma de decisiones.

Noviembre 2025
Tabla de contenido
Introducción .......................................................................................................... 4

1. Interfaz y estructura de Excel.......................................................................... 5

Conceptos fundamentales ....................................................................... 5

Interfaz de usuario ................................................................................... 7

2. Gestión de datos en Excel ............................................................................. 10

Tipos de datos........................................................................................ 10

Principios de formato de celda............................................................... 12

3. Referencias de celda ..................................................................................... 16

Concepto y utilidad de las referencias.................................................... 16

Tipos de referencias ............................................................................... 17

Procedimiento de creación y modificación ............................................ 19

4. Operadores para la creación de fórmulas ..................................................... 21

Concepto y tipos de operadores ............................................................ 21

Jerarquía de operadores ........................................................................ 23

5. Fórmulas y funciones .................................................................................... 25

¿Fórmula o función? .............................................................................. 25

Sintaxis y proceso de creación ............................................................... 26

Catálogo de funciones predeterminadas esenciales .............................. 27

2
Síntesis ................................................................................................................ 31

Material complementario.................................................................................... 32

Glosario ............................................................................................................... 33

Referencias bibliográficas .................................................................................... 35

Créditos ............................................................................................................... 36

3
Introducción

En el entorno laboral actual, la capacidad de gestionar, analizar y presentar

información de manera eficiente es una habilidad transversal de inmenso valor que
todas las empresas al momento de contratar nuevo personal tienen en cuenta.
Microsoft Excel se ha consolidado como la herramienta líder a nivel mundial para este
tipo de tareas, transformándose en un pilar para la toma de decisiones en áreas tan
diversas como finanzas, marketing, ingeniería y gestión de recursos humanos.

Es por eso por lo que el dominio de Excel va más allá de la simple introducción de
datos en una cuadrícula. Su verdadero poder reside en la capacidad de automatizar
cálculos, manipular grandes volúmenes de información y generar reportes significativos
a través del uso de fórmulas y funciones.

Este componente formativo se ha diseñado para guiarlo en el desarrollo de las

competencias necesarias para estructurar datos en hojas de cálculo utilizando fórmulas,
funciones y los requerimientos del entorno. Al finalizar, usted no solo comprenderá la
anatomía de una hoja de cálculo, sino que también será capaz de construir fórmulas
personalizadas y robustas, utilizar funciones predeterminadas y presentar sus datos de
una manera clara y profesional, sentando las bases para análisis más complejos en el
futuro.

4
1. Interfaz y estructura de Excel
Para trabajar eficazmente con Microsoft Excel, es necesario comprender tanto la
estructura de los archivos como los elementos que conforman su interfaz. A
continuación, se aborda los conceptos clave que permiten organizar, manipular y
analizar datos dentro del entorno de Excel.

Conceptos fundamentales
Microsoft Excel es una aplicación de hoja de cálculo que organiza la información
en una estructura bidimensional compuesta por filas y columnas. La intersección entre
ambas genera una celda, que constituye la unidad básica de almacenamiento de datos
(Walkenbach, 2013).

Un libro de trabajo está compuesto por una o más hojas de cálculo, cada una con
capacidad para hasta 1,048,576 filas y 16,384 columnas (Microsoft Corporation,
2021). Las filas se identifican numéricamente (1, 2, 3...) y las columnas alfabéticamente
(A, B, C... AA, AB...), lo que permite referenciar cada celda de manera única (por
ejemplo, A1, B5, C10).

La estructura jerárquica de Excel puede representarse como:

Aplicación → Libro de trabajo → Hoja de cálculo → Celda

Esta organización facilita el manejo de grandes volúmenes de información de

forma estructurada y permite realizar cálculos y análisis complejos.

Elementos clave en la estructura de Excel

Para comprender plenamente cómo se organiza y opera Excel, es necesario
identificar los componentes básicos que conforman su arquitectura. A continuación, se

5
presentan los elementos principales, sus nombres y funciones dentro del entorno de
trabajo:

Figura 1. Elementos clave en la estructura de Excel

Libro de trabajo
Archivo principal con extensión .xlsx. Actúa como un contenedor de hojas de
cálculo relacionadas (Microsoft Corporation, 2025).

Hoja de cálculo
También llamada worksheet. Es la cuadrícula principal donde se introducen y
manipulan datos. Se pueden agregar, eliminar o reorganizar hojas dentro del libro.

6
Columna
Conjunto vertical de celdas. Se identifican con letras (A, B, C...).

Fila
Conjunto horizontal de celdas. Se identifican con números (1, 2, 3...).

Celda
Intersección de una fila y una columna. Unidad mínima de almacenamiento de
datos. Se identifica mediante su referencia de celda (ej. B4).

Celda activa
Celda seleccionada actualmente. Se distingue por un borde más grueso.

Rango
Conjunto rectangular de celdas. Se define por dos referencias separadas por dos
puntos, como A2:E13 (desde la esquina superior izquierda a la inferior derecha).

Interfaz de usuario
La interfaz de Excel está diseñada para facilitar el acceso a sus múltiples
herramientas y funcionalidades mediante una organización visual intuitiva. Los
componentes principales de la interfaz son:

7
 Figura 2. Elementos principales de la interfaz de Excel

A. Barra de acceso rápido

Situada en la esquina superior izquierda. Incluye por defecto los comandos
Guardar, Deshacer y Rehacer, pero puede personalizarse agregando los comandos que
el usuario utiliza con mayor frecuencia, sin depender de la pestaña activa.

B. Cinta de opciones
Es la barra de herramientas principal ubicada en la parte superior de la ventana.
Organiza los comandos en pestañas lógicas (Inicio, Insertar, Fórmulas, Datos), que a su
vez se subdividen en grupos de comandos relacionados (por ejemplo, Fuente,
Alineación, Número en la pestaña Inicio). Esta estructura permite localizar rápidamente
las herramientas necesarias (Frye, 2019).

C. Barra de fórmulas
Se encuentra justo debajo de la cinta de opciones. Tiene dos funciones: (1)
Mostrar el contenido real de la celda activa (ya sea texto, número o fórmula), y (2)
Permitir la introducción o edición de datos y fórmulas directamente en la celda activa.

8
Actividad práctica
Para reforzar la comprensión de los elementos clave de la interfaz de Excel, se
propone la siguiente actividad, que permite al usuario explorar directamente las
funciones descritas:

Tarea paso a paso

Realice las siguientes acciones en Excel para familiarizarse con la interfaz y aplicar
los conceptos básicos aprendidos.

A. Abra un nuevo libro de trabajo en Excel.

B. Cambie el nombre de la hoja "Hoja1" a mi primera hoja.
C. Agregue dos hojas nuevas y nómbrelas Datos y Reporte.
D. En la hoja mi primera hoja, seleccione la celda C3 y escriba su nombre.
Observe cómo el contenido aparece tanto en la celda como en la barra de
fórmulas.
E. Seleccione el rango de celdas desde A1 hasta D10.
F. Personalice la barra de acceso rápido agregando el comando ordenar
ascendente.

9
2. Gestión de datos en Excel
Una vez comprendida la estructura básica de Excel, el siguiente paso es aprender
a trabajar con su elemento central: los datos. La correcta definición de los diferentes
tipos de datos, así como la aplicación de formatos adecuados, es fundamental para
garantizar la integridad de la información, facilitar su lectura y permitir un análisis
eficiente.

Tipos de datos
Excel reconoce automáticamente distintos tipos de datos al ingresarlos en una
celda, clasificándolos principalmente en: numéricos, texto, fecha/hora, lógicos y errores
(Alexander & Walkenbach, 2019). Sin embargo, aunque esta detección es útil, se
recomienda verificar y asignar el tipo correcto, ya que esto influye directamente en la
forma en que se almacena la información y en las operaciones que pueden realizarse
con ella. A continuación, se presenta un video que explica los tipos de datos más
comunes en Excel, detallando sus características, usos y particularidades para una
gestión eficiente de la información.

Video 1. Tipos de datos

Enlace de reproducción del video

10
 Síntesis del video: Tipos de datos.

Este video presenta una explicación detallada sobre los tipos de datos más
comunes en el ambiente de las hojas de cálculo, especialmente en Excel, destacando
su importancia para asegurar un correcto procesamiento y análisis de la información.
Se exploran categorías clave como datos numéricos, texto, fechas y valores lógicos,
junto con el funcionamiento interno de Excel para manejarlos. La presentación
enfatiza cómo cada tipo contribuye a operaciones puras y significativas, mostrando el
impacto que tiene un buen manejo de formatos y fórmulas en la precisión y
efectividad del análisis de datos.

A continuación, se presenta una tabla resumen con los principales tipos de datos
que se pueden trabajar en Excel:

Tabla 1. Tipos de datos en Excel y ejemplos representativos

Tipo de dato Descripción Ejemplo

Texto (general) Cadenas de caracteres alfanuméricos. Se utiliza Informe de Ventas, Juan

para etiquetas, nombres, descripciones, etc. Por Pérez, ID-005
defecto, Excel alinea el texto a la izquierda.

Número Valores numéricos con los que se pueden realizar 1500, 3.1416, 5.25%
cálculos matemáticos. Incluye enteros, decimales y
notación científica. Por defecto, se alinea a la
derecha.

Fecha/Hora Valores que representan fechas y horas. Excel los 30/09/2025, 11:15 AM,
almacena internamente como números de serie, lo 30/09/2025 11:15
que permite realizar cálculos con ellos (eje.,
calcular días entre dos fechas).

11
 Tipo de dato Descripción Ejemplo

Booleano Representa un valor lógico de VERDADERO o VERDADERO, FALSO

FALSO. Es el resultado típico de las operaciones de
comparación.

Fórmula Una expresión que realiza un cálculo y devuelve un =A1+B1, =SUMA(C1:C10)

resultado. Siempre debe comenzar con el signo
igual (=).

Principios de formato de celda

El formato de celda no modifica el valor real de una celda, pero sí transforma su
apariencia visual, lo que facilita la lectura, comprensión y análisis de los datos. Es
posible acceder a estas opciones haciendo clic derecho sobre una celda o un rango, y
seleccionando Formato de celdas.

Como señala Frye (2013), el formato de una celda define cómo se visualizan los
datos sin alterar su valor subyacente, permitiendo al usuario personalizar la
presentación mediante distintas categorías como número, alineación, fuente, bordes,
relleno y protección.

A continuación, se presentan los principales tipos de formato que pueden

aplicarse a las celdas en Excel:

Número
Permite definir cómo se muestran los valores numéricos (número de decimales,
separadores de miles, etc.).

12
Moneda y contabilidad
Aplican el símbolo de moneda y separadores. El formato Contabilidad alinea
correctamente los símbolos y decimales en columnas.

Porcentaje
Multiplica el valor de la celda por 100 y lo muestra con el símbolo %.

Fecha y hora
Ofrece múltiples estilos para representar fechas y horas, como dd-mm-aaaa o
mmmm d, aaaa.

Personalizado
Permite crear códigos de formato específicos adaptados a necesidades
particulares.

Alineación
Controla la posición del contenido dentro de la celda, tanto horizontal como
verticalmente. Incluye opciones como ajustar texto y combinar y centrar.

Fuente
Permite modificar el tipo, tamaño, color y estilo de la letra (negrita, cursiva,
subrayado).

Bordes
Añade líneas alrededor de las celdas o rangos, lo que facilita la organización
visual.
13
Relleno
Cambia el color de fondo de una celda, útil para resaltar encabezados o valores
relevantes.

Actividad práctica
Para consolidar lo aprendido sobre tipos de datos y formatos de celda, se
propone la siguiente actividad que permite aplicar estilos visuales y estructurales a una
tabla simple en Excel.

Tarea paso a paso

A continuación, se detallan los pasos que debe seguir en Excel para crear una
tabla con distintos tipos de datos y aplicar correctamente los formatos
correspondientes.

A. Cree la siguiente tabla en una nueva hoja de Excel:

Tabla 2. Registro de ventas por producto con distintos tipos de datos

Producto Fecha de Venta Unidades Precio Unitario

Laptop 30/09/2025 5 2,500,000

Monitor 29/09/2025 12 800,000

Teclado 30/09/2025 20 150,000

B. Realice los siguientes ajustes de formato:

• Aplique negrita y un color de relleno a la fila de encabezados (primera
fila).
• Verifique que la columna fecha de venta tenga formato de fecha.

14
 • Aplique el formato de contabilidad (símbolo de peso $, sin decimales) a
las columnas precio unitario y total venta.
• Centre horizontal y verticalmente todos los datos de la tabla.
• Agregue bordes exteriores e interiores para definir visualmente toda la
tabla.

Esta actividad permite reforzar la relación entre el tipo de datos ingresado y su

visualización adecuada mediante el uso correcto del formato de celda.

15
3. Referencias de celda
Las referencias de celda son el pilar fundamental sobre el que se construyen las
fórmulas en Excel. Comprender cómo funcionan y cómo se comportan al copiar o
mover fórmulas es una de las habilidades clave para avanzar de un nivel básico a un uso
eficiente y profesional de la herramienta.

Una referencia de celda identifica de manera única una celda o un rango de

celdas dentro de una hoja de cálculo. Gracias a ello, se puede utilizar su contenido
dentro de fórmulas y funciones (Walkenbach, 2013). Además, son indispensables para
la creación de fórmulas dinámicas, ya que permiten que los cálculos se actualicen
automáticamente cuando cambian los valores referenciados.

El uso de referencias, en lugar de ingresar valores constantes, proporciona mayor

flexibilidad y facilita el mantenimiento de hojas de cálculo complejas. Como explican
Alexander & Walkenbach (2019), una de las principales ventajas es que al modificar el
valor de una celda referenciada, todas las fórmulas que dependen de ella se recalculan
de manera automática.

Concepto y utilidad de las referencias

Una referencia de celda (por ejemplo, A1) permite identificar una celda específica
dentro de la hoja de cálculo para que su contenido pueda ser usado en una fórmula.
Esto hace posible construir fórmulas basadas en los valores de otras celdas.

Por ejemplo, en lugar de escribir una fórmula con valores fijos como =10+20, se
puede escribir =A1+A2, donde la celda A1 contiene el número 10 y A2 contiene 20. La
principal ventaja es que, si los valores en A1 o A2 cambian, el resultado de la fórmula se
actualiza automáticamente, sin necesidad de editarla.

16
 Este principio de actualización automática es lo que convierte a Excel en una
herramienta tan potente para el análisis de datos y la construcción de modelos
dinámicos.

Tipos de referencias
Excel ofrece tres tipos de referencias de celda, y su diferencia se hace evidente
cuando una fórmula es copiada o arrastrada a otra ubicación (Alexander et al., 2018).
Comprender cómo se comportan estas referencias es esencial para controlar
correctamente los cálculos y evitar errores en hojas de cálculo complejas.

A continuación, se presentan los tres tipos de referencias, su sintaxis,

comportamiento y uso más adecuado:

Tabla 3. Comparación de los tipos de referencias en Excel

Tipo de Sintaxis Comportamiento al copiar fórmulas Uso ideal
referencia

Relativa A1 Se ajusta automáticamente a la nueva Cuando se desea repetir un

posición. Ejemplo: =A1+B1 en C1 se cálculo en varias filas o
convierte en =A2+B2 al copiar a C2. columnas.

Absoluta $A$1 Se mantiene fija al copiar la fórmula; Cuando se necesita hacer

no se adapta a la nueva posición. referencia a un valor constante,
como una tasa fija o celda
clave.

Mixta $A1 o A$1 Solo una parte (columna o fila) se Ideal para tablas de doble
mantiene fija. =A$1 fija la fila 1; =$A1 entrada o fórmulas que
fija la columna A. combinan elementos fijos y
variables.

17
Caso de uso: cálculo del IVA con referencia absoluta
Supongamos que tienes una lista de precios en la columna A y una tasa de IVA del
19 % ubicada en la celda E1. Si deseas calcular el valor del IVA para cada producto en la
columna B, puedes usar la siguiente fórmula: = A2*$E$1

Figura 3. Cálculo del IVA mediante una referencia absoluta en Excel.

• A2 es una referencia relativa que cambiará a A3, A4, etc., al copiar la

fórmula hacia abajo.
• $E$1 es una referencia absoluta, que siempre apuntará a la celda donde
está la tasa del IVA, sin importar dónde se copie la fórmula.

Este ejemplo ilustra cómo las referencias combinadas permiten automatizar

cálculos y mantener la lógica correcta sin necesidad de reescribir fórmulas.

18
 Procedimiento de creación y modificación
En Excel, las referencias pueden crearse y modificarse fácilmente mientras se
construyen fórmulas. Esta capacidad permite construir cálculos dinámicos y eficientes,
esenciales para automatizar tareas.

Creación de referencias
Existen dos maneras principales de crear una referencia en una fórmula:

Manual
Escribiendo directamente la dirección de la celda (por ejemplo, A1) en la barra de
fórmulas.

Interactiva
Haciendo clic sobre la celda deseada mientras se está editando una fórmula.
Excel resalta la celda seleccionada con un color específico, lo que facilita su
identificación visual (Dodge et al., 2018).

Modificación entre tipos de referencia

Una vez escrita una fórmula, se puede cambiar el tipo de referencia (relativa,
absoluta o mixta) de manera rápida utilizando la tecla F4:

Al posicionar el cursor sobre una referencia en la fórmula y presionar F4, Excel

cicla entre los siguientes estados:

A1 → $A$1 → A$1 → $A1 → A1

Este atajo permite modificar rápidamente el comportamiento de la referencia sin

necesidad de escribir manualmente los símbolos $.
19
Actividad práctica
Para afianzar el uso correcto de referencias relativas y absolutas, se propone la
siguiente actividad, que permite aplicar estos conceptos en un ejemplo práctico de
cálculo automatizado:

Tarea paso a paso

Siga las instrucciones que se indican a continuación para aplicar correctamente
referencias relativas y absolutas en una fórmula y automatizar el cálculo de resultados
en Excel.

A. Configure una hoja con la siguiente información:

• En la celda A1, escriba "Valor".
• En las celdas A2 a A6, escriba los números 10, 20, 30, 40, 50.
• En la celda C1, escriba "Multiplicador".
• En la celda D1, escriba el número 5.
• En la celda B1, escriba "Resultado".
B. En la celda B2, escriba una única fórmula que multiplique el valor de la
celda A2 por el multiplicador que se encuentra en D1. Asegúrese de
usar los tipos de referencia correctos.
C. Copie y arrastre la fórmula de B2 hacia abajo hasta la celda B6. Si usó
las referencias correctas, todos los cálculos deberían ser correctos (50,
100, 150, 200, 250).

20
4. Operadores para la creación de fórmulas
Los operadores son símbolos que indican el tipo de cálculo que Excel debe
realizar dentro de una fórmula. Son, en esencia, los verbos de las fórmulas: conectan
valores, referencias y expresiones para producir resultados nuevos y dinámicos.

Concepto y tipos de operadores

Excel dispone de varios tipos de operadores, cada uno con una función específica
en el procesamiento de datos (Winston, 2021). Estos se clasifican en cuatro categorías
principales: aritméticos, de comparación, de concatenación de texto y de referencia.

Operadores aritméticos
Estos operadores se utilizan para realizar cálculos matemáticos básicos.

Tabla 4. Operadores aritméticos en Excel

Operador Nombre Ejemplo Resultado

+ Suma =5+3 8

- Resta =5-3 2

* Multiplicación =5*3 15

/ División = 15 / 3 5

% Porcentaje = 20% 0.2

^ Exponenciación =5^2 25

Operadores de comparación
Se usan para comparar dos valores. Siempre devuelven un resultado lógico:
VERDADERO o FALSO.

21
 Tabla 5. Operadores de comparación
Operador Nombre Ejemplo Resultado

= Igual a =5=3 FALSO

> Mayor que =5>3 VERDADERO

< Menor que =5<3 FALSO

>= Mayor o igual que = 5 >= 5 VERDADERO

<= Menor o igual que = 5 <= 3 FALSO

<> Diferente de = 5 <> 3 VERDADERO

Operadores de concatenación de texto

Este operador se utiliza para unir (concatenar) cadenas de texto.

Tabla 6. Operador de concatenación de texto

Operador Nombre Ejemplo Resultado

& Ampersand ="Juan"&" "&"Pérez" "Juan Pérez"

Operadores de referencia
Estos operadores combinan rangos de celdas para utilizarlos en funciones o
fórmulas.

Tabla 7. Operadores de referencia

Operador Nombre Descripción Ejemplo

: Rango Produce una referencia a todas A1:A10

las celdas entre dos referencias.

; Unión Combina múltiples referencias en SUMA(A1:A5;C1:C5)

una sola.

22
 Jerarquía de operadores
Cuando una fórmula contiene varios operadores, Excel sigue un orden específico
de cálculo, conocido como jerarquía u orden de precedencia. Comprender esta
jerarquía es esencial, ya que una fórmula puede arrojar resultados incorrectos si se
aplican los operadores en un orden no intencionado. A continuación, se presenta la
jerarquía que Excel aplica al evaluar las fórmulas, de mayor a menor prioridad:

Tabla 8. Jerarquía de operadores en Excel

Nivel Tipo de operador Símbolos o ejemplos

1 Operadores de referencia :, ;

2 Negación -1

3 Porcentaje %

4 Exponenciación ^

5 Multiplicación y división *, /

6 Suma y resta +, -

7 Concatenación de texto &

8 Comparación =, <, >, <=, >=, <>

Regla práctica

La multiplicación y la división se realizan siempre antes que la suma y la resta, a

menos que se usen paréntesis para cambiar el orden.

Ejemplo ilustrativo
Para comprender cómo influye la jerarquía de operadores en el resultado de una
fórmula, observemos el siguiente caso: = 5+2*3
23
 Este cálculo no da como resultado 21. Según la jerarquía:

• Primero se realiza la multiplicación: 2*3 = 6.

• Luego la suma: 5+6 = 11.

Por lo tanto, el resultado final es 11, no 21. Si se desea alterar ese orden y forzar
que la suma se realice primero, se deben usar paréntesis: = 5+2*3

Ahora Excel primero evalúa lo que está dentro del paréntesis: 5+2 = 7, y luego
multiplica por 3, obteniendo el resultado 21.

Actividad práctica
Para reforzar el uso de operadores y comprender cómo funciona su jerarquía en
Excel, se propone la siguiente actividad con ejercicios prácticos que combinan
operadores aritméticos, de texto y el uso de paréntesis.

Tarea paso a paso

Ejecute las siguientes acciones en Excel para aplicar los operadores aritméticos,
de agrupación y de concatenación, y verificar cómo influyen en los resultados y en la
construcción de expresiones.

• En una celda vacía, intente predecir el resultado de la siguiente fórmula y

luego escríbala en Excel para verificar su respuesta: =10/2*5-(2+2)^2
• Cree una pequeña tabla con "Nombre" en A1 y "Apellido" en B1. En A2
escriba "Carlos" y en B2 "Rojas".
• En la celda C2, use el operador de concatenación para unir el nombre y el
apellido, separados por un espacio, para que se muestre "Carlos Rojas".

24
5. Fórmulas y funciones
Excel permite no solo almacenar datos, sino también realizar cálculos
automáticos y estructurados mediante el uso de fórmulas y funciones. Estas
herramientas convierten los valores ingresados en resultados útiles, facilitando la
gestión, análisis y actualización dinámica de la información.

¿Fórmula o función?
Aunque en el uso cotidiano ambos términos pueden confundirse, es importante
distinguirlos con claridad, ya que cumplen roles distintos en Excel. A continuación, se
explica cada concepto:

Fórmula
Es una expresión creada manualmente por el usuario, que combina valores,
referencias de celda, operadores y, en muchos casos, funciones. Toda fórmula debe
comenzar con un signo igual (=).

Ejemplo: = A1*1.19

Función
Es una fórmula predeterminada y nombrada por Excel, diseñada para realizar
tareas específicas. Las funciones facilitan la ejecución de cálculos complejos, extensos o
especializados.

Ejemplo: = SUMA (A1:A10) en lugar de escribir =A1+A2+A3+...+A10

Según Frye (2019), la diferencia esencial radica en que las fórmulas son diseñadas
por el usuario para responder a necesidades particulares, mientras que las funciones

25
son herramientas prediseñadas por Excel para realizar operaciones comunes de forma
más rápida y eficiente. Además, una fórmula puede incluir una o varias funciones.

Sintaxis y proceso de creación

Para que una función se ejecute correctamente en Excel, debe seguir una
estructura específica llamada sintaxis. Esta estructura comienza siempre con un signo
igual, seguido del nombre de la función y un conjunto de argumentos encerrados entre
paréntesis. La sintaxis general es la siguiente:

=NOMBRE_FUNCIÓN (argumento1; argumento2; ...)

Los argumentos pueden ser valores constantes, referencias de celda, rangos,

otras funciones (funciones anidadas) o expresiones (Winston, 2019). Algunas funciones
no requieren argumentos, y otras aceptan argumentos opcionales.

Tabla 9. Elementos de la sintaxis de una función en Excel

Elemento Descripción

Signo igual (=) Indica a Excel que se va a introducir una fórmula o función.

Es el nombre específico de la función, como SUMA,

Nombre de la función
PROMEDIO, SI, etc.

Encierran los argumentos que necesita la función para

Paréntesis ()
funcionar.

Son los valores, referencias o rangos necesarios para que la

Argumentos función realice su cálculo. Se separan con punto y coma (;) o
coma (,), según la configuración regional.

26
Proceso para crear una función en Excel
A continuación, se describen los pasos básicos que deben seguirse para insertar
correctamente una función en Excel, ya sea escribiéndola manualmente o utilizando el
asistente integrado:

A. Seleccionar la celda: haga clic en la celda donde desea mostrar el

resultado.
B. Iniciar la fórmula: escriba el signo igual (=).
C. Insertar la función, de dos formas posibles:
• Escribiendo directamente: comience a escribir el nombre de la
función. Excel desplegará una lista de sugerencias
(IntelliSense). Haga doble clic en la opción deseada.
• Usando el asistente: vaya a la pestaña Fórmulas y haga clic en
Insertar función (fx). Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrá
buscar funciones por categoría e ingresar los argumentos paso a
paso.
D. Introducir los argumentos: seleccione las celdas o escriba los valores
necesarios.
E. Cerrar paréntesis y presionar Enter: complete la función cerrando el
paréntesis y pulse Enter para obtener el resultado.

Catálogo de funciones predeterminadas esenciales

Excel cuenta con una variedad de funciones. A continuación, se presentan
algunas de las más utilizadas y fundamentales.

27
Funciones matemáticas y estadísticas
• SUMA (rango): suma todos los números en un rango de celdas.
• PROMEDIO (rango): calcula el promedio (media aritmética) de los números
en un rango.
• CONTAR (rango): cuenta cuántas celdas contienen números en un rango.
• MAX (rango): devuelve el valor más alto en un rango.
• MIN (rango): devuelve el valor más bajo en un rango.

Función lógica
SI (prueba_logica; valor_si_verdadero; valor_si_falso): es una de las funciones
más potentes. Evalúa una condición (prueba_logica). Si la condición es VERDADERA,
devuelve un valor; si es FALSA, devuelve otro.

Ejemplo: =SI(A1>=18; "Mayor de edad"; "Menor de edad").

Funciones de texto
• CONCAT (texto1; texto2; ...): une varias cadenas de texto en una sola
(alternativa al operador &).
• IZQUIERDA (texto; num_caracteres): devuelve el número especificado de
caracteres desde el inicio de una cadena de texto.
• DERECHA (texto; num_caracteres): devuelve el número especificado de
caracteres desde el final de una cadena de texto.
• LARGO (texto): devuelve el número de caracteres en una cadena de texto.

Funciones de fecha y hora

• HOY (): devuelve la fecha actual. No requiere argumentos.
28
 • AHORA (): devuelve la fecha y hora actuales. No requiere argumentos.

Actividad práctica
Para afianzar el uso de funciones básicas en Excel, se propone una actividad que
permite aplicar operaciones comunes sobre un conjunto de datos sencillo.

Tabla 10. Ventas por vendedor en el mes de enero

Vendedor Ventas Enero

Ana 5,200,000

Luis 4,800,000

Carlos 6,100,000

María 3,900,000

Sofía 5,500,000

Tarea paso a paso

A continuación, se detallan las acciones que deberá realizar en Excel para aplicar
correctamente las funciones indicadas sobre el conjunto de datos proporcionado.

A. Recree la tabla anterior.

B. Debajo de la tabla, calcule lo siguiente utilizando funciones de Excel:
• Total de ventas: (Use SUMA).
• Venta promedio: (Use PROMEDIO).
• Venta más alta: (Use MAX).
• Venta más baja: (Use MIN).
• Número de vendedores: (Use CONTAR).

29
C. En una nueva columna llamada "Comisión", utilice la función SI para
calcular una comisión del 10% para cada vendedor cuyas ventas
superen los 5,000,000. Si no superan ese valor, la comisión debe ser 0.
La fórmula sería algo como: =SI(B2>5000000; B2*0.1; 0).

30
Síntesis

A continuación, se presenta una síntesis de la temática estudiada en el

componente formativo:

31
Material complementario

Tema Referencia Tipo de Enlace del recurso

material

Funciones y Held, B., Moriarty, B., & Richardson, Libro [Link]

fórmulas T. (2019). Microsoft excel functions co/books?hl=es&lr=&id=LE
and fórmulas with excel 2019/office Z-
365. Walter de Gruyter GmbH & Co EQAAQBAJ&oi=fnd&pg=PP
KG. 18&dq=excel+2019+Formu
las+and+Functions&ots=RR
dtQ42zMk&sig=Dc_PvBBB
pPM60SwEhDmi7rZrtIw&r
edir_esc=y#v=onepage&q=
excel%202019%20Formula
s%20and%20Functions&f=
false

Funciones y Alexander, M., Kusleika, R., & Libro [Link]

fórmulas Walkenbach, J. (2018). Excel 2019 co/books?hl=es&lr=&id=m
bible. John Wiley & Sons. xJwDwAAQBAJ&oi=fnd&pg
=PP1&dq=excel+2019+For
mulas+and+Functions&ots
=raDtqOXRwC&sig=fhIuM
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Funciones y Microsoft 365. (2025). Microsoft Página web [Link]

fórmulas Excel. m/es-co/microsoft-
365/excel

Catálogo de LearnFree en Español. (2021). Video [Link]

funciones Funciones ⎪Curso de Excel 365. /watch?v=cn0E6zjfD0U
predeterminadas [Archivo de video] YouTube.
esenciales

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Glosario

Celda: unidad básica de una hoja de cálculo, formada por la intersección de una
fila y una columna. Cada celda tiene una dirección única, o referencia (ej. A1), y es
donde se almacenan los datos individuales.

Cinta de opciones: es la barra de herramientas principal en la interfaz de Excel,

ubicada en la parte superior. Organiza todos los comandos y funcionalidades en
pestañas y grupos lógicos (ej. Inicio, Insertar, Fórmulas) para facilitar su acceso.

Fórmula: expresión creada por el usuario que realiza un cálculo y devuelve un

resultado. Siempre comienza con un signo igual (=) y puede contener valores,
referencias de celda, operadores y funciones.

Función: una fórmula predefinida y nombrada por Excel que realiza una
operación específica. Las funciones simplifican la creación de fórmulas complejas y
siguen una sintaxis particular (ej. = SUMA (A1:A10)).

Jerarquía de operadores: es el orden específico en que Excel ejecuta las

operaciones matemáticas y lógicas dentro de una fórmula. Por ejemplo, la
multiplicación y división se realizan antes que la suma y la resta, a menos que se usen
paréntesis.

Libro de trabajo: el archivo principal de Excel, con extensión .xlsx. Actúa como un
contenedor que puede incluir una o varias hojas de cálculo relacionadas.

Operador: símbolo que especifica el tipo de cálculo a realizar en una fórmula. Los
tipos principales son aritméticos (+, *), de comparación (>, <) y de concatenación (&).

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 Rango: una selección rectangular de una o más celdas. Se define por las
referencias de las celdas de las esquinas opuestas, separadas por dos puntos (ej.
A1:C5).

Referencia absoluta: tipo de referencia de celda (ej. $A$1) que permanece fija y
no cambia al copiar una fórmula a otra ubicación. Es crucial para hacer referencia a
valores constantes.

Referencia relativa: el tipo de referencia de celda por defecto (ej. A1) que se
ajusta automáticamente en relación con la nueva posición al copiar y pegar una
fórmula.

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Referencias bibliográficas

Alexander, M., Kusleika, R., & Walkenbach, J. (2019). Excel 2019 bible. John Wiley
& Sons.

Frye, C. (2013). Microsoft Excel 2013 step by step. Pearson Education.

McFedries, P. (2019). Microsoft Excel 2019 fórmulas and functions. Microsoft

Press.

Microsoft Corporation. (2021). Microsoft Excel documentation and specifications.

Microsoft Support.

[Link]

Walkenbach, J. (2013). Excel 2013 bible. John Wiley & Sons.

Winston, W. (2019). Microsoft Excel 2019 Data analysis and business modeling.
Microsoft Press.

Winston, W. (2021). Microsoft Excel data analysis and business modeling (Office
2021 and Microsoft 365). Microsoft Press.

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Créditos

Nombre Cargo Centro de Formación y Regional

Milady Tatiana Villamil Líder del ecosistema Dirección General

Castellanos

Olga Constanza Bermúdez Responsable de línea de Dirección General

Jaimes producción Huila

Deya Maritza Cortes Experta temática Centro de Comercio y Servicios –

Enríquez Regional Tolima

Paola Alexandra Moya Evaluadora instruccional Centro Agroempresarial y Desarrollo

Pecuario - Regional Huila

Carlos Julián Ramírez Diseñador de contenidos Centro Agroempresarial y Desarrollo

Benítez digitales Pecuario - Regional Huila

Cielo Damaris Angulo Desarrollador full stack Centro Agroempresarial y Desarrollo

Rodríguez Pecuario - Regional Huila

Alejandro Delgado Acosta Intérprete lenguaje de señas Centro Agroempresarial y Desarrollo

Pecuario - Regional Huila

Cristhian Giovanni Intérprete lenguaje de señas Centro Agroempresarial y Desarrollo

Gordillo Segura Pecuario - Regional Huila

Daniela Muñoz Bedoya Animador y productor Centro Agroempresarial y Desarrollo

multimedia Pecuario - Regional Huila

Andrés Felipe Guevara Locución Centro Agroempresarial y Desarrollo

Ariza Pecuario - Regional Huila

Aixa Natalia Sendoya Validador de recursos Centro Agroempresarial y Desarrollo

Fernández educativos digitales Pecuario - Regional Huila

Jaime Hernán Tejada Llano Validador de recursos Centro Agroempresarial y Desarrollo

educativos digitales Pecuario - Regional Huila

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Nombre Cargo Centro de Formación y Regional

Raúl Mosquera Serrano Evaluador para contenidos Centro Agroempresarial y Desarrollo

inclusivos y accesibles Pecuario - Regional Huila

Daniel Ricardo Mutis Evaluador para contenidos Centro Agroempresarial y Desarrollo

Gómez inclusivos y accesibles Pecuario - Regional Huila

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