1. Concepto, finalidad y tipos de archivo.

Explica el
ciclo de vida del documento
El archivo es un sistema organizado de documentos e información que tiene como
finalidad almacenar, conservar y facilitar el acceso a los datos generados o recibidos por
una organización. No se limita a guardar documentos, sino que constituye una
herramienta esencial para la gestión administrativa, la toma de decisiones y el
cumplimiento de las obligaciones legales.

Las principales funciones del archivo son la conservación, que garantiza la integridad y
permanencia de los documentos; la recuperación, que permite localizar la información
de forma rápida y eficaz; y la gestión, que organiza los documentos durante todo su
ciclo de vida.

Los archivos pueden clasificarse según su titularidad en públicos, cuando pertenecen a

organismos o administraciones públicas, y privados, cuando pertenecen a empresas o
particulares. También pueden clasificarse según su uso en archivo activo, formado por
documentos de consulta frecuente; archivo semiactivo, integrado por documentos que
se consultan ocasionalmente; y archivo inactivo o histórico, donde se conservan
documentos con valor permanente o histórico.

Para gestionar adecuadamente la documentación es necesario conocer el ciclo de vida

del documento, que comprende varias fases. La primera es la creación o recepción,
momento en el que nace el documento. Posteriormente se realiza la clasificación y
distribución, organizándolo según el sistema establecido. La tercera fase es el uso y
mantenimiento, durante la cual el documento se consulta y utiliza en la actividad
diaria. Después pasa a la fase de almacenamiento y conservación, donde se custodia
aplicando medidas de protección. Finalmente se llega a la disposición final, que puede
consistir en la eliminación del documento o en su conservación permanente por su valor
histórico o legal.

Además, los documentos poseen un valor primario, relacionado con su utilidad

administrativa, legal o fiscal, y un valor secundario, vinculado a su interés histórico,
científico o cultural.

En conclusión, el archivo es un elemento fundamental para cualquier organización, ya

que garantiza la conservación, organización y recuperación de la información durante
todo el ciclo de vida documental.

2. Sistemas de clasificación documental y

Cuadro de Clasificación Documental
La clasificación documental consiste en organizar los documentos siguiendo criterios
previamente establecidos para facilitar su localización, consulta y conservación. Una
clasificación adecuada permite gestionar grandes cantidades de información de forma
ordenada y eficiente.

Existen diversos sistemas de clasificación. El alfabético ordena los documentos por

nombres de personas, empresas o asuntos. El numérico asigna un número a cada
documento, ofreciendo gran precisión y capacidad de crecimiento. El alfanumérico
combina letras y números para crear códigos identificativos más descriptivos. El
geográfico organiza la documentación según lugares o territorios. El cronológico
utiliza la fecha como criterio principal de organización. Por último, el temático agrupa
los documentos según materias o asuntos concretos.

Para organizar correctamente toda la documentación de una entidad se utiliza el Cuadro

de Clasificación Documental (CCD), una herramienta archivística que estructura los
documentos de forma lógica y jerárquica. Su objetivo es facilitar la identificación,
recuperación y control de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.

El CCD se organiza en distintos niveles. La sección corresponde a las grandes áreas o

departamentos de la organización. La serie agrupa documentos relacionados con una
misma actividad o función. La subserie es una subdivisión más específica dentro de una
serie documental. Esta estructura permite organizar la información de forma clara y
coherente.

La elaboración de un cuadro de clasificación requiere analizar la estructura y funciones

de la organización, identificar las series documentales, establecer una jerarquía
adecuada y asignar códigos que faciliten la identificación de los documentos.

Además, el CCD se basa en dos principios fundamentales. El principio de procedencia

establece que los documentos producidos por una entidad deben mantenerse unidos sin
mezclarse con los de otras procedencias. El principio de orden original indica que los
documentos deben conservar la organización que les dio la institución que los creó.

En conclusión, los sistemas de clasificación documental y el cuadro de clasificación son

herramientas esenciales para garantizar una gestión documental eficaz, facilitando la
conservación y recuperación de la información.

3. Digitalización documental y Sistemas

de Gestión Documental (SGD)
La digitalización documental es el proceso mediante el cual los documentos en papel se
transforman en documentos electrónicos para facilitar su almacenamiento, consulta y
gestión. Actualmente constituye una herramienta fundamental para mejorar la eficiencia
de las organizaciones y reducir el uso del papel.

El proceso de digitalización comienza con el escaneado de los documentos, que

convierte el contenido físico en imágenes digitales. Posteriormente se aplica el
Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), una tecnología que transforma las
imágenes en texto editable y buscable. Finalmente se realiza la indexación y
clasificación, asignando metadatos que facilitan la localización de la información.

Entre los formatos más utilizados destacan el PDF/A, diseñado para la conservación a
largo plazo; el TIFF, que ofrece una gran calidad de imagen; y el JPEG, utilizado
cuando se busca reducir el tamaño de los archivos. Los metadatos son especialmente
importantes porque contienen información sobre el documento, como autor, fecha o
palabras clave, facilitando su recuperación posterior.

La digitalización aporta numerosas ventajas: mejora el acceso a la información, reduce

el espacio físico necesario para el archivo, aumenta la seguridad mediante copias de
respaldo y agiliza los procesos administrativos. Además, favorece el cumplimiento de la
normativa vigente sobre gestión documental.

Para gestionar toda esta documentación digital se utilizan los Sistemas de Gestión
Documental (SGD). Se trata de aplicaciones informáticas que permiten organizar,
almacenar y controlar documentos electrónicos durante todo su ciclo de vida. Sus
funciones principales son la captura de documentos, el almacenamiento y
organización, la automatización de flujos de trabajo y la búsqueda y recuperación
avanzada de información.

Los SGD mejoran la productividad, facilitan el trabajo colaborativo y permiten

establecer controles de acceso y sistemas de seguridad para proteger la información.
Además, garantizan la trazabilidad de los documentos y ayudan a cumplir la legislación
sobre protección de datos y administración electrónica.

En conclusión, la digitalización documental y los sistemas de gestión documental son

herramientas imprescindibles en las organizaciones modernas, ya que permiten
gestionar la información de forma más eficiente, segura y accesible.

Si te dicen que en el examen habrá una sola pregunta a desarrollar, viendo el

contenido de los apuntes, apostaría por una de estas tres porque son las más completas y
permiten evaluar muchos conceptos a la vez.

Opción 1 (la más probable)

"Concepto, finalidad y tipos de archivo. Explica el ciclo de vida del documento."

Te permite hablar de:

 Qué es un archivo.
 Funciones: conservación, recuperación y gestión.
 Archivos públicos y privados.
 Archivo activo, semiactivo e inactivo.
 Ciclo de vida del documento: creación, clasificación, uso, conservación y
disposición final.
 Valor primario y secundario del documento.
Opción 2

"Sistemas de clasificación documental y cuadro de clasificación documental."

Incluye:

 Clasificación alfabética.
 Numérica.
 Alfanumérica.
 Geográfica.
 Cronológica.
 Temática.
 Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
 Sección, serie y subserie.
 Principio de procedencia.
 Principio de orden original.

Opción 3

"Digitalización documental y sistemas de gestión documental."

Podrías desarrollar:

 Escaneado.
 OCR.
 Indexación.
 Metadatos.
 Formatos PDF/A, TIFF y JPEG.
 Ventajas de la digitalización.
 Sistemas de Gestión Documental (SGD).
 Captura, almacenamiento, flujos de trabajo y recuperación de documentos.
 Marco legal.

Si yo tuviera que estudiar solo una pregunta para asegurar el aprobado, prepararía
perfectamente la Opción 2 (Sistemas de clasificación documental y Cuadro de
Clasificación Documental) porque ocupa varias diapositivas, tiene mucha teoría y
suele ser una pregunta clásica de desarrollo en Gestión Documental.

Además, para sacar nota, memorizaría esta estructura:

1. Definición de clasificación documental.

2. Tipos de clasificación (6 sistemas).
3. Qué es el CCD.
4. Estructura: sección, serie y subserie.
5. Principio de procedencia.
6. Principio de orden original.
 7. Conclusión sobre la importancia de la gestión documental.

Con eso puedes escribir entre una y dos páginas sin quedarte corta.

Si el examen es de desarrollo, estas son dos de las preguntas más importantes que
podrían caer del Bloque I: Gestión de Archivos, desarrolladas con suficiente contenido
para obtener buena nota.

1. Explica el concepto, finalidad y tipos

de archivo
El archivo es un sistema organizado de documentos y datos que permite almacenar,
conservar y facilitar el acceso a la información de una organización. No se trata
únicamente de guardar documentos, sino de gestionarlos de forma que puedan
localizarse y utilizarse cuando sea necesario. El archivo es fundamental para el
funcionamiento de empresas e instituciones, ya que favorece la toma de decisiones, el
cumplimiento de obligaciones legales y la conservación de la memoria documental.

Las funciones principales del archivo son:

 Conservación, garantizando la integridad y preservación de los documentos.

 Recuperación, permitiendo localizar la información de forma rápida y eficaz.
 Gestión, organizando los documentos durante todo su ciclo de vida.

Los archivos pueden clasificarse según distintos criterios.

Según su titularidad:

 Archivos públicos, pertenecientes a organismos e instituciones públicas.

 Archivos privados, pertenecientes a empresas, asociaciones o particulares.

Según su uso:

 Archivo activo, formado por documentos de consulta frecuente.

 Archivo semiactivo, con documentos de consulta ocasional.
 Archivo inactivo o histórico, que conserva documentos de valor permanente o
histórico.

La correcta organización de los archivos permite optimizar recursos, mejorar la

eficiencia administrativa y garantizar la conservación de la información a largo plazo.

Conclusión: el archivo es una herramienta esencial para cualquier organización, ya que

asegura la conservación, localización y utilización eficaz de la documentación.
2. Explica los sistemas de clasificación
documental y la importancia del cuadro
de clasificación documental
La clasificación documental consiste en organizar los documentos siguiendo criterios
previamente establecidos para facilitar su localización, control y conservación. Un
sistema de clasificación adecuado permite gestionar grandes volúmenes de información
de forma ordenada y eficiente.

Existen diversos sistemas de clasificación:

 Alfabético: ordena los documentos por nombres de personas, empresas o

asuntos.
 Numérico: asigna un número a cada documento o expediente.
 Alfanumérico: combina letras y números para crear códigos identificativos.
 Geográfico: organiza la documentación según territorios o ubicaciones.
 Cronológico: utiliza la fecha como criterio principal.
 Temático: agrupa los documentos según materias o asuntos.

Para que la clasificación sea eficaz se utiliza el Cuadro de Clasificación Documental

(CCD), que es una herramienta que organiza toda la documentación de una entidad de
forma lógica y jerárquica. Su finalidad es facilitar la identificación, recuperación y
control de los documentos durante todo su ciclo de vida.

La estructura básica del CCD está formada por:

 Sección: grandes áreas o departamentos de la organización.

 Serie: conjunto de documentos relacionados con una misma actividad.
 Subserie: subdivisión más específica dentro de una serie documental.

Además, el cuadro de clasificación se basa en dos principios fundamentales:

 Principio de procedencia, que obliga a mantener juntos los documentos

producidos por una misma entidad.
 Principio de orden original, que exige conservar la organización dada por el
productor de los documentos.

Conclusión: los sistemas de clasificación y el cuadro de clasificación documental son

esenciales para garantizar una gestión documental eficiente, facilitar la recuperación de
información y asegurar el control de los documentos durante todo su ciclo de vida.

1. Explica la importancia de la ergonomía y la organización del puesto de

trabajo en la grabación de datos

La ergonomía y la correcta organización del puesto de trabajo son fundamentales en la

grabación de datos, ya que permiten trabajar de forma más eficiente, segura y saludable.
La grabación de datos implica muchas horas frente al ordenador realizando
movimientos repetitivos, por lo que una mala postura puede provocar fatiga visual,
lesiones musculares, estrés y disminución del rendimiento.

Para adaptar correctamente el puesto deben ajustarse varios elementos:

 Pantalla situada a la altura de los ojos y a una distancia de 50–70 cm

 Silla con soporte lumbar y altura adecuada
 Teclado colocado con los codos a 90°
 Buena iluminación y ausencia de reflejos

Además, es importante organizar el tiempo de trabajo mediante pausas periódicas y

planificación de tareas. La normativa principal es la Ley de Prevención de Riesgos
Laborales y el RD 488/1997 sobre equipos con pantallas de visualización.

En conclusión, una correcta ergonomía mejora la productividad, reduce errores y

previene problemas de salud a largo plazo.

2. Describe el proceso de corrección y aseguramiento de calidad en la

grabación de datos

La corrección y aseguramiento de calidad son procesos esenciales en la grabación de

datos, ya que garantizan que la información introducida sea exacta, fiable y segura.

El proceso de corrección consta de tres fases:

 Verificación: revisión de los datos grabados

 Localización: detección de errores
 Corrección: modificación de los errores encontrados

Para ello se utilizan herramientas como:

 Corrector ortográfico
 Buscar y reemplazar
 Control de cambios
 Verificación manual y lectura comparativa

También es importante registrar correctamente la documentación grabada mediante

referencias, fechas y estados del documento para garantizar trazabilidad y control.

Además, debe respetarse la confidencialidad de los datos según el RGPD y la

LOPDGDD, evitando compartir información o contraseñas sin autorización.

En conclusión, la calidad en la grabación de datos depende de una revisión sistemática,

el uso adecuado de herramientas de corrección y el cumplimiento de las normas de
protección de datos.