PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS.
HMAR-GC-PR-02 v:01
VERSIÓN ELABORADO REVISADO APROBADO
FECHA FECHA FECHA CAMBIOS REALIZADOS
1 01 JUN 2018 01 JUN 2018 01 JUN 2018 PRIMERA EDICIÓN
Responsable por elaboración Responsable por revisión Responsable por aprobación
PROCESO GESTION CALIDAD REPRESENTANTE DIRECCIÒN GERENCIA
FIRMA FIRMA FIRMA
Toda impresión de la documentación es una copia no controlada y no se considera un documento válido
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
HMAR-GC-PR-02 v:01
Procedimiento Control de Registros
1. Objetivo
Conservar los registros, para proporcionar evidencia de la conformidad con los
requisitos, y de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad de
HUNIMAR S.A.S.
2. Alcance
Este Procedimiento aplica para todos los registros del SGC y los registros
externos que afecten el SGC de HUNIMAR S.A.S.
3. Definiciones
- REGISTROS: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas
- LISTADO MAESTRO DE REGISTROS: Documento por medio del cual se
establece control de los registros.
4. Referencias
- PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS HMAR-GC-PR-01
5. Descripción del Procedimiento
Este procedimiento se lleva a cabo como se describe a continuación. Se detallan
las actividades desarrolladas en cada paso, con sus respectivos responsables y
registros:
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
HMAR-GC-PR-02 v:01
PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES REGISTRO
Inicio
0 INICIO
Identifica los formatos con el
Identificar los código y/o nombre asignado de
1 registros COORDINADOR SGC acuerdo al procedimiento de
control de documentos
Controla los registros garantizando
Controlar los registros RESPONSABLE DE que sean diligenciados en su
2
PROCESO totalidad, sin tachones ni
enmendaduras
El responsable de cada proceso
Almacenar los registros define el área donde almacenar los
garantizando su registros garantizando que el lugar
protección
RESPONSABLE DE
3 este libre de humedad, seguros y
PROCESO
protegidos contra daños o pérdidas
este almacenamiento se hace en
cajas, AZ, carpetas, etc.
Todos los registros del SGC y Listado
Determinar el externos que lo afecten se maestro de
tiempo de retención conservan en el archivo durante registros
RESPONSABLE DE
4 de los registros cinco años. HMAR-GC-
PROCESO
Los registros no normalizados se FR-02
conservan por el tiempo que
determine la ley
La recuperación de hace de Listado
Recuperar registros utilizando el listado maestro de maestro de
5 RESPONSABLE DEL
registros registros
PROCESO
HMAR-GC-
FR-02
Determina la disposición del Listado
Determinar disposición registro pasado el tiempo de maestro de
RESPONSABLE DEL
6 retención según disposiciones registros
PROCESO
legales y el listado maestro HMAR-GC-
FR-02
7
FIN
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PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS
HMAR-GC-PR-03 V:01
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ELABORADO REVISADO APROBADO
FECHA FECHA FECHA CAMBIOS REALIZADOS
1 01 JUN 2018 01 JUN 2018 01 JUN 2018 PRIMERA EDICIÓN
Responsable por elaboración Responsable por revisión Responsable por aprobación
PROCESO GESTION DE CALIDAD LIDER DEL PROCESO GERENCIA
FIRMA FIRMA FIRMA
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PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS
HMAR-GC-PR-03 V:01
1 Objetivo
Definir las actividades para la realización de las auditorías internas de calidad
para INVERSIONES HUNIMAR S.A.S.
Alcance
Aplica para la planeación, ejecución, finalización y seguimiento de las
auditorías internas realizadas a todos los procesos establecidos en
INVERSIONES HUNIMAR S.A.S.
2. Definiciones
AUDITORIA INTERNA: Proceso sistemático, independiente y documentado
para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el
fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoria.
CRITERIOS DE AUDITORIA: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencias.
HALLAZGO: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria,
recopilada frente a los criterios de la auditoria.
EVIDENCIA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información
que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.
LISTA DE VERIFICACIÓN: Guía utilizada durante el desarrollo de la auditoria,
para determinar si las actividades ejecutadas corresponden a las disposiciones
adoptadas.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito
OBSERVACIÓN: Declaración realizada durante una auditoria interna
sustentada con evidencia objetiva.
PLAN DE AUDITORIA: Descripción de las actividades y los detalles
acordados para una auditoria
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u
obligatoria.
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PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS
HMAR-GC-PR-03 V:01
1. CONDICIONES GENERALES.
El Proceso Gestión de Calidad es el responsable de la programación del ciclo
de auditorias internas del sistema de calidad de la empresa, el Gerente General
aprueba esta programación.
Se debe realizar la programación de las auditorias internas teniendo en cuenta:
1- Necesidades especificas de la Gerencia
2- Los resultados de auditorias anteriores (impacto de los hallazgos)
3- Cantidad de quejas y reclamos presentadas en el proceso
4- Comportamiento de los resultados de sus indicadores de gestión
El sistema de Gestión de calidad (SGC) de la empresa debe ser
auditado en su totalidad mínimo una vez al año. De ser necesario se
puede auditar un proceso más de una vez.
Los auditores no pueden auditar su propio proceso o área, en todos los
casos debe existir el principio de independencia.
Los auditores seleccionados por la empresa deben ser competentes,
haber recibido formación en técnicas de auditoria y realizado la
respectiva evaluación.
Los auditores seleccionados deben ser reevaluados mínimo cada año o
cuando hallan modificaciones en los procesos o normas aplicadas, con
el fin de validar su competencia.
El perfil de los auditores internos de la empresa se describe en los
anexos de este procedimiento.
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PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS
HMAR-GC-PR-03 V:01
3. Referencias
- NTC-ISO 9001-2015
- NTC-ISO 9000
- NTC-ISO 19011
4. Descripción del Procedimiento
Este Procedimiento se lleva a cabo como se describe a continuación, se detallan las
actividades desarrolladas en cada paso, con sus responsables:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN REGISTROS
1 INICIO
2 Realiza la programación del
Realizar programación para Programa de
Coordinador de ciclo de auditorias con base
el ciclo de auditorias Auditorias Interna
Calidad en el estado y la criticidad de
HMAR-GC-FR-03
los procesos.
3 Selecciona el equipo auditor
Programa de
Seleccionar el Equipo auditor Coordinador de de acuerdo los objetivos,
Auditorias Interna
Calidad alcance y criterios de la
HMAR-GC-FR-03
auditoria
4
No
¿El programa es Programa de
Coordinador de Verifica si el programa es
adecuado? Auditorias Interna
Calidad adecuado
HMAR-GC-FR-03
Si
Se aprueba el programa y se
publica para comunicarlo a
Aprobar el programa
toda la organización. El ciclo
de auditorias se hace de
Programa de
forma general a todo el
Auditorias Interna
5 Equipo auditor sistema durante un tiempo
HMAR-GC-FR-03
determinado o en su defecto
se puede auditar por
periodos de tiempo definidos,
con base en una
programación.
1
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PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS
HMAR-GC-PR-03 V:01
Diligenciar formato plan Diligencia el plan de
auditoria Coordinador de Plan de Auditoria
6 auditoria.
Calidad HMAR-GC-FR-04
Entrega a los auditores
Entregar documentación asignados la documentación
Coordinador de
7 necesaria de los procesos a
Calidad
auditar, para que lo conozcan
Entregar plan de auditoria Coordinador de Entrega el plan de auditoria a Plan de Auditoria
8
a los auditados Calidad los auditados HMAR-GC-FR-04
Elabora la lista de verificación
específica para cada proceso
a auditar, la cual debe ser Lista de chequeo
9 Equipo Auditor
Elaborar lista de coherente, con dicho HMAR-GC-FR-05
verificación proceso.
Realiza la reunión de
apertura que debe cubrir el
equipo auditor, en donde se
Realizar reunión de presentan los participantes, Acta de Apertura (
Auditor Principal
10 apertura se recuerda el objeto y el sin código)
alcance de la auditoria. Se
confirma el plan, forma de
realización, recursos. Se
acuerda la reunión de cierre.
Realiza el trabajo de campo
mediante la recolección de
evidencias con base en la
Realizar auditoria
lista de chequeo y las
técnicas definidas (actividad,
Lista de chequeo
11 Equipo Auditor trazabilidad o función),
HMAR-GC-FR-05
adicionalmente debe
examinar la documentación
que considere pertinente en
cuanto a forma y contenido
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PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS
HMAR-GC-PR-03 V:01
12 Auditores Identifica no conformidades Solicitud de
Identificar no Internos u observaciones y Acción Correctiva
conformidades u relacionarlas en Solicitud de y preventiva
observaciones
acción Correctiva definiendo HMAR-GC-FR-06
el requisito incumplido junto
con la evidencia objetiva de
soporte.
13 Auditores Realiza el cierre de la Acta de Cierre
Internos auditoria con base en los (sin código)
Realizar cierre de
reportes de todos los
auditoria
auditores, presentando las
fortalezas, debilidades,
aspectos no conformes y
conclusiones de la auditoria
14 Auditores El auditor principal se reúne Informe de
Internos con el equipo de auditoria Auditoria
Se debe elaborar el informe HMAR-GC-FR-07
Reunir el equipo auditor de la auditoria, utilizando el
para realizar informe formato preestablecido para
tal fin.
15 Auditores Comunica el informe de
Comunicar el informe Internos auditoria a los responsables
de auditoria
de los procesos auditados,
en el periodo de tiempo
acordado en la reunión de
cierre.
16 FIN
FIN
ANEXOS
1. Perfil Auditor
PERFIL DEL AUDITOR
El candidato debe conocer este procedimiento para la realización de auditorías
internas de la calidad, cursar y aprobar el curso de auditores internos
Obteniendo el certificado.
La valoración se hará con base en los siguientes parámetros
Valoración de la Educación (4 Puntos máximo)
Si es Profesional………………………...............................................4 puntos
Si es técnico o tecnólogo...................................................................3 puntos“
Valoración de la experiencia (11 puntos máximos)
Experiencia en Empresas similares a INVERSIONES HUNIMAR S.A.S., un (1)
punto por cada año completo de dedicación, con un máximo de 5 puntos.
Si esta experiencia ha sido en Calidad, añadir un (1) punto adicional por cada
año (máximo 2).
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HMAR-GC-PR-03 V:01
Si esta experiencia ha sido en Auditoría de Sistema de Calidad, añadir dos (2)
puntos por cada año (máximo 4).
Valoración de la Formación (2 puntos máximos)
Cursos Realizados relacionados con el sistema de Gestión de calidad. Por
certificados obtenidos en Sociedades profesionales u organizaciones privadas,
en cursos de auditorías o temas específicos de calidad (un punto por cada
curso). Dos (2) puntos máximos.
Valoración de las Habilidades (2 puntos máximos)
El evaluador puede conceder hasta dos (2) puntos por otros conceptos
aplicables que no se hayan mencionado explícitamente antes. Como son
objetividad, claridad al expresarse respeto honestidad, imparcialidad.
Puntuaciones exigibles
Para ser Auditor interno se requiere como mínimo ocho (8) puntos. El Proceso
de gestión de calidad es responsable de hacer la revisión periódica (mínimo
una vez al año) de los certificados emitidos al personal auditor.
RESPONSABILIDADES DE AUDITOR
Aunque todo el personal de la organización tiene la responsabilidad de detectar
fallas, o el incumplimiento de algún requisito, tan solo aquellas personas
formadas como Auditores están en capacidad de realizar revisiones minuciosas
previamente programadas a cualquier proceso de la compañía para verificar la
conformidad el servicio y emitir informes de resultados.
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