MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACIÓN
Nivel: Asistencial
Denominación del Empleo: Auxiliar Administrativo
Código: 407
Grado: 3
No. de cargos: Diecinueve (19)
Dependencia: Donde se ubique el cargo
Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza la supervisión directa
II. ÁREA FUNCIONAL: PLANTA GLOBAL
III. PROPÓSITO PRINCIPAL
Realizar actividades de orden administrativo que apoyen el desarrollo de las funciones y
labores propias del Área, de conformidad con los lineamientos dispuestos por el jefe de la
dependencia.
IV. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Desempeñar funciones de asistencia administrativa de la Dependencia a la cual se
encuentra asignado el empleo de conformidad con los procedimientos institucionales.
2. Orientar y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados tanto por
usuarios internos como externos, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los
procedimientos establecidos por la dependencia.
3. Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico o administrativo, verificar
la exactitud de los mismos y apoyar la elaboración de los informes correspondientes de
acuerdo con los procesos y procedimientos institucionales
4. Informar al Jefe Inmediato acerca del vencimiento de los términos de respuesta, de los
diferentes requerimientos e informes a cargo de la dependencia, con calidad y
oportunidad.
5. Diligenciar y tramitar la documentación e informes relevantes a la Dependencia, bajo las
indicaciones del superior inmediato.
6. Transcribir los informes, oficios y correspondencia relacionados con la gestión
administrativa desarrollada en la dependencia, de acuerdo con las instrucciones
impartidas por el superior inmediato.
7. Dar cumplimiento al procedimiento del Plan Anticorrupción y los Riesgos de Gestión
8. Cumplir con los procesos relacionados con el sistema de gestión documental, trámite
documental, tablas de retención documental y atención de PQRs, conforme a las
disposiciones, reglamentos y procedimientos establecidos.
9. Cumplir con las normas del sistema de control interno y las Políticas de calidad, Ambiental,
de Seguridad y Salud en el trabajo y las demás que adopte la entidad así como los
procedimientos establecidos.
10. Realizar las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel,
naturaleza y área de desempeño del cargo, cumpliendo estándares de calidad y
oportunidad.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1. Organización y Estructura del Estado
2. Hacienda Pública
3. Atención al cliente
4. Plan de Desarrollo Municipal
5. Tablas de retención documental
6. Conocimiento de las normas de Seguridad y Salud en el trabajo para el desarrollo de
la labor
7. Conocimiento de las normas disciplinarias en el desempeño de su cargo.
8. Conocimiento de normas y procedimientos específicos sobre control interno, procesos,
procedimientos y sistema MIPG
9. Herramientas informáticas (Word, Excel, Power Point, Outlook, Internet, Bases de
datos)
VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
COMUNES POR NIVEL JERÁRQUICO
Aprendizaje continuo Manejo de la información.
Orientación a resultados. Relaciones interpersonales.
Orientación al usuario y al ciudadano. Colaboración.
Compromiso con la organización Uso de las Tecnologías
Trabajo en equipo Comunicación Efectiva
Adaptación al cambio Desarrollo de la empatía
VII. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA
FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA
Título de bachiller en cualquier modalidad. Dieciocho (18) meses de experiencia laboral