Colegio “San Marcos”
Unidad III -- Curso: TICS III – 5to.
Base de Datos
Una base de datos es una colección organizada de información o
datos estructurados, almacenada electrónicamente en un sistema
informático para permitir su fácil acceso, gestión, actualización y
análisis, utilizando un Sistema de Gestión de Bases de Datos (DBMS)
para interactuar con ella.
Funciona como un archivador digital que permite guardar, buscar y
organizar grandes volúmenes de datos de forma eficiente, ya sea
mediante tablas con filas y columnas (como en SQL) o en otros
modelos, facilitando operaciones como crear, leer, actualizar y
eliminar (CRUD) información.
Microsoft Access
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos
relacionales (SGBDR) de Microsoft que permite crear, organizar,
gestionar y analizar grandes volúmenes de datos de forma
estructurada, ideal para pequeñas y medianas empresas o usuarios
individuales por su interfaz intuitiva y herramientas como tablas,
consultas, formularios e informes, facilitando el seguimiento de
información importante o la creación de aplicaciones sencillas sin ser
un desarrollador experto.
Partes de una base de datos de Access
Las secciones siguientes son descripciones breves de las partes de
una base de datos de Access típica.
Tablas
Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja
de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y
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columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de cálculo
en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre
almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una
base de datos es la forma en la que están organizados los datos.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se
almacena información. Cada registro está formado por uno o varios
campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Por
ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada
registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y
cada campo (columna) contiene otro tipo de información como
nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como
un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o
algún otro tipo.
Formularios
Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la
que puede escribir y modificar datos. Los formularios a menudo
contienen botones de comandos y otros controles que realizan
distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios
con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin
embargo, la mayoría de los usuarios de bases de datos prefieren usar
formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas.
Consultas
Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base
de datos. La función más común es recuperar datos específicos de
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las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están distribuidos
en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja
de datos. Además, debido a que muchas veces no quiere ver todos
los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para
"filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere.
Informes
Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos
y presentarlos. Por lo general, un informe responde a una pregunta
específica como: "¿Cuánto dinero recibimos de cada cliente este
año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A cada
informe se le puede dar formato para presentar la información de la
manera más legible posible.
Macros
Macros en Access se puede considerar como un lenguaje de
programación simplificado que puede usar para agregar
funcionalidad a la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una
macro a un botón de comando en un formulario para que la macro
se ejecute cada vez que se hace clic en ese botón. Las macros
contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe,
ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las
operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden
automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en
dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo.
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Tipos de Campos Comunes en Access
• Texto Corto: Para nombres, direcciones, códigos postales. Se
puede limitar su longitud (hasta 255 caracteres).
• Texto Largo (Memo): Ideal para descripciones extensas, notas
o comentarios detallados.
• Número: Para datos numéricos. Puede configurarse para ser
Entero, Entero Largo, Doble (con decimales), etc., según el
rango y precisión requeridos.
• Fecha/Hora: Almacena fechas y/o horas. Permite cálculos y
formatos específicos (fecha corta, larga, etc.).
• Moneda: Para valores monetarios, con formato y precisión
definidos.
• Autonumérico: Genera automáticamente un número único
(incremental o aleatorio) para cada nuevo registro, ideal para
IDs primarios.
• Sí/No (Boolean): Para valores binarios (verdadero/falso, sí/no,
activado/desactivado).
• Hipervínculo: Para almacenar direcciones web (URLs).
• Objeto OLE: Para incrustar objetos de otras aplicaciones
(imágenes, documentos).
• Asistente para búsqueda: Permite crear listas desplegables a
partir de valores de otra tabla o lista, facilitando la selección y
asegurando consistencia.
• Datos adjuntos: Para adjuntar archivos (imágenes,
documentos, hojas de cálculo) a un registro.
• Calculado: Crea un campo cuyo valor se determina mediante
una expresión matemática o lógica (ej. Precio * Cantidad).