Manual General AUTOCTRL
INTRODUCCIÓN
1.1 Presentación
AUTOCTRL es un sistema ERP especializado para empresas comercializadoras de vehículos que
integra en una sola plataforma todos los procesos comerciales, administrativos, financieros y
contables necesarios para la operación de un concesionario o importadora de vehículos.
El sistema fue desarrollado sobre Visual FoxPro y utiliza una base de datos nativa (DBC/DBF),
permitiendo operar de manera integrada los procesos de:
• Compras e importaciones.
• Inventario de vehículos.
• Gestión de clientes.
• Ventas al contado.
• Ventas a crédito.
• Administración de garantías.
• Cobranza.
• Recuperación de cartera.
• Contabilidad integrada.
• Bancos.
• Facturación.
• Administración de accesorios.
• Control de gastos por unidad.
• Seguimiento del ciclo de vida completo de cada vehículo.
Su diseño responde a un modelo transaccional donde cada operación comercial genera
automáticamente los registros administrativos y contables correspondientes, garantizando la
consistencia de la información entre todos los módulos.
1.2 Objetivos del Sistema
AUTOCTRL tiene como finalidad administrar integralmente el ciclo operativo de una empresa
automotriz, desde la adquisición del vehículo hasta su venta, financiamiento, recuperación de
cartera y cierre contable.
Entre sus objetivos principales se encuentran:
• Centralizar la información.
• Automatizar procesos.
• Reducir errores manuales.
• Mantener trazabilidad completa.
• Integrar inventario con contabilidad.
• Administrar créditos.
• Gestionar cartera.
• Facilitar auditorías.
1.3 Arquitectura General
El sistema está construido bajo una arquitectura cliente-servidor basada en Visual FoxPro.
Los principales componentes identificados son:
Componente Tecnología
Lenguaje Visual FoxPro
Base de Datos Visual FoxPro DBC
Tablas DBF
Índices CDX
Formularios SCX
Clases VCX
Programas PRG
Reportes FRX
Menús MNX
1.4 Arquitectura Funcional
Del análisis de la estructura de datos ya es posible identificar los siguientes macro módulos:
Código Módulo Estado
C Contabilidad Identificado
I Inventarios Identificado
P Compras / Pedidos Identificado
T Terceros Identificado
V Ventas y Créditos Identificado
R Recuperaciones Identificado
Principios de Diseño Identificados
A partir del análisis de la estructura de la base de datos, pueden identificarse los siguientes
principios arquitectónicos:
• Integración funcional: una única base de datos compartida por todos los módulos.
• Centralización de la información: cada dato se registra una sola vez y es reutilizado
por distintos procesos.
• Trazabilidad: las operaciones pueden seguirse desde su origen hasta su impacto
contable.
• Modularidad: organización por áreas funcionales mediante prefijos (C, I, P, T, V, R).
• Automatización: los procesos comerciales desencadenan actualizaciones
automáticas en inventario, cartera y contabilidad.
• Escalabilidad funcional: el diseño permite incorporar nuevos módulos manteniendo
la misma convención de datos.
Observaciones técnicas
Esta arquitectura está basada en el análisis de la estructura de la base de datos y del diccionario del contenedor DBC.
En los siguientes capítulos, el estudio del código fuente (formularios, programas, clases y menús) permitirá documentar
el comportamiento interno de cada proceso, identificar las reglas de negocio implementadas y validar los flujos
operativos descritos.
El Mapa de Procesos identifica y documenta todos los procesos de negocio soportados por
AUTOCTRL, mostrando la relación entre las áreas funcionales, los módulos del sistema y el flujo
de información.
Su propósito es proporcionar una visión integral de cómo la organización opera utilizando
AUTOCTRL como plataforma de gestión empresarial.
Clasificación de Procesos
Los procesos del sistema se clasifican en tres niveles:
Procesos Estratégicos
Son los procesos relacionados con la dirección y control del negocio.
Incluyen:
• Dirección General
• Planeación
• Gestión Comercial
• Gestión Financiera
• Auditoría
• Indicadores
• Reportes Gerenciales
Procesos Misionales
Representan el núcleo del negocio.
Incluyen:
• Compras
• Importaciones
• Inventarios
• Ventas
• Créditos
• Cobranza
• Recuperaciones
Procesos de Apoyo
Respaldan la operación principal.
Incluyen:
• Contabilidad
• Bancos
• Seguridad
• Configuración
• Usuarios
• Parámetros
• Auditoría
• Reportes
Procesos Comerciales
Compras, Adquirir vehículos. Inventarios
Administrar el ciclo de vida del vehículo.
Tablas Tablas
• P01PEDID • I09VEHIC
• P02DTPED • I11MOVGA
• P03CRCRE • I10MOVTR
Ventas Créditos
Comercializar vehículos. Administrar el financiamiento.
Tablas Tablas
• V04VENTA • V12PLPAG
• V07PROFO • V13PAGCR
• V12PLPAG • V17ENCPG
Recuperaciones
Gestionar cartera en mora.
Tablas
• R01NOTCR
• R03NOTDB
• R04CASTI
Módulo Contable
Aquí se explicará la filosofía.
Tablas principales
Tabla Función
C01PLACT Plan de cuentas
C02ENCAS Encabezado del asiento
C03DETAS Detalle del asiento
C04MOVFA Movimiento de facturación
C05DESFA Detalle de factura
C06MOVCH Movimiento de cheques
C07SALCT Saldos
C08GESCO Gestión contable
C09MOVNO Notas
C10CORNU Correlativos
C12BDNIT Base NIT
C20BANCA Bancos
C21TABBA Catálogo Bancario
Módulo de Inventarios
Administrar el ciclo de vida completo del vehículo, desde su incorporación al inventario hasta su
venta, incluyendo costos, ubicación, accesorios y movimientos internos.
Tabla Nombre Función
I01MAEIT Maestro de Modelos Catálogo de modelos o ítems comercializados.
I02GRUPO Grupos Clasificación comercial de vehículos.
I03MARCA Marcas Catálogo de fabricantes.
I04COLOR Colores Colores disponibles para los vehículos.
Tabla Nombre Función
I05UBICA Ubicaciones Sucursales, patios o almacenes.
I06AGADU Agentes Aduaneros Gestión de importaciones.
I07MAEGA Maestro de Gastos Tipos de gastos asociados al vehículo.
I08ACCES Accesorios Catálogo de accesorios disponibles.
I09VEHIC Maestro de Vehículos Registro principal de cada vehículo.
I10MOVTR Movimientos de Traslado Historial de traslados entre ubicaciones.
I11MOVGA Movimientos de Gastos Gastos asociados al vehículo.
I12REGIO Regiones Catálogo geográfico.
I13DETGA Detalle de Gastos Desglose de gastos por vehículo.
I15DTACC Accesorios Instalados Accesorios instalados en cada unidad.
I16ITACC Accesorios por Modelo Accesorios sugeridos por modelo.
I17PDACC Accesorios por Pedido Accesorios solicitados durante la compra.
I18EMBAR Embargos Control de embargos sobre vehículos.
Integración
• Compras → Inventarios.
• Inventarios → Ventas.
• Inventarios → Contabilidad.
• Inventarios → Recuperaciones.
Módulo de Compras e Importaciones
Controlar el proceso de adquisición de vehículos y su financiamiento hasta la recepción física en
inventario.
Tabla Nombre Función
P01PEDID Pedidos Encabezado de pedidos a proveedores.
P02DTPED Detalle de Pedidos Vehículos y condiciones del pedido.
P03CRCRE Créditos de Compra Financiamiento de importaciones.
Integración
• Proveedores → Compras.
• Compras → Inventarios.
• Compras → Contabilidad.
Módulo de Terceros
Administrar la información de las personas y organizaciones que interactúan con la empresa.
Tabla Nombre Función
T01CLIEN Clientes Personas y empresas compradoras.
T02PROVE Proveedores Empresas proveedoras.
T03GARAN Garantes Garantes de operaciones crediticias.
T04TIPCL Tipos de Cliente Clasificación comercial de clientes.
Integración
• Ventas.
• Compras.
• Créditos.
• Contabilidad.
Módulo de Ventas y Créditos
Gestionar el proceso comercial, desde la cotización hasta la cancelación total de la deuda.
Tabla Nombre Función
V01VENDE Vendedores Personal comercial.
V02BANCO Bancos Bancos relacionados con operaciones de venta.
V03SEGUR Aseguradoras Empresas aseguradoras.
V04VENTA Ventas Documento principal de venta.
V05ITDET Ítems Especiales Catálogo de conceptos adicionales.
V06DTESP Detalle Especial Conceptos complementarios de la venta.
V07PROFO Proformas Cotizaciones comerciales.
V08PLAPA Plan de Pago de Proforma Simulación financiera.
V09ACCPR Accesorios de Proforma Accesorios ofertados.
V10ESPPR Especificaciones Observaciones y condiciones.
V11GLOVT Glosas Comentarios de la venta.
Tabla Nombre Función
V12PLPAG Plan de Pagos Cronograma definitivo del crédito.
V13PAGCR Pagos Registro de pagos de cuotas.
V14REPCR Reprogramaciones Reestructuración de créditos.
V15HISCR Historial de Créditos Seguimiento del crédito.
V16PROTE Prórrogas Ampliaciones de plazo.
V17ENCPG Encabezado de Pagos Cabecera de operaciones de cobranza.
V18GTOEX Gastos Extraordinarios Cargos adicionales.
V19HISPG Historial de Pagos Historial completo de cobranzas.
Integración
• Inventarios → Ventas.
• Ventas → Créditos.
• Ventas → Contabilidad.
• Ventas → Recuperaciones.
Módulo de Recuperaciones
Administrar la cartera en mora y las acciones de regularización de créditos.
Tabla Nombre Función
R01NOTCR Notas de Crédito Ajustes a favor del cliente.
R02DETNC Detalle de Notas Conceptos de la nota de crédito.
R03NOTDB Notas de Débito Cargos adicionales al cliente.
R04CASTI Castigos Créditos declarados incobrables.
R10REGLL Registro de Llamadas Seguimiento de gestión de cobranza.
Integración
• Créditos → Recuperaciones.
• Recuperaciones → Contabilidad.
• Recuperaciones → Inventarios (embargos y recuperaciones de vehículos).