• Análisis de las relaciones entre los componentes de la Dirección de Portafolios
Los componentes de la dirección de portafolios principalmente son: portafolios, programas y proyectos.
La dirección de portafolios, la dirección de programas y la dirección de proyectos se alinean o son impulsadas por las
estrategias organizacionales. Sin embargo, la dirección de portafolios, la dirección de programas y la dirección de
proyectos difieren en la manera en que cada una contribuye al logro de los objetivos estratégicos.
Para entender mejor las relaciones entre los principales componentes se muestra una comparación entre las
perspectivas de proyecto, programa y portafolio a través de diferentes dimensiones de la organización.
PROYECTOS PROGRAMAS PORTAFOLIOS
Tienen objetivos definidos. Tienen un alcance
Tienen un mayor alcance y
El alcance puede cambiar a organizacional que varía en
Alcance proporcionan beneficios más
lo largo del ciclo de vida del función de los objetivos
importantes
proyecto propios de la empresa
Se monitorean
Se prevén cambios e Se prevén cambios, que
permanentemente los
implementan procesos para podrían ser provocados por
Cambio cambios en un entorno a
mantenerlos administrados agentes externos e internos al
nivel macro, tanto a nivel
y controlados programa
interno como externo
Convierten progresivamente Se desarrolla el plan general Se crean y mantienen los
la información de alto nivel del programa y se crean planes procesos y la comunicación
Planificación
en planes detallados en lo de alto nivel para el necesaria relacionada con el
que va del proyecto seguimiento de la planificación portafolio respectivo
Dirigen al equipo del Dirigen al personal del Dirigen y coordinan con el
proyecto de modo que se programa y a los directores de personal de dirección de
Dirección
cumplan los objetivos proyecto; otorgan visión y portafolios que reporta al
trazados liderazgo global portafolio global
Medido principalmente por
Medido por el grado de Se mide con la utilidad frente
cumplimiento de objetivos
Éxito satisfacción a las necesidades a la inversión, y de la
con los costos dentro de lo
del programa adquisición de beneficios
presupuestado
Se monitorea el avance de los Se monitorean los cambios
Se hace seguimiento y componentes del programa estratégicos, la asignación de
Monitoreo control a los trabajos que para asegurar cumplimiento de recursos, los resultados de
involucran el proyecto objetivos, cronogramas y desempeño y riesgos del
presupuesto portafolio
• Análisis de los Dominios de la Gestión del Portafolio
En el caso de Espiasa, los seis principales dominios de la gestión del portafolio recaerían en los grupos que indica el
cuadro a continuación:
DOMINIO DEFINICION
Promueve el alineamiento del portafolio con los objetivos estratégicos organizacionales, a su
Gestión vez autoriza la creación de portafolio y gestiona los cambios que deberá sufrir el portafolio
Estratégica como consecuencia de los cambios en las estrategias organizacionales.
En caso de Espiasa, es liderada por la gerencia general y el directorio
En donde se define la estructura del portafolio, posterior a una etapa de selección de
componentes junto con una inicial optimización y balanceo de estos. Se define el modelo y
Gestión del
estructura de gobierno del portafolio, elemento clave para promover la efectividad y que
Gobierno
sirve de base para la toma de decisiones por el desempeño del portafolio.
Principalmente la conforman las distintas gerencias
Dominio en la cual se definen las métricas para monitorear y controlar el rendimiento del
Gestión del portafolio. Se determina cómo se define y gestionará el valor del portafolio (el cual podrá
Valor estar compuesto por elementos tangibles como intangibles).
Comandado por la gerencia de producción y la gerencia general
Se gestionará la asignación de los diversos tipos de recursos (financieros, humanos, equipos,
Gestión de
etc.) así como analizarán las capacidades, competencias y restricciones de los mismos.
la Capacidad
Principalmente la conforman las distintas gerencias
Considera la gestión de los Stakeholders del portafolio, cuya amplitud y diversidad será
Gestión de superior a lo asociado a proyectos, así como la gestión de las comunicaciones en donde el
las empleo de dashboards y elementos visuales será una práctica clave por parte del Gestor de
Interesados Portafolio.
La gerencia de proyectos será el principal gestor del portafolio
Área en donde se gestionarán holísticamente los riesgos del portafolio que vendrán de la
agregación de los riesgos individuales de los componentes, así como de aquellos propios del
Gestión de
portafolio (llámense capacidad, performance, valor, mercado, repriorización organizacional,
los Riesgos
por mencionar algunos).
Principalmente la conforman las distintas gerencias
Figura 1. Dominios de la gestión del portafolio
• Análisis del Ciclo de Vida del Portafolio
ETAPA DESCRIPCION
En esta fase se genera la propuesta y se valida, se inicia con la
realización de reuniones con el cliente para levantar el
requerimiento, luego se realiza reuniones internas donde se
analiza técnicamente el proyecto, con esta información se
Inicio estima el costo y precio del proyecto y se hace la planificación
inicial.
En caso se involucren diseños nuevos de quipos, tales como
bombas, el costo de las matrices o moldes es asumido por el
cliente.
En esta fase se realiza la carta Gantt detallada y se presenta, en
donde se aprueba o se realizan cambios de acuerdo a las
necesidades, por otro lado, internamente si está aprobada la
Planeamiento carta Gantt, se asignan las tareas al equipo de trabajo.
Una característica de Espiasa es entregar productos de calidad
en corto tiempo, por ende, respetar el cronograma Gantt es de
vital importancia
Ahora bien, se pone en marcha el plan de proyecto. La fase de
ejecución de proyecto conlleva: trabajo en equipo, trabajo de
gerente y trabajo de otras partes interesadas.
Ejecución
Esto recae principalmente en las áreas de producción de Espiasa,
quienes tienen la importante tarea de respetar los tiempos
límites de fabricación
Esta es la última etapa del ciclo de vida del portafolio que
representa el final oficial del proyecto. Al mismo tiempo no
significa que ya no se hace nada en esta etapa. ¿Qué es lo que se
hace?, Preparación de la documentación necesaria para el cierre
del proyecto, evaluación de los resultados del proyecto y
Optimización y cierre
evaluación de trabajo de equipo. Todo esto para el feedback
respectivo en el equipo de trabajo.
La retroalimentación es importante y se lleva a cabo al cierre de
los proyectos para identificar las falencias y puntos a mejorar
hacia futuros proyectos.
• Identificación y análisis de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM) y Estrategias
OPM es un marco estratégico que utiliza la gestión de portafolios, programas y proyectos, así como prácticas
que habilitan la organización para ofrecer de manera consistente y predecible una estrategia organizacional
que conduzca a un mejor desempeño, mejores resultados y una ventaja competitiva sostenible. En resumen,
OPM es la gestión holística de portafolios, programas y proyectos integrados con el marco de gestión
empresarial de la organización para ofrecer los resultados necesarios. Este marco estratégico genera
equilibrio y coordinación, como lo refleja la figura 2.
Figura 2. OPM facilita la eficiencia entre la gestión de proyectos y las prácticas de gestión empresarial
Comprender la estrategia de la organización es uno de los pasos iniciales que sirve como base principal
durante la implementación de OPM. Adquirir conocimiento de la estrategia de la organización proporciona la
base para comprender el estado actual. Por lo general, una descripción de la estrategia organizacional se
encuentra en los informes anuales o con mayor detalle en documentos internos y confidenciales. Ver figura
3.
Figura 3. Relación de estrategia organizacional y portafolios, programas y proyectos
La figura 4 muestra la dinámica de la relación entre la estrategia organizacional y la gestión de proyectos. El
portafolio incluye aquellos elementos de la estrategia que se ejecutarán en el corto y largo plazo y los que
están representados en programas y proyectos y otras iniciativas.
Figura 4. El sistema OPM de estrategia organizacional y gestión de proyectos
CONCLUSIONES
- Un portafolio es una colección de proyectos, programas, portafolios subsidiarios y operaciones gestionadas
como un grupo para lograr objetivos estratégicos.
- Los componentes del portafolio, como programas y proyectos, son cuantificables. Además, los componentes
del portafolio pueden estar relacionados o no, pueden ser independientes o interdependientes y pueden
tener objetivos relacionados o no.
- La Dirección Organizacional de Proyectos (OPM) conforma un marco para la ejecución de estrategias de las
compañías, a través de la dirección de proyectos, la dirección de programas (grupo de proyectos
relacionados) y la dirección de portafolios (conjunto de programas y proyectos).
REFERENCIAS
- [Link]
[Link]#google_vignette
- [Link]
- [Link]
- [Link]
- [Link]
- [Link]
ANEXOS
1. Anexo 1
Componentes de la dirección del portafolio
2. Anexo 2
Diagrama contextual de la interrelación de la dirección de proyectos, programas y portafolio