Entregable Final

Gaes 3

Beltrán Vásquez David Alejandro

Muñoz Delgado Ana María

Ramírez Palacios Nicol Estefanía

Rojas Montaño Fabiana

SENA

Servicio Nacional de Aprendizaje

Intervenir en el Desarrollo (Fase II)

Sandra Curiel

11 de junio del 2026

 Tabla de Contenido

Introducción …………………………………………….. …………...…………………….. 2

Objetivo general …………………………………………………………………………………….. 3

Objetivos específicos ………………………………………………………………………………. 3

4. Reseña de la idea de negocio …………………………………………………….……………. 4

5. Lista de chequeo y diagnóstico del área ……………………………………………………… 5

6. Objetivos, estrategias y factores de gestión ………………………………………...………... 6

7. Documentos soporte para el manejo de inventarios ……………………………………..… 10

7.1 Orden de compra …………………………………………………………………..…………. 10

7.2 Remisión …………………………………………………………………………….………… 11

7.3 Factura de compras ……………………………………………………………………..…… 11

7.4 Factura de ventas ……………………………………………………………………..……… 12

7.5 Kardex …………………………………………………………….…………………………… 13

7.6 Nota de débito y crédito ……………………………………………………...………………. 17

8. Plano de zonas de la bodega …………………………….……….………………………….. 17

9. Políticas de manejo de inventarios ……………………………………..……………………. 17

9.1 Manejo y distribución ………………………………………………………………………… 18

9.2 Personal y EPP …………………………………………………………………………….…. 18

9.3 Buenas prácticas y seguridad ……………………………………………………………….. 18

9.4 Aseo y organización ………………………………………………………………………….. 19

9.5 Sistema de carga ……………………………………………………….…………………….. 19

9.6 Método de valoración (PEPS) ……………………...……………………………………….. 19

9.7 Modelo de control y políticas …………………………………………….………………….. 20

10. Flujograma de procesos ……………………………………………..………………………. 20

Conclusiones ……………………………………………………………… ………………………20

Bibliografías ………………………………..………………………………..…………..………… 21
 Introducción

La gestión y control de inventarios es un proceso fundamental para garantizar el

correcto funcionamiento de una empresa, ya que permite administrar de manera eficiente los

recursos, evitar pérdidas y asegurar la disponibilidad de los productos para los clientes. Un

adecuado manejo de inventarios contribuye a mejorar la productividad, optimizar los costos y

fortalecer la competitividad de la organización.

El presente informe se desarrolla para la empresa HEBRA, dedicada a la

comercialización de prendas de vestir para diferentes públicos y estilos. A través de este

trabajo se analizan los aspectos relacionados con la gestión de inventarios, incluyendo la

clasificación de los productos, el almacenamiento, las políticas de manejo, los controles

establecidos y los procesos necesarios para garantizar una adecuada administración de la

mercancía.

Asimismo, se identifican las estrategias y herramientas que permiten mantener un

control eficiente de las existencias, contribuyendo a la satisfacción de los clientes y al

crecimiento sostenible de la empresa.

 Objetivo general

Analizar y diseñar el sistema de control de inventarios de la empresa HEBRA,

identificando los procesos, políticas y estrategias necesarias para garantizar una adecuada

administración de la mercancía, optimizando los recursos y asegurando la disponibilidad de

los productos para los clientes.

Objetivos específicos

• Identificar las características y necesidades del área de inventarios de HEBRA.

• Clasificar los productos según sus características y nivel de rotación.

• Establecer estrategias para el manejo, almacenamiento y control de inventarios.

• Determinar los documentos necesarios para el control de existencias.

• Identificar las zonas de almacenamiento y su función dentro de la bodega.

4. Reseña de la idea de negocio

HEBRA es una idea de negocio dedicada a la comercialización de prendas de vestir

modernas y de calidad para hombres y mujeres. Su actividad principal consiste en la compra,

almacenamiento, distribución y venta de ropa que combina estilo, comodidad y accesibilidad,

ofreciendo a sus clientes diferentes referencias en variedad de tallas, colores y diseños para

satisfacer las necesidades y preferencias de distintos segmentos del mercado.

La empresa tiene como objetivo brindar una experiencia de compra satisfactoria

mediante la disponibilidad permanente de sus productos, una atención eficiente y un

adecuado control de sus inventarios. Para lograrlo, HEBRA implementa procesos de

recepción, almacenamiento, clasificación y distribución de mercancías que permiten

mantener un control preciso de las existencias.

Dentro de su operación, el área de inventarios cumple un papel fundamental, ya que

garantiza la correcta gestión de las prendas, evita pérdidas por faltantes o exceso de stock y

facilita la toma de decisiones relacionadas con compras, ventas y abastecimiento. De esta

manera, HEBRA busca fortalecer su crecimiento, mejorar la satisfacción de sus clientes y

posicionarse como una marca confiable y competitiva en el mercado de la moda.

5. Lista de chequeo y diagnóstico del área de inventarios.

 Diagnóstico general del área: Excelente.

Justificación:

El área de inventarios presenta un cumplimiento total de los aspectos evaluados. Se

evidencia una adecuada organización, control y almacenamiento de materiales y productos,

así como el cumplimiento de los procedimientos y medidas de seguridad establecidos.

 6. Objetivos, estrategias y factores de la gestión de inventarios de la idea de

negocio en cuanto al producto: su clasificación, características, familias y rotación.

 Objetivos de la gestión de inventarios

La gestión de inventarios de Hebra tiene como objetivo principal garantizar la

disponibilidad de materias primas, insumos y productos terminados necesarios para el

funcionamiento de la empresa y la satisfacción de los clientes.

● Objetivos específicos

● Mantener niveles adecuados de inventario para evitar faltantes durante la producción.

● Garantizar la disponibilidad de productos para atender la demanda de los clientes.

● Reducir pérdidas ocasionadas por daños, deterioro o almacenamiento inadecuado.

● Optimizar los costos asociados al almacenamiento y manejo de inventarios.

● Mejorar la eficiencia de los procesos productivos mediante una adecuada

planificación de materiales.

● Estrategias de gestión de inventarios

Para lograr estos objetivos, la empresa implementa las siguientes estrategias:

● Aplicación del método PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas).

● Registro permanente de entradas y salidas mediante Kardex.

● Realización de inventarios físicos periódicos.

 ● Clasificación adecuada de materiales y productos.

● Control de niveles mínimos y máximos de existencias.

● Planeación de compras de acuerdo con la demanda proyectada.

● Supervisión constante del estado de la materia prima y producto

terminado.

Factores de la gestión de inventarios

Clasificación de los productos

● Los inventarios de Hebra se clasifican en:

● Materia prima: hilos, lanas, telas y materiales textiles.

● Insumos: etiquetas, botones, empaques, agujas y accesorios.

● Producto en proceso: prendas que se encuentran en elaboración.

● Producto terminado: prendas tejidas listas para la venta.

Características de los productos

● Las prendas elaboradas por Hebra se caracterizan por:

● Ser productos textiles de alta calidad.

● Poseer diseños modernos y personalizados.

● Estar elaboradas mediante procesos de tejido y confección.

● Ser productos destinados principalmente al mercado juvenil.

● Contar con variedad de tallas, colores y diseños.

Familias de productos
 La empresa organiza sus productos en diferentes familias para facilitar el control de

inventarios:

● Crop tops tejidos.

● Blusas tejidas.

● Suéteres y buzos.

● Vestidos tejidos.

● Accesorios tejidos.

● Colecciones especiales de temporada.

Rotación de inventarios

La rotación de inventarios permite conocer la frecuencia con la que los productos son

vendidos y reemplazados dentro del almacén.

En Hebra se busca mantener una rotación constante para evitar acumulación de

mercancía y garantizar que los productos disponibles correspondan a las tendencias y

necesidades del mercado. Los productos con mayor demanda reciben seguimiento especial

para asegurar su disponibilidad permanente.

7. Documentos soporte necesarios para el adecuado manejo de los inventarios de la

idea de negocio.

7.1 Orden de compra

7.2 Remisión
7.3 Factura de compras
7.4 Factura de ventas
[Link] de Debito
7.6 Nota de crédito
 8. Identificar por medio de un plano las diferentes zonas de la bodega y el área

de la cual depende.

9. Diseñar las políticas de manejo de inventarios para las ideas de negocio:

9.1 Manejo y distribución de inventarios: insumos, materia prima y producto

terminado

La empresa Hebra, dedicada al diseño, elaboración y comercialización de prendas

tejidas, establece políticas de manejo de inventarios que permiten mantener un control

eficiente de todos los recursos utilizados en la producción. El objetivo principal es garantizar

que siempre exista disponibilidad de materiales para fabricar los productos y satisfacer las

necesidades de los clientes sin generar desperdicios o sobrecostos.

 Los insumos como etiquetas, botones, empaques, agujas y accesorios son

almacenados en estanterías identificadas y organizados según su tipo y frecuencia de uso.

Esto facilita su ubicación y reduce el tiempo de búsqueda durante el proceso productivo.

La materia prima, compuesta principalmente por hilos, lanas, telas y otros materiales

textiles, se almacena en espacios adecuados que protegen los productos de la humedad, el

polvo y otros factores que puedan afectar su calidad. Cada lote recibido es registrado y

clasificado para facilitar su control.

El producto terminado se ubica en una zona independiente de la bodega. Las prendas

se organizan por referencia, talla, color y colección, permitiendo una rápida identificación

para su comercialización y despacho. Esta distribución contribuye a mejorar la eficiencia

operativa y la satisfacción de los clientes.

9.2 Personal de Inventarios: Protección y EPP (Elementos de Protección Personal)

La empresa HEBRA considera fundamental proteger la integridad física de los

colaboradores encargados de las actividades de recepción, almacenamiento, organización y

despacho de mercancías. Por esta razón, implementa medidas de seguridad y exige el uso

adecuado de los Elementos de Protección Personal (EPP), con el fin de prevenir accidentes y

garantizar un ambiente de trabajo seguro.

Los elementos de protección utilizados por el personal de inventarios son:

 ● Uniforme de trabajo: Permite identificar al personal y brinda

comodidad para el desarrollo de las actividades diarias dentro de la empresa.

● Calzado de seguridad antideslizante: Ayuda a prevenir caídas,

resbalones y otros accidentes que puedan ocurrir durante la manipulación y traslado

de mercancías.
 ● Guantes de protección: Se utilizan durante la recepción, organización y

despacho de productos para evitar lesiones en las manos y mejorar el agarre de cajas y

empaques.

● Chaleco reflectivo: Facilita la identificación del personal dentro de la

bodega y aumenta la visibilidad en áreas de trabajo con movimiento constante de

mercancías.
 ● Gafas de seguridad: Se emplean cuando las actividades realizadas

representan riesgo de contacto con polvo, partículas o materiales que puedan afectar

la visión.

Además del uso de estos elementos, HEBRA realiza capacitaciones periódicas sobre

buenas prácticas de almacenamiento, manipulación segura de mercancías, orden y aseo en la

bodega, ergonomía y prevención de riesgos laborales. Estas acciones contribuyen a fortalecer

la cultura de seguridad dentro de la organización, reducir la ocurrencia de accidentes y

mejorar la eficiencia en los procesos de gestión de inventarios.

9.3 Buenas prácticas y seguridad

Hebra implementa buenas prácticas de inventario con el fin de garantizar la calidad de

sus productos y la seguridad de sus operaciones. Todos los movimientos de mercancía deben

registrarse oportunamente para mantener información actualizada sobre las existencias

disponibles.

Se realizan verificaciones periódicas del estado de la mercancía para identificar

posibles daños o deterioros. Asimismo, cada producto y material cuenta con una

identificación clara que facilita su localización y control.

La empresa restringe el acceso a la bodega únicamente al personal autorizado y

mantiene sistemas de control para evitar pérdidas o errores. Estas acciones contribuyen a

fortalecer la seguridad de los inventarios y asegurar el correcto funcionamiento de la

organización.

9.4 Aseo y organización de la bodega: distribución, aseo y mantenimiento

La organización y limpieza de la bodega son aspectos fundamentales para el adecuado

manejo de los inventarios. Una bodega ordenada facilita el acceso a los productos, mejora la

productividad y disminuye los riesgos de accidentes.

 La distribución de la bodega se divide en áreas específicas para recepción de

mercancía, almacenamiento y despacho. Cada zona cuenta con señalización que permite

identificar fácilmente los productos almacenados.

Las actividades de aseo incluyen la limpieza periódica de pisos, estanterías y áreas de

trabajo, así como el adecuado manejo de residuos. Además, se realizan controles para

prevenir la presencia de polvo, humedad o plagas que puedan afectar la mercancía.

La empresa también realiza mantenimiento básico de estanterías e iluminación para

garantizar la conservación de los inventarios.

 9.5 Identificación del sistema de carga de la mercancía y almacenamiento

La empresa Hebra utiliza un sistema de almacenamiento basado en estanterías

organizadas por categorías de productos y materiales. Este sistema permite aprovechar mejor

el espacio disponible y facilitar el control de inventarios.

La recepción de mercancía se realiza mediante una inspección inicial para verificar

cantidades, calidad y condiciones de los materiales recibidos. Posteriormen te, los productos

son clasificados y ubicados en las áreas correspondientes de la bodega.

Para la movilización interna de mercancías se utilizan medios de transporte como un

camión de carga, el cual facilita el traslado seguro de los productos dentro y fuera de la

bodega. Además, cada producto cuenta con una identificación que permite conocer su

ubicación exacta y su estado dentro del proceso de almacenamiento.

 9.6 Método utilizado para la valoración de inventarios

La empresa Hebra adopta el método PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas) para

la valoración de sus inventarios. Este método consiste en utilizar o vender primero los

materiales y productos que ingresaron inicialmente a la empresa.

La aplicación del método PEPS es especialmente importante en una empresa de

confección, ya que evita el almacenamiento prolongado de materiales textiles que podrían

deteriorarse o perder calidad con el tiempo.

Entre sus principales ventajas se encuentran una mejor rotación de inventarios, una

reducción de pérdidas por deterioro, un control más eficiente de los costos y una valoración

más realista de las existencias disponibles. Gracias a este sistema, Hebra puede mantener un

flujo constante de materiales y productos dentro de la empresa.

KÁRDEX 1: Crop Top Tejido Talla S

1. La empresa Hebra cuenta con un inventario inicial de 30 unidades de Top

Tejido Talla S a $18.000 cada una.

2. El 04 de julio, la empresa realiza una compra a crédito de 20 unidades de Top

Tejido Talla S a $20.000 cada una, según Factura No. 310.

3. El 08 de julio, la empresa realiza una venta a crédito de 25 unidades de Top

Tejido Talla S, según Factura No. 401, a $28.000 cada una.

 4. El 12 de julio, la empresa realiza una compra a crédito de 15 unidades de Top

Tejido Talla S a $19.000 cada una, según Factura No. 315.

5. El 18 de julio, la empresa realiza una venta a crédito de 20 unidades de Top

Tejido Talla S, según Factura No. 402, a $28.000 cada una.

6. El 24 de julio, la empresa efectúa una devolución en compra correspondiente a

la Factura No. 315, por 5 unidades de Top Tejido Talla S a $19.000 cada una.

7. El 29 de julio, la empresa realiza una venta a crédito de 10 unidades de Top

Tejido Talla S, según Factura No. 403, a $30.000 cada una.

K árdex -Crop T alla S

E ntradas S alidas S aldo
F echa D escripción Valor unico Cantidad Valor Cantidad Valor Cantidad Valor
1-jul Inventario inicial $ 18.000 30 $ 540.000 30 $ 540.000
Compra F actura
4-jul 310 $ 20.000 20 $ 400.000 50 $ 940.000

venta factura 401

8-jul (inventario inicial) $ 18.000 25 $450.000 5 $ 90.000
S aldo factura 310 $20.000 20 $400.000

12-jul compra factura 315 $19.000 15 $285.000 40 $775.000

18-jul venta factura 402 (inventario inicial

$18.000 5 $90.000 0 $0
venta factura 402 ( factura 310)
$20.000 15 $300.000 5 $100.000
saldo factura 315 $19.000 15 $285.000

24-jul D evolución compra fact 315$190.000 5 $95.000 5 $100.000

saldo factura 315 $19.000
10 $190.000
29-jul venta factura 403 ( factura 310)
$20.000 5 $100.000 0 $0
venta factura 403 (factura 315)
$190.000 5 $95.000 5 $95.000
 KARDEX 2: Crop Top Tejido Talla M

1. La empresa Hebra inicia con un inventario inicial de 15 crop tops talla M a

$45.000 cada uno.

2. La empresa realiza una compra de 12 crop tops talla M a $45.000 cada uno,

según Factura N.º 47.

3. La empresa vende 6 crop tops talla M a $60.000 cada uno, según Factura N 82

4. La empresa realiza una compra de 10 crop tops talla M a $46.000 cada uno,

según Factura N. 48.

5. La empresa vende 8 crop tops talla M a $60.000 cada uno, según Factura N

83.

6. La empresa realiza una compra de 5 crop tops talla M a $47.000 cada uno,

según Factura N." 52

7. La empresa vende 4 crop tops talla M a $62.000 cada uno, según Factura N.

87.

K árdex -Crop T alla M

E ntradas S alidas S aldo
F echa D escripción Valor unico Cantidad Valor Cantidad Valor Cantidad Valor
1-jun Inventario inicial $ 45.000 15 $ 675.000 15 $ 675.000

3-jun compra factura 47 $ 45.000 12 $540.000 27 $1.215.000

6-jun Venta F act. 82 (Inv. inicial) $45.000 6 $270.000 9 $405.000

S aldo F act. 47 $45.000 12 $540.000

10-jun Compra F act. 48 $46.000 10 $460000 31 $1.405.000

15-jun Venta F act. 83 (Inv. inicial) $45.000 8 $360.000 1 $45.000

S aldo F act. 47 $45.000 12 $540.000
S aldo F act. 48 $46.000 10 $460.000

20-jun Compra F act. 52 $47.000 5 $235.000 28 $1.280.000

25-jun Venta F act. 87 (Inv. inicial) $45.000 1 0 0

Venta F act. 87 (F act. 47) $45.000 3 9 $405.000
S aldo F act. 48 $46.000 10 $460.000
S aldo F act. 52 $47.000 5 $235.000
 KARDEX 3: Crop Top Tejido Color Rosado

1. La empresa Hebra inicia con un inventario inicial de 10 crop tops color rosado

a $50.000 cada uno

2. La empresa realiza una compra de 8 crop tops color rosado a $50.000 cada

uno, según Factura N." 49.

3. La empresa vende 4 crop tops color rosado a $65.000 cada uno, según Factura

N. 84.

4. La empresa realiza una compra de 6 crop tops color rosado a $52.000 cada

uno, según Factura N. 50.

5. La empresa vende 5 crop tops color rosado a $65.000 cada uno, según

Factura N.º 85.

6. La empresa realiza una compra de 4 crop tops color rosado a $53.000 cada

uno, según Factura N. 53.

7. La empresa vende 3 crop tops color rosado a $68.000 cada uno, según Factura

N. 88
 K árdex -Crop T op R osado
E ntradas S alidas S aldo
F echa D escripción Valor unico Cantidad Valor Cantidad Valor Cantidad Valor
1 junio Inventario inicial $ 12,000 20 $240,000 20 $240,000
5 junio compra factura 2050 $ 15,000 10 $150,000 10 $ 150,000

7 junio Venta F actura 130 $ 70.000 10 $ 60,000 15 $ 180,000

compra factura 20250 $ 150.000 10 $150,000

7 junio Inventario inicial $ 12,000 15 $ 180,00

factura 2050 $ 15,000 10 $ 150,00

12 junio compra factura 2080 $ 14,000 15 210,000 15 210,000

12 junio Inventario inicial 12,000 15 180,000

factura numero 2050 15,000 10 150,000

20 junio devolucion compra factura 2080 14,000 5 70,000 10 140,000

25 junio venta factura 145 (inv. inicial) 12,0000 15 180,000 0 0

venta factura 145 (fac. 2050) 15,000 10 150,000 0 0
F actura 2080 14,000 10 140,000

30junio devolucion venta factura 130 12,000 5 60,000 5 60,000

 9.7 Modelo de control adecuado del producto y políticas empresariales

Para garantizar la eficiencia en la gestión de inventarios, Hebra implementa un

modelo de control basado en registros permanentes mediante Kardex, conteos físicos

periódicos y seguimiento constante de las existencias.

Las entradas y salidas de mercancía son registradas diariamente, permitiendo conocer

en tiempo real la disponibilidad de materiales y productos. Además, se realizan inventarios

físicos mensuales para verificar que la información registrada coincida con las existencias

reales.

Entre las políticas empresariales establecidas se encuentran mantener actualizado el

sistema de inventarios, asegurar la disponibilidad de materia prima para la producción,

minimizar pérdidas por daños o extravíos y garantizar la calidad de los productos

almacenados.

Asimismo, la empresa promueve la responsabilidad, el orden y el compromiso de

todos los colaboradores involucrados en el manejo de inventarios. Estas políticas contribuyen

al cumplimiento de los objetivos organizacionales y fortalecen la competitividad de Hebra en

el mercado de prendas tejidas.

10. Rujograma de todo el proceso de inventarios, solicitud (materia prima, insumos,

producto) hasta entrega final del producto y/o servicio.

 Conclusiones

La gestión adecuada de inventarios permite mantener un control eficiente de las

existencias, evitando pérdidas, faltantes o excesos de productos, lo que contribuye al buen

funcionamiento de la idea de negocio.

La aplicación de políticas de almacenamiento, clasificación y rotación de productos

favorece la organización de la bodega, optimiza el uso del espacio y garantiza la

conservación de los productos en condiciones adecuadas.

El uso de documentos soporte, listas de chequeo y flujogramas facilita el control de

las operaciones de inventario, permitiendo una mejor toma de decisiones y un seguimiento

efectivo de cada proceso.

La implementación de medidas de seguridad, buenas prácticas y el uso adecuado de

los elementos de protección personal (EPP) contribuyen a crear un ambiente de trabajo

seguro y eficiente, reduciendo riesgos y mejorando la productividad de la empresa.

 Web grafía

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). Repositorio Institucional sobre inventarios.

[Link]

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). El inventario.

[Link]

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). Gestión de existencias.

[Link]

Müller, M. (2011). Fundamentos de administración de inventarios. Editorial Norma.

Ballou, R. H. (2004). Logística: Administración de la cadena de suministro (5.ª ed.). Pearson

Educación.

Garzón Quiroga, J. A. (2015). Diseño de un modelo de gestión y control de inventarios: caso

de estudio. Revista Vía Innova.

[Link]

Zoho Inventory. Guía sobre gestión de inventarios.

[Link]

Oracle. ¿Qué es la gestión de inventarios?

[Link]

IBM. Gestión de inventarios: conceptos y beneficios.

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