Señora teniente coronel
LILIANA ANDREA GIRALDO MEDINA
Jefe Regional de Aseguramiento en Salud
Cra. 43A #48C Sur-45, Zona 8
Envigado
Asunto: verificación de contratos de las unidades pertenecientes a la Regional de Aseguramiento
en Salud N.° 6
En atención a la Rol de la prevención para él control, respetuosamente remito a mi coronel los
resultados de la actividad de verificación realizada por los funcionarios de la Regional de Control
Interno N.° 6 a dos (2) procesos contractuales adelantados por dicha unidad, con el propósito de
identificar oportunidades de mejora y fortalecer los mecanismos de seguimiento y control, así:
UNIDAD REGIONAL DE ASEGURAMIENTO EN SALUD NO. 6
NÚMERO DE PROCESO PN RASES 6 SA PSS 184-2025
NÚMERO DE CONTRATO 65-7-20223-25
OBJETO PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD AMBULATORIOS, DE URGENCIAS,
HOSPITALARIOS Y QUIRÚRGICOS EN LA ESPECIALIDAD DE ONCOLOGÍA,
INCLUYENDO LA REALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS TERAPÉUTICOS DE
RADIO CIRUGÍA, ESTEREOTÁXICA, QUIMIOTERAPIA, RADIOTERAPIA,
RADIOISÓTOPOS, FOTONES, ELECTRONES Y DEMÁS INTERVENCIONES
PROPIAS DE LA ESPECIALIDAD, ASÍ COMO EL SUMINISTRO DE
MEDICAMENTOS ONCOLÓGICOS QUE REQUIERAN LOS USUARIOS DEL
SUBSISTEMA DE SALUD DE LA POLICÍA NACIONAL, PERTENECIENTES A
LA REGIONAL DE ASEGURAMIENTO EN SALUD NO. 6
FASE ACTUAL TERMINADO
TIPO DE PROCESO SELECCIÓN ABREVIADA
VALOR $160.000.000
DURACIÓN DEL CONTRATO 5 MESES
FECHA DE ADJUDICACIÓN 24 DE SEPTIEMBRE DEL 2025
TERMINACIÓN DEL CONTRATO 31 DE MARZO DEL 2026
CONTRATISTA FUNDACIÓN HOSPITALARIA SAN VICENTE DE PAUL
REITERACIÓN DE RECOMENDACIONES
Verificada la información relacionada con el proceso contractual objeto de revisión en el Sistema
Electrónico de Contratación Pública (SECOP II), así como el expediente físico contractual
correspondiente, y efectuada la revisión conforme a los lineamientos establecidos en el Decreto
1600 de 2024, se identificaron las siguientes situaciones:
Revisado el oficio de solicitud de sustitución y prórroga del contrato 65-7-20223-25, dirigido
a la Fundación Hospitalaria San Vicente de Paúl y fechado el 10 de diciembre de 2025, se
evidenció una inconsistencia en la ampliación del plazo de ejecución, toda vez que en el
documento se solicita extender la ejecución contractual hasta el 31 de marzo de 2025,
fecha que resulta anterior a la emisión del oficio. Lo anterior genera inconsistencias
cronológicas que afectan la claridad, coherencia y trazabilidad de las actuaciones
administrativas.
No se encuentran publicados en el sistema SECOP II, ni hacen parte del expediente físico,
la totalidad de los informes de supervisión, dentro de los términos establecidos en el
artículo 7, numeral 7.2, de la Resolución 00090 del 15 de enero de 2018, lo cual dificulta
verificar el seguimiento realizado durante la ejecución contractual.
No se encuentran publicados en el sistema SECOP II el informe final del contrato ni los
informes de supervisión, dentro de los términos establecidos en el artículo 7, numeral 7.2,
de la Resolución 00090 del 15 de enero de 2018, lo cual dificulta verificar el seguimiento
realizado durante la ejecución contractual.
No se encuentra referenciado el plan de pagos en el sistema SECOP II, de conformidad
con lo dispuesto en el artículo [Link].1.8 del Decreto 1081 de 2015.
No se encuentran publicados en el sistema SECOP II, ni anexos al expediente contractual
físico, los Recibos a Satisfacción (RAS) correspondientes a la ejecución del contrato,
documentos necesarios para evidenciar la correcta entrega de los bienes o servicios objeto
del contrato.
De igual forma, se evidenció que la totalidad de los soportes de pago, así como los
documentos relacionados con la conciliación de glosas, no reposan dentro del expediente
contractual ya que se encuentra en custodia del Grupo de Tesorería, lo que dificulta su
verificación integral.
RECOMENDACIONES ACTUALES
De acuerdo al estudio previo del proceso de contratación directa interadministrativo – PN RASES 6
SA PSS 184-2025, página 28 de 148, que reza:
“(…) Cabe resaltar que las tarifas ofertadas deberán ser acordes a los valores del mercado, por lo
cual, en el marco del proceso de autorización se valorará la pertinencia por parte del médico
auditor en salud adscrito al área de referencia y contrarreferencia de la RASES N.° 6. Además, la
entidad contratante realizará un estudio de mercado y solicitará cotizaciones a otras instituciones
prestadoras de servicios de salud con el fin de validar la razonabilidad y justificación de los precios
establecidos.
La presente condición tiene como finalidad garantizar la integralidad, continuidad e ininterrupción
en la prestación de los servicios de salud a todos los usuarios objeto del presente contrato (…)”.
Se recomienda verificar la procedencia de la actuación administrativa mediante la cual se
incorporaron servicios, procedimientos, medicamentos o actividades no previstos inicialmente en el
contrato, toda vez que no se evidencia con claridad el momento en que el ordenador del gasto
materializó formalmente el acuerdo de voluntades con el contratista, conforme a la solemnidad
exigida para los contratos estatales.
Lo anterior, considerando que la incorporación de prestaciones no previstas inicialmente puede
constituir una modificación contractual sometida a formalidades legales y documentales.
En tal sentido, la Resolución No. 03049 de 2014, Manual de Contratación de la Policía Nacional,
establece:
“(…) PRINCIPIO DE SOLEMNIDAD DEL CONTRATO: En la administración pública no puede
darse la modalidad de contrato verbal para la adquisición de bienes o servicios. De conformidad
con lo preceptuado en el artículo 39 de la Ley 80 de 1993, los contratos celebrados por el
representante legal de la entidad o por el funcionario en quien se hubiese delegado la ordenación
del gasto, constarán por escrito (…)”.
Por su parte, la Resolución No. 00090 de 2018 dispone:
“las modificaciones, prórrogas, adiciones al contrato y en general todo documento suscrito por las
partes que en forma directa materialice cualquier variación de los términos y condiciones del
respectivo contrato”.
“(…) 3. ETAPA CONTRACTUAL
3.1 Elaboración del contrato, En la carpeta correspondiente a cada contrato, no obstante, la
formación del expediente electrónico en el SEGOP lI, con sujeción a la solemnidad del contrato
estatal, deberán obrar como mínimo los siguientes documentos: el estudio previo; el contrato
original; las garantías; las modificaciones, prorrogas, adiciones al contrato y en general todo
documento suscrito por las partes que en forma directa materialice cualquier variación de los
términos y condiciones del respectivo contrato; los actos administrativos expedidos con ocasión de
la actividad contractual referidos a la imposición de multas o sanciones, y la liquidación del
contrato.
“En torno a los límites de orden formal, debe señalarse que, por un lado, es necesario que, la
modificación de los contratos conste por escrito, dado el carácter solemne del contrato estatal y
que sea suscrito por el jefe o representante legal o su delegado, de conformidad con los artículos
11 y 12 de la Ley 80 de 1993 […]”.
En igual sentido, el Concepto C-308 de 2025 de Colombia Compra Eficiente precisó:
“(…) la modificación de los contratos conste por escrito, dado el carácter solemne del contrato
estatal y que sea firmado por el jefe o representante legal o su delegado (…)”.
Asimismo, señaló:
“(…) la modificación del mismo debe revestir de dicha solemnidad, es decir, debe suscribirse
mediante un documento firmado por ambas partes, independiente de su denominación (…)”.
Igualmente indicó:
“(…) En todo caso, el competente para suscribir dicho documento será el jefe o representante legal
de la entidad (…)”.
Respecto de la función de supervisión, el concepto estableció:
“(...los supervisores (…) son los encargados de verificar que se estén cumpliendo las condiciones
del contrato y validar la procedencia de suscribir adiciones, modificaciones, ampliaciones”.
De los anteriores preceptos se desprende que:
Toda modificación contractual debe constar por escrito.
La modificación contractual requiere acuerdo bilateral.
La validación del supervisor no perfecciona la modificación.
La modificación produce efectos jurídicos con la suscripción formal del documento
contractual correspondiente.
La competencia para suscribir modificaciones corresponde al ordenador del gasto,
representante legal o su delegado.
El contratista debe concurrir expresamente mediante la firma del respectivo otrosí, adición
o documento modificatorio.
Conforme al Concepto C-308 de 2025 de Colombia Compra Eficiente, las modificaciones
contractuales orientadas a incorporar nuevos ítems o actividades no incluidos inicialmente en el
contrato constituyen actuaciones sometidas a solemnidad legal, debiendo “constar por escrito,
dado el carácter solemne del contrato estatal”, y “suscribirse mediante un documento firmado por
ambas partes”.
Igualmente, el concepto precisa que la competencia para celebrar modificaciones, adiciones u
otrosíes corresponde privativamente “al jefe o representante legal de la entidad o su delegado”, de
conformidad con los artículos 11 y 12 de la Ley 80 de 1993, razón por la cual dichas actuaciones
no se perfeccionan con la sola solicitud o aval del supervisor, sino mediante acuerdo formal de
voluntades suscrito entre la entidad estatal y el contratista.
No obstante, la estructuración y aplicación de este tipo de cláusulas contractuales debe
armonizarse con la garantía efectiva de los derechos fundamentales a la vida, salud e integridad de
los usuarios del subsistema de salud de la Policía Nacional, especialmente frente a actuaciones
que demandan inmediatez, continuidad y oportunidad en la prestación del servicio.
En tal sentido, resulta recomendable que este tipo de mecanismos contractuales y procedimientos
asociados a la incorporación de prestaciones no previstas inicialmente sean objeto de análisis,
unificación metodológica y lineamientos institucionales por parte del nivel central y la Secretaría
General, con el propósito de fortalecer la seguridad jurídica, la trazabilidad contractual y la
articulación entre las necesidades asistenciales y las exigencias formales propias de la
contratación estatal.
Por último, revisar la redacción de la cláusula relativa al plazo de ejecución en futuros procesos,
toda vez que esta establece la duración “hasta ejecutar el recurso”, sin definir una fecha cierta o
límite temporal para la ejecución contractual dentro de la respectiva vigencia fiscal, situación que
podría vulnerar el principio de anualidad presupuestal.
Normatividad aplicable:
Constitución Política, artículo 209.
Ley 80 de 1993, artículos 11, 12, 14, 16, 25 numeral 9 y 40.
Ley 1150 de 2007, artículo 21.
Código Civil, artículos 1500 y 1501.
UNIDAD REGIONAL DE ASEGURAMIENTO EN SALUD NO. 6
NÚMERO DE PROCESO PN RASES 6 CD IA 253-2025
NÚMERO DE CONTRATO 65-5-20214-25
OBJETO PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD AMBULATORIOS HOSPITALARIOS,
QUIRÚRGICOS Y DE URGENCIA, ASÍ COMO LA REALIZACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS DIAGNÓSTICOS Y TERAPÉUTICOS DE MEDIANA Y ALTA
COMPLEJIDAD, EN LAS DIFERENTES ESPECIALIDADES Y/O
SUBESPECIALIDADES MÉDICAS Y QUIRÚRGICAS. IGUALMENTE, INCLUYE
EL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS, INSUMOS, ELEMENTOS,
REALIZACIÓN DE PARACLÍNICOS INTRAHOSPITALARIOS QUE SEAN
NECESARIOS PARA GARANTIZAR DE MANERA OPORTUNA LAS
ATENCIONES QUE REQUIERAN LOS USUARIOS DEL SUBSISTEMA DE
SALUD DE LA POLICÍA NACIONAL, PERTENECIENTES A LA REGIONAL DE
ASEGURAMIENTO EN SALUD N6 CON SEDE EN MEDELLÍN.
FASE ACTUAL TERMINADO
TIPO DE PROCESO CONTRATACIÓN DIRECTA INTERADMINISTRATIVA
VALOR INICIAL [Link]
VALOR FINAL (ADICIÓN) [Link]
DURACIÓN 3 MESES
FECHA DE ADJUDICACIÓN 30 DE SEPTIEMBRE DEL 2025
TERMINACIÓN DEL CONTRATO 15 DE DICIEMBRE DEL 2025
CONTRATISTA HOSPITAL ALMA MATER DE ANTIOQUIA
REITERACIÓN DE RECOMENDACIONES
No se encuentran publicados en el sistema SECOP II, ni hacen parte del expediente físico,
la totalidad de los informes de supervisión, dentro de los términos establecidos en el
artículo 7, numeral 7.2 de la Resolución 00090 del 15 de enero de 2018, situación que
dificulta verificar de manera integral el seguimiento y control efectuado durante la ejecución
contractual.
De igual forma, se evidenció que los soportes de pago, así como los documentos
relacionados con la conciliación de glosas, no reposan dentro del expediente contractual, lo
que dificulta su verificación integral.
No se encuentran publicados en el sistema SECOP II, ni anexos al expediente contractual
físico, los Recibos a Satisfacción (RAS) correspondientes a la ejecución del contrato,
documentos necesarios para evidenciar la correcta entrega y cumplimiento de los bienes o
servicios asociados al objeto contractual.
No se encuentra referenciado el plan de pagos en el sistema SECOP II, de conformidad
con lo dispuesto en el artículo [Link].1.8 del Decreto 1081 de 2015, limitando la
verificación de la programación y ejecución de los pagos derivados del contrato.
RECOMENDACIONES ACTUALES
De acuerdo con el estudio previo del proceso de contratación directa interadministrativa PN
RASES 6 CD IA 253-2025, página 246 de 298, en el cual se estableció que:
“(…) para los servicios de salud que son requeridos por los usuarios y autorizados por (i) la Oficina
de Referencia y Contrarreferencia de la Regional de Aseguramiento en Salud No 6, que cuenten
con la aprobación del Equipo Interdisciplinario de Profesionales de la Salud – EIPS de la Dirección
de Sanidad de la Policía Nacional, cuando el procedimiento y la normatividad así lo requiere o por
(ir) autoridad judicial para el caso de las acciones de Tutelas y para los cuales el precio no ha sido
definido previamente; se requieren mínimo dos cotizaciones y el pago será el menor valor cotizado,
tanto para los servicios de salud y como para los medicamentos (no regulados por el Ministerio de
Salud y Protección Social, para lo cual deberá aportar factura de compra) (…)”.
Se recomienda verificar la procedencia de la actuación administrativa mediante la cual se
incorporaron servicios, procedimientos, medicamentos o actividades no previstos inicialmente en el
contrato, toda vez que no se evidencia con claridad el momento en que el ordenador del gasto
materializó formalmente el acuerdo de voluntades con el contratista, conforme a la solemnidad
exigida para los contratos estatales.
Lo anterior, considerando que la incorporación de prestaciones no previstas inicialmente puede
constituir una modificación contractual sometida a formalidades legales y documentales.
En tal sentido, la Resolución No. 03049 de 2014, Manual de Contratación de la Policía Nacional,
establece:
“(…) PRINCIPIO DE SOLEMNIDAD DEL CONTRATO: En la administración pública no puede
darse la modalidad de contrato verbal para la adquisición de bienes o servicios. De conformidad
con lo preceptuado en el artículo 39 de la Ley 80 de 1993, los contratos celebrados por el
representante legal de la entidad o por el funcionario en quien se hubiese delegado la ordenación
del gasto, constarán por escrito (…)”.
Por su parte, la Resolución No. 00090 de 2018 dispone:
“las modificaciones, prórrogas, adiciones al contrato y en general todo documento suscrito por las
partes que en forma directa materialice cualquier variación de los términos y condiciones del
respectivo contrato”.
“(…) 3. ETAPA CONTRACTUAL
3.1 Elaboración del contrato, En la carpeta correspondiente a cada contrato, no obstante, la
formación del expediente electrónico en el SEGOP lI, con sujeción a la solemnidad del contrato
estatal, deberán obrar como mínimo los siguientes documentos: el estudio previo; el contrato
original; las garantías; las modificaciones, prorrogas, adiciones al contrato y en general todo
documento suscrito por las partes que en forma directa materialice cualquier variación de los
términos y condiciones del respectivo contrato; los actos administrativos expedidos con ocasión de
la actividad contractual referidos a la imposición de multas o sanciones, y la liquidación del
contrato.
“En torno a los límites de orden formal, debe señalarse que, por un lado, es necesario que, la
modificación de los contratos conste por escrito, dado el carácter solemne del contrato estatal y
que sea suscrito por el jefe o representante legal o su delegado, de conformidad con los artículos
11 y 12 de la Ley 80 de 1993 […]”.
En igual sentido, el Concepto C-308 de 2025 de Colombia Compra Eficiente precisó:
“(…) la modificación de los contratos conste por escrito, dado el carácter solemne del contrato
estatal y que sea firmado por el jefe o representante legal o su delegado (…)”.
Asimismo, señaló:
“(…) la modificación del mismo debe revestir de dicha solemnidad, es decir, debe suscribirse
mediante un documento firmado por ambas partes, independiente de su denominación (…)”.
Igualmente indicó:
“(…) En todo caso, el competente para suscribir dicho documento será el jefe o representante legal
de la entidad (…)”.
Respecto de la función de supervisión, el concepto estableció:
“(...los supervisores (…) son los encargados de verificar que se estén cumpliendo las condiciones
del contrato y validar la procedencia de suscribir adiciones, modificaciones, ampliaciones”.
De los anteriores preceptos se desprende que:
Toda modificación contractual debe constar por escrito.
La modificación contractual requiere acuerdo bilateral.
La validación del supervisor no perfecciona la modificación.
La modificación produce efectos jurídicos con la suscripción formal del documento contractual
correspondiente.
La competencia para suscribir modificaciones corresponde al ordenador del gasto, representante
legal o su delegado.
El contratista debe concurrir expresamente mediante la firma del respectivo otrosí, adición o
documento modificatorio.
Conforme al Concepto C-308 de 2025 de Colombia Compra Eficiente, las modificaciones
contractuales orientadas a incorporar nuevos ítems o actividades no incluidos inicialmente en el
contrato constituyen actuaciones sometidas a solemnidad legal, debiendo “constar por escrito,
dado el carácter solemne del contrato estatal”, y “suscribirse mediante un documento firmado por
ambas partes”.
Igualmente, el concepto precisa que la competencia para celebrar modificaciones, adiciones u
otrosíes corresponde privativamente “al jefe o representante legal de la entidad o su delegado”, de
conformidad con los artículos 11 y 12 de la Ley 80 de 1993, razón por la cual dichas actuaciones
no se perfeccionan con la sola solicitud o aval del supervisor, sino mediante acuerdo formal de
voluntades suscrito entre la entidad estatal y el contratista.
No obstante, la estructuración y aplicación de este tipo de cláusulas contractuales debe
armonizarse con la garantía efectiva de los derechos fundamentales a la vida, salud e integridad de
los usuarios del subsistema de salud de la Policía Nacional, especialmente frente a actuaciones
que demandan inmediatez, continuidad y oportunidad en la prestación del servicio.
En tal sentido, resulta recomendable que este tipo de mecanismos contractuales y procedimientos
asociados a la incorporación de prestaciones no previstas inicialmente sean objeto de análisis,
unificación metodológica y lineamientos institucionales por parte del nivel central y la Secretaría
General, con el propósito de fortalecer la seguridad jurídica, la trazabilidad contractual y la
articulación entre las necesidades asistenciales y las exigencias formales propias de la
contratación estatal.
Por último, revisar la redacción de la cláusula relativa al plazo de ejecución en futuros
procesos, toda vez que esta establece la duración “hasta ejecutar el recurso”, sin definir
una fecha cierta o límite temporal para la ejecución contractual dentro de la respectiva
vigencia fiscal, situación que podría vulnerar el principio de anualidad presupuestal.
Nota: El presente informe tiene previsto su alcance conforme a la Ley 87 de 1993, artículo 12,
parágrafo único, y la Ley 1437 de 2011, artículo 28.