CAPITULO II
2. ADMINISTRACIÓN GENERAL
Al iniciar con la fundamentación teórica del presente trabajo de investigación, es
importante que la misma parta de los conceptos principales de la Administración, ya
que es a la Alta Dirección la responsable de que el Control Interno sea
implementado dentro de la organización, sea esta pública o privada, y la
correspondiente evaluación del mismo.
2.1. CONCEPTOS
A continuación se detallan diferentes conceptos de Administración destacando los
más importantes:
“Establecimiento de relaciones de conducta entre trabajo, funciones, niveles y
actividades de empleados de una empresa para lograr su máxima eficiencia dentro de
los planes y objetivos establecidos”.1
“Ciencia que tiene por objeto coordinar los elementos humanos, técnicos, materiales
e inmateriales de un organismos social, público o privado, para lograr óptimos
resultados de operación y eficiencia”. 3
“Ciencia que trata de la coordinación de esfuerzos de los individuos dentro de un
organismo social, público o privado, así como del aprovechamiento de recursos
técnicos y materiales para realizar su misión con la máxima eficiencia”. 3
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2.2. IMPORTANCIA
Una de las formas más sencillas de la administración, en nuestra sociedad, es la
administración del hogar y una de las más complejas la administración publica. Pero
el fenómeno administrativo no solamente nació con la humanidad sino que se
extiende a la vez a todos los ámbitos geográficos y por su carácter Universal, lo
encontramos presente en todas partes. Y es que en el ámbito del esfuerzo humano
existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo planeado.
La importancia de la administración se ve en que está imparte efectividad a los
esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y
relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y
proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su consigna constante.
La elevación de la productividad, preocupación quizá la de mayor importancia
actualmente en el campo económico, social, depende, por lo dicho, de la adecuada
administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económica social es
eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá que serlo.
La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.
En los organismos grandes de la administración es indiscutible y esencial.
En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es aplicando la
administración. 2
2.3. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
Al ser la administración una Actividad Coordinadora, esta actividad en la
administración general se logra:
1) Al Decidir:
a. Que hacer, cuando hacerlo, como hacerlo y donde hacerlo, es decir,
mediante la PLANEACIÓN.
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2) Al poner en práctica estas decisiones, teniendo:
a. Con quién se deba hacer, es decir, ORGANIZACIÓN.
b. Con que y con quién hacerlo, es decir, INTEGRACIÓN
c. Lograr que se haga, es decir, DIRIGIENDO.
3) Al hacer que las actividades y acciones se apeguen en lo posible a los propósitos
cerciorándose:
a. Que se haga, cuando, como y donde se planeó, es decir, CONTROLANDO.
Estos tres aspectos dan origen a los elementos del proceso administrativo, es decir,
planeación, organización, integración, dirección y control. 3
2.3.1. PLANEACIÓN
Es la búsqueda y selección de la alternativa óptima mediante los tipos de secuencia:
objetivos, políticas, programas y procedimientos. Es seleccionar entre diversas
alternativas las más convenientes para cumplir la misión de un organismo social,
requiriendo un análisis cuidadoso del pasado y del presente, así como de una
previsión técnica del futuro.
Consta de las siguientes subfases:
a) PREVISION (VATICINIO): fija y sustancia del objetivo mediante el acopio de
datos y de elementos de juicio. Se estructura de:
1. Idea Inicial
2. Objetivo o meta
3. Políticas o actividades
4. Programas o Planes.- Procedimientos u Operaciones
5. Estudio de mercado – Competencia – Monopolios – Estancos
6. Presupuestos de Costeabilidad de alternativas
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Administrativas S. A. Páginas 11- 247 - 248
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7. Acercamiento de Capitales, Tecnología y prestigios. Adecuada planeación
financiera – Estructura deseable de la empresa
8. Amplitud adecuada de las operaciones – Punto de Equilibrio
9. Exenciones Fiscales
10. Publicidad o promoción inicial
11. Técnicas de Planeación
b) ESTUDIOS SOBRE CONDICIONES DE ELEMENTOS MATERIALES
1. Ubicación de la empresa
2. Local alquilado o propio
3. Acceso Fácil
4. Mobiliario y equipo de oficinas, laboratorios, etc.
5. Maquinaria e instalaciones industriales o comerciales
6. Equipo Automotriz.
c) ESTUDIOS SOBRE ACTIVIDADES DE ELEMENTOS HUMANOS
1. Salarios mínimos legales
2. Salarios justos o absolutos – Mercado de Trabajo
3. Óptimas condiciones de trabajo
4. Bienestar ocupacional y familiar de los trabajadores4
2.3.2. ORGANIZACIÓN
Es la coordinación y fijación de funciones mediante la estructura óptima,
determinación de autoridad y responsabilidad, asignación de labores y
responsabilidad, asignación de labores y estructuración de puestos.
Es la agrupación de actividades necesarias para alcanzar los objetivos del organismo
social, señalando las responsabilidades, el ejercicio de la autoridad y la creación del
orden.5
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Administrativas S. A. Páginas 11- 247 - 248
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Consta de las siguientes subfases:
1. Organigramas o Cartas de Organización – Políticas líderes y políticas
auxiliares – Actividades de línea y de asesoría (staff).
2. Fijación de la autoridad y determinación de la responsabilidad – Presupuestos
por Áreas.
3. Manuales de Organización:
Organigrama General estructural o Carta Maestra – Objetivo Empresarial
Políticas o actividades – Sub - objetivos
Programas funcionales u objetivos específicos
Organigramas funcionales o específicos
Instructivos funcionales
Relaciones funcionales de labores
Estructuración de Puestos y elaboración de los instructivos de labores
correspondientes – Ajuste de las jornadas de trabajo
Profesiogramas o Reglamentos de Labores
Salarios absolutos y relativos
Formas impresas de papelería y formularios
Gráficas de velocidad de tramitación de documentos básicos – Gráfica de
Flujo
4. Técnica de Análisis y Valuación de Puestos - Salarios: Mínimos –
Remunerador – Justo – Definición de la Técnica – Sistemas de Valuación –
Análisis de Puestos – Cédula de Análisis – Etapas para el desarrollo de los
sistemas básicos – Fijación de niveles
5. Manual de Valuación de Puestos:
Cédula de Análisis
Manual de Valuación de puestos 6
2.3.3. INTEGRACIÓN
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Es la objetivización o materialización de lo planeado y organizado sobre las
actividades humanas y elementos materiales, coordinando los objetivos
empresariales con los de los trabajadores. Es dotar a los organismos sociales de los
recursos humanos, técnicos y materiales que se requieren, es decir, obtener con quién
y con qué realizar las actividades. 7
Consta de las siguientes subfases:
1. Actividades Humanas – Reclutamiento – Selección – Inducción –
Contratación – Capacitación: Adiestramiento y Desarrollo – Administración
o Manejo del Personal
2. Elementos Materiales - Compra – Alquiler – Manufactura o elaboración –
Adaptación, acondicionamiento o instalación.
3. Coordinación de los fines empresariales con los de los trabajadores.
2.3.4. DIRECCIÓN
Consiste en ejercer la autoridad de que se está investido a fin de que el organismo
funcional alcance en plenitud sus objetivos, coordinando y controlando las
actividades mediante una oportuna, precisa, veraz y adecuada información.
Es lograr que se lleven a cabo las actividades por medio de la motivación,
comunicación y supervisión. 8
Consta de las siguientes subfases:
1. Que las diversas actividades se realicen de acuerdo con lo planeado.
2. Fijar cuidadosamente las adecuadas áreas de responsabilidad.
3. Establecer una inteligente coordinación entre las actividades humanas y los
elementos materiales, teniendo como especial objetivo alcanzar las óptimas
relaciones con el personal.
4. Crear y utilizar debidamente los controles de mando: financieros y
administración.
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Ídem 8
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5. Estar capacitado para tomar óptimas decisiones con base en adecuadas
asesorías y en abundantes, precisos y oportunos elementos de juicio, a fin de
dictar las órdenes respectivas a través de una eficiente dirección.
6. Comunicación – Semántica – Principales barreras en la comunicación –
Relaciones Humanas – Comunicación externa e interna – Formal e informal –
Vertical y Horizontal – Descendente y Ascendente.
2.3.5. CONTROL
Al ser el Control el objetivo principal de la elaboración del presente trabajo de
investigación es el que merece especial atención y es por esto que se ahondará en la
importancia que el mismo representa para la empresa.
Es la medida de los resultados obtenidos y su confrontación con los resultados
esperados, analizando las desviaciones. Es la actividad mediante la cual, quien
administra se cerciora de que las cosas se hagan cuándo, cómo, dónde, por quién y
con el material que se planeó.9
Consta de las siguientes subfases:
1. Fijación y establecimiento de adecuadas bases y áreas para captación de
datos.
2. Elaboración del procedimiento más eficaz para la medición de la actividad.
3. Evaluación de la actividad y determinación de las desviaciones mediante la
confrontación de los resultados alcanzados con los esperados.
4. Fijas las bases y el aspecto formal de las informaciones para facilitar la toma
de decisiones y el fácil dictado de medidas correctivas.
5. Emplear adecuadamente los controles:
Financieros – Relación de Presupuestos – Contabilidad - Estadística
Administrativos – Relación de estándares de eficiencia – Reportes de
Cumplimiento – Estadística
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Control es determinar lo que se está haciendo, esto es, evaluar el desempeño y, si es
necesario, aplicar medidas correctivas, de manera que el desempeño esté de acuerdo
con los planes. El control incluye la vigencia activa de una operación para
mantenerla dentro de los límites definidos y tiene carácter también de vigilancia en
las otras funciones de la administración. Ayuda a seguir que lo que se ha planeado se
ejecute.
PRINCIPIO DE CONTROL
El control efectivo ayuda en el esfuerzo para regular el desempeño planeado, a fin de
asegurar que el desempeño esté de acuerdo con lo planeado.
PROCESO DE CONTROL
El control consta de un proceso formado de varios pasos definidos:
1. Medición del Desempeño
2. La comparación del Desempeño con el estándar y averiguar la diferencia, si
la hay.
3. La corrección de desviaciones no favorables por medio de acciones
remediadoras. 10
A continuación se presenta un esquema gráfico que ilustra lo anteriormente indicado:
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TERRY, George R. Principios de Administración. Editorial Continental S. A. de C. V. Págs.534 -
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HAY QUE COORDINAR ELEMENTOS11 HUMANOS ES DECIR: FASES:
MATERIALES Y
TECNICOS
PARA REALIZAR
UNA
ADMINISTRACION
a) AL DECIDIR: Qué hacer
Cuándo hacerlo PLANEACIÓN
Cómo hacerlo ESTATICA
Dónde hacerlo
b) AL PONER EN Quién debe hacerlo ORGANIZACIÓN
PRÁCTICA LAS Tener con quién hacerlo INTEGRACIÓN
MISION
DECISIONES Tener con qué hacerlo
DINAMICA
Lograr que se haga DIRECCIÓN
c) AL HACER QUE LAS ACCIONES Cerciorarse de que se
SE APEGUEN LO MÁS POSIBLE haga cuándo, cómo y CONTROL
A LOS PROPÓSITOS dónde se planeó
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