ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
Elaborar un informe de inventario. GA5-210602033-AA1-EV02
EVIDENCIA
Presentado por
OSCAR DE ANGEL GUERRERO
Aprendiz
Instructor
JUAN SEBASTIAN GRACIA CAMARGO
SERVICIOS DIGITALES DE BIBLIOTECA
Ficha 3335637
SENA
INFORME
SISTEMA DE BIBLIOTECAS Y REPOSITORIO DIGITAL DE LA UNIVERSIDAD DE
CARTAGENA
Introducción
En toda institución educativa, la biblioteca no es solo un espacio físico ni un conjunto de libros
organizados: es el corazón del conocimiento, el lugar donde las ideas se conservan, evolucionan y se
proyectan hacia el futuro. En el caso de la Universidad de Cartagena, este papel se amplía aún más con
la existencia de su repositorio digital, una herramienta que debería garantizar el acceso abierto, la
visibilidad académica y la preservación del saber producido por su comunidad.
Sin embargo, entre lo que el sistema está diseñado para hacer y lo que realmente ocurre en la práctica,
existe una brecha importante. Muchos estudiantes desconocen los procesos, otros los perciben como
complejos, y una gran cantidad de información valiosa permanece subutilizada. Esto no solo limita el
acceso al conocimiento, sino que también reduce el impacto académico de la universidad.
Este informe nace precisamente de esa realidad: no como una crítica aislada, sino como una
oportunidad para analizar, comprender y proponer soluciones que permitan fortalecer el sistema de
bibliotecas, hacerlo más accesible, más visible y, sobre todo, más útil para quienes realmente lo
necesitan.
1. Problemática
El sistema de bibliotecas de la Universidad de Cartagena cumple un papel fundamental en la formación
académica, pero en la práctica presenta varias dificultades que afectan su eficiencia y uso real por parte
de estudiantes y docentes. Uno de los principales problemas es que muchos procesos aún no son
completamente claros ni accesibles para los usuarios, especialmente en lo relacionado con el
repositorio digital. Aunque existe una plataforma donde se almacenan trabajos de grado,
investigaciones y documentos institucionales, su uso no es tan frecuente como debería ser.
También se evidencian dificultades en la organización interna, el inventariado y la forma en que los
materiales son clasificados o ubicados. A esto se suma que muchos estudiantes desconocen cómo subir
sus trabajos (autoarchivo) o incluso que están obligados a hacerlo.
Descripción de la problemática: PUNTOS CLAVES
► Fallas estructurales: baja integración tecnológica entre sedes, insuficiente capacitación en
procesos de autoarchivo, limitaciones en conectividad y accesibilidad para usuarios externos.
► Gestión documental: inventariado y demarcado poco homogéneo, ausencia de protocolos claros
para cesión de derechos de autor.
► Estadísticas: aunque se registran más de 1.300 visualizaciones en títulos específicos y descargas
superiores a 1.900, la distribución por sedes muestra concentración en Cartagena y baja
participación en municipios.
En pocas palabras, el sistema existe y funciona, pero no está siendo aprovechado en todo su potencial.
2. Justificación
Fortalecer el sistema de bibliotecas no es solo una mejora administrativa, sino una necesidad
académica. Una biblioteca bien organizada y un repositorio activo permiten que el conocimiento no se
pierda, si no que se comparta, crezca y genere impacto Además, en un contexto actual donde la
información digital es clave, no tener procesos claros o eficientes limita la visibilidad de la producción
académica de la universidad
Mejorar este sistema significa
► Facilitar el acceso al conocimiento
► Apoyar la investigación
► Dar mayor reconocimiento a estudiantes y docentes
3. Objetivo General
Analizar el funcionamiento del sistema de bibliotecas de la Universidad de Cartagena para proponer
mejoras que permitan fortalecer su organización, uso e impacto académico.
3.1. Objetivos Específicos
1. Comprender cómo funciona la organización de la biblioteca
2. Evaluar los procesos de inventariado y demarcado
3. Analizar el uso del repositorio digital
4. Identificar fallas actuales del sistema
5. Proponer soluciones prácticas y aplicables
4. Desarrollo y Organización de la biblioteca
La biblioteca está organizada para facilitar la búsqueda de libros y documentos, tanto físicos como
digitales. Sin embargo, en la práctica, muchos estudiantes sienten que encontrar material puede ser
complicado, especialmente si no están familiarizados con el sistema de clasificación.
Esto muestra que no solo importa cómo se organiza, sino también qué tan fácil es entender esa
organización.
4.1. Inventariado
El inventariado consiste en registrar todos los libros y documentos disponibles. Este proceso es clave
porque permite saber qué tiene la biblioteca y en qué estado está.
El problema es que, cuando este proceso no se actualiza constantemente o no está automatizado,
pueden generarse errores como:
► Libros que aparecen en el sistema pero no están disponibles
► Información desactualizada
► Dificultad para hacer seguimiento
Afortunadamente en la visita de campo logre notar que el proceso se actualiza constantemente tratando
de cumplir con las políticas lastimosamente por estas mismas no se me permitió acceder de manera
física a ellos
4.2. Demarcado
El demarcado es básicamente la forma en que los libros están identificados y ubicados (etiquetas,
códigos, ubicación física). Aunque parece algo sencillo, es fundamental. Si está mal hecho, encontrar
un libro puede volverse una tarea frustrante.
Este ítem lo cumplen al 100% como se logra ver en el video de la visita
4.4 Autoarchivo
Este proceso permite que los estudiantes suban sus trabajos al repositorio. En teoría es sencillo, pero en
la práctica muchos estudiantes:
► No saben cómo hacerlo
► Lo ven como un trámite complicado
► No entienden la importancia
Incluye aspectos como:
► Subir el archivo en PDF
► Llenar información básica (autor, título, resumen)
► Aceptar la cesión de derechos
4.5 Proceso de autodepósito
Es similar al autoarchivo, pero más institucional. Aquí la universidad puede intervenir o validar la
información, Es un proceso más controlado, pero también más lento si no está bien organizado.
4.6. repositorio
El repositorio es una herramienta muy valiosa, pero poco aprovechada.
¿Qué hace?
► Guarda trabajos de grado
► Permite consultar investigaciones
► Da visibilidad a la producción académica
¿Cómo se navega?
► Se puede buscar por autor, tema o fecha
► Se organizan los documentos por facultades o colecciones
► Tiene filtros que facilitan la búsqueda
4.7 “Hoja de vida” de un documento: El “perfil” del documento dentro del sistema e incluye:
• Autor
• Fecha
• Tipo de trabajo
• Resumen
• Palabras clave
Si esta información está incompleta o mal hecha, el documento prácticamente “desaparece” dentro del
repositorio porque no se puede encontrar fácilmente.
5. ESTADÍSTICAS (APROXIMADAS Y ANÁLISIS)
Basado en la observación del repositorio institucional y datos comparables con universidades públicas
en Colombia:
► El repositorio cuenta con más de 8.000 documentos digitales aproximadamente
► Los trabajos de grado representan cerca del 70% del contenido
► Las facultades con mayor participación suelen ser:
► Ciencias de la Salud
► Ciencias Sociales
► El crecimiento anual de documentos está entre 5% y 10%
Problema importante:
Aunque hay miles de documentos, el nivel de consulta no es proporcional. Es decir, hay información,
pero no siempre se usa.
Por sedes:
► Las sedes principales concentran la mayor producción
► Las sedes regionales tienen menor participación, lo que evidencia desigualdad en el uso del
sistema
6. Análisis Situacional: Estadísticas e Impacto de Servicios
El repositorio debe cerrar la brecha entre la sede central y las regiones, asegurando que el capital
intelectual generado en los municipios de Bolívar tenga la misma visibilidad que el de Cartagena.
Impacto en la Prestación de Servicios
El repositorio ha transformado el acceso a conocimientos críticos con impacto social real:
► Ciencias de la Salud: El estudio sobre Cetoacidosis Diabética provee una base técnica
fundamental para la práctica clínica.
► Derecho y Economía: La obra sobre Contratos Portuarios llena un vacío doctrinal en un área
estratégica para la logística nacional.
► Ciencias Sociales: El censo de población en Getsemaní (Diásporas y resistencias) ofrece datos
cruciales para la lucha contra la gentrificación y el diseño de políticas de vivienda.
7. Fallas estructurales: Las principales fallas identificadas son:
► Falta de capacitación a estudiantes
► Procesos poco amigables
► Desconocimiento del repositorio
► Baja cultura digital académica
► Desigualdad entre sedes
► Falta de actualización constante
8. Impacto de los servicios:
Aspectos positivos
► Permite acceso a información sin necesidad de estar físicamente en la universidad
► Apoya la investigación
► Facilita el aprendizaje autónomo
Aspectos negativos
► Poco uso real por desconocimiento
► Procesos que generan frustración
► Información valiosa que pasa desapercibida
9. Propuesta de solución: Descripción
Las soluciones deben ser prácticas y enfocadas en el usuario:
► Capacitación real y constante
► Talleres obligatorios sobre uso del repositorio
► Videos cortos explicativos
► Simplificación del sistema
► Hacer el autoarchivo más fácil
► Reducir pasos innecesarios
► Promoción del repositorio
► Integrarlo en clases
► Incentivar su uso en trabajos académicos
► Mejorar la organización interna
► Actualizar inventarios
► Optimizar clasificación
► Unificación entre sedes
► Mismo sistema y mismas condiciones para todos
10. SOLUCIÓN PLANTEADA: DESCRIPCIÓN TÉCNICA DETALLADA
► Organización de la biblioteca: digitalización progresiva del inventario físico, integración con
bases de datos multidisciplinarias.
► Proceso de autoarchivo y auto depósito: creación de guías interactivas y capacitaciones
periódicas para estudiantes y docentes.
► Repositorio Digital: misión de preservar y difundir la producción académica; objetivos de
accesibilidad y visibilidad; funciones de almacenamiento, consulta y preservación
► Navegación: interfaz basada en DSpace 7, con filtros por materia, autor y fecha.
► Hoja de vida de un libro: ingreso con metadatos completos (autor, título, resumen, palabras
clave, licencia de uso), revisión por comité académico y publicación en acceso abierto.
Alternativas administrativas:
► Creación de un Comité de Innovación Bibliotecaria.
► Inversión en infraestructura digital y servidores mas amigables.
► Convenios con otras universidades para intercambio de recursos.
► Estrategias de difusión para aumentar el uso del repositorio en municipios.
Resultados a esperar
► Se esperaría un incremento en descargas y visualizaciones al mejorar la usabilidad.
► Mayor equidad en el acceso entre sedes.
► Reducción de fallas estructurales mediante protocolos unificados.
► Impacto positivo en la prestación de servicios académicos, con mayor satisfacción de
estudiantes e investigadores.
Si se implementan estas mejoras, el impacto sería muy positivo:
► Más estudiantes usarían el repositorio
► Se aprovecharía mejor el conocimiento producido
► La universidad ganaría mayor visibilidad académica
► Los procesos serían más rápidos y menos frustrantes
Sin embargo, el cambio no depende solo del sistema, sino también de la actitud de los usuarios y del
compromiso institucional.
Conclusiones
El sistema de bibliotecas de la Universidad de Cartagena no carece de recursos ni de estructura; lo que
realmente necesita es una transformación en la manera en que se conecta con sus usuarios.
No basta con tener un repositorio digital robusto o miles de documentos almacenados si estos no son
visibles,accesibles o comprendidos por la comunidad académica.
El verdadero valor de una biblioteca no está en la cantidad de información que posee, sino en la
capacidad que tiene para poner ese conocimiento al alcance de quienes lo necesitan. Hoy, el reto no es
solo tecnológico, sino también pedagógico y administrativo: formar usuarios, simplificar procesos y
construir una cultura académica que valore el acceso abierto y el uso del conocimiento.
Si la universidad logra cerrar la brecha entre el sistema y sus usuarios, no solo mejorará sus procesos
internos, sino que potenciará su impacto académico, investigativo y social. En ese sentido, fortalecer el
sistema de bibliotecas no es una opción, sino una necesidad estratégica para el crecimiento y la
proyección de la institución en el mundo académico actual.
Bibliografía
1. Ministerio de Educación Nacional de Colombia. (2024). Resolución N° 003095 del 18 de
marzo de 2024: Por la cual se otorga la Acreditación Institucional de Alta Calidad a la
Universidad de Cartagena.
2. Universidad de Cartagena. (2024). Biblioteca Digital Universidad de Cartagena: Inicio,
Colecciones y Políticas . Recuperado de [Link]
3. Universidad de Cartagena. (2024). Política de Derechos de Autor y/o Autorización de Uso
sobre los Contenidos . Repositorio Institucional.
4. Universidad de Cartagena. (2024). Resolución No. 03372 de 2024: Convocatoria para la
sistematización de prácticas docentes innovadoras.