MÓDULO:
ADMINISTRACIÓN GENERAL
Unidad 5 Las herramientas de la Administración
AUTORES:
Lic. Raúl Mura
CPN. Agustín Juliani
Objetivos
Conocer el concepto de Sistema Administrativo como parte del proceso administrativo.
Comprender el concepto de procedimiento como parte de las actividades que realizan las
organizaciones para alcanzar sus objetivos.
Lograr que el alumno identifique, conozca y aplique las pautas básicas de graficación de un
procedimiento.
Contenidos
Las herramientas de la administración. Los procedimientos administrativos. Los
circuitos administrativos. Estandarización de los procesos de trabajo. Acto
administrativo, procedimiento y sistema.
Esquema de la Unidad
Las herramientas de la
administración
Acto administrativo,
Los procedimientos Los circuitos Estandarización de los
procedimiento y
administrativos administrativos procesos de trabajo
sistema.
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Unidad 5: 1. SISTEMA
Se define como un conjunto de
Las elementos interrelacionados. Ejemplo: sistema
herramientas económico, sistema de salud, sistema de
transporte, un automóvil. A los efectos de
de la estudio, en esta asignatura nos centramos en el
sistema organizacional.
Administración [Link] ORGANIZACIONAL
La organización, como sistema, es un
conjunto de elementos interrelacionados
(personas, recursos físicos e información)
orientados a la consecución de objetivos y que,
para lograrlos, el sistema realiza un ciclo de entradas, procesos y salidas mediante el cual
interactúa con su ambiente.
Definimos ambiente como los elementos externos a la organización (proveedores,
clientes, competidores, agencias reguladoras, variables económicas, sociales, tecnológicas,
legales, culturales, demográficas, ecológicas y políticas) que inciden sobre el funcionamiento
del sistema.
Ambiente-Insumos Organización Ambiente-Productos
Trabajo
Entrada Proceso Salida
Materia prima
Productos
Tecnología
Servicios
Capital
Retroalimentación
Información
La organización toma de su ambiente externo una serie de insumos que luego,
mediante procesos internos, transforma en productos o servicios que brinda a la comunidad
en general. La retroalimentación (feedback) alimenta al sistema con información de retorno
(de la salida sobre la entrada) para saber si el mismo está funcionando correctamente.
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1.2. SISTEMA ADMINISTRATIVO
El concepto de sistemas administrativos está estrechamente relacionado con los
procesos. Un sistema administrativo es una red de procedimientos relacionados de acuerdo
con un esquema integrado, tendientes al logro de fines. Forma parte de la organización, es un
subsistema de la misma.
Distintos elementos conforman los sistemas administrativos:
1. Un conjunto de personas ubicadas en distintos niveles y con distintas
atribuciones.
2. Un conjunto de recursos físicos.
3. La información es el tercer elemento, y es el elemento administrativo por
excelencia. La información es la materia prima de la administración. Sin ella
no resulta posible la toma de decisiones que interrelacionan a los niveles
directivos, gerenciales y operativos, ni el control de las operaciones de la
empresa. Es el elemento que emplearán por igual procesadores humanos y
electrónicos.
El término administrativo es aplicable a toda actividad que requiere de información
o que la genera a través de la terminal de una computadora, mediante un formulario, una nota
o un registro.
Por lo tanto, el sistema administrativo está formado por un conjunto de
procedimientos administrativos siendo, la información que circula en los mismos, el elemento
más importante de este sistema.
El sistema administrativo puede ser independiente y formar parte de cada sector de
la organización (Ej. el sistema administrativo del área de Producción de una empresa, que
sirve de apoyo a la función de producción, estará conformado por los siguientes documentos:
Orden de Producción, Pedido de Materiales y Fichas de Stock). El sistema administrativo
también puede estar integrado en un solo sector, en un área de Administración que cumplirá
las funciones administrativas de apoyo a los demás sectores de la organización.
Para que las funciones de la organización (Ej.: producción, comercialización y
finanzas, en una organización privada o empresa; docencia, investigación y extensión, en una
universidad) puedan llevarse a cabo en forma coordinada y efectiva, será necesario que
múltiples actividades administrativas se desarrollen eficazmente y suministren la información
necesaria para la toma de decisiones.
Los tipos de actividades que comprende un sistema administrativo típico pueden ser
divididos en cinco subsistemas (para una organización pública o privada, según corresponda):
compras, pagos, producción, ventas y cobranzas.
¿Qué funciones cumple?
1. Hacer las cosas que se deben hacer. Un sistema administrativo debe posibilitar que las
operaciones se ejecuten en el tiempo y en la forma planeada para lograr de esa forma
las metas establecidas.
Los sistemas administrativos serán los encargados de especificar los pasos a seguir;
las normas que deben cumplirse para asegurar la calidad; y la vinculación entre los
distintos procesos a fin de cumplir con las metas establecidas. En la medida que
tengamos en cuenta el uso de los recursos, estaremos atendiendo también a la
eficiencia.
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2. Un sistema administrativo debe posibilitar que las operaciones se ejecuten en forma
eficiente, a través de la mejor utilización de los recursos organizacionales.
Un sistema será más eficiente que otro cuando los procesos puedan ser ejecutados en
menor tiempo por requerir menos pasos, contar con métodos más simples o utilizar
medios electrónicos; pero en la relación insumo-producto se deberá considerar,
además del tiempo, el uso de otros recursos como el costo del procesamiento
electrónico, del personal, de los formularios, del espacio de archivos, etc. Existen
muchos casos en que los pasos, controles, documentos, archivos o registros
requeridos en un proceso, hacen incompatible su costo con el beneficio que pretenden
generar. Es decir, se debe analizar siempre la relación costo-beneficio de los sistemas
administrativos.
3. Un sistema administrativo permite el control interno.
El control interno está estrechamente ligado con los sistemas administrativos,
incorporado a su diseño, y atiende simultáneamente a los siguientes objetivos:
Eficacia de los procedimientos y controles.
Eficiencia operativa.
Seguridad de los bienes y valores involucrados.
Confiabilidad de la información.
Los requerimientos de un sistema administrativo en materia de control interno
tendrán en cuenta aspectos tales como:
Separación de funciones.
Asignación de responsabilidades.
Niveles de autorización.
Documentación de los traslados de bienes y valores.
Diseño de formularios y archivos.
Control numérico del uso de formularios.
Normas de seguridad informática.
Normas respecto del personal interviniente.
Puntos específicos de control y controles cruzados.
Registros contables y estadísticos.
4. Un sistema administrativo proporciona información útil para la toma de decisiones y
el control, en los distintos niveles de la organización.
Una de las características de los sistemas administrativos es la captura de datos
sobre las operaciones (a medida que éstas se realizan) para luego procesarlos según los
requerimientos de información de los distintos niveles decisorios; de esta forma se va
estructurando la pirámide informativa.
El sistema administrativo por sí mismo no puede asegurar el éxito de la
organización, pero esta difícilmente pueda ser exitosa sin un buen sistema administrativo.
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1.3. GRÁFICA DE LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA
Ambiente
Subsistema
Compras Subsistema
Ventas
Procedimientos
Procedimientos
Subsistema
Pagos
Sistema Subsistema
Producción
Organizacional
Procedimientos
Procedimientos
Subsistema Procedimientos
Cobranzas
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2. PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
2.1. CONCEPTO Y FINALIDAD
Las organizaciones deben incorporar y adoptar herramientas que les permitan
hacer un uso más efectivo de sus recursos y cuidar su patrimonio.
Una organización con procedimientos administrativos correctos y adecuados posee
las bases para enfocarse en el logro de sus objetivos, una buena utilización de recursos, la
satisfacción de los clientes internos y externos, la competitividad, la relación con proveedores,
o la innovación y la tecnología.
Todos los procedimientos administrativos se componen de procesos y dichos
procesos se pueden entender como las diferentes secuencias interrelacionadas de actividades
cuyo producto crea un valor intrínseco para el usuario de ese producto. Tienen una entrada
(input), una salida (output), utilizan recursos, tienen controles y límites internos y poseen un
objetivo común relacionado con la satisfacción del cliente o usuario de la salida de dicho
proceso.
La información es el elemento distintivo que forma parte de todo procedimiento
administrativo. Un procedimiento administrativo está integrado por actividades que
requieren de información o que la generan a través de la terminal de una computadora,
mediante un formulario, un documento, una nota o un registro.
La gestión integral de los procesos conlleva a procedimientos correctos y el fin
último es lograr la satisfacción de las necesidades de los clientes externos de la organización.
En concordancia con las funciones que un sistema administrativo eficiente debe
cumplir (citadas anteriormente), podemos decir que un procedimiento correcto es aquel que:
Asegura que las tareas que involucra se realicen en el momento preciso para
que su producto pueda ser utilizado por quien lo necesite.
Se desarrolla en un marco de no utilización innecesaria de recursos.
Permite la evaluación continua y la corrección de desvíos detectados,
respecto de los resultados esperados.
Brinda información confiable y segura al sistema contable.
Ejemplos de procedimientos en una organización: compras, ventas, pagos, cobranzas,
liquidación de haberes, control de stock, etc.
Ejemplo: Un Procedimiento de Ventas comprende una serie de actividades mediante
las cuales la empresa llega a sus compradores, consumidores finales o sus canales de
distribución para colocar sus productos o servicios. Esas actividades son las siguientes:
1. Recepción del pedido.
2. Aprobación del crédito.
3. Preparación del pedido.
4. Despacho.
5. Facturación.
6. Registración.
El procedimiento de ventas tiene una entrada (solicitud del cliente y recepción del
pedido), una salida (la entrega del bien o la prestación del servicio y la registración en los
libros de la empresa) y emplea una serie de recursos (instalaciones, sectores donde se
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realizan las operaciones, computadoras y personas responsables de su ejecución y control).
Forman parte del procedimiento tanto empleados de la empresa como personas externas a la
misma (cliente) y existe gran cantidad de información a través de distintos documentos que
se emiten, circulan, archivan y que sirven para el control del crédito a otorgar al cliente: Nota
de Pedido, Informes bancarios y Balances del cliente, Remito, Hoja de Ruta, Ticket o Factura y
Registros.
2.2. Métodos para el relevamiento y análisis de los procedimientos
Para el análisis de procesos pueden utilizarse métodos descriptivos y/o métodos
gráficos. Los mismos son conocidos como herramientas de administración o herramientas que
el administrador tiene a su disposición para el relevamiento y análisis de los procedimientos.
Mediante los métodos descriptivos se producen narraciones detalladas de los pasos a
seguir en cada proceso, o se confeccionan cuestionarios básicos especialmente destinados a
tal fin.
Existe una gran diversidad de métodos gráficos que permiten mostrar, a través de
gráficos, las actividades de un procedimiento. Los mismos son:
Diagramas GANTT: permiten programar las tareas de un procedimiento y
controlar su ejecución en el tiempo.
Diagramas PERT: permiten graficar la interconexión y dependencia entre
actividades de un procedimiento.
Diagramas de bloque: brindan información sintética de un procedimiento,
describe sus partes básicas.
Interdependencia sectorial: permiten una percepción general del
procedimiento pero no detallan especificaciones de la ejecución de tareas.
Cursogramas, también llamados circuitos administrativos, diagramas de
flujo o flujogramas: permiten analizar procesos o procedimientos mediante el
gráfico de las distintas operaciones que los componen.
En esta asignatura analizamos los procedimientos administrativos mediante el
método narrativo y gráfico y centramos nuestro estudio en la herramienta conocida como
Cursograma o Circuito Administrativo.
3. ACTO ADMINISTRATIVO
Los Actos Administrativos forman parte de los procedimientos administrativos de
las organizaciones públicas, por lo que se considera importante en esta asignatura dar una
definición del mismo.
El concepto y requisitos de los actos administrativos que seguidamente se citan,
fueron extraídos del TÍTULO III, CAPÍTULO I y II, Artículos 25, 26, 27 y 28, de la Ley N° 3.559
Concepto: entiéndese por acto administrativo toda declaración unilateral efectuada
en ejercicio de la función administrativa, que produce efectos jurídicos individuales en forma
directa (Artículo 25, primer párrafo).
El acto administrativo deberá satisfacer todos los requisitos que se establecen en la
citada Ley y producirse con arreglo a las normas que regulan el procedimiento administrativo
(Artículo 26).
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Requisitos: Son requisitos esenciales del acto administrativo, los siguientes:
(Artículo 27).
Competencia
a) Ser dictado por autoridad competente;
Causa
b) Deberá sustentarse en los hechos y antecedentes que le sirvan de causa y en el
derecho aplicable.
Objeto
c) El objeto debe ser cierto y física y jurídicamente posible; debe decidir todas las
peticiones formuladas; pero puede involucrar otras no propuestas, previa
audiencia del interesado y siempre que ello no afecte derechos adquiridos;
Procedimientos
d) Antes de su emisión deben cumplirse los procedimientos esenciales y
sustanciales previstos y los que resulten implícitos del ordenamiento jurídico.
Sin perjuicio de lo que establezcan otras normas especiales, considerase también
esencial el dictamen proveniente de los servicios permanentes de asesoramiento
jurídico cuando el acto pudiera afectar derechos subjetivos e intereses legítimos;
Motivación
e) Deberá ser motivado, expresándose en forma concreta las razones que inducen a
emitir el acto, consignando, además, los recaudos indicados en el inc. b) del
presente artículo;
Finalidad
f) Habrá de cumplirse con la finalidad que resulte de las normas que otorgan las
facultades pertinentes del órgano emisor, sin poder perseguir encubiertamente
otros fines, públicos o privados, distintos de los que justifican el acto, su causa y
objeto. Las medidas que el acto involucre deben ser proporcionalmente
adecuadas a aquella finalidad.
Los contratos que celebre el Estado, los permisos y las concesiones
administrativas se regirán por sus respectivas leyes especiales, sin perjuicio de la
aplicación de las normas del presente título, si ello fuere procedente.
El acto administrativo debe manifestarse expresamente y por escrito; indicará el
lugar y fecha en que se lo dicta y contendrá la firma de la autoridad que lo emite;
sólo por excepción y si las circunstancias lo permitieren podrá realizarse una
forma distinta (Artículo 28).
Ejemplo: son actos administrativos: un Decreto, una Resolución, una Disposición.
4. ESTANDARIZACION DE LOS PROCESOS DE TRABAJO - CIRCUITOS
ADMINISTRATIVOS
4.1. ESTANDARIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE TRABAJO
En toda organización se contraponen dos aspectos: por un lado, la necesaria
prescripción de tareas para mantener el funcionamiento de la organización y, por el otro, la
legitima libertad de acción de todo ser humano.
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La estandarización de procesos de trabajo significa establecer normas tendientes a la
regulación y programación de las actividades de la organización.
La formalización, normalización o estandarización de los procesos de trabajo, en una
organización, se realiza a través de la implementación expresa y por escrito (en forma
narrativa y/o gráfica) de procedimientos administrativos, de manera tal que los mismos
permitan lograr uniformidad en los resultados.
Sea cual sea el medio de formalización las repercusiones sobre el individuo son
idénticas ya que produce un control de su comportamiento organizativo. Las organizaciones,
en términos generales, estandarizan el comportamiento para reducir su variabilidad y
asegurar un cierto de capacidad predictiva del mismo. Los motivos, por tanto, son:
a) La necesidad de coordinación. Para asegurar la coordinación, nada mejor que
cada individuo conozca cuáles son sus tareas y responsabilidades y como tiene
que reaccionar ante determinado suceso.
b) Aumento de la precisión organizativa. El aumento de la estandarización conlleva
una mayor precisión en la ejecución de las tareas organizativas.
c) Garantiza el funcionamiento mecánico de la organización que puede aumentar
los niveles de rendimiento en la misma.
d) Garantiza la imparcialidad y los procedimientos de control impersonales.
4.2. CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS
Concepto: el cursograma, también denominado circuito administrativo, diagrama de flujo o
flujograma, es la representación gráfica de un procedimiento o rutina.
Siendo un proceso de naturaleza intangible y en consecuencia no visible, fue
necesario encontrar una herramienta que, mediante una representación gráfica simple y
amigable, permita definir y mostrar un proceso. Esta función es cumplida por el cursograma.
Un cursograma no es el proceso propiamente dicho, sino una representación analógica de
éste.
Comparación del cursograma con el diagrama en bloque: existe una variante en
la representación gráfica de procedimientos: el diagrama en bloque, que se diferencia
perfectamente del cursograma.
El diagrama en bloque:
Brinda información sintética de un procedimiento, describe sus partes
básicas.
Representa gráficamente sólo los más importantes movimientos de
información y destacadas acciones que se producen en un procedimiento.
No analiza a fondo cada etapa del proceso y utiliza pocos símbolos, por lo que
ubica rápidamente al lector sobre el objetivo perseguido por el
procedimiento.
Por lo expuesto, se puede deducir que la comunicación con empleados o
directivos de un proceso se realiza con mejores resultados a través del
diagrama en bloque.
El cursograma:
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Brinda información detallada de un procedimiento, describe todas las
actividades que forman parte del mismo.
Representa gráficamente todas las operaciones del proceso, ilustra la
trayectoria de todos los documentos que participan en la operación, con cada
uno de sus correspondientes ejemplares.
Analiza a fondo cada etapa del proceso, utilizando gran variedad de símbolos
para la representación gráfica de la totalidad de operaciones.
Por lo expuesto, se puede deducir que el cursograma es la herramienta más
adecuada para la normalización de los procedimientos administrativos.
Objetivos: se puede deducir fácilmente que los circuitos administrativos se utilizan a
los efectos de:
1. Confeccionar el recorrido de rutinas.
2. Preparar las normas de los procedimientos que se graficarán (normalización
de procedimientos administrativos). El conjunto de procedimientos
conformará el manual de procedimientos y contemplará todas las áreas de la
organización.
3. Analizar periódicamente los procedimientos en curso.
4. Cotejar los distintos procesos en vigencia dentro de la empresa para estudiar
su interrelación.
5. Observar la posibilidad de reemplazar procesos por otros que posean
mayores ventajas.
Es decir, son herramientas útiles para comunicación y análisis.
Ventajas de todo circuito administrativo:
1. Resulta más sencillo y rápido apreciar un proceso gráficamente que leer toda la
norma.
2. Posee un poder de síntesis que ubica a cualquier lector en el tema sin mayor
dificultad.
Por lo tanto: el cursograma debe ser claro para facilitar su interpretación.
Información necesaria para realizar un cursograma
El cursograma representa gráficamente la secuencia de actividades que se realizan
en el proceso que se describe; los sectores y personas que participan y los documentos
utilizados en el mismo (su origen, cantidad, uso y destino).
Por lo tanto, para poder realizar un cursograma es necesario determinar
previamente:
Sectores o personas que participan del proceso: pueden ser sectores internos
a la organización (sector Tesorería, en un proceso de pago) o externos a la
misma (Banco, en un proceso de cobranza). Personal de la empresa (Cajero,
en un proceso de venta al contado) o personas externas (Cliente, en un
proceso de venta; Proveedor, en un proceso de compra).
Tareas en las que es posible descomponer el procedimiento: se identifican
todas las tareas que forman parte del proceso y se las ordena en forma
secuencial (la primera tarea con que se inicia, la segunda, tercera, etc. con la
que continúa, hasta la última tarea con que termina el proceso).
Responsables de cada tarea: no se indican nombres, sólo los cargos (Ej.: el
Gerente coloca la primera firma al cheque, en un procedimiento de pago).
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Controles establecidos para cada tarea (Ej.: control de cantidad y calidad de
los productos adquiridos, en una Compra).
Responsables de cada control: no se indican nombres, sólo los cargos (Ej.: el
Supervisor controla la cantidad y calidad de productos adquiridos, en una
Compra).
Recabada la información anterior, luego se hace una descripción escrita del
procedimiento en forma sintética, para luego proceder a su graficación o realización del
cursograma correspondiente.
Normalización de cursogramas:
Las técnicas administrativas y la terminología correspondiente, cuando no están
establecidas con precisión, dependen del criterio, conocimiento y conciencia de quienes las
aplican. Por lo tanto, si pretendemos un lenguaje común, preciso y simple en materia de
cursogramas, se requiere una adecuada normalización que defina y fije claramente los
términos empleados (símbolos) y la metodología de representación que se utilizará.
En el sentido expuesto, el Instituto Argentino de Racionalización de Materiales
(IRAM), entidad civil reconocida como organismo centralizador para el estudio y
normalización de técnicas y terminología administrativa, ha dictado una serie de normas
sobre cursogramas, para lo cual sugerimos su lectura:
1. Símbolos para la representación gráfica (Norma IRAM Nº 34.501).
2. Técnicas para la confección (Norma IRAM Nº 34.502).
3. Formato de los cursogramas (Norma IRAM Nº 34.503).
Simbología
La Norma IRAM Nº 34.501, con el fin de unificar, ha establecido los símbolos a
utilizar en la representación gráfica de procedimientos administrativos. En este sentido, fijó
las siguientes pautas:
Se utilizan figuras geométricas para representar las actividades que forman
parte de un proceso.
Se han definido una serie de actividades que se pueden desarrollar en los
distintos procesos de una empresa. Estas se detallan seguidamente. Para esas
actividades se consagró una serie de símbolos para representarlas
gráficamente.
Cada símbolo tendrá un solo significado, o sea, poseerá un contenido
perfectamente limitado y su uso debe circunscribirse al mismo.
Actividades
Tu texto aquí 1
1. OPERACION
Símbolo asociado:
Oportunidad de uso: se representan con este símbolo:
a) Todas las actividades o situaciones que dan nacimiento a un documento.
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