UNIDAD DIDÁCTICA

4 BASES DE DATOS:
ACCESS
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Índice

Introducción y objetivos........................................................................................................... 4

1. Ejecutar el programa, crear una base de datos e insertar campos .................... 4

2. Componentes de la base de datos ............................................................................ 4

3. Tabla: crear tabla y formato de tabla ........................................................................ 8

4. Bases de datos relacionales ......................................................................................11

5. Convertir texto en tablas y viceversa .....................................................................13

6. Tratamiento de datos. Bases de datos ...................................................................14

6.1. Consultas ..............................................................................................................14

6.1.1. Tipos de consultas .....................................................................................14

6.1.2. Creación de una consulta .........................................................................14

6.1.3. Introducción a los criterios de búsqueda ..............................................17

6.1.4. Criterios para campos de texto e hipervínculo ...................................20

6.1.5. Criterios para campos de número, moneda y autonuméricos .........24

6.1.6. Criterios para campos de fecha y hora..................................................26

6.1.7. Criterios para campos de Sí/No ..............................................................33

6.1.8. Consulta de parámetros ...........................................................................33

6.1.9. Campos calculados ....................................................................................36

6.1.10. Consulta de totales ................................................................................40

6.1.11. Las funciones de agregado ..................................................................42

6.1.12. Agrupar registros ...................................................................................44

6.2. Formularios ..........................................................................................................46

6.2.1. Crear un formulario ...................................................................................46

6.2.2. Creación de un formulario utilizando el asistente ..............................47

6.2.3. Editar datos de un formulario..................................................................50

6.3. Informes ................................................................................................................50

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6.3.1. Crear un informe ........................................................................................50

7. Autoformatos ...............................................................................................................55

Resumen ....................................................................................................................................56

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 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Introducción y objetivos

Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un

programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que
necesite. Se trata de un sistema de archivos electrónico. Las bases de datos
tradicionales se organizan por campos, registros y archivos.

Los objetivos de esta unidad son:

• Estudiar los conceptos y objetos de base de datos.

• Analizar las bases de datos para su creación y desarrollo.

1. Ejecutar el programa, crear una base de datos e insertar campos

1. Hacemos clic sobre la pestaña Archivo y elegimos la opción Nuevo.

2. Le ponemos un nombre a la base de datos y la guardamos en la ubicación
deseada.
3. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1.
4. Ya podemos empezar a rellanar la tabla con datos.

2. Componentes de la base de datos

Definición

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
determinado. Y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es
lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las
reconozca como tal.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la
información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en tablas.

Las tablas almacenan información sobre un tema, como pueden ser los clientes de
una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos.

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 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Las tablas se relacionan de forma que, a partir de los datos de la tabla de clientes,
podamos obtener información sobre los pedidos de estos y viceversa.

Tablas de datos:

Definición

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar datos. Una
tabla contiene información sobre un tema o asunto particular.

Las tablas contienen columnas/campos que almacenan los diferentes datos como el
código del cliente, nombre del cliente, dirección…

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le

denomina registro/fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos
los datos de otro cliente forman otro registro...

Ejemplo
Ejemplo de una tabla de clientes:

Campos/Columnas

Código Nombre Apellidos Dirección C.P.

Registro/Fila 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723

Registro/Fila 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625

Registro/Fila 3 3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 46625

Registro/Fila 4 4 María Huesca Buevo C/ Franciscano, 67 46521

Todos los valores de una columna determinada tienen el mismo tipo de dato. El tipo
de dato define el conjunto de valores que se podrán introducir en la columna.

Los tipos de datos vienen predefinidos y pueden variar de un sistema de base de

datos a otro, pero suelen ser muy parecidos. Por ejemplo, en Access tenemos el tipo

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 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

entero que representa números sin decimales, tanto positivos como negativos, hasta
un cierto valor.

Aparte de estos valores, en una columna podemos encontrar un valor especial, el

valor nulo (NULL), que indica que, en esa fila, esa columna no contiene ningún valor.
Y no es lo mismo que en un campo se encuentre el valor 0 (cero) a que esté el valor
NULL.

En una tabla no puede haber dos columnas con el mismo nombre, pero ese nombre
sí se puede utilizar en otra tabla.

Normalmente, todas las tablas deben tener una clave principal definida. Una clave
principal es una columna (o combinación de columnas) que permite identificar de
forma inequívoca cada fila de la tabla, por lo que no puede haber en una tabla dos
filas con el mismo valor en la columna definida como clave principal.

En el ejemplo anterior, la clave principal sería el campo Código, ya que todos los
clientes tienen un código y dos clientes no pueden tener el mismo código.

Una clave foránea es una columna (o combinación de columnas) que contiene un

valor que hace referencia a una fila de otra tabla (en algunos casos puede ser la misma
tabla).

Por ejemplo, tenemos dos tablas, una de alumnos y otra de cursos, en la tabla de
alumnos pondríamos una columna curso, para saber en qué curso está matriculado
el alumno. La columna curso en la tabla de alumnos es clave foránea, mientras que la
columna código de la tabla de cursos será clave primaria.

Las claves ajenas no permiten relacionar tablas entre sí.

Una tabla tiene una única clave primaria y puede contener cero o más claves
foráneas.

Cuando se define una columna como clave principal, ninguna fila de la tabla puede
contener un valor nulo en esa columna ni tampoco se pueden repetir valores en la
columna.

Cuando se define una columna como clave foránea, las filas de la tabla pueden
contener en esa columna el valor nulo o un valor que existe en la otra tabla. Eso es
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 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

lo que se denomina integridad referencial, que consiste en que los datos que
referencian otros (clave foránea) deben ser correctos.

Para poder manejar la información almacenada en la base de datos tenemos un

lenguaje estándar (varía poco de un sistema gestor a otro), el lenguaje SQL.

Consultas:

Definición

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero
la mayoría de las veces se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen
ciertas condiciones.

Ejemplo

Podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo
código postal sea 46625.

Nota

Access incorpora un entorno gráfico para crear consultas de forma sencilla y rápida
que veremos a lo largo de este curso.

Formularios:

Definición

Un formulario es el objeto de Access diseñado para la introducción, visualización y

modificación de los datos de las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios.

Access tiene sus propios formularios definidos, pero nosotros podemos crear otros
para presentar la información a nuestro gusto.

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 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Informes:

Definición

Un informe es el objeto de Access diseñado para dar formato, calcular, imprimir y

resumir datos seleccionados de una tabla.

Generalmente, se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Macros:

Definición

Una macro es el objeto de Access que define de forma estructurada las acciones que
el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Ejemplo

Podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de
un elemento de un formulario.

Módulos:

Definición

Un módulo es el objeto de Access que contiene procedimientos personales que se

codifican utilizando Visual Basic.

Aplicaciones:

Definición

Una aplicación es un nuevo tipo de base de datos que se crea en Access. Es una
aplicación web de Access y que se puede usar y compartir con otras personas como
aplicación de SharePoint en un explorador web.

3. Tabla: crear tabla y formato de tabla

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el
grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:

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 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Crear/Tablas

El botón Tabla abre la vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los
datos en la tabla y, según el valor que introduzcamos en la columna, determinará el
tipo de datos que tiene la columna.

Diseño de tabla:

Vista Diseño

Tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla. Se utiliza
una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la
primera columna de la tabla y así sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para

definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna
que estamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda
sobre lo que tenemos que hacer.

Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint

desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras
personas con acceso al mismo sitio.

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 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Nota

Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a Elementos de aplicación, que

permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Solo tendrás que rellenarla
con sus datos.

A continuación, explicaremos la forma de crear una tabla en Vista Diseño. Este

método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas
columnas que esta tendrá y otras consideraciones.

Nota

Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra
de estado inferior.

O, en caso de estar editando una tabla, desde el botón Ver > Vista Diseño, en la
pestaña Campos de las herramientas de tabla.

Más información

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de
identificador de registros, de forma que con esta clave podamos saber, sin ningún
tipo de equivocación, el registro al cual identifica. No podemos definir más de una
clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un
campo.

Si quieres que el sistema se encargue automáticamente de generar los valores del

campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeración.

Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos),

seleccionamos los campos pulsando simultáneamente la tecla CTRL y el campo a
seleccionar y, una vez seleccionados todos los campos, hacer clic en el botón Clave
principal.

Recuerda que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de

una tabla no puede contener valores nulos y no puede haber dos filas en la tabla con
el mismo valor en el campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas,
el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error.

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 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro
de diálogo avisándonos de ello y preguntándonos si queremos que Access cree una.
Si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo autonumeración y lo define como
clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal, ya que una
clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

4. Bases de datos relacionales

Pulsamos el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.

Relaciones

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo y en él indicamos qué tablas queremos

relacionar.

Agregar tablas

Seleccionamos una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella,
aparecerá dicha tabla remarcada. También puedes seleccionar varias a la vez
pulsando CTRL.

Después, hacer clic sobre el botón Agregar las tablas seleccionadas.

Cuando cerramos nos aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas.

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 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Ventana Relaciones

Creamos la relación arrastrando el campo que deseemos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones:

Cuadro de diálogo Modificar relaciones

Activamos el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre este. Pero para
poder exigir integridad referencial, por lo menos uno de los campos de la relación
deberá ser clave principal.

Para terminar, hacemos clic en el botón Crear.

Se creará la relación y esta aparecerá en la ventana Relaciones.

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 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Ventana Relaciones con la relación ya creada

Importante

La información de ambos campos se debe corresponder, por lo tanto, han de ser del
mismo tipo de datos. No se puede relacionar, por ejemplo, una fecha de nacimiento
con un apellido. En cambio, no es necesario que el nombre del campo sea el mismo.

5. Convertir texto en tablas y viceversa

Teniendo un texto en Word seguiremos los siguientes pasos para convertirlo a tabla
de Access:

1. Guardamos el documento como texto sin formato.

2. En una base de datos ya creada vamos Datos externos y pulsamos el botón
Archivo de texto.
3. Seleccionamos el archivo y lo importamos a una tabla nueva o a una existente.
4. Nos aparecerá el asistente para la importación de texto donde iremos
indicando cada opción.
5. Pulsamos Aceptar y ya tendremos nuestra tabla en Access.

Nota

Para hacer el proceso inverso, en el panel de navegación de Access hacemos clic

derecho en la tabla y elegimos la opción Exportar/Archivo de texto.

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 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

6. Tratamiento de datos. Bases de datos

6.1. Consultas

6.1.1. Tipos de consultas

Definición

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de
una tabla, modificarlos e, incluso, almacenando el resultado en otra tabla.

Existen varios tipos de consultas:

Consultas de selección:

Son las consultas que extraen o nos muestran datos.

Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados.

Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto
se podrá hacer o no, según la consulta).

Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está
físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre
se vuelve a calcular).

Consultas de acción:

Son consultas que realizan cambios a los registros.

Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos

anexados y de creación de tablas.

Consultas específicas de SQL:

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access, sino que
se tienen que definir directamente en SQL, como, por ejemplo, las de Unión.

6.1.2. Creación de una consulta

Para crear una consulta seguiremos los siguientes pasos:

14
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Abrimos la base de datos donde se encuentra la consulta a crear y hacemos clic en

el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear.

Botón Diseño de consulta

Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide las tablas de las que la consulta sacará
los datos:

Agregar tablas

Tras seleccionar la tabla o tablas, las agregamos y nos aparece la ventana Vista
Diseño de consultas.

Vista Diseño

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 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

En la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas añadidas
con sus correspondientes campos y en la parte inferior la cuadrícula QBE donde
definimos la consulta.

Vista cuadrícula QBE

Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un

propósito:

• Campo: ponemos el campo a utilizar, que en la mayoría de los casos será el

campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también
puede ser un campo calculado.
• Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando
definamos consultas basadas en varias tablas.
• Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
• Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no
aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el
campo para definir la consulta, pero no queremos que aparezca en el
resultado.
• Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de
búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán
en el resultado de la consulta. Por lo tanto, está formado por una condición o
varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).
• O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Para añadir campos a la cuadrícula podemos:

• Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas.
Se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.

16
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

• Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y
arrastrar el campo sobre la cuadrícula hasta la columna delante de la cual
queremos dejar el campo que estamos añadiendo.

Nota

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas para crear

consultas con un poco de ayuda:

Cuadro de diálogo Asistente para consultas sencillas

6.1.3. Introducción a los criterios de búsqueda

Definición

Un criterio de búsqueda es una expresión que Access compara con valores de campo
de consulta para determinar si incluir el registro que contiene cada valor.

Un criterio es similar a una fórmula. Es una cadena que puede estar compuesta por
referencias de campo, operadores y constantes.

Los criterios de búsqueda también se conocen como expresiones en Access.

Ejemplo

Criterios Descripción

>25 y <50 Este criterio se aplica a un campo de número,

como Precio o ExistenciasDeUnidades. Solo

17
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

incluye aquellos registros en los que el campo

Precio o ExistenciasDeUnidades contiene un
valor superior a 25 y menor que 50.

Este criterio se aplica a un campo de fecha y hora,

como FechaNacimiento. Solo los registros en los
DifFecha
que el número de años que transcurren entre la
("aaaa"[FechaNacimiento],Fecha())
FechaNacimiento de una persona y la fecha de
> 30
hoy es mayor que 30 se incluyen en el resultado
de la consulta.

Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de

Is Null campo para mostrar los registros en los que el
valor del campo es NULL.

Los criterios pueden parecer muy diferentes entre sí, según el tipo de datos del
campo al que se aplican y sus requisitos específicos. Algunos criterios son sencillos y
usan operadores y constantes básicos. Otros son complejos y usan funciones,
operadores especiales e incluyen referencias de campo.

Para agregar un criterio a una consulta de Access:

• La abrimos en la Vista Diseño e identificamos los campos (columnas) para los

que queramos especificar criterios.
• Si este campo no está en la cuadrícula de diseño, lo agregamos arrastrándolo
desde la ventana de diseño de la consulta a la cuadrícula de campo, o haciendo
doble clic en el campo (de este modo lo agrega automáticamente a la siguiente
columna vacía en la cuadrícula de campo).
• Por último, escribimos los criterios en la fila Criterios.

Ejemplo

Los criterios que especifiquemos para los distintos campos de la fila Criterios se
combinan mediante el operador Y. Es decir, los criterios especificados en los campos
Ciudad y FechaNacimiento se interpretan así:

18
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Ciudad = "Madrid" Y FechaNacimiento < AgregFecha (" aaaa ", -40, Fecha()).

Criterio en los campos Ciudad y FechaNacimiento

- Los campos Ciudad y FechaNacimiento incluyen criterios.

- Solo los registros en los que el valor del campo Ciudad sea Chicago cumplirán
este criterio.

- Solo los registros de aquellos que tengan por lo menos 40 años cumplirán este
criterio.

- Solo los registros que cumplen con ambos criterios se incluirán en el resultado.

¿Qué sucede si deseamos que solo se cumpla una de estas condiciones? Es decir, si
tiene criterios alternativos, ¿cómo los escribimos?:

Criterios alternativos

19
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

- El criterio Ciudad se especifica en la fila Criterios.

- El criterio FechaNacimiento se especifica en la fila o.

Los criterios especificados en las filas Criterios y o se combinan con el operador O,

tal como se muestra a continuación:

Ciudad = "Madrid" O FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())

Nota

Si los criterios son temporales, o cambian a menudo, puedes filtrar el resultado de la

consulta con frecuencia en lugar de modificar los criterios de búsqueda. Un filtro es
un criterio temporal que cambia el resultado de la consulta sin alterar el diseño de la
consulta.

Si los campos de criterios no cambian, pero los valores que quieres usar cambian a
menudo, puedes crear una consulta de parámetros. Una consulta de parámetros le
pide al usuario los valores de los campos y, después, usa esos valores para crear los
criterios de búsqueda.

6.1.4. Criterios para campos de texto e hipervínculo

Nota

Desde el lanzamiento de Access 2013, los campos de texto se denominan Texto

corto y los campos Memo, Texto largo.

Un criterio que específica para un campo Hipervínculo se aplica, de manera

predeterminada, a la parte de texto para mostrar el valor del campo.

Para especificar los criterios para la parte del destino Localizador uniforme de
recursos (URL) del valor, usamos la expresión ParteDeHipervínculo. La sintaxis de esta
expresión es la siguiente:

ParteDeHipervínculo([Tabla1].[Campo1],1) = "[Link]

Tabla1 es el nombre de la tabla que contiene el campo Hipervínculo.

Campo1 es el campo Hipervínculo.

20
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

[Link] es la dirección URL que queremos que coincida.

Para incluir
Usa este criterio Resultado de la consulta
registros que...

Coincidan
Devuelvan registros en los que el
exactamente con
"China" campo PaísRegión tenga el valor
un valor, como
China.
China

No coincidan con Devuelvan registros en los que el

un valor, como No "México" campo PaísRegión tenga un valor
México distinto de México.

Devuelvan registros de todos los

países o regiones cuyos nombres
empiecen por "U", como Uruguay,
Uganda, etc.

Nota: Cuando se utiliza en una

Empiecen por la
expresión, el asterisco (*) representa
cadena
Como U* cualquier cadena de
especificada, como
caracteres (también se lo denomina
U
"carácter comodín"). Para obtener una
lista de este tipo de caracteres, vea el
artículo sobre información de
referencia sobre los caracteres
comodín en Access.

No empiecen por la Devuelvan registros de todos los

cadena países o regiones cuyos nombres
No como U*
especificada, como empiezan por un carácter distinto de
U "U".

21
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Contengan la
Devuelvan registros de todos los
cadena
Como "*Corea*" países o regiones que contengan la
especificada, como
cadena "Corea".
Corea

No contengan la
Devuelvan registros de todos los
cadena
No como "*Corea*" países o regiones que no contengan la
especificada, como
cadena "Corea".
Corea

Acaben con la Devuelvan registros de todos los

cadena países o regiones cuyos nombres
Como "*ina"
especificada, como acaben con "ina", como China y
"ina" Argentina.

No acaben con la Devuelvan registros de todos los

cadena países o regiones cuyos nombres no
No como "*ina"
especificada, como acaben con "ina", como China y
"ina" Argentina.

Contengan valores Devuelvan registros en los que no hay

Es Nulo
nulos (o que falten) ningún valor en el campo.

No contengan Devuelvan elementos en los que no

No es Nulo
valores nulos falta el valor del campo PrecioUnidad.

Devuelvan registros en los que el

campo tiene un valor en blanco (pero
Contengan cadenas no nulo). Por ejemplo, los registros de
"" (un par de comillas)
de longitud cero ventas realizadas a otro departamento
podrían contener un valor en blanco
en el campo PaísRegión.

No contengan Devuelvan registros en los que el

cadenas de longitud No "" campo PaísRegión no tiene un valor en
cero blanco.

22
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Contengan valores Devuelvan registros en los que no hay

nulos o cadenas de "" O Es Nulo ningún valor en el campo, o bien el
longitud cero. campo tiene un valor en blanco.

Devuelvan registros en los que el

Ni vacío ni en
No es Nulo Y Sin "" campo PaísRegión tiene un valor no en
blanco
blanco y no nulo.

Vayan a
continuación de un Devuelvan registros de todos los
valor, como México, >= "México" países o regiones a partir de México y
si se ordenan posteriores por orden alfabético.
alfabéticamente

Estén incluidos en
Devuelvan registros de países o
un intervalo
Como "[A-D]*" regiones cuyos nombres empiezan por
específico, como de
las letras "A" a la "D".
la A hasta la D

Coincidan con uno

de dos valores, tales
"Estados Unidos" O Devuelvan registros de Estados
como Estados
"Reino Unido" Unidos y Reino Unido.
Unidos o Reino
Unido

Contengan uno de Devuelvan registros de todos los

En("Francia", "China",
los valores de una países y regiones especificados en la
"Alemania", "Japón")
lista lista.

Contengan ciertos
caracteres en una Devuelvan registros de todos los
Der([PaísRegión], 1) =
posición específica países y regiones cuya última letra sea
"y"
en el valor del "y".
campo

23
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Satisfagan Devuelvan registros de países y

Longitud([PaísRegión])
requisitos de regiones cuyo nombre esté formado
> 10
longitud por más de 10 caracteres.

Devuelvan registros países o regiones,

como China y Chile, cuyos nombres
tengan cinco caracteres y los primeros
tres sean "Chi".

Nota: Los caracteres ? y _, cuando se

usan en una expresión, representan un
único carácter, y también se
Coincidan con un
Como "Chi??" denominan caracteres comodín. El
modelo específico
carácter _ no puede usarse en la
misma expresión con el carácter ?, ni
se puede utilizar en una expresión con
el carácter comodín *. Puede que use
el carácter comodín _ en una
expresión que también contiene el
carácter comodín %.

6.1.5. Criterios para campos de número, moneda y autonuméricos

Para incluir registros que... Usa este criterio Resultado de la consulta

Devuelvan registros en los que el

Coincidan exactamente con un
100 precio unitario del producto es
valor, como 100
100 €.

Devuelvan registros en los que el

No coincidan con un valor,
No 1000 precio unitario del producto no
como 1000
es 1000 €.

< 100

24
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Devuelvan registros en los que el

precio unitario es menor que 100
Contengan un valor menor que € (<100). La segunda expresión
<= 100
otro valor, como 100 (<=100) muestra los registros en
los que el precio por unidad es
menor o igual que 100 €.

>99,99 Devuelvan registros en los que el

precio unitario es mayor que
Contengan un valor mayor que 99.99 € (>99.99). La segunda
otro valor, como 99,99 expresión muestra los registros
>=99,99
en los que el precio por unidad es
mayor o igual que 99.99 €.

Contengan uno de entre dos Devuelvan registros en los que el

20 o 25
valores, como 20 o 25 precio por unidad es 20 € o 25 €.

>49,99 Y <99,99 Devuelvan registros en los que el

Contengan un valor que esté precio unitario está entre 49,99
O bien,
incluido en un intervalo € y 99,99 € (pero sin incluir estas
cantidades).
Entre 50 Y 100

Devuelvan registros en los que el

Contengan un valor que esté
<50 O >100 precio por unidad no está entre
fuera de un intervalo
50 € y 100 €.

Devuelvan registros en los que el

Contengan uno entre varios
En(20, 25, 30) precio por unidad es 20 €, 25 € o
valores
30 €.

Devuelvan registros en los que el

Contengan un valor que acabe precio por unidad acaba con
Como "*4,99"
con los dígitos especificados "4,99", como 4,99 €, 14,99 €,
24,99 €, etc.

25
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Nota: Los caracteres * y _,

cuando se usan en una
expresión, representan cualquier
número de caracteres, y también
se denominan caracteres
comodín. El carácter % no se
puede usar en la misma
expresión que el carácter *, ni se
puede usar en una expresión con
el carácter comodín ? . Puede
que use el carácter
comodín % en una expresión que
también contiene el carácter
comodín _.

Devuelvan registros en los que

Contengan valores nulos (o
Is Null no se ha especificado ningún
que falten)
valor en el campo PrecioUnidad.

Devuelvan registros en los que

Contengan valores no nulos No es Nulo no falta el valor del campo
PrecioUnidad.

6.1.6. Criterios para campos de fecha y hora

Para incluir registros

Usa este criterio Resultado de la consulta
que...

Devuelvan registros de
transacciones que tuvieron
Coincidan exactamente
lugar el 2 de febrero de 2006.
con un valor, como #02/02/2006#
Recuerda rodear los valores de
02/02/2006
fecha con el carácter # para
que Access pueda distinguir

26
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

entre valores de fecha y

cadenas de texto.

Devuelvan registros de
No coincidan con un valor, transacciones que tuvieron
No #02/02/2006#
como 02/02/2006 lugar cualquier día menos el 2
de febrero de 2006.

Devuelvan registros de
transacciones que tuvieron
lugar después del 2 de febrero
Contengan valores
de 2006.
previos a una fecha
< #02/02/2006# Si queremos ver las
determinada, como
transacciones que tuvieron
02/02/2006
lugar en esta fecha o antes de
ella, usa el operador <= en vez
del operador <.

Devuelvan registros de
transacciones que tuvieron
lugar antes del 2 de febrero de
Contengan valores
2006.
posteriores a una fecha
> #02/02/2006# Si queremos ver las
determinada, como
transacciones que tuvieron
02/02/2006
lugar en esta fecha o después
de ella, usa el operador >= en
vez del operador >.

Devuelvan los registros en los

Contengan valores que las transacciones tuvieron
>#02/02/2006# y
comprendidos en un lugar entre el 2 de febrero de
<#04/02/2006#
intervalo de fechas 2006 y el 4 de febrero de
2006.

27
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

También puedes usar el

operador Entre para filtrar
según un intervalo de valores,
incluidos los extremos. Por
ejemplo, Entre #02/02/2006#
y #04/02/2006# es lo mismo
que >=#02/02/2006# y
<=#04/02/2006#.

Devuelvan los registros en los

Contengan valores que que las transacciones tuvieron
<#02/02/2006# o
están fuera de un lugar antes del 2 de febrero de
>#04/02/2006#
intervalo 2006 o después del 4 de
febrero de 2006.

Contengan uno de dos Devuelvan registros de

valores, como #02/02/2006# o transacciones que tuvieron
02/02/2006 o #03/02/2006# lugar el 2 de febrero de 2006 o
03/02/2006 el 3 de febrero de 2006.

Devuelvan los registros en los

En (#01/02/2006#, que las transacciones tuvieron
Contengan uno entre
#01/03/2006#, lugar el 1 de febrero de 2006,
varios valores
#01/04/2006#) el 1 de marzo de 2006 o el 1 de
abril de 2006.

Contengan una fecha de Devuelvan registros en los que

un mes específico DatePart("m", las transacciones tuvieron
(independientemente del [SalesDate]) = 12 lugar en diciembre de
año), como diciembre cualquier año.

Devuelvan registros en los que

Contengan una fecha de
DatePart("q", las transacciones tuvieron
un trimestre específico
[SalesDate]) = 1 lugar en el primer trimestre de
(independientemente del
cualquier año.

28
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

año), como el primer

trimestre

Devuelvan registros de
transacciones que tuvieron
lugar el día actual. Si hoy es
Contengan la fecha en
Fecha() 02/02/2006, verá los registros
curso
en los que el campo
FechaPedido esté definido en
2 de febrero de 2006.

Devuelvan registros de
transacciones que tuvieron
Contengan la fecha de lugar el día anterior al día
Fecha()-1
ayer actual. Si hoy es 02/02/2006,
verá los registros del 1 de
febrero de 2006.

Devuelvan registros de
transacciones que tuvieron
Contengan la fecha de lugar el día posterior al día
Date() + 1
mañana actual. Si hoy es 02/02/2006,
verá los registros del 3 de
febrero de 2006.

DatePart("ww", Devuelvan registros de

Contengan fechas [SalesDate]) = transacciones que tuvieron
correspondientes a la DatePart("ww", Date()) lugar durante la semana actual.
semana en curso and Year( [SalesDate]) = La semana empieza el domingo
Year(Date()) y acaba el sábado.

Year([SalesDate])* 53 +
Contengan fechas Devuelvan registros de
DatePart("ww",
correspondientes a la transacciones que tuvieron
[SalesDate]) =
semana anterior lugar durante la semana
Year(Date())* 53 +

29
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

DatePart("ww", Date()) - pasada. La semana empieza el

1 domingo y acaba el sábado.

Year([SalesDate])*
Devuelvan registros de
53+DatePart("ww",
Contengan fechas transacciones que tendrán
[SalesDate]) =
correspondientes a la lugar la semana siguiente. La
Year(Date())*
semana siguiente semana empieza el domingo y
53+DatePart("ww",
acaba el sábado.
Date()) + 1

Devuelvan registros de
transacciones que tuvieron
lugar durante los últimos 7
Contengan una fecha que días. Si hoy es el 02/02/2006,
Between Date() and
entre dentro de los verá los registros
Date()-6
últimos 7 días correspondientes al intervalo
comprendido entre el 24 de
enero de 2006 y el 2 de
febrero de 2006.

Year([SalesDate]) = Devuelvan registros del mes

Contengan una fecha del Year(Now()) And actual. Si hoy es 02/02/2006,
mes en curso Month([SalesDate]) = verá los registros de febrero de
Month(Now()) 2006.

Year([SalesDate])* 12 +
Devuelvan registros del mes
DatePart("m",
Contengan una fecha del anterior. Si hoy es
[SalesDate]) =
mes anterior 02/02/2006, verá los registros
Year(Date())* 12 +
de enero de 2006.
DatePart("m", Date()) - 1

Devuelvan registros del mes

Year([SalesDate])* 12 +
Contengan una fecha del siguiente. Si hoy es
DatePart("m",
mes siguiente 02/02/2006, verá los registros
[SalesDate]) =
de marzo de 2006.

30
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Year(Date())* 12 +
DatePart("m", Date()) + 1

Registros de ventas de un mes.

Contengan una fecha que Si hoy es 02/02/2006, verá los
Between Date( ) And
entre dentro de los registros del período entre el 2
DateAdd("M", -1, Date( ))
últimos 30 o 31 días de enero de 2006 y el 2 de
febrero de 2006.

Devuelvan registros del

Year([SalesDate]) =
trimestre en curso. Si hoy es
Contengan una fecha del Year(Now()) And
02/02/2006, verá los registros
trimestre en curso DatePart("q", Date()) =
correspondientes al primer
DatePart("q", Now())
trimestre de 2006.

Devuelvan registros del

Year([SalesDate])*4+Dat
trimestre anterior. Si hoy es
Contengan una fecha del ePart("q",[SalesDate]) =
02/02/2006, verá los registros
trimestre anterior Year(Date())*4+DatePart
correspondientes al último
("q",Date())- 1
trimestre de 2005.

Devuelvan registros del

Year([SalesDate])*4+Dat
trimestre siguiente. Si hoy es
Contengan una fecha del ePart("q",[SalesDate]) =
02/02/2006, verá los registros
trimestre siguiente Year(Date())*4+DatePart
correspondientes al segundo
("q",Date())+1
trimestre de 2006.

Devuelvan registros del año en

Contengan una fecha
Year([SalesDate]) = curso. Si hoy es 02/02/2006,
correspondiente al año en
Year(Date()) verá los registros del año
curso
2006.

Devuelvan registros de
Contengan una fecha del Year([SalesDate]) =
transacciones que tuvieron
año anterior Year(Date()) - 1
lugar durante el año pasado. Si

31
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

hoy es 02/02/2006, verá los

registros del año 2005.

Devuelvan registros de
transacciones con fecha del
Contengan una fecha del Year([SalesDate]) =
año siguiente. Si hoy es
año siguiente Year(Date()) + 1
02/02/2006, verá los registros
del año 2007.

Devuelvan registros de
Year([SalesDate]) =
transacciones fechados entre
Contengan una fecha Year(Date()) and
el 1 de enero del año en curso
comprendida entre el 1 de Month([SalesDate]) <=
y hoy. Si hoy es 02/02/2006,
enero y hoy (registros año Month(Date()) and
verá los registros del período
hasta la fecha) Day([SalesDate]) <= Day
entre el 1 de enero de 2006 y
(Date())
el 02/02/2006.

Devuelvan registros de
Contengan una fecha ya
< Date() transacciones que tengan lugar
pasada
después de hoy.

Devuelvan registros de
Contengan una fecha del
> Date() transacciones que tendrán
futuro
lugar después de hoy.

Filtren valores nulos (o Devuelvan registros en los que

Is Null
que falten) falte la fecha de la transacción.

Devuelvan registros en los que

Filtren valores no nulos Is Not Null se conozca la fecha de la
transacción.

32
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

6.1.7. Criterios para campos de Sí/No

Valor de campo Resultado

Probado para un valor Sí. Un valor 1 o -1 se convierte

Sí, Verdadero, 1 o -1 en "Verdadero" en la fila Criterios cuando lo
introduce.

Probado para un valor No. Un valor 0 se convierte en

No, Falso o 0
"Falso" en la fila Criterios cuando lo introduce.

Ningún valor (nulo) Sin probar.

No se obtiene ningún resultado si es el único valor

Un número distinto de 1, -1 o 0
de criterios del campo.

Una cadena de caracteres que no Se produce un error en la ejecución de la consulta

sea Sí, No, Verdadero o Falso debido a que los tipos de datos no coinciden.

6.1.8. Consulta de parámetros

A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese

momento, sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la
consulta.

Ejemplo

Queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada
población, y esa población la introducirá el usuario cuando Access se lo pida.

En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parámetro.

Un parámetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que

almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.

Se puede establecer un parámetro de dos maneras:

33
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Escribir directamente un nombre de parámetro:

En la consulta tendríamos que añadir una condición de búsqueda que especifique

que el Nombre es igual al “Escribe el nombre” a introducir:

=[Escribe el nombre]

Importante

Cuando pongamos el nombre del parámetro es importante escribirlo entre corchetes.

De lo contrario, Access le añadirá comillas y no lo considerará como un nombre de
parámetro sino como un valor.

Si queremos utilizar los caracteres del comodín como pueden ser el asterisco (*) o el
signo de interrogación (?), hemos de escribir la palabra Como delante del texto que
ponemos entre corchetes: Como [Escribe el nombre]. Si no lo hacemos así, tomará
los comodines como caracteres.

Ejemplo

Criterios: Como [Escribe el nombre]

De esta forma, si queremos ver todos los nombres que comienzan por A,
escribiremos en el cuadro de dialogo del mensaje A*:

34
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Cuadro de diálogo Introduzca el valor del parámetro

Nos devolverá este resultado:

Resultado de todos los nombres que comienzan por A

Definir un parámetro con el botón Parámetros:

Botón Parámetros

Al clicar en el botón Parámetros se abre el cuadro de diálogo Parámetros de la

consulta donde podemos indicar el nombre del parámetro y el tipo de dato:

Cuadro de diálogo Parámetros de la consulta

35
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

La diferencia entre escribir directamente un nombre de parámetro y definirlo con el

botón Parámetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba
automáticamente el tipo del valor introducido por el usuario. Esta opción, en
ocasiones, no termina de funcionar bien, por lo que se recomienda trabajar
directamente con la escritura entre corchetes.

6.1.9. Campos calculados

Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos
sea Calculado, también podemos incluir campos calculados en las consultas.

¿Cuándo incluir la expresión en una tabla y cuándo en una consulta? La respuesta

dependerá de cada caso concreto:

• Si el resultado de la expresión se va a utilizar frecuentemente en consultas,

listados o estadísticas, puede ser más interesante guardar el dato en la propia
tabla.
• Si se trata de un cálculo más específico, puede ser preferible no utilizar
espacio en el disco para conservar estos valores, definiendo un campo
calculado en la consulta. Tradicionalmente los campos calculados se
generaban siempre a través de una consulta.

Para definir un campo como calculado, simplemente tendremos que escribir una
expresión en el espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis será:

Nombre del campo: expresión

Ejemplo

Si disponemos de un campo Precio, podríamos realizar la siguiente expresión:

Precio con IVA: Precio * 1,21

Al pulsar INTRO se guardará la expresión y se aplicarán ciertos cambios, como

encerrar entre corchetes los campos referenciados o eliminar espacios innecesarios,
etc.:

Precio con IVA: [Precio]*1,21

36
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Otro ejemplo de campo calculado sería la concatenación de dos o más campos de

tipo texto.

Si tenemos dos campos donde almacenamos en uno el nombre y en el otro los

apellidos y nos interesa que ambos se vean en un solo campo, separando el nombre
de los apellidos con una coma, la expresión quedaría de esta forma:

Nombre y Apellidos: [Nombre]&”, “&[Apellidos]

El carácter del &, nos permite concatenar (unir) los valores del campo Nombre y del
campo Apellidos y, además, entre los dos caracteres &, podemos escribir literales,
utilizando siempre las comillas dobles. De manera que ponemos la coma (,) para
separar el nombre de los apellidos y un espacio en blanco entre los caracteres del &.

Ahora tendremos tres campos en esa consulta: el Nombre, el Apellidos y el Nombre

y Apellidos:

Vista Diseño

37
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Resultado en Vista hoja de datos

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión.

Una expresión se forma combinando un operador con uno o dos operandos. La

mayoría de las veces un operando será un campo de la tabla y el otro un valor
concreto u otro campo.

Operadores:

• Operador +: se utiliza para sumar dos números.

• Operador -: se utiliza para hallar la diferencia entre dos números.
• Operador *: se utiliza para multiplicar dos números.
• Operador ^: se utiliza para elevar un número a la potencia del exponente
(número ^ exponente).
• Operador /: se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado de signo
flotante.
• Operador \: se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado entero.
• Operador Mod: divide dos números y devuelve solo el resto.
• El operador &: se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto.

Nota

Cuando los dos operandos son de tipo texto, el operador de suma + se puede utilizar
para concatenarlos. Aunque lo que se recomienda es utilizar el operador & para la
concatenación y así evitar errores o confusiones.

Valores concretos:

38
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siguientes reglas:

• Los valores numéricos se indican poniendo el número sin más. Se tiene que
utilizar para separar la parte entera de los decimales el símbolo definido en
nuestra configuración de Windows. Los valores numéricos no se pueden
escribir formateados, no podemos escribirlos con separadores de miles.

Ejemplo

En una expresión correcta no puedo escribir ventas + 1.000.000, ni tampoco

ventas + 1,000,000, tengo que escribir ventas +1000000.

• Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ".

Ejemplo

', ' ó ",", 'VALENCIA'

• Los literales de fecha se escriben entre #.

Ejemplo

El 10 de mayo de 2019 se escribe #10/05/2019#.

Nota

También se puede utilizar la función DateValue, que reconoce las configuraciones

internacionales establecidas por Microsoft Windows.

Ejemplo

DateValue('10/05/19') es equivalente a #10/05/2019# si nuestra configuración de

Windows define las fechas con el formato dia/mes/año.

Funciones predefinidas:

Tenemos a nuestra disposición gran variedad funciones. Algunas de las más

habituales son las siguientes:

• DATE() o fecha() devuelve el día en que estamos.

• NOW() o Hoy() devuelve el día y la hora actual.
• YEAR(fecha) o Año() devuelve el año de la fecha.

39
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

• MONTH(fecha) o Mes() devuelve el mes de la fecha.

• DATEVALUE(literal) o ValorFecha() convierte el literal en un valor de fecha.

Nombres de campos:

Los nombres de los campos se indican entre corchetes [ ]. Cuando un nombre de

campo está formado por una sola palabra, se pueden omitir corchetes, pero si el
nombre contiene varias palabras separadas por espacios en blanco es obligatorio
ponerlo entre corchetes [ ].

Ejemplo

Para hacer referencia al campo Población puedo escribir Población o [Población],

pero el campo Fecha de nacimiento siempre se escribirá [Fecha de nacimiento]

Uso del paréntesis:

Cuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los paréntesis para

delimitar cada expresión. Siempre se tiene que utilizar un paréntesis de apertura y
otro de cierre.

Ejemplo

Ventas + (ventas * 0,1) o, lo que es lo mismo, ventas * 1,1. En este último caso no se
necesitaría el paréntesis, porque es una sola operación.

El uso del paréntesis sirve para que la expresión quede más clara cuando
combinamos muchas expresiones y para que los operadores actúen en el orden que
nosotros queramos y olvidarnos de la prioridad de los operadores.

6.1.10. Consulta de totales

En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un

resumen de las filas del origen de la consulta, por eso las denominamos consultas de
resumen o consultas sumarias.

Importante

40
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a
las filas de las demás tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias
filas de la tabla origen.

Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de
una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos
que se encuentran en una sola fila del origen. Mientras que una fila de una consulta
de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen.

Esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las
consultas de resumen.

Ejemplo

A continuación, tenemos un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las

filas de una tabla de oficinas ordenadas por región. En este caso, cada fila del
resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la
segunda consulta es una consulta resumen. Cada fila del resultado se corresponde
con una o varias filas de la tabla oficinas.

Consulta normal

Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botón Totales en la pestaña
de Diseño.

Botón Totales

Se añade una fila a la cuadrícula QBE, la fila Total:

41
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Fila Total

6.1.11. Las funciones de agregado

Definición

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado
en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que solo se
pueden utilizar en una consulta de resumen, ya que obtienen un 'resumen' de los
valores contenidos en las filas de la tabla.

Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo de la

cuadrícula o utilizar una forma más cómoda, que es seleccionando en la fila Total la
opción correspondiente a la función.

Funciones

La opción Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que
se suman deben ser de tipo numérico (entero, decimal, coma flotante o monetario...).
El resultado será del mismo tipo, aunque puede tener una precisión mayor.

42
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

La opción Promedio calcula la media aritmética de los valores contenidos en el

campo. También se aplica a datos numéricos y, en este caso, el tipo de dato del
resultado puede cambiar según las necesidades del sistema para representar el valor
del resultado.

Las opciones Mín y Max determinan los valores menores y mayores de la columna.

Los valores de la columna pueden ser de tipo numérico, texto o fecha.

El resultado de la función tendrá el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna

es de tipo numérico Mín, devuelve el valor menor contenido en la columna; si la
columna es de tipo texto Mín devuelve el primer valor en orden alfabético, y si la
columna es de tipo fecha, Mín devuelve la fecha más antigua y Max la fecha
posterior.

La opción Cuenta determina el número de valores que hay en la columna. Los datos
de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la función siempre devuelve un número
entero. Si la columna contiene valores nulos, esos valores no se cuentan. Si en la
columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces.

La opción DesvEst calcula la desviación estándar de los valores contenidos en la

columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos
registros, el resultado es nulo.

La opción Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en

el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado
es nulo.

Las opciones Primero y Último se utilizan para obtener el primer y último registro
del grupo sobre el que se realizan los cálculos. El orden sería cronológico según se
escribieron los registros.

La opción Expresión permite poner en la fila Campo una expresión en vez de un

nombre de columna.

Esta expresión tiene ciertas limitaciones: solo puede contener operandos que
sean funciones de agregado (suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mín( ), Max( )...), valores
fijos o nombres de columna que aparezcan con la opción AgruparPor.

43
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

En una expresión se pueden combinar varias funciones de agregado, pero no se

pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo, en una expresión puedo
poner Max(nºhoras)-Mín(nºhoras) pero no Max(suma(nºhoras)).

La opción Dónde permite poner un criterio de búsqueda que se aplicará a las filas del
origen de la consulta antes de realizar los cálculos.

Por ejemplo, queremos saber cuántos alumnos tenemos de Valencia, para ello
tenemos que contar los registros de la tabla alumnado, pero seleccionando
previamente los de Valencia, esto se definiría de la siguiente forma:

Opción Dónde

Nota

El valor nulo no equivale al valor 0. Las funciones de resumen no consideran los

valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto, en el
promedio y la desviación estándar los resultados no serán los mismos con valores 0
que con valores nulos.

6.1.12. Agrupar registros

La opción Agrupar por permite definir columnas de agrupación. Una consulta de

resumen sin columnas de agrupación obtiene una única fila resultado y los cálculos
se realizan sobre todos los registros del origen.

44
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Cuando se incluye una columna de agrupación, Access forma grupos con todos los
registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupación, y cada grupo así
formado genera una fila en el resultado de la consulta. Además, todos los cálculos
definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma se pueden
obtener subtotales.

Ejemplo

Queremos saber cuántos alumnos tenemos en cada población. Tenemos que indicar
que queremos contar los registros de la tabla Alumnado, pero agrupándolos antes por
el campo Población. De esta manera la función cuenta() la calculará sobre cada grupo
de registros (los alumnos de la misma población). La consulta quedaría así:

Consulta

Más información

Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupación.

Se pueden agrupar las filas por varias columnas. En este caso se agrupan los registros
que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupación.

Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupación pasan a formar un
único grupo.

45
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

6.2. Formularios

6.2.1. Crear un formulario

Tenemos varias opciones de crear un formulario, pero podemos acceder a todas ellas
desde la pestaña Crear:

Formularios

Formulario. Consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contenga

todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de
Navegación.

Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos que
ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él.

Este método no se suele utilizar, ya que, en la mayoría de los casos, es más cómodo
y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después modificar el diseño
para ajustar el formulario a nuestras necesidades.

Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero, en

vez de abrirse en Vista Diseño, se abrirá en Vista Presentación.

Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos arrastrando el objeto
(consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegación.

Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en
la creación del formulario.

Navegación permite crear un formulario dedicado a la navegación, que simula la

estructura típica de menús de una página web.

46
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Desplegable Navegación

Más formularios despliega un menú con otros tipos de formularios disponibles:

Desplegable Más formularios

6.2.2. Creación de un formulario utilizando el asistente

Esta es la modalidad más sencilla de creación de formularios.

El asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios > botón Asistente
para formulario:

47
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Cuadro de diálogo Asistente para formulario

Elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los campos que queremos
incluir en él.

Para elegir el origen (tabla o consulta) lo seleccionamos del desplegable.

A continuación, seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic

sobre el campo y pulsando el botón o, simplemente, haciendo doble clic sobre

el campo.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o

deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón .

Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente.

Aparece la pantalla siguiente:

48
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

¿Qué distribución desea aplicar al formulario?

Elegimos la distribución de los datos dentro del formulario y pulsamos en el botón

Siguiente.

Nos aparece la siguiente ventana:

¿Qué título desea aplicar al formulario?

Antes de pulsar el botón Finalizar podremos elegir entre:

• Abrir el formulario para ver o introducir información.

49
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

• Modificar el diseño del formulario. Si seleccionamos esta opción aparecerá la

vista Diseño de formulario.

6.2.3. Editar datos de un formulario

Para editar un formulario debemos abrirlo haciendo doble clic en él, desde el Panel
de navegación.

También lo puedes abrir con el botón derecho del ratón, seleccionando en

el menú contextual.

Mostramos los datos del formulario en la Vista Formulario:

Desplegar Ver

Ya podemos reemplazar valores y modificarlos como si estuviéramos en la vista Hoja

de datos de una tabla, desplazarnos utilizando la barra de desplazamiento por los
registros.

Barra de desplazamiento

6.3. Informes

6.3.1. Crear un informe

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente
para imprimirlos.

50
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe
solo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se
puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.

Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la
pestaña Crear:

Informes

En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botón:

Botón Asistente para informes

Introducimos los campos a incluir en el informe en esta ventana:

Cuadro de diálogo Asistente para informes

Primero seleccionamos la tabla o consulta y, a continuación, seleccionamos los

campos. Luego pulsamos el botón Siguiente.

51
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe:

Pantalla para el nivel de agrupamiento

Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y,
para cada concepto, añadir una cabecera y pie de grupo. En el pie de grupo
normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el

campo por el cual queremos agrupar y después sobre el botón (o directamente

hacer doble clic sobre el campo).

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá
nuestro informe.

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente

al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón .

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones

Con el botón: podemos refinar el agrupamiento. Haciendo

clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

52
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Intervalos de agrupamiento

Para cada campo por el que se va a agrupar la información del informe podremos
elegir su intervalo de agrupamiento.

Las opciones de intervalo variarán en función del tipo de datos y los valores que
contenga.

Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana anterior.

Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botón
Siguiente y pasamos a la siguiente ventana:

Criterios de ordenación e información de resumen

En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros. Seleccionamos el campo
por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe y elegimos si
queremos una ordenación ascendente o descendente. Por defecto
indica Ascendente, pero para cambiarlo solo tendremos que pulsar el botón y

53
 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

cambiará a Descendente. Como máximo podremos ordenar por 4 criterios (campos)

distintos.

Para seguir con el asistente, pulsamos el botón Siguiente:

Distribución

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe.

Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que
tendrá el informe con esa distribución.

En el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal

(apaisado).

Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una
página, el asistente generará los campos tal como lo dice la opción.

Pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla:

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 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Título

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también
será el nombre asignado al informe.

Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

• Vista previa del informe. Veremos el resultado del informe preparado para la
impresión, o bien:
• Modificar el diseño del informe. Aparecerá la ventana Diseño de
informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

7. Autoformatos

En versiones anteriores de Access existía el botón Autoformato para crear los

elementos y secciones de un formulario de manera automática.

Sin embargo, en la versión actual de la aplicación tenemos la opción de Temas para

seleccionar de manera automática el diseño del formulario.

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 Ofimática: Aplicaciones informáticas de gestión

Temas

Resumen

En esta unidad hemos visto:

1. Qué son las bases de datos relacionales y cómo utilizarlas:

• Tablas.
• Consultas.
• Formularios.
• Informes.
2. Cómo podemos relacionar diferentes tablas entre sí creando relaciones entre
sus objetos.

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