RESUMEN INFORMÁTICA III

UNIDAD 1
La Unidad 1 se centra en el uso de herramientas de Microsoft Word para mejorar
documentos: símbolos, encabezados, pies de página, ventanas y estilos.

1. Caracteres especiales y símbolos.

Los caracteres especiales y símbolos son elementos que no aparecen

directamente en el teclado o no pertenecen al conjunto estándar de caracteres.

Ejemplos:

Tipo Ejemplo

Carácter especial ü

Símbolo ™

Símbolos matemáticos ±, ÷, ∑

Letras griegas α, β, π

Wingdings íconos y figuras especiales.

Cómo insertar símbolos en Word

1. Colocar el cursor donde se quiere insertar el símbolo.
2. Ir a la ficha Insertar.
3. Entrar al grupo Símbolos.
4. Hacer clic en Símbolo.
5. Elegir Más símbolos.
6. Seleccionar la fuente o categoría.
7. Hacer clic en el símbolo deseado.
8. Presionar Insertar y luego Cerrar.

2. Encabezado y pie de página.

El encabezado es la zona superior de cada página.
El pie de página es la zona inferior.

Sirven para colocar información que se repite en el documento, como:

1
Elemento Ubicación habitual

Nombre del trabajo Encabezado

Fecha Encabezado o pie

Número de página Pie de página

Logo o imagen Encabezado o pie

Cómo insertar encabezado

1. Ir a Insertar.
2. Buscar el grupo Encabezado y pie de página.
3. Hacer clic en Encabezado.
4. Seleccionar Editar encabezado.
5. Escribir el texto.
6. Dar formato si hace falta desde la ficha Inicio.
7. Cerrar con Cerrar encabezado y pie de página.

Cómo insertar pie de página

1. Entrar al encabezado o pie.
2. Hacer clic en Ir a pie de página.
3. Escribir el contenido.
4. Cerrar la edición.
También se puede entrar rápido haciendo doble clic en la zona superior o inferior
de la hoja.

3. Encabezados y pies diferentes en páginas pares e impares.

Word permite que las páginas pares e impares tengan encabezados o pies distintos.
Esto sirve, por ejemplo, en documentos largos o libros:

Página impar Página par

Nombre del capítulo Nombre del autor

Título del trabajo Nombre de la materia

Pasos
1. Entrar al encabezado o pie de página.
2. Ir a la ficha Diseño.

2
 3. Marcar Páginas pares e impares diferentes.
4. Si se quiere una primera página distinta, marcar Primera página diferente.

4. Numeración de páginas
La numeración permite ordenar y ubicar mejor las páginas del documento.
Puede colocarse:
Lugar Ejemplo
Principio de página arriba
Final de página abajo
Márgenes costado
Posición actual donde esté el cursor

Pasos para insertar número de página

1. Ir a Insertar.
2. Hacer clic en Número de página.
3. Elegir la posición.
4. Seleccionar el formato deseado.

También se puede usar Formato de número de página para elegir el tipo de

numeración, por ejemplo:
Formato Ejemplo
Números comunes 1, 2, 3
Romanos I, II, III
Letras A, B, C

5. Concepto de ventana en Word

Una ventana es el espacio en pantalla donde se muestra un programa, archivo o
documento.

En Word, la ventana tiene varios elementos importantes:

Elemento Función

Barra de acceso rápido Contiene comandos frecuentes

Barra de título Muestra el nombre del programa y documento

3
Elemento Función

Cinta de opciones Agrupa las herramientas de Word

Barras de desplazamiento Permiten moverse por el documento

Barra de estado Muestra información del documento

Vistas del documento Cambian la forma de visualización

Zoom Acerca o aleja la vista

Área de edición Lugar donde se escribe

6. Comando Nueva ventana

El comando Nueva ventana abre otra vista del mismo documento.
Importante: no crea otro archivo, sino otra ventana del mismo documento.
Si se modifica algo en una ventana, también cambia en la otra.

Pasos
1. Ir a la ficha Vista.
2. Entrar al grupo Ventana.
3. Hacer clic en Nueva ventana.

7. Comando Organizar todo

Sirve para ver varios documentos abiertos al mismo tiempo.
Pasos
1. Abrir dos o más documentos.
2. Ir a Vista.
3. Hacer clic en Organizar todo.

Word acomoda las ventanas para que puedan verse simultáneamente.

8. División de la ventana del documento

Dividir la ventana permite ver dos partes del mismo documento al mismo tiempo.
Esto es útil para:

4
Uso Ejemplo
Comparar partes Ver introducción y conclusión
Copiar texto Pasar contenido de una sección a otra
Revisar documentos largos Ver páginas separadas

Pasos
1. Ir a la ficha Vista.
2. Hacer clic en Dividir.
3. Ubicar la línea divisoria.
4. Hacer clic para fijarla.

Para volver a una sola vista:

1. Ir a Vista.
2. Elegir Quitar división.

9. Comando Ver en paralelo

Sirve para comparar dos documentos al mismo tiempo.
Pasos
1. Abrir los documentos que se quieren comparar.
2. Ir a Vista.
3. Hacer clic en Ver en paralelo.
4. Activar Desplazamiento sincrónico si se quiere mover ambos documentos
al mismo tiempo.
5. Para terminar, volver a hacer clic en Ver en paralelo.

10. Estilos en Word

Un estilo es un conjunto de formatos guardados con un nombre.
Puede incluir:
Tipo de formato Ejemplo
Fuente Arial, Calibri
Tamaño 12, 14, 16
Negrita Sí o no
Cursiva Sí o no
Alineación Izquierda, centrado
Sangría Espacio al inicio del párrafo

5
Tipo de formato Ejemplo
Interlineado Separación entre líneas

Tipos de estilos
Tipo Qué modifica
Estilo de carácter Letras o palabras
Estilo de párrafo Párrafos completos

Los estilos son útiles porque permiten mantener el mismo diseño en todo el
documento. Si se modifica un estilo, cambia automáticamente todo el texto que
usa ese estilo.

11. Aplicar un estilo existente

Pasos
1. Colocar el cursor en el párrafo.
2. Ir a Inicio.
3. Buscar el grupo Estilos.
4. Elegir un estilo predeterminado.
Por ejemplo: Título 1, Título 2, Normal, etc.

12. Crear un estilo nuevo

Pasos
1. Seleccionar el texto que tendrá el formato.
2. Aplicar fuente, tamaño, negrita, cursiva u otros atributos.
3. Ir a Inicio.
4. Abrir el grupo Estilos.
5. Hacer clic en Nuevo estilo.
6. Escribir un nombre para el estilo.
7. Presionar Aceptar.

Luego, ese estilo queda disponible para aplicarlo en otras partes del documento.

13. Editar un estilo

Editar un estilo significa cambiar sus características.
Pasos
1. Ir a Inicio.

6
 2. Ubicar el estilo que se quiere modificar.
3. Hacer clic derecho.
4. Elegir Modificar.
5. Cambiar fuente, párrafo, bordes, numeración u otros formatos.
6. Presionar Aceptar.

Cuando se modifica un estilo, todos los textos que usan ese estilo se actualizan
automáticamente.

Idea principal de la Unidad 1

La Unidad 1 enseña herramientas básicas y avanzadas de Word para organizar,
personalizar y mejorar documentos. Se aprende a insertar símbolos, usar
encabezados y pies de página, numerar páginas, manejar ventanas de trabajo y
aplicar estilos para lograr documentos más claros, ordenados y profesionales.

UNIDAD 2 — Mejora del aspecto visual de los

documentos
La Unidad 2 explica cómo mejorar la presentación de documentos en Microsoft
Word, usando bordes, sombreado, márgenes, orientación, saltos de página,
interlineado, imágenes y autoformas.

1. Bordes al texto
Word permite colocar bordes alrededor de un párrafo para destacarlo
visualmente.

Pasos
1. Colocar el cursor en el párrafo.
2. Ir a Inicio.
3. En el grupo Párrafo, hacer clic en Bordes.
4. Elegir un borde predeterminado o entrar en Bordes y sombreado.
5. Seleccionar estilo, color y tipo de línea.
6. Presionar Aceptar.

El borde puede aplicarse a una línea, a un párrafo o a varios párrafos seleccionados.

7
2. Borde de página
El borde de página rodea toda la hoja del documento.

Pasos
1. Ir a Inicio.
2. Entrar en Bordes.
3. Elegir Bordes y sombreado.
4. Abrir la pestaña Borde de página.
5. Elegir estilo, color y diseño.
6. En Aplicar a, seleccionar si será para todo el documento, una sección o solo
algunas páginas.
7. Presionar Aceptar.

3. Sombreado de párrafos
El sombreado aplica un color o trama detrás del texto.
Sirve para resaltar información importante.
Pasos
1. Seleccionar el párrafo o texto.
2. Abrir Bordes y sombreado.
3. Entrar en la pestaña Sombreado.
4. Elegir color de relleno.
5. Elegir si se aplica al texto o al párrafo.
6. Presionar Aceptar.

4. Márgenes
Los márgenes son los espacios en blanco entre el texto y los bordes de la hoja.
Existen cuatro márgenes:
Margen Ubicación
Superior Arriba
Inferior Abajo
Izquierdo Lado izquierdo
Derecho Lado derecho

Pasos para cambiarlos

1. Ir a Diseño de página.
2. Hacer clic en Márgenes.
3. Elegir un margen predeterminado o Márgenes personalizados.

8
 4. Modificar superior, inferior, izquierdo y derecho.
5. Elegir si se aplica a todo el documento o desde esa página en adelante.
6. Presionar Aceptar.

También se pueden ajustar desde la regla, arrastrando las zonas sombreadas.

5. Tipo y orientación del papel

Word permite cambiar el tamaño y la orientación de la hoja.
Orientaciones
Orientación Descripción

Vertical Hoja parada

Horizontal Hoja acostada

Tamaños frecuentes
Tamaño Uso
A4 Documento común
Carta Formato de carta
Oficio Documentos legales
A3 Hojas grandes

Pasos
1. Ir a Diseño de página.
2. Para orientación, hacer clic en Orientación.
3. Elegir Vertical u Horizontal.
4. Para tamaño, hacer clic en Tamaño.
5. Elegir A4, Carta, Oficio u otro.
6. Para medidas personalizadas, elegir Más tamaños de papel.
7. Presionar Aceptar.

6. Saltos de página
Un salto de página permite comenzar una nueva página manualmente.
Word cambia de página automáticamente cuando se llena una hoja, pero también
se puede forzar el salto.
Pasos
1. Colocar el cursor donde debe terminar la página.
2. Ir a Insertar.
9
 3. Hacer clic en Salto de página.

El contenido posterior pasa a la página siguiente.

7. Espacio entre líneas

El interlineado es la distancia entre una línea de texto y otra.
Tipos de interlineado
Tipo Descripción
Sencillo Espacio normal
1,5 Línea y media
Doble Doble separación
Mínimo Se ajusta al contenido
Exacto Espacio fijo
Múltiple Espacio personalizado

Pasos
1. Seleccionar el párrafo o texto.
2. Ir a Inicio.
3. Abrir el grupo Párrafo.
4. Entrar en Sangría y espacio.
5. Elegir el tipo de Interlineado.
6. Presionar Aceptar.

8. Trabajar con imágenes

Word permite insertar distintos tipos de imágenes:
Tipo Descripción
Imagen prediseñada Imagen de la galería de Office
Imagen desde archivo Imagen guardada en la computadora
Autoformas Figuras como líneas, flechas o círculos

9. Insertar imagen prediseñada

Pasos
1. Colocar el cursor donde irá la imagen.
2. Ir a Insertar.
3. Hacer clic en Imágenes prediseñadas.
10
 4. Escribir el tema en el cuadro Buscar.
5. Elegir la imagen.
6. Cerrar el cuadro de búsqueda.

10. Insertar imagen desde archivo

Pasos
1. Colocar el cursor donde irá la imagen.
2. Ir a Insertar.
3. Hacer clic en Imagen.
4. Buscar la carpeta donde está guardada.
5. Seleccionar el archivo.
6. Presionar Insertar.

11. Seleccionar, eliminar y mover una imagen

Para seleccionar una imagen, se hace clic sobre ella. Aparecen pequeños cuadros
llamados manijas, asas o controladores.

Para eliminarla:
1. Seleccionar la imagen.
2. Presionar Supr.
Para moverla:
1. Seleccionar la imagen.
2. Colocar el puntero sobre ella.
3. Cuando aparezca una cruz con cuatro flechas, arrastrarla al lugar deseado.

12. Cambiar tamaño de una imagen.

Pasos
1. Seleccionar la imagen.
2. Usar las manijas de las esquinas para cambiar el tamaño
proporcionalmente.
3. Usar las manijas laterales para cambiar solo ancho o alto.

13. Modificar brillo, contraste y nitidez.

Pasos
1. Seleccionar la imagen.
2. Ir a Formato.
3. Hacer clic en Correcciones.

11
 4. Elegir nitidez, brillo o contraste.
5. También se puede hacer clic derecho y elegir Formato de imagen.

14. Ajuste de texto alrededor de imágenes.

El ajuste determina cómo se acomoda el texto alrededor de la imagen.
Ajuste Función
Cuadrado El texto rodea la imagen como marco
Estrecho El texto sigue la silueta de la imagen
Detrás del texto La imagen queda al fondo
Delante del texto La imagen tapa el texto
Pasos
1. Seleccionar la imagen.
2. Ir a Formato.
3. Hacer clic en Ajuste de texto.
4. Elegir el ajuste deseado.

15. Autoformas
Las autoformas son figuras que se pueden insertar en el documento, como:
Autoforma Ejemplo

Líneas rectas

Flechas indicaciones

Formas básicas cuadrados, círculos

Figuras llamadas, diagramas

Pasos para insertar una autoforma

1. Ir a Insertar.
2. Hacer clic en Formas.
3. Elegir una categoría.
4. Seleccionar la forma.
5. Hacer clic en el documento para insertarla.

Luego se puede mover, cambiar tamaño, color y formato igual que una imagen.

12
Idea principal de la Unidad 2
La Unidad 2 enseña a mejorar la presentación visual de documentos en Word.
Explica cómo aplicar bordes, sombreado, márgenes, orientación de página, saltos,
interlineado, imágenes y autoformas para lograr documentos más claros,
ordenados y profesionales.

UNIDAD 3 — Excel: gráficos, funciones avanzadas

y bases de datos.

La Unidad 3 se centra en herramientas de Microsoft Excel para representar datos,

usar funciones y organizar información.

1. Gráficos en Excel
Los gráficos permiten visualizar datos de forma más clara. Sirven para comparar,
analizar tendencias y entender información numérica rápidamente.

Elementos principales
Elemento Función
Serie de datos Valores representados en barras, líneas o sectores
Categorías Grupos o nombres que organizan los datos
Eje Línea horizontal o vertical del gráfico
Leyenda Explica colores o símbolos
Líneas de división Ayudan a leer valores

2. Tipos de gráficos
Tipo Uso principal
Circular Muestra partes de un todo
Barras Compara valores entre categorías
Columnas Destaca diferencias entre elementos
Líneas Muestra cambios en el tiempo
Dispersión Compara pares de valores

13
Tipo Uso principal
Áreas Resalta tendencias y aportes

3. Crear un gráfico.
Pasos
1. Seleccionar el rango de celdas con los datos.
2. Ir a la ficha Insertar.
3. Buscar el grupo Gráficos.
4. Elegir el tipo de gráfico.
5. Seleccionar un modelo.
6. Presionar Aceptar.

El gráfico puede quedar incrustado en la hoja o crearse en una hoja de gráfico

independiente.

4. Añadir una serie de datos.

Una serie de datos es un conjunto de valores que se representa en el gráfico.
Pasos
1. Seleccionar el gráfico.
2. Ir a la ficha Diseño.
3. Hacer clic en Seleccionar datos.
4. Indicar el rango de datos.
5. Presionar Aceptar.

También se puede usar Cambiar fila/columna para invertir series y categorías.

5. Modificar un gráfico.
Excel permite cambiar el aspecto del gráfico desde las fichas Diseño,
Presentación y Formato.

Se puede modificar:

Elemento Qué permite cambiar

Ejes Mostrar u ocultar ejes

14
Elemento Qué permite cambiar

Etiquetas Títulos, valores y nombres

Leyenda Ubicación y contenido

Fondo Área del gráfico

Estilos Colores, bordes y efectos

6. Cambiar tamaño y posición de un gráfico.

Para cambiar tamaño
1. Seleccionar el gráfico.
2. Usar los controles de las esquinas para agrandar o achicar
proporcionalmente.
3. Usar los controles laterales para modificar ancho o alto.

Para moverlo
1. Seleccionar el gráfico.
2. Colocar el cursor sobre él.
3. Cuando aparezca una cruz de cuatro flechas, arrastrarlo.

Para cambiar ubicación

1. Seleccionar el gráfico.
2. Ir a Diseño.
3. Hacer clic en Mover gráfico.
4. Elegir Hoja nueva u Objeto en una hoja existente.

7. Funciones avanzadas en Excel.

La unidad explica funciones de búsqueda, condicionales, fecha y hora, estadísticas
y texto.

8. Función CONSULTAV
Busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve un dato de la misma
fila.
15
Sintaxis
CONSULTAV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas;
ordenado)
Argumento Significado
valor_buscado Dato que se quiere buscar
matriz_buscar_en Tabla donde se busca
indicador_columnas Columna de donde se obtiene el resultado
ordenado VERDADERO para aproximado, FALSO para exacto

Se usa cuando la información buscada está organizada verticalmente.

9. Función CONSULTAH
Busca un valor en la primera fila de una tabla y devuelve un dato de la misma
columna.
Sintaxis
CONSULTAH(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; ordenado)

Se usa cuando la información está organizada horizontalmente.

10. Función SI
La función SI devuelve un resultado si una condición es verdadera y otro si es falsa.
Sintaxis
SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)

Ejemplo conceptual:
Condición Resultado
Nota menor que 7 Desaprobado
Nota mayor o igual que 7 Aprobado

También se pueden usar funciones SI anidadas, es decir, una función SI dentro de

otra.

11. Función [Link]

Cuenta las celdas de un rango que cumplen un criterio.
Sintaxis

16
[Link](rango; criterio)

Ejemplos de criterios:
Criterio Significado
"perros" Cuenta celdas con esa palabra
">35" Cuenta valores mayores que 35
"=10" Cuenta valores iguales a 10

12. Función [Link]

Suma las celdas que cumplen una condición.
Sintaxis
[Link](rango; criterio; rango_suma)
Argumento Significado
rango Celdas que se evalúan
criterio Condición
rango_suma Celdas que se suman

13. Funciones de fecha y hora

Función Utilidad
HOY() Devuelve la fecha actual
AHORA() Devuelve fecha y hora actuales
FECHA(año; mes; día) Crea una fecha
AÑO(fecha) Extrae el año
MES(fecha) Extrae el mes
DIA(fecha) Extrae el día
HORA(valor) Extrae la hora
[Link](fecha_inicial; fecha_final; vacaciones) Cuenta días laborables

14. Funciones estadísticas

Función Qué hace
[Link] Cuenta celdas vacías
CONTARA Cuenta celdas no vacías

17
Función Qué hace
MAX Devuelve el valor máximo
MIN Devuelve el valor mínimo
[Link] Devuelve el valor que más se repite

15. Función CONCATENAR

Une varios textos en uno solo.
Sintaxis
CONCATENAR(texto1; texto2; …)

También se puede usar el operador &.

Ejemplo conceptual:
Celda A Celda B Resultado
Juan Pérez Juan Pérez

16. Bases de datos en Excel

Una base de datos es un conjunto organizado de información sobre un tema.
En Excel, una lista puede funcionar como base de datos si no tiene filas ni columnas
en blanco.

Partes de una base de datos

Parte Significado
Campo Columna de información
Registro Fila con datos completos
Rótulo de columna Nombre del campo

Ejemplo:
Campo Registro
Nombre Juan
Apellido Pérez
Cargo Operario

18
17. Crear una base de datos
Pasos
1. Definir qué información se quiere guardar.
2. Crear los campos como columnas.
3. Escribir los rótulos de columna.
4. Cargar los registros en filas.
5. Evitar filas o columnas vacías.

18. Modificar una base de datos.

Se puede:
Acción Cómo se realiza
Agregar registros Insertando nuevas filas
Eliminar registros Eliminando filas completas
Agregar campos Insertando columnas
Eliminar campos Eliminando columnas innecesarias

Importante: no conviene dejar filas vacías porque dificultan el ordenamiento y la

búsqueda.

19. Ordenar una base de datos.

Ordenar permite mostrar los registros según un criterio.

Tipos de orden
Tipo Ejemplo

Ascendente A-Z o 0-9

Descendente Z-A o 9-0

Pasos
1. Hacer clic en una celda de la columna a ordenar.
2. Ir a Datos.
3. Elegir Orden ascendente u Orden descendente.

20. Ordenar por múltiples criterios

Sirve cuando varios registros tienen datos iguales en un campo.
Ejemplo:

19
 1. Ordenar primero por Cargo.
2. Luego por Apellido.
3. Luego por Nombre.

Pasos
1. Seleccionar una celda del rango.
2. Ir a Datos.
3. Hacer clic en Ordenar.
4. Elegir el criterio principal.
5. Usar Agregar nivel para sumar criterios secundarios.
6. Presionar Aceptar.

Idea principal de la Unidad 3

La Unidad 3 enseña a trabajar con Excel para representar datos mediante gráficos,
aplicar funciones avanzadas y organizar información en forma de base de datos. Su
objetivo es facilitar el análisis, la búsqueda, el cálculo y la presentación ordenada
de datos.

UNIDAD 4 — Filtros, formularios, tablas

dinámicas y validación de datos.
La Unidad 4 explica herramientas de Excel para buscar, ordenar, resumir, analizar y
controlar datos dentro de una planilla.

1. Filtros
Un filtro permite mostrar solamente los datos que cumplen una condición.

Ejemplo: en una lista de empleados, mostrar solo los que tienen el cargo de
operario.

A diferencia del ordenamiento, el filtro no cambia el orden real de los datos, sino
que oculta temporalmente las filas que no cumplen el criterio.
Excel permite usar:
Tipo de filtro Uso
Autofiltro Para criterios simples

20
Tipo de filtro Uso
Filtro avanzado Para criterios más complejos

2. Autofiltro
El Autofiltro agrega flechas desplegables en los encabezados de las columnas.
Desde esas flechas se pueden elegir los datos que se quieren visualizar.

Pasos para activar Autofiltro

1. Hacer clic en una celda de la base de datos.
2. Ir a la ficha Datos.
3. Hacer clic en Filtro.

Para desactivarlo, se vuelve a hacer clic en Filtro.

3. Aplicar un Autofiltro.
Pasos
1. Activar el filtro.
2. Hacer clic en la flecha del encabezado de una columna.
3. Desmarcar Seleccionar todo.
4. Marcar solo el valor que se quiere ver.
5. Presionar Aceptar.

Ejemplo: si se quiere ver solo empleados con cargo Operario, se filtra la columna
Cargo y se marca únicamente “Operario”.

También se pueden combinar filtros. Por ejemplo: filtrar primero por Cargo:
Operario y luego por Localidad: Campana.

4. Mostrar todos los registros nuevamente.

Cuando una lista está filtrada, se pueden volver a mostrar todos los datos.
Pasos
1. Ir a la ficha Datos.
2. En el grupo Ordenar y filtrar, hacer clic en Borrar.

5. Filtro avanzado
El Filtro avanzado permite aplicar criterios más complejos que el Autofiltro.

21
A diferencia del Autofiltro, no usa flechas desplegables, sino un rango de criterios
escrito aparte.
Pasos
1. Insertar al menos tres filas vacías arriba de la base de datos.
2. Copiar los rótulos de las columnas que se usarán como criterios.
3. Debajo de esos rótulos, escribir las condiciones.
4. Hacer clic en una celda de la base de datos.
5. Ir a Datos.
6. Hacer clic en Avanzadas.
7. Elegir si se quiere:
o Filtrar la lista sin moverla.
o Copiar el resultado a otro lugar.
8. Indicar el rango de criterios.
9. Presionar Aceptar.

6. Criterios en una misma fila o en filas distintas.

Ubicación del criterio Significado
Misma fila Deben cumplirse todos los criterios
Filas distintas Puede cumplirse uno u otro criterio

Ejemplo:
Cargo Localidad
Operario Campana

Esto significa: mostrar empleados que sean operarios y vivan en Campana.

Pero si los criterios están en filas separadas, funciona como “o”.

7. Criterios de comparación
Excel permite usar símbolos para buscar textos o números.

Comodines para texto

Comodín Función Ejemplo
? Reemplaza un solo carácter C?pa busca Copa o Capa
* Reemplaza varios caracteres *ción busca Comparación u Observación

22
Operadores para números
Operador Significado
= Igual a
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<> Distinto de

8. Formulario de datos
Un formulario de datos es un cuadro que muestra los registros de una base de
datos uno por uno.
Sirve para:
Acción Utilidad
Visualizar Ver registros individualmente
Agregar Incorporar nuevos datos
Modificar Cambiar datos existentes
Buscar Encontrar registros
Eliminar Borrar registros

9. Agregar el botón Formulario.

Como el botón Formulario no aparece directamente en la cinta, puede agregarse a
la barra de acceso rápido.
Pasos
1. Ir a Archivo.
2. Entrar en Opciones.
3. Elegir Personalizar.
4. En comandos disponibles, seleccionar Todos los comandos.
5. Buscar Formulario.
6. Hacer clic en Agregar.
7. Presionar Aceptar.

10. Usar el formulario.

Pasos
23
 1. Hacer clic en una celda de la base de datos.
2. Presionar el botón Formulario.
3. Se abre un cuadro con los campos del registro.
4. Desde allí se puede buscar, modificar, agregar o eliminar datos.

11. Modificar registros.

1. Abrir el formulario.
2. Buscar el registro.
3. Hacer clic en el dato que se quiere cambiar.
4. Editarlo.
5. Si se quiere cancelar el cambio, usar Restaurar.

12. Agregar registros.

1. Abrir el formulario.
2. Hacer clic en Nuevo.
3. Completar los campos.
4. El registro se agrega al final de la base de datos.

13. Buscar registros.

En el formulario se puede usar:
Botón Función
Buscar siguiente Avanza al próximo registro
Buscar anterior Vuelve al registro anterior
Criterios Permite buscar según condiciones

14. Eliminar registros.

1. Abrir el formulario.
2. Ubicar el registro.
3. Hacer clic en Eliminar.

El registro desaparece también de la hoja de cálculo.

15. Tablas dinámicas

Una tabla dinámica es una tabla interactiva que resume y compara grandes
cantidades de datos.
24
Sirve para:
Uso Ejemplo
Resumir datos Total de ventas
Comparar información Ventas por localidad
Analizar relaciones Rubro, línea y monto
Cambiar la vista Ver datos por filas o columnas

16. Partes de una tabla dinámica.

Área Función
Área de páginas Filtra la información
Área de filas Organiza datos en filas
Área de columnas Organiza datos en columnas
Área de datos Resume valores numéricos

17. Crear una tabla dinámica.

Pasos
1. Abrir el libro de Excel.
2. Hacer clic en una celda de la base de datos.
3. Ir a Insertar.
4. Hacer clic en Tabla dinámica.
5. Elegir el rango de datos.
6. Elegir dónde colocar la tabla:
o Nueva hoja de cálculo.
o Hoja existente.
7. Presionar Aceptar.
8. Arrastrar campos a las áreas de filas, columnas, valores o filtros.

18. Actualizar una tabla dinámica.

Si cambian los datos originales, la tabla dinámica no se actualiza sola.
Pasos
1. Seleccionar la tabla dinámica.
2. Hacer clic en Actualizar.

Si se agregan nuevos registros fuera del rango original:

1. Seleccionar la tabla dinámica.
25
 2. Ir a Opciones.
3. Hacer clic en Cambiar origen de datos.
4. Corregir el rango.
5. Presionar Aceptar.

19. Cambiar función de resumen.

Por defecto, Excel suele usar:
Tipo de dato Función predeterminada
Numérico Suma
Texto Contar

También puede usarse:

Función Qué calcula
Suma Total
Contar Cantidad
Promedio Media
Máx Valor máximo
Mín Valor mínimo
Producto Multiplicación de valores
Contar números Cuenta solo números

Pasos
1. En la lista de campos, ir al área Valores.
2. Hacer clic en el campo.
3. Elegir Configuración de campo de valor.
4. Seleccionar la función deseada.
5. Presionar Aceptar.

20. Aplicar formato a una tabla dinámica.

Pasos
1. Seleccionar la tabla dinámica.
2. Ir a la ficha Diseño.
3. Elegir un Estilo de tabla dinámica.
Esto permite aplicar colores, bordes, sombreado y formato profesional.

26
21. Gráficos dinámicos.
Un gráfico dinámico representa visualmente los datos de una tabla dinámica.
Sirve para analizar grandes cantidades de información en forma gráfica.

Puede crearse:
Origen Resultado
Desde una base de datos Gráfico dinámico nuevo
Desde una tabla dinámica Gráfico relacionado

22. Validación de datos.

La validación de datos permite controlar qué valores se pueden escribir en una
celda.
Sirve para evitar errores de carga.
Ejemplo: permitir solo notas entre 1 y 10.

23. Aplicar validación de datos.

Pasos
1. Seleccionar las celdas a validar.
2. Ir a la ficha Datos.
3. Hacer clic en Validación de datos.
4. Elegir el tipo de validación.
5. Definir si se permiten blancos.
6. Agregar mensaje de entrada si se desea.
7. Configurar mensaje de error.
8. Presionar Aceptar.

24. Tipos de validación.

Tipo Uso
Lista Permite elegir de una lista desplegable
Número entero Acepta solo números enteros
Decimal Acepta números con coma
Fecha Restringe fechas
Hora Restringe horarios
Longitud de texto Limita cantidad de caracteres
Personalizada Usa una fórmula lógica

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25. Mensajes de error.
Excel puede responder de distintas formas cuando se escribe un dato no válido.
Estilo Función
Información Avisa, pero permite continuar
Advertencia Advierte, pero no bloquea totalmente
Grave Impide ingresar el dato incorrecto

Idea principal de la Unidad 4

La Unidad 4 enseña herramientas de Excel para trabajar de manera más eficiente
con bases de datos: filtrar información, usar formularios, crear tablas y gráficos
dinámicos, y validar datos para evitar errores.

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