BENCHMARKING

BENCHAMARKING

¿Qué es benchmarking?

El benchmarking es un método de gestión empresarial que busca encontrar las mejores prácticas dentro
o fuera de la empresa a través de la comparación de técnicas, procesos y servicios de otras
organizaciones con el fin de aumentar su eficiencia y competitividad.

La idea principal es tomar las prácticas más destacables de otras compañías y adaptarlas a tu ámbito de
trabajo para mejorar tus servicios. Por ello, no es necesario que las comparativas sean necesariamente
con empresas de tu misma industria, ya que en otros sectores puedes encontrar las soluciones ideales
que hagan eficientes tu rendimiento y productividad.

El benchmarking puede aplicarse a cualquier proceso, enfoque, función o producto en las empresas, ya
que su proceso se centra en las medidas de la calidad, del tiempo, del coste, de la efectividad y de la
satisfacción que los clientes tienen.

¿Para qué sirve el benchmarking?

En pocas palabras, el benchmarking sirve para que detectes ejemplos de buenas prácticas, y así mejores
la productividad de tu empresa. Muchas es veces es confundido con el análisis de competencia; sin
embargo, es algo más profundo. Y si bien no es copiar todo lo que tus competidores tengan o hagan, sí
se trata de implementar todo lo bueno que tienen para mejorar tu desempeño.

Invertir en benchmarking es relevante, pues también puede dar respuesta a incidentes dentro de tu
organización, especialmente cuando se trata de reducir un riesgo empresarial, crear eficiencia y proteger
a tu marca.

Objetivos del benchmarking

El benchmarking supone un constante aprendizaje y mejoramiento de tu empresa. Esto implica adquirir

conocimientos de las mejores prácticas empresariales de tu sector para implementarlas en tu
organización. Esto se dará a través del trabajo en equipo que se realice entre las diferentes áreas que
existan en tu empresa y la comparación con tus competidores directos e indirectos.

Los objetivos del benchmarking son bastante puntuales:

• Hacer eficientes los procesos productivos de tu empresa a través del mejoramiento de los
procesos actuales. Esto hará cada componente más rentable.
 • Incrementar la calidad de tu compañía de manera interna y externa. Esto significa que tanto los
miembros de la empresa como los clientes deben percibir estos cambios.
• Ayudarte a ser una referencia dentro de tu mercado, aplicando las mejores prácticas de tu
industria y convertirte en una organización de vanguardia en el sector al que perteneces. • Las
industrias y sectores cambian constantemente y para lograr mantener a tu empresa como líder en el
mercado requieres tener objetivos definidos. El benchmarking, entonces, te da la oportunidad de
volverte más competitivo y adaptarte a las tendencias y comportamientos con antelación.

Ventajas y desventajas del benchmarking

El benchmarking agrega eficiencia a los procesos operacionales de tu empresa y amplía el conocimiento

de su funcionamiento. Si estás en la búsqueda del mejoramiento de tu productividad y obtener
resultados prácticos, entonces es la práctica perfecta para tu compañía.

Ventajas del benchmarking

• Cambio de paradigmas: nada es más sobresaliente que demostrar que realmente se pueden
mejorar los procesos internos de una empresa. Es bastante común que existan organizaciones
que desean continuar con sus formas de trabajar, a pesar de ya no obtener los resultados más
eficientes.
• La negación al cambio puede crear procesos dañinos y círculos viciosos que, con el paso del
tiempo, solo repercuten negativamente en la productividad de una organización.

• Cultura de cambio: una empresa que no evoluciona, tiene un futuro incierto. Una cultura de
cambio forja un sistema de valores empresariales que se adapta a todos los miembros de una
compañía para sobrellevar el cambio y entender por qué es necesario.

• Otro beneficio de la cultura de cambio es que mantiene a las organizaciones en un aprendizaje

continuo. Esto las ayuda a evolucionar y aprender siempre cosas nuevas en beneficio de su
productividad.

• Análisis de la competencia: el que una empresa sepa en dónde está situada en comparación con
sus competidores es realmente importante. Un benchmarking permite tener una visión más
clara de dónde se encuentra una compañía dentro del mercado, específicamente de su sector o
industria.
• Cultura de cooperación: el benchmarking es una práctica que permite ver a las empresas similares
a la tuya como una oportunidad de aprendizaje y no solo competencia. La cultura de
cooperación adopta modelos y procesos que funcionan en diferentes tipos de negocios.

• Práctica económica: si bien puede implicar una buena inversión de tiempo, el benchmarking no
requiere de grandes gastos por parte de las empresas que lo llevan a cabo. Si se cumplen en
orden los requerimientos, es un proceso bastante sencillo de realizar.

• Motivación a empleados: aplicar muchos esfuerzos para mejorar el andar de una empresa motiva
a los empleados a alcanzar un nuevo nivel de madurez en cuanto a la productividad de su área y
el buen aprovechamiento de su tiempo.
Desventajas del benchmarking

Y si bien el benchmarking te permite también destacar de tu competencia, también puede haber ciertos
aspectos que la convierten en una práctica algo compleja. Por lo tanto, algunas de sus desventajas
podrían ser las siguientes:

Gastos inevitables: el benchmarking es una práctica bastante económica para las empresas. Sin
embargo, dependiendo del ramo de actuación, podría exigir una inversión inevitable en un determinado
momento de la implementación de los cambios internos. Por ejemplo, si durante el proceso de
observación de buenas prácticas de las otras empresas fue detectado que maximizan su productividad a
través de algún sistema digital o inteligente, entonces, tu empresa tendrá que llevar a cabo estas
soluciones si busca los mismos resultados.

Riesgo de perder identidad empresarial: es importante tener ciertos límites a la hora de implementar
prácticas de otras empresas. De lo contrario podría parecer más una copia que una adaptación. Si bien la
idea es mejorar procesos, estos tienen que realizarse siempre pensando en la cultura e imagen de tu
empresa.

Los 4 tipos de benchmarking

• Benchmarking interno
• Benchmarking competitivo
• Benchmarking funcional
• Benchmarking de genérico

1. Benchmarking interno

Aquí no vas a observar a tus competidores ni a otras empresas de diferentes sectores. Harás la
comparación entre los diferentes departamentos o áreas que conforman tu organización.

Para ponerlo más claro, podemos ejemplificarlo de la siguiente manera:

Si actualmente te encuentras preocupado por los resultados que han estado obteniendo en tu área de
marketing, pero te encuentras muy satisfecho con las ventas que están obteniendo, entonces lo mejor
sería pensar qué es lo que tiene cada área que enseñarle a la otra. Si bien cada departamento (marketing
y comercial) tiene procesos diferentes, pueden unirse de alguna manera para mejorar y maximizar sus
resultados.

El benchmarking interno identificará puntos en común entre ambos equipos y después enumerará los
puntos fuertes y débiles de cada uno para encontrar las áreas de oportunidad y los procesos que pueden
mejorarse.
2. Benchmarking competitivo
Este método es para tener el conocimiento de la posición que tiene una empresa en comparación con
sus competidores. Es ideal para determinar y profundizar procesos, estrategias y técnicas para lograr
objetivos comerciales.

Su beneficio consiste en comparar el desempeño actual de tu empresa con el de tu competencia para

detectar a tiempo posibles fallas y ajustarlas a los resultados que buscan lograr.

Este tipo de procesos es uno de los más conocidos entre las empresas, pues permite observar el
funcionamiento de nuevas tecnologías o métodos de trabajo en otras compañías. Su implementación es
con pruebas de comparación, así como la determinación de todas las ventajas y desventajas de los
competidores directos. Se evalúan desde los productos, servicios y procesos similares al de tu
organización que hayan detectado como más exitosos.

Esta clase de benchmarking es bastante útil si tu empresa busca posicionar algún producto o servicio en
el mercado. Las formas de recopilar información pueden ser las siguientes:

Directo: antiguos empleados, proveedores y clientes (suele ser una investigación más limitada).
Indirecto: vías indirectas como internet, publicaciones, catálogos, estudios de productos, entre otros.
Cooperativo: intercambio de información entre las empresas competidoras.

3. Benchmarking funcional

A diferencia del benchmarking competitivo, en el funcional no solo es necesario observar cómo lo hace
tu competencia, sino ampliar tu margen de búsqueda. Esto incluye a tus competidores indirectos y a
otras organizaciones que no disputan ningún lugar contigo en el mercado. Lograrlo requiere encontrar a
aquellas empresas que dentro de tu sector están haciendo las cosas bien (o excepcionales).

Pregúntate: ¿qué es lo que esas organizaciones de segmentos variados están haciendo para conseguir
tan buenos resultados? Lo más importante es detectar esas acciones efectivas y de larga duración.
Cualquier empresa, del ramo en que se especialice, que cumpla en un 100 % sus objetivos tienen algo
para enseñarte.

4. Benchmarking genérico

En concepto puede ser parecido al benchmarking funcional, ya que se concentra en el análisis de

procesos operacionales. La diferencia es que se enfoca en comparar los logros de tu organización con lo
mejor que exista en la industria o sector, ya sea en funciones o procesos afines. La similitud entre
diferentes procesos y funciones en los departamentos de empresas de la misma industria ayuda a una
adecuación de sistemas o a crear procesos de mejora.
Las 4 etapas del benchmarking

• Planificar
• Hacer
 • Controlar
• Actuar

1. Planificar

Esta primera etapa se trata de delimitar las siguientes preguntas:

¿Qué es lo que deberíamos comparar?

¿Frente a quién deberíamos compararnos?
Puede parecer bastante sencillo. No obstante, aquí es donde radica el inicio y éxito de todo un proceso
de benchmarking, ya que se requiere un análisis detallado para identificar las principales fallas en tus
procesos de negocio, determinar cómo serán resueltos y quién o quiénes serán los ejemplos a tener en
cuenta.

2. Hacer

Esta segunda etapa puede resumirse con la acción de responder: ¿cuál es toda la información que
debemos recolectar? Una vez que hayan seleccionado las empresas que más se acercan a los modelos
de negocio previstos, es vital saber cuáles son todos los datos que se requerirán y a los que las
organizaciones seleccionadas serán sometidas.

3. Controlar

Esta tercera etapa precisa de un análisis de la información reunida con el objetivo de hallar las
recomendaciones e identificar las mejores prácticas para llevarlas a cabo. Los dos aspectos más
importantes a determinar son los siguientes:

Brechas de desempeño entre las compañías

Facilitadores del proceso para el mejoramiento de procesos
Después de tener esta información aterrizada, el fin es que sirva como comparación entre los procesos
de tu empresa con los de otras compañías, reconociendo las mejores prácticas para aplicarlas
internamente.

4. Actuar

La etapa final se trata de la adaptación, mejoramiento e implementación de los facilitadores

previamente identificados. Como ahora sabes, el propósito de un benchmarking es introducir los
cambios necesarios (y los más adecuados) para aumentar el desempeño de tu empresa y mejorar tu
productividad.
A continuación, te compartimos una serie de pasos a seguir, con base en las etapas de las que te
hablamos anteriormente.
¿Cómo implementar un benchmarking?

1. Planificación

Como ya lo mencionamos, el primer paso es determinar las acciones a evaluar y comparar con los
objetivos previamente establecidos. En este mismo punto, también deben determinar cuáles serán las
empresas que usarán (o las áreas, en caso de que sea un benchmarking interno) y confirmar los métodos
de recopilación de datos e información.

Un buen planteamiento de un proyecto de benchmarking responde a las siguientes preguntas:

¿Qué quiero medir?

¿A quién voy a medir?
¿Cómo voy a medirlo?
A grandes rasgos, un buen benchmarking debe tener una razón de ser y estar relacionado con el área
que buscas mejorar. Después de determinar este aspecto, es necesario plantearte qué tipo de
benchmarking seguirás (competitivo, funcional, interno o genérico). Este paso es vital para saber si
harás comparativas desde tu misma organización o con otra empresa dentro o fuera de tu industria.

Una vez determinados estos aspectos, lo siguiente en conformar un equipo de trabajo. Este será el
responsable para la organización y dirección de todas las etapas de benchmarking. Contar con miembros
responsables ayudará al proyecto a ser más objetivo en cuanto a los factores que desean mejorar en la
empresa.

Para lograr un mejor enfoque, te brindamos estas recomendaciones:

Determinen un sentido estratégico: establezcan cuáles son las mejores cualidades y competencias que
tienen como compañía, hasta dónde llegan sus capacidades y cuáles procesos de negocio les han
funcionado eficazmente.

Apliquen alguna herramienta de análisis de la calidad: todo el proceso que realicen debe ser evaluado y
documentado; de lo contrario, podría haber acciones que no sean bien evaluadas o implementadas.
Existen algunas herramientas que sirven como solución de problemas relacionados con la calidad, que se
contrastan con métodos de estadísticas, como muestreos de encuestas, aceptación hipótesis, diseño de
experimentos, análisis multivariados, entre otros.

Estas son las siguientes:

Diagrama causa-efecto: identifica causas posibles de un efecto o problema y clasifica las ideas en
categorías útiles. Es ideal para trazar el origen de una situación hacia su causa inicial.

Diagrama de flujo: muestra la secuencia de pasos o posibilidades que existen en un proceso; indica
actividades, puntos de decisión, ramificaciones, rutas paralelas y origen. Resulta útil para entender y
estimar el precio de la calidad de un proceso.
Hojas de verificación o chequeo: sirven como una lista de comprobación a la hora de recoger datos;
organizan hechos de manera sencilla para que la recopilación de información más importante pueda
destacarse.

Diagrama de Pareto: es un diagrama de barras verticales que sirve para identificar las pocas fuentes
clave responsables de la mayor parte de los efectos de los problemas. Se suele utilizar para organizar en
categorías de frecuencias o consecuencias.

Histogramas: es otra forma de un diagrama de barras que se utiliza para describir la tendencia central,
dispersión y forma de una distribución estadística.

Diagramas o gráfico de control: funciona para determinar si un proceso es estable o con un

comportamiento predecible; refleja valores máximos y mínimos permitidos. En general busca mantener
la estabilidad natural de un proceso eficaz.

Diagramas de dispersión: también son denominados como diagramas de correlación y se representan

por pares ordenados (X, Y). Pretenden explicar un cambio en la variable dependiente (Y) en relación con
un cambio observado en la variable independiente (X). Cuánto más caracterizado esté tu proyecto de
benchmarking, más sencilla podrá ser la implementación de los mejoramientos detectados.

Selección de asociados: lo mejor es asociarse con compañías que ejemplifiquen las mejores prácticas de
negocio. Es recomendable que tú y tu organización se acerquen con empresas que tengan una
mentalidad positiva hacia la cooperación, con las que se pueda crear un grupo de interés en calidad.
Antes de hacerlo, establezcan ciertos requerimientos para la selección de acuerdo con los objetivos de la
evaluación.

Evita elegir compañías que no cumplan con los objetivos de tu evaluación o que tengan un enfoque poco
definido en su propia cultura empresarial. Para determinar los requerimientos de selección de las
empresas con las que trabajarán, estudia sus:

• Tipos de negocio
• Culturas empresariales
• Estructuras organizativas
• Perfiles del empleado
• Prestigio
• Tamaño
• Estabilidad empresarial
• Tamaño o complejidad del producto
• Tecnologías utilizadas en sus procesos de negocio
• Indicadores de desempeño financiero
• Canales y formas de distribución
• Producción y volumen
• Formas de toma de decisiones

Realiza todas las preguntas necesarias. Recuerda que de esto dependerá una buena comparativa entre
esa empresa y la tuya. De lo contrario, los resultados e implementaciones no serán las esperadas.
Durante esta etapa el objetivo es lograr la identificación del sentido empresarial, de las competencias
clave y capacidades de la compañía.
2. Recolección de datos

Con base en los requerimientos previamente establecidos, determina cuál será forma de recolección de
los datos. Puede ser a través de cuestionarios telefónicos, correo electrónico o entrevistas personales.
Considera el nivel de contacto que tienes en cada medio, ya que algunas preguntas o información es
mejor realizarlas en persona que por una llamada.

Consigue información detallada sobre todos los aspectos necesarios a investigar, aclara y verifica la
información previamente obtenida. Otra recomendación es que tú y tu equipo hagan visitas al lugar de la
organización para tener una perspectiva más clara acerca de algunos procesos. Esta visita también les
permitirá analizar conductas en todas las áreas de la empresa que vean.

Las actividades en esta recolección de datos deben cumplir con lo siguiente:

Recolectar datos internos de los procesos

Conseguir una cooperación integral de las empresas elegidas
Planificar y organizar la recolección de datos
Desarrollar un cuestionario final. Debe ser apto para todos los canales de comunicación
establecidos Seguir y vigilar la recolección de datos
Observar y aclarar todo el proceso de recolección
Revisar la información obtenida con todo el equipo
Recuerda que esta etapa está enfocada en responder a las preguntas: ¿cómo hacemos nuestros
procesos?, ¿cómo los hacen otras empresas? Por ello, asegúrate de que toda la información recabada
esté completa y sea clara.

3. Análisis

Cuando ya hayan revisado exhaustivamente la información recopilada es tiempo de proyectar los

resultados. Para ello se requiere un profundo análisis de los datos recolectados, detectar causas
fundamentales e identificar los facilitadores a utilizar para el proceso de mejoramiento de procesos de
negocio. Aquellos que resulten adaptables e ideales para tu empresa serán los que pasen a la siguiente
ronda de elección. Es importante que analices cada buena práctica para comprobar que resultará
provechosa para tu negocio.

Comiencen a representar los datos identificados gráficamente y verifiquen si existen brechas de

desempeño. Algo importante en este proceso es que todas las observaciones realizadas deben ser
hechas con objetividad. De lo contrario, podría llevarlos a un resultado poco justo o funcional para tu
compañía.

Una vez que hayan logrado determinar una información más concisa, es tiempo de comparar el
desempeño presente frente al proyectado. De esta manera podrán tener más claro en dónde están las
brechas dentro de tu organización y será útil para determinar sus causas.

Como proceso final, deben evaluar la viabilidad de los facilitadores finales. Determinar esta situación es
muy importante, ya que a partir de ella se obtendrá lo mejor en las prácticas de negocio. Además,
podrán confirmar si verdaderamente sus procesos serán mejores de lo que son actualmente o si
excederán la satisfacción o expectativas.
Para saber cuáles son los mejores facilitadores que se adaptarán de manera más efectiva a las
características de tu empresa y cultura organizacional, puedes considerar lo siguiente:

Determinar las mejores prácticas identificadas en el resultado de brenchmarking. Entender

de qué manera estos facilitadores ayudarán a las prácticas internas de tu empresa. Usar
estos mismos facilitadores para crear tus propios objetivos de mejora.
Clasificar los procesos facilitadores en función de su potencial para dar solución a las brechas detectadas
en tu empresa en comparación con las de otras organizaciones.
Seleccionar las mejores prácticas que coincidan con tu cultura organizacional.
Precisar cuáles factores son más realistas para la situación actual de tu empresa en materia de recursos,
costes o aspectos organizacionales. De igual forma, delimitar aquellos que afecten de manera más
directa los niveles de satisfacción de los usuarios.

4. Acción

El propósito de esta etapa es implementar los mejoramientos seleccionados, aplicando el conocimiento

aprendido durante el estudio de benchmarking. Puedes dividir este paso de la siguiente manera:

Seleccionar los proyectos de mejora.

Determinar las metas de la mejora.
Desarrollar, aprobar y realizar los planes de acción.
Es importante generar metas y objetivos para ir tras los resultados esperados. Además, es vital siempre
mantener motivado a tu equipo de trabajo para que los cambios sean tomados de la mejor manera.

Otra recomendación: tus metas deben estar sustentadas en datos reales de lo observado en el estudio
de benchmarking. Esto brinda un cuadro realista de lo que podría ser realmente el cambio
implementado en tu organización. Los tipos de metas que pueden plantearse son los siguientes:

Metas a corto plazo con mejoras puntuales

Metas de igualdad con los procesos de la otra área o empresa
Metas de liderazgo o de perfeccionamiento de los procesos encontrados
Es importante que no exijas de más a tu empresa o a tu equipo. Los cambios deben darse
progresivamente. Las tecnologías, sistemas o nuevos procesos deben integrarse sinérgicamente para
lograr un cambio ordenado. Para mantener todo equilibrado, es importante que alguien se encargue de
administrar los procesos.

Al finalizar tus procesos de mejoramiento, algo que dará significado a la labor realizada es el
reconocimiento y la premiación de los miembros que hicieron posible que los cambios resultaran un
éxito. Esto, además de que las personas se sientan valoradas, también las invita a formar parte de otros
estudios en el futuro.

Por último, y tal vez como un paso adicional, recuerda hacer un seguimiento de las mejoras. Debes hacer
un informe con toda la información destacada del proceso de benchmarking. Esto será de gran utilidad
para proyectos posteriores con el propósito de que se convierta en un ejercicio sostenido de la empresa,
a fin de adoptar una filosofía de mejora continua.
3 ejemplos de benchmarking
Grandes empresas han hecho estudios de benchmarking para conseguir mejores resultados en sus
organizaciones. Te compartimos algunos ejemplos a continuación, para que identifiques los procesos y
resultados en casos reales.

1. Starbucks

Imagen vía Emprendedores

Tipo de benchmarking: funcional.

Empresa estudiada: Toyota.

Mejoramiento: tiempo de preparación de los cafés.

La famosa cadena de cafeterías Starbucks decidió emprender un estudio de benchmarking con una
empresa que no tenía nada que ver con su sector o industria. Aun así, presentaba un proceso de
producción ejemplar que podría servirle para mejorar los tiempos que los empleados destinaban para
realizar los pedidos de los clientes.

Durante el proceso, Starbucks pudo notar que gran parte del tiempo se perdía en la preparación de los
cafés debido a la estructura de trabajo que tenían; los trabajadores tardaban mucho en agacharse o
elegir los ingredientes para cada pedido, lo cual retrasaba la entrega.

Después de haber detectado el problema, Starbucks realizó un plan de mejoramiento en el que hizo uso
de un nuevo diseño de su espacio de trabajo y de la disposición de los utensilios y las máquinas para la
preparación de los productos. Si bien podría parecer un cambio sencillo, el acomodo de la estructura de
sus cafeterías logró ahorrar 8 segundos en un proceso que les llevaba 45 segundos.

2. Cosméticos Tacoronte

Imagen vía Cosméticos Tacoronte

Tipo de benchmarking: competitivo.

Empresa estudiada: Chiqui Chic.

Mejoramiento: servicio al cliente, procedimientos y distribución.

Los cambios efectuados en esta empresa incluyeron el cambio de ubicación de los productos en los
estantes para hacerlos más visibles; la remodelación de la tienda para dar una imagen más atractiva para
los clientes y conseguir nuevos consumidores, además de la compra de nuevos productos para ofrecer
una mayor oferta y mantenerse en tendencia. También estudiaron el mejoramiento de la atención al
cliente, a fin de generar más ventas.
3. Mahou San Miguel
Imagen vía Manutención y almacenaje

Tipo de benchmarking: competitivo

Empresa estudiada: 20 empresas de gran consumo en España

Mejoramiento: logística y distribución

La cervecera española Mahou logró posicionarse como la mejor empresa en logística y distribución por
el estudio Benchmarking Supply Chain 2019. Sus procesos y estrategias fueran comparados con las 20
compañías principales de Gran Consumo España para determinar quién lideraba ese el sector de
bebidas.

En este estudio se determinaron los puntos fuertes y los ámbitos de mejora de los principales
proveedores nacionales en los procesos «From Order to Cash». Mahou logró llevarse este
reconocimiento gracias a su nivel de servicio, tiempo de entregas y calidad de las cervezas, además de
su capacidad de planificación y redacción de incidencias.

Como has podido comprobar, el benchmarking es esa revisión que le haces regularmente a tu auto para
garantizar que todo se encuentre en orden. Es el bienestar de tu empresa y la certeza de que los
procesos que estás llevando a cabo actualmente son los necesarios para dar soporte al crecimiento que
esperas.

Sin duda, el bencharmaking es ideal (y necesario) para todas las compañías. Es proactivo y se esfuerza en
recopilar toda la información vital para que tomes mejores decisiones empresariales y sigas dirigiendo a
tu organización hacia un camino lleno de éxito.