PROYECTO DE APLICACION FINAL
WILLIAM ALFONSO PORTILLO ACOSTA
EDINSON MEDINA PALACIOS
PLANIFICAR, Y CONTROLAR PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT
2025
Solución al caso práctico
1. Enumere y describa la metodología para elaborar propuestas con Microsoft Project.
Realizar propuestas es una parte fundamental de la gestión de proyectos, ya que permite presentar de
manera clara y detallada la planificación, los recursos y el presupuesto necesarios para llevar a cabo
una iniciativa, Microsoft Project se convierte en una herramienta invaluable que puede potenciar la
eficiencia y la calidad de las propuestas.
Las principales características de una propuesta son las siguientes:
• Se trata de un documento dirigido al cliente y, en muchas ocasiones, se mantiene en
confidencialidad.
• Representa el fundamento contractual de nuestro proyecto futuro, convirtiéndose así en una
referencia fundamental para la formalización del contrato.
• Actúa como una herramienta de ventas, tanto en su elaboración como en su presentación.
• Establece un contexto para la relación con el cliente.
A continuación, se describe una metodología detallada para elaborar propuestas utilizando Microsoft
Project
1. Cronograma Inicial:
El primer paso en la elaboración de una propuesta con Microsoft Project es la creación de un
cronograma inicial. Esto implica definir las fechas de inicio y finalización del proyecto, así como la
duración estimada de las diferentes actividades. Utilice la función de creación de cronogramas de
Microsoft Project para establecer hitos importantes y asignar recursos a las tareas. Asegúrese de que
el cronograma sea realista y se ajuste a los plazos y recursos disponibles.
2. Validar Enfoque:
Una vez que se haya elaborado el cronograma inicial, es importante validar el enfoque del proyecto.
Esto implica revisar y ajustar las actividades y tareas para asegurarse de que estén alineadas con los
objetivos del proyecto y las necesidades del cliente. Puede utilizar la función de diagrama de Gantt
de Microsoft Project para visualizar el cronograma y hacer las modificaciones necesarias.
3. Validar el Presupuesto:
La validación del presupuesto es un paso crítico en la elaboración de propuestas. Utilice Microsoft
Project para asignar costos a las actividades y recursos del proyecto. Asegúrese de que el presupuesto
sea realista y se ajuste a las restricciones financieras del proyecto. Puede utilizar la función de
seguimiento de costos de Microsoft Project para realizar un seguimiento continuo del gasto a lo largo
del proyecto.
4. Generar la EDT a partir de Gantt:
La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es una herramienta esencial en la gestión de proyectos.
Utilice Microsoft Project para generar la EDT a partir del diagrama de Gantt. Esto implica
descomponer el proyecto en tareas más pequeñas y organizadas jerárquicamente. La EDT
proporciona una visión detallada de todas las actividades del proyecto y facilita la asignación de
recursos y la gestión de tareas.
5. Preparar un "Esqueleto" en PowerPoint:
La presentación de la propuesta es crucial para comunicar eficazmente el proyecto a los interesados
y al cliente. Prepare un esqueleto de la propuesta en PowerPoint utilizando la información del
cronograma, la EDT y el presupuesto generado en Microsoft Project. Este esqueleto debe incluir una
introducción, objetivos del proyecto, cronograma, EDT y detalles financieros. Añada gráficos y
elementos visuales para hacer la propuesta más atractiva y fácil de entender.
6. Hacer que los Expertos Entren Directamente la Información de Valor:
Invita a los expertos y miembros del equipo a ingresar directamente la información de valor en
Microsoft Project. Esto puede incluir la estimación de esfuerzo, la asignación de recursos, la
actualización del progreso y otros datos relevantes. Microsoft Project facilita la colaboración en
tiempo real, lo que permite una gestión más efectiva del proyecto.
7. Refinar y Revisar:
A medida que se recopila la información de valor y se avanza en la propuesta, es importante refinar
y revisar el cronograma, la EDT y el presupuesto. Asegúrate de que todo esté alineado con los
cambios y ajustes que puedan surgir durante el proceso de elaboración de la propuesta.
8. Presentar la Propuesta:
Finalmente, utiliza el material de la presentación para presentar la propuesta a los interesados.
Microsoft Project también ofrece la posibilidad de generar informes detallados y gráficos para
respaldar la presentación.
Dado lo anterior la mejor propuesta es la que mejor se defiende en la negociación con un cliente y
tener siempre en cuenta que Microsoft Project permite sistematizar la elaboración de propuestas al
soportar eficazmente la planificación de tiempos y costos.
Aplicación Práctica del Conocimiento
Como profesional en la ingeniería civil presentar propuestas se vuelve una tarea diaria, dado que de
que nos acepten dichas propuestas depende que haya trabajo para el sustento diario por eso a
continuación describo la manera de como presentar una propuesta de obra civil.
1. Planificación y Diseño
La fase de planificación es crucial en las obras civiles. En Microsoft Project, puedes crear una
estructura detallada de la obra con todas las tareas necesarias.
• Creación de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT): Desglosar el proyecto en fases
como diseño, permisos, excavación, cimentación, construcción, instalaciones, pruebas y
entrega.
• Establecer Fases: Configura dependencias entre tareas. Por ejemplo, "excavación" no puede
comenzar hasta que "obtener permisos" esté completado.
• Asignación de recursos: Define los recursos (mano de obra, maquinaria, materiales) y asigna
cada uno a las tareas correspondientes.
2. Gestión de Recursos
En una obra civil, los recursos suelen ser diversos: materiales, equipos, y personal. Microsoft Project
permite gestionar todos estos elementos.
• Asignación de mano de obra: Define qué personal está asignado a cada tarea (ej. albañiles,
ingenieros).
• Asignación de equipos y maquinaria: Por ejemplo, maquinaria pesada como excavadoras
o grúas. Es importante asignar las máquinas a las tareas que lo requieran y definir su tiempo
de uso.
• Materiales: Asignar costos y cantidades de materiales como concreto, acero, etc.
3. Cronograma de la Obra
La programación de las actividades de construcción es uno de los elementos clave. Microsoft Project
te permite visualizar las actividades y sus tiempos a través de un Diagrama de Gantt.
• Duración de las tareas: Establece el tiempo estimado para cada actividad (por ejemplo,
excavación 15 días, cimentación 20 días).
• Fases: Asegúrate de que las tareas estén correctamente interrelacionadas. Las tareas de
construcción generalmente tienen muchas dependencias (por ejemplo, no puedes comenzar
con la estructura hasta que se termine la cimentación).
• Hitos del proyecto: Establece los hitos importantes (por ejemplo, finalización de la
cimentación, entrega de la estructura).
4. Gestión de Costos
El control de los costos es fundamental en las obras civiles. En Microsoft Project, puedes llevar un
seguimiento detallado de los costos asociados a cada tarea.
• Estimación de costos: Asigna un costo a cada recurso (mano de obra, equipos y materiales).
• Control de presupuesto: Establece un presupuesto total y compara los costos reales con los
estimados.
• Costos por tarea: Es posible asignar costos específicos a cada tarea según los recursos
utilizados.
5. Gestión de Riesgos
En la construcción de obras civiles siempre hay riesgos asociados, como retrasos en la entrega de
materiales, accidentes o condiciones climáticas adversas.
• Identificación de riesgos: Puedes crear una lista de posibles riesgos y contingencias.
• Planes de mitigación: Añadir tareas o acciones preventivas en el cronograma, como “control
de calidad” o “seguridad laboral”.
6. Monitoreo y Control del Proyecto
El monitoreo y control son fundamentales durante la ejecución de la obra. Microsoft Project permite
realizar un seguimiento detallado de la evolución del proyecto y hacer ajustes si es necesario.
• Seguimiento de avance: Actualiza el porcentaje de finalización de las tareas y ajusta los
plazos si es necesario.
• Control de hitos: Realiza un seguimiento de los hitos importantes del proyecto y asegura
que se cumplan dentro de los plazos establecidos.
• Informes: Microsoft Project permite generar informes detallados sobre el estado del
proyecto, incluyendo el avance, el uso de recursos, y el estado de los costos.
7. Cierre del Proyecto
Una vez finalizada la obra civil, es importante hacer un cierre formal del proyecto. Esto incluye la
revisión de los entregables, la verificación de la calidad y la entrega final al cliente.
• Revisión de calidad: Verificar que todas las especificaciones del proyecto hayan sido
cumplidas.
• Entrega final: Asegurar que todo esté en orden para la entrega formal de la obra.
Referencias
Montoya Vallecilla, J.. MS Project aplicado a obras de construcción. Universidad de Ibagué, 2018.
Digitalia, [Link]
Microsoft project 2007. ICB Editores, 2012. Digitalia,
[Link]