SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA

COORDINACIÓN DE PROCESOS LOGÍSTICOS

FICHA 3336423

INSTRUCTOR:
LEONARDO JAIMES

APRENDIZ:
KAROL YISETH ALVARADO CUBILLOS

EVIDENCIA
INFORME DE APLICACIÓN AL PROYECTO SOBRE EL PROCESO DE
APROVISIONAMIENTO GA2-210101071-AA1-EV02

FECHA
ABRIL 2026

BOGOTÁ, 2026
 INTRODUCCION

Un plan de compras es un recurso sumamente útil para eficientar los procesos empresariales, ya
que permite elegir a los mejores proveedores del mercado, y a la larga, reducir el precio final de
los productos o servicios.
Esta herramienta permite establecer las necesidades organizacionales con relación a los
suministros, obras o servicios durante un tiempo determinado. Además, registra que necesita la
empresa para operar en sus diferentes áreas, en que cantidades y de que recursos dispone. El plan
de compras permite invertir menos tiempo en tareas administrativas, como elaboración de
ordenes de compra, documentación, coordinaciones, entre otras.

También es una gran herramienta para reducir costos y evitar compras urgentes. Tener un plan de
compras empresarial ayuda a realizar una mejor distribución de las tareas durante un periodo de
tiempo, así como a planificar los recursos de forma mas eficiente para poder enfrentar las
situaciones de crisis. También, contribuye a controlar gastos, alcanzar los objetivos estratégicos y
llevar un registro histórico de las compras.

Ventajas de contar con un plan de compras empresarial

Diseñar un plan de compras ofrece a la empresa las siguientes ventajas:

 Se realizan menos compras y, por ende, se reducen los procesos y costos administrativos.
 Precios competitivos: la reducción de costos permite ofrecer a los compradores precios
más competitivos.
 Las compras se realizan de forma oportuna, evitando compras de emergencia, lo que
permite que se tenga los recursos necesarios en tiempo y forma.
 Adecuada distribución de la carga de trabajo, ya que no se deja todo para lo último
momento.
 Mejor control y transparencia en los gastos.
 Se elaboran pedidos con la frecuencia y el tamaño adecuado para disminuir los stocks y
sus costos asociados.
 Permite llevar un registro histórico de compras.
 Ayuda a alcanzar los objetivos estratégicos de la compañía.

Para establecer requisitos mínimos que los proveedores deben cumplir una serie de criterios que
aseguren la calidad, confiabilidad y sostenibilidad de la cadena de suministro.

A continuación, se presenta los requisitos mínimos que implementarían para los proveedores de la
empresa:
1. Certificaciones y cumplimiento normativo

Certificaciones de calidad: los proveedores deben poseer certificaciones de calidad

reconocidas, como ISO 9001, que demuestren su capacidad para proporcionar productos y
servicios de calidad consistente.

Cumplimiento regulatorio: los proveedores deben cumplir con todas las leyes y
regulaciones locales, nacionales e internacionales aplicables, incluyendo normas
ambientales, de salud y seguridad.

2. Reputación y referencias

Historial y reputación: los proveedores deben tener un historial comprobado de

desempeño confiable y referencias positivas de otros clientes en la industria.

Estabilidad financiera: los proveedores deben demostrar estabilidad financiera para

asegurar que pueden cumplir con sus compromisos a largo plazo.

3. Capacidad y recursos

Capacidad de producción: los proveedores deben tener la capacidad de producción

necesaria para satisfacer las demandas de la empresa, incluso en periodos de alta
demanda.

Infraestructura y tecnología: los proveedores deben contar con infraestructura y

tecnología adecuadas para cumplir con los requerimientos técnicos y de calidad.

4. Calidad del producto

Especificaciones técnicas: los productos deben cumplir con las especificaciones técnicas y
de calidad establecidas por la empresa.

Control de calidad: los proveedores deben tener sistemas robustos de control de calidad y
procesos de mejora continua.

5. Precios competitivos y condiciones de pago

Precios justos y competitivos: los proveedores deben ofrecer precios competitivos sin
comprometer la calidad.

Condiciones de pago: las condiciones de pago deben ser claras y favorables para ambas
partes, con acuerdos sobre plazos de pago y términos financieros.
6. Plazos de entrega

Puntualidad: los proveedores deben cumplir con los plazos de entrega acordados y tener
la capacidad de gestionar urgentes cuando sea necesario

7. Sostenibilidad y responsabilidad social

Practicas sostenibles: los proveedores deben adoptar practicas sostenibles, minimizando el

impacto ambiental de sus operaciones.

Responsabilidad social: los proveedores deben adherirse a normas éticas y sociales,

garantizando condiciones de trabajo justas y seguras.

8. Innovación y mejoría continua

Capacidad de innovación: los proveedores deben mostrar capacidad para innovar y

mejorar continuamente sus productos y procesos.

Adaptabilidad: deben ser capaces de adaptarse a nuevas tecnologías y metodologías que

mejoren la eficiencia y calidad.

9. Seguridad de la información

Protección de datos: los proveedores deben tener políticas y sistemas en lugar para
proteger la información confidencial y datos de la empresa.

Ciberseguridad: deben demostrar medidas adecuadas de ciberseguridad para prevenir y

gestionar riesgos relacionados con la seguridad de la información.

10. Evaluación y monitoreo continuo

Auditorías periódicas: los proveedores deben estar dispuestos a someterse a auditorias

periódicas para asegurar el cumplimiento continuo de los requisitos.

KPIs: los proveedores deben estar dispuestos a trabajar con indicadores clave de desempeño
(KIPs) para monitorear y mejorar su desempeño.
¿Cómo se hace la recepción de la mercancía?

La recepción de mercancía en una empresa es un proceso crucial para asegurar que los
productos recibidos cumplan con las especificaciones y estándares de calidad establecidos. A
continuación, se describen un procedimiento típico para la recepción de mercancía en una
empresa.

 Preparación para la recepción

Planificación y comunicación: notificar al equipo de recepción con antelación sobre las

entregas programadas. Verificar los detalles del pedido con el sistema de gestión de
inventarios.

Espacio de almacenamiento: asegurarse de que haya suficiente espacio en el aérea de

recepción y almacenamiento para la nueva mercancía.

 Recepción física de la mercancía

Identificación de entrega: al llegar la mercancía, verificar la documentación del

transportista (albarán o nota de entrega) y comparar con el pedido de compra y el
aviso de envió.

Registro de entrada: registrar la llegada de la mercancía en el sistema de gestión de

inventarios, anotando la fecha, hora y transportista.

 Inspección inicial

Verificación de documentos: revisar todos los documentos proporcionados, como

facturas, albaranes y certificados de calidad.

Revisión visual: realizar una inspección visual para detectar daños evidentes en el
embalaje o en los productos.

Conteo de unidades: contar físicamente las unidades recibidas y compararlas con el

pedido de compra para asegurar que la cantidad es correcta.

 Inspección de calidad

Muestreo y pruebas: seleccionar muestras de los productos recibidos para realizar

pruebas de calidad y asegurar que cumplen con las especificaciones técnicas.
 Revisión de certificaciones: verificar que se incluyen todas las certificaciones y
documentación de cumplimiento requeridas.

Informe de calidad: documentar los resultados de las inspecciones y pruebas

realizadas.

 Registro y documentación

Registro de resultados: registrar los resultados de la inspección en el sistema de

gestión de inventarios. Esto incluye detalles como cantidades aceptadas, rechazadas y
la razón de los rechazos.

Documentación de incidencias: si hay discrepancias o problemas, documentar las

incidencias y comunicar a los proveedores para la resolución.

 Almacenamiento

Etiquetado: etiquetar la mercancía aceptada con la información necesaria, como el

código de producto, lote y fecha de recepción.

ubicación en almacén: trasladar la mercancía aceptada a su ubicación designada en el

almacén, utilizando el sistema de digestión de inventarios para actualizar la ubicación
y cantidad disponible.

 Manejo de mercancía rechazada

Documentación de rechazos: registrar la mercancía rechazada en el sistema,

especificando la razón del rechazo.

Comunicación con proveedor: notificar al proveedor sobre los productos rechazados y

coordinar la devolución, reemplazo o resolución según los términos del contrato.

 Actualización del sistema de inventario

entrada de datos: actualizar el sistema de gestión de inventarios con los detalles de la

mercancía recibida y aceptada, incluyendo cualquier ajuste en las cantidades
disponibles.
 Revisión y mejora continua

Evaluación del proceso: revisar periódicamente el proceso de recepción de mercancías

para identificar áreas de mejora.

Feedback a proveedores: proporcionar retroalimentación a los proveedores sobre su

desempeño y calidad de los productos entregados.

¿Cómo se hace el pago a los proveedores?

El pago a los proveedores es un proceso critico que debe gestionarse con precisión
para mantener relaciones comerciales saludables y asegurar la continuidad del
suministro.

 Recepción y verificación de la factura

Recepción de la factura: la factura del proveedor se recibe, ya sea en formato físico o

electrónico.

Registro de factura: la factura se registra en el sistema contable de la empresa.

Verificación de la factura: se verifica que la factura contenga toda la información

necesaria, como: numero de factura, fecha de emisión, detalles de los productos o
servicios, cantidad y precio unitario, términos y condiciones de pago, fatos fiscales y el
contacto del proveedor.

 Revisión y aprobación

Coincidencia de documentos: comparar la factura con el pedido de compra y el

albarán de recepción para asegurarse de que todos los detalles coincidan (cantidad,
precio, productos y servicios de entregados).

Autorización interna: la factura debe ser revisada y aprobada por el personal

autorizado dentro de la empresa. Esto generalmente incluye al departamento de
compras, el departamento de finanzas y, si es necesario, la alta dirección.

Resolución de discrepancias:0020si hay discrepancias entre la factura y los

documentos de pedido/recepción, se debe contactar al proveedor para resolver
cualquier problema antes de proceder con el pago.
 Preparación de pago

Condiciones de pago: verificar las condiciones de pago acordadas con el proveedor

(por ejemplo, pago a 30 días, 60 días, etc.)

Descuento por pronto pago: si hay descuentos disponibles por pronto pago,
considerar la opción de aprovecharlos.

Método de pago: determinar el método de pago preferido del proveedor

(transferencia, bancaria, cheque, tarjeta de crédito, etc.)

 Ejecución de pago

Programación del pago: programar el pago en el sistema contable según las

condiciones de pago establecidas.

Autorización de pago: el pago debe ser autorizado por el personal responsable en el

departamento de finanzas o contabilidad.

Ejecución del pago: realizar el pago utilizando el método acordado, esto puede incluir:
transferencia bancaria, pago electrónico, cheque.

 Registro y documentación

Registro de pago: registrar el pago en el sistema contable de la empresa, actualizando

las cuentas por pagar.

Archivo de documentos: guardar todos los documentos relacionados con el pago,

incluyendo la factura, la autorización de pago y el comprobante de pago (como el
recibo de transferencia bancaria o una copia del cheque).

Confirmación de pago: enviar una confirmación de pago al proveedor. Indicando que

el pago ha sido realizado y proporcionado detalles del mismo.
 Reconciliación y seguimiento

Reconciliación de cuentas: realizar la reconciliación de las cuentas por pagar para

asegurar que los pagos realizados coincidan con las facturas y los registros contables

Seguimiento de pagos pendientes: mantener un seguimiento de los pagos pendientes

y las próximas fechas de vencimiento para asegurar que todos los pagos se realicen a
tiempo.

 Revisión y mejora continua

Evaluación del proceso: revisar periódicamente el proceso de pago a proveedores para

identificar áreas de mejora y asegurar que el proceso se eficiente y efectivo.

¿Quién es el encargado de hablar con los proveedores?

En una empresa, varias personas o departamentos pueden estar encargados de hablar

con los proveedores, dependiendo de la naturaleza de la interacción y el tamaño de la
empresa.

 Departamento de compras
Responsabilidades: el departamento de compras es el principal responsable de
gestionar las relaciones con los proveedores. Sus tareas incluyen la negociación de
contratos, la evaluación y selección de proveedores, y la gestión de pedidos.

Interacciones típicas: negociaciones de precios, términos de entrega, condiciones de

pago, y resolución de problemas con el suministro.

 Departamento de logística o almacén

Responsabilidades: este departamento se encarga de coordinar la recepción y el

almacenamiento de la mercancía. Trabajan en estrecha colaboración con los
proveedores para programar entregas y resolver problemas logísticos.

Interacciones típicas: coordinación de entregas, recepción de mercancía, gestión de

inventarios, y resolución de problemas logísticos.
 Departamento de calidad

Responsabilidades: el departamento de calidad se encarga de asegurar que los

productos y materiales recibidos cumplen con los estándares de calidad establecidos
por la empresa.

Interacciones típicas: inspección de calidad, gestión de devoluciones o reclamaciones

por productos defectuosos, y coordinación de auditorías de calidad.

 Departamento de finanzas o contabilidad

Responsabilidades: este departamento se encarga de gestionar los gastos a los

proveedores y mantener la integridad de las cuentas por pagar.

Interacciones típicas: verificación y pago de factura, conciliación de cuentas, y

resolución de dispuestas financieras.

 Gestor de proveedores o supply chain mánager

Responsabilidades: en empresas mas grandes, puede haber un gestor de proveedores

o un gerente de la cadena de suministro cuyo trabajo especifico es mantener y
mejorar las relaciones con los proveedores.

Interacciones típicas: estrategias de desarrollo de proveedores, mejora continua,

coordinación entre diferentes departamentos y el proveedor, y gestión de contratos a
largo plazo.

 Departamento de I+D0 o ingeniería (en empresas tecnológicas o de manufactura)

Responsabilidades: estos departamentos pueden interactuar con los proveedores para

discutir especificaciones técnicas y colaborar en el desarrollo de nuevos productos.

Interacciones típicas: discusión de especificaciones técnicas, colaboración en el

desarrollo de productos, y resolución de problemas técnicos.

¿Qué es una falta grave de un proveedor?

 Interrupción de servicio al cliente: cuando un proveedor no cumple con los plazos de

entrega o no proporciona los productos o servicios acordados, afectando la operación
de la empresa contratante.
 Violaciones a la ley y normativa vigente: esto incluye incumplimientos legales que
pueden resultar en sanciones para la empresa contratante, como el uso de prácticas
labores ilegales o la falta de cumplimiento con regulaciones de seguridad.

 Daño a la reputación de la empresa: si un proveedor se ve involucrado en escándalos o

practicas poco éticas, esto puede repercutir negativamente en la imagen de la
empresa que lo contrata.

 Quiebre a la cadena de suministro: problemas financieros del proveedor que resultan

en la incapacidad de cumplir con los contratos pueden paralizar la producción de la
empresa contratante.

 Riesgo de fraude: cualquier intento de fraude por parte del proveedor, como la
presentación de documentación falsa, puede llevar a la inhabilitación del proveedor y
a acciones legales.

¿Cuántas faltas puede tener un proveedor como máximo antes de ser eliminado de la
lista de proveedores?

Un proveedor debe tener como mínimo tres faltas graves antes de prescindir de sus
servicios, ya que se requieren que proveedores idóneos para una buena prestación de
servicios y con los valores éticos y morales como compañías de no ser así se procederá
con el debido proceso de desvinculación, como proveedor de la compañía así evitando
errores a causa de una mala gestión por parte de la compañía de proveedores.

¿Cómo se le va a informar a el proveedor de sus aciertos y fallas?

Para informar al proveedor de sus aciertos y fallas, se le realiza una evolución basados
en indicadores, donde se mida su nivel de servicios y nivel de fallas durante la
prestación de sus servicios, dependiendo de esta evolución, se les pasa un informe vía
correo donde, se les indica, a través de indicadores, sus aciertos y fallas, lo que
permite buscar soluciones y mejoras para continuar, prestado un servicio de calidad
con respecto a los aciertos que se continúen trabajando para que esos aciertos no
disminuyen y que cada día, sigan aportando más a la compañía.

¿cuantía mínima a contratar con un solo oferente?

Esta puede variar, ya que depende de varios factores, dependiendo de la celebración
del contrato, políticas y las regulaciones sin embargo existen consideraciones
generales, riesgos y complejidad, capacidad y solvencia del proveedor, transparencia y
justificación, cumplir con las normatividades internas y externas.
 CONCLUCIONES

Para finalizar los proveedores son muy importantes en el desenlace del desarrollo
empresarial, que ya cumple con los requerimientos de la empresa estos aseguran la
viabilidad en los procesos, la calidad y eficiencia comunicación asertiva y además
minimiza el margen de error. En la empresa no solo se mantiene una gestión eficiente
si no también excelentes relaciones con los proveedores que con llevan al éxito de la
ejecución de los procesos.