RETO No 2_ANÁLISIS COMPARATIVO POR PROCESOS
Durante este reto usted deberá elaborar una matriz de comparación identificando las condiciones pasadas y de presente
en cada uno de los procesos. Recuerdes que debe destacar que se ha obtenido de forma relevante en cada proceso
antes y después de la Implementación de los Sistema de Gestión de Calidad.
TABLA DE GENERALIDADES ORGANIZACIONALES
NOMBRE DE LA EMPRESA LOGICEM S.A.S.
SECTOR ECONÓMICO AL QUE PERTENECE Transporte de carga masiva
UBICACIÓN GEOGRÁFICA Km 2.3 vía cordialidad – Galapa/Atlántico
No DE EMPLEADOS 250
No DE SEDES o SUCURSALES 2
AÑO DE FUNDACIÓN 2016
TIPO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
PROCESOS ANTES DE LA IMPLEMENTACIÓN DESPUES DE LA IMPLEMENTACIÓN
PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS ESTRATÉGICOS
GESTION GERENCIAL GESTION GERENCIAL
GESTIÓN GERENCIAL 1. El objeto principal de la organización no 1. La Misión – Visión y políticas de seguridad
1. Definir la Misión-Visión y estaba bien definido, por lo tanto se perdía la fueron definidas correctamente por los líderes
Política de Seguridad. eficiencia del trabajo ya que ocasionaban de la organización, se explicó y compartió con
2. Identificar y determinar los confusiones en todos los niveles de la todos los miembros de la organización para
requisitos de seguridad de los organización. alcanzar los resultados deseados y la visión que
clientes, legales y de otra índole. 2. Se omitían algunos requisitos legales y de se ha proyectado a futuro.
3. Definir el alcance del Sistema otra índole en cuanto a los requisitos de los 2. Se realiza un completo levantamiento de
de Gestión en Control y Seguridad. clientes, lo que generaba atrasos en los información acerca de sus requerimientos y
4. Determinar los procesos del procesos. expectativas del servicio.
SGCS. 3. Existían ciertos controles independientes del 3. Se obtuvo una mejor comprensión del
5. Definir los objetivos de alcance del SGCS. ambiente laboral en el que funciona, de los
seguridad. 4. No se habían determinado todos los procesos requisitos en materia de seguridad de la
del SGCS, lo cual generaba atrasos para la información que debe cumplir, así como poder
implementación de los procesos. centrar su atención en aquella información de
5. Los objetivos de seguridad no eran claros, carácter más sensible.
medibles, cuantificables, en ocasiones no 4. Se determinaron todos los procesos del SGCS,
eran coherentes con el plan de trabajo anual generando así una mayor productividad en los
en cuanto a seguridad de la empresa. procesos.
5. Se definieron los objetivos de seguridad de
forma clara, coherente, medible y cuantificable
PROCESOS OPERATIVOS lo cual permite cumplir con lo expuesto por la
norma.
PROCESOS OPERATIVOS GESTIÓN COMERCIAL
PROCESOS OPERATIVOS
GESTIÓN COMERCIAL 1. No se contaba con un formato de creación de
1. Identificar y contactar clientes clientes, lo cual causaba demora en el GESTIÓN COMERCIAL
potenciales. proceso de identificar y contactar a los 1. Con el formato implementado en el proceso 7
2. Desarrollar y ejecutar clientes potenciales. se pudo determinar los clientes potenciales y
cronograma de visita a clientes 2. No se realizaban visitas periódicas a los activos de la organización, lo cual garantiza que
potenciales y activos. clientes, ya que no existía un cronograma que se realice un control y seguimiento para la
3. Preparar y enviar cotización permitiera el control y seguimiento de los realización de visitas periódicas.
comercial. clientes de la compañía. 2. Se implementó un cronograma de visitas
4. Aprobación de cotización 3. No existía un formato de cotización periódicas a los clientes, lo que garantiza
comercial. comercial, lo cual generaba atrasos y confiabilidad y un vínculo entre cliente –
5. Evaluación de criterios de demoras en las aprobaciones comerciales de empresa.
selección de asociado de negocio. los procesos. 3. Se implementó un formato comercial de forma
4. Al no contar con formatos de cotización, las estándar lo que permite que la empresa tenga
demoras de las aprobaciones eran uniformidad y además sea a proyectada una
significativas, lo cual generaba retrasos en los imagen corporativa que genere credibilidad.
tiempos de respuestas y pérdidas para la 4. El tiempo de respuesta de las cotizaciones
organización. mejoro notablemente, lo cual permite la
satisfacción de nuestros clientes.
5. No se contaba con un formato de creación de
clientes, lo cual causaba demora en el 5. Se cuenta con un formato que aplica para
proceso de identificar y contactar a los todos los clientes, donde se incorpora
clientes potenciales. acuerdos de compromisos con la seguridad,
autorización en centrales de riesgo y
Atención al requerimiento logístico confidencialidad.
1. No existía un orden en las solicitudes de
cambios de tarifa y flete asignados en
Atención de requerimiento logístico sistema. Atención al requerimiento logístico
1. Recepcionar y verificar las 1. Hoy día se cuenta con un formato que incluye
solicitudes de servicio. esas solicitudes y un indicador que se mide
mensualmente para estudiar la causa de los
OPERACIÓN DE EQUIPOS EN COMODATO cambios recurrentes, las zonas y la persona
que lo solicita para su retroalimentación y
OPERACIÓN DE EQUIPOS EN OPERACIÓN LOGÍSTICA mejora del mismo, garantizando que la
COMODATO recepción y verificación de las solicitudes de
1. Se realiza la planificación del cargue y servicios sean realizadas de manera óptima.
OPERACIÓN LOGÍSTICA despacho del vehículo dentro de los tiempos
1. Planear la operación. estipulados del proceso. OPERACIÓN DE EQUIPOS EN COMODATO
OPERACIÓN LOGÍSTICA
1. El personal encargado del cargue y despacho
es el responsable de garantizar la prestación de
los servicios de transporte bajo los estándares
de calidad de la compañía y del cliente,
velando por el cumplimiento del presupuesto
operativo, además registra la información en el
sistema, asegura la calidad en el despacho,
elabora el plan de viajes, la activación de
proveedores de transporte y la operación en
general.
PROCESOS APOYO
PROCESOS APOYO GESTIÓN HUMANA
1. Se determina con precisión el tipo de
GESTIÓN HUMANA personal que necesita la empresa, se asegura PROCESOS APOYO
1. Determinar necesidades de el número suficiente de personal, con la
personal. calificación necesaria, en los puestos GESTIÓN HUMANA
2. Reclutar personal. adecuados y en el momento oportuno, para 1. Se sigue realizando el mismo proceso teniendo
3. Seleccionar personal. satisfacer las necesidades de la organización en cuenta las necesidades de la organización.
4. Realizar contratación de de forma económica. 2. Se cuenta con un analista de la información lo
personal. 2. se cuenta con el personal calificado para cual permite que el personal a reclutar sea el
5. Realizar inducción al personal. realizar la correcta, reclusión del personal más idóneo para cumplir o suplir las
6. Evaluar el desempeño laboral. teniendo en cuenta las necesidades de la necesidades que llegue a presentar la
organización. organización.
3. No se contaba con un analista de la 3. Como se cuenta con un analista de la
información lo cual generaba que existiera información, el personal escogido para pasar al
falencias al momento de la elección del proceso de contratación es menor y cumple
personal idóneo para la empresa. con los requisitos establecidos para el
4. La contratación del personal se hace determinado puesto.
teniendo en cuenta que el aspirante cumpla 4. Sin cambio alguno.
con cada una de las necesidades estipuladas 5. Se realizan las respetivas inducciones para
para la toma del cargo que necesita la garantizar que no existan falencias que puedan
empresa. generar retrasos o contratiempos en el
5. En ocasiones no se le realizaba la correcta desarrollo de los procesos operativos.
inducción al personal lo cual generaba 6. Identificadas las falencias por medio de las
falencias en los procesos o áreas de trabajos evaluaciones, se realizan las correcciones
en el cual era ubicado. pertinentes para el desarrollo y continuidad de
6. El personal de RRHH realiza periódicamente los procesos.
evaluaciones del personal para identificar
cuáles son las falencias que presentan en su
área de trabajo.
CONTROL Y SEGURIDAD
CONTROL Y SEGURIDAD 1. Se implementa política de seguridad vial, a
1. Gestión del riesgo. través de la cual logicem expresa su CONTROL Y SEGURIDAD
2. Seguridad de conductores y compromiso para prevenir, controlar o 1. Se sigue implementado la política de seguridad
vehículos. mitigar accidentes de tránsitos generados en vial y realizando mejoras continuas con los
3. Realizar trazabilidad de la nuestras operaciones. compromisos de prevenir, controlar o mitigar
carga. 2. No se realizaba estudio amplio de los accidentes de tránsito.
conductores lo cual generaba, inconsistencias 2. Como se cuenta con una analista de la
en los tiempos de entregas, despachos y información hoy en día se verifica la
seguridad. documentación requerida en materia de
3. Se cuenta con un departamento de seguridad para la operatividad de los
trazabilidad de los vehículos que cargan para conductores.
los clientes de logicem. 3. Actualmente el departamento trabaja 24 horas
y además envía a los correos autorizados del
GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANCIERA cliente la información que ellos nos solicita
GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y En un principio, la empresa no contaba con para afianzar la confianza y seguridad del
FINANCIERA manual de procesos establecido en el área de mismo, además este puede revisar por medio
Pago de anticipo facturación, por lo cual se veían afectados los de tres cortes enviados a sus correos el estado
1. Crear cuentas para indicadores puesto que muchas veces se actual de la mercancía.
conductores/ tenedores nuevos y marcaban como pendiente por facturar todos los GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANCIERA
verificación de información. documentos que llegaban al puesto, sin tener en Este proceso ha ido mejorando porque ahora antes
2. Aprobar cuenta de cuenta que mucho de estos documentos no de recibir la documentación pertinente, primero se
conductores/ tenedores nuevos. cumplían con los requisitos establecidos para los valida que todo esté en orden, al mismo tiempo
3. Realizar pago de anticipos. diferentes clientes. que se lleva un check list de los requerimientos
establecido para el proceso de cada uno de los
clientes. Y si bien, no cumplen con los mismos
inmediatamente se procede a relacionar en un
cuadro de novedades donde aparece el registro de
cada uno y la razón por la cual no se ha facturado
el servicio, esto con el fin, de retroalimentar al área
encargada (cumplidos) y de esta manera minimizar
riesgos de pérdida en el cobro de estos servicios.
PROCESO GESTION TIC´S PROCESO GESTION TIC´S
Mantenimiento correctivo La empresa no contaba con sistemas de control PROCESO GESTION TIC´S
de indicadores, ni con los sistemas necesarios
1. Recepcionar las solicitudes de para el óptimo cumplimiento de los procesos de El proceso de Gestión TICS inicia con la solicitud de
software – hardware. la empresa, lo cual generaba retrasos en los requerimientos o servicios de información, de los
2. Analizar y atender la solicitud. mismos y no garantizaba la operación requerimientos de apoyo al funcionamiento de los
correspondiente a la infraestructura como tal del recursos de tecnología y comunicaciones y termina
Mantenimiento preventivo proceso de Gestión de Tic´s como soporte de los con la satisfacción de las necesidades del usuario
procesos misionales, estratégicos y de apoyo para interno y externo.
1. Realizar inventario de el mejoramiento continuo de la empresa. Actualmente se están implementando nuevos
hardware y software. sistemas para el control de indicadores y el sistema
2. Planificar mantenimiento PROCESOS COMPRAS SAP para el control de los procesos generales.
preventivo.
3. Ejecutar mantenimiento Se identifican las necesidades para proceder y PROCESOS COMPRAS
preventivo. elaborar un presupuesto en la medida que sea
posible, contra el que se medirá el resultado de 1. Se elaboran matrices comparativas
Adquisición de equipos TIC´S cada negociación. El presupuesto económico, proveedores por precio, calidad, servicio,
junto con las especificaciones técnicas, deberán tiempos de entrega, crédito ya
1. Solicitar equipos. ser remitidos a compras y dependiendo del anteriormente no se realizaba un análisis
2. Solicitar y aprobar cotización. material o servicio a adquirir, Compras podrá de proveedores de transporte.
3. Realizar orden de compra. solicitar más información. Así mismo, 2. Se elaboran cronogramas de entregas
4. Instalar y/o entregar equipo. dependiendo de la urgencia, el departamento según pedidos anticipados.
analizará la prioridad de las peticiones para 3. Se realizan verificación de rotación de
Soluciones en requerimiento tramitar su gestión. inventarios.
tecnológicos 4. Se realiza ordenes de compras macro para
obtener mayores beneficios y se
1. Planificar necesidades. parcializan las entregas.
2. Buscar soluciones.
PROCESOS COMPRAS
1. Identificar las necesidades de
productos y servicios a comprar.
2. Gestionar solicitudes de
compras.
3. Seleccionar cotizaciones y/o
licitaciones.
4. Elaborar, aprobar y enviar
orden de compra.
5. Recibir y verificar la
conformidad del producto y/o
servicio.
6. Entregar los productos.
7. Evaluar y reevaluar
proveedores.
8. Realizar conteo de inventario.
9. Medición, análisis y mejora.