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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Tecnólogo: Coordinación de procesos logísticos
Ficha: 3388858
Título de la evidencia: Informe de aplicación al proyecto sobre el proceso de
aprovisionamiento
Instructor: Camilo Andrés Angarita
Sara Sofía Mártinez
Centro de formación: Agropecuario y agroindustrial CEDEAGRO
2026
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Tabla de contenido
1. Objetivo .................................................................................................................................3
2. Alcance ..................................................................................................................................3
3. Clasificación de proveedores...............................................................................................3
- Proveedores críticos .....................................................................................................3
- Proveedores estratégicos ...............................................................................................3
- Proveedores ocasionales .............................................................................................4
4. Requisitos mínimos de los proveedores .............................................................................4
5. Proceso de selección de proveedores ................................................................................5
6. Recepción de la mercancía ..................................................................................................5
7. Forma de pago a proveedores .............................................................................................6
8. Responsable de la gestión de proveedores ........................................................................6
9. Evaluación del desempeño de proveedores .......................................................................6
10. Faltas graves de un proveedor ..........................................................................................7
11. Número máximo de faltas permitidas ................................................................................7
12. Comunicación de desempeño............................................................................................8
13. Cuantía mínima para contratación directa ........................................................................8
14. Acciones correctivas ..........................................................................................................8
15. Exclusión de proveedores ..................................................................................................9
Conclusión ................................................................................................................................9
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POLÍTICA INTEGRAL DE GESTIÓN, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
1. Objetivo
La presente política tiene como propósito establecer un marco estructurado para la
gestión de proveedores, asegurando que todas las adquisiciones de bienes y servicios se
realicen bajo criterios de calidad, cumplimiento, eficiencia económica y transparencia.
Asimismo, busca minimizar riesgos operativos, evitar sobrecostos, garantizar la continuidad del
suministro y fortalecer relaciones comerciales sostenibles.
2. Alcance
Aplica a todos los proveedores actuales y potenciales de la empresa, incluyendo
aquellos que suministran bienes, servicios o soluciones tecnológicas. Involucra todas las áreas
relacionadas con compras, recepción, control de calidad y pagos.
3. Clasificación de proveedores
Los proveedores se clasifican según su impacto en la operación:
- Proveedores críticos
Son aquellos cuya falla afecta directamente la continuidad de la operación.
Requieren evaluación constante y control riguroso.
- Proveedores estratégicos
Generan valor agregado o ventaja competitiva. Se busca construir relaciones a largo
plazo.
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- Proveedores ocasionales
Atienden necesidades puntuales. Su control es más flexible, pero deben cumplir
requisitos básicos.
4. Requisitos mínimos de los proveedores
Requisitos legales, debe contar con:
- Cámara de comercio vigente
- Registro Único Tributario RUT actualizado
- Certificaciones exigidas según el sector
- Cumplimiento de obligaciones fiscales y laborales
- Requisitos técnicos, debe contar con:
- Experiencia mínima comprobable en el mercado
- Capacidad operativa para cumplir con la demanda
- Referencias comerciales verificables
- Personal capacitado
Requisitos financieros, debe contar con:
- Estabilidad económica demostrable
- Capacidad de respuesta ante pedidos grandes
- Historial de cumplimiento en pagos y obligaciones
Requisitos de calidad, debe contar con:
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- Cumplimiento de especificaciones técnicas
- Garantías claras sobre productos o servicios
- Procesos de control de calidad definidos
5. Proceso de selección de proveedores
El proceso de selección se desarrolla de forma estructurada para garantizar
transparencia:
Se inicia con la identificación de la necesidad, seguida de la solicitud de cotizaciones.
Luego se realiza una evaluación comparativa considerando precio, calidad y condiciones.
Posteriormente se validan los documentos legales y técnicos, se aprueba el proveedor y
finalmente se registra en la base de datos autorizada.
6. Recepción de la mercancía
La recepción de mercancía se realiza mediante un proceso controlado que garantiza la
conformidad del producto:
Se verifica que los productos coincidan con la orden de compra en cantidad,
características y condiciones. Se realiza una inspección física para identificar daños o
inconsistencias. Luego se registra el ingreso en el sistema o acta correspondiente.
En caso de incumplimientos, se debe generar un reporte inmediato y proceder con la
devolución o ajuste con el proveedor.
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7. Forma de pago a proveedores
El pago a proveedores se realiza bajo condiciones previamente pactadas:
Se establecen plazos entre 15 y 45 días calendario, dependiendo del acuerdo
comercial. El pago se efectúa principalmente mediante transferencia bancaria.
Para proceder al pago, se debe contar con:
- Entrega completa y conforme del producto o servicio
- Factura correcta y validada
- Cumplimiento de las condiciones contractuales
La empresa podrá negociar descuentos por pronto pago como estrategia financiera.
8. Responsable de la gestión de proveedores
La gestión se encuentra centralizada para mayor control:
- El área de compras es responsable de la negociación y comunicación
- El área financiera gestiona pagos y control presupuestal
- El área de calidad verifica el cumplimiento técnico
Esto permite evitar errores, duplicidad de información y problemas de comunicación.
9. Evaluación del desempeño de proveedores
La evaluación se realiza de manera periódica con base en indicadores medibles:
Para la evaluación, se tendrán en cuenta:
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- Cumplimiento en tiempos de entrega
- Calidad del producto o servicio
- Competitividad en precios
- Nivel de atención y servicio
Cada criterio se pondera para obtener una calificación final que permita clasificar al
proveedor y tomar decisiones.
10. Faltas graves de un proveedor
Se consideran faltas graves aquellas que afectan la operación o la confianza:
- Incumplimiento reiterado en tiempos de entrega
- Entrega de productos defectuosos o fuera de especificación
- Incumplimiento de acuerdos contractuales
- Entrega de información falsa
- Prácticas ilegales o poco éticas
11. Número máximo de faltas permitidas
Un proveedor podrá acumular hasta tres faltas graves en un periodo de doce meses.
Al superar este límite, se iniciará un proceso de evaluación para determinar su
continuidad, pudiendo ser excluido de la base de proveedores.
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12. Comunicación de desempeño
La empresa garantizará una comunicación clara y formal con los proveedores:
Se informará el desempeño mediante reportes periódicos, correos electrónicos y
reuniones cuando sea necesario.
Para la comunicación, se tendrá en cuenta:
- Resultados de evaluación
- Reconocimiento de cumplimiento
- Identificación de fallas
- Recomendaciones de mejora
13. Cuantía mínima para contratación directa
Para optimizar procesos de compra, se establece:
La contratación con un solo oferente se permitirá en compras de menor cuantía, por
ejemplo, aquellas inferiores a tres salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Para montos superiores, se deberá realizar comparación entre múltiples proveedores
para garantizar mejores condiciones.
14. Acciones correctivas
Cuando un proveedor presente incumplimientos, se implementarán medidas de mejora.
El proveedor deberá cumplir con:
- Elaboración de un plan de mejora
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- Compromiso de cumplimiento en siguientes entregas
- Seguimiento por parte de la empresa
15. Exclusión de proveedores
Un proveedor será excluido cuando incumpla de manera reiterada o represente un
riesgo.
La exclusión se realizará de forma formal y documentada, garantizando transparencia
en la decisión.
Conclusión
Esta política permite gestionar proveedores de manera organizada, reducir riesgos,
mejorar la calidad de los suministros y fortalecer relaciones comerciales basadas en el
cumplimiento y la confianza.