Academia Militar “Batalla de Las Carreras”
Ejército de República Dominicana
Informática II
Ing. Felipe Art. Durán Rodríguez
Resumen 2do. Parcial Informática II
Microsoft Excel
Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft y forma parte
de Office que es una suite ofimática que incluye otros programas como Word
y PowerPoint.
Excel se distingue de todos los programas ofimáticos porque nos permite
trabajar con datos numéricos.
A diferencia de un procesador de palabras, como Microsoft Word, en Excel
los datos están organizados en columnas y filas las cuales darán forma a las
celdas donde ingresaremos nuestros datos.
Con los números que almacenamos en las celdas de Excel podremos realizar
cálculos aritméticos básicos y también podremos aplicar funciones
matemáticas de mayor complejidad, o utilizar funciones estadísticas.
De esta manera, nuestro trabajo con números se facilita en gran medida ya
que Excel nos permite analizar los datos fácilmente y generar reportes con
herramientas como gráficos y tablas dinámicas.
Excel pertenece a la categoría de programas informáticos conocida
como hojas de cálculo.
Las hojas de cálculo fueron desarrolladas en la década de 1960 para simular
las hojas de trabajo contables de papel y de esa manera ayudar en la
automatización del trabajo contable.
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Las hojas de cálculo electrónicas han reemplazado a los sistemas de cálculo
en papel, y aunque inicialmente fueron creadas para tareas contables, hoy en
día son utilizadas para un sinfín de aplicaciones donde se necesita trabajar con
datos tabulares.
UN POCO DE HISTORIA
En el año 1982, Microsoft incursionó en el ámbito de las hojas de cálculo
electrónicas con el lanzamiento de su producto Multiplan.
En ese tiempo ya existían dos competidores que estaban fuertemente
posicionados en el mercado: SuperCalc de la empresa Sorcim y VisiCalc de la
empresa VisiCorp, así que no era una tarea sencilla para Microsoft ganar un
poco de mercado.
Por si fuera poco, en el año 1983, fue lanzada la hoja de cálculo Lotus 1-2-
3 que tomó a todos por sorpresa y se posicionó rápidamente como la hoja de
cálculo más utilizada.
Microsoft fue testigo de cómo la hoja de cálculo de Lotus se posicionaba en
el primer lugar, así que hizo a un lado su producto Multiplan y comenzó a
trabajar en la primera versión de Excel la cual fue lanzada en el año 1985.
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LA PANTALLA PRINCIPAL DE EXCEL
La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día, es que
la pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones, es decir, está
formada por columnas y filas.
Esas columnas y filas dan forma a pequeños recuadros que conocemos como
celdas, donde cada una de ellas tendrá una dirección única que estará
conformada por la columna y la fila a la que pertenece, es decir, la dirección
será una letra (de la columna) y un número (de la fila).
Por ejemplo, la celda superior izquierda de la matriz tiene la dirección A1
porque se encuentra en la columna A y en la fila 1.
La primera versión de Excel fue hecha exclusivamente para la plataforma
Macintosh, pero dos años después, en 1987, Microsoft lanzó Excel 2.0 que ya
consideraba una versión para la plataforma Windows.
A partir de ese momento, la hoja de cálculo de Microsoft comenzó su
crecimiento hasta convertirse en la hoja de cálculo más utilizada de todos los
tiempos.
En cada una de las celdas de Excel podremos ingresar datos numéricos o
alfanuméricos, pero siempre tendremos un solo valor en una celda.
Una manera de saber si Excel ha reconocido un dato como un número, o
como un texto, es por la alineación que se aplica al valor dentro de la celda.
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Si introducimos un dato de tipo texto, Excel lo alineará a la izquierda de la
celda, mientras que los datos numéricos serán alineados a la derecha.
De esta manera podremos saber si Excel ha reconocido un valor como un
dato numérico o como un dato alfanumérico.
OPERACIONES ARITMÉTICAS
Excel nos permite realizar cálculos aritméticos con nuestros datos numéricos
como la suma (+), la resta (-), la multiplicación (*) y la división (/).
La única condición es que debemos colocar el símbolo igual (=) precediendo
a la fórmula de manera que Excel efectúe el cálculo correspondiente.
Podemos escribir fórmulas tan grandes como lo necesitemos y solamente
debemos respetar el máximo de caracteres en una celda que es de 32,767 en
las versiones más recientes de Excel.
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Algo que es extremadamente útil al momento de escribir fórmulas en Excel
es que podemos hacer referencia a otras celdas para incluir sus valores dentro
de los cálculos.
A ese vínculo creado entre celdas lo conocemos como una referencia, por
ejemplo, la siguiente fórmula hará la suma de los valores contenidos en las
celdas A1 y A2:
=A1+A2
FUNCIONES DE EXCEL
Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos para realizar muchos de
nuestros cálculos, también podemos utilizar las funciones de Excel las cuales
son procedimientos que nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos.
Podemos pensar en las funciones como si fueran un asistente de Excel al cual
le daremos algunos datos numéricos y se encargarán de realizar los cálculos y
nos entregarán el resultado correcto.
Un ejemplo es la función PROMEDIO a quien podemos indicarle una serie
de valores numéricos y nos devolverá el promedio de todos ellos.
En la siguiente imagen puedes ver la función PROMEDIO con los valores 1,
3, 5 y 8 y el resultado, que es 4.25, lo observamos en la celda A1.
Las funciones de Excel están catalogadas por su funcionalidad y algunas de
esas categorías son las funciones de búsqueda y referencia, las funciones
lógicas, las funciones de texto, las funciones de fecha y hora, etc.
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Para conocer todas las categorías de funciones disponibles en Excel puedes
hacer clic sobre la pestaña Fórmulas y verás una serie de botones con los
nombres de las categorías.
Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se mostrarán las funciones que
pertenecen a dicha categoría, por ejemplo, la siguiente imagen muestra algunas
de las funciones de la categoría Matemáticas y trigonométricas.
DATOS TABULARES
Como lo he mencionado al principio, hoy en día Excel es utilizado en diversas
disciplinas donde se necesiten datos tabulares.
Afortunadamente, la gran cantidad de celdas que tenemos disponibles en
Excel nos facilitarán la organización de los datos tabulares.
Excel nos ofrece una buena cantidad de herramientas para dar formato a
nuestros datos, ya sea creando una tabla de Excel, o que apliquemos
un formato condicional o simplemente apliquemos algún estilo de celda.
Excel es una herramienta ampliamente utilizada para trabajar con datos
tabulares ya que podremos ordenarlos, filtrarlos, hacer una búsqueda sobre
ellos, o utilizar herramientas avanzadas para analizar dicha información.
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GRÁFICOS EN EXCEL
Una de las razones por las que Excel es una de las aplicaciones más populares
alrededor del mundo es por su capacidad de crear gráficos basados en datos.
El hecho de tener una herramienta visual facilita mucho la compresión e
interpretación de la información por lo que millones de usuarios de la
aplicación generan sus propios reportes en Excel.
Aprender a crear gráficos de Excel es un tema aparte, pero puedes tener una
idea de los diferentes gráficos disponibles al hacer clic en la pestaña Insertar y
de inmediato verás un grupo de comandos identificado con el
nombre Gráficos donde podrás encontrar todos los tipos de gráficos
disponibles en Excel.
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NOMBRES Y VERSIONES DE EXCEL
Los más común en la literatura y en los tutoriales en línea es referirnos a la
hoja de cálculo de Microsoft con el nombre de “Excel”.
Algunos otros lo llaman “Microsoft Excel” y también como “Office Excel”
por ser parte de la suite de Office.
También encontrarás que es común hacer referencia a la hoja de cálculo por
su versión, por ejemplo: “Excel 2013”, “Excel 2016”, “Excel 2019”, etc.
Cuando trabajamos con Excel es muy importante conocer el número de
versión que tenemos ya que hay funcionalidad de las versiones recientes que
no existirá en las versiones previas.
PORQUÉ APRENDER A USAR EXCEL
La gran cantidad de herramientas y comandos disponibles en Excel podría
intimidar a cualquier usuario que sea nuevo en el uso de la aplicación, pero la
realidad es que hoy en día Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en
el ámbito laboral lo cual hace indispensable el aprender a usarla.
Excel ha dejado de ser una aplicación para contadores y financieros y se ha
convertido en una herramienta de tratamiento de datos que trasciende mucho
más a la contabilidad ya que facilita la extracción y manipulación de datos, así
como la creación de reportes.
Por esta razón es que es casi inevitable que, sin importar la profesión a la que
te dediques, será muy probable que en algún momento tendrás la necesidad
de utilizar Excel.
Puedes comprobarlo por ti mismo y buscar en las bolsas de trabajo online y
verás que el dominio de Excel es una de las habilidades más solicitadas. Así
que, ahora que ya sabes qué es Excel, no esperes más y decide aprender a
utilizar esta fabulosa herramienta.
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ELEMENTOS DE EXCEL 2016
Una de las primeras cosas que debes aprender de Excel 2016 es cómo está
organizada su interfaz. Veamos:
1. Barra de acceso rápido:
Aquí encontrarás acceso a funciones como Guardar, Deshacer y Rehacer, sin
importar la pestaña en que te encuentres trabajando. Puedes modificar los
comandos de esta barra dependiendo de tus necesidades.
2. Cinta de opciones:
Estarán todos los comandos necesarios para trabajar en Excel. La cinta está
compuesta por varias pestañas en donde están agrupados los comandos. Por
ejemplo, en la pestaña Fórmulas, encontrarás comandos como Insertar
función y Autosuma.
3. Cuadro ¿qué desea hacer?:
Este cuadro es una barra de búsqueda donde podrás buscar las herramientas
o comandos que desees usar.
4. Cuenta Microsoft:
Desde aquí podrás iniciar sesión con una cuenta Microsoft o acceder a la
información de tu perfil.
5. Cuadro de nombres:
En este cuadro verás el nombre de la celda seleccionada.
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6. Barra de fórmulas:
Podrás ingresar o editar los datos, la fórmula o la función insertada en una
celda en específico.
7. Columnas:
Una columna es un grupo de celdas verticales que se identifica con una letra.
8. Filas:
Una fila es una línea horizontal de celdas que identificamos por un número.
9. Celdas:
Cada uno de los rectángulos que componen una hoja de cálculo se les llama
celda. Se les identifica por la letra de la columna y el número de la fila a las
cuales pertenecen.
10. Hojas de cálculo:
Los archivos en Excel se llaman libros de cálculo y cada uno de ellos pueden
contener varias hojas de cálculo. En esta área verás cuántas hojas de cálculo
componen el libro en que estás trabajando. Solamente debes hacer clic en la
hoja de cálculo a la cual desees ir.
11. Tipo de vista:
Hay tres tipos de vista de archivo en Excel: Normal, Diseño de página y Vista
previa de salto de página. Solamente debes hacer clic en la opción que desees
elegir.
12. Zoom:
Aquí puedes hacer clic en el control de zoom y arrastrarlo a derecha o
izquierda para acercar o alejar la hoja de cálculo en que estés trabajando.
CELDA
Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda
puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos.
También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas
en otras hojas del libro.
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COLUMNA
Una columna es el nombre que recibe la agrupación de celdas que se
disponen en vertical desde arriba hacia abajo. Se identifican mediante las letras
que encontramos en la parte superior de la columna, llevando un orden
alfabético.
FILA
Las filas se disponen de forma horizontal y se identifican con números
dispuestos en la parte izquierda de la hoja y hacia abajo. Estos números son
los encabezados de fila. A la intersección de una columna y fila se le
denomina celda.
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RANGO
Un rango es un grupo de celdas contiguas y su dirección está compuesta por
la dirección de la celda superior izquierda seguida de dos puntos y por la
dirección de la celda inferior derecha. Por ejemplo, el rango A1:C2 se refiere
a las celdas A1, B1, C1, A2, B1 y C2.
REGISTRO
Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que
pertenecen a una misma entidad. Se le asigna automáticamente un número
consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice
aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para
su búsqueda.
FICHA ARCHIVO
La ficha Archivo permite acceder a acciones habituales de archivo como
Nuevo, Abrir y Guardar. También permite administrar los archivos mediante
herramientas más avanzadas, como Exportar y Publicar. Nota: La ficha
Archivo no se puede mover en la cinta de opciones.
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LA BARRAS
La Barra de Herramientas de Excel es también conocida como barras de
botones. La barra de herramientas sirve como punto de reunión de los iconos
de comandos más frecuentemente utilizados en Excel.
LIBRO DE EXCEL
Un libro es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo para ayudarle
a organizar los datos. Puede crear un libro desde un libro en blanco o una
plantilla.
FORMATO GENERAL
El formato General se emplea para no indicar ningún formato especifico, será
útil para retirar el formato especifico que hayamos dado a unas celdas o
simplemente porque se añadió por arrastre.
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FORMATO NUMERO
El formato Número, nos permitirá indicar la cantidad de decimales que
queremos mostrar, en caso de ser números enteros sin decimales les añadirá
la coma seguida de tantos ceros como indiquemos. También está la opción de
seleccionar los separadores de millares. Añadirá el punto de separación. Esta
configuración depende de nuestra configuración regional, si tenemos
seleccionada la configuración anglosajona saldrá una coma en esta posición y
un punto para los decimales. La latina es a la inversa.
Otra opción aquí es que los números negativos cambien automáticamente su
color a rojo, las distintas opciones las podemos seleccionar en la lista inferior.
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FORMATO MONEDA Y CONTABILIDAD
El formato de moneda lo indicaremos en el caso de añadir el símbolo de la
moneda a los importes de las celdas. Como en el caso anterior podremos
indicar la cantidad de decimales con los que operar. Los separadores de
millares están incluidos por defecto en este formato. Podemos seleccionar
de la lista desplegable cualquier símbolo de moneda del mundo, por defecto
el primer símbolo que nos aparece es el que tengamos en la configuración
regional de nuestro ordenador por ubicación geográfica.
El formato de contabilidad es exactamente igual que el de moneda, pero
específico para alinear correctamente todos los valores en función del
separador de decimales, de forma que pueda visualmente seguirse para su
suma manual, por ejemplo.
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FORMATO PORCENTAJE
El formato de porcentaje nos añadirá el símbolo % al valor de la celda y nos
permitirá realizar operaciones de obtención de porcentajes. Hemos de tener
en cuenta que si tenemos un valor absoluto X en una celda y añadimos el
símbolo % mediante el teclado tiene el mismo efecto. Ahora bien si tenemos
ese valor X en una celda y pulsamos el botón de Porcentaje de la cinta de
opciones se convierte en x00%. Esto es así porque en caso contrario se alteran
los cálculos. Veamos un ejemplo.
1200 x 70 = 84.000
Al indicar formato porcentaje al 70, la operación no cambia si se multiplica y
divide por 100, es decir 7000%, que es el valor que nos presentará la celda.
Para obtener el 70% o escribimos el símbolo manualmente o previamente lo
modificamos por 0,70, esta operación resulta.
1200 x 0,7 = 840
1200 x 70% = 840
Todos los formatos predeterminados vistos hasta ahora son directamente
aplicables mediante botones en la cinta de opciones.
FORMATO DE FECHAS Y HORAS
Las fechas son un tipo de dato muy común dentro de Excel y aprender a
darles el formato adecuado es de suma importancia para poder presentar la
información de manera adecuada. De igual manera el formato de horas es
importante.
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FORMATOS DE FECHA Y HORA EN EXCEL
De manera predeterminada en la lista de formatos que se encuentra en la ficha
Inicio dentro del grupo Número tenemos un par de formatos para fecha y
otro para hora.
Sin embargo en el cuadro de diálogo Formato de celdas tenemos muchas más
opciones de donde elegir. Asegúrate de elegir la categoría Fecha o la
categoría Hora para tener acceso a los diferentes tipos de formato adicionales:
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FECHA Y HORA EN LA MISMA CELDA
Es posible tener celdas que contengan un valor tanto de fecha como de hora.
Esto es posible al separar la información por un espacio tal como se muestra
a continuación:
Observa cómo la barra de fórmulas muestra el contenido de la celda tanto
con la fecha como con la hora sin embargo el valor de la celda solamente
muestra la fecha. Esto se debe a que la celda tiene un formato de fecha. Si
cambiamos al formato de la celda por un formato de hora entonces la celda
se mostrará de manera diferente:
Para que la celda muestre ambos datos debe tener un formato
personalizado el cual podemos elegir dentro del cuadro de diálogo Formato
de celdas.
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FRACCIONES EN EXCEL
Las fracciones son una forma de expresar las partes de un número entero. Y
aunque la mayoría de las personas utilizamos números decimales, tal vez en
alguna ocasión necesitarás desplegar ciertos valores como fracciones en Excel.
INGRESAR FRACCIONES EN EXCEL
Para ingresar en una celda un número entero y una fracción debemos dejar
un espacio entre la parte entera y la parte fraccionaria. Por ejemplo, podemos
ingresar el valor 2 ¾ y presionar Entrar.
Cuando seleccionamos la celda se mostrará 2.75 en la barra de fórmulas pero
la celda se desplegará como una fracción. Si solamente deseas ingresar la parte
fraccionaria entonces debes colocar primero el número cero de la siguiente
manera 0 3/4, de lo contrario Excel lo interpretaría como una fecha.
NUMERADOR MAYOR QUE DENOMINADOR
En caso de ingresar una fracción que tenga un numerador mayor que el
denominador, Excel realizará la conversión a un número entero y una fracción.
Por ejemplo, después de ingresar 0 68/8 obtenemos el siguiente resultado.
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FORMATO DE FRACCIONES EN EXCEL
Para ver los formatos disponibles para las fracciones abre el cuadro de diálogo
Formato de celdas. Puedes utilizar el atajo de teclado CTRL + 1 para abrirlo.
Los formatos de celda nos permitirán mostrar las fracciones como medios,
cuartos, octavos o dieciseisavos. Por ejemplo, en las celdas A, B, C y D he
ingresado la fracción 0 ½ y solamente he modificado el formato de las celdas.
De esta manera la columna A muestra la fracción en medios, la columna B en
cuartos, la columna C en octavos y la columna D en dieciseisavos.
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FORMATO CIENTIFICO
El formato científico muestra un número en notación exponencial,
reemplazando parte del número por e +n, en la que e (exponente) multiplica
el número anterior por 10 a la n. Por ejemplo, un formato científico con dos
decimales muestra 12345678901 como 1.23 E + 10, que es 1,23 veces 10 a la
décima potencia.
LAS 8 MEJORES ALTERNATIVAS A EXCEL PARA HACER
HOJAS DE CÁLCULO
1. Hojas de cálculo de Google
Nuestra primera opción recomendada es de fácil acceso: Si tienes una cuenta
de Gmail, ya tienes acceso a las Hojas de cálculo de Google.
Las hojas de cálculo de Google, un competidor similar a Excel tanto en layout
como en recursos, trae algunos beneficios que Excel no tiene, que te
enumeraremos a continuación.
El primero de ellos es que sus archivos en las hojas de cálculo de Google se
guardan en la nube; es decir: tu negocio no corre el riesgo de perder algún
dato por ahí.
En segundo lugar, puedes compartir tus hojas de cálculo con cualquier
persona en Slack o Trello, por ejemplo. O incluso hacer ediciones
simultáneamente, permitiendo óptima colaboración y trabajo en equipo en los
proyectos.
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Además, todavía cuenta con herramientas como Google Traductor,
GoFinance y las funciones de “importar feed”, que permiten extraer datos
directamente de las URL de la página web.
Además: Ahorro de costos al trabajar con freelancers.
2. ThinkFree
El lema de ThinkFree es ofrecer una oficina virtual para el profesional
moderno. Con dos meses de evaluación gratuita (y la versión de la empresa a
un costo de $ 79.99), ThinkFree ofrece tres recursos principales: Write, Calc
y Show.
La alternativa que la asemeja a Excel es Calc, que permite crear hojas de
cálculo y presentaciones, además de proporcionar 1GB de almacenamiento
en línea gratuito.
Y, al igual que las hojas de cálculo de Google, también puedes acceder al
archivo al mismo tiempo que otros miembros de tu equipo.
Otra gran característica es el hecho de que puedes acceder a tus planillas de
dispositivos móviles, como smartphones.
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3. Numbers
Otra opción gratuita, pero sólo para los usuarios de Mac. Este programa es
básicamente la versión de Apple para Excel.
Numbers proporciona funciones de análisis e informes de datos de alta
calidad, además de muchas herramientas visuales. Por otra parte, dejan claro
que la belleza es fundamental aquí. No hay marcaciones fijas, y el usuario tiene
la libertad de organizar los datos a su manera.
Puedes direccionar, dibujar, aplicar diversos bordes y estilos a las tablas. Y si
no te gusta, mover todo de nuevo de la manera que te parezca mejor.
Gran punto a favor: Numbers también te permite guardar tu hoja de cálculo
como un archivo de Excel para compartir con otra persona que tenga Excel.
Así todos logran acceder al archivo.
4. Zoho Sheet
¡Excelente opción para pequeñas empresas, Zoho Sheet es gratuito para hasta
25 personas!
Una de las mayores ventajas de Zoho es que también archiva tus hojas en la
nube, para que puedas acceder a tus datos dónde y cuándo quieras.
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Ofrece funciones incluyendo gráficos y tablas dinámicas, muy parecidas a las
de Excel y te permite editar una hoja de cálculo con colegas simultáneamente,
facilitando la colaboración.
Además, Zoho también proporciona gráficos visuales y herramientas para
crear gráficos listos para la presentación.
5. BIRT
El BIRT forma parte de las alternativas gratuitas y que son particularmente
útiles para el análisis de datos.
Sus recursos incluyen fórmulas reales, tablas dinámicas, hiperlinks y layouts
diversos. La hoja de cálculo BIRT también automatiza y centraliza toda la
producción, el mantenimiento y la seguridad.
Creado por The Eclipse Foundation, el download se realiza directamente en
el sitio web del BIRT, y es compatible con Windows, Linux o Mac. Lo que
facilita bastante el acceso. En contrapartida, sólo está disponible en inglés.
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6. Free Office 2018
Disponible para Windows y Linux, FreeOffice 2018 es una gran opción para
uso personal o comercial.
Es muy similar a Excel, incluye el formato y las tablas dinámicas y la
compatibilidad con los productos Office de Microsoft. Las hojas de cálculo
son limpias e intuitivas, además de totalmente user friendly.
¿Cuál es la mejor parte? Totalmente libre por un tiempo ilimitado y está
disponible en español. Existe un plan pago, que ofrece mayores comodidades
y otras funciones, pero nada que sea imprescindible para el trabajo con hojas
de cálculo.
7. Quip
Quip predica la colaboración en el máximo nivel, por eso puede ser una muy
buena opción para trabajar con tus equipos de freelancers habituales.
A través de Quip es posible organizar documentos, e-mails, reuniones, hojas
de cálculo, todo en un solo lugar. Son más de 400 funciones en total. Entre
las empresas que hacen uso de Quip para organizar sus equipos están, entre
otras, Facebook, Amazon y Dell.
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El período de evaluación de Quip es gratuito, para que tu equipo pueda
experimentar todas las funcionalidades y adaptarse a la herramienta. Después
de ese contacto inicial, la firma cuesta 30 dólares al año por cada cinco
miembros.
8. Apache OpenOffice
Como paquete de productividad libre y abierto, la última opción de nuestra
lista es el Apache OpenOffice, que ya ha superado las 50 millones de
descargas.
Este programa está disponible en varios idiomas, ofrece software gratuito para
la creación de textos, hojas de cálculo, presentaciones y gráficos. Una ventaja
para muchos usuarios es que, después de la descarga, es posible utilizar el
programa en modo offline.
Una característica muy peculiar de Apache OpenOffice es que tiene un
código abierto. Es decir, puedes modificar el programa para satisfacer las
necesidades de tu empresa.
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