Curso de Liderazgo y

Gestión

Sesión 2
1.1 Definición de Administración
 1.1 Definición de Administración

Proceso de planear,
organizar, dirigir y
controlar el uso de los
recursos
organizacionales
para lograr los objetivos
de la empresa
de forma eficaz y
eficiente.
 1.2 El Proceso Administrativo

ORGANIZAR DIRIGIR

Proceso

PLANEAR CONTROLAR
 1.3 El Proceso Administrativo

Planeación Organización Dirección Control

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Se definen las
metas, los
objetivos, se
determina qué
hacer para
alcanzarlos y se
trazan planes
para integrar y
coordinar
actividades
 1.3.1 Planeación
ACCIONES
UN EJEMPLO…
Determinación
de mercados
potenciales
OBJETIVOS
Establecimiento
Expansión
de redes de
Internacional
representación

Incrementar las
….
ventas

Expansión en
regiones norte- ….
sur
 1.3 El Proceso Administrativo

Planeación Organización Dirección Control

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Se definen las Se asignan,

metas, los distribuyen y
objetivos, se agrupan tareas
determina qué Se asigna
hacer para autoridad y
alcanzarlos y se recursos
trazan planes Se define la
para integrar y estructura,
coordinar procesos y
actividades métodos
 1.3.2 Organización

Gerente
Un ejemplo de General
estructura muy
común (formalizada a Gerente
través del Administrativo y
Financiero
“organigrama”)
Gerente de Gerencia de Gerente de
Logística Producción Marketing

Almacenes Perfumes Ventas

Distribución Jabones Publicidad

 1.3 El Proceso Administrativo

Planeación Organización Dirección Control

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Se definen las Se asignan, Consiste en

metas, los distribuyen y motivar a los
objetivos, se agrupan tareas empleados, influir
determina qué Se asigna en los individuos
hacer para autoridad y y equipos
alcanzarlos y se recursos Resolver
trazan planes Se define la conflictos
para integrar y estructura, Manejar los
coordinar procesos y canales de
actividades métodos comunicación
 1.3.3 Dirección

Motivación… Resolución de Conflictos

Comunicación
 1.3 El Proceso Administrativo

Planeación Organización Dirección Control

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Se definen las Se asignan, Consiste en Consiste en

metas, los distribuyen y motivar a los vigilar y evaluar
objetivos, se agrupan tareas empleados, influir el desempeño
determina qué Se asigna en los individuos compararlo con
hacer para autoridad y y equipos las metas, y
alcanzarlos y se recursos Resolver tomar acciones
trazan planes Se define la conflictos correctivas.
para integrar y estructura, Manejar los Se usan para ello
coordinar procesos y canales de indicadores y
actividades métodos comunicación estándares

42
 1.3.4 Control

Un ejemplo de control:

Meta: Incrementar las ventas en 10% respecto al año anterior

Real: Sólo se logró incrementar las ventas en 8%.
¿Qué falta?

Otro ejemplo:
Estándar de Producción: No debe excederse 4% de desperdicio de
materia prima
Real: Se obtuvo un nivel de desperdicio de 3%.
¿Qué medidas correctivas plantearía?
 Ejercicio Funciones Administrativas
Indicar el tipo de función
Funciones como supervisor que corresponde

Hacer que todo el equipo cumpla los estándares de calidad del producto
Resolver los conflictos que surjan entre los empleados
Mantener los indicadores de gestión (por ejemplo: número de quejas por
día) dentro del ratio máximo
Realizar las proyecciones semanales y mensuales de ventas
Programar los turnos de trabajo de cada empleado
Evaluar el desempeño del personal
Motivar al personal para que cumpla sus tareas
Programar las vacaciones de los empleados
Comunicar a los empleados las metas mensuales y lo que la empresa
espera de ellos
Establecer la cantidad de personas que trabajarán en caja, cocina,
mostrador (despacho) y limpieza.
Preparar las proyecciones de necesidades de insumos semanal
2.1 Evolución del pensamiento
administrativo
 2.1 Teorías de la administración

1.- TEORÍAS
• Son generalizaciones de la práctica, interpretaciones
que hacen especialistas sobre lo que sucede.
• Grupo coherente de supuestos, que se presentan para
explicar e interpretar la relación entre dos o mas
hechos observables y proporcionar una base sólida para
predecir futuros eventos. (Stoner)

2.- ENFOQUE
• También llamado pensamiento, punto de vista o
perspectiva, para estudiar las organizaciones y la forma
de administrarlas.
 2.1 Teorías de la administración - Las cinco variables

TAREAS ESTRUCTURA PERSONAS TECNOLOGIA AMBIENTE

• Implica • Implica • Incluye los • Técnicas, • Considera
actividades, niveles aspectos métodos, variables
trabajo de jerárquicos, sicológicos y equipos, etc. externas,
los funciones, sociológicos que no son
operarios, autoridad, del personal, controladas
rutinas, etc. responsabili motivación, por la
dad, etc. grupos, organización.
equipos,
conflicto,
etc.
 2.1 Teorías de la administración - Las cinco variables

TAREAS

La TGA, estudia la
Administración de
las organizaciones,
desde el punto de
vista de la ESTRUCTURA
PERSONAS
ORGANIZACIÓN
interacción e
interdependencia de
sus 5 variables
principales.

AMBIENTE TECNOLOGIA

Fuente: Chiavenato (2004)

 2.1 Teorías de la administración – Resumen

ENFOQUE TEORIA ENFASIS AÑO Aprox.

1.- Administración Científica -Tarea 1903

Clásico
2.- T. Clásica -Estructura 1916
Humanista 3.- T. De las Relaciones Humanas -Personas 1932
-Estructura
4.- T. Burocrática -Estructura, 1940
Estructuralista
5.- T. Estructuralista personas y 1947
ambiente
6.- T. Del Comportamiento -Personas
1957
Comportamiento 7.- T. del Desarrollo -Personas y
1958-1960
Organizacional ambiente

Cuantitativo 8.- Investigación de Operaciones -Tecnología 1956-1960

-Ambiente
9.- Teoría de Sistemas Fines 50
Contemporáneo -Ambiente y
10.- Teoría de Contingencias 1972
tecnología
2.2 Administración Científica - Generalidades
OBJETIVO
• Aumentar las ganancias a través del aumento de la eficiencia en el
nivel operacional, con la Organización Racional del Trabajo (ORT)

ENFASIS
• En las tareas

ENFOQUE
• De abajo hacia arriba (del obrero, hacia el supervisor y gerente) y
de las partes (operarios y puesto) hacia el todo (la organización).

EXPONENTES
• Frederick Taylor / Henry Lawrence Gantt / Harrington Emerson /
Frank Bunker Gilbreth / Henry Ford
 2.2 Administración Científica - Supuestos
CONCEPTO DEL HOMBRE: «Hombre económico»
• Persona motivada por recompensas salariales
• Trabajo como medio para ganarse la vida
• Trabaja por la necesidad del dinero

MEDIO: Aplicación de métodos científicos

• Para el diseño de la tarea
• Para el diseño del lugar de trabajo
• Para la selección del personal
• Para el entrenamiento de personal

Fuente: Chiavenato (2004)

 2.2 Administración Científica - Aportes
ORT: Organización Racional del Trabajo

Selección
científica del Supervisión
trabajador funcional

División del trabajo Estudio de

y especialización del tiempos y
obrero movimientos Máxima
Eficiencia a Mayores
Diseño de Cargos nivel Ganancias
Estudio de la
y Tareas fatiga humana operativo

Estandarización
Incentivos
de métodos y
salariales
máquinas

Condiciones
ambientales del
trabajo

Fuente: Adaptado de Chiavenato (2004:60)

 2.2 Administración Científica - ORT

Selección científica del personal y capacitación

• Buscar la persona adecuada para el cargo.

División del trabajo y especialización del obrero

• El obrero debe limitarse a una tarea y especializarse

Diseño de cargos y tareas

• Tarea es la mínima actividad. Cargo, es conjunto de tareas

Estandarización de métodos y de máquinas

• Reducir la variabilidad y diversidad de los procesos y productos.
 2.2 Administración Científica - ORT

Supervisión funcional
• Supervisores especialistas en determinadas áreas y autoridad
funcional, no lineal

Estudio de tiempos y movimientos

• Dividir el trabajo en movimientos necesarios para su ejecución y
medir el tiempo de duración.

Estudio de la fatiga humana

• Eliminar todo aquello que canse, fatigue y afecte la productividad del
obrero

Incentivos salariales y premios por producción

• Remuneración basada en la producción

Condiciones ambientales de trabajo

• Que garanticen bienestar físico y menos fatiga
 2.2 Administración Científica – Aplicación

LA CADENA DE
MONTAJE
 2.2 Administración Científica – Críticas

Mecanicismo
• Se concibió la organización como una máquina basado en diseños y movimientos estandarizados. Se anula
la espontaneidad del hombre.
Superespecialización del obrero
•A través de la división de las operaciones, buscando la máxima eficiencia

Visión microscópica del hombre

•Se ignora que el trabajador es un ser humano y social

Enfoque incompleto de la organización

•Sólo se limita a los aspectos formales, omitiendo la organización informal.

Limitación del campo

•Se limitó a los problemas de producción sin considerar otras funciones

Enfoque de sistema cerrado

•Sólo consideró aspectos internos de la organización y no variables externas.
 2.3 Teoría clásica- Generalidades
OBJETIVO
• Aumentar la eficiencia de la empresa mediante la forma y disposición
de los órganos componentes de la organización y de sus relaciones
estructurales.

ENFASIS
• En la estructura (anatomía) y las funciones (fisiología) de la organización
• Cada unidad organizativa (departamento) se concibe como un conjunto de
tareas a repartir entre los componentes del departamento.

ENFOQUE
• De arriba hacia abajo (de los niveles superiores a los inferiores) del
todo (organización) hacia sus partes (departamentos
componentes).

EXPONENTES
• Henri Fayol / James Mooney / Lyndall Urwich / Luther Gulick
 2.3 Teoría clásica – Aportes

1. FUNCIONES BÁSICAS DE LA EMPRESA

2. FUNCIONES UNIVERSALES DE LA
ADMINISTRACION

3. CATORCE PRINCIPIOS DE
ADMINISTRACION
 2.3 Teoría clásica
1. FUNCIONES BÁSICAS DE LA EMPRESA

Toda empresa, para lograr sus fines, debe asegurar la marcha de seis
funciones:
Técnicas
• Relacionadas a la producción

Comerciales
• Compra, venta o intercambio
Financieras
• Búsqueda y gestión de capital

De seguridad
• Protección de bienes y personas

Contables
• Registros, balances, costos

Administrativas
• Integración de las funciones anteriores
2.3 Teoría clásica – Aplicación
 2.3 Teoría clásica

2. FUNCIONES UNIVERSALES DE LA ADMINISTRACION

Planear

Controlar Organizar

Coordinar Dirigir
 2.3 Teoría clásica - Aportes

3. CATORCE PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

Catorce Organización Máxima Mayores

Principios Formal Eficiencia Ganancias

Fuente: Adaptado de Chiavenato (2004:77)

 2.3 Teoría clásica – Catorce Principios (1)

División del trabajo

• Especialización de las tareas y de las personas para aumentar la eficiencia.

Unidad de mando
• Cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior

Autoridad y responsabilidad
• Autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de esperar obediencia, la responsabilidad es una
consecuencia natural de la autoridad.
Centralización
• Concentración de la autoridad en la alta jerarquía de la organización.

Jerarquía o cadena escalar

• Línea de autoridad que va del eslabón más alto al más bajo.

Disciplina
• Obediencia, dedicación y respeto de las normas establecidas.

Orden
• Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Orden material y humano
46
 2.3 Teoría clásica – Catorce Principios (2)
Unidad de dirección
• Es el establecimiento de una cabeza y un plan para cada grupo de actividades que tenga un mismo objetivo.

Iniciativa
• Empleados con capacidad de visualizar un plan y de asegurar su éxito

Estabilidad y duración del personal en un cargo

• La rotación tiene un impacto negativo sobre la eficiencia de la organización. Cuanto más permanezca una
persona en el cargo mejor.
Subordinación de los intereses individuales a los generales
• Los intereses generales deben estar por encima de los interés particulares.

Remuneración del personal

• Es la retribución que se le asigna a un trabajador en contraprestación de su trabajo. Debe haber una satisfacción
justa y garantizada para los empleados .
Equidad
• Amabilidad y justicia para lograr la lealtad del personal.

Espíritu de Equipo
• La armonía y la unión entre las personas constituyen grandes fortalezas para la organización 47
 2.3 Teoría clásica – Críticas

Enfoque simplificado de la organización.

• Se concibe organización en términos lógicos y formales ignorando
aspectos sicológico y sociales.
Mecanicismo
• Se concibió la organización como una máquina. Determinadas causas
(principios de la teoría) debería llevar a ciertas consecuencias
(eficiencia).

Enfoque incompleto de la organización.

• Sólo se limita a los aspectos formales omitiendo la organización
informal.
Enfoque de sistema cerrado
• Considera sólo variables al interior de la organización.
2.4 Teoría de las Relaciones Humanas - Generalidades

OBJETIVO
• Aumentar la eficiencia de la organización mediante la
satisfacción adecuada de las necesidades psicológicas y
sociales del trabajador y su grupo social.

ENFASIS
• En las personas que trabajan en la organización y su
grupo social. Es decir se preocupa de los aspectos
psicológicos y sociológicos.

EXPONENTES
• Elton Mayo / Kurt Lewin / William Dickson
 2.4 Teoría de las Relaciones Humanas - Supuestos
CONCEPTO DEL HOMBRE: «Hombre social»
• Persona motivada por el reconocimiento, aceptación social y participación
• La motivación económica es secundaria
• El personal no responde siempre de forma exactamente previsible

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN
• La empresa se visualiza como una organización social compuesta por grupos
sociales informales
• La estructura informal no necesariamente coincide con la estructura formal
• Los grupos informales constituyen la organización humana de la empresa
• Los grupos informales surgen natural y espontáneamente de las relaciones e
interacciones de las personas que ocupan cargos en la empresa.
• Presencia del liderazgo informal

Fuente: Chiavenato (2004:91-92)

 2.4 Teoría de las Relaciones Humanas - Aportes

El nivel de producción es resultado de factores sociales

• Integración social, moral, interrelaciones satisfactorias, motivación, asesoría, liderazgo y comunicación

Comportamiento del individuo está en función del grupo

• El comportamiento está condicionado por normas y patrones sociales

• Cualquier desviación a las normas sociales es sancionada

Los grupos informales definen sus reglas de comportamiento, objetivos, creencias,

expectativas

Los contactos entre personas afianzan las relaciones humanas

Importancia del contenido del cargo

Énfasis en aspectos emocionales

Fuente: Chiavenato (2004:91-92)

 2.4 Teoría de las Relaciones Humanas - Críticas

Contraposición «cerrada» a la teoría clásica

Concepción ingenua y romántica del obrero

Limitación del campo experimental a la «fábrica»

Énfasis en los grupos informales

El enfoque manipulador de las relaciones humanas

2.5 Teoría Burocrática - Generalidades
ejercito
OBJETIVO
• Conducir a la organización a un desempeño de máxima eficiencia a través de un modelo
ideal y racional de organización que pueda aplicarse a todas las empresas.

ENFASIS
• En la estructura jerárquica de autoridad. En la organización formal.
• En las normas y reglamentos formalmente establecidos.

ENFOQUE
• Normativo o descriptivo. Es decir se centró en estudiar las organizaciones como eran
realmente, determinando normas y reglamentos para que continúen así.

EXPONENTES
• Max Weber / Robert Merton / Philip Selznick / Alvin Gouldner
 2.5 Teoría Burocrática - Concepto

Burocracia: Forma de organización caracterizada por la

división de trabajo, una jerarquía bien definida, reglas y normas
detalladas y relaciones impersonales.
Basada en una autoridad formal legalizada.
Es la organización eficiente por excelencia.
(Robbins & Coulter, 2010, p28)
 2.5 Teoría Burocrática - Características

1.- Carácter legal de las normas y reglamentos

• Las normas determinan el comportamiento y deben cumplirse

2.- Carácter formal de las comunicaciones

• Las reglas, decisiones y comunicación por escrito.

3.- Carácter racional y división del trabajo

• La división del trabajo atiende a una racionalidad, es decir, está adecuada a
los objetivos
4.- Impersonalidad en las relaciones
• No se considera a las personas como tales, sino por el cargo y funciones que
desempeña
5.- Jerarquía de autoridad
• Cada cargo debe estar bajo el control de uno superior
9
 2.5 Teoría Burocrática - Características

6.- Rutinas y procedimientos estandarizados

• Se fija las reglas y técnicas para el desempeño de cada cargo

7.- Competencia técnica y meritocracia

• La admisión, y promoción del personal se fundamentan en
evaluación y méritos
8.- Especialización de la administración
• Los gerentes deben ser profesionales en administración

9.- Profesionalización de los participantes

• Cada empleado debe ser un profesional y especialista

10.- Completa previsión del funcionamiento

• Los empleados deben comportarse según las normas 10
 2.5 Teoría Burocrática – Críticas

Racionalismo excesivo de la burocracia

• No tiene en cuenta la naturaleza organizacional ni las condiciones del
ambiente que la rodea
Mecanicismo y limitaciones de la “teoría de la máquina”
• Prestó atención a las estructuras internas

Conservadurismo de la burocracia
• No tiene en cuenta el crecimiento personal ni la organización informal

Enfoque de sistema cerrado

• No considera el ambiente externo ni sus repercusiones en el
comportamiento organizacional
2.6 Teoría Estructuralista - Generalidades

OBJETIVO
• Analizar a las organizaciones bajo un enfoque múltiple (clásico, humanista, y
burocrática) para conducir a las mismas hacia la eficiencia y eficacia.

ENFASIS
• En el estudio de las organizaciones principalmente en su estructura interna y su
interacción con otras organizaciones. Pero también en las personas y el medio
ambiente

ENFOQUE
• Múltiple (toma en cuenta las teoría clásica, humanística y burocrática y considera
tanto la organización formal como la informal)

EXPONENTES
• Amitai Etzioni / James Thompson / Victor Thompson / Peter Blau
 2.6 Teoría Estructuralista - Supuestos

Concepto de Estructura
• Es la disposición e interrelaciones de las partes de un todo.

El TODO es mas grande que la suma de las PARTES

• La modificación de un elemento del todo acarrea la modificación
de los otros elementos y relaciones

Hombre organizacional
• Aquel que desempeña roles en diferentes organizaciones,
participa en varias organizaciones. Es el hombre moderno.
• Características: flexibilidad frente a los cambios, tolerancia a las
frustraciones, deseo de superación.

Fuente: Chiavenato (2004:248-249)

 2.6 Teoría Estructuralista - Aportes
El principal aporte es su análisis multidimensional de la organización:

Fuente: Chiavenato (2004, p. 252-255)

 2.7 Enfoque/ Método Sistémico

CONCEPTO DE SISTEMA
Conjunto de objetos o partes unidos por alguna forma de interacción e
interdependencia para lograr un objetivo.
Pueden ser:
 Sistemas cerrados: no se influyen o relacionan con el entorno
 Sistemas abiertos: interactúan dinámicamente con el entorno.
 2.7 Enfoque/ Método Sistémico

ESQUEMA BÁSICO DE LOS SISTEMAS

Entorno

Proceso de
Entradas transformación Salidas
Actividades de los empleados
Materia prima
Actividades gerenciales Productos y
Recursos
Tecnologías y métodos de servicios,
humanos operación
Capital Resultados
Tecnología financieros
Información Información
Retroalimentación Resultados humanos

No olvidemos que todo sistema es parte de un entorno es decir de

un sistema mayor
 2.7 Enfoque/ Método Sistémico
EJERCICIO
Analice el siguiente gráfico aplicando los conceptos de la teoría de sistemas.

ENTORNO

Retroalimentación
 2.7 Enfoque/ Método Sistémico

Características de las organizaciones como sistemas

abiertos
1. Una organización está formada por “factores
interdependientes” que incluyen individuos,
grupos, actitudes motivos, estructura formal,
interacciones, objetivos, estatus y autoridad.

2. Las decisiones y acciones de un área de la

organización afectará a otras áreas.

3. Las organizaciones no están aisladas.

Dependen del entorno para obtener
recursos.
3.1 La medición del desempeño
administrativo
 3.1 La medición del desempeño administrativo

…recordemos la organización como un sistema y la administración como articulador

DESEMPEÑO

La administración no sólo es articular las funciones para lograr las metas sino que debe hacerlo de manera
eficaz y eficiente => DESEMPEÑO
 3.1 La medición del desempeño administrativo

EFICIENCIA EFICACIA
(Medios) (Fines)

Aprovechamiento Logro de
de recursos metas

Pocos desperdicios Grandes logros

La administración se esfuerza por: no

Desperdiciar recursos (eficiencia) y conseguir
todas las metas (eficacia)
 3.1 La medición del desempeño administrativo

NO Eficiente Eficiente
• Resultados: • Resultados:
Productos/Servicios
Productos que los Alcanza las Metas
clientes desean, Alcanza las Metas que los clientes desean
de su Organización
pero que es costoso pero hace uso con calidad y que ellos
y a la vez están dispuestos a
para que ellos los Indiscriminado de
compren. (Precio Eficaz los Recursos de su
Economiza adquirir (Precio = Valor
>Valor Percibido) Recursos o los hace Percibido)
Organización
Rendir mucho Más

Administra Muy
No Alcanza las Bien los Recursos • Resultados: Un
Metas y para
• Resultados: Un NO Eficaz colmo Desperdicia
pero no Alcanza las producto de alta
calidad, pero que los
producto de Metas establecidas
baja calidad y los Recursos de su por su
clientes no desean.
que los clientes Organización Organización
no lo desean.
 3.1 La medición del desempeño administrativo

Eficiencia y Eficacia

“Ningún grado de eficiencia puede

compensar la falta de eficacia.”

“Antes de dedicarnos a hacer algo en forma

eficiente, tenemos que estar seguros de que
hemos encontrado algo acertado para
realizar.”
Peter Drucker