EVENTO BODA
Evento social, ceremonial donde dos personas formalizan su unión afecta y legal, acompañado de una
celebración con personas cercanos.
Tipos: según validez legal
● Boda civil: está oficiada por una autoridad del estado
● Boda simbólica: no posee ninguna validez legal ni religiosa, se puede personalizar
● Boda religiosa: es oficiada por un ministro de culto y se celebra dentro de un lugar sagrado
Tipos según el formato
● Tradicional: más de 150 invitados, tiene un protocolo estricto, vestimenta de gala y banquete
formal.
● Íntima: reducido con -50 invitados
● Temática: adaptar la boda a un estilo
● De destino: se celebra en un lugar geográfico diferente al lugar de residencia
Objetivos de una wedding planner:
● Planificar y ejecutar la boda que refleje la identidad de la pareja
● Mantener el presupuesto establecido y justificar cada gasto
● Garantizar la comodidad y satisfacción de los invitados
● Conseguir que el día transcurra según lo previsto
[Link] de planificación:
12-18 meses antes Decisiones principales (fecha, estilo, presupuesto, lista preliminar
de invitados, reserva de lugar).
9-12 meses antes (fase 2) Contratar proveedores clave (fotografía, catering, música),
DISEÑO Y PROVEEDORES vestuario, trámites legales si aplica.
6-9 meses antes (fase 3) Envío de Invitaciones, planificación pre-boda, decoración, detalles florales,
LOGÍSTICA Y EVENTOS transporte, luna de miel.
SECUNDARIOS
3-6 meses antes Confirmar detalles con proveedores, pruebas de menú, seating
plan inicial.
1-2 meses antes Envío de invitaciones definitivas, confirmaciones de asistencia,
ajustes finales.
2 semanas–1 día antes Montaje, ensayo, kit de emergencia, confirmación de horarios.
Día de la boda Seguir cronograma del día, coordinación y supervisión.
Postboda 1-4 semanas Agradecimientos, pago final a proveedores, devolución de
alquileres, selección de álbumes.
8:00 - preparativo de los novios
10:30 - fotografías getting ready
12:00 traslado al lugar de ceremonia
13:00 - ceremonia
14:00 - cóctel / aperitivo
16:00 - banquete comida
19:00 corte de tarta/brindis
20:00 - baile y fiesta
00:30 - fin aproximado y cierre
Presupuesto: permite controlar gastos, priorizar, elegir proveedores, ayuda a planificar mejor etc…
● Lugar y banquete
● Vestuario y estilismo
● Proveedores (seguridad, logística, música, decoración, fotografía, wedding planner)
Proveedores: es crucial encontrar proveedores fiables y saber qué puntos mínimos debería incluir
cualquier contrato básico para evitar problemas. Para su búsqueda es recomendable:
● Pedir referencias
● Revisar portafolios y reseñas
● Pedir presupuesto por escrito y comparar varios
● Confirmar disponibilidad en la fecha
Cláusulas mínimas para el contrato:
● Servicios exactos y el tiempo de prestación
● Precio y calendario de pagos
● Política de cancelación
● Responsabilidad por daños
● Claúsula por fuerza mayor (circunstancias extraordinarias)
Catering y menú: tenemos que seleccionar el menú (previa degustación) opciones de varios por
intolerancias o dietas, barra libre o consumo por ticket, coordinación de horarios de servicio como
cocktail el plato principal etc…
Fotografía y vídeo: lista clara de fotos imprescindibles, cronograma de momentos clave como la
preparación de la novia o corte de la tarta, derechos de uso y entrega (plazo, formato…)
Música y animación y entretenimiento: playlist para momentos, planes de sonido y pruebas, contratar
animador y actividades.
Decoración y flores: definir la paleta de colores y estilos, listado de elementos decorativos (centros de
mesa, iluminación, calendario de montaje y desmontaje)
Invitación y papelería: diseño acorde al estilo, considerar opciones digitales para ahorrar, detalles sobre
el lugar, peticiones etc…)
Vestuario y belleza: reservar con antelación las pruebas de vestuario, plan de maquillaje, plan b para
alteraciones.
● Kit de emergencia de maquillaje
Transporte y alojamiento: reservar vehículos para novios e invitados, gestionar hablicaciones
Documentación legal:
● Boda civil (dni, certificado de nacimiento, empadronamiento y plazos para presentar la
documentación, firma de expediente matrimonial en el Registro Civil)
● Boda religiosa (cartas de soltería, bautismo, confirmación, entrevistas y trámites en la parroquia y
ministerio)
Lista de invitados: lista en hoja de cálculo con nombre, la relación, dirección, menú especial, se debe
incluir la fecha límite para confirmar.
Seating plan y distribución de mesas: priorizar comodidad y relaciones, preparar un plano del salón,
hacer varias versiones y una versión final 1-2 semanas.
Ensayo: ensayar la ceremonia con los participantes, probar tiempos de entrada y salida.
Plan de contingencias:
● Climáticas: traslado de invitados, decoración etc…
● Seguridad y medios: se tiene que establecer un perímetro reforzado, si se permiten dispositivos
electrónicos etc… equipo médico
● Proveedores y servicios: segundo vestido, personal que movilice los platos de lugar, personal
especializado por si hubiese fallos eléctricos
● Personal y comunicación de crisis: gestión del 20% más personal de reserva, la wedding planner
es el portavoz encargado de comunicar incidentes a las familias.
Preboda: en bodas de alto nivel suelen crearse experiencias previas, permite socializar antes de la
boda, controlar la logística de los invitados.
DESARROLLO DE BODA
1. Llegada de los invitados: coordinación con el segurida y personal recibiendo y guiando a grupos
2. Desarrollo de la ceremonia:
a. recepción y acomodación de los invitados por relevancia familiar e institucional, tiene que
estar el personal de seguridad, control de accesos y verificación de invitaciones.
b. 1- Entrada del padrino 2-Entrada del novio (se coloca frente al oficiante a la derecha)
3-Entrada de la novia.
c. Inicio de la ceremonia: el oficiante da la bienvenida a los asistentes, breve introducción
sobre la historia de la pareja.
d. Lecturas y música ceremonial: intervenciones de las personas cercanas, música en
directo, coordinación con el sonido e iluminación.
e. Votos matrimoniales
f. Intercambio de anillos
g. Declaración oficial: el oficiante declara oficialmente el matrimonio y aplauso
h. Salida de los novios: los novios abandonan el lugar con música.
i. Salida de invitados: salida ordenada de invitados, fotografía oficial y saludos breves
3. Cóctel: al terminar la ceremonia los invitados se van al cóctel, así socializan, facilita que se
realicen fotos, da margen a la organización para ajustar tiempos
4. Fotografías: tras la ceremonia con la familia directa, durante el cóctel, fotos espontáneas y
durante el banquete la entrada de los novios, brindis y tarta.
5. Banquete: al finalizar el cóctel los invitados se marchan al salón de forma ordenada, los novios
entran cuando todos están colocados e inicia el banquete, la estructura del banquete:
a. Servicio coordinado entre cocina y sala
b. Ritmo equilibrado entre platos
c. Momentos clave: brindis, discursos breves, corte de tarta.
Después de la boda: Tarjetas de satisfacción: con estrellas de satisfacción, apartado de opiniones etc..
Evaluación: la wedding planner envía un email para reunirse con los novios post luna de miel para
analizar el cierre de proveedores y obtener su perspectiva final, después la ejecución, se agradece con
éxito y les dice que necesita su visión del evento, se realizan preguntas clave, finalmente el cierre, la wp
agradece a los novios. Finalmente los pagos finales y cierres con el objetivo de cumplir con los contratos
y cerrar el proyectos sin errores, envío de agradecimiento a los invitados, verificación de facturas,
evaluación de desempeño de proveedores.
EVENTO CORPORATIVO
CONCEPTO DEL EVENTO:
1. Definir el tipo de evento: si es un evento interno corporativo en retiro o encuentro experiencial
dirigido a miembros de la organización y con un espacio privado de convivencia.
2. Establecer los objetivos del evento: objetivos principales del evento (refuerzo de relaciones
interna, mejora de comunicación, trabajo corporativo, creación de vínculos)
3. Determinar el enfoque del evento: enfoque general donde combina actividades de convivencia,
experiencias compartidas y espacios donde se favorezca la interacción natural.
4. Definir el tono visual y emocional: se establece una línea estética y emocional coherente con los
valores de la empresa, ambientación, decoración y la experiencia global del evento.
ELECCIÓN DE LOCALIZACIÓN
Tipo de localización más adecuada, si está disponible, si su capacidad es suficiente, si es necesario
reservar con antelación, calcular el coste además de la exclusividad, obtener el presupuesto total
STAFF Y PRODUCCIÓN:
1. Identificar las necesidades humanas del evento: se analizan las necesidades operativas y
determinamos los perfiles profesionales necesarios (event manager, producción, fotógrafo, social
media manager, técnico de luces, chef + ayudantes, transporte staff)
2. Definir perfiles profesionales requeridos: los roles necesarios (responsable del evento, equipo de
producción, personal, responsables de comunicación, personal artístico y equipo de
restauración.
3. Determinar el número de personas por perfil: se calcula el número de personas necesarias para
cada función (según la duración del evento, número de asistentes y la carga de trabajo previstas)
4. Estimar el coste por día de cada perfil: coste diario en base a las tarifas de mercado
5. Calcular el coste del personal: se multiplica el coste diario de cada perfil por el número de días
trabajados y por el número de cada persona en cada puesto.
6. Incluir costes adicionales asociados al staff: incorporan al presupuesto otros gastos relacionados
con el personal, como transporte, dietas
7. Obtener el presupuesto total de staff y producción: se suman todos los costes derivados del
personal de la producción.
DECORACIÓN Y AMBIENTACIÓN
1. Definir el estilo y la línea estética del evento: se establece el estilo decorativo de manera
coherente
2. Identificar la ambientación y seleccionar los elementos decorativos: los elementos necesarios
para la decoración (iluminación, textiles, zonas fotográficas etc…)
3. Planificar la ambientación de los espacios: se deciden las zonas del evento y su decoración
4. Presupuesto alquiler, transporte, montaje, alquiler del material, personal…
5. Calcular el presupuesto total
CATERING Y BEBIDAS
Definir horarios y comidas teniendo en cuenta las intolerancias y menús especiales, tipo de catering
según el número de personas participantes y el carácter del evento. Menú nocturno y servicio de
coctelería para un ambiente relajado, coordinación con las actividades, calcular presupuesto total
TRANSPORTE
De donde vienen los participantes y el servicio más adecuado, planificar los horarios de llegada y salida,
coordinar horarios con los conductores y calcular presupuesto total.
ACTIVIDADES
Definir los objetivos de las actividades, seleccionar las actividades en función del perfil del trabajador,
contratación de personal, actividades en el cronograma y presupuesto total.
CONTENIDOS DIGITALES
Preparación del contenido digital del evento, realización de reels, stories. Fotografías, envío del
contenido total.
WELCOME PACKS
1. Definición del kit de identidad: tote bag personalizada
2. Selección de textiles y complementos de lifestyle pensada para las actividades de piscina etc…
3. Curación de esenciales de bienestar: mini beauty pack
4. Incorporación de herramientas creativas como una libreta o bolígrafo.
5. Captura del momento de bienvenida: fotos instantáneas
6. Finalización y montaje: packaging
SEGUROS, PERMISOS Y OTROS
1. Contratación de cobertura legal: seguro de responsabilidad civil que cubra la estancia y las
actividades
2. Legalización de capturas aéreas para contenido lifestyle
3. Implementación del protocolo de salud y asistencia: botiquín de primeros auxilios
4. Despliegue de infraestructura digital para influencers: refuerzo de wifi para garantizar la alta
velocidad de subida que permite publicar los videos.
RESUMEN DE COSTES
1. Se recopilan todos los costes por bloques: alojamiento, staff catering etc..
2. Verificar la coherencia y equilibrio del presupuesto: si cumplen los objetivos del evento y si la
inversión responde a las prioridades
3. Integrar ajustes, colaboraciones o patrocinadores: se incorporan posibles reducciones
4. Cálculo total de costes
CRONOGRAMA DETALLADO
1. Definir la duración total del evento: números de días y la hora de cierre e inicio de cada jornada.
2. Identificar los hitos clave de cada día: los momentos especiales como llegadas, check in,
comidas, actividades
3. Asignar horarios realistas a cada actividad: horario a cada actividad y descansos
4. Coordinar el cronograma con todos los equipos: planning teniendo en cuenta actividades,
actividades, staff etc…
PLAN DE CONTINENCIAS
1. Posibles riesgos: climáticos, fallos técnicos, cortes de energía
2. Definición de medidas preventivas
3. Diseño de protocolos de actuación: se definen las respuestas claras y rápidas para cada tipo de
incidencia asignando responsables y recursos
4. Comunicación interna del plan: todo el staff y equipo debe conocer el plan de contingencias y
conoce los canales de comunicación ante cualquier incidencia.
EVENTO DEPORTIVO
Es una actividad donde se desarrollan competiciones físicas o deportivas frente a un público con el
objetivo de disfrutar del deporte, fomentar valores. Cada vez llegan a más público por los nuevos
formatos digitales.
Características:
1. Planificación previa: se establecen objetivos, responsabilidades y recursos humanos y materiales
disponibles.
2. Temporalidad: tienen una duración concreta con un inicio y final definido
3. Presentación de participantes y público, se tienen que tener en cuenta aspectos como la
seguridad el entretenimiento y la comodidad
4. Normativas: garantizan el desarrollo justo y ordenado
5. Repercusión mediática: son herramientas de comunicación y promoción con gran impacto social
.
Clasificación:
1. Según su alcance: local, regional, nacional, cuanto mayor es más difícil es la organización y
recursos.
2. Según el número de participantes: individual o colectivo
3. Según su duración: un día o varios
4. Según su formato: puede ser competiciones oficiales, exhibiciones, torneos amistosos, benéficos
Planificación y fases:
1. Diseño: objetivos, tipo de evento, público objetivo, fecha, lugar duración entre 2-3 semanas
2. Planificación: presupuestos, se asignan responsabilidades, se contratan servicios externos y se
establecen planes de seguridad, logística y comunicación. 3-5 semanas
3. Ejecución: corresponde al desarrollo del evento, se supervisa el cumplimiento, resuelven
incidencias y se garantiza que todo se desarrolle bien. 2-3 días para supervisar el programa
4. Evaluación: se analizan los resultados y aspectos de mejora. 3-5 días.
Fase 1
1.1Definición del evento:
● Competitivos: su objetivo es la competición siguiendo unas normas y un resultado final como
ganador.
● Exhibición o espectáculos: deporte y entretenimiento, con el objetivo de ofrecer algo atractivo
(música, iluminación etc…)
● Participativos: orientados para que el público participe, para así fomentar la práctica deportiva,
convivencia…
● Benéficos: eventos organizados con un fin solidario.
● Corporativos: dirigidos a un colectivo concreto, de carácter interno y buscan fomentar valores
como el trabajo en equipo, la motivación e integración.
● Internacionales: eventos de gran escala que reúnen a participantes de diversos países de
diversos países, tiene una organización completa, gran infraestructura y una planificación
avanzada.
1.2 Los objetivos de un evento deportivo
● Realizar una competición deportivo con condiciones adecuadas (seguridad y normas)
● Ofrecer experiencia positiva
● Promoción del deporte (se fomenta la participación, visibilidad, interés etc…)
● Objetivos económicos: obtener beneficios, atraer patrocinadores y generar impacto
● Objetivos sociales: reforzar imagen de marca, generar repercusión y transmitir valores positivos
1.3 Público objetivo: depende del evento deportivo, teniendo en cuenta factores como la edad,
intereses, nivel socioeconómico, hábitos de consumo. Público indirecto (personas que siguen el evento a
través de retransmisiones, estos se tienen en cuenta en la planificación porque amplía el alcance.
1.4 Fecha y lugar: Clave porque influye en la participación, asistencia y desarrollo del evento. Debe
seleccionarse según el calendario deportivo y que no coincida con otros eventos, tener en cuenta el
clima, disponibilidad de las instituciones y del personal necesario dentro de una instalación deportiva
adecuada (cumple las condiciones legales, requisitos y personal de seguridad)
Fase 2
2.1 Infraestructura, logística y recursos técnicos
● Espacio del evento
● Requisitos técnicos, legales y de seguridad (salidas de emergencia, instalaciones sanitarias)
● Logística: coordina todos los recursos materiales y humanos
○ Contratación y coordinación de proveedores (iluminación, sonido, pantallas, proveedores
equipos deportivos)
○ Contratación seguridad
○ Servicios médicos
○ Decoración y ambientación
○ Señalización interna y externa para orientar al público
○ Montaje y desmontaje de instalaciones, planificar horarios, gestionar accesos
2.2 Seguridad y servicios médicos: plan de seguridad que controle los accesos, gestión de multitudes,
prevención de riesgos y protocolos de emergencia. Asistencia de servicios médicos para asistir tanto a
los participantes como al público.
2.3 Marketing y Comunicación: ayudan a dar visibilidad al evento y atraer al público, la estrategia de
promoción se diseña en función del público objetivo e incluye acciones de comunicación digital,
patrocinios, relaciones públicas. La comunicación se realizará antes, después y durante el evento.
2.4 Relaciones públicas: gestionan la imagen del evento y relación con los implicados, capta
patrocinadores. La organización tiene que tener un dossier de patrocinio donde se detalle el evento,
objetivos, público objetivo y forma de presencia de las marcas.
Fase 3: Ejecución
3.1 Desarrollo: Cumplimiento del programa establecido, llevando a cabo, horarios, orden, la
organización supervisará todos los elementos del evento y es importante resolver imprevistos.
3.2 Entradas e invitaciones: controla el aforo, seguridad y la organización, se define un sistema de
ventas de entradas con su precio, tipo de entradas, aforo máximo, se gestiona el acceso a los
deportistas, autoridades etc… Se planifican los mecanismos de control de accesos como pulseras,
entradas con código…
3.3 Catering: mejora la experiencia del evento, se planifica el tipo de servicio y su ubicación como las
barras, puestos de comida, catering en zonas vip y la cantidad y variedad, además de las dietas
especiales.
3.4 Plan de contingencia
● Clima adverso: instalación de carpas o zonas cubiertas, calefacción, se suspende de manera
temporal el evento o se traslada al público a una zona cubierta.
● Emergencias médicas: presencia personal sanitario y ambulancias, se atiende inmediatamente
● Incidentes de seguridad como conflictos: control de acceso e identificación de la persona, se
interviene por parte del seguridad y evacuación necesaria
● Fallos técnicos: revisión y manteniendo de equipos, se activa un equipo técnico
● Retrasos en logística: planificación de recursos y horarios, proveedores se ajustan los horarios y
se reasignan los recursos.
Fase 4: Evaluación: analizamos si se han alcanzado los objetivos
● Asistencia de público. Se medirá a través de entradas vendidas y audiencia digital
● El grado de satisfacción de los participantes. Mediante encuestas posteriores
● El correcto funcionamiento de la logística. Se medirá a través del cumplimiento de los horarios
establecidos
● La seguridad. Se medirá a través del número de incidencias registradas
● El cumplimiento del presupuesto. Compararemos los gastos e ingresos reales con los previstos
inicialmente
● Repercusión mediática. Se mide a través de la presencia en medios de comunicación y en redes.
Evento despedida de soltero
Definición del evento: fiesta organizada en honor a una persona que está a punto de casarse, son
eventos informales organizados por amigos o familiares.
Clasificación: es un acto social
Pasos a seguir
● Objetivo general: celebrar una despedida
● Público objetivo: con sus amigos más íntimos
● Lugar y fecha: eso dependerá del novio (aconsejable una semana antes de la boda)
● Presupuesto: Alojamiento, comida y bebida, actividades nocturnas, ocio y actividades, transporte
● Logística:
○ El transporte hacia el destino o alquiler de coches para desplazamientos cortos
○ reserva del hotel
○ Actividades como la cena, servicios nocturnos y actividades diurnas.
○ Recursos materiales y servicios: tarjetas de acceso al hotel, dinero en efectivo,
coordinación del itinerario, seguro del viaje y comunicación interna
● Marketing y promoción: no se necesita promoción externa porque es un evento privado pero sí
comunicación interna como las invitaciones, coordinación por mensaje o llamada, aprobación de
destino y fechas
● Evaluación del evento: si se está disfrutando del viaje, si se cumplen las actividades planeadas,
si se respetó el presupuesto, la satisfacción del novio, recuerdos capturados .
● Plan de contingencias
○ Personales: riesgos por intoxicación o problemas de salud (límites en el consumo de
alcohol y punto de encuentro en caso de pérdida
○ Logísticos: pérdida de pasaporte o documentos, fallos en la reserva o los vuelos
(confirmar la reserva 48 antes y seguro del viaje)
○ Económicos: exceso de gastos (presupuesto límite por persona y dividir gastos)
○ Comunicación: descoordinación del grupo fallos en la señal o batería (creación de
grupos para comunicarse y llevar cargadores y baterías)