Fórmulas de Excel
Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo
serían como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar
cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.
¿Qué son las fórmulas de Excel?
Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un
resultado que es desplegado en la celda.
Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades
específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la
regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1
ingresada en la barra de fórmulas:
Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:
Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si
fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:
Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente
muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.
Partes de una fórmula de Excel
Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:
Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una
fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.
Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de
celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula
Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el
símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.
Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una función
de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.
Constantes y referencias de celda
Las fórmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente debemos introducir la ecuación en la Barra de
fórmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel calculará el resultado. En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de fórmula que
utiliza solamente números:
Estos números son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiará y la fórmula siempre regresará el mismo resultado
mientras tanto y no modifiquemos los números. Sin embargo una de las ventajas más grandes al utilizar fórmulas en Excel es que
podemos utilizar referencias de celda dentro de la ecuación.
Referencias de celda en fórmulas
Las referencias de celda nos ofrecerán un mayor grado de flexibilidad en nuestras fórmulas. Considera el siguiente ejemplo
La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3. En la celda D2 crearé la siguiente fórmula =A2+B2+C2 y
al pulsar la tecla Entrar obtendré el resultado de la operación:
La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado de una fórmula con referencias de
celda dependerá del valor de otras celdas. Si el valor de cualquiera de las celdas referenciadas cambia, entonces el resultado de
la fórmula también será actualizado.
Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habrá dos actualizaciones en la hoja de cálculo. En
primer lugar se actualizará el valor de la celda B2 y en segundo lugar el resultado de la fórmula de la celda D2 también será
actualizado.
Observa que el resultado de la fórmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos son siempre constantes.
De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizar referencias de celda dentro de nuestras fórmulas ya que
podemos controlar su resultado sin la necesidad de editar la fórmula.
Referencias absolutas y relativas
Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera única en Excel. Las referencias son como direcciones dentro
de un libro de Excel que permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en los cálculos.
Seguramente habrás escuchado sobre las referencias absolutas y las referencias relativas, así que hoy dedicaremos algún tiempo
a conocer las diferencias entre ambos tipos de referencias.
Referencias relativas en Excel
Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una relación con la columna y la fila en donde se
encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará
automáticamente su columna y su fila.
Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las referencias relativas. Comenzaremos por aprender a
identificar una referencia relativa, lo cual es muy fácil, ya que es la combinación de la columna y la fila de una celda. Por ejemplo,
la siguiente fórmula contiene una referencia relativa a la celda A1 y cuyo valor es multiplicado por 2.
=A1*2
Así de sencillo es, las referencias relativas siempre son la combinación de una letra y un número sin caracteres o espacios entre
ellos. En la siguiente imagen puedes observar que he ingresado la fórmula anterior en la celda B1 y el resultado de dicha fórmula
es 20 ya que se obtiene el valor de la celda A1 es multiplicado por 2.
Los beneficios de las referencias relativas los observamos al momento de copiarlas hacia otra celda. Como lo he mencionado
antes, este tipo de referencias guarda una relación con la fila y la columna en la que se encuentra así que, al momento de copiar
la fórmula, las referencias relativas serán modificadas por Excel de manera automática.
La siguiente imagen muestra el resultado después de haber copiado la fórmula hacia abajo. Recuerda que cada resultado de la
columna B representa la multiplicación de los valores de la columna A por 2. La fórmula de la celda B4 muestra una referencia a la
celda A4 en lugar de la celda A1 que tenía la fórmula original.
Este cambio automático en la referencia sucedió porque, al copiar la fórmula hacia abajo, la referencia aumenta la misma cantidad
de filas. Al copiar la fórmula de la celda B1 a la celda B2, nos movemos una fila hacia abajo y por lo tanto la fila de la referencia
también aumentará en uno.
Al copiar la fórmula hacia abajo, no hemos cambiado la columna sino solamente la fila de la referencia. Ahora considera el
siguiente ejemplo, donde tengo una fórmula que suma el total de las ventas para el mes de Enero:
Nuestra fórmula tiene una referencia relativa al rango B2:B6 y al momento de copiarla hacia la derecha estaremos aumentando la
columna por lo que la formula copiada deberá aumentar también su columna. La siguiente imagen muestra el resultado de copiar
la fórmula de la celda B7 a la derecha:
Al copiar la fórmula a una columna diferente, la referencia relativa modifica su columna. Por esta razón, cada celda de la fila 7
sumará el rango superior de su misma columna.
Las referencias relativas permiten a Excel modificar la columna y fila al momento de copiar la fórmula a otras celdas. El cambio
será relativo a la cantidad de columnas o filas que se ha desplazado la fórmula.
Referencias absolutas en Excel
A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que Excel las modifique al momento de copiarlas.
Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas.
Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el símbolo $ a la columna y fila de la referencia. La siguiente
fórmula tiene una referencia absoluta a la celda A1:
=$A$1*2
Esta es la misma fórmula del primer ejemplo de la sección anterior. Así que la colocaré también en la celda B1 y la copiaré hacia
abajo. La siguiente imagen muestra el resultado de dicha acción:
En esta ocasión tenemos como resultado el número 20 en todas las filas de la columna B y eso se debe a que la referencia
permaneció fija aún después de haber copiado la fórmula hacia abajo. Esto nos indica que las referencias absolutas
permanecerán inamovibles sin importar que las copiemos a otras celdas.
Las referencias absolutas son muy útiles cuando queremos que una fórmula haga referencia a una misma celda sin importar a
dónde las copiemos. Cuando combinamos las referencias absolutas con las referencias relativas, tenemos una combinación
sumamente útil como lo veremos en el siguiente ejemplo.
Referencias absolutas y relativas en Excel
Dentro de una fórmula de Excel podemos tener tanto referencias absolutas como referencias relativas. Cada una de ellas se
comportará de la manera en que lo he mostrado en los ejemplos anteriores.
Nuestro siguiente ejemplo nos mostrará una fórmula que combina las referencias absolutas y relativas para obtener el precio de
una lista de productos en la moneda local. Considera la siguiente tabla de datos:
Nuestro objetivo es obtener el precio en pesos basados en la columna de precios en dólares y el tipo de cambio que está indicado
en la celda E2. El primer intento que haremos por resolver este problema es utilizando la siguiente fórmula:
=B2*E2
Ingresaré esta fórmula en la celda C2 y al copiarla hacia abajo tendremos el siguiente resultado:
La fórmula de la celda C2 devuelve el resultado correcto, pero las fórmulas de las filas inferiores devuelven cero. Al observar la
fórmula de la celda C6 nos damos cuenta que, al copiar la fórmula hacia abajo, Excel modificó ambas referencias, inclusive la que
hacía referencia a la celda E2 que contiene el tipo de cambio y por esta razón obtenemos el valor cero.
Si queremos que todas las fórmulas hagan referencia a la celda E2 sin importar que la copiemos a otra ubicación, entonces es
necesario hacer que dicha referencia sea absoluta. Nuestra fórmula quedará de la siguiente manera:
=B2*$E$2
En esta fórmula, la primera referencia es relativa y la segunda es absoluta. En el momento en que ingresamos esta fórmula en la
celda C2 y la copiamos hacia abajo, obtenemos el resultado correcto para cada uno de los productos.
Lo mejor de este tipo de fórmulas es que, podrás cambiar el valor del tipo de cambio y obtendrás los nuevos precios
automáticamente sin la necesidad de modificar las fórmulas.
Recuerda que la diferencia entre una referencia absoluta y una referencia relativa está en que la primera de ellas utiliza el símbolo
$ para hacer saber a Excel que queremos dejarla fija aún después de haberla copiado a otra celda.
Precedencia de operadores aritméticos
Un operador es un símbolo que especifica el tipo de cálculo matemático que se desea realizar en una fórmula, por ejemplo la
suma o la multiplicación. Si una fórmula contiene varios operadores, Excel realiza dichos cálculos en un orden predeterminado.
Precedencia de operadores
Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer después del signo igual (=) y calculando los
valores de acuerdo a la precedencia de los operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el siguiente:
1. Porcentaje [%]
2. Exponenciación [^]
3. Multiplicación [*] y división [/]
4. Suma [+] y resta [-]
Seguramente el concepto quedará claro con un ejemplo. Considera la siguiente fórmula:
=5+3*4-6/2
Las multiplicaciones y divisiones se calcularán primero obteniendo el siguiente resultado:
=5+12-3
El número 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el número 3 es el resultado de la división 6/2. Finalmente se realizará la suma y la
resta dando como resultado 14 que es precisamente el resultado que obtenemos en Excel:
Uso de paréntesis con operadores aritméticos
Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir en la precedencia de operadores al utilizar
paréntesis los cuales tendrán la preferencia sobre los operadores. Considera la siguiente fórmula:
=(5+3)*4-6/2
Esta es una fórmula similar a la anterior solamente que he colocado un paréntesis para la suma (5+3), la cual será calculada antes
que cualquier otra cosa dejando el siguiente resultado:
=8*4-6/2
Ahora que ya no hay paréntesis Excel aplicará el orden predeterminado empezando con las multiplicaciones y divisiones para
obtener el resultado:
=32-3
Finalmente se hará la resta para obtener el resultado final de 29. Observa cómo Excel efectivamente obtiene este resultado:
Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritméticos en Excel y debes tomarlo muy en cuenta al momento de
crear fórmulas ya que definitivamente influirán en el resultado obtenido.
Ingresar fórmulas en Excel
Para ingresar fórmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el símbolo igual (=) de manera que indiquemos a Excel
que la celda contendrá una fórmula en lugar de un texto. Excel nos da la oportunidad de utilizar diferentes métodos para ingresar
nuestras fórmulas.
Ingresar una fórmula manualmente
La manera más simple de introducir una fórmula en Excel es capturando todo el texto que la compone directamente en la celda
o en la barra de fórmulas. Tal como cualquier otro texto podemos utilizar las flechas para movernos entre el texto así como realizar
cualquier edición con el teclado.
Ingresar fórmulas con el ratón
Existe un método alterno que nos permite ingresar una fórmula de una manera más rápida y menos susceptible a errores. Con
este método utilizamos el ratón para seleccionar las celdas que forman parte de una fórmula.
Este método inicia igual que todos: introduciendo el símbolo igual (=) y cada vez que necesitamos introducir una referencia a una
celda debemos seleccionarla con el ratón en lugar de introducirla con el teclado.
Ingresar fórmulas con las flechas del teclado
Este método es similar que el anterior, pero la diferencia es que en lugar de utilizar el ratón para seleccionar las celdas utilizamos
las flechas del teclado para movernos en la hoja de Excel hacia la celda a la que deseamos crear una referencia en nuestra
fórmula.
Utilizar autocompletar para ingresar una función
Las fórmulas de Excel pueden utilizar funciones y para insertarlas en la fórmula podemos hacer uso de la funcionalidad de
Autocompletar la cual hace más sencillo introducir el nombre de la función.
En este ejemplo utilicé las facilidades del autocompletar y también del ratón para introducir las referencias de las celdas dentro de
la fórmula.
Insertar nombres de rango en fórmulas
En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar dichos nombres en nuestras
fórmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7 tiene el nombre Ventas y el rango C2:C7 el nombre Gastos. Podemos
ingresar estos nombres en nuestras fórmulas de la siguiente manera:
La condición para utilizar un nombre de rango en nuestras fórmulas es que debemos conocer previamente el nombre al menos
saber la letra inicial para obtener la lista de nombres disponibles. Si no conocemos el nombre del rango ni la letra inicial del
nombre podemos pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de diálogo Pegar nombre el cual nos dejará seleccionar el nombre de
una lista.
Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no sucederá nada.
Editar fórmulas en Excel
Después de haber ingresado una fórmula es probable que tengamos la necesidad de realizar alguna modificación. Para editar una
fórmula podemos seguir cualquier de las siguientes opciones:
Seleccionar la celda y editar la fórmula directamente en la barra de fórmulas.
Hacer doble clic sobre la celda y editar la fórmula directamente en la celda.
Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la fórmula en la celda.
Insertar funciones
El cuadro de diálogo Insertar función en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de
diálogo nos brinda ayuda para localizar la función adecuada y nos da información sobre sus argumentos.
Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar función podrás evitar utilizar el teclado y podrás hacer prácticamente todo con el puntero
del ratón.
Desplegar el cuadro de diálogo Insertar función
Existen tres maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es haciendo clic sobre el botón Insertar función de la
ficha Fórmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de fórmulas el cual se muestra como fx. El tercer
método es seleccionar la opción de menú Más funciones que se muestra al pulsar el botón Autosuma.
Seleccionar la categoría de la función de Excel
De manera predeterminada se mostrará la categoría de funciones Usadas recientemente. Esto permitirá que hagas una revisión
rápida sobre la lista para saber si la función que buscas se encuentra ahí.
De lo contrario, puedes seleccionar la categoría de la función que estás buscando para poder encontrarla rápidamente. Si no
conoces la categoría de la función tienes dos alternativas, la primera es seleccionar la opción Todo dentro de la lista desplegable
lo cual mostrará todas las funciones de Excel y podrás buscar entre ellas. La otra opción que tienes es utilizar el cuadro Buscar
una función para introducir el nombre de la función que buscar y oprimir el botón Ir para permitir que Excel encuentre dicha
función.
Seleccionar la función
Una vez que has encontrado la función que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el botón Aceptar o también puedes
hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel mostrará el cuadro de diálogo Argumentos de Función.
Ingresar los argumentos de la función
Dentro de este nuevo cuadro de diálogo deberás seleccionar las celdas que contienen cada uno de los argumentos de la función.
Una vez que hayas terminado de especificar los argumentos deberás pulsar el botón Aceptar para terminar con la inserción de la
función de Excel. Una ventaja del cuadro de diálogo Argumentos de función es que provee una descripción de ayuda para cada
uno de los argumentos de la función utilizada de manera que si has olvidado alguno de ellos puedas rápidamente recordar el uso
de cada uno de los argumentos.
Fórmulas y funciones de Excel
Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo debe a la facilidad con que
podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de nuestra información.
Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener fórmulas que utilicen más de
una función para lograr su objetivo. A continuación encontrarás una serie de artículos para saber más sobre este tema de
las fórmulas y funciones de Excel.
1. Fórmulas de Excel
2. Constantes y referencias de celda
3. Referencias absolutas y relativas
4. Precedencia de operadores aritméticos
5. Comparar valores en Excel
6. Ingresar fórmulas en Excel
7. Asignar nombres a celdas o rangos
8. Insertar funciones
9. Trucos para la autosuma en Excel
10. Funciones de tiempo en Excel
Funciones de texto
1. La función EXTRAE (vídeo)
2. La función CONCATENAR (vídeo)
3. La función ENCONTRAR (vídeo)
4. La función CARACTER
Funciones de fecha y hora
1. La función [Link] (vídeo)
2. La función [Link] (vídeo)
3. La función [Link]
Funciones lógicas
1. La función SI (vídeo)
2. La función O
3. La función Y (vídeo)
Funciones matemáticas y trigonométricas
1. La función REDONDEAR
2. La función [Link]
3. La función RESIDUO
4. La función COMBINAT
5. La función [Link]
Funciones de información
1. La función ESBLANCO
2. La función [Link]
3. La función [Link]
4. La función ESERR
Funciones de búsqueda y referencia
1. La función BUSCARV (vídeo)
2. La función COINCIDIR
3. La función BUSCAR
Con el material cubierto en estos artículos podrás familiarizarte rápidamente con las fórmulas y funciones de Excel, pero si
deseas ver algunos vídeos sobre este mismo tema, consulta la siguiente página: Video tutorial de funciones en Excel 2010.
Excel tiene cerca de 400 funciones listas para ayudarte a trabajar con tu información, así que toma tu tiempo y comienza a
familiarizarte con cada una de ellas. Una vez que comiences a dominar varias funciones podrás crear fórmulas avanzadas que te
ayudarán a ser más eficiente en el uso de Excel.