SISTEMA DE INFORMACIÓN

PARA EL SEGUIMIENTO Y
CONTROL DE BENEFICIARIOS
DE LA DIRECCIÓN DE
ATENCIÓN Y BIENESTAR
ESTUDIANTIL DE LA UNERG.

Genesis Del Valle Jimenez Bermejo C.I 19.725.283

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Área de Ingeniería en Sistemas
Programa de Ingeniería en Informática

1
Hoja de Aprobación

2
 Índice

Introduccion ........................................................................................................................ 5
Descripción Del Contexto De La Situación Problemática Planteada ................................. 6
Justificación De La Investigación ....................................................................................... 8
Objetivos De Investigación ............................................................................................... 10
Procesos Que Se Automatizaran ....................................................................................... 11
Determinación, Instalación Y Configuración De Las Herramientas De Desarrollo. ........ 11
Plataforma De Desarrollo ................................................................................................. 11
Arquitectura Del Sistema De Información ....................................................................... 12
Selección Del Entorno Del Sistema De Información ....................................................... 13
Metodología Para El Desarrollo Del Sistema De Información ......................................... 14
Desarrollo Del Sistema De Información ........................................................................... 15
Fase De Planificación ....................................................................................................... 15
Requerimientos Funcionales Del Proyecto ....................................................................... 17
Restricciones ..................................................................................................................... 17
Fase De Diseño ................................................................................................................. 18
Diagrama De Caso De Uso De Sistema Propuesto ........................................................... 18
Estructura De La Base De Datos ...................................................................................... 20
Diagrama De Navegación ................................................................................................. 21
Diseño Bocetos Del Sistema De Información .................................................................. 22
Elaboración Y Ejecución Del Plan De Pruebas ................................................................ 23
Análisis De Resultados. .................................................................................................... 25
Conclusión ........................................................................................................................ 27
Recomendaciones ............................................................................................................. 29
Referencias ........................................................................................................................ 31

3
 DESARROLLAR SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL SEGUIMIENTO Y
CONTROL DE BENEFICIARIOS DE LA DIRECCIÓN DE ATENCIÓN Y
BIENESTAR ESTUDIANTIL DE LA UNERG.
.

Genesis Del Valle Jimenez Bermejo C.I 19.725.283

genesis_79_7@[Link]

RESUMEN

Este sistema el usuario podrá tener resultados óptimos y el control de las datas, al igual que
búsqueda de los estudiantes con beneficios automáticas, simplificara procesos para la
realización de nóminas mensuales para el pago de las becas, generará distintos reportes
solicitados por el director, arrojará reporte de nómina que van dirigidas a la dirección de
finanzas, se podrá obtener reportes por núcleos, por sedes y por extensiones, a su vez se
podrá obtener estudiantes discapacitados y reporte de estudiantes por área y por programa
académicos.

Palabras claves: usuario, procesos, nóminas.

SUMMARY

This system the user can have optimal results and control of the data, as well as the search
for students with automatic benefits, simplify processes for the realization of monthly
payroll for the payment of scholarships, generate different reports requested by the director,
will throw payroll report that are directed to the finance department, you can obtain reports
by nuclei, by headquarters and by extensions, in turn you can obtain disabled students and
student report by area and by academic program.

Keywords: user, processes, payroll .

4
 INTRODUCCION

En la actualidad debido al incremento masivo de la tecnología toda persona tiene

acceso a un dispositivo electrónico incluso la información está al alcance de todos, hoy en
día la comunicación es más sencilla mediante el uso de los sistemas de información, es por
ello que nos brinda una alternativa para fomentar y facilitar los procesos administrativos,
esta opción es beneficiosa para los usuarios al momento de solicitar informaciones.

El desarrollo de esta herramienta tecnológica para la dirección de atención

estudiantil va a fortalecer en inmediatez las solicitudes dadas por las distintas autoridades,
llevar un registro de cuantos estudiantes tenemos, cuantos becados y dar reportes orientados
a grandes estadísticas, podremos tener en la universidad Rómulo Gallegos una orientación
real de los beneficios dados por la dirección.

Consta de un primer Módulo, “Registro”: Llenado de datos personales (Nombres,

apellidos, cedula, correo electrónico, fecha de nacimiento, teléfono, dirección) Enlace
Académico (Este se realizará con la base de datos de control de estudio para verificar el
semestre/año donde se encuentre el estudiante). Datos Socio-Económico (El estudiante se le
hará entrevista de todos sus datos económicos y sociales)

El segundo Módulo “Asignación de Beneficios” Este módulo asignara al estudiante

al beneficio que se le dé al estudiante, generando este planilla de aceptación y ubicación
donde cumplirá su labor social.

El tercer Módulo es “Generador de nómina de beneficios” Este módulo ayudara al

usuario a que se pueda generar las nóminas de las becas según el monto asignado por el
ministerio facilitando este los resultados de cuantificación de número de becarios por
monto y llevarlo en el txt correspondiste para el proceso de pago.

Los distintos reportes se harán según solicitud de las autoridades, donde se

cuantifica cantidad de becarios, cantidad de población estudiantil, cantidad por género,
entre otras, es de suma importancia siempre llevar estadísticas reales para poder tener un
valor real de solicitudes de beneficios.

5
 DESCRIPCIÓN DEL CONTEXTO DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA
PLANTEADA

En la actualidad las TIC (tecnologías de la información y la comunicación)

conforman el conjunto de recursos necesarios para manipular la información:
los ordenadores, los programas informáticos y las redes necesarias. No basta con hablar de
una computadora cuando se hace referencia al procesamiento de la información. Internet
puede formar parte de ese procesamiento que, quizás, se realice de manera distribuida y
remota. Y al hablar de procesamiento remoto, además de incorporar el concepto de
telecomunicación, se puede estar haciendo referencia a un dispositivo muy distinto a lo que
tradicionalmente se entiende por computadora.

Por consiguiente los sistemas web capaz de manejar y administrar toda la

información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y gestión de datos e
información, organizados luego listos para su uso posterior, generados para cubrir una
necesidad, es decir un objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las
siguientes categorías: Personas, Datos, Actividades o técnicas de trabajo, (generalmente
médicos). De la misma manera Ayala A. (2006). Los describe como:

Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos interrelacionados con

el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para
elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y
desarrollo de acciones (p. 25).

En este orden de ideas esta realidad viene siendo asumida por las
organizaciones mundiales, entre ellas, las instituciones de educación superior,
establecimientos generadores y promotores de conocimiento que asumen la tecnología,
como herramienta para optimizar sus procesos internos. Desde esta perspectiva la
implantación de sistemas automatizados se constituyen en una alternativa real y
eficiente para mejorar los resultados de la gestión y un mejor desempeño laboral. Dentro
de este contexto se enmarca, seguimiento y control de beneficiaros en la “Dirección de
Atención y Bienestar Estudiantil”, ubicado en San Juan de los Morros, municipio Roscio

6
del Estado Guárico, el cual es un área orientada a brindar tales como: beneficios
socioeconómicos, Orientación-psicología, atención primaria en servicios médicos y
odontológicos, entre otros. En los servicios socioeconómicos estos son cancelados
mensualmente, la cual puede ser pagada por diversos DIR enviado por OPSU,
normalmente se llena una planilla de forma escrita la cual funge como ficha del estudiante
al momento de solicitar el beneficio, de igual forma al momento der asignado y en
actualización del beneficio económico, no hay un registro digitalizado solo en físico lo que
se presta para confusiones a la hora de revisar las cancelaciones y realizar las diversas
órdenes de pagos, lo cual el listado debe realizarse de forma manual por cada área y núcleo
según el beneficio. En lo referentes al manejo de nóminas, este maneja el estudiante que
funge como ayudante, becario o preparador, donde cada supervisor lleva el control de estas
en una hoja semanal en el que anota de manera manual el número de horas que cumple el
estudiante y así realizar el cálculo de horas trabajadas y pueda mantener el beneficio, una
vez hecho esto se procede a emitir un listado de pago la cual se emite mediante una hoja de
cálculo y se realizan los diversos recibos el cual por errores humanos en algunos casos está
sujeto a malos cálculos y no se lleva control de confirmación, donde se deduce que no
existe un sistema de emisión de nóminas automatizado para manejar el registro y control de
estudiantes beneficiarios y pagos referentes a los beneficios. Todo esto genera retardo en
los procesos de registro, búsqueda o consultas de igual manera perdida de información o
datos de estudiantes, ya que el archivador físico es de libre acceso donde se encuentra
localizado en un área de uso común , siendo susceptible a extravíos o manipulación
por personas ajenas a la dependencia y por ultimo ocasiona retardo en la entrega de
resultados, reportes mensuales o reportes solicitado por la OPSU.

En consecuencia de lo antes expuesto Esta situación retrasa el proceso para atender

múltiple requerimientos, ya que la secretaria como órgano superior en jerarquía debe
justificar ante la OPSU diversos reportes.

De esta manera el Servicio actual trabaja con un conjunto de limitaciones, como lo

es la consistente y creciente demanda de los estudiantes solicitando benéficos, situación
que requiere ser solventada para cubrir las necesidades bajo un sistema logrando una
gestión de servicio más eficiente, administrativos en el área.

7
 Por lo tanto se hace pertinente el desarrollo de un proyecto, y realizar la
implementación de un Sistema de Información, con la finalidad de brindarle el Servicio
de solicitud, aceptación y prosecución de los distintos servicios, a su vez el estatus actual de
los estudiantes, una aplicación completa que gestione la totalidad de sus procesos
administrativos. La propuesta en referencia, beneficia a todo el personal que labora
dentro del área, lo cual permite agilizar la gestión gerencial de está y aumentar el flujo de
atención diariamente, ya que se trata de un mecanismo que permite la modernización de
los procesos de una unidad bajo su responsabilidad y acorde a los fundamentos del uso
del Software.

Causas

 No se cuenta con una herramienta óptima para realizar los diversos procesos
administrativos a nivel socioeconómico.
 Falta de red LAN y WAM dentro de la dirección
 Se debe capacitar al personal para la utilización de las herramientas
tecnológicas

Consecuencia

 Desconocimiento de nómina real para los beneficiados.

 Desconocimiento de la Cantidad de becarios activos en tiempo real.
 Atraso de pagos, siendo estos los 5 primeros días de cada mes.

JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

La integración de las nuevas tecnologías con otras áreas trae consigo grandes
cambios y avances para la vida diaria del ser humano haciendo que los procesos complejos
sean más fáciles y llevaderos. En esta Dirección Social se mantiene la rapidez y eficacia
que son características fundamentales y un personal altamente capacitado en su
espacialidad en complemento con las diversas herramientas tecnológicas hará que de los
procesos o funcionalidades cotidianas se obtengan resultados precisos y beneficiosos para

8
las partes involucradas, debido a que está en juego la preparación a nivel de competencias
de futuros profesionales del país.

El uso de sistema de información le permitirá a todo el personal que labora en el

centro, contar con un recurso tecnológico que facilite el desempeño de sus labores. Esta
herramienta de automatización disminuirá la duplicación de trabajo, a través del
manejo de una base de datos actualizada para almacenar información y permite
visualizar e imprimir reportes necesarios para la agilización de los todos procesos
administrativos. Los equipos de vanguardia en el área permitirán un fácil manejo, mayor
precisión, velocidad y comodidad que aseguran las tecnologías de información permiten de
manera efectiva un funcionamiento automatizado que además de facilitar los procesos en el
ámbito laboral permite un mayor aprovechamiento del tiempo. Es incuestionable que este
centro necesita un mecanismo que permita controlar los procesos de manera efectiva. Por
esta razón el Sistema automatizado propuesto permitirá optimizar los procesos de solicitud,
nóminas y prosecución de los estudiantes que obtienen los beneficios. El nuevo sistema que
se manejara tendrá una buena interfaz de manejo adaptable para el usuario final, Con esta
propuesta se proyecta agilizar los procesos y toda la información que maneja la dirección, a
lo que se notara un ahorro de tiempo, dinero y disminución de errores que se pueda
presentar.

Desde el punto de Vista Tecnológico el presente trabajo se fundamenta en cuanto al

avance tecnológico de la actualidad que en consecuencias permita mejorar los procesos
dentro de un área. De igual manera tendrá un sistema de gestión de base de datos relacional
diseñada en MYSQL este nos permitirá almacenar mucha información que será utilizada en
la herramienta, se utilizara para darle estilo a la herramienta CSS este es un lenguaje de
hojas de estilo para controlar el aspecto de los documentos electrónico y de la apariencia de
la herramienta y se utiliza el lenguaje de HTML para terminar los efectos y validaciones
para asegurar el sistema para darle más seguridad a la herramienta. De esta forma el sistema
será confiable, y facilitando al personal del centro educativo la rapidez en todos sus
procesos, el cual se realizara a través de un lenguaje de programación PHP este se
permitirá emplear el sistema en Windows y Linux; con el objetivo de tener un mejor
trabajo.

9
 Desde el punto de vista práctico En este sentido, será una herramienta muy útil, para
todo el personal que allí labora, de esta manera se le da solución a un problema persistente
de muchos años, que es el manejo de datos de forma manual, que en la presente fecha la
tecnología ha tenido un potente avance para mejorar esas fallas. Ayudará que los procesos
de atención al cliente sean, más efectivos, y seguros, ya que será un sistema que mejorara el
trabajo actual, siendo esta que el usuario acudirá al sistema y podrá solicitar o ejecutar lo
que necesita al momento. Reportes y realización de Nomina.

Desde el punto de vista social la investigación promoverá una característica

especial, que es llevar a la implementación un sistema automatizado para llevar una mejor
gestión en cuanto a los procesos, de acuerdo con ello, el mismo beneficia a todo el personal
que labora en el Área mencionada, por medio de la implementación tecnológica que se está
desarrollando en dicha área, esto agilizara los procesos atención a los usuarios con respecto
a las solicitudes de los mismos. Con todo lo antes expuesto el beneficio será retro
alimentario, ya qué aporta un beneficio directo a la comunidad.

OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN
General:

Implementar sistema de información para el seguimiento y control de beneficiarios

de la dirección de atención y bienestar estudiantil UNERG.

Específicos

 Diagnosticar la Problemática Existente en la dirección de atención y bienestar

estudiantil UNERG.
 Determinar los Requerimientos pertinentes para la Elaboración de un sistema de
información para el seguimiento y control de beneficiarios de la dirección de
atención y bienestar estudiantil UNERG.
 Desarrollar Sistema de información para el seguimiento y control de beneficiarios
de la dirección de atención y bienestar estudiantil UNERG.
 Implementar Desarrollar sistema de información para el seguimiento y control de
beneficiarios de la dirección de atención y bienestar estudiantil UNERG.

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 PROCESOS QUE SE AUTOMATIZARAN

 Solicitud del Beneficio.

 Incorporación del estudiante al Beneficio.
 Realización de listado de nuevos beneficiaros.
 Realización de listado de pagos.
 Reportes.

DETERMINACIÓN, INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE LAS

HERRAMIENTAS DE DESARROLLO.

PLATAFORMA DE DESARROLLO

A continuación se procede a determinar y clasificar los requerimientos específicos

de la solución tecnológica propuesta en base a las problemáticas encontradas. Estos
requerimientos están clasificados de la siguiente manera:

A._ Requerimientos de Hardware:

Este segmento incluye los requisitos mínimos con los que deben contar los usuarios
para aprovechar correctamente el sistema propuesto.

EQUIPO ESPECIFICACIONES
 Memoria RAM 2 GB.
 Memoria RAM de 2Gb.
Computador  Intel Core 2 Dúo CPU 3.00GHz
 Disco Duro de 500 Gb.
 Sistema operativo: Linux o Windows

B._ Requerimientos de Software:

Este segmento incluye los requisitos mínimos con los que deben contar para poder
tener el sistema en buen estado.

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 EQUIPO ESPECIFICACIONES
 Wampserve o Xamp Servidor de Gestión de base de dato y lenguaje web.
 Note ++ Editor de texto para la programación del sistema.
 PHP
 JavaScript
 Jquery
Para lenguaje de estilos y programación.
 Boostraps 4.1
 CCS
 MySql

ARQUITECTURA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

El sistema cumple con unas rutinas necesariamente requeridas para un mejor

funcionamiento, de manera pues, que se explicara cómo está estructurado cada uno de los
módulos que obtienen unos sub-módulos que cumplen con las usanzas precisas. Para
establecer el estilo de programación se procedió a elegir un Lenguaje de Programación
Orientado a Objeto PHP que facilita el desarrollo de aplicaciones con entorno web,
utilizando el patrón de diseño MVC (Modelo Vista Controlador) este facilita al usuario la
interacción con la base de datos. El patrón de arquitectura "modelo vista controlador", es
una filosofía de diseño de aplicaciones, compuesta por:

 Modelo

Contiene el núcleo de la funcionalidad (dominio) de la aplicación. Encapsula el

estado de la aplicación. No sabe nada / independiente del Controlador y la Vista.

 Vista

Es la presentación del Modelo. Puede acceder al Modelo pero nunca cambiar su

estado. Puede ser notificada cuando hay un cambio de estado en el Modelo.

 Controlador

Reacciona a la petición del Cliente, ejecutando la acción adecuada y creando el

modelo pertinente.

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 Para entender cómo funciona nuestro patrón Modelo vista controlador, se debe
entender la división a través del conjunto de estos tres elementos y como estos
componentes se comunican unos con los otros y con otras vistas y controladores externos al
modelo principal. Para ello, es importante saber que el controlador interpreta las entradas
del usuario (tanto teclado como el ratón), enviado el mensaje de acción al modelo y a la
vista para que se proceda con los cambios que se consideren adecuados

Además hace uso del patrón Modelo Vista Controlador. También se trabaja con un
servidor local Apache 2.4.4 que permite a la herramienta tecnología ser ejecutada, dicha
herramienta es diseñada con un lenguaje de programación robusto como lo es PHP 5.4.16
y un gestor de base de datos Mysl “phpMyAdmin” versión 5.6.12 que permite eliminar la
redundancia cíclica mayor niveles de seguridad en la confiabilidad de los datos manejados
por el nuevo prototipo.

SELECCIÓN DEL ENTORNO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

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METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

La metodología de desarrollo tecnológica, es aquella utilizada para el desarrollo de

herramientas tecnológicas de implementación, en el presente caso es requerida una
metodología que permita un desarrollo rápido, ligero, eficiente y que no tenga consumo
excesivo de recursos administrativos. Para este efecto se propone la metodología Proceso
Racional Unificado (RUP) de la International Business Machines Corporation (IBM),
conjunto con el Lenguaje Unificado de Modelado UML, que constituye una metodología
estándar más utilizada para el análisis e implementación de dicho sistemas. Tal como lo
señala, IBM (2008), Rational Unifed Process (RUP),

Es una metodología de desarrollo de software que es interactiva e incremental,

centrada en la arquitectura y manejada por casos de usos. Es un proceso de
ingeniería del software bien defino y estructurado. Define claramente quien es
responsable de que, como deben hacerse las cosas y cuando deben hacerse las
mismas. También provee una estructura bien definida para el ciclo de vida de
un proyecto, marcando claramente los hitos (puntos de decisión esenciales). (p.
26).

En relación a lo anterior se describe que dicha metodología consiste en una serie de

pasos que se deben seguir con el fin de llevar a cabo dicho proyecto, para poder alcanzar el
objetivo planteado garantizando la solución del problema, cada fase metodológica tiene la
posibilidad de ser una técnica o método, el cual permita realizar una herramienta de gran
aporte a la institución y de fácil uso con respecto al desarrollo de la herramientas
tecnológica en campo de la Informática.

Fases de la Metodología a Utilizar

Fase de Inicio: El propósito de esta fase es precisar y ajustar todo lo que conlleva a
la realización de los procesos administrativos en la “Dirección Atención Estudiantil”
identifica cualquier tipo de complicación con respecto a la ejecución de las labores diarias,
en esta fase se propone como será estructurado el software y se determina como se trabajara
hasta la fase final, es decir que en esta fase se define el alcance del proyecto.

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 Fase de elaboración: Se seleccionan casos de uso que permitirán definir como se
conformara el sistema y a su vez desarrollarlo, mediante la realización de casos de usos se
seleccionara los casos de más idóneos con respecto a los procesos y así proceder a diseñar
la solución preliminar de la institución.

Fase de Desarrollo: Es donde buscamos completar el funcionamiento óptimo del

sistema corrigiendo las fallas y errores, debemos tomar en cuenta lo que determinamos
como requerimiento del sistema, administrando los cambios de acuerdo a las evaluaciones
realizadas por los miembros de la institución y se realizan las mejoras para el proyecto.

Fase de Cierre: En esta fase se debe asegurar que el software esté disponible para
la institución detectar los errores y defectos encontrados en las pruebas de funcionamiento
del sistema, se debe capacitar correspondientemente a los usuarios y proveer el soporte
técnico necesario. Se debe verificar que el Sistema cumpla con las especificaciones
entregadas por las personas involucradas en el proyecto.

DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

FASE DE PLANIFICACIÓN

 Descripción

La automatización de los registros se lleva cabo con la finalidad de mejorar la

eficiencia y eficacia a la hora de realizar algún registro del estudiante y de esta manera
llevar un mejor control en lo que respecta a los registros internos del mismo quedando así
registrados en el sistema cada procedimiento de manera automática y en tiempo real sin
posibilidad de fallas y ausencias de registros a la hora de alguna revisión o auditoria
ejecutada por los entes encargados de la administración de la dirección. Los registros allí
almacenados son confiables ya que no se permite ningún tipo de error a la hora de
realizarlos porque de existir algún tipo de error el sistema automáticamente lo detecta y no
ejecuta la acción hasta que el mismo o sea corregido.

15
 Esta automatización evita la perdida de registros, y el deterioro de los mismo, los
procesos se efectúan de manera acorde a los parámetros existentes en la institución, y todo
es más rápido y eficaz. Una vez realizada y cargada la base de datos se procede a
desarrollar los módulos o departamentos que constituyen los nuevos registros y el sistema
de información de gestión operativa, cada uno de ellos cuenta con políticas de seguridad de
manera que solo los encargados con acceso permitido puedan tener acceder al mismo, solo
el administrador del sistema podrá acceder a todos los módulos con su respectiva clave de
acceso.

El sistema tendrá dos modalidades de acceso a un servidor local, esta modalidades

tiene su propio menú según el usuario que lo manejara.

La parte de la modalidad del acceso a través del servidor local estará protegida por
un login y pasword y solo tendrán acceso dos usuarios en este caso Administrador y un
usuario secundario con acceso limitado. Los módulos con el que cuenta esta parte del
sistema son los siguientes: Beneficiario, Nomina, reportes entre otros.

Cada uno de ellos cuenta con claves que solo son conocidas por el administrador del
sistema y la persona encargada del departamento a consultar. Para ingresar a dicho modulo
el sistema solicita el ingreso de un nombre (login) y una clave (password) una vez
ingresados dichos datos el sistema redirecciona al módulo a la cual pertenece ese usuario.

La implementación equivale a la puesta en marcha de la base de datos de datos

acompañada de los módulos que pertenecen a la unidad de administración operativa del
centro, la combinación de ambos componentes permiten que cada ingreso de datos que se
haga en el sistema quede almacenado guardando no solo los datos sino la fecha, hora y el
nombre de la persona que realizo el registro, de manera tal que a la hora de realizar algún
tipo de revisión todo este en perfecto orden y de forma más fiable. Una vez ejecutado el
sistema se verifica que los procesos se realizan de forma más ágil y práctica disminuyendo
considerablemente el tiempo que se emplea con métodos manuales, reduciendo los costos
invertidos en materiales como las hojas donde se realizan las anotaciones o datos
correspondiente para las actividades internas y externas que a la larga se deteriora y
ocasionan perdidas de información vital para la dirección.

16
 Cabe destacar que la implementación de este sistema automatizado se logró cumplir
con las actividades reglamentarias además se cuenta con la fiabilidad de los datos que el
mismo facilitara, el sistema proporciona una base de datos con los registros de todos los
estudiantes inscritos en el sistema, es decir, tiempo que cumple con su servicio, por lo que
al momento de registrarlo solo se actualizarán sus datos y de no ser así se abrirá otro de
registro.

 Requerimientos Funcionales del Proyecto

 El sistema podrá verificar que los procesos se realicen de forma más ágil y práctica
disminuyendo considerablemente el tiempo que se emplea con métodos manuales
ya que el mismo tendrá una modalidad interna con servidor local que le dará apoyo
al personal administrativo para realizar los procesos de beneficiario, nóminas y
reportes.
 Reducirá los costos invertidos en materiales como las hojas donde se realizan las
anotaciones o datos correspondientes para las actividades internas y externas que a
la larga se deteriora y ocasionan perdidas de información vital para el almacén.
 Contará con la fiabilidad de los datos que el mismo facilitara, el sistema
proporciona una base de datos con los registros de todo los estudiantes en los
distintos beneficios.

 Restricciones

Las restricciones necesarias para el funcionamiento optimo del sistema son la

siguientes:

 Uso completo exclusivo para los administradores del sistema.

 Los usuarios solo tienen accesos a los módulos de registro de beneficiario.
 El sistema es compatible con las mayorías de los navegadores.
 Debe estar instalado un servidor central con xamp o wampserve para poder utilizar
el sistema propuesto.

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 FASE DE DISEÑO

Diagrama De Caso De Uso De Sistema Propuesto

Usuario Departamento

Inicio de sesión

Registro de
estudiante

Asignación de
beneficios

Genera Nomina

MODIFICA

Imprime
reportes

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Administrador
Inicia sesion

Aprueba
Beneficios

Asigna Usuarios

Ve Estadistica

Imprime eportre

Tipos de Usuarios

Son los usuarios que interactúan, alimentan y sacan información del sistema de
acuerdo a sus necesidades.
A continuación se da una lista de los actores a interactuar con el sistema:
Administrador: Es el encargado de asignar usuarios, analizar y validar los
beneficiarios:
 Aprueba nuevos beneficiarios.
 Verificar las estadisticas.
 Asigna usuarios.

Jefe del departamento: es la persona encarga de suministra toda la información

requerida.
 Registra estudiante
 Asigna Beneficiarios
 Modifica Beneficiarios
 Genera Nominas

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Estructura de la Base de Datos

20
Diagrama de Navegación

21
Diseño Bocetos del Sistema de Información

 Inicio de sision

 Menú de Navegación

FASE DE PRUEBAS

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 Elaboración y Ejecución del Plan de Pruebas

Diagrama de Gantt es una útil herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el

tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo
total determinado el cual fue empleado para el desarrollo del nuevo prototipo del Sistema
De Información.

TIEMPO DE DURACIÒN
ACTIVIDADES SEMANA SEMANA SEMANA

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Entrega Formal del Sistema
Instalación del Sistema
Presentación del Sistema al
Personal
Entrega de Manual de
Usuario
Adiestramiento de los
Usuarios
Documentación de Módulos
y de Sistema (Pruebas)
Migración de datos
(Mejoras del Sistema)

A continuación presento la programación de las actividades realizadas para el

desarrollo de proyecto el Cronograma de Actividades se dividió en:

Actividad 1. Entrega Formal del Sistema.

Esta actividad Implicó la entrega del sistema en digital, para su posterior instalación
en el servidor. Esto con la intención de demostrarle a la dirección, la culminación del
desarrollo, y el inicio de la implementación, donde su participación es fundamental.

Actividad 2. Instalación del Sistema se procedió a la instalación de la herramienta

en el servidor remoto desde el computador de la dirección.

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 Actividad 3. Presentación del Sistema al Personal. La primera presentación
oficial del sistema al personal, se tocaran los aspectos más importantes del presente trabajo
de investigación y en especial de la herramienta tecnológica propuesta.

Actividad 4. Entrega de Manual de Usuario se procederá a entregar el respectivo

manual de usuario, para que contaran con este soporte, una vez validada la herramienta.

Actividad 5. Adiestramiento de los Usuarios. Dicho adiestramiento se iniciara con

imágenes / video del sistema, en el cual se muestran todos los escenarios posibles módulo a
módulo, de acuerdo al acceso de los dos tipos de usuario.

Actividad 6. Documentación de las Pruebas. Concluido el adiestramiento de los

usuarios, se iniciara la fase de las pruebas del sistema. Hasta el presente las pruebas son de
vital importancia, para diseños de proyectos en cualquier área, ya que permiten verificar el
correcto funcionamiento de la aplicación desarrollada. Se diseñó un plan de pruebas; cada
una permitió obtener resultados orientados a la depuración de la aplicación y al
mejoramiento del producto. Se llevaron a cabo estos dos tipos de pruebas; la inicial
conocida como pruebas "alfa", que consistió en la observación del Sistema, por parte de los
miembros del equipo de investigadoras e institución, para solventar las dificultades
consideradas y realizar las correcciones necesarias tanto a nivel técnico, o del contenido
presentado en la herramienta.
La segunda prueba se denomina "beta", se realizó después de la verificación y
corrección de fallas consideradas. Esta prueba tiene que ver con la evaluación de la
herramienta, por parte del director y un grupo de usuarios seleccionados al azar entre las
Secretarias, quienes harán uso de la herramienta. Para los resultados de las pruebas alfa y
beta se utilizó un cuestionario de preguntas a los probadores potenciales del sistema, para
que pudieran expresar su opinión, u observaciones. La prueba alfa se realizó con éxito y en
cuanto a las pruebas beta, fueron realizadas a los usuarios actuales o potenciales de la
aplicación, a los que se les informó con anterioridad que la herramienta se encuentra en
período de prueba, para que evalúen la optimización del Sistema y la misma también arrojo
resultados exitosos.

24
 Actividad 7. Carga Inicial del Sistema y Migración. Luego de realizarse todo el
recorrido del cronograma, y reconocidas las posibles fallas, para su corrección, se
procederá a iniciar la carga del sistema con todos los procesos necesarios para dejar el
sistema en perfecto funcionamiento.

Análisis de Resultados.

 Resultados de la Prueba Alfa.

PREGUNTAS Si No
1. -¿El acceso al sistema corresponde con lo establecido en los requerimientos? 3
2.- ¿Los módulos del sistema están acorde con la estructura establecida? 3
3.- ¿El sistema ofrece una estructura ordenada, amigable y fácil de acceder? 3
4.- ¿Están completas todas las funcionalidades que debe realizar el sistema? 3
6.- ¿Funcionan correctamente todas las operaciones de registro y consulta? 3
7.- ¿Falta agregar alguna característica a alguna de las funcionalidades? 3

La prueba alfa se realizó con éxito, el personal está conforme y satisfecho con las
operaciones y aplicaciones que se presentó en la herramienta del sistema propuesto. Para la
realización de la prueba Beta, se seleccionaron a dos de los usuarios involucrados, los
cuales utilizaron la herramienta en un ambiente distinto al del desarrollador, sin
colaboración de estos. A través de la aplicación de la prueba beta, se pudo entregar el
mismo cuestionario de la prueba alfa a los usuarios participantes, para que expresaran su
opinión, comentarios u observaciones, y se pudo obtener los siguientes resultados:

Pruebas de Sistemas

Escenarios de Casos de Uso de Pruebas

01 Aparece un error en los organizando los módulos del sistema
02 El usuario cancela la operación
03 El usuario introduce un enlace incorrecto y, después, aparece un error
recuperando las categorías
04 El usuario introduce un enlace incorrecto y, después, el usuario cancela la
operación.
05 El usuario introduce un enlace incorrecto y, después, aparece un error al
almacenar el enlace.
06 El usuario introduce un enlace incorrecto y, después, el usuario introduce un
enlace correcto.

25
07 El usuario introduce un enlace incorrecto y, después, el sistema no encuentra
ninguna categoría.

08 Aparece un error al almacenar el enlace.

09 El usuario introduce un enlace correcto (camino principal).
10 El sistema no encuentra ninguno de los Módulos.

Escenario Principal

Paso Descripción
01 El usuario selección una poción y aparece un nuevo link
03 El sistema recorre los módulos y Información a través de los Link
04 Cuando la navegación es incorrecta se crea un error en los módulos de acceso
05 Se cancela una operación cuando hay un error
06 El nombre del link, el modulo y la dirección url están unidos en uno solo
07 El sistema permite crear nuevos link
08 Es posible que se presenten errores en un link

26
 CONCLUSIÓN

Los resultados obtenidos en esta investigación permitieron establecer las siguientes

conclusiones:

El proceso de planificación de los procedimientos se llevaba a cabo en forma

deficiente, pues aun cuando se realizan diagnósticos acerca de la situación del manejo de
los procesos administrativos; éstos no son aplicados en la estructuración de objetivos ni
planes que permitan orientar y definir las metas y acciones a desarrollar para la realización
de los controles pertinentes a la gestión de nóminas para beneficiarios manejados por la
dirección de Atención y Bienestar Estudiantil. Los datos obtenidos en este estudio
permitieron evidenciar que el proceso de planificación no responde a los elementos y
principios fundamentales que deben regir en la estructuración de los planes y programas en
toda gestión; los cuales destacan la importancia de considerar las necesidades del área a
gestionar y diseñar los objetivos y metas en atención a las características y niveles de
prioridades de dichas necesidades, de tal manera que los planes diseñados se encuentren en
sintonía con dichos requerimientos.
Los resultados obtenidos a través de esta investigación, pudieron determinar que la
organización de los procesos administrativos no responde a una definición de las funciones
correspondiente a todas y cada una de las actividades de esta administración, el
establecimiento de las jerarquías y autoridades que deben dirigir y tomar decisiones
respecto a esta gestión, la conformación de un sistema organizativo lineal y/o funcional, un
proceso de comunicación definido y el establecimiento de normas de funcionamiento. Los
procedimientos que se deben aplicar para el almacenamiento de los datos referentes a los
registros de los estudiantes en dichos beneficios, determinado así como el pago a realizar al
mismo, igual que el comprobante de cada movimiento antes descrito utilizados en la
dirección, presentan fallas de ejecución que no permiten tener un control efectivo y
permanente de la gestión operativa de los procesos administrativos manejados por la
institución. Es importante señalar que estos resultados permitieron determinar que los
mecanismos de administración de pagos y emisión de nóminas por concepto de beneficios
manejados dentro de la institución no se aplican en forma permanente y organizada. Así
mismo, se determinó que la realización de la evaluación de los reportes de nóminas y

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beneficios, no se desarrolla de acuerdo a un sistema de trabajo organizado y coherente. Se
pudo determinar a través de la investigación realizada, que la determinación de los niveles
de gestión operativa que se deben llevar a cabo para realizar los controles pertinentes, a
través de los cuales se definan los niveles de pérdidas y ganancias, se ejecutan de manera
deficiente.
- Las estrategias empleadas por la institución para el control del movimiento a nivel
de nómina no se implementan en forma adecuada, afectando el seguimiento correcto de los
procesos administrativos, a través de la revisión de los reportes de estudiantes en
beneficios.
Es necesario que el diseño y la funcionalidad del sistema respondan a los
requerimientos o a las necesidades del usuario final que es quien va a disponer y utilizar el
recurso tecnológico y cabe destacar que un buen sistema es aquel capaz de cumplir con las
necesidades de los usuarios dejando la posibilidad de ir evolucionarlo en un futuro, de
acuerdo a las expectativas del mercado donde se desenvuelve el sistema.

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 RECOMENDACIONES

En atención a las conclusiones de esta investigación se plantean las siguientes

recomendaciones:
- El nuevo sistema automatizado de control de beneficiarios, a los fines de que se
optimicen en cuanto a velocidad, precisión y actualización permanente, los procedimientos
de seguimientos, control y registro de los procesos administrativos de beneficios, nómina y
pagos. En ese sentido, se sugiere la inserción de la dirección a los beneficios del software
libre, a través de los cuales se haría, a un menor costo, la incorporación de los programas de
control de los procesos administrativos antes mencionados que requiera esta dependencia.
Al finalizar la investigación del nuevo sistema se realizaran las siguientes recomendaciones
orientadas al personal administrativo que labora en dirección, para así garantizar el buen
funcionamiento del sistema y así evitar cualquier anomalía que se pueda presentar.

1. El sistema solo puede ser utilizado por el personal autorizado.

2. Evitar que las claves y contraseñas sean de conocimiento público.
3. Realizar talleres de capacitación y adiestramiento para el uso del sistema.
4. Ingresar al sistema la información o datos correctos para garantizar que la
información que proporcione el mismo sea la correcta y confiable.
5. Respetar las normas de seguridad del sistema para evitar contratiempos en
los módulos.

La recomendación principal para un buen funcionamiento del sistema es

proporcionar un buen adiestramiento al personal que se destine a utilizar el sistema, ya que
aunque es sencillo de utilizar, requiere de conocimientos sobre la forma de manejar la
información por parte de la organización. Así mismo, se recomienda restringir la
manipulación de este a personas netamente pertenecientes a la organización, con la
preparación adecuada y cumpla con las normas de la empresa, para que así se reduzca al
mínimo las posibilidades de errores en la carga de datos por parte del usuario. Con relación
a la información que maneje el sistema, es necesario realizar respaldos de forma periódica,
de forma física y digital, conservando alguno de éstos fuera de la direcció[Link] este mismo
sentido, y debido a que el sistema es computacional, se recomienda al personal de la

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organización, asegurar un mantenimiento periódico de los equipos para prevenir fallas
técnicas con los mismos. Finalmente, se incentiva al personal que de designe como usuario
del sistema, apoyarse en el manual de usuario de la aplicación para solventar cualquier
duda con respecto.

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 REFERENCIAS

[1] Anonimo., «Metodología XP,» 14 02 2018. [En línea]. Available:

[Link]

[3]Marset , R.N (2006). Diseño e Implementacion de Servicios web. En R.N Marset

Modelado, Diseño e Implementacion de servicios Web (pag 4-5)

[4] Wikipedia., «Modelado del software,» 21 02 2017. [En línea]. Available:

[Link] [Último acceso: 16 06 2018].

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