1 – GESTION Y DIRECCION DE PROYECTOS
PROYECTO
1. QUE ES UN PROYECTO
2. DIAGRAMA DE PROYECTO. EL PROYECTO EN LA EMPRESA
3. DIRECCION DE PROYECTOS EN LA EMPRESA. EL DIRECTOR DE PROYECTOS
1. QUE ES UN PROYECTO
Como definición, un proyecto es un encargo, que parte de una oportunidad
y que persigue un alcance definido y único, limitado por unas restricciones.
Y que debe asociarse a una dirección (director de proyecto).
1.1 Alcance definido: Que es el objetivo o aquello que se pretende conseguir
a su cierre, ya sea un servicio, modificación o creación de este, producto,
modificación o creación, implementaciones de cambios organizativos o
de infraestructura en una empresa, etc. Conllevará una definición de
alcance. Diseño, características, niveles, etc.
1.2 Alcance único: Es aquel que sea gradualmente diferente a lo antes
ejecutado o parte de ello, lo que implica que no todo sea nuevo. Puede
afectar a características, diseño, tecnologías aplicadas por primera vez,
etc. O restricciones que puedan afectar al proyecto en este alcance.
1.3 Restricciones: Son los límites, ya sea en gestión, recursos, humanos o
financieros, legales, etc. que afectarán al proyecto y deberán observarse
y/o optimizarse, (tarea del director de proyecto). Suelen generar una
cadena o cascada, pues afectarán a la terminación de las fases del
mismo: P. e si no se obtiene una licencia de obra determinada no podrá
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comenzarse la misma. Afectará a los plazos, capital humano y
financiero, y al entregable. Los plazos de entrega suponen un alto
coeficiente restrictivo, y son claro ejemplo de la importancia de este
apartado. Si los alcances no pueden determinarse respetando dichas
restricciones, el proyecto no será viable, debiendo concebirse de otra
forma en su fase inicial. La fase de planificación que será clave para
determinar la viabilidad o no del proyecto será tarea del director de
proyecto, (respetando y adecuando las restricciones), para poder pasar
a la ejecución. Una vez en esta fase, no hay retorno, o la menos sin
costes añadidos, de capital y tiempo.
2. DIAGRAMA DE PROYECTO. EL PROYECTO EN LA EMPRESA
¿Las empresas deben realizar proyectos? ¿Son estos estrictamente
necesarios? ¿En todas las empresas? Se pueden identificar diferentes
tipologías en una empresa:
a) Productivas, que son las que forman parte de las operaciones de una
empresa y de su cadena de valor; los proyectos. que responden a
necesidades puntuales.
b) No productivas, que son de soporte, y son las necesarias para
mantenerla o y gestionarla. Y se integran los proyectos en el resto de
actividades. (Ver DIAGRAMA DE PROYECTO – diapositiva 9)
La organización lleva a cabo unas actividades, y ésta opera en un
entorno determinado, donde despliega una estrategia y propone
unos objetivos. Se detectan las oportunidades y se ve su factibilidad
y viabilidad, así como se estudia su rentabilidad. La oportunidad da
lugar a los proyectos, éstos a su cierre generan entregables que se
incorporan a las actividades operativas de la organización, que se
denomina gestión de operaciones (no ya de proyectos). Ahí
detentarán unos beneficios que retornarán a la organización.
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Esto puede diferir en parte si el proyecto es para un tercero (cliente
específico), pues afectaría a la operativa (diferencia entre proyecto y
operaciones que sería difusa), pero es el cliente quien paga el proyecto,
por eso se hace. Serían las operaciones vistas como departamento de
venta, que también genera una oportunidad, pues es el cliente quien lo
necesita, y en este caso es 100% optimizable, pues tendrá beneficio si o
sí. Se facturarán los entregables, post ejecución por el equipo de
proyecto.
Otro tipo de proyectos serían la adecuación a normativas,
infraestructuras o de operativa interna, laboral o legal etc. para que la
empresa no pudiese ser sancionada.
(Se mantiene y se observa que el diagrama es también aplicable).
Aquí aparcería la figura del director de proyecto para encauzar desde la
fase de planificación, la definición del proyecto. Frente a imprevistos,
cambios o hechos que hagan que este no pueda cumplir con las
especificaciones o alcances. Y puede decirse que un proyecto tiene éxito
cuando cumple plenamente con el alcance -es, pero es posible también
aceptar qué si no se cumpliere totalmente, pero si con motivaciones y
oportunidades que lleva consigo, detrás de este, pudiese ser exitosos,
que consigue satisfacción suficiente del cliente.
P. e. puede ocurrir que en pleno proceso de operaciones de la
confección de un entregable varían los costes (debido a crisis o
situaciones), y los márgenes previstos no se cumplan, pero pueda
disponerse de un producto o servicio adecuado para la oportunidad o
segmento, que aporte beneficios menores de los esperados, pero que
sea aceptable su puesta en circulación. Pueden verse afectados
acabados u otros elementos, pero que el resultado global sea aceptable.
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Y para determinar el éxito parcial o asumible de un proyecto, se deberá
tener claro cuales son la oportunidad y las motivaciones, y como conocerlas. P.
e. el cliente en proyectos externos o el director y comité en los internos.
Otro ejemplo interesante podría ser un proyecto de restauración, que,
en la situación actual debido a la pandemia, podría verse afectado, pues los
márgenes previstos no se cumplirían por las medidas que se adoptan para
reducir los contagios, aforos, horarios, etc. Habrá que reducir costes para
acercarse al margen previsto, p. e. pero deberá elegirse entre menoscabar
calidad o beneficio.
3. DIRECCION DE PROYECTOS EN LA EMPRESA. EL DIRECTOR DE PROYECTOS
La importancia de integrar los proyectos en la empresa es lógica, pues
dependerán estos de los recursos, humanos, tecnológicos, de
infraestructura etc. Y, es importante saber que sólo en las grandes
corporaciones o empresas la gestión de proyectos tendrá mucha relevancia,
y su director o comité. El tipo de organización determinará la
responsabilidad y rol del director de proyectos. Y en base a eso, se
constituye un límite de resultados para el director de un proyecto, que
dependerá de la cultura de gestión de proyectos; si esta existe serán
grandes las exigencias para aquel, y si no, o es pobre, sobrevendrán las
frustraciones al estar a expensas de los recursos o lo que permita la
organización, y los objetivos serán limitados. La experiencia y conocimiento
serán clave para el desarrollo eficaz del proyecto, optimizando al máximo
los recursos y poder cerrar el proyecto aceptablemente. En el caso
contrario, donde si haya recursos, será clave no menoscabar los mismos y
obtener los máximos resultados al cierre del proyecto.
3.1 La dirección de proyectos en organizaciones: No todas las
organizaciones son iguales y se gestionan igual, y existen, en principio
tres tipos:
a) Funcionales, donde la autoridad recae sobre los responsables de las áreas
(funcionales), una de las cuáles puede encargarse de gestionar los
proyectos, y es la más corriente, pero la autoridad del director de proyectos
es mínima. Se limita a una función de coordinación de los trabajos de las
diferentes áreas y tareas de administración, pero no ejerce responsabilidad
directa sobre los recursos. El director /a de proyectos deberá coordinar y
controlar el avance del proyecto, corrigiendo desviaciones para que no se
aparte de la planificación inicial. Pero no tiene control sobre los recursos de
cada área. Si deberá informar y obtener la mayor retroalimentación sobre el
estado y desarrollo del proyecto.
b) Matriciales. Donde interviene la figura de los responsables de área y estos
reportan a los encargados de proyecto, manteniendo el control sobre los
recursos asignados al proyecto. El poder del director de proyectos es mayor
que en caso anterior, pero depende de la gestión de los responsables de
área. Y se reduce, aquí, la autoridad sobre los equipos de proyecto, pues
estos atienden en primer lugar a los encargados de área.
Cono nota importante a considerar, la habilidades directivas o
interpersonales, el conocimiento y gestión adecuada de las
personas, cobra gran importancia, pues de ella dependerá la buena
marcha del proyecto, y de que las personas, confieran la autoridad al
director de proyectos, sin menoscabar la de los responsables de
área.
c) Por proyectos, que es la más adecuada y confiere la autoridad al director o
comité de proyecto, pues es su principal actividad, frecuente en grandes
organizaciones, y el director es el máximo responsable del proyecto, y sobre
las áreas, gestiona los recursos y aspectos internos o externos del proyecto.
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(Garriga, 2018)