Balance
Momento de realización
El Artículo N° 59 del Código de Comercio, determina que los
Balances Generales deben realizarse una vez al año, refiriéndose
a la periodicidad pero no hay nada establecido con respecto a la
fecha en que debe realizarse.
Al momento de determinar la fecha de balance se deben
analizar en las empresas aspectos tales como la forma en que se
desarrollan sus operaciones, si en forma permanente o zafrales.
Muchas veces la fecha de balance es fijada en base a
compromisos fiscales de la empresa.
Ciclo contable básico
Expondremos a continuación un esquema del Ciclo Contable Básico que hemos
venido analizando hasta este momento, comenzando desde la existencia de un
hecho económico, este genera un comprobante que será registrado en el libro
diario, que a su vez generará los libros mayores y con estos se finaliza este
proceso en la etapa de balance.
HECHO ECONÓMICO
COMPROBANTE
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
BALANCES
La hoja de trabajo
La contabilidad, parte integrante del sistema de información de una empresa tiene como
objetivo informar acerca del Patrimonio de la empresa tanto de su composicion en un
determinado momento como de sus variaciones. El Balance tiene como objetivo
fundamental dar un informe final para un período de trabajo denominado Ejercicio
Económico, generando como resultado final 2 informes denominados Estados Contables.
Los estados contables basicos son el Estado de Resultados y el Estado de Situacion
Patrimonial. Para elaborarlos, se recurre al uso de una herramienta extracontable que es la
Hoja de Trabajo.
La "Hoja de Trabajo a ocho columnas" esta compuesta por una columna donde listamos
los nombres de los diferentes rubros y luego cuatro conjuntos de 2 columnas cada uno
denominados balancetes, con las siguientes denominaciones:
a) Balancete de Números o de Comprobación (Debe y Haber)
b) Balancete de Saldos (Deudores y Acreedores)
c) Balancete de Resultados (Pérdidas y Ganancias)
d) Balancete de Situación (Activo y Pasivo)
Balance de números
En este Balancete anotaremos para cada rubro el total debitado y el total acreditado en el
Ejercicio Económico, desde el punto de vista
practico seran las sumas de los debitos y los creditos de cada rubro que encontraremos en
el Libro Mayor.
El método de registracion utilizado ha sido el de Partida Doble lo que implica que:
. En cada asiento de Diario, la suma de los debitos y de los creditos debe igualarse.
. Entonces, si consideramos todos los Libros Mayores, la suma de debitos imputados debe
ser igual a la de los creditos.
. Por lo tanto si en el Balancete de Comprobacion se incluyeron todos los rubros, deben
igualarse tambien la suma de los
totales al Debe y al Haber.
Si el total de los débitos es igual al total de los créditos, es probable que no haya habido
errores durante el proceso de registración.
Esto no es seguro totalmente porque pueden haberse cometido errores en el proceso de
registración que no afecten la partida Doble
como equivocar un rubro u omitir el pasaje de un asiento al libro Mayor.
Las sumas de las columnas debe y haber del balancete deben ser iguales y ademas
coincidir con la suma total de debitos y creditos del
Libro Diario.
Balancete de Saldos
A continuación del Balancete de Comprobación, se elabora el
Balancete de Saldos. Este se basa en calcular el saldo de cada cuenta,
y ubicarlo en las dos columnas siguientes, segun corresponda en
Saldo Deudor o Saldo Acreedor.
Plantearemos ahora un ejemplo de los 2 primeros Balancetes
analizados:
Balancete de Resultados
CONTABILIDAD
BALANCE
En este balancete incluiremos todas las Cuentas Diferenciales (Pérdidas y Ganancias)
por el valor de su saldo.
En el Balancete de Saldos las cuentas de Perdida deben tener Saldo Deudor y las de
Ganancia Saldo Acreedor.
Luego de efectuar sumamos ambas columnas, la diferencia se denomina "Resultado
del Ejercicio". Este sera ganancia o utilidad cuando la suma de la columna de
Ganancias es mayor que la suma de la columna de Pérdidas, y sera pérdida en el
caso contrario.
La diferencia entre ambos totales se coloca debajo del total menor, en la fila del
rubro "Resultado del Ejercicio" el que debemos incluir ahora. De esta manera
logramos sumas iguales en los totales de las columnas de Perdidas y Ganancias. Esta
diferencia se la remarcamos (por ejemplo encerrándola en un círculo) para indicar
que ha sido incluida para igualar las columnas.
Este Balancete da lugar al Estado de Resultados, informe que reflejara en forma
ordenada la obtención del resultado del Ejercicio para el período considerado.
Balancete de Situación
En este balancete incluiremos todas las Cuentas Integrales (Activos y Pasivos) y
patrimoniales por el valor de su saldo.
En el Balancete de Saldos las cuentas de Activo deben tener Saldo Deudor y las
de Pasivo Saldo Acreedor, las Patrimoniales por lo general tienen saldo
Acreedor.
Luego de efectuar sumamos ambas columnas, y en caso de no haber cometido
errores deben igualarse ambos totales.
La cuenta Resultado del Ejercicio irá:
en la columna de Activo si se trata de una perdida, o en la columna de Pasivo y
Patrimonio si se trata de una ganancia (hay quienes la incluyen siempre en la
columna del Pasivo y en el caso de Pérdida va negativa).
Continuaremos ahora con el ejemplo anterior completando la hoja de Trabajo a
8 columnas.
Asientos de Resultados
El proceso de Balance analizado hasta ahora en la hoja de trabajo, que como habíamos
dicho es un procedimiento extra contable, debe ser
reflejado en el Libro Diario mediante asientos para que todos sus efectos queden
contabilizados.
Las cuentas diferenciales o de resultados, son aquellas que durante el ejercicio reflejaron
los aumentos y disminuciones del patrimonio, o sea las
Perdidas y las Ganancias del período. Una vez finalizado el ejercicio economico, debemos
volcar el saldo neto de todas las cuentas diferenciales al
Patrimonio, pasaje que realizaremos al rubro "Resultado del Ejercicio".
Para lograr ese efecto se realizaran tres asientos los que seran efectuados tomando como
origen de datos al balancete de resultados de la hoja
de trabajo. Para efectuar esta tarea se utilizará una cuenta puente "Perdidas y Ganancias" a
la que acumularemos en un asiento todas las
ganancias del ejercicio saldando los rubros de Ganancia y en otro asiento le acumularemos
todas las Perdidas saldando los rubros diferenciales
de pérdida. Luego de realizados estos dos asientos si el saldo de la cuenta "Pérdidas y
Ganancias" es deudor, el resultado del ejercicio es una
pérdida y si es acreedor, el resultado es una ganancia.
Luego efectuaremos un tercer asiento en el cual saldamos el rubro "Perdidas y Ganancias"
volcando su saldo al rubro patrimonial "Resultado del
Ejercicio".
En forma genérica podemos enunciar los tres asientos de la siguiente forma:
ASIENTO POR LAS GANANCIAS
DEL EJERCICIO
Asientos de Resultados
CONTABILIDAD
BALANCE
ASIENTO POR LAS PERDIDAS
DEL EJERCICIO
ASIENTO POR EL RESULTADO
DEL EJERCICIO
Asientos de resultados
Realizados los tres asientos y el pasaje de los mismos a las cuentas del Libro Mayor,
quedarán saldadas todas las cuentas que
representan perdidas o ganancias. Tambien queda saldada la cuenta Perdidas y Ganancias.
Quedando con saldo la cuenta Resultado del
Ejercicio reflejando ese efecto en el Patrimonio.
Asiento de Cierre de Libros
CONTABILIDAD
BALANCE
Como cierre del ejercicio económico, se realizará en el último día de este período un
asiento de Diario en el cual se saldaran todos los rubros de tal forma que al día
siguiente se abra el nuevo ejercicio económico con los saldos de los rubros integrales
y patrimoniales reflejando el saldo de cierre.
Para saldar todos los rubros que tienen saldo, o sea Integrales y Patrimoniales ya que
los diferenciales fueron saldados en los asientos de Resultados debemos debitar los
Pasivos y Patrimoniales y acreditar los Activos por el saldo al Cierre del ejercicio dato
que podemos extraer rápidamente del Balancete de Situación de la hoja de Trabajo.
Asiento de Apertura de Libros
Como apertura del ejercicio económico siguiente al cierre, se realizará en el primer día
de dicho ejercicio un asiento de Diario exactamente inverso al de Cierre, en el cual se
reflejan los saldos de los rubros patrimoniales al abrir el nuevo ejercicio económico.
A TENER EN CUENTA
Los asientos de Resultados y de Cierre de Libros se efectuan con
fecha de cierre del Ejercicio Económico, y el de Apertura con el
día siguiente (o sea el primer día del ejercicio siguiente).