Módulos e Informes

Sistema Administrativo
¡Homologado para la facturación!
Versión 30.2
MÓDULOS
Sistema Administrativo

Administrativo Gálac cuenta con

diversos módulos, creados para
llevar de manera óptima y
organizada todos los procesos
relacionados con la administración
de tu empresa.
Menú Principal

Menú Principal Funcionalidad

Contiene información general del sistema, versiones instaladas.

Permite establecer diversas configuraciones como impresión y
G
respaldos. Facilita la administración de la licencia, solicitud de
soporte.

En este módulo se gestionan las ventas de productos y servicios, se

realizan notas de crédito, notas de débito, ingresar información de
ventas históricas, generar facturas desde otros módulos como
contrato, cotización y notas de entrega. Permite generar los libros de
Factura compra y venta.
Genera informes sobre el comportamiento de las ventas. Escoger el
tipo de moneda para cobrar y facturar. Permite el uso de pistola
lectora de código de barras.

Gestiona la caja de cobro con cobro directo, permite facturar en

multimoneda. Cuenta con la opción "balanza-etiqueta", realiza la
Punto de venta lectura de códigos de barra de las etiquetas personalizadas, lee
etiquetas con código de barras que incluyan el peso o precio del
artículo a facturar.

Permite insertar, modificar e imprimir cotizaciones de productos y

Cotización servicios.

Orden de Permite emitir documentos que certifican la entrega de pedidos o

entrega productos.

Permite consultar, insertar, modificar y/o eliminar clientes, también se

Cliente cambia la dirección de despacho, se generan informes de clientes y
permite exportar/importar los mismos.

Posibilita el registro de contratos cuando emite por tiempo

determinado o indeterminado facturas por la venta del mismo servicio.
Contrato Permite insertar un documento en el cual seleccionará los artículos
que va a facturar periódicamente para que el sistema genere el
borrador de la factura automáticamente.

Es un módulo constante en todos los menús del sistema y permite

Menús desplazarse entre otros disponibles en los que se realizan gran
diversidad de procesos.
CxC/ Cobranzas/ Vendedor

Módulo/Menú Funcionalidad
Permite consultar, insertar, modificar y/o eliminar clientes, también se
Cliente cambia la dirección de despacho, se generan informes de clientes y
permite exportar/importar los mismos.

Permite insertar, administrar, anular e imprimir cuentas por cobrar en

CXC multimoneda. Genera informes de cuentas por cobrar, libros de compra y
venta.

Permite insertar, consultar, modificar, eliminar, anular e imprimir anticipos

Anticipo
en multimoneda. Genera informes de anticipos a clientes.

Permite insertar y administrar cobranzas en multimoneda. Genera

informes y reportes. Permite aplicar retenciones de IVA e ISLR a
Cobranza
cobranzas. Genera listado de retenciones IVA e ISLR, así como las
comisiones de vendedores.​

Permite insertar, consultar, modificar y eliminar vendedores. Maneja los

Vendedor
porcentajes de comisiones de los vendedores por ventas y cobranzas.

CxP/ Pagos/ Proveedores/

Forma 30 (IVA)

Módulo/Menú Funcionalidad
Permite insertar y administrar proveedores, genera
Proveedor informes, exportar/importar los mismos. Generar los libros de compra y
venta. Genera informes de cuentas por pagar.

Permite insertar y administrar cuentas por pagar en multimoneda.

Maneja cuentas por pagar por cuenta de terceros. Genera de forma
CxP
automática comprobantes de retención de IVA e ISLR, disponibles con
The Factory y Unidigital.

Permite insertar, consultar, modificar, eliminar, anular e imprimir

Anticipo anticipos en multimoneda. Genera informes de anticipos de
proveedores.
Módulo/Menú Funcionalidad
Permite insertar, consultar, modificar, anular e imprimir pagos en
multimoneda. Permite la impresión de comprobantes de retención de
Pago
IVA e ISLR. Genera el archivo XML de retenciones de ISLR y el TXT de IVA
para su declaración al SENIAT.

Genera el listado de retenciones de ISLR realizadas durante el ejercicio

Relación Anual
fiscal consultado.​

Genera el listado de retenciones de ISLR realizadas durante el ejercicio

Anticipo
fiscal consultado.

Genera el comprobante de ARCV de cada proveedor, donde se reflejan

ARCV todos los pagos y retenciones de impuestos realizados durante el ejercicio
fiscal consultado.

Tabla en la que se muestran todos y cada uno de los códigos de retención

Tabla Retención
de ISLR.

Planilla Forma Permite insertar, consultar, modificar, eliminar e imprimir la planilla forma
00030 00030 de IVA.

Bancos

Módulo/Menú Funcionalidad
Permite insertar, consultar, modificar y eliminar cuentas bancarias en
Cuenta
diferentes monedas. Genera informes de transacciones por cuentas y
Bancaria conceptos bancarios.

Permite insertar, consultar, modificar, eliminar y anular movimientos

Movimiento
bancarios, así como reimprimir sus comprobantes. Genera informes de
Bancario movimientos bancarios.

Concento Permite insertar, consultar, modificar y eliminar conceptos bancarios a

Bancario manejar en los diferentes registros administrativos del sistema.

Permite insertar, consultar, modificar y eliminar conciliaciones bancarias.

Conciliación Genera informes de movimientos por conciliación y transacciones (no)
conciliadas. ​

Permite ingresar beneficiarios para efectos de Pagos (funciona para

Beneficiario
integración con producto Nómina)

Permite consultar y procesar solicitudes de pago desde el sistema

Solicitudes de
Nómina. Cuenta con informes de solicitudes de pagos entre fechas y por
Pago forma de pago.
Inventario

Módulo/Menú Funcionalidad
Permite insertar y administrar artículos de inventario. Cuenta con el
Artículo consultor de precios que funciona en estación adicional. Permite el
Inventario ajuste de precios de los artículos, así como lotes y fechas de vencimiento
según la parametrización del cliente. Cuenta con informes y reportes.

Grupo de Tallas Permite el manejo de grupos de "tallas y colores" para artículos de

y Colores inventario. Ideal para empresas relacionadas a la industria textil.

Talla Permite la gestión de tallas.

Color Permite la gestión de colores.

Permite insertar, consultar, modificar y eliminar almacenes, facilitando el

Almacén
control del inventario.

Cuenta con informes que muestran la existencia de artículos por almacén,

Existencia por
entre fechas, por tipo de artículo, el movimiento de inventario por
Almacén almacén y muchos más.

Notas de
Entrada/ Salida/ Permite actualizar la existencia de los artículos. Además, cuando se
Auto realice una compra, el usuario podrá actualizar la existencia haciendo una
Consumos/ nota de entrada. Útil para registrar las devoluciones de mercancía.
Retiros

Permite hacer transferencia de artículos, es decir, mover artículos de un

Transferencias
almacén a otro.

Conteo Físico Permite actualizar la existencia de inventario de forma masiva.

Gestionar
Compras
Módulo/Menú Funcionalidad
Permite insertar y administrar compras nacionales. Permite insertar la
Compra
compra desde orden de compra. Genera informes de compras y costo
Nacional de compras entre fechas e impresión de etiquetas por compra.

Permite insertar y administrar compras internacionales. Permite insertar

Importación la compra desde orden de compra. Genera informes de compras y costo
de compras entre fechas e impresión de etiquetas por compra.

Orden de
Permite la emisión de documentos para solicitar mercancía a proveedores
Compra
nacionales.
Nacional
Orden de
Permite la emisión de documentos para solicitar mercancía a proveedores
Compra
internacionales.
Importación

Proveedor Permite insertar y administrar proveedores.

Reposición de
Caja Chica

Módulo/Menú Funcionalidad
Gestionar
Permite llevar el control de las compras que se realicen a través de una
Reposición de
caja chica.
Caja Chica

Gestionar producción

Importante: “Gestionar producción”, es un módulo adicional que se activa dependiendo

de la licencia adquirida por el usuario.

Módulo/Menú Funcionalidad
Permite insertar y administrar las listas de materiales . Determina las
Lista de necesidades de materia prima para la producción del producto a
Materiales fabricar y planificar los niveles de inventario requeridos para la
producción.
Módulo/Menú Funcionalidad

Permite insertar y administrar las ordenes de producción. Cuenta con

Orden de informes sobre los costos de materiales y servicios utilizados en
Producción producción de inventario, por estatus, entre fechas y requisición de
materiales.

Importar / Exportar

Módulo/Menú Funcionalidad

Permite importar registros de vendedores, proveedores, clientes,

Importar artículos de inventario, CXP, CXC, facturas, borrador de facturas al
sistema desde un archivo de texto (txt).

Permite exportar registros de vendedores, proveedores, clientes, artículos

Exportar de inventario, CXP, CXC, facturas, borrador de facturas desde el sistema
en un archivo de texto (txt).

Exportar
Permite la exportación de TXT para pagos masivos en bancos.
Formato Banco

Empresa

Módulo/Menú Funcionalidad

Permite insertar, consultar y modificar empresa. Permite activar el

módulo contabilidad. Puede copiar parámetros desde otra empresa
Empresa
previamente configurada en el sistema. Se activan las opciones de
centro de costos, costo de ventas, activos fijos, entre otros.
Mantenimiento
de tablas

Módulo/Menú Funcionalidad
Alícuota Impuesto
Contiene datos de alícuotas especiales de IVA.
Especial
Contiene el histórico de alícuotas de impuesto a las grandes
Alícuota ITF
transacciones financieras.

Banco Permite consultar e insertar nuevos registros de bancos.

Contiene información sobre la moneda y el valor de la tasa para una

Cambio
fecha dada.

Categoría Permite el registro de categorías para artículos de inventario.

Contiene el catálogo de la Clasificación Industrial Internacional

C.I.I.U
Uniforme de todas las actividades económicas.

Ciudad Permite consultar e insertar ciudades.

Clasificador Actividad Contiene la información de los códigos de actividad económica y su

Económica alícuota de retención correspondientes según el municipio.

Condiciones de Pago Permite insertar distintas formas de pago.

Forma del Cobro Permite consultar e insertar formas de cobro.

Formatos Impuestos
Contiene los formatos de impuestos municipales.
Municipales

Permite consultar e insertar nuevos registros de línea de producto

Línea de Producto
para el inventario.

Impresora Fiscal Permite consultar e insertar nuevos registros de máquinas fiscales.

Moneda Contiene registros de monedas.

Moneda Local Contiene registros de monedas más usadas en el sistema.

Municipio Contiene registros de municipios.

Módulo/Menú Funcionalidad

Municipio Ciudad Esta tabla contiene registros de municipios y su ciudad asociada.

Permite insertar notas finales para ser usadas en formulario de

Nota final
factura y cotización.

País Contiene listado de países.

Propiedad Análisis Permite modificar los días de vencimiento para cuentas por cobrar
Vencimiento en tres niveles.

Permite insertar sectores de negocio para agregar en la ficha del

Sector de Negocio
cliente.

Esta tabla especifica el sustraendo en base a los conceptos

Tarifa N° 2
especiales de las Personas Jurídicas No Domiciliadas (PJND).

Tipo Proveedor Muestra los tipos de proveedor existentes.

Urbanización - Zona Permite insertar registros de urbanización y la zona postal que le

Postal corresponde.

Permite consultar e insertar unidades de venta para artículos de

Unidad de Venta
inventario.

Contiene el histórico de unidades tributarias, se especifica la fecha

Unidad Tributaria
de gaceta e inicio de vigencia.

Zona Cobranza Permite consultar e insertar zonas de cobranza.

Lotes de número de Permite administrar los lotes de números de control que se usarán
control en la emisión de facturas.

Contiene el histórico de alícuotas de IVA. Permite insertar y eliminar

Alícuota IVA
alícuotas de IVA.
Parámetros

Módulo/Menú Funcionalidad

Parámetros Permite configurar el manejo de valores que aplicarán de forma

Administrativos individual por compañía.

Permite configurar el manejo de la contabilización de registros

Parámetros
administrativos (funciona para integración con producto
Contabilidad Contabilidad)

Permite insertar nuevos usuarios y administrar el nivel de acceso

Seguridad que estos tendrán en cada uno de los módulos y procesos de la
aplicación.

Conversión/
Respaldar

Módulo/Menú Funcionalidad
Se realizan respaldos y restauración de datos .zip de una o todas las
Respaldar/ Restaurar
compañías.
INFORMES
Sistema Administrativo

Administrativo Gálac dispone de

más de 100 informes entre
reportes, archivos planos y xml
que facilitan la revisión de datos y
el control de los procesos
relacionados con la administración
de tu empresa.
 Módulo Informe – Reporte - Archivo
Informes estadísticos:
• Productos vendidos entre ciudades por categoría
• Estadística de ventas
• Estadística de ventas por trimestre
• Comparativo por años
• Resumen mensual

Informes generales:
• Imprimir documento en espera
• IGTF a partir de otros cargos y descuentos
• Listado de precios
• Facturación por cliente
• Facturación por vendedor
• Facturación por usuario
• Facturación por día
• Facturación entre fechas
• Facturación por artículo
• Facturas por talonario
• Borradores entre fechas
• Facturación entre fechas - línea de producto – tipo de
articulo
Factura • Facturación por artículo y por vendedor
• Facturación con otros cargos y descuentos
• Notas de crédito asociadas a factura
• Notas de crédito entre fechas por vendedor
• Facturación entre fechas por condición de pago
• Direcciones de despacho por factura
• Facturación entre fechas por categoría
• Facturación por línea de producto entre fechas resumido
• Artículos con serial facturados entre fechas

Informes de libros:
• Libro de ventas clientes formales
• Libro de ventas
• Informe de ventas
• Libro de compras clientes formales
• Libro de compras
• Informe de compras

Informes de costos:
• Facturación entre fechas con costos por artículo
• Facturación entre fechas con costos según ley por artículo
• Ganancia por producto según ley de costos

Orden de • Orden de entrega entre fechas por cliente.

Entrega • Ordenes de entrega emitidas y no facturadas.

Cotización • Imprimir cotización

 Módulo Informe – Reporte - Archivo
• Cotizaciones por día
• Cotizaciones entre fechas
• Cotizaciones por usuario
• Cotizaciones por cliente
• Cotizaciones no facturadas / facturadas
• Cotizaciones por artículo
Cotización
• Cotizaciones por artículo (resumido)
• Cotizaciones por vendedor
• Cotizaciones por vendedor y línea de producto
• Artículos por cotización
• Cotizaciones por ciudad
• Cotizaciones por vendedor y ciudad

• Ficha del cliente

• Estado de cuenta
• Histórico de cliente
• Clientes por zona
• Clientes por ciudad
• Análisis CXC histórico
• Listado de clientes
• Clientes sin movimientos
Cliente • Clientes por sector de negocio

Informes de libros:
• Libro de ventas clientes formales
• Libro de ventas
• Informe de ventas
• Libro de compras clientes formales
• Libro de compras
• Informe de compras

• Cuadre de caja con cobro multimoneda (cierre del día)

• Cuadre de caja por usuario
• Cuadre de caja por tipo de cobro
Caja
• Cuadre de caja con detalle de pago
Registradora • Cuadre de caja por tipo de cobro y usuario
• Cajas abiertas
• Caja cerrada

• Contrato por Número

Contrato
• Contrato entre Fecha

Informes de CXC:
• CXC por vendedor
• CXC entre fechas
CXC • CXC pendientes entre fechas
• CXC con descripción
• Cheques devueltos
• CXC por cliente
 Módulo Informe – Reporte - Archivo
Informes varios de CXC:
• Análisis de vencimiento
• Análisis de vencimiento entre fechas
• Análisis CXC histórico
• Histórico de cliente
• Análisis de vencimiento a una fecha

Informes estadísticos:
• Estadístico de vendedores
CXC
• Facturas sin CXC

Informes de libros:
• Libro de ventas clientes formales
• Libro de ventas
• Informe de ventas
• Libro de compras clientes formales
• Libro de compras
• Informe de compras

• Reimprimir anticipo

Informe de anticipos cobrados:

Anticipo Clientes • Anticipos por cliente
• Anticipos entre fechas
• Anticipos asociados a cotización
• Anticipos a una fecha

• Reimprimir comprobante de cobranza

• Cobranzas por vendedor
• Cobranzas por día
• Comisión de vendedores
• Listado de retenciones IVA
• Listado de retenciones ISLR
Cobranza
• Comparativo por año
• Cobranzas con retención de IVA pendiente por distribuir
• Desglose de cobranza
• Cobranzas por zona
• Retenciones IVA
• Cobranzas entre fechas

• Listado de vendedores
Vendedor • Listado de vendedores por comisión por línea de producto
• Listado de clientes por vendedor

Informes de CXP:
• CXP entre fechas
Proveedor
• CXP pendientes entre fechas
• Análisis de vencimiento
 Módulo Informe – Reporte - Archivo
• Análisis de vencimiento entre fechas
• Análisis CXP histórico
• Análisis de vencimiento a una fecha
• Libro de compras
• Ret IVA en CXP
• CXP sin retenciones ISLR

Informe de proveedores:
• Estado de cuenta
• Histórico de proveedor
Proveedor
• Listado de proveedores
• Proveedores sin movimientos

Informes de libros:
• Libro de ventas clientes formales
• Libro de ventas
• Informe de ventas
• Libro de compras clientes formales
• Libro de compras
• Informe de compras

• Reimprimir comprobante de CXP

• Imprimir comprobante de retención IVA
• Imprimir comprobante de retención de ISLR

Informes de libros:
CXP • Libro de ventas clientes formales
• Libro de ventas
• Informe de ventas
• Libro de compras clientes formales
• Libro de compras
• Informe de compras

• Reimprimir anticipo

Anticipo Informe de anticipos cobrados:

Proveedores • Anticipos por proveedor
• Anticipos entre fechas
• Anticipos a una fecha

• Reimprimir comprobante de pago

• Reimprimir comprobante de retención
• Reimprimir comprobante de retención IVA
Pago
Informes:
• Pagos entre fechas
• Retenciones
• Retenciones por concepto
 Módulo Informe – Reporte - Archivo
• Retenciones mensuales por tipo de persona
• Borrador de planilla de declaración y pago
• Declaración informativa
• Comprobante resumen de retención IVA
• Listado de comprobantes de retención IVA

Retenciones por:
Pago • Salarios y otras retenciones
• Dividendos y acciones
• Ganancias fortuitas

Relación informativa:
• Salarios y otras retenciones
• Forma impresa
• Medio magnético

• Reimprimir ARCV
ARCV • Generación de los ARCV del agente de retención
• Reimprimir varios ARCV

Planilla forma • Imprimir

0030 • Imprimir borrador

• Saldos bancarios
• Transacciones por cuenta
• Transacciones por concepto
• Transacciones por cuenta y concepto
• Transacciones por día
Cuenta bancaria • Flujo de caja histórico
• Listado de concepto
• Transacciones por beneficiario
• Declaración del impuesto a las grandes transacciones
financieras
• Declaración del IGTF GO6687

• Reimprimir movimiento bancario

• Reimprimir cheque
Movimiento
bancario Informe:
• Movimientos bancarios entre fechas

• Movimientos por conciliación

Conciliación • Transacciones (no) conciliadas
• Informe de conciliación datos resumidos

• Solicitudes de pago entre fechas

Solicitudes de
• Solicitudes de pago forma de pago
Pago • Solicitudes de pago
 Módulo Informe – Reporte - Archivo

• Reimprimir cheque

Informes:
• Artículos de inventario
• Movimiento de inventario
• Vencimiento de artículos
• Ganancia por artículo
• Lista de precios
• Hoja de trabajo de pedido
• Artículos sin venta
• Artículos por debajo de la existencia mínima
• Listado de artículos
• Registro detallado
Artículo de • Artículos con reserva
inventario • Artículos por retirar
• Impresión de código de barras
• Inventario permanente
• Existencia por artículo
• Existencia por mercancía en tránsito
• Registro detallado de costos
• Costos artículos compuestos
• Disponibilidad artículo inventario
• Valoración de inventario

Informes de costos:
• Facturación entre fechas con costos por artículo
• Facturación entre fechas con costos según ley por artículo
• Ganancia por producto según ley de costos

• Existencia por artículo

• Existencia por almacén
• Existencia entre fechas
• Existencia de artículos por almacén y tipo de artículo
• Costo por almacén
• Notas de entrada/salida entre fechas
• Transferencia
Existencia por • Transferencia entre fechas
almacén • Conteo físico
• Conteos físicos entre fechas
• Formato de conteo físico
• Costo promedio por almacén
• Costo promedio general
• Movimiento de inventario por almacén
• Disponibilidad artículo de inventario por almacén
• Salidas de inventario por almacén
 Módulo Informe – Reporte - Archivo
Notas de
entrada/ salida/
• Reimprimir nota de entrada/salida
autoconsumos/
retiros/ compras

• Artículos próximos a vencer

Lote de • Artículos vencidos
inventario • Movimientos de lote de inventario
• Existencia de Lote Inventario por almacén

• Reimprimir compra
• Reimprimir orden de compra
• Compras entre fechas
• Costo de compra entre fechas
Compras
• Margen sobre costo promedio de compra
• Histórico de compras
• Órdenes de compra
• Impresión de etiquetas por compra

• Reimprimir comprobante
Caja Chica
• Reposiciones de caja chica entre fechas

Informe de lista de materiales:

Lista de materiales de inventario a producir

Informes de orden de producción:

Producción • Costos de inventario
• Detalle de costo de producción (cerrada)
• Pre-cierre orden de producción
• Producción por estatus
• Requisición de materiales

RESPALDO
Historial de respaldo: detalla los respaldos automáticos o
Conversión/ manuales realizados.
Respaldar
Historial de restauración: detalla las restauraciones de
respaldos realizados.

• Auditoría facturas entre fechas

• Auditoría de caja/impresora fiscal
Auditoría SENIAT • Informe de Trazabilidad de Tasa de Cambio
• Informe de Auditoría de Alícuotas de IVA
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Av. Sanatorio del Ávila, Centro Empresarial

Ciudad Center, Torre C, Piso 1 Urb. Boleíta
Norte, Caracas 1071 Venezuela.
Telf: (0212) 718.18.11 / (0212) 820.9200
RIF: J-30512543-0