República Bolivariana de Venezuela

Universidad Nacional Abierta

Centro local Portuguesa

TP-2
Organización y método 349

Autor:

María Zoraida Guedez León

CI: 27898507

Lapso: 2025/1

Código Carrera: 237

Código Materia: 349

 TABLA DE CONTENIDO

Portada --------------------------------------------------------------------------------- 01

Introducción --------------------------------------------------------------------------02

Unidad 4 --------------------------------------------------------------------------------- 03

Objetivo 4------------------------------------------------------------------------------04-07

Unidad 5--------------------------------------------------------------------------------07

Objetivo 5-------------------------------------------------------------------------------07-13

Unidad 6---------------------------------------------------------------------------------14

Objetivo 6---------------------------------------------------------------------------------14-28

Conclusión ------------------------------------------------------------------------------29

Referencias Bibliografía--------------------------------------------------------------30
 MOD. II, UND. 4, OBJ. 4

1.- Tomando en consideración las especificaciones del trabajo práctico, señaladas

anteriormente, el enfoque de sistemas y las lecturas ubicadas en la Unidad 4 del
entorno web del curso, específicamente la lectura N°6 (Comprensión del Sistema
Actual). Realice las siguientes actividades que le permitirán concretar el logro del
objetivo:
 Elabore el Modelo del Negocio de la empresa TechSupplies S.A.,
donde se muestre la identificación e interacción de los diferentes
elementos que forman parte de ella.

 Elabore un plan, indicando cada fase, para realizar el Registro y

Documentación de la Empresa.

Modelo de negocio:

Hablar de modelo de negocios no tiene que ver únicamente con la manera en que
una marca genera ganancias con un producto. Este tipo de modelos en realidad
hacen referencia a la fórmula que se debe seguir para asegurar el éxito
empresarial dependiendo del tipo de solución que se ofrezca al mercado.

Debido a la competitividad del mercado, cuando las marcas ofrecen un bien o un

servicio se ven orillados no solo a vender, sino a innovar con las soluciones que
ponen a disposición del público. Esto tiene como fin dejar claro el valor que los
productos tienen y los beneficios que su consumo conlleva para los compradores.

Por ello, un modelo de negocios contempla todos los aspectos involucrados en el

diseño de las soluciones que TechSupplies S.A., debe considerar la contribución
que tus productos, bienes o servicios tienen en la calidad de vida de tus
consumidores. Dicho de otra manera: es la información clave que te ayudará a
conseguir inversores y, un poco más adelante, a crear el plan que pondrá en
movimiento tu proyecto. Descubre a continuación qué es un modelo de negocios,
cuál es su diferencia respecto de un plan de negocios y cómo puedes elegir la
mejor fórmula para alcanzar el éxito empresarial

Modelo del Negocio de la empresa TechSupplies S.A.

En una definición actualizada, podemos decir que un “modelo de

negocio
Describe el modo en que una organización crea, distribuye y captura la
atención
de un segmento de mercado”. Implica tanto el concepto de estrategia y
su
Implementación, comprendiendo los siguientes elementos:

 Cómo selecciona a sus clientes

 Cómo define y diferencia sus ofertas de producto caducos
 Cómo crea utilidad para sus clientes
 Cómo consigue y conserva a los clientes
 Cómo se muestra ante el mercado
 Cómo sale al mercado (estrategia de publicidad y distribución)
 Cómo define las tareas que deben llevarse a cabo
 Cómo configura sus recursos
 Cómo consigue el beneficio
 Cómo establece beneficios sociales

Un Plan de Negocio es útil en varios sentidos, en primer lugar, con él se

Definirá y enfocará el objetivo de la idea de negocio haciendo uso de
Información y análisis adecuados. Puede usarse como una herramienta
de
Venta para enfrentar importantes relaciones, incluidas aquellas con los
Prestamistas, inversionistas y bancos. Puede utilizarse el plan para
solicitar
Opiniones y consejos a otras personas, incluidos aquellos que se
desenvuelven
En el campo comercial que interesa al futuro empresario, quienes le
podrán
Brindar un consejo inestimable1.
La planeación estratégica, por su parte, es un proceso de gerencia que
Permite tomar decisiones en relación a las orientaciones futuras de una
Organización, como son la Misión, los Objetivos y las Estrategias, de tal
manera
Que la empresa TechSupplies S.A., tengan la certeza de
Que se van a consolidar en el futuro inmediato.

Misión de La Empresa TechSupplies S.A.

La empresa TechSupplies S.A., es una empresa con más de 10 años de

fundada perteneciente al mercado de muebles modulares para el hogar
y oficina; habiéndose ganado el reconocimiento de su clientela, por la
calidad de su amplia gama de productos, donde se combinan la
funcionalidad con la novedad en el diseño, preocupándose al mismo
tiempo por brindar a sus usuarios los mejores precios del mercado, sin
alterar la calidad del producto.

Figura 1. Modelo de Negocios. Fuente: De Gómez Ceja Guillermo.2009;

Comprensión del sistema actual”

Visión de la empresa TechSupplies S.A

Actualmente la empresa se plantea ampliar sus instalaciones y ventas, para

Proseguir con la comercialización de sus productos, tanto en el ámbito nacional.
Como internacional, con la visión de alcanzar niveles de venta competitivos,
Dentro del mercado al cual pertenece, haciendo al mismo tiempo que sus
Ofertas, sean asequibles al mayor número de personas.

Interacción La organización y estructura de la empresa TechSupplies S.A.

Crear y mantener un cliente es el propósito de todo negocio, ya que esto

asegura el éxito competitivo. Para ello se deben producir bienes y servicios que
la gente desee y valore. Esta oferta debe variar en cuanto al precio y tiene que
ser más atractiva que la de la competencia. Otro factor importantes para alcanzar
el éxito es que lo ingresos de la empresa sean mayor a sus costos. De esta
manera se pueden atraer y retener inversionistas, manteniendo un nivel óptimo en
la actividad empresarial (debe ser igual o mayor al de la competencia).
Toda empresa debe establecer sus propósitos, estrategias y planes de manera
clara y por escrito. Para asegurarse el cumplimiento de los objetivos
organizacionales, se puede diseñar un sistema de premios, auditorias y controles
mediante el cual se verifica el desempeño logrado y si es necesario se realizan
acciones correctivas, es por ello que se hace importante definir la estructura
organizacional considera por un lado la diferenciación (división del trabajo según
las actividades a desarrollar) y por otro la integración (coordinación de la división
del trabajo) con el fin de alcanzar los objetivos establecidos. La estructura es el
marco formal por medio del cual las tareas se dividen, se agrupan y se coordinan.
La misma se visualiza a través del organigrama (ver figura1). Éste muestra las
relaciones formales de autoridad, canales de comunicación, departamentos y
líneas formales de responsabilidad.
Cabe destacar que es necesario que los objetivos, estrategias y planes de la
empresa sean comunicados a los distintos niveles de la misma y sometidos a una
revisión estricta llevada a cabo por los miembros de mayor importancia de la
organización.

Registro y Documentación de la empresa TechSupplies S.A.

TechSupplies S.A. (Descripción del Sistema Actual)

Los síntomas fácilmente perceptibles en la estructura organizacional de la

Empresa TechSupplies S.A., los cuales fueros analizados a través del método de
observación del diseño estructural actual, .hacen incuestionable la necesidad de
aplicar cambios, pero es mucho menos evidente cuales deberían ser estos
correctivos. Para el registro y documentación de la empresa se utiliza la técnica de
observación en donde se pudo evidenciar los siguientes aspectos:

Estructura Organizativa:

Se puede analizar a través del método de observación que no existen manuales ni

procedimientos específicos que indiquen las operaciones internas de la empresa,
a su vez de que existe una sola gerencia la cual se encuentra saturada de
responsabilidades, y dentro del mismo escalafón jerárquico está el dpto. De
mercadeo y ventas, el cual debe contar con un propósito distinto a la gerencia; en
la parte productiva se analiza que existen departamentos operacionales mal
distribuidos y que deben estar ubicados en unidades administrativas tales como:
Atención al Cliente; a su vez se observa que no existe un área que permita realizar
controles de gestión en todo la organización lo cual pueda medir los niveles de
eficacia planteados, es por ello que dicha área debe incorporarse para servir de
apoyo al gerencia de la empresa en la toma de decisiones.
Para cubrir esta brecha de diseñó se propone una nueva estructura organizacional
la cual debe tomar en cuenta múltiples factores: algunos de carácter técnico como
las características de las actividades a realizar (especialización, agrupación,
normalización), o la autoridad o jerarquía (unidad de mando, delegación,
descentralización), pero también debe considerarse aspectos del sistema humano
(motivación, participación, trabajo en equipo) o del sistema cultural o político
(valores, ideas, fuerzas e influencias) dentro del cual se desenvuelve. La
estructura organizativa propuesta incorpora todos estos elementos identificados en
el estudio mediante el análisis de procesos y los análisis interno y externo.

Situación financiera actual de la empresa:

Se encuentra en niveles aceptables ya que ha logrado mantenerse en el mercado

durante 10 años y su visión es posicionarse como una empresa lideren el mercado
nacional e internacional.

Procesos productivos:

Se encuentran ligados bajo un esquema convencional que requiere un mejor

dinamismo para alcanzar los objetivos planteados a nivel gerencial así como se
encuentran bajo un dinamismo de jerarquía que dependen (según organigrama)
de la gerencia de producción, y los diferentes departamentos mal distribuidos , lo
cual imposibilita alcanzar las metas organizacionales .

Estrategias de mercadeo. (Publicidad y mercadeo digital):

Están diseñadas bajo un enfoque desactualizado, anticuado, ya que carece de
recursos tecnológicos, los cuales deben incorporarse nuevas herramientas y
equipos de vanguardia que logren dar un mejor resultado en cuanto a dichos
conceptos.

MOD. II, UND. 5, OBJ. 5

2.- El estudiante debe realizar las siguientes actividades que le permitirán
concretar el logro del objetivo:
 Analice la estructura organizacional de la empresa y proponga una nueva
organización con base en las funciones de las gerencias y departamentos
señalados.

 Elabore una propuesta para los procesos:

- Procesos de exportación de los productos elaborados.

- Procesos de ventas de productos elaborados en el mercado nacional

 Criterios para manejar los procesos de exportación de los productos

terminados.
 Describa y represente cada una de las actividades a realizar mediante
Diagramas de Flujo.
Propuesta de Nueva Estructura Organizacional de la Empresa TechSupplies
S.A.

Según Arias (2006), El proceso de organizar consiste en dividir tareas entre

bloques de trabajo llamados departamentos. La elección de dichas tareas se basa
en los criterios de departamentalización. Un criterio de departamentalización es
una forma de atribuir tareas y dividir los bloques de trabajo de la empresa por
especialización. El modo más simple de departamentalización es el que se basa
en el criterio funcional, que se puede utilizar tanto en las organizaciones grandes
como en las pequeñas. A partir de una departamentalización funcional, la
estructura puede evolucionar hacia formas más complejas.
La departamentalización funcional consiste en atribuir a cada unidad de trabajo la
responsabilidad de una función organizacional: operaciones, marketing, finanzas,
recursos humanos, entre otros. En la figura 3 se presentan las principales
funciones de cualquier organización y las unidades de trabajo correspondientes.

Figura 3. Principales Funciones de la Organización. Fuente Arias, 2009.

En las organizaciones estructuradas por el criterio funcional no siempre hay un

departamento para cada función, ni un gerente individual para cada departamento.
Por ejemplo, en las compañías pequeñas es probable que los responsables
principales tengan que desplazarse de una función a otra o combinar cargos
conforme a las necesidades y competencias individuales. Es el caso del socio
presidente de una empresa pequeña que combina su cargo de director de ventas
con el de vendedor. Eso también puede suceder en una organización grande,
cuando se promueve a una persona y ésta empieza a desempeñar las funciones
de su nuevo cargo al mismo tiempo que permanece en el antiguo hasta que llegue
un sustituto.

PROPUESTA ORGANIGRAMA FUNCIONAL DELA EMPRESA

TechSupplies

Propuesta Para Los Procesos: Coordinación y Programación de Inventarios,

Desarrollo De Un Nuevo producto, Despacho De Producto Terminado.

Proceso De Coordinación y programación de inventarios:

El inventario es quizá el activo más valioso con el que cuenta una empresa, por
ende es de vital importancia administrarlo de forma eficiente. El inventario consta
de aquellos bienes tangibles, propiedad de una entidad que se tienen para la
venta o para usarse en la producción de bienes y servicios. La mercancía que
tiene disponible para la venta la empresa normalmente se convierte en efectivo
dentro de un período menor de un año por lo que se considera como un activo
corriente o circulante. Cuando se tienen cantidades excesivas que no se espera
vender o usar dentro del ciclo normal del negocio, dichas existencias pueden
considerarse como activos no circulantes.
Por ende la administración de inventarios comprende la determinación de los
procedimientos óptimos de adquisición de existencias o artículos para satisfacer la
demanda futura. Los métodos de valoración de inventarios son técnicas utilizadas
para seleccionar y aplicar una base específica para evaluar los inventarios en
términos monetarios. La valuación de inventarios es un proceso vital cuando los
precios unitarios de adquisición han sido diferentes. Existen numerosas técnicas
de valoración de inventarios, las más comúnmente utilizadas por las empresas
actualmente son:
 Identificación específica
 PEPS (Primeros en Entrar Primeros en Salir)
 UEPS (Últimos en Entrar Primeros en Salir)
 Costo promedio ponderado
El control de inventario se llevará a cabo mediante un sistema de inventarios
permanente, esto, porque gracias a este se puede llevar un control constante de
los inventarios, que se encontrara en el software especializado, al llevar el registro
de cada unidad que entra y sale del inventario.

Procesos de ventas de productos elaborados en el mercado nacional

Proceso Despacho De Producto Terminado.

El despacho del producto terminado es uno de los procesos de mayor importancia

dentro de las organizaciones, ya que en ello radica la fuente de ingresos a la
administración de la empresa. Es por ello que debe realizar según una óptima
metodología, que permita tener un control general del sistema desde la salida del
almacén hasta su entrada en forma de activos al área contable. A continuación se
presenta la forma de realizar dicha metodología:
 MOD. II, UND. 6, OBJ. 6

3.- Elabore un Manual de Organización y funciones para la Coordinación de

Importación, de la empresa TechSupplies S.A.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES PARA LA COORDINACIÓN
DE IMPORTACIÓN, DE LA EMPRESA
TECHSUPPLIES S.A.
 ÍNDICE

Introducción…………………………………………………………………….. 16

Finalidad………………………………………………………………………….17

Alcance……………………………………………………………………………. 17

Políticas de uso y actualización manuales………………………………….. 17-18

Objetivos y Funciones de la Unidad………………………………………….. 18-19

La plantilla de cargos …………………………………………………………….20

Descripción y normativa de las funciones relacionadas con los cargos de la

Coordinación de
Importaciones…………………………………………………………………….... 20-24

Glosario de Términos que facilite su

comprensión……………………………………………………………………… ..24-27

Índice de la bibliografía consultada

………………………………………………………………………………………. 28
 INTRODUCCIÓN

La idea de desarrollar el manual de funciones del departamento de importaciones

de TechSupplies S.A. Fue promovida por el jefe del departamento tras las más
recientes dificultades presentadas como la alta rotación de personal, los
incumplimientos en las fechas de entrega, el constante crecimiento de las
empresas que conforman el grupo empresarial y el conflicto en torno al
acoplamiento en los puestos de trabajo.

El desarrollo del manual de funciones se obtuvo gracias a diferentes métodos

utilizados para la obtención de la información como la observación directa y la
realización de entrevistas a los diferentes cargos existentes en el departamento,
permitiendo con esto la consecución de resultados reales y así poder establecer
mejoras aplicables, como la implementación de mejores y más fáciles formas de
medición de resultados, presentación de acciones correctivas y preventivas y
seguimiento general de cada uno de los procesos.

Es también este proyecto fruto de la observación, la investigación y el análisis de

cada elemento que integra la estructura actual de la empresa y de material
administrativo como el manual de funciones general de la empresa, la interrelación
de procesos y los perfiles de cargo.

Es por eso que este informe es un documento detallado de las funciones de cada
uno de los cargos del departamento de importaciones, mostrándose como una
alternativa didáctica de solución de éstos y otros inconvenientes que se presentan
por falta de claridad en la estructura organizacional
 FINALIDAD

es una empresa comercial y de servicios, dedicada a la importación y distribución

de motores, equipos de generación eléctrica, equipos de comunicación, repuestos
e insumos para su mantenimiento, comprometida a proporcionar a sus clientes
productos de la más alta calidad y tecnología que satisfagan sus necesidades y
expectativas, brindando beneficios para sus accionistas, colaboradores y para la
sociedad.

ALCANCE

La visión de TechSupplies S.A. Consiste en incrementar la participación en el

mercado de la distribución, y la prestación de servicio de los productos que
comercializa.

POLÍTICAS DE USO Y ACTUALIZACIÓN MANUALES

Después de analizar el diagnóstico nombrado anteriormente y definir las

necesidades iterativas del departamento se concluye que El Manual de Funciones
del Departamento de Importaciones de TechSupplies S.A. contenido en éste
informe es la mejor solución para el óptimo desarrollo de las funciones llevadas en
cada uno de los puestos de trabajo; que este documento servirá como lineamiento
del departamento, para el direccionamiento de los cargos y para la constante
evaluación de su desarrollo, permitiendo así generar efectividad y calidad entorno
al desarrollo de las actividades realizadas diariamente.

Es por esto que dentro de las funciones delegadas a la practicante del

departamento está establecido el análisis del sistema organizacional, hacer
recomendaciones para un mejor funcionamiento del mismo y el desarrollo del
manual de funciones para cada uno de los cargos del departamento

Es el manual de funciones por lo anteriormente mencionado el instrumento capaz

de aliviar éstos inconvenientes. La realización del manual de funciones del
departamento de importaciones aquí presentado se presenta como la herramienta
capaz de clarificar las actividades a realizar en el diario transcurrir en cada uno de
los cargos, de establecer los niveles de responsabilidad asumidos y de establecer
indicadores que permitan verificar el cumplimiento de las metas establecidas.

Pretende ser la mejor opción para los recientes problemas presentados en el

departamento beneficiando a todo el equipo y en general a la empresa por generar
mayor calidad en los resultados pues se convierte también en un instrumento
eficaz de ayuda para el desarrollo de la estrategia global de la empresa,
determinando y delimitando los campos de actuación de cada uno de los puestos
de trabajo. El presente manual de funciones esta expresado de una forma sencilla
y clara por su fácil comprensión y elaboración más práctica que técnica, siendo útil
para el entendimiento oportuno de los diferentes cargos que en su continuo
desarrollo pueden generar conflictos.

Finalmente el manual está diseñado de esa manera para que exista la posibilidad
de poder realizar posteriormente su distribución en folletos por cargos y poder
generar utilidad con la implementación del mismo.

OBJETIVOS

.OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un manual de funciones para el departamento de importaciones de

TechSupplies S.A. Que permita tener mayor control de cada uno de los puestos
de trabajo en ésta área y con ellos la obtención de mejores resultados.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
  Realizar un diagnóstico de la situación actual de la estructura del
departamento para generar así aportes a la eficiencia de cada uno de los
puestos de trabajo.
 Crear el perfil de funciones de cada cargo, el más óptimo para el
desempeño de los cargos en el área.
 Crear indicadores que permitan medir periódicamente el desempeño de los
cargos en el área.
 Sugerir una estructura funcional en el Departamento de importaciones que
se adapte a las objetivos generales de la compañía.

FUNCIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO (UNIDAD)

La Gerencia de Administración tiene a su cargo las siguientes funciones:

a) Diseñar y dirigir el Sistema y Proceso Logístico de la organización, lograr la

provisión de bienes y prestación de servicios, en la calidad, cantidad y oportunidad
requeridas por los clientes de la empresa y por encargo de los diferentes
departamentos en conjunto.

b) Ejecutar el presupuesto asignado en cumplimiento a la normatividad del

proceso presupuestario.

c) Planificar los procesos de selección de la empresa de, en conjunto con el

departamento de Recursos Humanos

d) Producir e integrar la información contable, presupuestal, financiera y logística,

para la toma de decisiones y reportes a la Gerencia de la empresa.

e) Diseñar y establecer los subprocesos de Contabilidad y Análisis

Financiero del Proceso administrativo.

f) Producir la información que la Alta Dirección requiere para el cumplimiento de lo

establecido en la normatividad vigente en el ámbito externo y la toma de
decisiones exacta.
 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE
CARGOS

GERENCIA DE ADMINISTRACION

a) Denominación del Cargo: Gerente de Sistema Administrativo y

Contable

b) Funciones Específicas:
  Dirigir, coordinar y controlar los Sistema de Abastecimientos, Tesorería,
Contabilidad y Personal.
 Participar en la Formulación de la Política General de Administración de la
Empresa
 Programar y dirigir las actividades propias de los Sistemas Administrativos
de su competencia.
 Supervisar y coordinar el cumplimiento de normas y procedimientos de las
diferentes áreas administrativas en los programas que integran el
organismo.
 Formular Directivas para la Administración de recursos y supervisar su
cumplimiento
 Evaluar actividades de los Sistemas y determinar las medidas correctivas
para el buen funcionamiento del mismo.
 Asesorar a empleados y a departamentos en asuntos de su especialidad.
 Puede corresponderle, por delegación y/o Norma legal, presidir comisiones
relacionadas con el área de su competencia.
 Emitir, por delegación, instrucciones Gerenciales.
 Supervisa la labor Del personal de los demás departamentos asignados y
profesional.
 Las demás que le Signe el Gerente General.

d) Línea de Dependencia y Responsabilidad

 Depende directamente Del Gerente General.

 Tiene mando directo sobre los Sub-Gerentes de su área y sobre el
Personal de la Gerencia.

e) Requisitos Mínimos:

 Título Profesional Universitario que incluya estudios relacionados con la

especialidad.

 Capacitación especializada en el área.

 Amplia experiencia en la conducción de programas de los Sistemas

Administrativos de su competencia.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

a) Funciones Específicas:

 Dirigir programas del Sistema de Personal.

 Supervisar la labor del personal profesional y técnico.
 Dirigir la ejecución de programas del Sistema de Personal.
  Participar en la Formulación y determinación de Políticas del Sistema de
Personal.
 Dirigir y coordinar la formulación de documentos técnicos normativos para
la correcta aplicación del Sistema de Personal.
 Coordinar y controlar la aplicación de Normas Técnico- Administrativas y
Dispositivos Legales vigentes referidos al Sistema de Personal.
 Revisar y aprobar estudios, proyectos y/o trabajos de investigación en el
área de su competencia.
 Asesorar y orientar sobre métodos, normas y otros dispositivos propios del
Sistema de Personal.
 Puede representar a la Institución en eventos sectoriales e Inter-
Sectoriales.
 Las demás que le asigne el Gerente de Administración.

b) Línea de Dependencia y Responsabilidad

 Depende directamente del Gerente de Administración.

c) Requisitos Mínimos:

 Título Profesional Universitario que incluya estudios relacionados con la

especialidad.
 Capacitación especializada en el área.
 Amplia experiencia en la conducción de programas de los Sistemas
Administrativos de su competencia.

DEPARTAMENTO DE PERSONAL

a) Funciones Específicas:

 Coordinar la implementación de los procesos técnicos del Sistema de

Personal y evaluar su ejecución.
 Proponer normas y procedimientos técnicos.
 Asesorar en aspectos de su especialidad.
 Efectuar estudios e investigaciones referentes a la aplicación de la
normatividad y emitir informes técnicos necesarios.
 Coordinar la programación de actividades a desarrollar.
 Efectuar charlas y exposiciones relacionadas con su especialidad.
 Participar en la formulación de políticas del sistema de personal.
 Las demás que le asigne el Departamento de Recursos Humanos.

d) Línea de Dependencia y Responsabilidad

  Depende directamente del Departamento de Recursos Humanos.

e) Requisitos Mínimos:

 Título Profesional Universitario que incluya estudios relacionados

con la especialidad.
 Experiencia en labores de la especialidad.
 Amplia experiencia en conducción de personal.
 Capacitación especializada en el área

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

a) Funciones Específicas:

 Ejecutar y supervisar actividades técnicas complejas del Sistema.

 Dirigir y coordinar la formulación de documentos técnicos normativos para
la correcta aplicación del Sistema.
 Asesorar y orientar sobre métodos, normas y otros dispositivos propios del
Sistema.
 Analizar y emitir opinión técnica sobre expedientes puestos a
consideración.
 Elaborar cuadros resúmenes, formatos, fichas, cuestionarios y comisiones
de trabajo.
 Absolver consultas de carácter técnico del área de su competencia.
 Participar en la programación de actividades técnico-administrativas, en
reuniones y comisiones de trabajo.
 Intervenir en trabajos de selección, clasificación, promoción, capacitación y
otros procesos de personal.
 Elaborar la Declaración Telemática (PDT)
 Apoyar en las acciones protocolares y participar en la elaboración de
boletines, revistas, periódicos murales y otros materiales de divulgación,
comunicación e información.
 Las demás que le asigne el Gerente de Administración.

b) Línea de Dependencia y Responsabilidad

 Depende directamente del Gerente de Administración y Contabilidad.

c) Requisitos Mínimos:

 Título Universitario de un Centro de Estudios Superiores relacionados con

el área.
 Amplia experiencia en labores de la especialidad.

14.3.4. DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD

 a) Funciones Específicas:

 Supervisar y controlar el acceso de personal a las instalaciones, visitantes,

proveedores, empleados y otros.
 Reportar cualquier tipo de eventualidad que observe durante el turno de
guardia.
 Diseñar las políticas generales de seguridad y resguardo de las
instalaciones.
 Entregar informe de gestión a la gerencia de administración y contabilidad.
 Verificar el correcto uso de los equipos de protección personal por parte del
personal de empleados de la empresa.
 Mantener y cuidar los equipos y herramientas asignados a sus labores.
 Mantener en buen estado de pulcritud el uniforme y la apariencia personal,
como empleado de confianza de la empresa.
 Cualquier otra que le sea signada por el gerente de administración y
contaduría.
d) Línea de Dependencia y Responsabilidad

 Depende directamente del Gerente de Administración y Contabilidad.

e) Requisitos Mínimos:

 Título no Universitario de un Centro de Estudios Superiores relacionados

con el área.
 Amplia experiencia en labores de la especialidad.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

1. Acuerdo de distribución: acuerdo entre un fabricante y un distribuidor para

vender productos en un territorio específico.
2. Aduana: agencia gubernamental responsable de la regulación y control del
comercio internacional.
3. Agente aduanal: profesional que actúa en representación de importadores y
exportadores en el despacho aduanero.
4. Agente de carga: profesional que gestiona el transporte y la logística de los
bienes en nombre del importador o exportador.
5. Alianza estratégica: acuerdo entre dos o más empresas para trabajar juntas en
un proyecto o para ofrecer un producto o servicio.
6. Almacenaje: Es el proceso de guardar y conservar mercancías en un lugar
durante un determinado tiempo.
7. Arancel: impuesto que se cobra sobre los bienes importados o exportados.
8. Arancel ad valorem: impuesto que se cobra como un porcentaje del valor de
los bienes importados.
9. Barrera arancelaria: impuesto sobre los productos importados para proteger la
industria nacional.
10. Barco fletado: barco alquilado para transportar mercancías.
11. BL – Bill of Lading: es un documento que representa la propiedad de la carga
y que servirá como contrato de transporte entre el cargador y el transportista.
12. Broker: Es un intermediario que se encarga de facilitar la negociación entre
compradores y vendedores en el comercio internacional.10. Carga Bonded: Es la
carga que se encuentra bajo custodia de la aduana y que aún no ha sido
autorizada para su entrada o salida del país.
13. Carga Bonded: Es la carga que se encuentra bajo custodia de la aduana y
que aún no ha sido autorizada para su entrada o salida del país.
14. Carta de crédito: documento emitido por un banco que garantiza el pago de
una transacción comercial.
15. Certificado de origen: documento que indica el país de origen de los bienes y
puede ser necesario para calificar para ciertos beneficios arancelarios.
16. Certificado fitosanitario: documento que indica que los productos agrícolas
cumplen con los requisitos sanitarios para su importación.
17. Cláusula de fuerza mayor: disposición en un contrato que exime a las partes
de la responsabilidad en caso de circunstancias imprevisibles o inevitables.
18. Clasificación arancelaria: proceso de determinar la categoría arancelaria
correcta para los bienes importados o exportados.
19. Comercio exterior: intercambio de bienes y servicios entre diferentes países.
20. Consolidación de carga: proceso de combinar varias cargas en un solo envío
para reducir los costos de envío.
21. Contrato de compraventa internacional: acuerdo escrito entre comprador y
vendedor que establece los términos de la transacción.
22. Consignación: envío de mercancías a otra empresa para venderlas en su
nombre.
23. Consignatario: Es la persona o empresa a quien se envía la carga y que la
recibirá en el punto de destino.
24. Cuota: límite en la cantidad de productos que se pueden importar a un país.
25. Despacho aduanero: proceso de control de la aduana para permitir la entrada
o salida de mercancías del país.
26. Documento único administrativo (DUA): formulario que se utiliza para
declarar la importación o exportación de bienes.
27. Draft del Bill of Lading: conocido también como “borrador de B/L” o “girado”,
es un documento financiero utilizado como medio de pago en transacciones de
comercio internacional y que representa la opción de que el poseedor del mismo
pueda obtener la propiedad de la carga una vez que se cumplan las condiciones
especificadas.
28. Drawback: reembolso del arancel pagado por los bienes importados que
luego se exportan.
29. Embajada: representación diplomática de un país en otro país.
30. Embalaje: material utilizado para proteger y transportar los productos.
31. ETA: Es la sigla de “Estimated Time of Arrival” (Tiempo Estimado de Llegada)
que indica la hora o día estimado en que una embarcación llegará a su destino.
32. ETD: Es la sigla de “Estimated Time of Departure” (Tiempo Estimado de
Salida) que indica la hora o día estimado en que una embarcación partirá de su
lugar de origen.
33. Exportación: venta de bienes y servicios a otros países.
34. Factura comercial: documento que identifica y describe las mercancías, su
valor y los términos de venta.
35. Flete: costo del transporte de los bienes.
36. Garantía bancaria: documento emitido por un banco que garantiza el pago de
una transacción comercial.
37. Garantía de calidad: garantía del fabricante de que los productos cumplen
con ciertos estándares de calidad.
38. Guía aérea – ARW: también conocida como Air Waybill o AWB, en inglé, es
un documento de transporte utilizado en el comercio internacional para facilitar la
entrega y transporte de mercancías por vía aérea. La AWB contiene información
sobre el remitente, el destinatario, la descripción y cantidad de la carga, así como
las instrucciones de entrega y los términos del transporte. Se emite generalmente
por la aerolínea o el agente de carga aérea y es un documento esencial para el
seguimiento e identificación de la carga durante todo el proceso de transporte
aéreo.
38. Importación: introducción de bienes y servicios desde otro país.
39. Importador: empresa o individuo que compra bienes o servicios de otros
países.
40. Incoterms: términos comerciales internacionales que establecen las
responsabilidades y los costos entre comprador y vendedor en una transacción.
41. Incumplimiento de contrato: fallo en el cumplimiento de los términos de un
contrato.
42. Incumplimiento de pago: falta de pago por parte de un comprador.
43. Inspección de calidad: proceso de revisión de las mercancías para
asegurarse de que cumplen con los estándares de calidad.
44. In and Out: Son términos usados en el transporte de mercancías para
referirse a la carga que entra y sale de un lugar.
45. Ley de comercio: conjunto de leyes y regulaciones que rigen el comercio
internacional.
46. Libro de importación: registro que lleva un importador de todas las
transacciones de importación.
47. Licencia de exportación: autorización requerida para exportar ciertos
productos.
48. Licencia de importación: autorización requerida para importar ciertos
productos.
49. Logística: planificación, organización y gestión del transporte y
almacenamiento de bienes.
50. Logística inversa: proceso de gestión de la devolución de productos desde el
consumidor hasta el fabricante o distribuidor.
51. Lote: grupo de productos producidos o comprados juntos y que se venden
juntos.
52. Muestra: producto utilizado para mostrar o promocionar un producto antes de
la venta.
53. Muestra gratis: muestra de un producto que se ofrece de forma gratuita.
54. Norma de origen: regla que establece el país al que se considera que
pertenece un producto.
55. Pago anticipado: pago efectuado por el comprador antes de la entrega de los
bienes.
56. Pago a la entrega: pago efectuado por el comprador en el momento de la
entrega de los bienes.
57. Pago a plazos: pago efectuado por el comprador en cuotas.
58. Paquete de valor agregado: combinación de productos o servicios que se
ofrecen juntos para aumentar su valor.
59. Peso volumétrico: Es un término utilizado en el transporte de mercancías,
especialmente en el envío por vía aérea o terrestre, para calcular el costo del
envío. Se calcula tomando en cuenta el tamaño o volumen real del paquete, así
como el peso físico.
60. Pie cúbico: Es una unidad de medida de volumen usada en el transporte de
mercancías que equivale a un cubo con lados de 1 pie de longitud.
61. Póliza de seguro: documento que establece los términos y condiciones de
una póliza de seguro.
62. Puerto: lugar de entrada y salida de los buques en el comercio internacional.
63. Seguro de carga: seguro que cubre los riesgos del transporte de bienes.
64. Servicio postventa: servicio que se ofrece después de la venta de un
producto.
65. Shipper: Es la persona o empresa que es propietaria o responsable del envío
de la carga.
66. Tarifa: precio que se cobra por un servicio o producto.
67. Tarifa de aduana: impuesto que se cobra por la importación o exportación de
bienes.
68. Términos de pago: acuerdos entre comprador y vendedor sobre la forma y el
momento del pago.
69. Transporte multimodal: uso de varios medios de transporte para el
transporte de mercancías.
70. Operador Logístico: Es una empresa encargada de coordinar y gestionar el
transporte y almacenamiento de mercancías de forma eficiente y económica.
71. Unión aduanera: acuerdo entre dos o más países para eliminar los aranceles
y barreras comerciales.
72. Valor en aduana: valor de los bienes importados o exportados que se utiliza
para calcular los aranceles y otros impuestos.
73. Zona de libre comercio: área geográfica donde se eliminan los aranceles y
otras barreras comerciales entre los países miembros.
 ÍNDICE DE LA BIBLIOGRAFÍA

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Metodología
Científica. (Quinta Edición). Caracas: Episteme. pp. 87.
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 SALLENAVE. 2003. ¿Qué es planificar? En: Lecturas de Economía,

Medellín: Universidad de Antioquia,
 CONCLUSIONES

En el momento de la creación las empresas no siempre tienen claro los

procedimientos, división de tareas, ni tramos de control, pues con el tiempo se va
agregando personal para la ejecución de las tareas pero sin tener mucha claridad
de lo que deben ejecutar, se puede decir que todos saben hacer lo de todos, pero
debido a la falta de organización hay problemas para asumir responsabilidad y
para el cumplimiento del tiempo.

Durante el diagnóstico de esta empresa se observó que en el área de producción

las tareas no están bien distribuidas y en general los empleados tienen muy claras
sus funciones, mientras que en las áreas administrativas y de logística, las tareas
están mezcladas, repetidas, o no muy bien definidas.
Es muy importante el desarrollo y diseño de la estrategia de la empresa, para
tener claro qué se hace y cuáles son los objetivos hacia los que todos los
empleados deben dirigir sus acciones, estas medidas dan seguridad y motivación
a los empleados.
En empresas pequeñas las herramientas de gestión por procesos son muy útiles,
debido a que hay poco personal para todas las funciones que se deben
desempeñar, y estas herramientas dan mucha claridad, disminuyen las brechas,
establecen las responsabilidades, mejor distribución y manejo de tiempos, además
que al momento de diseñar los procesos la labor es más sencilla.

Con la decisión de contratar un outsourcing que le reporte en el área de

Gerencia, mejorara el cumplimiento en la entrega de informes sobre futuros
eventualidades en los diferentes procesos de la empresa, los cuales permiten una
oportuna observación y toma de decisiones en la empresa. Se diseñaron los
cargos, funciones y perfiles de los cargos administrativos, cada uno con tareas y
responsabilidades diferentes y bien establecidas, pero alineadas entre sí y
encaminadas a la misión y visión de la empresa.
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

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Civistas, Madrid. 1994.

 CHIAVENATO, Idalberto. Administración de recursos humanos 3ª Edición.

Editorial Mac Graw Hill. Madrid. 2007, 1056 p.

 DOLAN, S. La gestión de los recursos humanos. 3ª Edición. Editorial Mac

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344 p.

 GITMAN, L. Principios de la administración. 2ª Edición. Editorial Mac Graw

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 GÓMEZ, Francisco. Sistema y procedimiento administrativo. Caracas:

Fragor, 2005. 125 p. MUÑIZ, R. Marketing en el siglo XXI. Editorial centro
de estudios financieros. México, 2000.