Contenido
Unidad 1: Introducción al estudio de los Sistemas de Información..............................................................................2
Unidad 2: Sistemas de información y procesos de negocios.........................................................................................7
Unidad 1: Introducción al estudio de los Sistemas de
Información
¿Qué es un sistema? Un sistema es:
Un conjunto de componentes interrelacionados
Con un límite claramente definido, que trabajan juntos para lograr una
serie de objetivos en común
Reciben entradas y producen salidas en un proceso organizado de
transformación.
Componentes de un
sistema (1)
Componentes de un
sistema (2)
Ejemplo: empresa como
sistema
¿Qué es una información? DATO: es una representación de entidades o hechos, en bruto y, por lo tanto, sin
significado ni entidad.
INFORMACIÓN: son datos ordenados e interpretados (procesados) para que las
personas puedan comprender y usar.
CONOCIMIENTO: es todo lo que llegamos a crear y valorar a partir de la
información, agregando experiencia, comunicación e inferencia.
Procesamiento de datos 1. Clasificar:
- Poner datos en categorías.
- Seleccionar en base a un conjunto de criterios.
2. Ordenar
3. Calcular:
- Un valor en base a datos
- Resumir datos agregándolos.
Ejemplos de
transformación
Conocimientos tácitos Es el know-how no documentado.
Entendido y aplicado en forma automática.
Implementado en forma intuitiva.
Difícil de explicar en palabras por lo que cuesta comunicarlo.
Desarrollado por experiencia y acción directa.
Conocimiento más importante.
Conocimientos explícitos Puede ser codificado, escrito y documentado.
Fácil de transferir y compartir.
Preciso y formalmente estructurado,
Se lo almacena en un repositorio de datos.
Se compone de información escrita en algún medio accesible.
Gestión de conocimiento Es un proceso formal para:
- Identificar
- Capturar
- Almacenar
- Mantener
- Actualizar
- Transmitir
el conocimiento existente en una organización.
Se hace para lograr su disponibilidad y que pueda ser compartido.
Intenta convertir el conocimiento tácito en explícito.
Sirve para evitar “fuga de cerebros”, aminorar problemas por alta rotación de
personal y automatizar.
¿Qué es un Sistema de Es un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan),
Información? procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar el control de la
organización, a la toma de decisiones y a las estrategias para lograr una ventaja
competitiva.
Además de apoyar la toma de decisiones, las coordinaciones y el control. Los
sistemas de información también pueden:
Ayudar a los gerentes y trabajadores del conocimiento a analizar problemas
Visualizar temas complejos
Crear nuevos productos.
¿Qué es la tecnología de Consiste en: todo el hardware y software que una empresa necesita usar para poder
información? (TI) cumplir con sus objetivos de negocios.
Sistema de información Hay tres actividades en un sistema de información que producen los datos
necesarios para que las organizaciones tomen decisiones, controlen las
operaciones, analicen problemas y creen nuevos p/s.
Estas actividades son:
1. Entrada
2. Procesamiento
3. Salida
1. Entrada Captura o recolecta datos en bruto desde dentro de la organización o a traves de su
entorno externo.
2. Procesamiento Convierte esta entrada en bruto en un formato significativo.
3. Salida Transfiere la información procesada a las personas que haran uso de ella o a las
actividades para las que se utilizará
Funciones de un sistema de
información
Un SI contiene datos sobre una organización y el entorno que la rodea. Tres
actividades básicas (entrada, procesamiento y salida) producen la información que
necesitan las empresas.
La retroalimentación es la salida que se devuelve a las personas o actividades
apropiadas en la organización para evaluar y refinir la entrada.
Los actores ambientales, como clientes proveedores, competidores, accionistas y
agencias regulatorias, interactúan con la organización y sus SI.
Funciones principales de un
Sistema de Información
Objetivos estratégicos de Existe una interdependencia mayor entre: los SI y las empresas.
los SI (1)
Los cambios en la estrategia, las reglas y los procesos de negocios, requieren cada
vez más cambios en el hardware, el software, las bases de datos y las
telecomunicaciones.
Objetivos estratégicos de Las empresas invierten en SI para:
los SI (2) Obtener excelencia operacional.
Crear nuevos productos, servicios y modelos de negocios.
Lograr intimidad con clientes y proveedores.
Mejorar la toma de decisiones.
Tener ventajas competitivas.
Sobrevivir
Novedades en sistemas de
información:
Para usar los SI, hay que comprender la org, tecno y admin de la información que
dan forma a los sistemas. Un SI crea valor para la empresa, en forma de una
solución organizacional y gerencial para los desafios impuestos por el entorno.
1. Tecnología o Computación en la nube.
o Big data.
o IA
o Plataformas móviles.
o Internet de las cosas.
2. Administración o Uso de redes sociales.
o Colaboración en línea.
o Aplicaciones de inteligencia y analítica de negocios.
o Reuniones virtuales.
o Automatización de procesos mediante robots.
3. Organizaciones o Negocios (que usan redes) sociales.
o Trabajo a distancia.
o Cocreación de valor comercial-
o Criptomonedas y contratos inteligentes.
Unidad 2: Sistemas de información y procesos de
negocios
PROCEDIMIENTOS EN LA ORGANIZACIÓN
¿Qué es un Un proceso se define:
procedimiento? Como un conjunto de acciones, operaciones o comandos
Que deben instrumentarse de la misma forma
Para obtener siempre el mismo resultado, bajo las mismas circunstancias.
Interacción de
los procesos
administrativos
en la
organización
COMPRAS Y CUENTAS A PAGAR
Visión de alto Compras
nivel del Objetivo:
procedimiento Adquisición de los recursos. (Materiales y no material)
Asegura el adecuado funcionamiento de una org
Bajo las mejores condiciones de contratación (tanto a nivel calidad del p/s, precio,
variedad, etc.)
Velando por generar valor agregado a partir del p/s final entregado al cliente.
Cuentas a pagar
Objetivo:
Registra la deuda con los proveedores encargados de suministrar las compras efectuadas.
Actividades
clave y
controles
Módulo 1: Surge como resultado de la ausencia/insuficiencia de ciertos insumos.
Detección de 1. Necesidad de:
necesidad de Productos/insumos
compra Otras compras
Para que la empresa pueda operar sin problemas.
Cualquier persona puede detectar la necesidad.
2. Solicitud de Orden de compra
Las solicitudes pueden provenir desde:
Almacenes: para los articulos con stock permanente. Productos fundamentales
Stock mínimo y punto de pedido.
Otros sectores de la empresa: productos sin stock
Bienes de uso, consumo especiales, etc.
3. Emisión de orden de compra (lo realiza el departamento de compra)
Ingresada
Autorizada
Emitida hacia el proveedor
4. Remito y factura
Envio de la mercadería por parte del proveedor, en conjunto de:
- Remito (cantidad de prod etc)
- Factura (precios, impuestos)
Puede enviar ambos (una o más) o un “factura-remito”
Límites para la autorización de compras:
Influye si la compra está en el presupuesto.
Desdoblar compras por periodos, porque los limites son bajos.
Las compras superiores a un monto definido (y aprobado) requieren ser tratadas como
excepción.
Estos datos si o si lo proporciona el departamento de compras. Y el mismo proporciona los
límites.
Almacén ↔ Dto. Compras
Módulo 2: Compras:
Selección del 1. Cotejas firmas en el registro de autorizaciones y firmas.
proveedor y 2. Consulta el registro de proveedores.
adjudicación de - Las empresas tienen un registro del mismo
compra 3. Emite el pedido de cotización
- Sale de la compañía el pedido de cotización (mínimo 3) y le llega al
proveedor
4. Emite la cotización
-
5. El pedido de cotización y la cotización varían según la importancia de la compra:
o Alta
o Media
o Baja (te da lo mismo tener hoy o dentro de un mes)
6. Solicitud de cotización:
Cantidad y calidad requerida
Precios e impuestos (IVA, internos, etc.)
Condiciones de pago y fecha de entrega
Plazo de mantenimiento de la oferta y garantías.
Una vez Se debe documentar la información recibida, a efectos de instrumentar una comparación de
recibida la atributos y evaluar su razonabilidad. En caso ulterior, puede tener que solicitar cotizaciones
información de adicionales.
la cotización...
Compras:
Luego, una vez Procede a instrumentar la adjudicación:
evaluadas las De manera complementaria, puede existir una revisión de precios de compra por
cotizaciones... personas ajenas el sector. Ejemplo realizar una auditoria externa para que revise los
precios
Compras:
Finalmente, emite la/s Orden/es de compra (OCs) a favor del proveedor adjudicado.
La emisión de OCs deberá respaldarse por el legajo de compra correspondiente a toda
la gestión.
Asimismo, las OCs deberán hallarse autorizadas por las áreas requirentes y el área de
compras, según los montos. (Por seguridad)
Módulo 3: Recepción y Control de Almacenamiento:
Recepción y Recepción: recibe las mercaderías
control de Control de calidad: las controla
almacenamient Almacenes: las almacena
o Se emite el informe de Recepción (I.R.), donde se deja constancia de todo.
Recepción y recuento de mercadería. Se envía a otros sectores el I.R.:
i. Compras: concluye la gestión de la compra por entrega total, o la gestión sigue en
entregas parciales
ii. Contaduría: completa el Legajo de Compras. Revisa la factura y el remito.
iii. Almacén: registración del ingreso.
El legajo de compra incluye: datos del proveedor, número de OCs, fecha y lugar de emisión,
descripción detallada de los p/s, condiciones de pago y de entrega, Costos totales y subtotales y
firmas, métodos de envio, términos y condiciones, información adicional.
Control de calidad
Si no se puede realizar en el momento se pone “control de calidad pendiente” en el
original del remito del proveedor.
Almacenamiento de la mercadería. Almacenes:
Recibe el I.R. más el Remito del proveedor
Artículos para almacenar. Se almacena y se registra su ingreso en el control de stocks
Artículos para otros sectores: se entrega el envío y se pasa por el Registro de
Mercadería ingresada (firma del responsable del sector receptor)
Envía copia del remito del proveedor a contaduría.
Registración contable de la operación para realizar el seguimiento de la compra:
Se estima lo que se va a comprar para poder comprobar con la factura del proveedor.
Pagamos la compra + iva -> Se pasa a tesoreria
Cuando se recibe la factura del proveedor, se cancela la cuenta de provisión, y a debitar la
cuenta de IVA correspondiente contra la de cuenta de proveedores, por el importe total de la
factura.
Módulo 4: Que hace Contaduría?:
Control de las Reúne la documentación correspondiente al procedimiento de compras:
compras y la Orden de compra (duplicado)
registración - Orden de compra Original -> proveedor
Orden de compra interna (original)
- Orden de compra duplicado ->proveedor
Informe de recepción (original)
- Informe de recepción duplicado -> proveedor
Remito del proveedor (duplicado) ->nosotros (la empresa) nos quedamos con el
duplicado
- El remito original se queda el proveedor
Controla y registra la factura del proveedor
Luego la archiva todo en el Archivo de Cuentas a Pagar o tesoreria.
Solo admite originales (peligro de doble proceso).
Luego, contaduría controla:
Instrumenta los siguientes controles sobre las facturas del proveedor:
Cantidades concuerdan con solicitadas (OC) e ingresadas (IR y remito).
Calidad de artículos concuerda lo solicitado (OC) con en control de calidad
(IR).
Que los precios unitarios coincidan con solicitados (OC).
Que los cálculos (multiplicaciones y sumas) estén bien hechos.
Que el IVA y otros impuestos se encuentren bien aplicados y de acuerdo a
la OC.
Que las condiciones de pago concuerden con las de la OC
Que las facturas cumplan los requisitos de la ARCA.
Se registra la deuda para proceder al pago de la factura.
Intervención de
la tecnología
PAGOS
Visión de alto Pagos:
nivel del Objetivo principal: Proceder a la cancelación de las obligaciones contraídas (originadas por
procedimiento compras, servicios, recibos, sueldos y jornales. Etc.) a partir de la emisión de instrumentos de
pago (ej.: cheques) y la adecuada documentación de la operación.
Módulo 1: Emisión orden de pago:
Determinar
fecha de
vencimiento de
la factura y
órden de pago
Módulo 2: Controles instrumentados:
Emisión del Emisión de cheques con 2 (dos) firmas:
cheque De 2 listas diferentes que se le entregan al banco:
- Lista A: Principales directivos de la org.
- Lista B: Tesorero y otros gerentes funcionales (reemplazos).
Claúsulas de emisión de cheques:
“No a la orden” + beneficiario
Anulación de cheques, no se destruyen.
Anulación de documentación del Legajo de Cobranza
Controles instrumentados (Cont.):
Custodiar cheques sin utilizar
Prenumeración de los formularios intervinientes. Control numérico de las ordenes de
pago:
Tesoreria: de las OP recibidas
Contaduría: de las OP y cheques emitidos
Días preestablecidos para la emisión y firma de cheques y pago a proveedores
El ingreso a orden de pago y emisión de pagos, solo con acceso a autorizados.
gráfico
Módulo 3: Se recomienda exigir a los proveedores el recibo de pago
Distribución de A pesar de estar cubierta por emitir cheques “no a la orden”
la Es una medida adicional de control que no duplica las tareas ni causa pérdidas de
documentación tiempo.
y registración
del pago
Tesorería Ver video
Segunda parte
VENTAS Y CUENTAS A COBRAR
Visión de alto VENTAS:
nivel del Objetivo -> Instrumentar una oferta de valor (p/s) a partir de una transacción, en donde un
procedimiento oferente (vendedor) entrega mercadería a un comprador (cliente, proveedor u otro) a cambio
del pago de un precio determinado.
CUENTAS A COBRAR:
Objetivo -> Percibir y registrar el pago de un bien como resultado de una transacción de venta.
Nivel de
procedimiento
Módulo 1: Un cliente instrumenta un pedido sobre cierta mercadería que desea adquirir, previo
Recepción y acuerdo con un vendedor.
aprobación del
pedido El área de Administración de Ventas verifica la información referida al cliente
comprador:
o ¿Está dado de alta como cliente?
o La venta, ¿Se perfeccionará utilizando la lista de precios adecuada?
Luego, el área de créditos examina la situación crediticia del cliente. Verificando sus
antecedentes.
Finalmente, el área de almacenes verifica el stock existente, con el objeto de surtir el
pedido.
Controles I. Colocación del pedido:
instrumentados Para evitar inconvenientes y confusiones, los pedidos tienen que ser
aprobados por los clientes por escrito.
II. Aprobación formal del pedido:
El cliente debe estar dado de alta en la base de clientes antes de
perfeccionado el pedido.
Verificar la existencia de diferencias entre las listas de precios de los
vendedores y los precios vigentes en el momento de la facturación.
III. Control de créditos:
Verificar que el cliente no tenga atrasos en las cobranzas de ventas
anteriores
Chequear que el cliente no haya superado su límite de crédito
Emplear y aplicar políticas para evitar desactualización de precios por
inflación.
IV. Verificación de existencias:
Desde el área de almacenes, revisar la suficiencia de stock vigente para
satisfacer el pedido efectuado.
V. Pedidos rechazados:
Analizar la factibilidad de “salvar” pedidos por pago demorado de
clientes o por atrasos en los plazos de afuera.
Módulo 2: La mercadería es trasladada del almacén al Área De Expedición.
Despacho y
entrega de la Expedición verifica la integridad del contenido de la orden a despachar al cliente, para
mercadería que luego, repartición lo entregue al cliente en tiempo y en forma.
Luego, logistica entrega el pedido al cliente, junto con el remito que respalda la
operación.
El cliente controla el pedido y firma el remito perfeccionando la operación.
Finalmente, expedición rinde la entrega como finalizada.
Controles I. Emisión de remitos y órdenes de expedición
instrumentados Deberán estar pre-numerados.
II. Transporte de mercadería
Deberá celebrarse y documentarse un Contrato de Seguros, o bien;
Que la mercadería viaje “por cuenta y riesgo del comprador”
Valor FOB y valor CIF
III. Control de entrega de la mercadería solicitada por el cliente
Expedición le debe enviar a Administración de Ventas una copia del
Remito que diga “Mercadería Entregada”, evidenciando que la entrega
fue perfeccionada.
Módulo 3: El área de Facturación verifica la documentación resultante de la transacción (remitos
Facturación, firmados por el cliente) y procede a la emisión de la factura (cuentas a cobrar).
registración y
control / Posteriormente, la factura es registrada por el área de Contabilidad. Paralelamente,
seguimiento y
Administración de Ventas monitoreará el seguimiento de pedidos de cumplimiento.
control de los
pedidos
Controles I. Facturación:
instrumentados Verificar que se facture solamente la mercadería que fue efectivamente
entregada.
Controlar que las facturas estén pre-numeradas (y adecuadamente
membretadas)
II. Precios y Condiciones de Ventas:
Contar con una única lista de precios actualizada
Gestionar y documentar adecuadamente las bonificaciones y
descuentos, en vez de tener varias listas de precios.
III. Control de gestión sobre la facturación:
Contaduría debe correlacionar los remitos con las facturas (Evitar salidas
de mercaderías no facturadas o distintas a las cantidades facturadas)
Introducción de Se pueden automatizar los archivos maestros para realizar validaciones de:
Tecnología en Clientes
el proceso de Cuentas corrientes
Ventas y Artículos
Cuentas a
Stocks
cobrar
Listas de precios.
COBRANZAS
Visión de alto COBRANZAS
nivel del Objetivo -> Instrumentar la recepción efectiva del precio pactado en la venta, de
procedimiento acuerdo al medio o modalidad de pago definida (dinero o equivalente).
Nivel de
procedimiento
Módulo 1:
a) Cobranza A partir de la recepción de la Factura, Cobranzas emite un Listado de Cobranzas y se lo
mediante entrega al Cobrador para que gestione la recepción de las mismas.
cobradores
El cobrador entrega el recibo al cliente, contra entrega del pago por parte del cliente.
Cobranzas, paralelamente, actualiza el Listado de Cobranzas.
Finalmente, tesorería obtiene el Cheque y controla la integridad y adecuación del pago.
Controles Recibo provisorio / Recibo oficial:
instrumentados Algunas organizaciones emiten un recibo provisiorio cuando reciben el
cheque de los clientes y el recibo oficial cuando lo depositan. Esto genera
un doble trabajo
Mejor: hacer sólo recibos definitivos con la leyenda condicional de “los
cheques recibidos serán aplicados a este recibo cuando sean
acreditados.”
Recibos anulados:
Deben utilizarse y archivarse junto con el talonario: todos los sectores
que controlan correlatividad deben estar “al corriente” de los recibos
anulados.
b) Cobranza El cliente emite el medio de pago por correspondencia.
por
correspondenci La secretaria de organización lo recibe y registra dicha recepción en la planilla de
a Valores Recibidos por correspondencia.
Luego los cheques son enviados a tesorería, que los controla y coteja contra los
registros de deudas de clientes, para finalmente, generar el recibo y remitirselo al
cliente.
Controles Apertura de la correspondencia:
instrumentados Debe ser realizada por persona autorizada por la sensibilidad de la
información que se maneja.
Listado de valores recibidos por correspondencia:
El personal que abre la correspondencia debería hacer este listado para
conocimiento y control cruzado de Cobranzas y Tesorería.
Módulo 2: Control y depósita de la recaudación
Una vez obteida la cobranza (por cualquiera de los medios mencionados u otros),
tesorería emite las boletas de depósito bancario.
Luego, tesorería compila la documentación respaldatoria (incluyendo la boleta de
depósito bancario, el listado de cobranzas, los recibos obtenidos, etc) y las envia a
Contabilidad para su posterior registración y control
Controles Boletas de depósito. Copia de los valores depositados:
instrumentados Muchas veces, el detalle de los valores depositados está en la copia que
se queda el banco.
Depósito diario e íntegro de las Cobranzas:
Las cobranzas deben ser depositadas diariamente y en forma íntegra.
Custoría de los talonarios de Recibos sin utilizar. Hoy webArca.
Control numérico de documentos
Módulo 3: Control y registración de la operación
Contaduría registra la operación, tras recibir y verificar la integridad y consistencia de la
documentación que perfecciona la cobranza.
Controles Contaduría realiza un control completo de la documentación recibida:
instrumentados De Contaduría: Parte de ingresos
De Tesorería: Boleta de Depósito selladas por el banco
De Cobranzas: Recibo oficial
Listado de Cobranzas, uno por cobrador
Valores recibidos por correspondencia.
CONTROL INTERNO
Antecedentes En los últimos años, se produjeron numerosos cambios:
Incremento / aceleración
Concepto Es un proceso impulsado por el consejo de Dirección de una entidad, diseñado para
proporcionar un nivel de seguridad razonable, velando por el cumplimiento de los
objetivos organizacionales.
Involucra y debe comprometer a toda la organización.
Debe ser interpretado como un vehículo para el aprendizaje y la mejora continua.
Es ejecutado por personas.
Sistema de Un sistema de Control Interno es:
Control interno Un conjunto de normas, controles, consideraciones y aspectos a ser tenidos en
cuenta por el ente que los adopta.
Es preventivo y continuo.
Con el objetivo de:
Evitar errores y fraudes.
Ganar seguridad y confiabilidad en la operatoria de la organización.
SIN PERDER LA EFICACIA ADMINISTRATIVA
Cont. El riesgo es el resultado de medir:
Riesgo = Impacto x Ocurrencia
Pensar 4 riesgos:
- 2 que pueden ocurrir en la vida diaria
- 2 a los que está expuesto una empresa de:
Alta ocurrencia y bajo impacto.
Baja ocurrencia y alto impacto.
Riesgo Un riesgo es un hecho, una acción o una omisión que podría afectar adversamente la
capacidad de una organización de lograr sus objetivos de negocios y ejecutar sus
estrategias con éxito
Riesgo = “¿Qué puede fallar?”
El riesgo no desaparece por más que exista un control.
La evaluación general del riesgo depende de:
La probabilidad de que se materialice
El consiguiente impacto del riesgo sobre los: ingresos, la reputación, la emisión
de información, entre otros aspectos.
Mitigación de Para mitigar los riesgos de manera eficaz y eficiente, la gerencia debe llevar acabo un
riesgo proceso cognitivo a fin de identificar objetivos de negocios, que resultan clave para el
éxito y la longevidad de una organización
A tal fin se deben considerar los factores internos y externos que podrían comprometer
los atributos clave que resultan significativos para una organización:
Fuentes Los riesgos pueden provenir de diversas fuentes y afectar los objetivos de negocios de
distintos niveles de la organización
Riesgos según Como parte de una evaluación de riesgos efectiva, la organización debe identificar los
ORIGEN riesgos internos y externos que podrían impedir el logro de los objetivos de negocios
críticos: Operaciones. Emisión de información financiera, Cumplimiento, según COSO.
Además de los factores internos y externos de riesgos, existen riesgos inherentes a toda
actividad comercial, independientemente del rubro o a la organización.:
Riesgos según Los riesgos pueden variar según el efecto que etngan en determinados niveles de la
el NIVEL DE LA organización.
ORGANIZACIÓN Los riesgos que afectan a toda la empresa son más amplios y suponen
consideraciones macroeconómicas y más estratégicas.
Los riesgos que afectan a los procesos y las actividades son más específicos y
pueden asociarse con actividades de control tangibles dentro de un proceso.
Siempre deben evaluarse teniendo en cuenta las primeras evaluaciones de los
riesgos que afectan a toda la empresa.
Riesgos: Riesgo INHERENTE:
Aquel que existe por el sólo hecho de que se desarrolle una actividad de Negocio.
Riesgo RESIDUAL:
Describe el efecto neto de un riesgo interno, externo o inherente considerando las
medidas de control existentes, que pueden mitigarlo.
La organización debe decidir si está dispuesto a tolerar un riesgo residualo si debe
tomar otras medidas para reducir el riesgo a niveles aceptables (es decir, con respecto a
su efecto o probabilidad).
Los riesgos residuales son objeto de revisión periódicas para determinar si deben
modificarse los perfiles de riesgo o la arquitectura de control.
¿Cómo evaluar 1. Definir criterios de Magnitud de Impacto (M.I.)
riesgos una vez 2. Definir criterios de Probabilidad de Ocurrencia (P.0.)
identificados y 3. Construir el Mapa de Riesgos y evaluar el perfil del proceso.
formulados?
1. M.I.
Ejemplo
2. P.O.
Ejemplo
3. Mapa de
riesgo y Evaluar
perfil del
proceso
Control interno Son procedimientos específicos establecidos como un reaseguro para el cumplimiento
en contabilidad de los objetivos primordialmente jacia la prevención y mitigación de los riesgos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada
una de las etapas de la gestión
Pautas de
implementació
n y controles
clave a
considerar